Cetak Biru Teknologi Informasi UPN Veteran Jakarta 2011-2015 Disusun oleh: Tim Internal Cetak Biru TI UPNVJ Didampingi oleh: Tim Konsultan PT. Multimedia Solusi Prima Daftar Isi - Cetak Biru Teknologi Informasi UPNVJ 2011 2015 v0.95

(1)

Cetak Biru Teknologi

Informasi

UPN Veteran Jakarta

2011-2015

Disusun oleh:

Tim Internal Cetak Biru TI UPNVJ

Didampingi oleh:

Tim Konsultan PT. Multimedia Solusi Prima

(2)

Daftar Isi

Daftar Isi... 2

1 Pendahuluan... 4

1.1 Latarbelakang...4

1.2 Tujuan... 4

2 Metodologi... 5

3 Dokumentasi Bisnis...6

3.1 Arsitektur Bisnis...6

3.1.1 Visi, Tujuan dan Nilai UPNVJ...6

3.1.2 Konteks Bisnis...6

3.1.3 Proses Bisnis High Level...8

4 Dokumentasi Teknologi Informasi...12

4.1 Sistem Informasi...12

4.1.1 Sistem Informasi Saat Ini...12

4.1.2 Kebutuhan Aplikasi...15

4.2 Infrastruktur TI...16

4.2.1 Arsitektur Jaringan...16

4.2.2 Arsitektur Server...17

4.2.3 Fasilitas... 18

4.3 Tata Kelola TI...19

4.3.1 Posisi TI dalam Struktur Organisasi Universitas...19

4.3.2 Struktur Organisasi Internal TI...19

4.3.3 Pola Pengambilan Keputusan TI...22

5 Analisis Strategis TI...24

5.1 Dokumentasi Sasaran Strategis Bisnis...24

5.2 Identifikasi Peran dan Sasaran Strategis TI...25

6 Analisis Kebutuhan TI...28

6.1 Sistem Informasi...28

6.2 Infrastruktur TI...31

6.3 Tata Kelola TI...31

7 Cetak Biru Arsitektur TI...34

7.1 Arsitektur Sistem Informasi...34

7.1.1 Peta Sistem Informasi...34

7.1.2 Deskripsi Fungsional & Integrasi Sistem Informasi...35

(3)

7.2 Arsitektur Infrastruktur TI...42

7.2.1 Arsitektur Sistem...42

7.2.4 Arsitektur Keamanan TI...47

7.2.5 Fasilitas... 53

8 Cetak Biru Tatakelola TI...54

8.1 Posisi TI dalam Struktur Organisasi...54

8.2 Struktur Organisasi Internal TI...54

8.3 Pola Pengambilan Keputusan...58

8.4 Proses Tatakelola...58

8.4.1 Model Proses Tatakelola...58

8.4.2 Program Prioritas Tatakelola...60

9 Roadmap Implementasi TI...61

9.1 Gap Analysis...61

9.1.1 Arsitektur TI...61

9.1.2 Tata Kelola TI...63

9.2 Identifkasi dan Prioritisasi Inisiatif...65

9.2.1 Identiftikasi Inisiatif Potensial...65

9.2.2 Prioritisasi...68

9.2.3 Roadmap...69

10 Penutup... 70

(4)

1 Pendahuluan

1.1 Latarbelakang

“He who fails to plan, plans to fail,” adalah kutipan populer yang menunjukkan pentingnya fase perencanaan dalam siklus kehidupan manusia dan organisasi. Rencana tersebut akan menjadi arahan bagi suatu organisasi dan setiap komponen di dalamnya untuk beraktivitas sesuai dengan peranannya masing-masing guna mencapai visi, misi dan tujuan organisasi tersebut. Kebutuhan perencanaan itu pun tentu berlaku bagi UPN Veteran Jakarta (UPNVJ) sebagai satu lembaga perguruan tinggi yang mengemban Tri Dharma (Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat) dengan kekhususan pada bidang pertahanan dan bela negara.

Pada dekade ini, Teknologi Informasi (TI) telah berkembang sedemikian pesatnya dan semakin memiliki peranan yang signifkan dalam mendukung organisasi sesuai dengan tingkat kematangannya. TI yang di tahapan awal organisasi lebih banyak berperan sebagai penyedia infrastruktur teknologi akan meningkat secara bertahap menuju peranan yang lebih strategis seiring dengan peningkatan kematangan organisasi itu sendiri.

Oleh karena itu, seiring dengan telah disusunnya Rencana Strategis UPNVJ tahun 2011-2015 oleh tim Renstra UPNVJ dengan didampingi konsultan, maka diperlukan juga Cetak Biru TI UPNVJ tahun 2011-2015 yang berisi rancangan Arsitektur dan Tata Kelola TI yang dilengkapi dengan Roadmap Implementasi Program dan Proyek TI sebagai dokumen rencana TI untuk mendukung pencapaian sasaran strategis UPNVJ yang terdapat pada Renstra tersebut di atas. Dokumen ini disusun oleh tim Cetak Biru TI UPNVJ dengan didampingi oleh konsultan.

1.2 Tujuan

Tujuan penyusunan dokumen Cetak Biru TI ini adalah agar UPNVJ:

1. Memiliki Rancangan Cetak Biru Arsitektur Infrastruktur TI

2. Memiliki Rancangan Cetak Biru Arsitektur Sistem Informasi

(5)

3. Memiliki Rancangan Tata Kelola TI

4. Memiliki Roadmap Implementasi Program dan Proyek TI

2 Metodologi

(6)

3 Dokumentasi Bisnis

3.1 Arsitektur Bisnis

3.1.1

Visi, Tujuan dan Nilai UPNVJ

Visi

Pada tahun 2020, UPNVJ menjadi PT terkemuka di tingkat Nasional pelaksana Tridarma PT yang Menunjang Pertahanan dan Bela Negara

Tujuan

1. Lulusan yang kompeten dan memiliki karakter bela negara.

2. Menghasilkan penelitian yang benuansa pertahanan negara dan dipublikasikan secara nasional pada jurnal terakreditasi.

3. Pemberdayaan masyarakat yang berorientasi pada daerah tertinggal dan wilayah perbatasan.

Nilai

1. Widya Mwat Yasa

2. Disiplin

3. Kejuangan

4. Kreativitas

5. Sadar Belanegara

3.1.2

Konteks Bisnis

N

o. Nama Keterkaitan Data Masuk Data Keluar

1. Mahasiswa  Pendidikan

 Penelitian

 Pengabdian Masyarakat

 KRS

 Keuangan

 Usulan Penelitian

 Usulan TA/

 KHS/Transkrip

 Ijazah

 Hasil Penelitian

 Tugas Akhir/ Skripsi/ Tesis

(7)

N

o. Nama Keterkaitan Data Masuk Data Keluar

Skripsi/ Tesis 2. Masyarakat  Penelitian

 Pengabdian Masyarakat  Calon Mahasiswa  Kandidat Lokasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

