7.1 Arsitektur Sistem Informasi
7.1.2 Deskripsi Fungsional & Integrasi Sistem Informasi
A. Kategori Portal Akademik Deskripsi Umum
SI Penmaru
SI Akademik
Deskripsi Fungsional A.1. SI Penmaru
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
1. Informasi
Penmaru Berisi informasi mengenai Fakultas yang terdapat diUPN VJ, termasuk kurikulum, ketentuan, Syarat, & Prosedur Camaba & Maba.
2. Pendaftaran Pendaftaran terbagi menjadi 2 kategori, yaitu pendaftaran khusus untuk mahasiswa Fakultas Kedokteran & Non Kedokteran. Pendaftaran dapat dilakukan secara online dari tempat masing-masing pendaftar, termasuk pembayaran.
3. Ujian Terdapat aplikasi untuk ujian Camaba dan hasilnya dapat langsung diketahui setelah mensubmit jawaban.
4. Hasil Ujian setiap fakultas atau satker dapat melihat hasil ujian masuk Camaba.
5. Registrasi Mahasiswa yang dinyatakan lulus secara otomatis dibuatkan KTM berdasarkan NRP Mahasiswa.
Hubungan dengan Aplikasi Lain
1. SI Akademik Mendapatkan data mahasiswa yang lulus ujian PENMARU yang berisi NRP dan Nama Mahasiswa.
2. SI
Kemahasiswaa n
Mendapatkan data mahasiswa yang lulus ujian PENMARU yang berisi NRP dan Nama Mahasiswa.
3. SI Keuangan Mendapatkan data mahasiswa yang lulus ujian PENMARU yang berisi NRP dan Nama Mahasiswa.
Spesifikasi Umum Keterangan Spesifikasi Teknis
1. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 2. Keamanan
3. Integrasi 4. ...
A.2. SI Akademik
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
1. Pembayaran
Mahasiswa Pembayaran Dukungan pendidikan (padasemester 1)
Pembayaran Sumbangan Sukarela (khusus Mahasiswa Baru Fakultas Kedokteran)
Pembayaran Heregistrasi (per semester)
Pembayaran SPP (per semester)
Pembayaran SKS sesuai KRS
Pembayaran Paket Semester 1
Pembayaran Paket khusus: Kedokteran, Akper dan Pascasarjana
Pembayaran paket Akademik (Praktikum, KP, Pra Sidang, Sidang, Bimbingan KP, Bimbingan TA, Wisuda, Transkrip dan Ijazah)
2. KRS Pengisian KRS
3. Pengelolaan
Kurikulum Fakultas dan Prodi – Mengakomodasi konfgurasi terkait perubahan Fakultas dan Prodi. Perubahan tersebut dalam bentuk penambahan atau
pengurangan Fakultas/Prodi. Konfgurasi
Fakultas dan Prodi akan dijadikan referensi bagi aplikasi lain yang terkait dengan Fakultas dan Prodi.
Setup Kurikulum – Memfasilitasi setup kurikulum dalam sistem. Setup kurikulum tersebut meliputi konfgurasi kurikulum, konfgurasi kuliah yang dibuka dan silabus. Konfgurasi kurikulum meliputi proses studi, komposisi matakuliah, prasyarat matakuliah, dan syarat aktivitas akademik.
4. Penjadwalan Kuliah : Mahasiswa dapat mengetahui kalender akademik universitas & Fakultas serta jadwal matakuliah pada semester yang sedang
Spesifikasi Umum Keterangan
berjalan.
Praktek : Mahasiswa dapat mengetahui jadwal praktikum termasuk nama pengajar.
Ujian (UTS, UAS, KP, TA) : Mahasiswa dapat mengetahui waktu & Tempat pelaksanaan ujian. 5. Pendidikan dan
Pengajaran Pengelolaan Absensi mahasiswaPengelolaan Nilai mahasiswa(UTS, UAS, Mandiri, Praktikum) secara on-line.
