BAB I PENDAHULUAN
G. Job Description
Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian keuangan PT PERTAMINA (Persero) Region I Medan yang terdiri dari :
1. Manager Marketing & Trading Internal Audit Medan
FUNGSI JABATAN :
Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan dan implementasi strategi dan kebijakan pengawasan di unit marketing & Trading Medan dalam rangka pencapaian sasaran dan tujuan pengawasan yang dilakukan melalui aktivitas assesment, audit dan konsultasi secara efektif sehingga dapat memberikan pertimbangan kepada vice president marketing & Trading internal audit dan pimpinan unit marketing terkait untuk dapat mengambil suatu keputusan yang cepat, tepat dan akurat dalam upaya pencapaian kinerja unit marketing & trading secara optimal.
TUGAS/KEGIATAN UTAMA :
1. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan strategi implementasi dan evaluasi implementasi Piagam Audit, Kode Etik Intrrnal Auditor, Norma Internal Audit dan International Standarts for the Professional Practise of Internal Auditing ( Standars) di Marketing & Trading Internal Audit Medan
2. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan materi perencanaan jangka panjang yaitu RJPP dan RIP serta jangka pendek, PKPT & RKAP, di Marketing & Trading Internal Audit Medan yang meliputi mulai dari tahap perencanaan, pelakasanaan, pelaporan sampai pada tindak lanjut hasil pengawasan.
3. Memutuskan, mengarahkan, dan mengendalikan materi penyempurnaan kebijakan assesment dan pengendalian
implementasinya meliputi assesment intrrnal control, risk management, kehandalan Health Safety Environment (HSE) dan Good Corporate Governance (GCG) dan program lainnya pada seluruh proses bisnis si Unit Marketing & Trading Medan.
4. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan materi penyempurnaan dan pengendalian implementasi atas kebijakan audit dan konsultasi terhadap seluruh aktivitas di Unit Marketing & Trading Medan meliputi :
- Penrerapan metodologi Risk-Based Audit, konsultasi, audit universe, rating point of audit universe berbasis risiko.
- Timeframe, anggaran, sumber daya dan program/ prosedur audit,
pelaksanaan program audit dan konsultasi.
5. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan informasi hasil assesment, audit dan konsultasi meliputi informasi area of improvement, rekomendasi terhadap setiap area of improvement, tren penyimpangan, tren penyebab penyimpangan, peta pencapaian sasaran tugas, kendala – kendala dan action plannya, dengan kualitas sesuai standar yang telah ditetapkan dan kuantitas sesuai kebutuhan stakeholder.
6. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan strategi koordinasi pelaksanaan eksternal auditor (BPK-RI, BPKP) serta instansi lainnya di Unit Marketing & Trading Medan untuk dapat menjadi fasilitator (counterpart) yang efektif dalam hal :
- Koordinasi perencanaan dan pelaksanaan tugas
- Pengelolaan tindak lanjut hasil audit dari eksternal audit dan instansi lainnya dengan unit kerja di direktorat terkait.
- Laporan hasil pemuktakhiran dan konsolidasi tindak lanjut hasil audit dari eksternal auditor dan instansi lainnya dengan unit kerja di direktorat terkait.
TANGGUNG JAWAB UTAMA :
1. Terciptanya tata kelola kegiatan pengawasan yang efektif pada Marketing & Trading Internal Audit Medan melalui pengendalian implementasi Piagam Audit.
2. Terciptanya integritas dan kompetensi internal auditor yang tinggi melalui penentuan, penetapan dan pengendalian implementasi Kode Etik Internal Audit, Norma Internal Audit dan Internasional Standarts for the Professional Practice of Internal Auditing (Standards) di Marketing & Trading Internal Audit Medan
3. Terciptanya acuan pelaksanaan tugas pengawasan yang efektif dan efisien melalui pengendalian implementasi RJPP, RIP, PKPT dan RKAP sehingga dapat mendorong dan mengawal pencapaian kinerja di Unit Marketing & Trading Medan secara optimal.
4. Terciptanya penyempurnaan kebijakan assesment internal control, Risk Management, HSE, GCG dan program lainnya, untuk dapat menciptakan pelaksanaan tugas assesment secara efektif dan mendukung peningkatan efektivitas proses bisnis Unit Marketing & Trading Medan sehingga sasaran kinerja seluruh aktivitas unit kerja terkait dapat tercapai secara afektif, efisien, ekonomis dan produktif.
