POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR REGIONAL I SUMUT – ACEH
OLEH :
UTARI NINGSIH 132102081
PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2016
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : UTARI NINGSIH
NIM : 132102081
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR REGIONAL I SUMUT – ACEH
Tanggal...2016 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
( Drs. Rustam, Msi, Ak, CA) NIP. 19511114 198203 1 002
Tanggal ………...2016 Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi
( Drs. Rustam, Msi, Ak, CA) NIP. 19511114 198203 1 002
Tanggal …………..2016 Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis USU
(Prof. Dr. Ramli, SE, MS) NIP. 19580602 198803 1 001
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : UTARI NINGSIH
NIM : 132102081
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR REGIONAL I SUMUT – ACEH
Medan, 2016
UTARI NINGSIH NIM. 132102081
i
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena dengan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul
“SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR REGIONAL I SUMUT - ACEH”. Maksud dan tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat menyelesaikan studi di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Program Studi Diploma III Akuntansi guna meraih gelar Ahli Madya.
Dalam penulisan tugas akhir ini, banyak pihak yang telah membantu serta memberikan do’a dan dukungan kepada penulis. Untuk itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam,Msi,Ak,CA selaku Ketua Program Studi Diploma III dan Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi.
Serta sebagai Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dalam menyusun paper ini sampai selesai.
3. Kak Yunanda Pratiwi Lubis dan Abang Muchyar Habib Nur selaku Mentor di Sumber Daya Manusia yang telah mendukung penulis
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
sayang, doa dan motivasi, sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan dan Tugas Akhir ini dengan baik. Saudara-saudara penulis Endy Hernawan dan Winda Lestari serta keluarga besar yang selalu mendukung penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
5. Teman-teman penulis Andi, Berliana, Dana, Mia, Zurriyah dan teman-teman D-III Akuntansi Grup B terima kasih atas dukungan dan kebersamaannya selama ini.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak dan kiranya Allah SWT memberikan rahmat-Nya kepada kita semua. Amin...
Medan, Juni 2016
Penulis
Utari Ningsih
132102081
iii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... .i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
1. Tujuan Penelitian ... 3
2. Manfaat Penelitian ... 3
D. Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal Survei/Observasi ... 4
2. Rencana Penulisan ... 5
BAB II PT. POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR REGIONAL I SUMUT – ACEH ... 7
A. Sejarah Ringkas ... 7
B. Struktur Organisasi ... 9
C. Job Description ... 12
D. Jaringan Usaha ... 23
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR REGIONAL I
SUMUT - ACEH ... 26
A. Pengertian dan Fungsi Kas ... 26
1. Pengertian Kas ... 26
2. Fungsi Kas ... 28
B. Pengertian dan Fungsi Pengawasan Intern Kas ... 29
1. Pengertian Pengawasan Intern Kas ... 29
2. Fungsi Pengawasan Intern Kas ... 29
C. Tujuan dan Manfaat Pengawasan Intern Kas ... 30
1. Tujuan Pengawasan Intern Kas ... 30
2. Manfaat Pengawasan Intern Kas ... 31
D. Sistem Pengawasan Intern Kas pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh ... 32
1. Unsur-unsur Pengawasan Intern Kas ... 32
2. Pengawasan Intern Penerimaan Kas ... 34
3. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas ... 38
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 46
A. Kesimpulan ... 46
B. Saran ... 47
v
DAFTAR PUSTAKA ... 48 LAMPIRAN ... 49
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
1.1 Jadwal Survei/Observasi ... 5 3.1 Tanggung Jawab pengeluaran untuk nominal 0 s.d 2,5 M ... 34 3.2 Tanggung Jawab pengeluaran untuk nominal > 2,5 Milyar .. 35
vii
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
2.1 Logo PT. POS Indonesia (Persero) ... 8
2.2 Struktur Organisasi PT. Pos indonesia (Persero) ... 12
3.1 Prosedur Penerimaan Kas ... 37
3.2 Prosedur Pengeluaran Kas untuk Biaya Perjalanan Dinas di PT. Pos Indonesia Kantor Regional I Sumut – Aceh ... 40
3.3 Contoh Format Surat Perintah Bayar ... 41
3.4 Contoh Format Daftar Permintaan Kebutuhan Kas ... 42
3.5 Contoh Format Nota Permintaan Pembayaran ... 44
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
1 Surat Izin Riset ... 49
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kas sebagai penopang utama untuk kelancaran aktivitas perusahaan merupakan aset perusahaan yang paling lancar (likuid) dibanding dengan aset lainnya. Karena kelancarannya, kas sering disalahgunakan oleh pihak-pihak tak bertanggungjawab yang menguntungkan dirinya sendiri dan merugikan perusahaan. Tindakan-tindakan merugikan tersebut antara lain seperti penggelapan, penyelewengan, penipuan dan pemborosan terhadap kas. Dengan adanya persoalan seperti itu maka sudah sepantasnya perusahaan melakukan pengawasan untuk melindungi kas.
Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas perusahaan/instansi agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Salah satu cara untuk melaksanakan pengawasan adalah dengan menyusun sistem pengawasan internal kas yang memadai dan tentunya dapat dipertanggungjawabkan pelaksanaannya dalam mengamankan harta suatu perusahaan/instansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong karyawan untuk selalu mematuhi kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan manajemen sehingga penyalahgunaan dan penyelewengan kas dapat diminimalisasi atau dapat dihindari.
Pengawasan intern merupakan salah satu fungsi manajemen yang memiliki peranan penting dalam aktifitas perusahaan. Pengawasan yang baik dan efektif, memungkinkan pemimpin perusahaan untuk mengamankan harta
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
kekayaan perusahaan serta dapat mengatur dan merencanakan pekerjaan untuk saat ini dan untuk masa yang akan datang.
Manajemen bertanggungjawab atas pengawasan kas. Manajemen bertugas memastikan bahwa kekayaan perusahaan tidak diselewengkan dan menemukan solusi untuk mencegah terjadinya penggelapan kekayaan perusahaan. Salah satu nya adalah dengan melakukan pengawan internal terhadap aktivitas yang berhubungan dengan kas. Biasanya, manajemen menghadapi dua masalah akuntan untuk transaksi kas, yaitu pengawan intern harus ditetapkan untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang tidak diotorisasi oleh pejabat atau karyawan, dan informasi yang diperlukan untuk manajemen kas yang ada di tangan dan transaksi harus tersedia.
Pengawasan intern yang baik menghindari terjadinya penyelewengan seperti melakukan perubahan laporan atau perhitungannya, adanya prosedur pencatatan yang sesuai sehingga dapat dilakukan pengawasan yang tepat terhadap harta, utang, pendapatan dan biaya. Perangkat pengawasan yang canggih atau dengan disusunnya sistem yang terbaik sekalipun belum tentu mampu menghindarkan kesalahan jika terdapat persekongkolan dari para karyawan untuk melakukan suatu kecurangan yang dapat menyebabkan pengawasan tersebut tidak berguna lagi. Oleh karena itu, mutu karyawan yang melakukan pengawasan juga harus diperhitungkan perusahaan.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis memilih judul “Sistem Pengawasan Intern Kas pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh”.
