TUGAS AKHIR
SISTEM SATUAN PENGAWASAN INTERN PENJUALAN BBM PADA PT. PERTAMINA
OLEH :
RATIH MAZLINA SARI
082102050
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : RATIH MAZLINA SARI
NIM : 082102050
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM SATUAN PENGAWASAN INTERN
PENJUALAN BBM PADA PT. PERTAMINA
Medan, ...2011
Menyetujui
Pembimbing
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RATIH MAZLINA SARI
NIM : 082102050
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM SATUAN PENGAWASAN INTERN
PENJUALAN BBM PADA PT. PERTAMINA
Tanggal : ...2011 Ketua Program Studi D III Akuntansi
( Drs. Rustam, M.Si, Ak ) NIP.19511114 198203 1 002
Tanggal : ...2011 DEKAN
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas
kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu
persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma
III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Salawat beriring
salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa
umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu
pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “ SISTEM SATUAN
PENGAWASAN INTERN PENJUALAN BBM PADA PT. PERTAMINA ”.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna
baik dari segi isi maupun dari segi penyajiannya. Oleh karena itu penulis
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, agar untuk ke depannya
penulis dapat menulis dengan lebih baik lagi.
Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan
terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yang sangat
membantu saya, memberi saran – saran terbaik untuk penyelesaian tugas akhir
ini.
3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak selaku dosen Penasehat Akademik.
5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
6. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua saya Drs. Chairul Azhar
(Ayahanda) dan Sri Maulida Ningsih (Ibunda) tercinta yang telah
membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan,
semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya
dengan baik. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya kepada mereka dan semoga jerih payah penulis dapat menjadi pelega dan
penyejuk keletihan ayah dan bunda selama ini.
7. Kepada Saudara saya tercinta Saskia Eka Lestari, Juanda Arismunandar.
Terima kasih atas dukungan yang merupakan pendorong semangat bagi
penulis.
9. Kepada sahabat-sahabat terbaikku Winda, Dhara, Ali, Aris, Aryta. Terima
kasih sudah membantu dan memberikan semangat dalam menyelesaikan tugas
akhir ini.
10.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Akuntansi Stambuk 2008.
Winda, Dhara, Ali, Aris, Aryta, serta seluruh teman-teman DIII Akuntansi
lainnya. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus ini, yang telah
banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis
dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
11.Teman-teman seperjuangan selama magang Group 09 : Putri, fina, dhara,
dahlia, melan dan desy. Delapan minggu kita lewati bersama, banyak cerita
suka dan duka yang kita hadapi. Saya akan selalu mengenang saat-saat
bersama kalian.
12.Terima kasih spesial kepada Eko Nugroho, yang selalu memberikan support
kepada saya.
Akhir kata besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat
memberikan manfaat bagi teman-teman pembaca sekalian.
Medan, Juni 2011
Penulis,
DAFTAR ISI
A. Sejarah Ringkas PT. PERTAMINA PERSERO ... 11
B. Profil PT. PERTAMINA PERSERO ... 14
C. Arti lambang PT. PERTAMINA PERSERO ... 15
D. VISI dan MISI PT. PERTAMINA PERSERO ... 15
E. Prinsip Dasar Integritas PT. PERTAMINA PERSERO ... 18
F. Struktur Organisasi... 22
G. Job Description ... 23
BAB III PEMBAHASAN ... 35
TATA CARA KERJA ORGANISASI A. Pembuatan Laporan Realisasi Penjualan BBM & BBK UPMS I ... 35
B. Pembuatan Laporan dan Analisa Realisasi Penjualan Produk Non BBM UPMS I ... 38
C Pelayanan Penjualan BBM Online System... ... 41
D Pembuatan Laporan Bulanan KA. Penjualan... ... 42
E Pelayanan Pembelian BBM/ Pelumas TNI – POLRI... ... 44
F . Pelayanan Penjualan BBM Lembaga Penyalur, Industri Non Kontan... ... 46
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 48
A. Kesimpulan ... B. Saran ... 48
DAFTAR TABEL
Tabel Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Marketing and Trading Intrernal auditor Medan ... 18
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pengawasan adalah bentuk pengendalian dalam suatu pekerjaan.
Pengawasan dibutuhkan agar suatu pekerjaan tersebut dapat terlaksana
dengan baik, sesuai dengan prosedur – prosedur yang telah disusun.
Tentunya, pengawasan dilakukan dengan orang yang ahli. Disini, pengawasan
yang dilakukan adalah pengawasan Intern dalam Marketing and Trading
Medan. Marketing and Trading Medan sebagai suatu bagian dari Pertamina,
lebih menekankan pada hal memutuskan, mengarahkan, dan mengendalikan
strategi – strategi yang ada, dan kebijakan pengawasan di unit marketing &
trading dalam rangka pencapaian sasaran dan tujuan pengawasan yang
dilakukan melalui aktivitas assesment, audit dan konsultasi secara efektif
sehingga dapat memberikan pertimbangan kepada vice president marketing &
Trading internal audit dan pimpinan unit marketing terkait untuk dapat
mengambil suatu keputusan yang cepat, tepat dan akurat dalam upaya
pencapaian kinerja unit marketing & trading secara optimal.
B. Perumusan Masalah
Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar
materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan
sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka
masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah : “ Bagaimana
sistem pengendalian intern Marketing and Trading, khususnya bagaimana tata
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari tugas akhir yang dilakukan oleh penulis
adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana tata kerja organisasi dalam penjualan BBM.
2. Untuk mengetahui pelayanan pembelian BBM ke lembaga – lembaga.
3. Mengetahui fungsi/ kegiatan marketing and trading dalam menjalankan tugas
sebagai Internal Auditor.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari tugas akhir yang dilakukan oleh
Penulis adalah :
1. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang tata kerja
organisasi penjualan BBM ke lembaga – lembaga.
2. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat langsung
terjun ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi.
3. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi instansi agar
dapat melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih bijaksana
dalam pengambilan keputusan demi kelancaran instansi dalam mencapai
tujuannya.
4. Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan Tugas Akhir bagi peneliti
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di PT. Pertamina Region I Bagian Marketing and
Tradoing Internal Auditor Medan Jl. K. L Yos Sudarso No. 8/10 Medan. Untuk
lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1
Jadwal Penulisan Tugas Akhir
NO. KEGIATAN Minggu I Minggu II Minggu III
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulis Laporan
Sumber : penulis (2011)
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 (empat) bab yang setiap bab nya terdiri dari
beberapa sub bagian.
Bab I : Pendahuluan
Membahas tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, dan rencana
Bab II : Profil PT. PERTAMINA
Membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job
description, jaringa usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
Bab III : Topik Penelitian
Berisikan pembahasan masalah yang terdiri dari tata kerja organisasi dari penjulan
BBM.
Bab IV : Kesimpulan dan Saran
Membahas mengenai kesimpulan pembahasan, dan saran yang berkaitan dengan
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas
Sejarah berdirinya PERTAMINA merupakan perjalanan yang panjang dimulai
dari tahun 1871. Pada tahun tersebut merupakan awal pencarian dan penemuan
minyak di Indonesia hingga pada akhirnya PERTAMINA mengalami perubahan
besar dengan adanya perubahan status hukum PERTAMINA. Berikut ini
merupakan prolog sejarah panjang yang dialami PERTAMINA :
Prolog Masa 1871-1885
Masa awal pencarian dan penemuan minyak di Indonesia
Prolog Masa 1885-1945
Masa eksploitasi minyak oleh penjajah
- 1887 : Pencarian minyak di Jawa Timur (Surabaya)
- 1888 : Konsesi Sultan Kutai dengan JH Meeten di Sanga-Sanga
- 1890 : Pendirian kilang Wonokromo dan Cepu
- 1892 : Pembangunan kilang minyak di Pangkalan Brandan
- 1894 : Pendirian kilang di Balikpapan oleh Shell Transport and
Trading
- 1899 : Undang-Undang Pertambangan Pemerintah Hindia Belanda
(Indische Mijnwet) yang mengatur kegiatan pencarian minyak
bumi di Indonesia.