 Informasi Publik UPN

3. Yayasan (BPDik)

 Penentu Kebijakan UPN

 Pemberi Izin Pengambilan Dana UPN Investasi (CAPEX)

 Pengajuan dan Pemberhentian Pegawai  Kebijakan Bidang Pendidikan dan Pengajaran  Kebijakan Umum UPN  SKEP Penerimaan dan Pemberhentia n Pegawai  SKEP Anggaran yang Disetujui  SKEP Persetujuan Mata Anggaran Investasi  Pengajuan Program Kerja dan Anggaran  Laporan Keuangan  Laporan Realisasi Program Kerja & Anggaran  Pengajuan Pegawai  Usulan Pemberhentian Pegawai

4. Kemhan  Penyetuju Anggaran UPN

 Pemberi Dana Gaji PNS dan Pemeliharaan Gedung

 -  Pengajuan

Mutasi PNS

5. Bank  Penyimpanan Dana  Penampungan Dana Pembayaran Mahasiswa  Cash Management Online  Keuangan UPN  Kewajiban Keuangan Mahasiswa 

-6. DIKTI  Pelaporan  NIDN  EPSBED

(8)

N

o. Nama Keterkaitan Data Masuk Data Keluar

EPSBED

 Pemrosesan Borang Akreditasi

 Penugasan Dosen DIKTI

 Status Akreditasi

 Beasiswa Penelitian

 Dana Hibah

 Borang

 Usulan Dosen

 Laporan Penelitian

 Laporan Hibah 7. Alumni  Belum Ada  Biodata

Alumni

 Belum Ada 8. Industri  Pemberi

Beasiswa

 Penelitian

 Kerja Praktek

 Pengguna Lulusan

 Usulan Kurikulum

 Lowongan Kerja Praktek

 Lowongan Kerja

 Permintaan Penelitian

 Prestasi Akademik Mahasiswa

 Usulan Kerja Praktek

 Usulan Penelitian

3.1.3

Proses Bisnis

High Level

(9)

N o

Grup Proses Deskripsi

A PROSES UTAMA

(10)

N o

Grup Proses Deskripsi

1 Pelayanan Pra-Pendidikan Penerimaan mahasiswa baru (Penmaru), mulai dari pendaftaran s.d. pengumuman kelulusan.

Referensi: SOP Penerimaan Mahasiswa Baru Reguler

2 Proses Pendidikan Pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, mulai dari pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) s.d. Wisuda

Referensi:

1. SOP Pelayanan Pengurusan KRS 2. SOP Pengelolaan Data Mahasiswa

(Registrasi)

3. SOP Pelaksanaan Perkuliahan 4. SOP Ujian Akhir Semester (UAS)

5. SOP Pengangkatan Dosen Pembimbing dan Pembimbingan Akademik

6. SOP Tugas Akhir/ Skripsi/ Tesis 7. SOP Pengembangan Kurikulum 8. SOP Monitoring dan Evaluasi

Pelaksanaan Perkuliahan 9. SOP Pengumuman Nilai Ujian 10.SOP Pembinaan Dosen Muda

11.SOP Penindakan terhadap Dosen yang Melanggar Disiplin

Proses pendidikan lainnya yang belum ada SOP sbb:

1. Kerja Praktek (KP)

2. Kuliah Kerja Nyata (KKN) 3. Yudisium

4. Ijazah dan Transkrip 5. Wisuda

3 Pelayanan Pasca-Pendidikan

Proses pelayanan pasca-pendidikan:

1. Legalisir Salinan Ijazah dan Transkrip 2. Penyaluran Lulusan ke Industri

Belum ada referensi SOP

4 Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

Proses penelitian dan pengabdian masyarakat mulai dari pengajuan s.d. seminar.

(11)

N o

Grup Proses Deskripsi

Referensi:

1. SOP Melaksanakan Penelitian 2. SOP Pengabdian Masyarakat

Proses PPM lain yang belum ada SOP: PKM (Penelitian Kegiatan Mahasiswa)

5 Manajemen Proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan universitas.

6 Penjaminan Mutu Proses penjaminan mutu yang dilakukan oleh BPM mulai dari penyusunan standar mutu s.d. evaluasi mutu pendidikan.

Belum ada referensi SOP.

B PROSES PENDUKUNG

1 Sarana Prasarana Proses manajemen aset mulai dari pengadaan s.d. penghapusan.

Referensi:

1. SOP Pengadaan Barang dan Jasa 2. SOP Bendahara Materiil

3. SOP Pemeliharaan dan Penghapusan Materiil

4. SOP Penggunaan Sarana dan Prasarana (Rumah Tangga)

5. SOP Operasional Kendaraan Dinas (Randis)

2 Keuangan Proses manajemen keuangan mulai pemasukan s.d. pengeluaran.

Referensi: SOP Program Kerja dan Anggaran

Proses keuangan lain yang belum ada SOP: 1. Pengelolaan Piutang

2. Pengelolaan Utang 3. Pengelolaan Buku Besar

3 Kepegawaian Proses manajemen kepegawaian mulai dari pengadaan s.d. pemberhentian

Referensi:

(12)

N o

Grup Proses Deskripsi

1. SOP Pengadaan Pegawai Yayasan 2. SOP Pengembangan Pegawai 3. SOP Pemberhentian/Pemisahan

Pegawai

4 Teknologi Informasi Proses pengelolaan Teknologi Informasi

Referensi: SOP Puskom

5 Kemahasiswaan Proses terkait kemahasiswaan: 1. Pengelolaan Beasiswa

2. Pengelolaan Ekstra Kurikuler

5 Kerjasama Proses pengelolaan kerjasama dengan pihak eksternal

7 Administrasi Umum (SETUN)

Proses pengelolaan administrasi umum: 1. Surat-menyurat

2. Perjanjian

6 Perpustakaan Proses pengelolaan perpustakaan mulai dari pengadaan s.d. penghapusan aset

perpustakaan (buku, jurnal, majalah, dsb.)