5. Terciptanya penyempurnaan kebijakan dan metodologi, Risk Based Audit, metodologi konsultasi, audit universe, rating point of audit universe berbasis resiko serta timeframe anggaran, sumber daya dan program/prosedur audit dan program/prosedur konsultansi, untuk dapat menciptakan pelaksanaan tugas audit dan
konsultansi secara efektif dan mendukung peningkatan efektivitas proses bisnis di Unit Marketing & Trading Medan melalui penentuan dan penetapan kebijakan, strategi, metodologi dan implementasi audit dan konsultansi.
WEWENANG DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN :
1. Memutuskan hasil evaluai kepatuhan terhadap implementasi Piagam Audit, Kode Etik Internal Auditor, Norma Internal Audit dan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (Standards) pada kegiatan assesment, audit dan konsultansi yang dilakukan seluruh auditor yang dipimpinnya.
2. Memutuskan Usaha Rencana Pengawasan (URP) untuk mendukung penyusunan materi perencanaan jangka panjang berupa RJPP, RIP, dan jangka pendek berupa PKPT dan RKAP atas kegiatan assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan.
3. Memutuskan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi yang dilakukan oleh Marketing and Trading Internal Audit Medan meliputi informasi area of improvement, rekomendasi terhadap setiap area of improvement, informasi mengenai trend penyimpangan, penyebab penyimpangan dan action plan-nya dan informasi mengenai peta pencapaian sasaran tugas, kendala dan action plan-nya.
4. Memutuskan implementasi kebijakan pengembangan /pembinaan SDM, KPI, SMK, performance dialogue dan people review dan mengesahkan realisasinyadi Marketing&Trading Internal Audit Medan.
2. Senior Auditor Marketing & TradingInternal Audit Medan
FUNGSI JABATAN :
Menganalisis dan mengevaluasi implementasi aktivitas assesment, audit dan konsultansi secara efektif sehingga dapat menghasilkan informasi hasil pengawasan sesuai dengan ruang lingkup penugasan, sasaran, jadwal waktu dan standar kualitas yang telah ditentukan.
TUGAS/KEGIATAN UTAMA :
1. Menganalisis, mengevaluasi dan mengendalikan implementasi Kode Etik Internal Auditor pada kegiatan assesment, audit dan konsultansi yang dilakukan anggota tim audit dengan menggunakan formulir standar penilaian Kode Etik Internal Auditor pada setiap penugasan.
2. Menganalisis, mengevaluasi dan mengendalikan implementasi Norma Internal Audit dan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing ( Standards) pada egiatan assesment, audit dan konsultansi, sehingga tercipta kompetensi internal auditor yang mendukung penjaminan standar kualitas kerja yang telah diciptakan melalui evaluasi berdasarkan formulir standar penilaian kompetensi pada setiap penugasan dan pear review setiap tahun.
3. Mengendalikan dan melaksanakan PKPT sesuai dengan penugasan assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan sehingga pelaksanaan tugas dapat tercapai secara efektif sesuai dengan sasaran yang telah disiapkan.
4. Menganalisis, mengevaluasi dan mengendalikan implementasi kebijakan assesment internal control, risk management, kehandalan Health Safety Ewnvironment (HSE) dan Good Corporate
Trading Medan sehingga dapat menjamin tercapainya standar kualitas hasil kerja yang telah ditetapkan.
5. Menganalisis, mengevaluasi dan menegendalikan implementasimetodologi audit & konsultansi meliputi Risk-Based Audit, Konsultansi, audit universe, rating point of audit universe berbasis resiko, timeframe, anggaran, sumber daya serta program/prosedur audit/ konsultansi dan pelaksanaannya di Unit Marketing & Trading Medan sehingga pelaksanaan tugas tersebut dapat tercapai secara efektif sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.
6. Menganalis, mengevaluasi dan mengendalikan proses persiapan data dan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi sesuai penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya, sehingga terciptanya data dan informasi yang berkualitas dengan didukung bukti yang cukup kompeten dan relevan serta terjamin kerahasiannya.
TANGGUNG JAWAB UTAMA :
1. Terciptanya integritas auditor yang tinggi melalui analisa, evaluasi dan kendali atas implementasi Kode Etik Internal Auditor pada seluruh anggota tim di setiap penugasan assesment, audit dan konsultansi.