Prolog Masa 1945-1957
Masa perjuangan minyak pra PERTAMINA
- 1945 : didirikan PTMSU
Ledok dan Wonokromo
- 1950 : PTMN Sumatera Utara berubah menjadi PTMNRI Sumatera
Utara
- 1954 : PTMNRI Sumatera Utara berubah menjadi TMSU
- 22 Juli 1957 : TMSU ditetapkan menjadi PT ETMSU (eksploitasi)
- Agustus 1951 : Mosi Muhammad Hasan.
Gubernur Sumatera Utara Mr.Teuku H. Moh Hasan mengajukan
sebuah mosi yang memperjuangkan minyak dan disokong oleh kabinet
secara bulat pada 2 Agustus 1951 dan dibentuk sebuah komisi.
Perjuangan di parlemen salah satunya adalah merintis Undang-Undang
pertambangan yang mengganti Indische Mijnwet.
- 24 Oktober 1956 : Peraturan Pemerintah No.24/ 1956
Diputuskan tambang minyak Sumatera Utara tidak dikembalikan ke
Shell 1957
- Juli 1957 : Jend. AH. Nasution mendapatkan pelimpahan tugas
tambang minyak Sumatera Utara. Rehabilitas lapangan dan ekspor
hasil untuk pembangunan.
- 1957 : Pemerintah RI mengambil alih semua perusahaan Belanda di
Indonesia (kecuali Shell karena kepemilikannya bersifat
Internasional)
- Perubahan nuansa kedaerahan menjadi nasional (AH. Nasution,1957 :
www. Pertamina.com)
- 10 Desember 1957 : Berdirinya PT Pertamina sebagai perusahaan
minyak pertama bersifat nasional
Pasca 1957
- 1959 : Berdirinya NV NIAM (NV Nederlands Indische Aardolie
Maatschappij)
- 31 Desember 1959 : 50% saham diambil alih pemerintah Indonesia
dan NIAM berubah menjadi PT. Permindo
- 1961 : PT. Permindo dikukuhkan menjadi PN Permigan
- 1961 : PT Pertamina menjadi PN Pertamina dan PTMN menjadi PN.
Permigan
- 4 Januari 1966 : Permigan dilakukan likuidasi karena peristiwa G30S/
PKI (Perbum)
- Aset Permigan diberikan kepada PN Permina dan Pertamin
- 1968 : PN Pertamin dan PN Permina merger menjadi PN Pertamina
- 1971 : Diterbitkan Undang-Undang No.8 Tahun 1971 yang
mengukuhkan PN Permina menjadi Pertamina
- 2001 : Diterbitkan Undang-Undang Migas No. 22 Tahun 2001 yang
akhirnya mengantar Pertamina menjadi PT Pertamina (Persero)
- 2003 : Peramina berubah status menjadi PT Pertamina (Persero)
- Perubahan mendasar ada pada peran regulator menjadi player
Era Persero
Pertamina adalah Badan Usaha Milik Negara yang telah berubah bentuk
menjadi PT. Persero yang bergerak di bidang energi, petrokimia dan usaha lain
yang menunjang bisnis Pertamina, baik di dalam maupun di luar negeri yang
B. PROFIL PERTAMINA
Pertamina adalah perusahaan minyak dan gas bumi yang dimiliki oleh
pemerintah Indonesia (National Oil Company), yang berdiri sejak tanggal 10
Desember 1957. Dengan bergulirnya Undang-Undang No.8 Tahun 1971 sebutan
perusahaan menjadi PERTAMINA. Sebutan ini tetap dipakai setelah
PERTAMINA berubah status hukumnya menjadi PT PERTAMINA (PERSERO).
Pada tanggal 17 September 2003 berdasarkan Undang-Undang Republik
Indonesia No.22 Tahun 2001 pada tanggal 23 November 2001 tentang minyak
dan gas bumi.
PT PERTAMINA (PERSERO) didirikan berdasarkan akta notaris Lenny
Janis Ishak, SH. No. 20 tanggal 17 Setember 2003 dan disahkan oleh Menteri
Hukum dan HAM melalui Surat Keputusan No. C-24025 Ht.01.01 pada tanggal 9
Oktober 2003. Pendirian perusahaan ini dilakukan menurut ketentuan-ketentuan
yang tercantum dalam Undang-Undang No.1 tahun 1995 tentang Perseroan
Terbatas, Peraturan Pemerintah No. 12 tahun 1998 tentang Perubahan Atas
Peraturan Pemerintah No.12 tahun 1998 dan peralihannya berdasarkan PP No.31
tahun 2003 “ TENTANG PENGALIHAN BENTUK PERUSAHAAN
PERTAMBANGAN MINYAK DAN GAS BUMI NEGARA (PERTAMINA)
MENJADI PERUSAHAAN PERSEROAN (PERSERO)”.
Sesuai akta pendiriannya, maksud dari Perusahaan Perseroan adalah untuk
menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi, baik didalam maupun
diluar negeri serta kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha
dibidang minyak dan gas bumi tersebut.
Adapun tujuan Perseroan Terbatas adalah untuk :
1. Mengusahakan keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan perseroan
secara efektif dan efisien.
2. Memberikan kontribusi dalam meningkatkan kegiatan ekonomi untuk
Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut, Perseroan melaksanakan
kegiatan usaha sebagai berikut :
1. Menyelenggarakan usaha dibidang minyak dan gas beserta hasil olahan
dan turunannya.
2. Menyelenggarakan kegiatan usaha dibidang panas bumi yang ada pada
saat pendiriannya, termasuk Pembangkit Listrik Tenaga Panas Bumi
(PLTP) yang telah mencapai tahap akhir negosiasi dan berhasil menjadi
milik Perseroan.
3. Melaksanakan Pengusahaan dan Pemasaran Liquified Natural Gas (LNG)
dan produk lain yang dihasilkan dari kilang LNG.
4. Menyelenggarakan kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang
kegiatan usaha sebagaimana dimaksud dalam nomor 1,2,dan 3.
Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang Minyak dan Gas (MIGAS)
baru, Pertamina tidak lagi menjadi satu-satunya perusahaan yang memonopoli
industri Minyak dan Gas (MIGAS) dimana kegiatan usaha minyak dan gas bumi
diserahkan kepada mekanisme pasar.
C. ARTI LAMBANG PT PERTAMINA (Persero)
Lambang atau logo merupakan alat identifikasi atau pengenal, alat
informasi bagi suatu organisasi atau perusahaan. Logo ini melambangkan citra
dan identitas perusahaan atau organisasi tersebut. Logo ini juga dapat
menggambarkan cita-cita perusahaan atau organisasi sebagai pembeda antara
suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Sehingga ketika masyarakat melihat
suatu logo atau lambang suatu organisasi maupun perusahaan tertentu, maka ia
dapat mengenal perusahaan atau organisasi tersebut.
PT Pertamina (Persero) sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan
kebutuhan rakyat, banyak memiliki lambang dengan penampilan tersendiri yang
Gambar 2.1 : Logo PERTAMINA
Sumber : Website PERTAMI
Arti dan makna yang terkandung dalam setiap unsur logo Pertamina (Persero)
antara lain :
- Pada huruf “P” lancip bagai panah melambangkan kita akan melesat ke
depan menjadi perusahaan dunia.