8 Unit Usaha Proses pengelolaan unit usaha: 1. Fotokopi

2. Sewa Tempat (contoh: Kantin) 3. Parkir

4. Koperasi

(13)

4 Dokumentasi Teknologi Informasi

4.1 Sistem Informasi

4.1.1

Sistem Informasi Saat Ini

No

. Nama Deskripsi Pengembang ProsesBisnis

Keterang an (keaktifa

n)

1. Unisyss Platform: Delphi 7 OS: Windows / Linux DB: PostgreSQL PT. Gerbang Cipta Solution SIM-AK 2007 (PJ: Puskom) Modul : 1 Penmaru

Modul : 2 Mahasiswa Modul : 3 Keuangan Modul : 4 Kurikulum Modul : 5 Jadwal dan KRS Modul : 6 Pengolahan Nilai Modul : 7 Dosen

9. Minku

2008 Platform : FoxProOS : Windows DB : foxbase

Karyadi KEU MHS

2005 (PJ: Keuangan,

MHS) Modul : 1 Master

Modul : 2 Transaksi Modul : 3 Laporan 10. Krishand

GL v.3 Platform : OS : Windows DB :

Elex Media

Komputindo KEU UNV

2008 (PJ: Keuangan,

UPN) Modul : 1 Jurnal

Modul : 2 Buku Besar Modul : 3 Neraca Saldo

Modul : 4 Posting / Unposting Modul : 5 Laporan

Modul : 6 Tutup Tahun

Modul : 7 Pemeliharaan System 4. DOS Platform :

OS : DOS

DB : N/Y

Transport , Honor Dosen, Gaji PNS 1998 (PJ: Cipto Keu)

5. Ms. Excel Platform :

OS : Windows

DB : Ms. Ofce

Penggajia n Karyawan 2000 (PJ: Cipto Keu) 6. Personalia Platform :

OS : Windows DB : Ms.Access

Husein,

S.Kom Kepegawaian 2000(PJ: Kepeg) Modul : 1 Entry Data

(14)

No

. Nama Deskripsi Pengembang ProsesBisnis

n)

Modul : 2 Cetak Laporan Modul : 3 Cetak Urut Nik, KTA Modul : 4 Cetak Jab. Struktural &

Nominatif DEPHAN Modul : 5 Cetak Daftar Tmt, gol,

pensiun

Modul : 6 Cetak pendidikan, gol, asuransi

Modul : 7 Cetak alamat pegawai & laporan triwulan 7. Finger Print T&A System 1.00 Taruna Jaya Platform :

Taruna Jaya _KaryawanAbsensi 2008(PJ: Kepeg) Modul : 1 System

Modul : 2 SDM Modul : 3 Kehadiran Modul : 4 Eksepsi Modul : 5 Koneksi Modul : 6 Tarik Data 8. Dosen Platform :

Husein, S.Kom Entry Data Dosen 2005 (Tidak aktif) Modul : 1 Entry Data

Modul : 2 Hapus Data Modul : 3 Cetak

Modul : 4 Cetak Sumber Dosen Ganjil

Modul : 5 Cetak Sumber Dosen Genap

Modul : 6 Ploting 9. Penmaru

(UNISYSS)

Platform :

OS : Windows / Linux

DB : PostgreSQL

PT. Gerbang Cipta Solution

Penmaru 2010

Modul : 1 Penjualan Formulir Modul : 2 Data Penjualan

Formulir

Modul : 3 Biodata Camaru Modul : 4 Test Panmaru Modul : 5 Evaluasi Ujian Test

Offline

Modul : 6 Statistik Penerimaan Penmaru

Modul : 7 Hasil Ujian Penmaru

(15)

No

. Nama Deskripsi Pengembang ProsesBisnis

n)

Non Ujian Tulis

Modul : 8 Daftar Ulang Camaru Modul : 9 Laporan Penmaru Modul : 10 Evaluasi Ujian Tulis

YKL 10

.

Senayan

Library Platform : OS : Windows / Linux

DB : MYSQL

Open Source Perpustak_aan 2010

11 .

Sipisis Platform :

OS : Windows

DB : mdb _N/Y

Perpustak aan Peminjam an Buku & Anggota 2008 (Tidak aktif) 12 Fakultas Ilmu Komputer Platform :

OS : Windows DB : FoxBase

Sarani, S.Kom, M.Kom SIM-AK Sebelum Unisyss, Double System, Double Entry Modul : 1 Tidak DIketahui

Modul : 2 Modul : 3 Modul : 4 Modul : 5 Modul : 6 Fakultas Ilmu Komputer (Unisyss)

Platform : OS : Windows/Linux

DB : PostgreSQL

PT. Gerbang Cipta Solution SIM-AK Double System, Double Entry Modul : 1 Penmaru

Modul : 2 Mahasiswa Modul : 3 Keuangan Modul : 4 Kurikulum Modul : 5 Jadwal dan KRS Modul : 6 Pengolahan Nilai Modul : 7 Dosen

13 Fakultas Kedoktera n

Platform :

OS : Windows

DB : N/Y Basuki dkk N/Y N/Y 14 Fakultas

Ekonomi (Unisyss)

Platform : OS : Windows/Linux

DB : PostgreSQL

PT. Gerbang Cipta

Solution SIM-AK N/Y

15 Fakultas : F.Hukum F.Teknik FIKES Pasca Sarjana Platform :

OS : Windows DB : Ms.Excel

Microsoft N/Y N/Y

(16)

No

. Nama Deskripsi Pengembang ProsesBisnis

n)

FISIP

Dari tabel di atas dapat dlihat bahwa sebagian besar sistem informasi masih belum berbasis web, sebagian ada yang masih menggunakan aplikasi ofce serta ada double sistem informasi akademik yang digunakan di FIK.

4.1.2

Kebutuhan Aplikasi

Unit

Bisnis ProsesBisnis

Aplikasi yang menduku

ng (Eksistin

g)

Kendala Aplikasi Kebutuhan_Aplikasi

(17)

Keuanga

n KeuanganMahasiswa Minku 2008 Blm terintegrasiSering delay

Jika ingin menambah data harus di copy dulu

- User friendly - system terintegrasi

Keuangan

Universitas Krishand GLv3 Output Kurang - Laporan yg sesuaikebutuhan management

Penggajian pegawai NPP

Ms. Excel Aturan dr atasan sering

berubah - Bisa online- Sistem baru dibuat(aturan baku dibuat)

Transport Honor dosen Gaji PNS

DOS - tidak ada - tidak ada

Kepegaw

aian Kepegawaian Personalia Jika ada perubahanformat hrs panggil yg membuat

User friendly

Dosen Dosen Jarang digunakan

Absen Finger Print Dr mesin/manusianya

Penmaru Promosi UNISYSS Akses ke data center

lama Akses ke data centerlebih cepat

Penerimaan

MABA -Perangkat computerblm memadai -Tdk ada genset

- Pengadaan

perangkat komputer

(18)

4.2 Infrastruktur TI

4.2.1

Arsitektur Jaringan

Deskripsi komponen arsitektur jaringan sebagai berikut.

Komponen Kapasitas Teknologi Deskripsi

Switch

(Core) 24 port (3 buah)8 port (1 buah) 100 mbps100 mbps Server (Puskom)Staff (Puskom) Switch

(Distribusi) 24 port (Ekonomi)24 port (Kesmas) 100 mbps100 mbps DistribusiSelatan Switch Distribusi Switch Utara

Switch

(Access) FE (24 Port)FT (8 Port) FIK (8 Port) FISIP (8 Port) FIKES (8 Port) Ro AA (8 Port)

100 mbps 100 mbps 100 mbps 100 mbps 100 mbps 100 mbps Router(Core

) 4 Port4 Port Router(Mikrotik)Router(Mikrotik) Mengatur bandwidth,Web Server, Wif 2 (Plaza)

(19)

1 (Rektorat) 1 (BPM) 1 (Perpus)

1 (R.Dosen fungsional FE)

1 (FE)

1 (Ruang rapat FE) 1(UPNHOTSPOT(kes mas))

1 (FIKES) 1 (FT) Kabel UTP 1000 kbps

100 kbps

Cat-6 Cat-5

Backbone(Core Distribusi)

Distribusi-Access

4.2.2

Arsitektur Server

Deskripsi komponen arsitektur server sebagai berikut.