3
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah digunakan untuk menjelaskan masalah yang dibahas peneliti kepada para pembaca. Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka rumusan masalah dari tulisan ini adalah :
1. Bagaimana Sistem Pengawasan Internal Penerimaan Kas pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh?
2. Bagaimana Sistem Pengawasan Internal Pengeluaran Kas pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Dalam setiap penelitian, ada suatu tujuan yang diharapkan. Adapun tujuan penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :
a. Untuk mengetahui bagaimana Sistem Pengawasan Internal Penerimaan Kas pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh.
b. Untuk mengetahui Bagaimana Sistem Pengawasan Internal Pengeluaran Kas pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh.
2. Manfaat Penelitian
Suatu penelitian akan mendatangkan manfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan peneliti adalah :
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
a. Bagi Peneliti
Untuk mengetahui perbedaan yang ada antara praktek yang dilakukan perusahaan dengan teori bangku perkuliahan.
Untuk menambah dan memperluas wawasan peneliti mengenai sistem pengawasan intern kas yang diterapkan perusahaan.
b. Bagi Perusahaan
Dapat memberikan masukan untuk meningkatkan sistem pengawasan intern kas pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh.
c. Bagi Peneliti Lain
Untuk menyempurnakan penelitian pada topik yang sama agar hasil penelitian menjadi lebih baik pada masa yang akan datang.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei/Observasi
Berikut ini adalah jadwal penulisan yang dilakukan penulis dalam penyusunan Tugas Akhir. Jadwal survei/observasi dilakukan selama penulis melaksanakan magang di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut-Aceh. Jadwal penelitian terdiri dari beberapa kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, permohonan izin riset, penunjukan dosen pembimbing, pengumpulan data, penyusunan tugas akhir, bimbingan tugas akhir, penyelesaian tugas akhir dan pengesahan tugas akhir. Jadwal survei/observasi untuk lebih jelasnya dapat dilihat di tabel berikut ini.
5
Tabel 1.1
Jadwal Survei/Observasi
No. Kegiatan April Mei Juni
II III IV I II III IV I II III 1. Pengesahan Tugas Akhir
2. Pengajuan Judul 3. Permohonan Izin Riset 4. Penunjukan Dosen
Pembimbing 5. Pengumpulan Data 6. Penyusunan Tugas akhir 7. Bimbingan Tugas Akhir 8. Penyelesaian Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, Penulis membuat sistematika pembahasan dalam 4 (empat) bab, dimana setiap bab saling bersangkutan ke bab selanjutnya. Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas tentang latar belakang,
rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta rencana penulisan yang terdir i dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
BAB II PT POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR REGIONAL I SUMUT – ACEH
Pada bab ini membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha, kinerja usaha terkini dan rencana usaha.
BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR
REGIONAL I SUMUT – ACEH
Pada bab ini membahas tentang pengertian dan fungsi kas, pengertian dan fungsi pengawasan intern kas, tujuan dan manfaat pengawasan intern kas serta unsur-unsur dan sistem pengawasan intern kas yang diterapkan oleh PT.
Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh baik untuk penerimaan dan pengeluaran nya.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini membahas mengenai kesimpulan dan saran tentang sistem pengawasan intern kas pada PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut - Aceh.
7 BAB II
PT. POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR REGIONAL I SUMUT - ACEH
A. Sejarah Ringkas
Kantor pos pertama didirikan di Batavia oleh Gubernur Jendral G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Setelah Kantorpos Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan Kantorpos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan.
Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari Jawatan PTT (Post, Telegraph dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik.
Perkembangan terus terjadi hingga statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi Perum Pos dan Giro yang sejak
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).
Visi PT. Pos Indonesia (Persero) : Menjadi raksasa logistik pos dari Timur
Misi PT. Pos Indonesia (Persero) :
1. Menjadi aset yang berguna bagi bangsa dan negara 2. Menjadi tempat berkarya yang menyenangkan 3. Menjadi pilihan terbaik bagi para pelanggan
4. Senantiasa berjuang untuk memberi yang lebih baik bagi bangsa, negara, pelanggan, karyawan
Logo PT. Pos Indonesia (Persero)
Gambar 2.1
Logo PT. Pos Indonesia (Persero)
Sumber : https://id.wikipedia.org/wiki/Pos_Indonesia
9
Arti Logo
Di dalam logo Pos Indonesia, tampak seekor merpati yang seolah-olah sedang terbang mengelilingi dunia. Ukuran merpati yang lebih besar daripada bola dunia melambangkan bahwa Pos Indonesia diharapkan bisa menguasai (memimpin) usaha perposan di dunia internasional. Warna dasar jingga yang terdapat di gambar merpati dan bola dunia menunjukkan bahwa Pos Indonesia itu penting (warna jingga memiliki arti penting serta perlu diperhatikan, seperti yang terdapat di pembatas-pembatas jalan, pakaian pendaki gunung, seragam para penerbang, dan lain sebagainya). Tulisan ‘POS INDONESIA’ dengan tipografi boldini memberikan ketegasan identitas perusahaan dan juga identitas negara. Tulisan POS INDONESIA yang berada di bawah gambar merpati yang sedang mengelilingi dunia dengan kecepatan tinggi menunjukkan bahwa Pos Indonesia lebih mengutamakan profesionalitas dalam pelayanan untuk pelanggan-pelanggannya.
Slogan PT. Pos Indonesia (Persero)
‘Untuk Anda kami ada’ yang ditulis dengan huruf latin (tegak bersambung) memperlihatkan keluwesan, keramahan, dan fleksibilitas dalam melayani pelanggan-pelanggannya.
.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting bagi suatu
perusahaan sebagai wadah kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Dengan adanya struktur organisasi, karyawan dapat mengetahui wewenang dan tugas
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
apa yang harus dilakukan, kepada siapa ia harus bertanggung jawab atas segala tugas dan pekerjaan yang dilaksanakan.
Setiap kantor pos di Indonesia masing-masing memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda. Demikian juga dengan PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh yang memiliki struktur organisasi yang melibatkan seluruh sumber daya yang ada dan bertanggung jawab atas bagiannya masing-masing di dalam organisasi. Hal ini dimaksudkan agar tujuan yang diharapkan organisasi tercapai sebagaimana mestinya. Berikut adalah struktur organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Regional I Sumut – Aceh :
Ganbar 2.2
Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Regional I Sumut – Aceh
Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh, 2016
11
Adapun rincian dari struktur organisasi sebagai berikut :
1. Kepala Regional bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan bagian-bagian dimana dalam mengemban tanggung jawab tersebut Kepala Regional dibantu oleh tiga (3) orang Deputi Bidang, yaitu Deputi Bisnis Surat dan Paket, Deputi Bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti, dan Deputi Umum. Masing- masing deputi bertanggung jawab atas unit atau bagian-bagian yang di pimpinnya.