2. Terciptanya kompetensi internal auditor yang mendukung terjaminnya standar kualitas hasil kerja melalui analisa, evaluasi dan kendali atas implementasi Norma Internal Audit dan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing ( Standards) pada seluruh anggota tim di setiap penugasan assesment, audit dan konsultansi.
3. Terlaksananya assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan melalui analisa, evaluasi dan kendali atas implementasi metodologi assesment internal control, risk management, kehandalan Health Safety Environment (HSE), Good Corporate Governance (GCG), Risk Based Audit, Konsultasi, audit universe, rating point of audit universe berbasis resiko, timeframe, anggaran, sumber daya serta program/ prosedur assesment/ audit/ konsultansi yang telah tercantum dalam PKPT Marketing & Trading Internal Audit 4. Tersedianya data dan informasi yang berkualitas dengan
didukung bukti yang kompeten dan serta terjamin kerahasiaannya melalui analisa, evaluasi dan kendali atas data dan informasi hasil assesment, audit dan konsultasi sesuai penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya.
WEWENANG DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN :
1. Menentukan hasil evaluasi kepatuhan terhadap implementasi Piagam Audit, Kode Etik Internal Auditor, Norma Internal Audit dan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing ( Standards) pada kegiatan assesment, audit dan konsultansi yang dilakukan seluruh auditor yang dipimpinnya.
2. Menentukan program dan prosedur assesment, audit dan konsultansi serta sasaran setiap program tersebut yang akan digunakan oleh para auditor pada setiap pelaksanaan tugas. 3. Menentukan populasi data sampling pada setiap objective
4. Menentukan kecukupan, kompetensi dan relevansibukti yang diperoleh para auditor.
5. Menentukan status proses tindak lanjut hasil assesment, audit dan konsultansi.
3. Auditor Marketing & Trading Intrrnal Audit Medan
FUNGSI JABATAN :
Menganalisis dan mengevaluasi implementasi aktivitas assesment, audit dan konsultansi secara efektif sehingga dapat menghasilkan informasi hasil pengawasan sesuai dengan ruang lingkup penugasan, sasaran, jadwal waktu dan standar kualitas yang telah ditentukan.
TUGAS/KEGIATAN UTAMA :
1. Mengevaluasi dan melaksanakan implementasi Kode Etik Internal Auditor pada kegiatan assesment, audit dan konsultansi yang dilakukan anggota tim audit dengan menggunakan formulir standar penilaian Kode Etik Internal Auditor pada setiap penugasan.
2. Mengevaluasi dan melaksanakan implementasi Norma Internal Audit dan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (Standards) pada kegiatan assesment, audit dan konsultansi, sehingga tercipta kompetensi internal auditor yang mendukung penjaminan standar kualitas hasil kerja yang telah ditetapkan melalui evaluasi berdasarkan formulir standar penilaian kompetensi pada setiap penugasan dan peer review setiap tahun. 3. Mengarahkan dan melaksanakan PKPT sesuai dengan penugasan
Medan sehingga pelaksanaan tugas dapat tercapai secara efektif sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan.
4. Mengevaluasi dan melaksanakan tugas implementasi kebijakan assesment internal control, risk management, kehandalan Health Safety Environment dan Good Corporate Governance dan program lainnya di Unit Marketing & Trading Medan sehingga dapat menjamin tercapainya standar kualitas hasil kerja yang telah ditetapkan.
5. Mengevaluasi dan melaksanakan implementasi metodologi audit & konsultansi meliputi Risk Based Audit, konsultansi, audit universe, rating point of audit universe berbasis resiko, timeframe, anggaran, sumber daya serta program/ prosedur audit/ konsultansi dan pelaksanaannyadi Unit Marketing & Trading Medan sehingga pelaksanaan tugas tersebut dapat tercapai secara efektif sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.
6. Mengevaluasi dan melaksanakan proses persiapan data dan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi sesuai penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya, sehingga dapat terciptanya relevan serta terjaminnya kerahasiaannya.
TANGGUNG JAWAB UTAMA :
1. Terlaksananya assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan melalui analisa, evaluasi dan kendali atas implementasi metodologi assesment internal control, risk management, kehandalan, Health Safety Environment, Good Corporate Governance, Risk Based Audit, konsultansi, audit universe, rating point of audit universe berbasis resiko,
timeframe, anggaran, sumber daya serta program/ prosedur assesment/ audit/ konsultansi yang telah tercantum dalam PKPT Marketing & Trading Internal Audit.