Komponen Teknologi Deskripsi

Web Server OS : Fedora 6 & 11 Untuk Web UPN (Kecuali : Kedokteran)

Aplication &

Database Server Aplikasi : DelphiOS : Linux / Windows

DB : PostgreSQL

Aplikasi Unisyss

(20)

Backup Database Server

OS : Linux / Windows

DB : PostgreSQL

Backup Database

SMS Gateway OS : XP

4.2.3

Fasilitas

Fasilitas Deskripsi

Server Farm: 1. Mahasiswa 2. Keuangan 3. Pegawai 4. Camaru 5. LPPM 6. Sarpras

7. Biro Akademik (RO AA)

8. Perpustakaan

Puskom + Fakultas Keuangan

Kepegawaian Puskom LPPM Sarpras

RO AA + Fakultas

Perpustakaan Pusat + Perpustakaan Fakultas

Laboratorium Komputer:

1. FIK 2. FE 3. FISIP

4. Pusbabimkar

FIK FE FISIP

Pusbabimkar, FIKES

WIFI:

1. Puskom 2. FT 3. FE 4. Plaza

5. Perpustakaan Pusat

Rektorat FIK, FT, FIKES FE, FH, FISIP

Camaru, Mahasiswa, Umum Mahasiswa,

Akses Internet: First Media 3 Mb Internasional, 10 Mb local

loop

(21)

4.3 Tata Kelola TI

4.3.1

Posisi TI dalam Struktur Organisasi Universitas

Keterangan :

: Instruktif/Direktif : Pengawasan

: Koordinasi / Konsultasi : Pembinaan

Berdasarkan struktur organisasi UPNVJ di atas, dapat dilihat bahwa Puskom merupakan bagian dari unsur penunjang berbentuk UPT (Unit Pelaksana Teknis), selevel dengan UPT Poliklinik dan UPT Perpustakaan di bawah instruksi/direktif Rektor dan Wakil Rektor sesuai tugas pokok dan fungsi.

4.3.2

Struktur Organisasi Internal TI

(22)

Berikut ini adalah Tugas Pokok dan Fungsi Puskom:

No Bagian Deskripsi

1 Puskom Tugas Pokok:

Menyelenggarakan dan mengembangkan sistem informasi untuk menyediakan dan menyajikan informasi yang tepat waktu, tepat guna dan tepat nilai berkaitan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan memanfaatkan Teknologi Informasi.

Fungsi:

1. Mengumpulkan, mengolah, menyajikan, menyimpan dan merawat data administrasi akademik dan administrasi umum.

2. Melaksanakan pembinaan sistem informasi melalui koordinasi dan kerja sama dengan satuan

kerja/instansi lain, baik di dalam maupun di luar lingkungan universitas.

3. Memberikan pelayanan informasi untuk menunjang program pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat serta keperluan lain dalam rangka kepentingan universitas.

4. Mengembangkan sistem informasi bagi kepentingan universitas, yang meliputi

pengembangan aplikasi, sistem informasi dan sistem jaringan (network).

5. Memberikan pelatihan dibidang teknologi informasi bagi sivitas akademik, alumni ataupun mayarakat yang membutuhkan jasa pelatihan teknologi informasi.

Pelaporan:

UPT Puskom dipimpin oleh kepala UPT Puskom yang bertanggung jawab langsung atas pelaksanaan tugasnya kepada Rektor, dan dalam tugas sehari hari dikoordinasikan dengan para Wakil Rektor sesuai tugas dan fungsi.

2 Sub Bagian Tata Usaha

Tugas Pokok:

tugas pokok membantu Ka. UPT Puskom dalam pelaksanaan layanan administrasi umum, personil dan keuangan.

Fungsi:

1. Melaksanakan kegiatan administrasi surat-menyurat rutin dan mengarsipkan.

(23)

2. Menyusun rencana anggaran dan pembukuan. 3. Mengatur, memelihara, dan merawat sarana

prasarana pendukung.

4. Melaksanakan pembinaan administrasi personil. 5. Melaksanakan administrasi pertanggung jawaban

keuangan.

6. Menyusun laporan pelaksanaan program.

Pelaporan:

Bertanggung jawab langsung kepada Ka. UPT Puskom.

3 Sub Bagian Pembinaan Sistem Informasi

Tugas Pokok:

Membantu Ka. UPT Puskom dalam melaksanakan pembinaan, pengembangan, aplikasi dan sistem informasi untuk menunjang kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Fungsi:

1. Melaksanakan penyusunan rencana pembinaan dan pengembangan sistem informasi.

2. Melaksanakan pemantauan, pemeliharaan, evaluasi dan modifkasi sistem.

3. Melaksanakan sosialisasi uji penerapan sistem. 4. Melaksanakan pengembangan sistem informasi.

Pelaporan:

4 Sub Bagian Pembinaan Sistem Operasi, Jaringan dan Portal

Tugas Pokok:

Membantu Ka. UPT Puskom dalam melaksanakan pengembangan aplikasi sistem operasi komputer, sistem jaringan (network) serta aplikasi portal.

Fungsi:

1. Melaksanakan pembinaan sistem operasi komputer.

2. Menyusun jaringan (network) baik dengan lingkungan universitas maupun dengan luar universitas.

3. Melaksanakan pengembangan aplikasi portal.

Pelaporan:

5 Sub Bagian Pengelolaan Data dan

Tugas Pokok:

Membantu Ka. UPT Puskom dalam melaksanakan pengumpulan penyimpanan, pengolahan serta penyajian

(24)

Laporan data dan informasi menggunakan sistem komputer.

Fungsi:

1. Melaksanakan penghimpunan, penyimpanan data. 2. Menyiapkan dukungan fasilitas, pengendalian dan

pengoperasian komputer.

3. Melaksanakan pengamanan, perawatan hardware dan software.

4. Melaksanakan pengembangan perangkat komputer.

Pelaporan:

Referensi: ORTAKER UPNVJ SKEP/19/YKPP/III/2008 tanggal 5 Maret 2008

4.3.3 Pola Pengambilan Keputusan TI

Peran Strategis

TI

Arsitektur TI

Kebutuha n Aplikasi

Bisnis

Infrastruk tur TI

Investasi TI

Rektorat

C/R/D

-

C/R/D

C

R/D

Puskom

P/D/X

P/R/D/X

P/D/X

P/R/D/X

P/X

Bagian

Keuangan

-

C

R/D

Satker

-

P/C

-

P/X

Dari tabel pola pengambilan keputusan TI di atas dapat dilihat bahwa:

1. Peran Strategis TI diajukan oleh Puskom, dikonsultasikan kepada Rektorat, diputuskan secara bersama-sama antara Rektorat dengan Puskom lalu dilaksanakan oleh Puskom.