2. Deputi Bisnis Surat dan Paket bertanggung jawab terhadap bagian-bagian : a. Pengendalian Sistem Operasi
b. Kolekting dan Antaran c. Proses dan Antaran d. Penjualan Surat dan Paket
3. Deputi Bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti bertanggung jawab terhadap bagian-bagian :
a. Pemasaran Jasa Keuangan b. Pemasaran Ritel dan Properti c. Operasi Jasa Keuangan
d. Pengawasan dan Pengembangan Outlet
4. Deputi Umum bertanggung jawab terhadap bagian-bagian : a. Sumber Daya Manusia
b. Keuangan c. Sekretariat
d. Infrastruktur, TI dan Sarana
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
C. Job Description
Adapun tugas dan wewenang masing-masing jabatan pada PT. Pos
Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh adalah sebagai berikut : 1. Kepala Regional
a. Merencanakan dan menetapkan target laba, pendapatan dan anggaran biaya sesuai dengan sasaran dan ketentuan Perusahaan yang berlaku, berdasarkan jenis produk dan masing-masing UPT (Unit Pelaksana Teknis) agar tercapai efesiensi dan efektivitas anggaran perusahaan.
b. Mengusulkan Rencana Anggaran Kerja (RAK) Regional termasuk anggaran UPT kepada Kantor Pusat.
c. Mengarahkan dan mengevaluasi proses bisnis dan operasional sehingga tercapai sasaran mutu operasi dan mutu pelayanan.
d. Mengarahkan dan mengkoordinir penyelesaian pelaporan regional dan UPT bawahannya di bidang keuangan dan akuntansi, sumber daya manusia, operasional, aset dan teknologi, pengelolaan penjualan dan bisnis serta dukungan umum lainnya.
e. Berperan serta dalam kegiatan penawaran untuk calon pelanggan korporat tertentu, jika dibutuhkan.
f. Mewakili Direksi di dalam dan di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan Perusahaan yang berlaku.
g. Memastikan internalisasi budaya Perusahaan di wilayah kerja Regional dengan baik.
h. Menyampaikan laporan kepada Direktur Utama dan unit terkait.
13
2. Deputi Bisnis Surat dan Paket
a. Bertanggung jawab untuk mencapai target kinerja Bisnis Surat dan Paket yang ditetapkan.
b. Merencanakan target pendapatan dan anggaran biaya Bidang Bisnis Surat dan Paket sesuai dengan sasaran dan ketentuan Perusahaan.
c. Mengelola dan mengendalikan proses operasi bisnis internal dan operasi untuk mendukung kinerja layanan Suratpos, Paketpos sehingga tercapai sasaran mutu operasi dan layanan.
d. Mengendalikan proses operasi dan antaran, tutupan pos, jaringan dan distribusi pos dan pola angkutan pos sesuai dengan kewenangan yang ditetapkan Perusahaan.
e. Melakukan pengendalian dan evaluasi terhadap kinerja layanan dan produk Suratpos dan Paketpos.
3. Bagian Pengedalian Sistem Operasi
a. Bagian ini dipimpin oleh Manajer Pengendalian Sistem Operasi yang bertanggung jawab kepada Deputi Bisnis Surat dan Paket.
b. Melakukan pendataan, pengolahan dan pelaporan pencapaian kinerja operasi tingkat Regional.
c. Mengelola dan mengevaluasi pelaksanaan kinerja sistem I-POS.
d. Mengusulkan beban ganti rugi dan tanggung jawab UPT atas penyimpangan operasi kirimanpos.
e. Melakukan audit operasi, evaluasi dan investigasi serta koreksi terhadap penyimpangan operasi.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
f. Menghimpun, mengolah, dan menyajikan data produksi layanan Surat dan Paket dari UPT.
g. Memimpin dan mengkoordinasikan staf masing-masing serta memberikan bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas staf.
4. Bagian Proses dan Transportasi
a. Bagian ini dipimpin oleh Manajer Proses dan Transportasi yang bertanggung jawab kepada Deputi Bisnis Surat dan Paket.
b. Menyusun dan mengelola anggaran proses dan transportasi tingkat Regional.
c. Membuat analisa kebutuhan angkutan kiriman pos, pemilihan modal transportasi, kapasitas dan frekuensi transportasi, serta kapasitas proses untuk bahan pengambilan keputusan secara efektif dan efisien.
d. Mengevaluasi pelaksanaan pemrosesan kirimanpos dalam wilayah kerjanya.
e. Melakukan proses kerja sama antara mitra kerja untuk pemenuhan kebutuhan proses operasi dan modal transportasi kiriman pos.
f. Menyusun dan menyampaikan laporan kinerja proses dan transportasi.
5. Bagian Kolekting dan Antaran
a. Mengelola dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan pra posting, pick up service, post box
b. Menyusun spesifikasi mekanisasi dan modernisasi untuk infrastruktur dan sarana kolekting, dan antaran di UPT.
15
c. Mengelola kapasitas antaran menggunakan Sistem Informasi Antaran.
d. Mengevaluasi kinerja antaran dan monitoring reporting pasca antaran di tingkat UPT.
e. Menyiapkan data sewa guna kendaraan bermotor roda dua untuk keperluan antaran di tingkat Regional
f. Mengimplementasikan penggunaan Sistem Kodepos Indonesia dan Sistem Pengalamatan (Addressing System) yang telah ditetapkan Perusahaan di tingkat Regional.
6. Bagian Penjulaan Surat dan Paket
a. Bertanggung jawab atas pencapaian target Penjualan surat dan Paket di wilayah kerjanya.
b. Menyusun target pendapatan penjualan dan mengalokasikan target penjualan untuk UPT dalam tanggung jawabnya.
c. Menyiapkan data penjualan dan mengevaluasi pencapaian pendapatan penjualan terhadap target yang telah ditetapkan.
d. Melakukan pendataan piutang, monitoring, dan memaksimalkan penyelesaian Piutang Surat dan Paket dalam lingkup tanggung jawabnya.
e. Merencanakan dan melakukan tugas pembinaan dan pemeliharaan kepada pelanggan binaannya.
f. Berperan aktif dalam penyelesaian piutang pelanggan Surat dan Paket sesuai dengan standar waktu yang ditetapkan Perusahaan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
7. Bidang Bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti
a. Mengelola anggaran yang terkait bidangnya sesuai dengan ketentuan tentang kewenangan penanggung jawab anggaran.
b. Menyusun Sales Plan Bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti sesuai dengan target pendapatan yang ditetapkan serta menyiapkan sumber daya untuk melaksanakannya.
c. Mengakuisisi pelanggan korporat Bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti di wilayah kerjanya.
d. Berkoordinasi dengan mitra untuk strategis jasa keuangan untuk di level regional dalam mengembangkan dan memasarkan produk bersama.
e. Mengelola data kinerja bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti dan data survei pesaing untuk pengambilan keputusan bisnis.
f. Memastikan bahwa kegiatan operasi bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti di tingkat Regional dijalankan sesuai dengan SOP yang ditetapkan.
g. Mengawasi rekonsiliasi penerimaan dan pembayaran bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti.
h. Menyusun dan menyampaikan laporan kinerja dan pendapatan bisnis Jasa Keuangan, Ritel dan Properti di Regionalnya.
8. Bagian Pemasaran Jasa Keuangan
a. Menysun program kerja dan anggaran dibagiannya.
b. Melaksanakan program pemasaran Bisnis Jasa Keuangan di wilayah.