Pengelolaan Ujian
Pengelolaan Berita Acara
Pengelolaan KHS
6. Administrasi Kemahasiswaa n
Surat Keterangan (Status Mahasiswa, Riset, Tugas Akhir, Lulus, Ucapan terimakasih)
Surat Permohonan (Beasiswa, Pengunduran diri, Cuti, Aktif, Bimbingan)
Pengelolaan Riset (KP,Proposal,TA)
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
1. SI Penmaru Mendapatkan data mahasiswa yang lulus ujian PENMARU yang berisi NRP dan Nama Mahasiswa.
2. SI Kemahasiswaa n 3. SI Keuangan Spesifikasi Teknis 1. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 2. Keamanan
3. Integrasi
4. Aksesibiltas SI Penjadwalan dapat di akses melalui internet
B. Kategori Katalog Digital Deskripsi Umum
SI Otomatisasi & Digital Library
E – Learning
Deskripsi Fungsional
B.1. SI Otomatisasi & Digital Library
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
1. Registrasi Registrasi anggota perpustakaan. Bagi Mahasiswa, Dosen, dan Karyawan yang sudah terdaftar dapat melihat & mengunggah informasi buku, skripsi, & penelitian yang terdapat di perpustakaan UPN VJ secara online.
Katalogisasi Melakukan katalogisasi bahan pustaka.
Inventori
Koleksi Pustaka Pengelolaan koleksi pustaka baik fsik maupun digitalmeliputi buku, skripsi, tesis, desertasi, jurnal, majalah Sirkulasi Administrasi peminjaman, pengembalian bahan
pustaka.
Administrasi
Pengunjung Administrasi pengunjung perpustakaan. Digitalisasi Melakukan digitalisasi bahan pustaka. Publikasi Publikasi koleksi pustaka melalui
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
4. SI Akademik Mengirimkan data mahasiswa aktif yang berhak meminjam bahan pustaka
5.
Spesifikasi Teknis
1. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 2. Keamanan
3. Integrasi 4. ...
B.2. E-Learning
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
1. Registrasi Registrasi e-learning baik mahasiswa dan dosen.
Secara otomatis pembagian kelas e-learning untuk mahasiswa.
Dosen dapat mengunggah materi, Quiz, & Ujian. Dan dosen dapat mengunduh tugas-tugas dari mahasiswa. Mahasiswa dapat mengunduh materi-materi yang diberikan oleh dosen, mengerjakan Quiz, ujian, melihat hasil ujian, & mengunggah tugas.
Pengelolaan forum diskusi/chating kelas e-learning Pengelolaan sharing konten e-learning dilakukan oleh dosen. 2. Manajemen Kelas 3. Manajemen Materi 4. Manajemen Interaksi 5. Manajemen evaluasi
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
1. SI Akademik Menerima data nilai hasil ujian, tugas dan quiz dari tiap dosen sebagai data history di dikjar
2.
Spesifikasi Teknis
1. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 2. Keamanan
3. Integrasi
4. Aksesibilitas Aplikasi E-learning ini dapat di akses secara on-line.
C. Kategori Portal Kemahasiswaan Deskripsi Umum
SI Kerjasama dan Kemahasiswaan
SI Alumni
Deskripsi Fungsional
C.1. SI Kerjasama dan Kemahasiswaan
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
Pengelolaan Beasiswa
Menyediakan informasi kegiatan mahasiswa (UKM, PKM). Meliputi agenda dan kegiatan UKM, informasi pencapaian prestasi mahasiswa baik UKM maupun PKM.
Pengelolaan
UKM Proposal kegiatan, monitoring kegiatan UKM Pengelolaan
Kerjasama
Merupakan sistem yang mengelola kegiatan kerjasama mulai dari pengajuan kerjasama, kerjasama yang sedang berjalan & kerjasama yang pernah dilakukan. Pengelolaan Administrasi Kemahasiswaa n SIMADA PKM Latsitarda
Kegiatan Pra-studi (outbound, inbound)
Event Kemahasiswaan
Tracer Study Publikasi
Kegiatan Kermawa
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
6. SI Dikjar Mendapatkan nilai IPK dari Mahasiswa 7. SI Kerjasama /
Labimkar Mendapatkan data kelulusan & data penampungan CV
Spesifikasi Teknis
5. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 6. Keamanan
7. Integrasi 8. ...
C.2. SI Alumni
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
Pengelolaan
Karir Alumni InformasiRekruitmen
Database alumni untuk mempercepat penyerapan alumni di dunia kerja
Tracer Alumni Mendata penyebaran alumni UPN di dunia kerja
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
8. SI
Kemahasiswaa n
Mengirimkan daftar mahasiswa yang telah lulus sidang
9.