Cetak Biru Teknologi Informasi UPNVJ tahun 2011-2015 Halaman 24 memutuskan

meriviu mengusulkan berkonsultasi melaksanakan Legend

D = Decides R = Reviews P = Proposes

(25)

2. Arsitektur TI diajukan, diriviu, diputuskan serta dilaksanakan secara mandiri oleh Puskom.

3. Kebutuhan Aplikasi Bisnis diajukan oleh Puskom dan Satker, dikonsultasikan dan diriviu oleh Rektorat, lalu diputuskan secara bersama-sama antara Puskom dan Rektorat.

4. Infrastruktur TI diajukan oleh Puskom, dikonsultasikan kepada Rektorat dan Bagian Keuangan, lalu diriviu, diputuskan dan dilaksanakan secara mandiri oleh Puskom.

5. Investasi TI diajukan oleh Puskom dan Satker, diriviu dan diputuskan oleh Rektorat dan Bagian Keuangan, lalu dilaksanakan oleh Puskom dan Satker. Ini berarti ada Satker yang bisa mengajukan dana investasi TI dan melaksanakannya secara mandiri karena memiliki staf TI tersendiri.

(26)

5 Analisis Strategis TI

5.1 Dokumentasi Sasaran Strategis Bisnis

Berikut ini adalah daftar sasaran strategis bisnis dari Renstra UPNVJ tahun 2011-2015:

N o

Sasaran Strategis S

O ST

W

O WT

Perspekti f

1 Terwujudnya citra UPNVJ yang lebih

elegan √

Konsumen

2 Terwujudnya kepuasan stakeholder √ 3 Tercapainya peringkat webometric

Indonesia sesuai harapan √

Proses Bisnis Internal 4 Terwujudnya penelitian yang

dipublikasikan dalam jurnal terakreditasi tingkat nasional/ internasional

√

5 Terwujudnya disiplin, jiwa juang dan jiwa

korsa √

6 Terserapnya lulusan di dunia industri dan pertahanan sesuai kompetensi dengan masa tunggu minimal

√

7 Tercapainya akreditasi institusi dan

program studi sesuai harapan √ 8 Terwujudnya suasana akademik yang

kondusif √

9 Terwujudnya kerjasama luar negeri di

bidang pendidikan dan penelitian √ 1

0

Terwujudnya kurikulum berbasis

kompetensi di seluruh program studi √ 1

1

Terwujudnya laboratorium dan pusat

kajian pertahanan negara √ 1

2

Terwujudnya perpustakaan yang modern

(digital library) √

1 3

Terwujudnya kemampuan berbahasa

asing √

1 4

Tercapainya perolehan HAKI dan

pendaftaran paten √

1 5

Terwujudnya bimbingan dan konseling

untuk mahasiswa √

1 6

Terwujudnya sertifkasi ISO 9000

√ 1

7

Terwujudnya perolehan opini Wajar

Tanpa Pengecualian dari KAP √

1 8

Tersedianya SDM yang memiliki

kompetensi dalam bidang pertahanan

√ Pembelaja

ran dan

(27)

N o

Sasaran Strategis S

O ST W O WT Perspekti f negara Pertumbuh an 1 9

Tersedianya SDM yang memiliki

kompetensi dalam bidang TI √

2 0

Terpenuhinya rasio dosen yang

berpendidikan S2/S3 √

2 1

Terwujudnya sistem pembinaan karier

√ 2

2

Terwujudnya sistem informasi yang terintegrasi untuk bidang akademik dan non-akademik

√

2 3

Terwujudnya cadangan dana operasional

satu tahun anggaran √ Finansial

2 4

Terwujudnya sumber pembiayaan yang sustainable di luar sumber dana dari mahasiswa

√

2 5

Terwujudnya pengelolaan keuangan

yang efektif dan efsien √

Catatan:

 SO = Strength vs Opportunity

 ST = Strength vs Threat

 WO = Weakness vs Opportunity

 WT = Weakness vs Threat

5.2 Identifikasi Peran dan Sasaran Strategis TI

Peran strategis TI diidentifkasi dari analisis dokumentasi bisnis, baik dari visi, tujuan, nilai, value chain maupun sasaran strategis bisnis yang telah didapatkan dari Renstra UPNVJ 2011-2015. Peran strategis inilah yang akan diturunkan ke dalam sasaran strategis TI yang tentunya seharusnya selaras (aligned) dengan Renstra UPNVJ tersebut di atas.

N o.

Peran Strategis TI

N

o Sasaran Strategis TI

Keselarasan dengan Sasaran Strategis Bisnis 1. Memfasilitasi peningkatan kualitas pengajaran dan pembelajaran untuk

1. Tersedianya sistem aplikasi yang mengintegrasikan seluruh

tahapan proses akademik sejak pendaftaran sampai dengan kelulusan mahasiswa.

2, 10

2. Tersedianya sistem e-learning

yang memiliki konten dari

2, 8, 18, 19, 20

(28)

N o.

Peran Strategis TI

N

Keselarasan dengan Sasaran Strategis Bisnis menghasilkan lulusan yang kompetitif dan SDM internal yang berkualitas sesuai harapan.

berbagai matakuliah yang diselenggarakan ataupun

berbagai referensi untuk sarana pembelajaran SDM, berikut sistem pendukungnya untuk memperkaya interaksi

pengajaran dan pembelajaran. 3. Tersedianya sistem otomasi

perpustakaan dan digital library berikut sistem pendukungnya seperti: journal, dictionary, e-encyclopedia, e-book, dll.

2, 8, 12

4. Tersedianya akses yang memadai ke sumber-sumber referensi ilmiah digital, baik di level nasional maupun internasional.

2, 8, 12

5. Tersedianya sistem informasi yang dapat memfasilitasi

kegiatan kemahasiswaan beserta interaktiftas dengan

pembimbing.

2, 15, 21

2. Memfasilitasi peningkatan kualitas penelitian dan pengabdian masyarakat untuk menghasilkan solusi ilmiah yang bermanfaat bagi

stakeholder dan selaras dengan

6. Tersedianya sistem informasi penelitian dan pengabdian masyarakat yang dapat memfasilitasi aktiftas

perencanaan, pelaksanaan s.d. monitoring dan evaluasi.

2, 4, 8, 11

7. Tersedianya sistem informasi yang dapat memfasilitasi publikasi hasil penelitian dan pengabdian masyarakat beserta pemrosesan hak cipta

intelektualnya.