17
c. Bagian ini dipimpin oleh Manajer Pemasaran Jasa Keuangan yang bertanggung jawab kepada Deputi Bisnis Jasa Keuangan, Ritel, dan Properti.
d. Merencanakan dan melaksanakan promosi produk dan program pemasaran Bisnis Jasa Keuangan di wilayah kerjanya.
e. Menyusun target pendapatan penjualan Bisnis Jasa Keuangan dan mengalokasikannya untuk UPT bawahannya.
f. Melaksanakn kegiatan market intelligence untuk mendapatkan informasi layanan sejenis.
g. Membuat laporan berkala realisasi pendapatan dan biaya Bisnis Jasa Keuangan.
9. Bagian Operasi Jasa Keuangan
a. Melaksanakan pengawasan operasional layanan Jasa Keuangan di tingkat Regional.
b. Menyusun Laporan Pembayaran Pensiun dan Pembayaran Penyaluran Dana lainnya.
c. Membuat laporan harian, bulanan, dan triwulanan atas operasional/transaksi layanan Jasa Keuangan, Ritel, dan Properti termasuk laporan kepada mitra.
d. Melakukan monitoring pelaksanaan Sistem Pelaporan Keuangan yang berlaku di Perusahaan.
e. Melakukan evaluasi kinerja operasi Jasa Keuangan.
f. Menyusun dan melaporkan kinerja di bagiannya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
10. Bagian Pemasaran Ritel dan Properti
a. Merencanakan dan melaksanakan promosi dan program pemasaran Bisnis Ritel dan Properti di wilayah kerjanya.
b. Melaksanakn kegiatan market intelligence untuk mendapatkan informasi layanan sejenis.
c. Melakukan review dan monitoring kinerja Agenpos, Kantorpos Desa, Postshop dan e-commerce.
d. Menyiapkan, membuat, dan menyimpan perjanjian kerja sama.
e. Membuat laporan berkala realisasi pendapatan Ritel dan Properti serta biaya pemasarannya.
11. Bagian Pengawasan dan Pengembangan Outlet
a. Memastikan bahwa standar proses pelayanan, kenyamanan dan keamananyang ditetapkan terimplementasi di Outlet dan Postshop.
b. Memonitor dan mengevaluasi kinerja produktivitas dan operasional Outlet, Postshop, dan e-commerce, serta melakukan analisis/kajian untuk tindakan perbaikan.
c. Melakukan uji kelayakan untuk pembukaan dan penutupan Outlet dan Postshop.
d. Menyusun rencana dan anggaran kegiatan pemeriksaan Outlet serta mengevaluasi laporan pemeriksaan Outlet yang dilakukan oleh kepala Kantorpos.
e. Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan kebijakan PSO dan pengisian data-data yang diperlukan untuk PSO.
19
f. Mengevaluasi dan mengusulkan Kantorpos cabang penerima PSO.
g. Mengelola, mengadministrasikan dan membuat laporan pengembangan alat produksi/Fasilitas Fisik Pelayanan (FFP).
h. Memonitor dan mengawasi penggunaan mesin prangko, porto dibayar, prangko berlangganan, cara pelunasan biaya pengiriman Surat lainnya.
i. Mengawasi transaksi dan persediaan layanan postshop dan e- commerce.
j. Menyusun dan melaporkan kinerja bagiannya.
12. Deputi Umum
a. Menetapkan, melakukan evaluasi dan melaporkan proforma laporan keuangan Regional dan laporan profitabilitas per Regional dan per UPT.
b. Merumuskan sasaran dan program pengembangan SDM dan investasi sarana sesuai dengan kebutuhan untuk pencapaian sasaran Regional dan masing-masing UPT bawahannya.
c. Mengusulkan dan menetapkan pengangkatan, penempatan, pemindahan karyawan, kenaikan pangkat, kenaikan gaji, kelompok jabatan dan pemutusan hubungan kerja karyawan dalam tanggungjawab Regional sesuai dengan ketentuan Perusahaan yang berlaku.
d. Mengendalikan pelaksanaan inventarisasi sarana dan teknologi dalam tanggung jawabnya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
e. Menjadi koordinator penyusunan, perumusan, pengelolaan dan implementasi atas rencana kerja dan anggaran serta melakukan evaluasi atas realisasinya.
f. Mengelola pemeliharaan sistem teknologi informasi baik hardware maupun software.
13. Bagian SDM
a. Bagian ini dipimpin oleh Manajer SDM yang bertanggung jawab kepada Deputi Umum.
b. Mengelola pendayagunaan karyawan yang mencakup promosi, mutasi, rotasi serta penugasan dalam rangka pemenuhan kebutuhan tenaga kerja dan optimalisasi karyawan bagi penyelenggara aktivitas bisnis.
c. Menyusun rencana kebutuhan jumlah karyawan tetap dan tenaga kerja kontrak karya/tenaga temporer.
d. Mengelola, meng-update, memelihara data dan dokumentasi SDM.
e. Mengkoordinasikan pengelolaan SIM SDM dan layanan informasi SDM.
f. Mengelola penyelesaian piutang karyawan dan pensiunan.
14. Bagian Infrastruktur, TI dan Sarana
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya dibagiannya.
b. Mengelola kapasitas, ketersediaan dan kesinambungan Infrastruktur TI.
21
c. Mengelola penerimaan laporan insiden, gangguan, keluhan dan permintaan Infrastruktur TI.
d. Mengelola proses yang memonitor seluruh kejadian agar operasi berjalan normal dan juga mendeteksi dan mengeskalasi kondisi.
e. Mengelola pemenuhan permintaan Infrastruktur TI.
f. Melakukan pemeliharaan dan perawatan sarana di Regional serta mendukung pemeliharaan dan perawatan sarana di seluruh UPT bawahannya.
15. Bagian Sekretariat
a. Bagian ini dipimpin oleh Manajer Sekretariat yang bertanggung jawab kepada Deputi Umum.
b. Menyusun program kerja dan anggaran di bagiannya.
c. Melaksanakan kegiatan rumah tangga, administrasi perkantoran, kesekretariatan di tingkat Regional.
d. Memelihara administrasi data terutama salinan atau fotocpy kontrak dan perjanjian serta melakukan pelaporan kegiatan pengkajian hukum dokumen kontrak dan perjanjian perusahaan.
e. Memimpin dan mengkoordinasikan staf masing-masing serta memberikan bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas staf.
16. Bagian Keuangan
a. Bagian ini dipimpin oleh Manajer Keuangan yang bertanggung jawab kepada Deputi Umum.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
b. Mengelola dan dan mengendalikan administrasi dan akuntansi perpajakan.
c. Melakukan review atas laporan keuangan melalui audit transaksi, rekonsiliasi dan ekualisasi untuk memperoleh keyakinan yang memadai tentang pelaksanaan sistem keuangan dan perpajakan sudah sesuai dengan ketentuan Perusahaan.
d. Mengevaluasi pelaksanaan pengelolaan kas dan persediaan Surat Berharga.
e. Mengalokasikan anggaran yang telah disahkan ke Regional dan UPT.
f. Melaksanakan fungsi akuntansi, akuntansi manajemen dan pajak di tingkat Regional.
