Adapun tugas dan wewenang masing-masing jabatan pada PT. Pos
Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh adalah sebagai berikut : 1. Kepala Regional
a. Merencanakan dan menetapkan target laba, pendapatan dan anggaran biaya sesuai dengan sasaran dan ketentuan Perusahaan yang berlaku, berdasarkan jenis produk dan masing-masing UPT (Unit Pelaksana Teknis) agar tercapai efesiensi dan efektivitas anggaran perusahaan.
b. Mengusulkan Rencana Anggaran Kerja (RAK) Regional termasuk anggaran UPT kepada Kantor Pusat.
c. Mengarahkan dan mengevaluasi proses bisnis dan operasional sehingga tercapai sasaran mutu operasi dan mutu pelayanan.
d. Mengarahkan dan mengkoordinir penyelesaian pelaporan regional dan UPT bawahannya di bidang keuangan dan akuntansi, sumber daya manusia, operasional, aset dan teknologi, pengelolaan penjualan dan bisnis serta dukungan umum lainnya.
e. Berperan serta dalam kegiatan penawaran untuk calon pelanggan korporat tertentu, jika dibutuhkan.
f. Mewakili Direksi di dalam dan di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan Perusahaan yang berlaku.
g. Memastikan internalisasi budaya Perusahaan di wilayah kerja Regional dengan baik.
h. Menyampaikan laporan kepada Direktur Utama dan unit terkait.
13
2. Deputi Bisnis Surat dan Paket
a. Bertanggung jawab untuk mencapai target kinerja Bisnis Surat dan Paket yang ditetapkan.
b. Merencanakan target pendapatan dan anggaran biaya Bidang Bisnis Surat dan Paket sesuai dengan sasaran dan ketentuan Perusahaan.
c. Mengelola dan mengendalikan proses operasi bisnis internal dan operasi untuk mendukung kinerja layanan Suratpos, Paketpos sehingga tercapai sasaran mutu operasi dan layanan.
d. Mengendalikan proses operasi dan antaran, tutupan pos, jaringan dan distribusi pos dan pola angkutan pos sesuai dengan kewenangan yang ditetapkan Perusahaan.
e. Melakukan pengendalian dan evaluasi terhadap kinerja layanan dan produk Suratpos dan Paketpos.
3. Bagian Pengedalian Sistem Operasi
a. Bagian ini dipimpin oleh Manajer Pengendalian Sistem Operasi yang bertanggung jawab kepada Deputi Bisnis Surat dan Paket.
b. Melakukan pendataan, pengolahan dan pelaporan pencapaian kinerja operasi tingkat Regional.
c. Mengelola dan mengevaluasi pelaksanaan kinerja sistem I-POS.
d. Mengusulkan beban ganti rugi dan tanggung jawab UPT atas penyimpangan operasi kirimanpos.
e. Melakukan audit operasi, evaluasi dan investigasi serta koreksi terhadap penyimpangan operasi.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
f. Menghimpun, mengolah, dan menyajikan data produksi layanan Surat dan Paket dari UPT.
g. Memimpin dan mengkoordinasikan staf masing-masing serta memberikan bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas staf.
4. Bagian Proses dan Transportasi
a. Bagian ini dipimpin oleh Manajer Proses dan Transportasi yang bertanggung jawab kepada Deputi Bisnis Surat dan Paket.
b. Menyusun dan mengelola anggaran proses dan transportasi tingkat Regional.
c. Membuat analisa kebutuhan angkutan kiriman pos, pemilihan modal transportasi, kapasitas dan frekuensi transportasi, serta kapasitas proses untuk bahan pengambilan keputusan secara efektif dan efisien.
d. Mengevaluasi pelaksanaan pemrosesan kirimanpos dalam wilayah kerjanya.
e. Melakukan proses kerja sama antara mitra kerja untuk pemenuhan kebutuhan proses operasi dan modal transportasi kiriman pos.
f. Menyusun dan menyampaikan laporan kinerja proses dan transportasi.
5. Bagian Kolekting dan Antaran
a. Mengelola dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan pra posting, pick up service, post box
b. Menyusun spesifikasi mekanisasi dan modernisasi untuk infrastruktur dan sarana kolekting, dan antaran di UPT.
15
c. Mengelola kapasitas antaran menggunakan Sistem Informasi Antaran.
d. Mengevaluasi kinerja antaran dan monitoring reporting pasca antaran di tingkat UPT.
e. Menyiapkan data sewa guna kendaraan bermotor roda dua untuk keperluan antaran di tingkat Regional
f. Mengimplementasikan penggunaan Sistem Kodepos Indonesia dan Sistem Pengalamatan (Addressing System) yang telah ditetapkan Perusahaan di tingkat Regional.