2, 3, 4, 14

3. Memfasilitasi peningkatan kualitas dalam mengelola sumber daya universitas.

8. Tersedianya sistem informasi yang dapat dapat memfasilitasi proses transaksional manajemen sumber daya organisasi seperti perencanaan, penganggaran, keuangan, kepegawaian, aset, dsb.

2, 17, 23, 25

9. Tersedianya sistem informasi 2, 24

(29)

N o.

Peran Strategis TI

N

Keselarasan dengan Sasaran Strategis

Bisnis

yang dapat memfasilitasi otomasi dan integrasi pengelolaan proses bisnis unit usaha universitas. 4. Menyediakan informasi sesuai kriteria yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan serta penjaminan mutu universitas. 10 .

Tersedianya sistem informasi yang dapat memfasilitasi proses pengambilan keputusan

berdasarkan analisis multikriteria dengan mengandalkan data dari seluruh lini transaksional, baik akademik maupun non-akademik.

2

11 .

Tersedianya sistem informasi yang dapat memfasilitasi proses manajemen mutu, baik akademik maupun non-akademik.

2, 7, 16, 17

5. Memfasilitasi otomasi dan integrasi value chain seluruh proses bisnis universitas 12 . Terwujudnya mekanisme

integrasi antar berbagai sistem informasi yang tersedia, baik di level transaksional maupun analitikal, akademik maupun non-akademik/ manajemen organisasi. 2, 22 6. Memfasilitasi aksesibilitas sumberdaya universitas untuk meningkatkan komunikasi dan potensi kerjasama mutualisma dengan pihak eksternal 13 .

Tersedianya portal publik yang bersifat One Stop Service sebagai sarana publikasi informasi

universitas secara komprehensif.

1, 2, 3

14 .

Terwujudnya mekanisme

kerjasama yang difasilitasi oleh TI dengan pihak eksternal seperti perbankan, industri, lembaga bahasa, NGO, negara donor, dsb.

2, 6, 9, 13, 21

7. Menyediakan layanan

infrastruktur TI yang handal dan memadai yang memungkinkan beroperasinya berbagai layanan TI 15 .

Tersedianya backbone antar kampus UPNVJ serta di dalam masing-masing kampus yang menghubungkan berbagai lokasi strategis universitas ke dalam satu jaringan WAN (Wide Area Network).

2

16 .

Tersedianya Data Center dengan kemampuan komputasi,

2

(30)

N o.

Peran Strategis TI

N

Keselarasan dengan Sasaran Strategis

Bisnis

secara terintegrasi.

kapasitas penyimpanan data, tingkat keamanan serta kelengkapan fasilitas yang memadai untuk mendukung operasional seluruh sistem informasi prioritas.

8. Memberikan kontribusi untuk pencapaian

Good University Governance.

17 .

Terwujudnya IT Governance (Tata Kelola TI) yang memadai baik pada aspek leadership, struktur (organisasi dan SDM), maupun mekanisme/ proses pengelolaan TI.

2, 5

(31)

6 Analisis Kebutuhan TI

6.1.1

Sistem Informasi

Proses Bisnis Saat Ini Ke Depan

Penmaru (Pra-pendidikan)

Promosi  Promosi masih dilakukan dengan menggunakan konsep door to door

Membuat website promosi berbasis online system dan memasukkan virtual trip. Penerimaan

MABA

 UNISYSS

Mahasiswa melakukan Pendaftaran dibagian PENMARU Universitas, melakukan pembayaran di bank yang ditunjuk.

Kemudian mahasiswa mengikuti ujian melalui system seleksi dan dapat mengetahui score.

Hasil penerimaan

mahasiswa didistribusikan ke fakultas dalam bentuk laporan rekapitulasi MABA

Registrasi online, payment online dan system

terintegrasi

Proses Pendidikan

 Menggunakan aplikasi SIMAK UNISYSS

Belum semua fakultas menggunakan UNISYSS

HerRegistrasi Online

KRS Online

Absensi (menggunakan user account & fnger print)

KHS Online

Nilai Online

Pelayanan Pasca-Pendidikan

 Belum ada Membuat aplikasi untuk penyaluran lulusan ke Industri

Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

 Belum ada Membuat aplikasi administrasi PPM dan database Repositori penelitian dan Abdimas

Kemahasiswaan

Kemahasiswaa Belum ada Membuat aplikasi informasi

(32)

Proses Bisnis Saat Ini Ke Depan

n beasiswa berbasis online serta

membuat aplikasi yang berhubungan dengan ekstra kurikuler mahasiswa.

Sarana Prasarana

Belum ada Membuat aplikasi yang berhubungan dengan

inventory seperti : pengadaan barang (tender),

pemeliharaan, penghapusan , dan distribusi barang dan berbasis LAN. Tender berbasis internet.

Keuangan

Keuangan Mahasiswa

 Minku 2008

Aplikasi Minku 2008 digunakan untuk memproses keuangan mahasiswa secara manual. Mahasiswa meminta no.billing ke bagian

keuangan dan melakukan pembayaran ke bank berdasarkan no.billing yang telah diberikan. Mahasiswa memberikan bukti pembayaran ke bagian keuangan, kemudian dibuat

rekapitulasi ke fakultas.

User friendly

Online system dan terintegrasi

Keuangan Universitas

Krishand GL v3

Laporan pembukuan dibuat dengan

menggunakan Aplikasi Krishand GL v3 dimana belum sesuai dengan kebutuhan management dan belum memanfaatkan LAN untuk distribusi

laporan.

Perbaikan laporan sesuai dengan kebutuhan

management dan menggunakan system terintegrasi berbasis LAN

Penggajian Pegawai

 Ms. Excel

Masih bersifat manual

Dibuatkan system

penggajian berbasis LAN dimana setiap pegawai dapat

(33)

Proses Bisnis Saat Ini Ke Depan

NPP melihat data gajinya

berdasarkan account masing-masing

Dibuat standar prosedur penggajian

Transport Honor dosen Gaji PNS

DOS

Masih bersifat manual

 Sistem terintegrasi dengan system penggajian pegawai, dimana dosen dan karyawan dapat melihat estimasi pembayaran honor/gaji.

Kepegawaian

Kepegawaian Personalia

Proses pendataan pegawai sudah menggunakan access namun belum optimal dan belum berbasis jaringan.

 User friendly, system

terintegrasi dan berbasis LAN

Dosen Dosen

Proses pendataan dosen sudah menggunakan access namun belum optimal dan belum berbasis jaringan.

Terintegrasi dengan kepegawaian.

Absen Finger Print

Pemanfaatan alat absen belum maksimal, karena menggunakan konsep cabut-pasang

Komputasi fnger print terintegrasi sehingga akumulasi kehadiran karyawan tidak lagi dilakukan secara manual.

Teknologi Informasi

Untuk monitoring jaringan belum ada.

Membuat aplikasi monitoring paket data antar satker.