- Warna biru melambangkan handal, dapat dipercaya dan bertanggung
jawab.
- Warna hijau artinya warna lingkungan
- Warna merah melambangkan keuletan, ketegasan, dan keberanian
dalam menghadapi kesulitan.
Perubahan Status PT Pertamina (Persero)
Perubahan muncul untuk melakukan perbaikan terhadap suatu metode atau
keadaan sebelumnya untuk menuju ke arah yang lebih baik. Tentunya setiap orang
munculnya perbedaan mengenai sesuatu yang terdahulu dengan yang sekarang.
Perbedaan timbul karena berbagai hal dan perubahan meliputi berbagai hal dan
tidak dapat dipungkiri bahwasanya perubahan merupakan proses yang selalu
terjadi dalam kehidupan manusia. Inilah upaya yang dilakukan Pertamina menuju
Pada Undang-Undang No.31 Tahun 2003 peraturan pemerintah mengenai
pengalihan atau perubahan status perusahaan dari Badan Usaha Milik Negara
(BUMN) menjadi Persero. Hal ini dapat dilihat dari restrukturisasi organisasi,
budaya kerja, dan uji kompetensi. PT PERTAMINA (Persero) sebagai lambang
bisnis jelas telah diatur dalam Undang-Undang No.31 Tahun 2003 dimana hal
tersebut mulai diimplementasikan melalui kebijakan internal secara bertahap, mau
tidak mau Pertamina harus berubah dan berjalan menuju satu arah dengan visi dan
misi yang telah dicanangkan.
Namun, perubahan dalam bentuk apapun Pertamina tetap berjiwa
nasionalis, Pertamina masih diharapkan menjadi sokongan perekonomian negara
yang terus go public mengingat yang dikelola Pertamina merupakan sumber daya
alam (minyak dan gas bumi) yang dikuasai oleh negara untuk keselamatan umat.
D. Visi, Misi, Tata Nilai, dan Prinsip Dasar Integritas PT PERTAMINA
(Persero)
- Visi
Menjadi perusahaan minyak nasional Kelas Dunia (To Be A World
Class Nation Oil Company).
- Misi
Menjalankan usaha inti minyak, gas dan bahan bakar nabati secara
terintegrasi berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat.
- Tata Nilai
Dalam menjalankan visi dan misinya, Pertamina berkomitmen untuk
menetapkan nilai-nilai berikut :
• Bersih (Clean)
Dikelola secara professional menghindari benturan kepentingan,
tidak menoleransi suap, menjunjung tinggi kepercayaan dan
integritas. Berpedoman pada asas-asas tata kelola korporasi yang
• Kompetitif (Competitive)
Mampu berkompetisi dalam skala regional maupun internasional,
mendorong pertumbuhan melalui investasi, membangun budaya
kinerja.
• Percaya Diri (Confident)
Berperan dalam pembangunan ekonomi nasional, menjadi pelopor
dalam reformasi Badan Usaha Milik Negara BUMN dan
membangun kebanggaan bangsa.
• Fokus pada pelanggan (Costumer Focused)
Berorientasi pada kepentingan pelanggan dan berkomitmen untuk
memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
• Komersial (Commercial)
Menciptakan nilai tambah dengan berorientasi komersial,
mengambil keputusan berdasarkan prinsip-prinsip bisnis yang
sehat.
• Berkemampuan(Capable)
Dikelola oleh pemimpin dan pekerja yang professional dan
memiliki talenta dan penguasaan teknis tinggi berkomitmen dalam
membangun kemampuan riset dan pengembangan.
- Prinsip Dasar Integritas ( Pertamina Clean)
Dalam menjaga integritas yang tinggi dalam setiap
penyelenggaraan kegiatan perusahaan, maka perlu dibangun komitmen
yang harus diterapkan :
• Bertindak Jujur
Bertindak jujur dalam berinteraksi dengan sesama pekerja maupun
• Dapat dipercaya
Tidak menyalahi wewenang, informasi dan rahasia perusahaan
untuk kepentingan pribadi, pihak lain atau kegiatan lain.
• Tidak Mentolerir Suap
Tidak menerima suap dalam setiap penyelenggaraan kegiatan
perusahaan.
E . Produk-produk PERTAMINA (Persero)
Produk-produk PERTAMINA dikategorikan dalam dua jenis, yaitu :
1. Bahan Bakar Minyak (BBM)
Merupakan senyawa organik yang dibutuhkan dalam suatu pembakaran
dengan tujuan untuk mendapatkan energi atau tenaga. Adapun
jenis-jenisnya, yaitu :
• Pertamax
Merupakan produk baru yang dikeluarkan PERTAMINA untuk
menggantikan premix dan super TT.
• Premium
Merupakan bahan bakar jenis distilat berwarna kekuningan yang
jernih, penggunaannya adalah untuk bahan bakar mesin bermotor,
seperti mobil, motor, dan lain-lain.
• Minyak Solar
Digunakan untuk bahan bakar mesin jenis diesel dengan putaran
tinggi selain itu dapat digunakan sebagai bahan bakar pada
pembakaran langsung dalam dapur-dapur kecil.
• Minyak Tanah
Merupakan Bahan Bakar Minyak jenis distilat yang tidak berwarna
• Minyak Diesel
Digunakan sebagai bahan pembakaran langsung dalam
dapur-dapur industri.
• Minyak Bakar
Digunakan untuk bahan bakar pada pembakaran langsung dalam
industri-industri besar, tembaga uap,dan lain-lain.
2. Non Bahan Bakar Minyak (BBM)
Terbagi atas :
• Elpiji
Merupakan gas yang dihasilkan kilang Bahan Bakar Minyak
(BBM) dan kilang gas.
• Bahan Bakar Gas (BBG)
Merupakan bahan bakar alternatif untuk kendaraan bermotor yang
relatif murah, bersih dan ramah lingkungan.
• Pelumas (Oli)
a. Pelumas Bensin dan sepeda bermotor 2 dan 4 tak, terdiri
dari : • Fastron
Merupakan pelumas semi sintetis bermutu tinggi yang dikeluarkan
tahun 1997
• Prima XP
Untuk kendaraan jenis terbaru dalam multi katup yang dilengkapi
DOHC/ Twin Cam.
Untuk jenis kendaraan tahun 1980 ke atas.
• Mesran
Untuk kendaraan tahun 1971 ke atas.
• 2T Enviro
Merupakan pelumas campur untuk mesin tak berbahan bakar,
seperti bemo, bajaj, sepeda motor, gergaji mesin, dll.
• Mesrania 2T Sport TCA
Merupakan pelumas campur untuk mesin 2 tak dengan kapasitas
500 cc berpendingin udara.
• Mesrania 2T OB
Merupakan pelumas samping atau pelumas campur untuk mesin 2
tak berbahan bakar bensin.
• Mesrania 2T Super X
Merupakan pelumas campur untuk mesin 2 tak berpendingin air
seperti motor temple.
b. Pelumas Mesin Diesel, terbagi atas : • Meditran SX
Untuk kendaraan diesel terbaru
• Meditran SC
Untuk kendaraan diesel terbaru yang membutuhkan kualitas cukup.
• Meditran S
Untuk kendaraan diesel terbaru yang membutuhkan kualitas cukup
• Meditran
Untuk kendaraan yang lebih tua
c. Petrokimia
Green Coke memiliki fungsi :
- Sebagai reduktor peleburan timah
- Sebagai bahan bakar industri timah, semen, pembangkit listrik,
aluminium, pelebur baja.