17. Bagian Manajer Operasi dan Solusi TI
a. Menganalisa dan merancang solusi TI untuk pengembangan pasar Surat dan Paket serta pengembangan pasar Jasa Keuangan.
b. Mengelola pencatatan konfigurasi sistem layanan TI baik aplikasi serta tata cara perubahan konfigurasi yang diperlukan.
c. Mengelola Fungsi Layanan untuk penerimaan insiden gangguan, keluhan dan permintaan layanan.
d. Mengelola proses pemberian akses kepada pengguna yang berwenang untuk mengakses layanan TI.
e. Memonitor dan mengevaluasi pengendalian internal untuk memberikan jaminan mengenai operasi TI yang efektif dan efesien dan kepatuhannya terhadap kebijakan dan peraturan yang berlaku.
23
D. Jaringan Usaha
PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut-Aceh adalah kantor administrasi yang mencakup wilayah Provinsi Aceh dan Sumatera Utara, dimana terdapat 20 kantor UPT, diantaranya adalah :
1. Medan 20000 Jl. Pos No. 1 Medan 20111
2. Tebingtinggideli 20600 Jl. Sutomo No. 36 Tebintinggideli 3. Binjai 20700 Jl. Sutomo No. 25 Binjai
4. MPC Medan 20900 Jl. Medan Lubuk Pakam Km 22 Tj. Morawa 5. Pematangsiantar 21100 Jl. Sutomo No. 2 Pematang Siantar
6. Kisaran 21200 Jl. Pahlawan No. 2 Kisaran
7. Rantauprapat 21400 Jl. WR Supratman No. 51 Rantauprapat 8. Kabanjahe 22100 Jl. Veteran No. 1 Kabanjahe
9. Balige 22300 Jl. D.I. Panjaitan No. 4 Balige 22311 10. Tarutung 22400 Jl. Sisingamangaraja No. 200 Tarutung 11. Sibolga 22500 Jl. FL Tobing No. 40 Sibolga 22521
12. Padangsidempuan 22700 Jl. Merdeka No. 5 Padangsidempuan 22719 13. Gunungsitoli 22800 Jl. Muhammad Hatta No. 1
14. Bandaaceh 23000 Jl. T. Hamzah Bendahara No. 33 Banda Aceh 15. Meulaboh 23600 Jl. Teuku Cik Di Tiro No. 2
16. Tapaktuan 23700 Jl. TR Angkasah No. 78 Pasar Tapaktuan 17. Sigli 24100 Jl. Teuku Umar No. 2 Sigli 24114 18. Lhokseumawe 24300 Jl. Samudra No. 1 Lhokseumawe 19. Langsa 24400 Jl. Achmad Yani No. 29
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
20. Kutacane 24600 Jl. Achmad Yani No. 91 Kutacane 24611
E. Kinerja Usaha Terkini
Keberhasilan suatu perusahaan tampak dari kinerja yang telah tercapai selama perusahaan tersebut melaksanakan aktivitasnya. Kinerja perusahaan adalah suatu tampilan keadaan secara utuh atas perusahaan selama periode waktu tertentu, merupakan hasil atau prestasi yang dipengaruhi oleh kegiatan operasional perusahaan dalam memanfaatkan sumber daya-sumber daya yang dimiliki.
Kinerja usaha dapat dikatakan baik, jika perusahaan dapat memenuhi target profit yang ingin dicapai bahkan melebihi target yang ditentukan oleh rencana
anggaran setiap perusahaan atau biasa disebut RKAP (Rencana Kerja Anggaran Perusahaan). Setiap perusahaan juga mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada PT.Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut- Aceh, Kantorpos terus berupaya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tewujud..Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Adapun Kinerja Usaha Terkini yang telah dicapai oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut-Aceh adalah:
1. PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut-Aceh memiliki kenerja antaran 100% tepat waktu skala Nasional
2. PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut-Aceh saat ini berada di posisi ke-3 skala Nasional dalam pendapatan bidang usaha.
25
3. PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut-Aceh saat ini sudah melakukan proyek kerja sama dengan Departemen Sosial untuk pengantaran KKS (Kartu Keluarga Sejahtera)
F. Rencana Usaha
Beberapa rencana yang akan direalisasikan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut-Aceh antara lain :
1. Melakukan pengiriman ke daerah terpencil yang sulit dilalui kendaraan bermotor dengan cara menyediakan kendaraan pengangkut kuda agar antaran dapat dilakukan dengan baik.
2. Meningkatkan pendapatan 2 kali lipat dari pendapatan tahun sebelumnya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
BAB III
SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR REGIONAL I
SUMUT – ACEH
Pengawasan Intern Kas merupakan alat pengawasan yang sangat membantu manajemen dalam mengawasi penggunaan kas sehingga mempunyai peranan yang sangat penting bagi perusahaan. Dengan adanya pengawasan intern, diharapkan segala transaksi yang berkaitan dengan kas dapat berjalan dengan baik dan terhindar dari tindak penggelapan atau kelalaian pihak-pihak yang berhubungan dengan kas.
A. Pengertian dan Fungsi Kas 1. Pengertian Kas
Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (1999:31.8) Kas adalah mata uang kertas dan logam baik Rupiah maupun valuta asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang sah.
Menurut Warren Reeve Fees (2005:290) kas adalah uang kertas, uang logam, cek dan uang yang tersimpan di rekening yang tersedia untuk pengambilan tarif pembatasan dari bank atau lembaga keuangan lainnya.
Menurut Soemarso S.R (2004:296) kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.
Kas dikelompokkan menjadi dua yaitu :
27
a Kas Besar
Kas besar adalah kas yang nilai nya besar dan berada di bank yang digunakan untuk melakukan transaksi-transaksi yang nominalnya besar dan biasa nya dikeluarkan melalui cek.
b Kas Kecil
Kas kecil atau petty cash adalah uang tunai yang di sediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonimis bila dibayar dengan cek. Biasanya digunakan untuk biaya operasional seperti biaya administrasi, biaya telepon, listrik dan lain-lain.
Pengelolaan kas kecil di serahkan kepada pemegang kas kecil yang bertanggungjawab terhadap yang diambil dari dana kas kecil. Pengelola dana kas kecil tidak berhak menerima pembayaran dari pihak luar atau dana yang di kelola hanya yang di terima dari pemegang kas besar atau kas umum. Kas ini diisi setiap bulan atau setiap jumlahnya habis. Sistem Kas Kecil ada dua jenis yaitu :
a) Sistem dana tetap (impress fund system)
besarnya dana kas kecil (petty cash) selalu tetap sebesar batas dana kas kecil yang telah ditentukan jadi bila jumlah kas kecil susah berkurang karena melakukan pembayaran maka pada akhir periode pengelola kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecilnya sejumlah uang yang sudah dikeluarkan sehingga uang dana kas kecil kembali seperti semula. Pada waktu meminta pengisian kembali pengelola dana kas kecil menyerahkan bukti pengeluaran dan menerima cek sebesar jumlah yang telah di keluarkan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
b) Sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system)
pembukaan dana kas kecil dengan sistem dana tidak tetap dapat dilakukan dengan cara yang sama seperti pembentukan dana pada sistem dana tetap.
Perbedaannya adalah dalam sistem dana tidak tetap saldonya berfluktuasi (tidak tetap) sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.