Spesifikasi Teknis
9. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 10. Keamanan
11. Integrasi 12. ...
D. Kategori Portal Riset & Kepakaran Deskripsi Umum
SI PPM
Deskripsi Fungsional D.1. SI PPM
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
1. Pengajuan Pengajuan Proposal Penelitian Dan Pemberdayaan Masyarakat.
Seleksi
Penelitian Pemeriksaan Kelengkapan dan Kelayakan ProposalPenelitian Seleksi
Pemberdayaan Masyarakat
Pemeriksaan Kelengkapan dan Kelayakan Proposal PPM
Penjadwalan Pembuatan Jadwal Presentasi Penelitian & Pemberdayaan Masyarakat
LogBook Pencatatan Perkembangan Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat
Laporan
Penelitian Laporan hasil Penelitian Dan PemberdayaanMasyarakat Publikasi Hasil
Penelitian Pegolahan hasil Penelitian Dan PemberdayaanMasyarakat
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
1. SI akuntansi
keuangan Menerima rancangan kebutuhan anggaran utnukpenelitian dan abdimas 2. Monitoring
Data Berhubungan dengan portal
Spesifikasi Teknis
5. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 6. Keamanan
7. Integrasi 8. ...
E. Kategori Portal Management Organisasi
Deskripsi Umum
SI Rencana Anggaran dan Keuangan
SI Kepegawaian
SI Sarana dan Prasarana
SI Administrasi Umum
SI Unit Bisnis
Deskripsi Fungsional
E.1. SI Perencanaan Anggaran
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional 1. Pengajuan anggaran Verifkasi pengajuan anggaran Pengesahan rencana anggaran Revisi anggaran Evaluasi anggaran (Universitas dan Fakultas/Satker) -
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
10. SI Keuangan 11. 12. 13. Spesifikasi Teknis 9. 10. 11. Integrasi 12. ...
E.2 SI Akuntansi Keuangan
Spesifikasi Umum Keterangan Spesifikasi Fungsional
1. Pencarian dana
Pengajuan Renlagiat (permintaan PPP)
Perintah pelaksanaan program (PPP)
Mengajukan UUDP (uang untuk dipertanggungjawabkan) dan SPPT (Surat Permintaan Pembayaran Tagihan)
Verifkasi di Bagian Wasgar
Verifkasi di Bagian Coklit
Pembuatan NPB (Nota
Pemindahbukuan) di KabagKeu
Verifkasi BPH
Pencairan Dana Penerimaan Dana:
Penerimaan Dana dari Mahasiswa - Pengambilan data pembayaran
mahasiswa
- Pembuatan billing
(NRP+Semester + Tahap)
berdasarkan Mata Anggaran dan Tahun Akademik
- Verifkasi data pembayaran (jumlah sks x indeks x mahasiswa dibandingkan dengan jumlah total pembayaran)
- Otorisasi pengiriman data pembayaran
- Pengiriman data billing ke Bank - Pengambilan data pembayaran
dari Bank
- Crosscheck penerimaan dari Bank
- Pembuatan Laporan penerimaan per Fakultas/Satker dan per mata anggaran
Penerimaan Dana Non-Mahasiswa - Pengambilan data (jasa dan
bungan bank, angsuran pembayaran piutang anggota dan non-anggota, beasiswa, APBN, sewa ruang, dan pendapatan lainnya) pembayaran dari Bank
- Pembuatan Laporan penerimaan
Spesifikasi Umum Keterangan
Pembukuan:
- Pelaksanaan anggaran
o Pembukuan setiap transaksi berdasarkan mata anggaran dan program o Pelaporan realisasi pelaksanaan anggaran setiap bulan - Akuntansi o Jurnal Transaksi Penerimaan mahasiswa crosscheck dengan bagian penerimaan terkait dengan mata anggaran.
o Buku Besar
o Neraca Saldo Percobaan o Laporan Keuangan: Laporan Aktivitas Laporan Perubahan Posisi Keuangan Laporan Posisi Keuangan
Laporan Arus Kas Laporan Tutup Buku Keuangan Fakultas/Satker:
Pencatatan dan Pembukuan dana (Penerimaan dan Pengeluaran)
Pelaporan ke Kasatker
Pencairan Dana
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
14. SI Perencanaan Anggaran 15. SI Kepegawaian 16. SI Sarana Prasarana 17. SI Penmaru 18. SI Akademik Spesifikasi Teknis 13. 14. Keamanan 15. Integrasi
Spesifikasi Umum Keterangan
16. ...