6. Bagian Penjulaan Surat dan Paket
a. Bertanggung jawab atas pencapaian target Penjualan surat dan Paket di wilayah kerjanya.
b. Menyusun target pendapatan penjualan dan mengalokasikan target penjualan untuk UPT dalam tanggung jawabnya.
c. Menyiapkan data penjualan dan mengevaluasi pencapaian pendapatan penjualan terhadap target yang telah ditetapkan.
d. Melakukan pendataan piutang, monitoring, dan memaksimalkan penyelesaian Piutang Surat dan Paket dalam lingkup tanggung jawabnya.
e. Merencanakan dan melakukan tugas pembinaan dan pemeliharaan kepada pelanggan binaannya.
f. Berperan aktif dalam penyelesaian piutang pelanggan Surat dan Paket sesuai dengan standar waktu yang ditetapkan Perusahaan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
7. Bidang Bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti
a. Mengelola anggaran yang terkait bidangnya sesuai dengan ketentuan tentang kewenangan penanggung jawab anggaran.
b. Menyusun Sales Plan Bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti sesuai dengan target pendapatan yang ditetapkan serta menyiapkan sumber daya untuk melaksanakannya.
c. Mengakuisisi pelanggan korporat Bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti di wilayah kerjanya.
d. Berkoordinasi dengan mitra untuk strategis jasa keuangan untuk di level regional dalam mengembangkan dan memasarkan produk bersama.
e. Mengelola data kinerja bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti dan data survei pesaing untuk pengambilan keputusan bisnis.
f. Memastikan bahwa kegiatan operasi bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti di tingkat Regional dijalankan sesuai dengan SOP yang ditetapkan.
g. Mengawasi rekonsiliasi penerimaan dan pembayaran bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti.
h. Menyusun dan menyampaikan laporan kinerja dan pendapatan bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti di Regionalnya.
8. Bagian Pemasaran Jasa Keuangan
a. Menysun program kerja dan anggaran dibagiannya.
b. Melaksanakan program pemasaran Bisnis Jasa Keuangan di wilayah.
17
c. Bagian ini dipimpin oleh Manajer Pemasaran Jasa Keuangan yang bertanggung jawab kepada Deputi Bisnis Jasa Keuangan, Ritel, dan Properti.
d. Merencanakan dan melaksanakan promosi produk dan program pemasaran Bisnis Jasa Keuangan di wilayah kerjanya.
e. Menyusun target pendapatan penjualan Bisnis Jasa Keuangan dan mengalokasikannya untuk UPT bawahannya.
f. Melaksanakn kegiatan market intelligence untuk mendapatkan informasi layanan sejenis.
g. Membuat laporan berkala realisasi pendapatan dan biaya Bisnis Jasa Keuangan.
9. Bagian Operasi Jasa Keuangan
a. Melaksanakan pengawasan operasional layanan Jasa Keuangan di tingkat Regional.
b. Menyusun Laporan Pembayaran Pensiun dan Pembayaran Penyaluran Dana lainnya.
c. Membuat laporan harian, bulanan, dan triwulanan atas operasional/transaksi layanan Jasa Keuangan, Ritel, dan Properti termasuk laporan kepada mitra.
d. Melakukan monitoring pelaksanaan Sistem Pelaporan Keuangan yang berlaku di Perusahaan.
e. Melakukan evaluasi kinerja operasi Jasa Keuangan.
f. Menyusun dan melaporkan kinerja di bagiannya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
10. Bagian Pemasaran Ritel dan Properti
a. Merencanakan dan melaksanakan promosi dan program pemasaran Bisnis Ritel dan Properti di wilayah kerjanya.
b. Melaksanakn kegiatan market intelligence untuk mendapatkan informasi layanan sejenis.
c. Melakukan review dan monitoring kinerja Agenpos, Kantorpos Desa, Postshop dan e-commerce.
d. Menyiapkan, membuat, dan menyimpan perjanjian kerja sama.
e. Membuat laporan berkala realisasi pendapatan Ritel dan Properti serta biaya pemasarannya.
11. Bagian Pengawasan dan Pengembangan Outlet
a. Memastikan bahwa standar proses pelayanan, kenyamanan dan keamananyang ditetapkan terimplementasi di Outlet dan Postshop.
b. Memonitor dan mengevaluasi kinerja produktivitas dan operasional Outlet, Postshop, dan e-commerce, serta melakukan analisis/kajian untuk tindakan perbaikan.
c. Melakukan uji kelayakan untuk pembukaan dan penutupan Outlet dan Postshop.
d. Menyusun rencana dan anggaran kegiatan pemeriksaan Outlet serta mengevaluasi laporan pemeriksaan Outlet yang dilakukan oleh kepala Kantorpos.
e. Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan kebijakan PSO dan pengisian data-data yang diperlukan untuk PSO.
19
f. Mengevaluasi dan mengusulkan Kantorpos cabang penerima PSO.
g. Mengelola, mengadministrasikan dan membuat laporan pengembangan alat produksi/Fasilitas Fisik Pelayanan (FFP).
h. Memonitor dan mengawasi penggunaan mesin prangko, porto dibayar, prangko berlangganan, cara pelunasan biaya pengiriman Surat lainnya.
i. Mengawasi transaksi dan persediaan layanan postshop dan e-commerce.
j. Menyusun dan melaporkan kinerja bagiannya.