Pada praktek nya, Kantor Regional I hanya memiliki kas kecil dengan sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system). Hal ini dikarenakan kas kecil yang ada di kantor regional disesuaikan dengan kebutuhan biaya atau pengeluaran-pengeluaran yang terjadi. Tidak boleh dipakai bila tidak terjadi pengeluaran dan tidak boleh ditahan ditangan pihak pemegang kas. Apabila ada kas kecil yang berlebih, kas tersebut akan digunakan untuk pengeluaran kecil seperti fotocopy. Setiap pengeluaran kecil harus memiliki bukti berupa kuitansi atau catatan lain yang menandakan bahwa telah terpakainya kas kecil.
2. Fungsi Kas
Kas merupakan aset paling lancar dan sangat penting bagi suatu perusahaan, terutama dalam membiayai aktivitas yang dilakukan perusahaan.
Berikut beberapa fungsi kas :
a Sebagai alat tukar atau alat bayar dalam jumlah besar atau kecil
b Alat yang diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya c Digunakan untuk investasi baru dalam aset tetap
d Dapat digunakan segera untuk keperluan mendesak atau pun kebutuhan yang akan datang.
29
B. Pengertian dan Fungsi Pengawasan Intern Kas 1. Pengertian Pengawasan Intern Kas
Pengawasan intern adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum/Undang- Undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan. (Hery, 2014:11)
Dari pengertian kas dan pengawasan intern diatas, dapat disimpulkan bahwa pengawasan intern kas adalah kebijakan dan prosedur untuk melindungi kas dari segala bentuk penyalahgunaan dengan mematuhi peraturan dan ketentuan perusahaan yang berlaku.
Dengan adanya sistem pengawasan intern kas, diharapkan aktivitas atau transaksi yang berkaitan dengan kas dapat berjalan sesuai prosedur. ketika prosedur telah dijalankan dengan baik maka akan tercipta efesiensi kerja mengenai kas.
2. Fungsi Pengawasan Intern Kas
Zaki Baridwan (1998:52) mengatakan Pengawasan Intern memiliki fungsi sebagai berikut, yaitu :
1. Untuk mencegah terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang dapat dilakukan oleh suatu organisasi.
2. Untuk penentuan batas-batas mutlak suatu pekerjaan mana yang harus dikerjakan dan mana merupakan pelanggaran. Hal ini nampak dalam penggunaan budget dan standar kerja.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3. Memberi keyakinan terhadap catatan-catatan keuangan dan transaksi.
4. Mewujudkan keadaan-keadaan yang luar biasa, ini nampak dalam pembuatan laporan bilamana terjadi kecurangan dan penyimpangan dan standar kerja yang dapat diketahui.
5. Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan operasional supaya berjalan lancar, efektif, dan efisien.
6. Membantu manajemen dalam memberi penilaian atau hasil pelaksanaan operasional, membuat peramalan atau dugaan serta membantu dalam hal pengambilan keputusan.
Dengan kata lain, fungsi pengawasan Intern Kas, diharapkan segala transaksi yang berhubungan dengan Kas dapat terlaksana dengan baik dan terhindar dari tindak penyalahgunaan ataupun kelalaian pihak pemegang kas.
C. Tujuan dan Manfaat Pengawasan Intern Kas 1. Tujuan Pengawasan Intern Kas
Setiap perusahaan pastinya memiliki suatu tujuan dalam menerapkan kebijakan atau sistem yang berlaku di lingkungan perusahaan, terutama kebijakan atau sistem yang diterapkan untuk aset paling lancar seperti kas. Berikut beberapa tujuan pengawasan intern kas :
a Menjaga kas perusahaan
Menjaga kas perusahaan merupakan salah satu tujuan ditetapkan pengawasan intern. Salah satu cara untuk mencapai tujuan ini adalah dengan membatasi akses ke kas hanya untuk orang-orang yang berhak dan diberi wewenang dalam mengelola kas.
31
b Menghasilkan informasi keuangan yang akurat
Salah satu ciri perusahaan yang sehat adalah data keuangannya terinci dengan baik, jelas dan dapat dipercaya kebenaran informasi nya. Dengan menerapkan sistem pengawasan intern, data keuangan mengenai kas dapat tersusun dengan baik karena diawasi dan dijalankan oleh struktur yang memiliki tanggung jawab nya tentang kas.
c Mendorong efesiensi
Sistem pengawasan intern kas mendorong terciptanya efesiensi dalam pelaksanaan kas. Hal ini dikarenakan sistem pengawasan intern tersebut dijalankan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab fungsi organisasi perusahaan.
d Mendorong dipatuhinya peraturan manajemen
Dalam mengamankan aset kekayaan perusahaan berupa kas, manajemen menerapkan sistem pengawasan intern untuk memastikan pihak-pihak yang berhubungan dengan kas mematuhi peraturan yang ditetapkan manajemen.
2. Manfaat Pengawasan Intern Kas Manfaat pengawasan intern kas yaitu : a Pengendalian preventif
Mencegah terjadinya kesalahan, secara otomatis dilakukan pengendalian/pengecekan. Dirancang untuk mencegah penyelewengan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
b Pengendalian Detektif
Mendeteksi kapan kesalahan terjadi dan dilakukan perbaikan.
Dirancang untuk mencegah terjadinya kesalahan.
c Pengendalian korektif
Memberikan umpan balik berupa infomasi kepada manajemen untuk memperbaiki akibat terjadinya kesalahan. Dirancang untuk mengoreksi kesalahan atau penyelewengan yang terdeteksi.
D. Sistem Pengawasan Intern Kas yang Diterapkan oleh PT Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh
1. Unsur-unsur Sistem Pemgawasan Intern Kas
Untuk mencapai sistem pengendalian intern kas yang efektif, setiap Perusahaan memiliki unsur-unsur untuk mendukung dan memastikan bahwa pengawasan intern tersebut berjalan sesuai dengan tujuan manajemen. Unsur- unsur pengawasan intern PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh yaitu :
a Struktur Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok Perusahaan. Pada PT. Pos Indonesia (Persero), kegiatan pokoknya adalah memberikan pelayanan jasa kepada masyarakat.
Untuk mendukung kegiatan tersebut dibentuk departemen bisnis, surat dan paket , departemen jasa keuangan dan ritel dan departemen umum.
33
Departemen-departemen ini kemudian dibagi lebih lanjut menjadi unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan.
b Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup terhadap Kas
Dalam perusahaan, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
c Praktek yang Sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang berkaitan dengan Kas
Adapun cara-cara yang ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi.
Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu
kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dilakukan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang ditetapkan.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi lain.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
d Mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya
Karyawan yang bermutu merupakan elemen sistem pemgawasan intern yang paling penting. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efesien dan efektif, meskipun hanya sedikit elemen sistem pengawasan intern yang mendukungnya.
2. Pengawasan Intern Penerimaan Kas
PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional dalam melaksanakan pengawasan intern kas menerapkan unsur-unsur yang telah disebutkan diatas, yaitu membentuk struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas serta sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kas. Struktur organisasi serta sistem wewenang dan prosedur pencatatan tersebut berupa fungsi organisasi yang bertanggung jawab atas aktivitas yang berkaitan dengan kas.