E.2. SI Kepegawaian
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
1. Penerimaan Pegawai
Seleksi
Pegawai Seleksi Calon pegawai sesuai prosedur seleksi yangtelah ditetapkan. Pengembangan
Pegawai Pengembangan pegawai dapat dilakukan melalui 2jalur yaitu stuktural dan fungsional. Masing-masing memiliki prosedur yang telah ditetapkan
Penilaian Kinerja Mutasi dan Pemberhentian Pegawai
Pemberhentian pegawai dilakukan melalui 2 jalur. Yaitu pemberhentian sepihak dan pensiun
Payroll
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
1. SI Akademik Menggunakan data pegawai
2. SI Satker Memberikan data dosen dan menerima Informasi pegawai yang akan naik golongan/ jabatan
3. SI Otomasi Perpustakaan dan Digital Library
Menggunakan data pegawai
4. SI Akuntansi
dan Keuangan Menerima data kebutuhan pegawai baru danpengembangan pegawai
Spesifikasi Teknis
1. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource.
E.3. SI Pengadaan
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
Spesifikasi Umum Keterangan
1. Pengadaan : masing – masing satker mengajukan kebutuhan barang. barang yang sudah ada di distribusikan ke masing-masing satker dengan memberikan kode barang (label).
Tender : berdasarkan ketentuan yang ada apabila pengadaan barang membutuhkan pihak ke-3 maka akan dilakukan informasi tender secara online melalui website resmi UPN VJ.
Pemeliharaan : Pemeliharaan Inventarisasi di lakukan secara berkala, yang telah ditentukan oleh ROUM. Penghapusan : pelelangan barang bekas yang terdapat di UPN VJ, baik itu di fakultas maupun di rektorat.
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
1. SI SATKER Memberikan data Kebutuhan Inventori SATKER, menerima data barang yang diberikan RO.Um, dan mengajukan pemeliharaan barang
2. SI Akuntansi
keuangan Menerima pengajuan anggaran untuk pengadaan &pemeliharaan Barang
Spesifikasi Teknis
1. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 2. Keamanan
3. Integrasi 4. ...
E.4 SI Sarana Prasarana
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
1. Pengadaan : masing – masing satker mengajukan
Spesifikasi Umum Keterangan
kebutuhan barang. barang yang sudah ada di distribusikan ke masing-masing satker dengan memberikan kode barang (label).
Tender : berdasarkan ketentuan yang ada apabila pengadaan barang membutuhkan pihak ke-3 maka akan dilakukan informasi tender secara online melalui website resmi UPN VJ.
Pemeliharaan : Pemeliharaan Inventarisasi di lakukan secara berkala, yang telah ditentukan oleh ROUM. Penghapusan : pelelangan barang bekas yang terdapat di UPN VJ, baik itu di fakultas maupun di rektorat.
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
1. SI SATKER Memberikan data Kebutuhan Inventori SATKER, menerima data barang yang diberikan RO.Um, dan mengajukan pemeliharaan barang
2. SI Akuntansi
keuangan Menerima pengajuan anggaran untuk pengadaan &pemeliharaan Barang
Spesifikasi Teknis
1. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 2. Keamanan
3. Integrasi 4. ...
E.4. SI Administrasi Umum
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
1. Digitalisasi surat menyurat. Baik itu surat masuk maupun surat keluar.
Spesifikasi Umum Keterangan
Digitalisasi ini hanya dapat di akses oleh bagian – bagian tertentu saja.
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
1. Portal
Akademik Menerima & mengirimkan data surat digital yangberhubungan dengan akademik 2. Portal
Kemahasiswaa n
Menerima & mengirimkan data surat digital yang berhubungan dengan kemahasiswaan
3. Portal Riset dan
Kepakaran Menerima & mengirimkan data surat digital yangberhubungan dengan penelitian 4. Portal
management Organisasi
Menerima & mengirimkan data surat digital yang berhubungan dengan management organisasi
5. SI Eksekutif Menerima dan mengirimkan informasi untuk organisasi
Spesifikasi Teknis
1. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 2. Keamanan
3. Integrasi 4. ...
E.5. SI Unit Bisnis
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
1. SI Unit Bisnis Sistem perparkiran : otomatisasi sistem perparkiran, dimana data kendaraan masuk dan keluar serta pembiayaan tersimpan dalam aplikasi. Sehingga dapat dibuat laporan rekapitulasi pendapatan parkir per periode waktu.