Polytam dan Polypropylene memiliki fungsi :
- Sebagai bahan baku pembuatan plastic
- Sebagai tubula film
- Sebagai cast film
Lilin memiliki fungsi :
- Sebagai alat penerangan
- Untuk industri kosmetik dan farmasi
Aspal memiliki fungsi :
- Sebagai pembuatan jalan tol, landasan pesawat, pelindung anti karat,
penyekat suara dan getaran untuk lantai.
Petrosal memiliki fungsi :
- Sebagai komponen untuk bahan pembuatan karet
- Untuk cat dan varnish
Tenac stiker dan TB 192 memiliki fungsi :
- Sebagai bahan perekat dan perata pestisida
- Sebagai bahan penutup luka pohon dan tanaman
Purfield Terathalik Acid (PTA) berfungsi :
- Sebagai bahan baku utama pembuatan serat benang polister untuk
industri kecil.
Laws memiliki fungsi :
- Sebagai pelarut pada industri cat, tinner, varnish, dan tinta cetak.
- Untuk tekstil/ printing
Minasol memiliki fungsi :
- Sebagai pelarut pada industri cat, tinner dan tinta cetak.
- Sebagai pembersih logam
- Merupakan bahan kimia penunjang industri farmasi
SBP XX memiliki fungsi :
- Sebagai bahan baku pembuat lem
- Merupakan bahan penunjang pada industri farmasi dan kosmetik
- Sebagai pelarut pada pembuatan komponen karet, cat tinner
Paraffinic Oil memiliki fungsi :
- Sebagai bahan kimia pembantu industri karet
- Sebagai base oil tinta cetak
Musicool memiliki fungsi :
- Bahan yang digunakan pada AC
F. STRUKTUR ORGANISASI
Merupakan suatu gambaran mengenai mekanisme kerja antar bagian, unit
atau departemen yang ada disuatu organisasi atau perusahaan sebagai dasar
dalam melaksanakan prosedur kerja menjalankan fungsinya masing-masing.
Dengan adanya struktur organisasi maka akan terlihat jelas pembagian tugas,
Adanya struktur organisasi PT PERTAMINA (Persero) Region I Medan
dapat dilihat pada gambar 2.2 berikut :
Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Bagian M&T IA ( Marketing and Trading Internal
Auditor ) PERTAMINA MEDAN
Sumber : Kantor bagian M&T IA PERTAMINA MEDAN
Manager M&T IA Medan
Administrasi Sekretaris
Junior Auditor Senior Auditor
G. JOB DESCRIPTION
Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian keuangan
PT PERTAMINA (Persero) Region I Medan yang terdiri dari :
1. Manager Marketing & Trading Internal Audit Medan
FUNGSI JABATAN :
Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan dan implementasi
strategi dan kebijakan pengawasan di unit marketing & Trading Medan
dalam rangka pencapaian sasaran dan tujuan pengawasan yang
dilakukan melalui aktivitas assesment, audit dan konsultasi secara
efektif sehingga dapat memberikan pertimbangan kepada vice
president marketing & Trading internal audit dan pimpinan unit
marketing terkait untuk dapat mengambil suatu keputusan yang cepat,
tepat dan akurat dalam upaya pencapaian kinerja unit marketing &
trading secara optimal.
TUGAS/KEGIATAN UTAMA :
1. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan strategi
implementasi dan evaluasi implementasi Piagam Audit, Kode Etik
Intrrnal Auditor, Norma Internal Audit dan International Standarts
for the Professional Practise of Internal Auditing ( Standars) di
Marketing & Trading Internal Audit Medan
2. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan materi
perencanaan jangka panjang yaitu RJPP dan RIP serta jangka
pendek, PKPT & RKAP, di Marketing & Trading Internal Audit
Medan yang meliputi mulai dari tahap perencanaan, pelakasanaan,
pelaporan sampai pada tindak lanjut hasil pengawasan.
3. Memutuskan, mengarahkan, dan mengendalikan materi
implementasinya meliputi assesment intrrnal control, risk
management, kehandalan Health Safety Environment (HSE) dan
Good Corporate Governance (GCG) dan program lainnya pada
seluruh proses bisnis si Unit Marketing & Trading Medan.
4. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan materi
penyempurnaan dan pengendalian implementasi atas kebijakan
audit dan konsultasi terhadap seluruh aktivitas di Unit Marketing &
Trading Medan meliputi :
- Penrerapan metodologi Risk-Based Audit, konsultasi, audit universe,
rating point of audit universe berbasis risiko.
- Timeframe, anggaran, sumber daya dan program/ prosedur audit,
pelaksanaan program audit dan konsultasi.
5. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan informasi hasil
assesment, audit dan konsultasi meliputi informasi area of
improvement, rekomendasi terhadap setiap area of improvement,
tren penyimpangan, tren penyebab penyimpangan, peta pencapaian
sasaran tugas, kendala – kendala dan action plannya, dengan
kualitas sesuai standar yang telah ditetapkan dan kuantitas sesuai
kebutuhan stakeholder.
6. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan strategi koordinasi
pelaksanaan eksternal auditor (BPK-RI, BPKP) serta instansi
lainnya di Unit Marketing & Trading Medan untuk dapat menjadi
fasilitator (counterpart) yang efektif dalam hal :
- Koordinasi perencanaan dan pelaksanaan tugas
- Pengelolaan tindak lanjut hasil audit dari eksternal audit dan instansi
- Laporan hasil pemuktakhiran dan konsolidasi tindak lanjut hasil audit
dari eksternal auditor dan instansi lainnya dengan unit kerja di
direktorat terkait.
TANGGUNG JAWAB UTAMA :
1. Terciptanya tata kelola kegiatan pengawasan yang efektif pada
Marketing & Trading Internal Audit Medan melalui pengendalian
implementasi Piagam Audit.
2. Terciptanya integritas dan kompetensi internal auditor yang tinggi
melalui penentuan, penetapan dan pengendalian implementasi
Kode Etik Internal Audit, Norma Internal Audit dan Internasional
Standarts for the Professional Practice of Internal Auditing
(Standards) di Marketing & Trading Internal Audit Medan
3. Terciptanya acuan pelaksanaan tugas pengawasan yang efektif dan
efisien melalui pengendalian implementasi RJPP, RIP, PKPT dan
RKAP sehingga dapat mendorong dan mengawal pencapaian
kinerja di Unit Marketing & Trading Medan secara optimal.
4. Terciptanya penyempurnaan kebijakan assesment internal control,
Risk Management, HSE, GCG dan program lainnya, untuk dapat
menciptakan pelaksanaan tugas assesment secara efektif dan
mendukung peningkatan efektivitas proses bisnis Unit Marketing
& Trading Medan sehingga sasaran kinerja seluruh aktivitas unit
kerja terkait dapat tercapai secara afektif, efisien, ekonomis dan
produktif.
5. Terciptanya penyempurnaan kebijakan dan metodologi, Risk
Based Audit, metodologi konsultasi, audit universe, rating point of
audit universe berbasis resiko serta timeframe anggaran, sumber
daya dan program/prosedur audit dan program/prosedur
konsultansi secara efektif dan mendukung peningkatan efektivitas
proses bisnis di Unit Marketing & Trading Medan melalui
penentuan dan penetapan kebijakan, strategi, metodologi dan
implementasi audit dan konsultansi.
WEWENANG DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN :
1. Memutuskan hasil evaluai kepatuhan terhadap implementasi
Piagam Audit, Kode Etik Internal Auditor, Norma Internal
Audit dan International Standards for the Professional Practice
of Internal Auditing (Standards) pada kegiatan assesment, audit
dan konsultansi yang dilakukan seluruh auditor yang
dipimpinnya.
2. Memutuskan Usaha Rencana Pengawasan (URP) untuk
mendukung penyusunan materi perencanaan jangka panjang
berupa RJPP, RIP, dan jangka pendek berupa PKPT dan RKAP
atas kegiatan assesment, audit dan konsultansi di Unit
Marketing & Trading Medan.