Kerjasama

Kerjasama Belum ada Membuat aplikasi yang dapat memberikan informasi

mengenai kerjasama dengan pihak eksternal baik yang lalu, sekarang, dan yang akan dating.

Perpustakaan

Perpustakaan Senayan Library

Belum semua fakultas

Membuat perpustakaan terintergrasi. Menambahkan

(34)

Proses Bisnis Saat Ini Ke Depan

memanfaatkan fasilitas ini. fasilitas ebook, journal, e-skripsi, dan

Administrasi Umum

Administrasi Umum (SETUN)

Belum ada Membuat aplikasi surat menyurat digital yang terintergrasi yang berbasis LAN.

Unit Usaha

Unit Usaha Belum ada Membuat aplikasi administrasi unit bisnis yang berbasis LAN.

6.2 Infrastruktur TI

6.2.1

Arsitektur Jaringan

Kebutuhan jaringan sbb:

Komponen Permasalahan Kebutuhan

Switch (Core) Kualitas jaringan kurang handal Mengganti Switch Core dengan Switch layer 3(Switch manageable) Switch

(Distribusi)

Kualitas jaringan kurang handal Mengganti Switch Distribusi (Switch manageable)

Switch

(Access) Kualitas jaringan kurang handal Mengganti Switch (Switch manageable) Router(Core) Terbatas dengan jumlah port Mengganti dengan Router

manageable Wif Terlalu banyak user, belum

ada pembatasan user (user account)

Membuat user management

Kabel UTP Banyaknya hambatan dimedia

kabel Mengganti dengan Fiber Optic

6.2.2

Arsitektur Server

Kebutuhan server adalah sebagai berikut.

Komponen Permasalahan Kebutuhan

Web Server Sudah tidak sesuai dengan

kebutuhan system Perlu upgrade Aplication &

Database Server

Masih dalam 1 server Pemisahan antara aplikasi dengan database

Backup - Perlu diperbarui secara

(35)

Komponen Permasalahan Kebutuhan

database Server

berkelanjutan

Mail Server Belum ada Perlu untuk email civitas akademika

File Server Belum ada Perlu untuk elearning, perpustakaan, penelitian, dokumen

DNS Backup Belum ada Untuk menjaga Domain Recovery

Bandwidth

manager Ada (mikrotik), setting belum optimal Pelatihan mikrotik atau bandwidth manager

6.3 Tata Kelola TI

Kebutuhan Tata Kelola TI adalah sbb:

Komponen Permasalahan Kebutuhan

Leadership Arsitektur TI masih vendor-driven

Struktur (Organisasi dan SDM)

Belum adanya unit yang mengelola secara langsung layanan TI terhadap user SDM Belum memenuhi syarat kepangkatan serta terbentur kebijakan pembatasan SDM Mekanisme/

Proses

Belum ada Kebijakan TI Baru ada sebagian SOP yang mengatur proses TI yang dikelola

(36)

7 Cetak Biru Arsitektur TI

7.1 Arsitektur Sistem Informasi

7.1.1

Peta Sistem Informasi

PM B RE G IS TR A SI KU RI KU LU M PE RK U LI A H A N ST A TU S E-LE A RN IN G PE RP U ST A KA A N D IG IT A L LI BR A RY A D M IN IS TR A SI R IS ET D IR EK TO RI K EP A KA RA N SU M BE RD A YA KE M A H A SI SW A A N PE N G EM BA N G A N K A RI R KE A LU M N IA N KE U A N G A N KE PE G A W A IA N A SE T UPNVJ IVR PORTAL PUBLIK UPNVJ

Website A Website B Website C Website D UPNVJ MOBILE

MANAJEMEN USER (OTENTIKASI & OTORISASI)

BUSINESS INTELLIGENCE (SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF, SISTEM PENGAWASAN & PENJAMINAN MUTU)

DATAWAREHOUSE

PORTAL PENDIDIKAN PORTAL DIGITAL LEARNING PORTAL PENELITIAN & PENGABDIAN MASYARAKAT PORTAL MAHASISWA & ALUMNI PORTAL MANAJEMEN ORGANISASI PA PE RL ES S O FF IC E

(37)

7.1.2

Deskripsi Fungsional & Integrasi Sistem

Informasi

A. Kategori Portal Akademik Deskripsi Umum

 SI Penmaru

 SI Akademik

Deskripsi Fungsional A.1. SI Penmaru

Spesifikasi Umum Keterangan

Spesifikasi Fungsional

1. Informasi

Penmaru Berisi informasi mengenai Fakultas yang terdapat diUPN VJ, termasuk kurikulum, ketentuan, Syarat, & Prosedur Camaba & Maba.

2. Pendaftaran Pendaftaran terbagi menjadi 2 kategori, yaitu pendaftaran khusus untuk mahasiswa Fakultas Kedokteran & Non Kedokteran. Pendaftaran dapat dilakukan secara online dari tempat masing-masing pendaftar, termasuk pembayaran.

3. Ujian Terdapat aplikasi untuk ujian Camaba dan hasilnya dapat langsung diketahui setelah mensubmit jawaban.

4. Hasil Ujian setiap fakultas atau satker dapat melihat hasil ujian masuk Camaba.

5. Registrasi Mahasiswa yang dinyatakan lulus secara otomatis dibuatkan KTM berdasarkan NRP Mahasiswa.

Hubungan dengan Aplikasi Lain

1. SI Akademik Mendapatkan data mahasiswa yang lulus ujian PENMARU yang berisi NRP dan Nama Mahasiswa.

2. SI

Kemahasiswaa n

Mendapatkan data mahasiswa yang lulus ujian PENMARU yang berisi NRP dan Nama Mahasiswa.

3. SI Keuangan Mendapatkan data mahasiswa yang lulus ujian PENMARU yang berisi NRP dan Nama Mahasiswa.

(38)

Spesifikasi Umum Keterangan

Spesifikasi Teknis

1. Arsitektur &

Platform - Untuk aplikasi web dan dekstop menggunakan opensource.

2. Keamanan

3. Integrasi

4. ...

A.2. SI Akademik

1. Pembayaran

Mahasiswa  Pembayaran Dukungan pendidikan (padasemester 1)

 Pembayaran Sumbangan Sukarela (khusus Mahasiswa Baru Fakultas Kedokteran)

 Pembayaran Heregistrasi (per semester)

 Pembayaran SPP (per semester)

 Pembayaran SKS sesuai KRS

 Pembayaran Paket Semester 1

 Pembayaran Paket khusus: Kedokteran, Akper dan Pascasarjana

 Pembayaran paket Akademik (Praktikum, KP, Pra Sidang, Sidang, Bimbingan KP, Bimbingan TA, Wisuda, Transkrip dan Ijazah)

2. KRS Pengisian KRS

3. Pengelolaan

Kurikulum  Fakultas dan Prodi – Mengakomodasi konfgurasi terkait perubahan Fakultas dan Prodi. Perubahan tersebut dalam bentuk penambahan atau

pengurangan Fakultas/Prodi. Konfgurasi

Fakultas dan Prodi akan dijadikan referensi bagi aplikasi lain yang terkait dengan Fakultas dan Prodi.