Sistem administrasi koperasi :
- Pengajuan Anggota : karyawan mengisi form
registrasi anggota melalui jaringan intranet.
- Simpan pinjam : Anggota dapat mengajukan
pinjaman, aplikasi melakukan pengecekan apakah anggota tersebut layak melakukan peminjaman atau tidak. Kemudian anggota dapat mengupdate jumlah simpanan wajib melalui jaringan intranet.
Spesifikasi Umum Keterangan
- laporan keuangan : setiap periode waktu
tertentu membuat laporan keuangan, anggota dapat melihat laporan keuangan anggota.
Sistem Penyewaan tempat (kantin & fotokopi):
- Proses Permintaan : pihak ketiga mengajukan
permohonan sewa tempat. Dapat dilakukan prosedur seleksi penyewa yang berhak mendapatkan tempat sewa.
- Proses Pembayaran : sistem mengentri jumlah
pembayaran pihak penyewa.
- Laporan : Pada periode tertentu membuat
laporan secara reguler. Memberikan laporan sewa tempat.
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
1. SI Keuangan Menerima Laporan Keuangan kegiatan unit bisnis
Spesifikasi Teknis
1. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 2. Keamanan
3. Integrasi 4. ...
F.1. SI Data Warehouse Universitas(BPM)
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
1. SI Data
Warehouse Universitas(BPM )
Merupakan kumpulan semua data yang dibutuhkan untuk akreditasi universitas dan program studi.
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
1. Portal Akademik Memberikan semua data akademik yang diperlukan untuk akreditasi (Jumlah MABA, Jadwal Kuliah, Kurikulum, Absensi dosen & Mahasiswa, mahasiswa
Spesifikasi Umum Keterangan
aktif, Nilai, Jumlah Lulusan, Kegiatan PBM, dll) 2. Portal Katalog
Digital Memberikan data kepustakaan dan kegiatan E-learning (Buku, Skripsi, Jurnal, Prosiding, Perkuliahan elektronik, e-kuis, e-nilai, dll)
3. Portal
Kemahasiswaan Memberikan semua data mengenai kegiatanKemahasiswaan (UKM, Prestasi Mahasiswa, Kegiatan alumni, Track record alumni)
4. Portal Riset dan
Kepakaran Memberikan semua data Kegiatan penelitian &abdimas yang diselenggarakan baik dosen maupun mahasiswa
5. Portal
Management organisasi
Memberikan sebagian data yang diperlukan untuk akreditasi seperti: alokasi dana Penelitian & Abdimas, jumlah personil, Dukungan sapras, Kerjasama dan pemanfaatan Sistem Informasi
Spesifikasi Teknis
1. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 2. Keamanan
3. Integrasi 4. ...
F.1. SI Eksekutif
Spesifikasi Umum Keterangan
Spesifikasi Fungsional
1. SI Data
Warehouse Universitas(BPM )
Merupakan kumpulan semua data yang dibutuhkan untuk akreditasi universitas dan program studi.
Hubungan dengan Aplikasi Lainnya
1. Portal Akademik Memberikan semua data akademik yang diperlukan untuk akreditasi (Jumlah MABA, Jadwal Kuliah, Kurikulum, Absensi dosen & Mahasiswa, mahasiswa aktif, Nilai, Jumlah Lulusan, Kegiatan PBM, dll)
2. Portal Katalog
Digital Memberikan data kepustakaan dan kegiatan E-learning (Buku, Skripsi, Jurnal, Prosiding, Perkuliahan elektronik, e-kuis, e-nilai, dll)
3. Portal
Kemahasiswaan Memberikan semua data mengenai kegiatanKemahasiswaan (UKM, Prestasi Mahasiswa, Kegiatan alumni, Track record alumni)
4. Portal Riset dan
Kepakaran Memberikan semua data Kegiatan penelitian &abdimas yang diselenggarakan baik dosen maupun mahasiswa
5. Portal
Management organisasi
Memberikan sebagian data yang diperlukan untuk akreditasi seperti: alokasi dana Penelitian & Abdimas, jumlah personil, Dukungan sapras, Kerjasama dan pemanfaatan Sistem Informasi
Spesifikasi Teknis
1. Arsitektur &
Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource. 2. Keamanan
3. Integrasi 4. ...