3. Memutuskan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi
yang dilakukan oleh Marketing and Trading Internal Audit
Medan meliputi informasi area of improvement, rekomendasi
terhadap setiap area of improvement, informasi mengenai trend
penyimpangan, penyebab penyimpangan dan action plan-nya
dan informasi mengenai peta pencapaian sasaran tugas, kendala
dan action plan-nya.
4. Memutuskan implementasi kebijakan pengembangan
/pembinaan SDM, KPI, SMK, performance dialogue dan
people review dan mengesahkan realisasinyadi
2. Senior Auditor Marketing & TradingInternal Audit Medan
FUNGSI JABATAN :
Menganalisis dan mengevaluasi implementasi aktivitas assesment,
audit dan konsultansi secara efektif sehingga dapat menghasilkan
informasi hasil pengawasan sesuai dengan ruang lingkup penugasan,
sasaran, jadwal waktu dan standar kualitas yang telah ditentukan.
TUGAS/KEGIATAN UTAMA :
1. Menganalisis, mengevaluasi dan mengendalikan implementasi
Kode Etik Internal Auditor pada kegiatan assesment, audit dan
konsultansi yang dilakukan anggota tim audit dengan
menggunakan formulir standar penilaian Kode Etik Internal
Auditor pada setiap penugasan.
2. Menganalisis, mengevaluasi dan mengendalikan implementasi
Norma Internal Audit dan International Standards for the
Professional Practice of Internal Auditing ( Standards) pada egiatan
assesment, audit dan konsultansi, sehingga tercipta kompetensi
internal auditor yang mendukung penjaminan standar kualitas kerja
yang telah diciptakan melalui evaluasi berdasarkan formulir
standar penilaian kompetensi pada setiap penugasan dan pear
review setiap tahun.
3. Mengendalikan dan melaksanakan PKPT sesuai dengan penugasan
assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading
Medan sehingga pelaksanaan tugas dapat tercapai secara efektif
sesuai dengan sasaran yang telah disiapkan.
4. Menganalisis, mengevaluasi dan mengendalikan implementasi
kebijakan assesment internal control, risk management, kehandalan
Trading Medan sehingga dapat menjamin tercapainya standar
kualitas hasil kerja yang telah ditetapkan.
5. Menganalisis, mengevaluasi dan menegendalikan
implementasimetodologi audit & konsultansi meliputi Risk-Based
Audit, Konsultansi, audit universe, rating point of audit universe
berbasis resiko, timeframe, anggaran, sumber daya serta
program/prosedur audit/ konsultansi dan pelaksanaannya di Unit
Marketing & Trading Medan sehingga pelaksanaan tugas tersebut
dapat tercapai secara efektif sesuai dengan standar kualitas yang
telah ditetapkan.
6. Menganalis, mengevaluasi dan mengendalikan proses persiapan
data dan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi sesuai
penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya, sehingga
terciptanya data dan informasi yang berkualitas dengan didukung
bukti yang cukup kompeten dan relevan serta terjamin
kerahasiannya.
TANGGUNG JAWAB UTAMA :
1. Terciptanya integritas auditor yang tinggi melalui analisa,
evaluasi dan kendali atas implementasi Kode Etik Internal
Auditor pada seluruh anggota tim di setiap penugasan
assesment, audit dan konsultansi.
2. Terciptanya kompetensi internal auditor yang mendukung
terjaminnya standar kualitas hasil kerja melalui analisa,
evaluasi dan kendali atas implementasi Norma Internal Audit
dan International Standards for the Professional Practice of
Internal Auditing ( Standards) pada seluruh anggota tim di
3. Terlaksananya assesment, audit dan konsultansi di Unit
Marketing & Trading Medan sesuai dengan standar kualitas
yang telah ditetapkan melalui analisa, evaluasi dan kendali atas
implementasi metodologi assesment internal control, risk
management, kehandalan Health Safety Environment (HSE),
Good Corporate Governance (GCG), Risk Based Audit,
Konsultasi, audit universe, rating point of audit universe
berbasis resiko, timeframe, anggaran, sumber daya serta
program/ prosedur assesment/ audit/ konsultansi yang telah
tercantum dalam PKPT Marketing & Trading Internal Audit
4. Tersedianya data dan informasi yang berkualitas dengan
didukung bukti yang kompeten dan serta terjamin
kerahasiaannya melalui analisa, evaluasi dan kendali atas data
dan informasi hasil assesment, audit dan konsultasi sesuai
penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya.
WEWENANG DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN :
1. Menentukan hasil evaluasi kepatuhan terhadap
implementasi Piagam Audit, Kode Etik Internal Auditor,
Norma Internal Audit dan International Standards for the
Professional Practice of Internal Auditing ( Standards) pada
kegiatan assesment, audit dan konsultansi yang dilakukan
seluruh auditor yang dipimpinnya.
2. Menentukan program dan prosedur assesment, audit dan
konsultansi serta sasaran setiap program tersebut yang akan
digunakan oleh para auditor pada setiap pelaksanaan tugas.
3. Menentukan populasi data sampling pada setiap objective
4. Menentukan kecukupan, kompetensi dan relevansibukti
yang diperoleh para auditor.
5. Menentukan status proses tindak lanjut hasil assesment,
audit dan konsultansi.
3. Auditor Marketing & Trading Intrrnal Audit Medan
FUNGSI JABATAN :
Menganalisis dan mengevaluasi implementasi aktivitas assesment,
audit dan konsultansi secara efektif sehingga dapat menghasilkan
informasi hasil pengawasan sesuai dengan ruang lingkup penugasan,
sasaran, jadwal waktu dan standar kualitas yang telah ditentukan.
TUGAS/KEGIATAN UTAMA :
1. Mengevaluasi dan melaksanakan implementasi Kode Etik Internal
Auditor pada kegiatan assesment, audit dan konsultansi yang
dilakukan anggota tim audit dengan menggunakan formulir
standar penilaian Kode Etik Internal Auditor pada setiap
penugasan.
2. Mengevaluasi dan melaksanakan implementasi Norma Internal
Audit dan International Standards for the Professional Practice of
Internal Auditing (Standards) pada kegiatan assesment, audit dan
konsultansi, sehingga tercipta kompetensi internal auditor yang
mendukung penjaminan standar kualitas hasil kerja yang telah
ditetapkan melalui evaluasi berdasarkan formulir standar penilaian
kompetensi pada setiap penugasan dan peer review setiap tahun.
3. Mengarahkan dan melaksanakan PKPT sesuai dengan penugasan
Medan sehingga pelaksanaan tugas dapat tercapai secara efektif
sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan.
4. Mengevaluasi dan melaksanakan tugas implementasi kebijakan
assesment internal control, risk management, kehandalan Health
Safety Environment dan Good Corporate Governance dan
program lainnya di Unit Marketing & Trading Medan sehingga
dapat menjamin tercapainya standar kualitas hasil kerja yang telah
ditetapkan.
5. Mengevaluasi dan melaksanakan implementasi metodologi audit
& konsultansi meliputi Risk Based Audit, konsultansi, audit
universe, rating point of audit universe berbasis resiko, timeframe,
anggaran, sumber daya serta program/ prosedur audit/ konsultansi
dan pelaksanaannyadi Unit Marketing & Trading Medan sehingga
pelaksanaan tugas tersebut dapat tercapai secara efektif sesuai
dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.
6. Mengevaluasi dan melaksanakan proses persiapan data dan
informasi hasil assesment, audit dan konsultansi sesuai penugasan
dan monitoring realisasi tindak lanjutnya, sehingga dapat
terciptanya relevan serta terjaminnya kerahasiaannya.