2. Tersedianya data dan informasi yang berkualitas dengan didukung bukti yang kompeten dan relevan serta terjamin kerahasiaannya melalui analisa, evaluasi dan kendala atas data dan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi sesuai penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya.
WEWENANG DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN :
1. Menentukan hal – hal teknis yang diperlukan dalam rangka melakukan kegiatan assesment, audit dan konsultansi. 2. Memperoleh akses terhadap dokumen dan personel yang
relevan.
4 . Junior Auditor Marketing & Trading Internal Audit Medan
FUNGSI JABATAN :
Menganalis dan mengevaluasi program dan prosedur assesment, audit dan konsultansi secara efektif sehingga dapat menghasilkan informasi hasil pengawasan yang sesuai dengan ruang lingkup penugasan, sasaran, jadwal waktu dan standar kualitas yang telah ditentukan.
TUGAS/ KEGIATAN UTAMA :
1. Melaksanakan implementasi Piagam Audit, Kode Etik Internal Auditor, Norma Internal Audit dan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing ( Standards) pada setiap tahapan proses assesment, audit dan konsultansi meliputi perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan tindak lanjut hasil ausit.
2. Melaksanakan PKPT sesuai dengan penugasan assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan sehingga pelaksanaan tugas dapat tercapai secara efektif sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan.
3. Melaksanakan implementasi metodologi kebijakan assesment internal control, risk management, kehandalan Health Safety Environment dan Good Corporate Governance dan program lainnya Unit Marketing & Trading Medan sehingga dapat menjamin tercapainya standar kualitas hasil kerja yang telah ditetapkan.
4. Melaksanakan implementasi metodologi audit & konsultansi meliputi Risk Based Audit, konsultasi, audit universe, rating point of audit universe berbasis resiko, timeframe, anggaran, sumber daya serta program/ prosedur audit/ konsultansi dan pelaksanaannya di Unit Marketing & Trading Medan sehingga pelaksanaan tugas tersebut dapat tercapai secara efektif sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.
5. Melaksanakan proses persiapan data dan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi sesuai penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya, sehingga dapat terciptanya data dan informasi yang berkualitas dengan didukung bukti yang kompeten dan relevan serta terjamin kerahasiannya.
TANGGUNG JAWAB UTAMA :
1. Terlaksananya assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan sesuai dengan standar proses dan kualitas yang telah ditetapkan.
2. Tersedianya materi pendukung, bukti – bukti dan kertas kerja hasil pengawasan yang dibutuhkan dalam proses pembuatan Laporan Hasil Pengawasan yang sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.
5 . Staf Administrasi Medan
FUNGSI JABATAN :
Membuat, menyusun dan melaksanakan pekerjaan administrasi marketing & Trading Internasl Audit yang meliputi penyimpanan, perawatan dan penyajian dokumen piagam audit, kode etik internal audit, sistem informasi perawatan, norma internal audit, international standards for the professional practice of internal auditing, RJPP, RIP, PKPT, RKAP, dan dokumen lainnya serta laporan – laporan hasil pengawasan agar terawat dan tersimpan sesuai dengan sistem kearsipan yang berlaku, serta melayani seluruh kegiatan pendukung marketing & trading internal audit Medan.
TUGAS/KEGIATAN UTAMA :
1. Menyimpan dan merawat materi penyempurnaan Piagam Audit, Kode Etik Internal Audit, Norma Interna Audit dan International for the Prpofessional Practice of Internal Auditing, dokumen – dokumen perencanaan dan pelaporan audit lainnya serta menyajikannya bila diperlukan oleh para auditor.
2. Menyiapkan untuk konsolidasi materi internal control assessment, risk management, kehandalan HSE dan kebijakan GCG pada Unit Marketing & Trading Medan. 3. Menyiapkan untuk konsolidasi materi penyempurnaan dan
implementasi kebijakan audit di Unit Marketing & Trading Medan setiap ada penugasan.
4. Mengatur schedule, persiapan peralatan pendukung, kontak dengan SPI Pusat atau Unit Kerja untuk pengumpulan atau penyerahan data setiap akan ada kegiatan pemeriksaan. 5. Mengkompilasi sata pelaksanaan audit, temuan dan tindak lanjutnya.
6. Menyiapkan materi pelaporan lain yang dibutuhkan oleh Manager Marketing & Trading Internal Audit Medan.
7. Mengatur jadwal rapat/ pertemuan dan seluruh kebutuhan kegiatan rapat/ pertemuan dengan Manager Marketing & Trading Internal Audit Medan.