12. Deputi Umum
a. Menetapkan, melakukan evaluasi dan melaporkan proforma laporan keuangan Regional dan laporan profitabilitas per Regional dan per UPT.
b. Merumuskan sasaran dan program pengembangan SDM dan investasi sarana sesuai dengan kebutuhan untuk pencapaian sasaran Regional dan masing-masing UPT bawahannya.
c. Mengusulkan dan menetapkan pengangkatan, penempatan, pemindahan karyawan, kenaikan pangkat, kenaikan gaji, kelompok jabatan dan pemutusan hubungan kerja karyawan dalam tanggungjawab Regional sesuai dengan ketentuan Perusahaan yang berlaku.
d. Mengendalikan pelaksanaan inventarisasi sarana dan teknologi dalam tanggung jawabnya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
e. Menjadi koordinator penyusunan, perumusan, pengelolaan dan implementasi atas rencana kerja dan anggaran serta melakukan evaluasi atas realisasinya.
f. Mengelola pemeliharaan sistem teknologi informasi baik hardware maupun software.
13. Bagian SDM
a. Bagian ini dipimpin oleh Manajer SDM yang bertanggung jawab kepada Deputi Umum.
b. Mengelola pendayagunaan karyawan yang mencakup promosi, mutasi, rotasi serta penugasan dalam rangka pemenuhan kebutuhan tenaga kerja dan optimalisasi karyawan bagi penyelenggara aktivitas bisnis.
c. Menyusun rencana kebutuhan jumlah karyawan tetap dan tenaga kerja kontrak karya/tenaga temporer.
d. Mengelola, meng-update, memelihara data dan dokumentasi SDM.
e. Mengkoordinasikan pengelolaan SIM SDM dan layanan informasi SDM.
f. Mengelola penyelesaian piutang karyawan dan pensiunan.
14. Bagian Infrastruktur, TI dan Sarana
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya dibagiannya.
b. Mengelola kapasitas, ketersediaan dan kesinambungan Infrastruktur TI.
21
c. Mengelola penerimaan laporan insiden, gangguan, keluhan dan permintaan Infrastruktur TI.
d. Mengelola proses yang memonitor seluruh kejadian agar operasi berjalan normal dan juga mendeteksi dan mengeskalasi kondisi.
e. Mengelola pemenuhan permintaan Infrastruktur TI.
f. Melakukan pemeliharaan dan perawatan sarana di Regional serta mendukung pemeliharaan dan perawatan sarana di seluruh UPT bawahannya.
15. Bagian Sekretariat
a. Bagian ini dipimpin oleh Manajer Sekretariat yang bertanggung jawab kepada Deputi Umum.
b. Menyusun program kerja dan anggaran di bagiannya.
c. Melaksanakan kegiatan rumah tangga, administrasi perkantoran, kesekretariatan di tingkat Regional.
d. Memelihara administrasi data terutama salinan atau fotocpy kontrak dan perjanjian serta melakukan pelaporan kegiatan pengkajian hukum dokumen kontrak dan perjanjian perusahaan.
e. Memimpin dan mengkoordinasikan staf masing-masing serta memberikan bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas staf.
16. Bagian Keuangan
a. Bagian ini dipimpin oleh Manajer Keuangan yang bertanggung jawab kepada Deputi Umum.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
b. Mengelola dan dan mengendalikan administrasi dan akuntansi perpajakan.
c. Melakukan review atas laporan keuangan melalui audit transaksi, rekonsiliasi dan ekualisasi untuk memperoleh keyakinan yang memadai tentang pelaksanaan sistem keuangan dan perpajakan sudah sesuai dengan ketentuan Perusahaan.
d. Mengevaluasi pelaksanaan pengelolaan kas dan persediaan Surat Berharga.
e. Mengalokasikan anggaran yang telah disahkan ke Regional dan UPT.
f. Melaksanakan fungsi akuntansi, akuntansi manajemen dan pajak di tingkat Regional.
17. Bagian Manajer Operasi dan Solusi TI
a. Menganalisa dan merancang solusi TI untuk pengembangan pasar Surat dan Paket serta pengembangan pasar Jasa Keuangan.
b. Mengelola pencatatan konfigurasi sistem layanan TI baik aplikasi serta tata cara perubahan konfigurasi yang diperlukan.
c. Mengelola Fungsi Layanan untuk penerimaan insiden gangguan, keluhan dan permintaan layanan.
d. Mengelola proses pemberian akses kepada pengguna yang berwenang untuk mengakses layanan TI.
e. Memonitor dan mengevaluasi pengendalian internal untuk memberikan jaminan mengenai operasi TI yang efektif dan efesien dan kepatuhannya terhadap kebijakan dan peraturan yang berlaku.
23