TANGGUNG JAWAB UTAMA :
1. Terlaksananya assesment, audit dan konsultansi di Unit
Marketing & Trading Medan sesuai dengan standar kualitas
yang telah ditetapkan melalui analisa, evaluasi dan kendali atas
implementasi metodologi assesment internal control, risk
management, kehandalan, Health Safety Environment, Good
Corporate Governance, Risk Based Audit, konsultansi, audit
timeframe, anggaran, sumber daya serta program/ prosedur
assesment/ audit/ konsultansi yang telah tercantum dalam
PKPT Marketing & Trading Internal Audit.
2. Tersedianya data dan informasi yang berkualitas dengan
didukung bukti yang kompeten dan relevan serta terjamin
kerahasiaannya melalui analisa, evaluasi dan kendala atas data
dan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi sesuai
penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya.
WEWENANG DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN :
1. Menentukan hal – hal teknis yang diperlukan dalam rangka
melakukan kegiatan assesment, audit dan konsultansi.
2. Memperoleh akses terhadap dokumen dan personel yang
relevan.
4 . Junior Auditor Marketing & Trading Internal Audit Medan
FUNGSI JABATAN :
Menganalis dan mengevaluasi program dan prosedur
assesment, audit dan konsultansi secara efektif sehingga dapat
menghasilkan informasi hasil pengawasan yang sesuai dengan
ruang lingkup penugasan, sasaran, jadwal waktu dan standar
kualitas yang telah ditentukan.
TUGAS/ KEGIATAN UTAMA :
1. Melaksanakan implementasi Piagam Audit, Kode Etik
Internal Auditor, Norma Internal Audit dan International
Standards for the Professional Practice of Internal Auditing
( Standards) pada setiap tahapan proses assesment, audit
dan konsultansi meliputi perencanaan, pelaksanaan,
2. Melaksanakan PKPT sesuai dengan penugasan assesment,
audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan
sehingga pelaksanaan tugas dapat tercapai secara efektif
sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan.
3. Melaksanakan implementasi metodologi kebijakan
assesment internal control, risk management, kehandalan
Health Safety Environment dan Good Corporate
Governance dan program lainnya Unit Marketing &
Trading Medan sehingga dapat menjamin tercapainya
standar kualitas hasil kerja yang telah ditetapkan.
4. Melaksanakan implementasi metodologi audit &
konsultansi meliputi Risk Based Audit, konsultasi, audit
universe, rating point of audit universe berbasis resiko,
timeframe, anggaran, sumber daya serta program/ prosedur
audit/ konsultansi dan pelaksanaannya di Unit Marketing &
Trading Medan sehingga pelaksanaan tugas tersebut dapat
tercapai secara efektif sesuai dengan standar kualitas yang
telah ditetapkan.
5. Melaksanakan proses persiapan data dan informasi hasil
assesment, audit dan konsultansi sesuai penugasan dan
monitoring realisasi tindak lanjutnya, sehingga dapat
terciptanya data dan informasi yang berkualitas dengan
didukung bukti yang kompeten dan relevan serta terjamin
TANGGUNG JAWAB UTAMA :
1. Terlaksananya assesment, audit dan konsultansi di Unit
Marketing & Trading Medan sesuai dengan standar proses
dan kualitas yang telah ditetapkan.
2. Tersedianya materi pendukung, bukti – bukti dan kertas
kerja hasil pengawasan yang dibutuhkan dalam proses
pembuatan Laporan Hasil Pengawasan yang sesuai dengan
standar kualitas yang telah ditetapkan.
5 . Staf Administrasi Medan
FUNGSI JABATAN :
Membuat, menyusun dan melaksanakan pekerjaan administrasi
marketing & Trading Internasl Audit yang meliputi
penyimpanan, perawatan dan penyajian dokumen piagam
audit, kode etik internal audit, sistem informasi perawatan,
norma internal audit, international standards for the
professional practice of internal auditing, RJPP, RIP, PKPT,
RKAP, dan dokumen lainnya serta laporan – laporan hasil
pengawasan agar terawat dan tersimpan sesuai dengan sistem
kearsipan yang berlaku, serta melayani seluruh kegiatan
pendukung marketing & trading internal audit Medan.
TUGAS/KEGIATAN UTAMA :
1. Menyimpan dan merawat materi penyempurnaan Piagam
Audit, Kode Etik Internal Audit, Norma Interna Audit dan
International for the Prpofessional Practice of Internal
Auditing, dokumen – dokumen perencanaan dan pelaporan
audit lainnya serta menyajikannya bila diperlukan oleh para
2. Menyiapkan untuk konsolidasi materi internal control
assessment, risk management, kehandalan HSE dan
kebijakan GCG pada Unit Marketing & Trading Medan.
3. Menyiapkan untuk konsolidasi materi penyempurnaan dan
implementasi kebijakan audit di Unit Marketing & Trading
Medan setiap ada penugasan.
4. Mengatur schedule, persiapan peralatan pendukung, kontak
dengan SPI Pusat atau Unit Kerja untuk pengumpulan atau
penyerahan data setiap akan ada kegiatan pemeriksaan.
5. Mengkompilasi sata pelaksanaan audit, temuan dan tindak
lanjutnya.
6. Menyiapkan materi pelaporan lain yang dibutuhkan oleh
Manager Marketing & Trading Internal Audit Medan.
7. Mengatur jadwal rapat/ pertemuan dan seluruh kebutuhan
kegiatan rapat/ pertemuan dengan Manager Marketing &
Trading Internal Audit Medan.
8. Mengatur perlengkapan kantor, mengurus petty cash dan
pertanggungjawabannya serta mengatur perjalanan dinas
Marketing & Trading Internal Audit Medan.
TANGGUNG JAWAB UTAMA :
1. Terpeliharanya dokumen Piagam Audit, Kode Etik Internal,
Norma Internal Auditor dan SPAI, RJPP, RIP, PKPT dan
RKAP di Unit Marketing & Trading Medan.
2. Tersedianya materi internal control assesment, risk
management, kehandalan HSE dan kebijakan GCG, materi
3. Terpeliharanya dokumen – dokumen lain dan laporan hasil
pengawasan.
4. Terselenggaranya pelayanan kegiatan Marketing & Trading
Internal Audit Medan.
TANGGUNG JAWAB UTAMA :
1. Menentukan penyimoanan dan perawatan dokumen –
dokumen Marketing & Trading Internal Audit Medan.
2. Menentukan penyajian dokumen bila diperlukan.
3. Menentukan jadwal pertemuan/ rapat fungsi Marketing &
Trading Internal Audit Medan.
6. Secretary
TUGAS/KEGIATAN UTAMA :
1. Untuk menyelenggarakan surat menyurat yang berhubungan dengan
perusahaan.
2. Untuk mengatur hubungan dengan pihak di luar atau tamu.
3. Mencatat hasil rapat yang dilakukan manager.
4. Menyusun file dan dokumentasi perusahaan.
G. KINERJA USAHA TERKINI
Adapun beberapa kinerja PERTAMINA yang telah dijalankan hingga
sekarang antara lain :
• PERTAMINA merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang diberi tugas oleh pemerintah untuk melaksanakan tugas
pemenuhan kebutuhan Bahan Bakar Minyak (BBM) dalam negeri.
daerah-daerah, serta mengupayakan penyebaran yang merata pada
tiap daerah. Selain itu, PERTAMINA merupakan tulang punggung
dalam pembinaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN)
terutama dari sektor migas.
• PERTAMINA juga merupakan produsen gas yang menunjukkan
peningkatan produksi secara signifikan dalam lima tahun terakhir.