8. Mengatur perlengkapan kantor, mengurus petty cash dan pertanggungjawabannya serta mengatur perjalanan dinas Marketing & Trading Internal Audit Medan.
TANGGUNG JAWAB UTAMA :
1. Terpeliharanya dokumen Piagam Audit, Kode Etik Internal, Norma Internal Auditor dan SPAI, RJPP, RIP, PKPT dan RKAP di Unit Marketing & Trading Medan.
2. Tersedianya materi internal control assesment, risk management, kehandalan HSE dan kebijakan GCG, materi penyempurnaan dan implementasi kebijakan audit untuk
3. Terpeliharanya dokumen – dokumen lain dan laporan hasil pengawasan.
4. Terselenggaranya pelayanan kegiatan Marketing & Trading Internal Audit Medan.
TANGGUNG JAWAB UTAMA :
1. Menentukan penyimoanan dan perawatan dokumen – dokumen Marketing & Trading Internal Audit Medan. 2. Menentukan penyajian dokumen bila diperlukan.
3. Menentukan jadwal pertemuan/ rapat fungsi Marketing & Trading Internal Audit Medan.
6. Secretary
TUGAS/KEGIATAN UTAMA :
1. Untuk menyelenggarakan surat menyurat yang berhubungan dengan perusahaan.
2. Untuk mengatur hubungan dengan pihak di luar atau tamu. 3. Mencatat hasil rapat yang dilakukan manager.
4. Menyusun file dan dokumentasi perusahaan.
G. KINERJA USAHA TERKINI
Adapun beberapa kinerja PERTAMINA yang telah dijalankan hingga sekarang antara lain :
• PERTAMINA merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang diberi tugas oleh pemerintah untuk melaksanakan tugas pemenuhan kebutuhan Bahan Bakar Minyak (BBM) dalam negeri. PERTAMINA telah mendistribusikan pasokan minyak ke setiap
daerah-daerah, serta mengupayakan penyebaran yang merata pada tiap daerah. Selain itu, PERTAMINA merupakan tulang punggung dalam pembinaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) terutama dari sektor migas.
• PERTAMINA juga merupakan produsen gas yang menunjukkan peningkatan produksi secara signifikan dalam lima tahun terakhir. Terbukti pada tahun 2008 hingga 2010, produksi mengalami kenaikan hingga 4%.
• Pelumas PERTAMINA melakukan inisiasi terdepan guna mengeluarkan produk pelumas terbaru, yakni Enduro Matic dan
Enduro Gear. Produk pelumas ini telah memenuhi kriteria standard Jepang untuk motor 4 tak matik.
• Pertamina juga bekerja sama dengan beberapa perusahaan dalam pengadaan BBM demi menunjang operasional beberapa perusahaan, misalnya PT Kideco Jaya sebagai perusahaan tambang batubara. Kerjasama ini telah berjalan selama 2 tahun dan diperpanjang hingga enam tahun. Kerjasama ini diharapkan mampu memberikan kontribusi positif dalam pertumbuhan ekonomi masyarakat sekitar daerah operasi PT Kideco Jaya dan bagi Indonesia.
• Selain itu, bagian Corporate Social Responsibility (CSR) bekerja sama dengan beberapa lembaga guna memperlancar hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat Indonesia. Pertamina telah membangun beberapa sekolah yang diharapkan akan membantu pemerataan pendidikan di Indonesia.
H. RENCANA KEGIATAN
Pada tahun 2015, pelumas Pertamina menargetkan masuk dalam jajaran Top 20 Pemasok Minyak Dunia (Top 20 World Lubricant Player). Untuk mencapai cita-cita tersebut, Pelumas Pertamina harus mencapai volume penjualan sebesar 800.000 kiloliter per tahun.
Langkah-langkah strategis akan diupayakan untuk mencapai target tersebut. Salah satunya dengan melakukan sistem unorganic growth. Yaitu percepatan penambahan volume dengan cara mengakuisisi atau merger dengan merek-merek pelumas lain.
Penetrasi ke pasar overseas akan dilanjutkan ke Belgia, Saudi Arabia, Myanmar, Singapore, Taiwan, Filipina, Timor Leste, Australia, Jepang dan Cina. Sebelumnya telah dilakukan di Nepal.
BAB III