Tabel 3.1
Tanggung Jawab pengeluaran untuk nominal 0 s.d 2,5 Milyar
Fungsi Organisasi Pejabat
1. Admin Keuangan Admin Keuangan Regional I
2. Ordonator Deputi Bisnis, Surat dan Paket Deputi Jasa Keuangan, Ritel dan Properti Deputi Umum
3. Collector Dana Pihak Ketiga Kasir Regional I
35
4. Otorisator Manajer Keuangan Regional I
5. Fiatur Kepala Kantor/Kepala Regional
6. Posting Controller Manajer Akuntansi Hubungan Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh,2016
Tabel 3.2
Tanggung Jawab pengeluaran untuk nominal > 2,5 Milyar
Fungsi Organisasi Pejabat
1. Admin Keuangan Kepala Regional
2. Ordonator Direktur
3. Collector Dana Pihak Ketiga Vice President Manajer Keuangan
4. Otorisator Direktur Keuangan
5. Fiatur Manajer Keuangan Kantor Pos
6. Posting Controller Manajer Akuntansi Hubungan
Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh,2016
Fungsi Organisasi yang terkait dalam pengeluaran kas : 1. Admin Keuangan
Pejabat di Unit Pelaksana Teknis (UPT), Regional dan Kantor Pusat yang bertugas mengajukan proposal (create) dokumen pengeluaran kas.
2. Ordonator
Pejabat yang bertindak sebagai penanggung jawab anggaran, berwenang dan bertanggung jawab atas penggunaan anggaran biaya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3. Collector Dana Pihak Ketiga
Pejabat yang berwenang melakukan kompilasi atas transaksi utang DPK dan melakukan pengajuan penyelesaiannya kepada Manajer Keuangan di UPT yang berfungsi sebagai Sentral Layanan Pos (SLP).
4. Otorisator
Pejabat yang berwenang melakukan pengawasan atas kepatuhan persyaratan administrasi pengeluaran kas.
5. Fiatur
Pejabat yang berwenang untuk mengeluarkan uang kas, atas permintaa ordonator yang sesuai dengan persyaratan administrasi.
6. Posting Controller
Pejabat yang berwenang melakukan pengendalaian atas pencatatan transaksi keuangan.
Prosedur Penerimaan Kas
PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I merupakan kantor wilayah yang membawahi 20 UPT (Unit Pelaksana Teknis) untuk area Sumut - Aceh.
Sebagai kantor wilayah, Kantor Regional bertanggung jawab atas peraihan pendapatan bisnis dan pencapaian target kinerja operasi 20 UPT lainnya tetapi tidak terlibat langsung dalam kegiatan usaha mereka. Hal ini mengakibatkan Kantor Regional tidak menghasilkan kas nya sendiri. Kas kantor Regional bersumber dari salah satu UPT bawahannya yaitu UPT Medan yang lebih dikenal dengan Kantor Pos Medan 20000.
37
Kas yang bersumber dari Kantor Pos Medan merupakan Kas Kecil yang diperoleh melalui prosedur yang telah ditetapkan oleh Perusahaan. Prosedurnya sebagai berikut :
Gambar 3.1
Prosedur Penerimaan Kas
Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh, 2016
Gambar diatas merupakan prosedur penerimaan kas dari Kantor Pos Medan 20000 ke Kantor Regional I dimana pada tahap awal seluruh kebutuhan Kantor Regional di sebutkan dalam satu formulir bernama Daftar Permintaan Kebutuhan Kas yang didalamnya didukung beberapa lampiran keterangan.
Lampiran tersebut dibubuhi tanda tangan fungsi organisasi yang berwenang yang disebutkan pada tabel sebelumnya, yaitu ordonatur, otorisator, fiatur dan posting controller. Bila fungsi organisasi yang bersangkutan belum menandatangi lampiran, maka lampiran tersebut tidak bisa dibawa ke Kantor Pos Medan 20000.
Penerimaan kas untuk Kantor Regional I berbeda dengan penerimaan pada umumnya. Penerimaan kas Kantor Regional disesuaikan menurut kebutuhan kantor tersebut.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Setelah dokumen yang berisi lampiran dan formulir selesai, Kasir akan membawa dokumen tersebut ke Kantor Pos Medan 20000, tepatnya pada Manajer Akuntansi Hubungan selaku bendahara di kantor pos tersebut. Dokumen yang disebutkan tadi ditunjukkan kepada Manajer Akuntansi Hubungan sebagai bukti permintaan biaya.
Setelah dokumen, surat dan lampiran dilengkapi, pak Zulham selaku Kasir Kantor Regional I akan membawa berkas tersebut ke Kantor Pos Medan 20000 melalui Bu Haleini Lubis selaku Manajer Akuntansi Hubungan kantor tersebut.
Berkas yang dibawa pak Zulham akan menjadi bukti permintaan biaya bagi Kantor Pos Medan 20000 dan pada akhir bulan akan diakui sebagai beban Kantor Pos Medan 20000. Setelah urusan administrasi di Kantor Pos Medan 20000 telah selesai, maka berkas akan dibawa kembali ke Kantor Regional.
3. Sistem Pengawasan Intern Pengeluaran Kas
Pengawasan intern pengeluaran kas melalui fungsi organisasi yang bertanggung jawab atas aktivitas pengeluaran kas. Fungsi organisasi ini memastikan transaksi yang berhubungan dengan kas dilaksanakan sesuai dengan peraturan dan prosedur yang ditetapkan manajemen.
Prosedur Pengeluaran Kas
Sebenarnya, prosedur pengeluaran kas hampir sama dengan prosedur penerimaan kas. Bedanya, prosedur pengeluaran kas disesuaikan dengan jenis atau kebutuhaan saat pengeluaran atau biaya akan terjadi. Jenis-jenis pengeluaran kantor Regional sebagai berikut :
39
Perjalanan dinas
disertai dengan Surat Perjalanan Dinas dan lampiran persetujuan atasan yang bersangkutan.
Gaji Pegawai dan Tenaga Kontrak
Pegawai adalah karyawan tetap yang bekerja pada perusahaan, sedangkan tenaga kontrak adalah karyawan yang memiliki masa tenggang waktu bekerja dengan perusahaan.
Fotocopy
Uang makan dan lembur
Pelatihan untuk SDM
Alat Tulis Kantor
Biaya Transportasi
dikenakan untuk kendaraan pribadi pegawai kantor regional I. Jumlah untuk setiap pegawai sama, kecuali para pimpinan kantor seperti Kepala Regional dan para Kepala Deputi Bidang.
BBM dan Transportasi
Dikenakan untuk kendaraan dinas perusahaan.
Uang Cuti Tahunan
Khusus untuk bagian operasi, bagian ini memiliki kas nya sendiri yang
diperoleh pada awal bulan.
Berikut contoh Prosedur Pengeluaran Kas untuk Biaya Perjalanan Dinas :
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Gambar 3.2
Prosedur Pengeluaran Kas untuk Biaya Perjalan Dinas di Kantor Regional I Sumut – Aceh
Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh, 2016
Keterangan :
1. Permohonan permintaan uang kas dilakukan oleh pegawai di bagian SDM yang akan melaksanakan tugas dinas dengan memberikan Surat Keputusan Dinas kepada Pemegang Panjar di bagian tersebut.