Terbukti pada tahun 2008 hingga 2010, produksi mengalami
kenaikan hingga 4%.
• Pelumas PERTAMINA melakukan inisiasi terdepan guna
mengeluarkan produk pelumas terbaru, yakni Enduro Matic dan
Enduro Gear. Produk pelumas ini telah memenuhi kriteria
standard Jepang untuk motor 4 tak matik.
• Pertamina juga bekerja sama dengan beberapa perusahaan dalam pengadaan BBM demi menunjang operasional beberapa
perusahaan, misalnya PT Kideco Jaya sebagai perusahaan tambang
batubara. Kerjasama ini telah berjalan selama 2 tahun dan
diperpanjang hingga enam tahun. Kerjasama ini diharapkan
mampu memberikan kontribusi positif dalam pertumbuhan
ekonomi masyarakat sekitar daerah operasi PT Kideco Jaya dan
bagi Indonesia.
• Selain itu, bagian Corporate Social Responsibility (CSR) bekerja
sama dengan beberapa lembaga guna memperlancar hubungan baik
antara perusahaan dengan masyarakat Indonesia. Pertamina telah
membangun beberapa sekolah yang diharapkan akan membantu
H. RENCANA KEGIATAN
Pada tahun 2015, pelumas Pertamina menargetkan masuk dalam jajaran
Top 20 Pemasok Minyak Dunia (Top 20 World Lubricant Player). Untuk
mencapai cita-cita tersebut, Pelumas Pertamina harus mencapai volume
penjualan sebesar 800.000 kiloliter per tahun.
Langkah-langkah strategis akan diupayakan untuk mencapai target
tersebut. Salah satunya dengan melakukan sistem unorganic growth. Yaitu
percepatan penambahan volume dengan cara mengakuisisi atau merger
dengan merek-merek pelumas lain.
Penetrasi ke pasar overseas akan dilanjutkan ke Belgia, Saudi Arabia,
Myanmar, Singapore, Taiwan, Filipina, Timor Leste, Australia, Jepang dan
BAB III
PEMBAHASAN
TATA KERJA ORGANISASI
A. Pembuatan Laporan Realisasi Penjualan BBM & BBK UPMS I
I. Unit Kerja / Jabatan / Pelaksana
1. Dinas Pemasaran BBM – Pusat
2. Penjualan UPMS - I Medan
3. Keuangan UPMS - I Medan
4. IMPD – Umum
5. Instalasi / Terminal Transit / Depot / DPPU
II. Tujuan dan Ruang Lingkup
A. Tujuan
Membuat laporan realisasi penjualan BBM / BBK
UPMS – I Medan periode bulanan dan tahunan.
B. Ruang Lingkup
Menghubungi IMPD – Umum untuk mengirimkan data
Delivery konsolidasi bulanan UPMS – I yang telah
divalidasi oleh Keu/AMI paling lambat pada tanggal 6
setiap bulan agar data Delivery dapat diproses dan
divalidasi oleh statistik penjualan untuk dijadikan
reporting realisasi penjualan BBM / BBK periode
III. Landasan Kebijakan
Permintaan Laporan realisasi penjualan dari Dinas
Pemasaran BBM – Pusat.
IV. Formulir
Memorandum
Cotinous form
V. Pengertian dan Batasan
A. Pengertian
GM = General Manajer
KP = Kepala Penjualan
KAP = Kepala Administrasi Penjualan
DPPU = Dinas Pengisisan Pesawat Udara
Keu/Ami = Keuangan / Arus Minyak
BBM = Bahan Bakar Minyak
BBK = Bahan Bakar Khusus
B. Batasan
Data delivery yang diterima dari IMPD – Umum
selambat – lambatnya pada tanggal 6 setiap bulannya
VI. Prosedur
1. Keu/Ami
Menerima data dari Inst,Depot/DPPU,Terminal
Transit, memvalidasi data delivery dan
mengirimkan ke IMPD untuk konsolidasi.
2. IMPD
Memproses data delivery yang telah divalidasi oleh
Keu/Ami dan mengirimkan data delivery ke
Statistik.
3. Ast. Statistik BBM/Adm Penjualan
Menerima data delivery dan dimasukkan ke dalam
aplikasi simpatik, divalidasi dan dibuatkan laporan
realisasi penjualan. Laporan diteruskan ke Pws
Statistik.
4. Pws. Statistik/Adm Penjualan
Menerima laporan dari Ast.BBM, memeriksa dan
memaraf laporan dan diteruskan ke Ka. Adm
Penjualan.
5. Ka. Adm Penjualan
Menerima Laporan, memeriksa dan memaraf
6. Ka. Penjualan
Menerima Laporan dan menandatangani,
7. Pws Statistik/ Adm Penjualan
Menerima Laporan yang telah ditandatangani Ka.
Penjualan dan menyerahkan ke Ast. BBM untuk
diteruskan ke Pertamina Pusat.
8. Ast. Statistik BBM/ Adm Penjualan
Menerima Laporan dan mengirimkan ke Dinas
Pemasaran BBM
9. Dinas Pemasaran
Menerima Laporan dari UPMS I
VII. Waktu Penyelesaian
Laporan dan analisa Realisasi Penjualan BBM / BBK UPMS – I
Medan periode bulanan paling lambat telah dikirim ke Dinas
Pemasaran – Pusat tanggal 10 setiap bulannya
B. Pembuatan Laporan dan Analisa Realisasi Penjualan Produk Non
BBMUPMS I
I. Unit Kerja / Jabatan / Pelaksana Terkait
1. Dinas Pemasaran Pelumas – Pusat
2. Dinas Pemasaran LPG dan produk khusus
3. Penjualan UPMS – I Medan
4. Keuangan UPMS – I Medan
5. IMPD – Umum
II. Tujuan dan Ruang Lingkup
A. Tujuan
Membuat laporan realisasi dan analisis penjualan produk
non BBm UPMS – I Medan
B. Ruang Lingkup
Meminta IMPD – Umum mengirimkan data Delivery
konsolidasi bulanan UPMS yang telah divalidasi oleh
Keu/Ami paling lambat pada tanggal 6 bulan berikutnya
agar data Delivery dapat divalidasi oleh statistik penjualan
untuk dijadikan reporting realisasi penjualan produk Non
BBM periode bulanan dan tahunan.
III. Landasan Kebijakan
Permintaan laporan realisasi penjualan dan Dinas
Pemasaran Pelumas – Pusat. Permintaan Laporan realisasi
penjualan dari Dinas Pemasaran LPG dan produk khusus –
Pusat.
IV. Prosedur
1. Keu/Ami
Menerima data dari Inst,Depot/DPPU,Terminal Transit,
memvalidasi data delivery dan mengirimkan ke IMPD
untuk konsolidasi.
Memproses data delivery yang telah divalidasi oleh
Keu/Ami dan mengirimkan data delivery ke Statistik.
3. Ast. Statistik BBM/Adm Penjualan
Menerima data delivery dan dimasukkan ke dalam aplikasi
simpatik, divalidasi dan dibuatkan laporan realisasi
penjualan. Laporan diteruskan ke Pws Statistik.
4. Pws. Statistik/Adm Penjualan
Menerima laporan dari Ast.BBM, memeriksa dan memaraf
laporan dan diteruskan ke Ka. Adm Penjualan.
5. Ka. Adm Penjualan
Menerima Laporan, memeriksa dan memaraf
6. Ka. Penjualan
Menerima Laporan dan menandatangani, mengembalikan
ke Pws Statistik.
7. Pws Statistik/ Adm Penjualan
Menerima Laporan yang telah ditandatangani Ka. Penjualan
dan menyerahkan ke Ast. BBM untuk diteruskan ke
Pertamina Pusat.
8. Ast. Statistik BBM/ Adm Penjualan
Menerima Laporan dan mengirimkan ke Dinas Pemasaran
BBM
9. Dinas Pemasaran
C . Pelayanan Penjualan BBM Online System
I. Unit Kerja / Fungsi / Jabatan Terkait
1. Lembaga Penyalur/ Industri
2. Bank
3. Adm. Penjualan
4. InstalasI L. Deli
II. Tujuan
Menjamin terlaksananya pelayanan penjualan BBM kepada
Lembaga Penyalur/ Industri berjalan dengan baik dan tetap waktu
dan lebih praktis/mudah.
III.Ruang Lingkup
Maksud prosedur Pelayanan Penjualan BBM Online System adalah
mengatur tugas dan tanggung jawab petugas dalam melaksanakan
kegiatan tersebut sehingga tidak terjadi kesimpang siuran tugas da
wewenang.
IV.Pengertian
- Pesanan adalah dokumen yang dikeluarkan UPMS – I dan berfungsi
sebagai alat kontrol untuk mengetahui jenis dan jumlah produk yang
dipesan.
- Bukti Setor Bank adalah dokumen yang berfungsi sebagai bukti
V. Prosedur
1. Lembaga Penyalur/Industri
Mengajukan pesanan dan menyetor uang ke Bank
2. Bank
Menerima pesanan, menerima setoran uang tunai, menerbitkan
No. KE, meng-entri data untuk PNBP. Mentransfer data ke
Penjualan.
3. Adm Penjualan
Memverifikasi data dari Bank dan mentransfer data ke Inst
Labuhan Deli
4. Inst Labuhan Deli
Menerima, mengecek data transfer serta mencetak PNBP dan
melayani pengambilan BBM
5. Lembaga Penyalur/Industri
Menerima Copy PNBP dan BBM
D . Pembuatan Laporan Bulanan KA. Penjualan
I. Unit Kerja/ Jabatan / Pelaksana Terkait
1. Divisi Pemasaran dan Niaga – Pusat
2. General Manager UPMS – I
3. Penjualan UPMS – I
II. Tujuan dan Ruang Lingkup
A. Tujuan
Membuat LAPORAN BULANAN KEPALA Penjualan
mengenai aktivitas penjualan UPMS – I Medan
B. Ruang Lingkup
Mengumpulkan data aktivitas penjualan dari ADM BBM dan
ADM Non BBM, data stock dan objectives thrughput dari fungsi
Pengadaan.
III. Landasan Kebijakan
Permintaan laporan aktivitas penjualan dan ketahanan stock BBM di
lokasi Supply point oleh Divisi Pemasaran dan Niaga UPMS – I
Medan
IV. Prosedur
1. Pengadaan
Mengirimkan data objectives thruput dan ketahanan stock BBM
ke MC
2. Adm BBM
Mengirim data aktivitas penjualan BBM ke MC
3. Adm NBBM
Mengirimkan data aktivitas penjualan NBBM ke MC
4. MC
Menerima laporan dari Pengadaan, Adm BBM, Adm NBBM dan
5. Pws. Statistik
Menerima laporan bulanan yang dibuat MC, memeriksa dan
memaraf
6. Ka. Adm Penjualan
Menerima laporan bulanan dari Pws Statistik, memeriksa dan
memaraf
7. Ka. Penjualan
Menerima laporan bulanan dari Ka. Adm Penjualan, memeriksa
dan memaaf
8. GM
Menerima laporan bulanan yang telah diparaf Ka. Penjualan dan
menandatanganinya
9. MC
Menerima laporan bulanan yang telah ditanda tangani GM,
mengirimkan ke Pemasaran & Niaga Pusat
10.Pemasaran & Niaga Pusat
Menerima laporan bulanan dari UPMS I
E . Pelayanan Pembelian BBM/ Pelumas TNI – POLRI
I. Unit Kerja / Jabatan / Pelaksana Terkait
1. Mabes TNI – POLRI
2. Angkatan TNI – POLRI
4. ADM Penjualan
5. Instalasi
II. Tujuan dan Ruang Lingkup
A. Tujuan :
Melayani pembelian BBM/ BBK oleh TNI – POLRI
B. Ruang Lingkup
Berlaku untuk semua pembelian produk BBM/ Pelumas
III. Prosedur
1. PANGAB/ POLRI
Menerbitkan SA ( Surat Alokasi), diserahkan ke Angkatan TNI/
KAPOLRI
2. Angkatan/ POLRI
Menerima SA, menerbitkan AP2M
3. Kesatuan TNI/ POLDA
Menerrima SP2M, menerbitkan SP3M
4. Adm Penjualan/OB
Menerima SA, SP2M, SP3M dan surat pesanan dari
Kesatuan/POLDA, memeriksa, membuatkan PNBP dan
menandatanganinya serta mengirimkan ke Instalasi.
5. Instalasi
F . Pelayanan Penjualan BBM Lembaga Penyalur, Industri Non
Kontan
I. Unit Kerja / Fungsi/ Jabatan Terkait
1. Konsumen
2. Adm Penjualan
3. Keuangan
4. Bank
II. Tujuan
Melayani penjualan BBM kepada konsumen yang telah terdaftar
sebagai pelanggan BBM dengan cara kredit
III. Ruang Lingkup
Berlaku untuk semua penjualan produk BBM / BBK
IV. Referensi
Panduan Pembekalan BBM
V. Pengertian
Sebagai bukti penjualan BBM kepada konsumen L. Penyalur,
Industri
VI. Dukomen Terkait
- Bukti aplikasi BANK
- PNBP ( Paktur Nota Bon Penyerahan)
VII. Prosedur
Memberikan skedul pesanan untuk sejumlah BBM/BBK yang
akan diambil, dan menyetorkan uang ke Bank
2. Bank
Menerima setoran Lembaga Penyalur/ Industri, memberikan
bukti setoran
3. Keuangan
Menerima bukti setoran, membuatkan daftar saldo dan KP (
Kode Prepayment)
4. Adm. Penjualan
Menerima Skedul BBM/BBK dan memotong jatahnya sesuai
dengan pesanan ( yang akan diambil)
Membuat PNBP dan mengesahkannya, memberikan 1 lembar
PNBP ke Lembaga Penyalur/Industri
5. Instalasi L. Deli
Menerima PNBP dari Adm Penjualan sebagai dasar penyerahan
BBM kepada Lembaga Penyalur/Industri
6. Lembaga Penyalur/Industri
Menerima copy PNBP, membawa ke Instalasi Depot untuk
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dalam bab ini di berikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada
Bagian Marketing and Trading Internal Auditor Medan.
Setelah menguraikan sistem tata cara organisasi trehadap pelayanan pembelian Bbm
dengan teori yang ada, maka penulis dapat menarik kesimpulan:
1. Bagian Marketing and Trading Auditor Medan menyusun tata kerja organisasinya
secra terstruktur.
2. Tata kerja Penjualan dimulai dari unit kerja, fungsi, tujuan, ruang lingkup, referensi,
pengertian, dokumen terkait, serta prosedurc- prosedur yang harus diikuti dalam hal
ini.
B. Saran
Pada akhir penulisan laporan tugas akhir ini, di berikan beberapa saran yang mungkin
bermanfaat pada bagian Marketing and Trading Internal Auditor Medan, yaitu.
1. Lebih memperhatikan lagi fungsi jabatan masing – masing, dalam pelaksanaan tugas.
Dalam menganalisis, mengevaluasi, mengendalikan sesuatu hal.
2. Meningkatkan lagi kerja sama antar tim, agar tercipta komunikasi yang baik,
DAFTAR PUSTAKA
Sumber data langsung dari bagian Kantor Marketing and Trading Internal