2. Pemegang panjar akan mengeluarkan Surat Perintah Bayar yang didalamnya terdapat beberapa tanda tangan persetujuan fungsi organisasi yang berwenang mengenai pengeluaran kas, seperti Ordonator, Otorisator, Control Posting, Fiatur dan Pihak yang membayar (Kasir) serta si Penerima (Pegawai yang bersangkutan). Berikut adalah contoh format Surat Perintah Bayar (SPB) :
41
Gambar 3.3
Contoh Format Surat Perintah Bayar
Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh, 2016
3. Surat Perintah Bayar (SPB) tersebut diserahkan kepada Ordonator selaku Pejabat yang bertindak sebagai penanggung jawab anggaran, berwenang dan bertanggung jawab atas penggunaan anggaran biaya. Ordonator pada kasus ini adalah Deputi Umum karena pegawai yang membutuhkan uang kas untuk perjalanan dinas berada dibawah pimpinannya, yaitu bagian Sumber Daya Manusia.
4. Setelah Ordonator (Deputi Umum) memberikan tanda tangan persetujuan, SPB akan diperiksa lagi oleh Otorisator (Manajer Keuangan) selaku Pejabat yang berwenang melakukan pengawasan atas kepatuhan persyaratan administrasi pengeluaran kas dengan memverifikasi SPB tersebut.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
5. Bila SPB memenuhi syarat dan ketentuan, maka formulir tersebut akan diserahkan pada Kasir.
6. Kasir akan membuat Daftar Permintaan Kebutuhan Kas dengan
melampirkan formulir SPB untuk kebutuhan biaya perjalanan dinas. Daftar Permintaan Kebutuhan Kas berupa surat yang berisi keterangan kas yang dibutuhkan dengan beberapa tanda tangan pejabat yang berwenang. Berikut contoh format Daftar Permintaan Kebutuhan Kas :
Gambar 3.4
Contoh Format Daftar Permintaan Kebutuhan Kas Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I
Sumut – Aceh, 2016
7. Selanjutnya, kasir akan membawa dokumen tersebut ke Kantor Pos Medan
43
20000, tepatnya pada Manajer Akuntansi Hubungan Kantor Pos 20000 selaku Control Posting. Manajer Akuntansi Hubungan bertindak sebagai bendahara Kantor Pos Medan.
8. Dokumen akan terlebih dahulu diserahkan kepada Fiatur yakni Kepala
Kantor Pos Medan untuk verifikasi lebih lanjut. Fiatur memastikan bahwa tanda tangan yang berwenang telah tertera di dalam dokumen.
9. Setelah kepala kantor memberikan tanda tangan persetujuan, Manajer
Akuntansi akan menandatangani SPB dan Daftar Permintaan Kebutuhan.
Proses ini diselesaikan dengan pemberian uang kas kepada Kasir dan disertai dengan pengembalian dokumen yang telah ditandatangani kepada Kasir.
10. Dokumen yang telah dibawa kembali akan menjadi dasar untuk pembuatan Nota Permintaan Pembayaran (NPP). Sementara itu, NPP akan menjadi dasar pencatatan akuntansi untuk pengeluaran kas yang terjadi. Sedangkan pengeluaran-pengeluaran yang terjadi pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh akan diakui sebagai beban Kantor Pos Medan.
Berikut adalah contoh format Nota Permintaan Pembayaran :
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Gambar 3.5
Contoh Format Nota Permintaan Pembayaran Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I
Sumut – Aceh, 2016
Selain fungsi organisasi atas pengeluaran kas, perusahaan juga memiliki Satuan Pengawasan Internal yang bertugas memeriksa ketentuan jalannya sistem pengawasan intern kas. Pemeriksaan tersebut dilakukan sebulan sekali.
Namun, sistem pengawasan intern sering kali disamakan dengan unit organisasi yang disebut Satuan Pengawasan Internal dalam perusahaan. Unit organisasi ini sebenarnya merupakan elemen sistem pengawasan yang bersifat
45
detektif, yang fungsinya mengecek apakah unsur-unsur sistem pengawasan intern yang lain bekerja semestinya.
Selain itu, perusahaan juga memakai jasa Akuntan Sektor Publik sebagai pihak auditor eksternal yang memeriksa kebenaran informasi keuangan yang disajikan oleh perusahaan. Pemeriksaan dilakukan setiap akhir periode.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan adalah rangkuman dari penelitian yang dilakukan penulis.
Berdasarkan hasil penelitian terhadap sistem pengawasan intern kas pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut-Aceh, penulis menarik kesimpulan, yaitu :
1. Sistem pengawasan intern kas merupakan salah satu kebijakan yang ditetapkan perusahaan untuk mendukung jalannya aktivitas yang berhubungan dengan kas yang sesuai dengan peraturan yang ditetapkan perusahaan.
2. Struktur organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh telah menunjukkan pembagian tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan benar sehingga pelaksanaan pengawasan intern kas dapat dilaksanakan dengan baik.
3. PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut - Aceh telah memiliki sistem pengawasan intern kas yang efektif, baik dari segi fungsi organisasi pelaksana maupun Satuan Pengawasan Internal yang bertugas memeriksa dan mengawasi jalannya sistem pengawasan intern sehingga praktek penyelewengan terhadap kas mampu dicegah.
4. PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh tidak hanya memiliki pengawas internal tetapi juga memiliki pengawas eksternal yaitu Akuntan Sektor Publik.
47
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis mencoba memberikan saran kepada perusahaan. Adapun saran yang diberikan penulis adalah sebagai berikut:
1. Sebaiknya Satuan Pengawasan Internal melakukan control tidak hanya sebulan sekali tetapi dilakukan secara mendadak agar mengetahui sejauh mana fungsi organisasi yang melakukan pengawasan intern terhadap aktivitas yang berhubungan dengan kas dilakukan sebagaimana mestinya.
2. Sistem pengawasan intern kas pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Regional I Sumut – Aceh telah efektif. Namun, sebaiknya pihak manajemen juga lebih aktif dalam memperhatikan fungsi organisasi yang melaksanakan pengawasan intern.
3. Untuk memastikan kebenaran informasi keuangan mengenai kas, sebaiknya perusahaan tidak hanya memakai jasa Akuntan Sektor Publik tetapi juga memakai jasa Badan Pemeriksa Keuangan. Agar pengawasan tidak hanya dilakukan dari satu auditor ekternal.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Yogyakarta : BPFE.
Cart, Warrens. 2005. Pengantar Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.
Hery, 2014. Pengendalian Akuntansi dan Manajemen, Edisi Pertama, Cetakan Pertama. Jakarta : Kencana.
Horngren,Harrison, Robinson & Secokusumo. 1997. Akuntansi Di Indonesia.
Jakarta : Salemba Empat
Ikatan Akuntansi Indonesia. 1999. Standar Akuntansi Keuangan Buku Dua.
Jakarta : Salemba Empat.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi ke 3. Jakarta : Salemba Empat.
Proyek Pengembangan Pendidikan Akuntansi Departemen Pendidikan Akuntansi, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Sistem Akuntansi. 1998.
Simamora, Henry. 2000. Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis.
Jakarta : Salemba Empat.
Soemarso, S,R. 2002. Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima. Jakarta : Salemba Empat.
Wikipedia. 2016. Pos Indonesia. https://id.wikipedia.org/wiki/Pos_Indonesia.
(diakses 20 Mei 2016)