 Setup Kurikulum – Memfasilitasi setup kurikulum dalam sistem. Setup kurikulum tersebut meliputi konfgurasi kurikulum, konfgurasi kuliah yang dibuka dan silabus. Konfgurasi kurikulum meliputi proses studi, komposisi matakuliah, prasyarat matakuliah, dan syarat aktivitas akademik.

4. Penjadwalan  Kuliah : Mahasiswa dapat mengetahui kalender akademik universitas & Fakultas serta jadwal matakuliah pada semester yang sedang

(39)

Spesifikasi Umum Keterangan

berjalan.

 Praktek : Mahasiswa dapat mengetahui jadwal praktikum termasuk nama pengajar.

 Ujian (UTS, UAS, KP, TA) : Mahasiswa dapat mengetahui waktu & Tempat pelaksanaan ujian. 5. Pendidikan dan

Pengajaran  Pengelolaan Absensi mahasiswaPengelolaan Nilai mahasiswa(UTS, UAS, Mandiri, Praktikum) secara on-line.

 Pengelolaan Ujian

 Pengelolaan Berita Acara

 Pengelolaan KHS

6. Administrasi Kemahasiswaa n

 Surat Keterangan (Status Mahasiswa, Riset, Tugas Akhir, Lulus, Ucapan terimakasih)

 Surat Permohonan (Beasiswa, Pengunduran diri, Cuti, Aktif, Bimbingan)

 Pengelolaan Riset (KP,Proposal,TA)

Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

1. SI Penmaru Mendapatkan data mahasiswa yang lulus ujian PENMARU yang berisi NRP dan Nama Mahasiswa.

2. SI

Kemahasiswaa n

3. SI Keuangan

1. Arsitektur &

2. Keamanan

3. Integrasi

4. Aksesibiltas SI Penjadwalan dapat di akses melalui internet

(40)

B. Kategori Katalog Digital Deskripsi Umum

 SI Otomatisasi & Digital Library

 E – Learning

Deskripsi Fungsional

B.1. SI Otomatisasi & Digital Library

1. Registrasi Registrasi anggota perpustakaan. Bagi Mahasiswa, Dosen, dan Karyawan yang sudah terdaftar dapat melihat & mengunggah informasi buku, skripsi, & penelitian yang terdapat di perpustakaan UPN VJ secara online.

Katalogisasi Melakukan katalogisasi bahan pustaka.

Inventori

Koleksi Pustaka Pengelolaan koleksi pustaka baik fsik maupun digitalmeliputi buku, skripsi, tesis, desertasi, jurnal, majalah

Sirkulasi Administrasi peminjaman, pengembalian bahan pustaka.

Administrasi

Pengunjung Administrasi pengunjung perpustakaan.

Digitalisasi Melakukan digitalisasi bahan pustaka.

Publikasi Publikasi koleksi pustaka melalui

Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

4. SI Akademik Mengirimkan data mahasiswa aktif yang berhak meminjam bahan pustaka

5.

1. Arsitektur &

2. Keamanan

3. Integrasi

4. ...

(41)

(42)

B.2. E-Learning

1. Registrasi Registrasi e-learning baik mahasiswa dan dosen.

Secara otomatis pembagian kelas e-learning untuk mahasiswa.

Dosen dapat mengunggah materi, Quiz, & Ujian. Dan dosen dapat mengunduh tugas-tugas dari mahasiswa. Mahasiswa dapat mengunduh materi-materi yang diberikan oleh dosen, mengerjakan Quiz, ujian, melihat hasil ujian, & mengunggah tugas.

Pengelolaan forum diskusi/chating kelas e-learning Pengelolaan sharing konten e-learning dilakukan oleh dosen.

2. Manajemen Kelas

3. Manajemen Materi

4. Manajemen Interaksi

5. Manajemen evaluasi

Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

1. SI Akademik Menerima data nilai hasil ujian, tugas dan quiz dari tiap dosen sebagai data history di dikjar

2.

1. Arsitektur &

2. Keamanan

3. Integrasi

4. Aksesibilitas Aplikasi E-learning ini dapat di akses secara on-line.

(43)

C. Kategori Portal Kemahasiswaan Deskripsi Umum

 SI Kerjasama dan Kemahasiswaan

 SI Alumni

C.1. SI Kerjasama dan Kemahasiswaan

Pengelolaan Beasiswa

Menyediakan informasi kegiatan mahasiswa (UKM, PKM). Meliputi agenda dan kegiatan UKM, informasi pencapaian prestasi mahasiswa baik UKM maupun PKM.

Pengelolaan

UKM Proposal kegiatan, monitoring kegiatan UKM

Pengelolaan Kerjasama

Merupakan sistem yang mengelola kegiatan kerjasama mulai dari pengajuan kerjasama, kerjasama yang sedang berjalan & kerjasama yang pernah dilakukan.

Pengelolaan Administrasi Kemahasiswaa n

 SIMADA

 PKM

 Latsitarda

 Kegiatan Pra-studi (outbound, inbound)

 Event Kemahasiswaan

 Tracer Study Publikasi

Kegiatan Kermawa

Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

6. SI Dikjar Mendapatkan nilai IPK dari Mahasiswa

7. SI Kerjasama /

Labimkar Mendapatkan data kelulusan & data penampungan CV

5. Arsitektur &

6. Keamanan

7. Integrasi

8. ...

(44)

C.2. SI Alumni

Pengelolaan

Karir Alumni  InformasiRekruitmen

 Database alumni untuk mempercepat penyerapan alumni di dunia kerja

Tracer Alumni Mendata penyebaran alumni UPN di dunia kerja

8. SI

Kemahasiswaa n

Mengirimkan daftar mahasiswa yang telah lulus sidang

9.

Spesifikasi Teknis

9. Arsitektur &

10. Keamanan

11. Integrasi

12. ...

(45)

D. Kategori Portal Riset & Kepakaran Deskripsi Umum

 SI PPM

Deskripsi Fungsional D.1. SI PPM

1. Pengajuan Pengajuan Proposal Penelitian Dan Pemberdayaan Masyarakat.

Seleksi

Penelitian Pemeriksaan Kelengkapan dan Kelayakan ProposalPenelitian

Seleksi

Pemberdayaan Masyarakat

Pemeriksaan Kelengkapan dan Kelayakan Proposal PPM

Penjadwalan Pembuatan Jadwal Presentasi Penelitian & Pemberdayaan Masyarakat

LogBook Pencatatan Perkembangan Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat

Laporan

Penelitian Laporan hasil Penelitian Dan PemberdayaanMasyarakat

Publikasi Hasil

Penelitian Pegolahan hasil Penelitian Dan PemberdayaanMasyarakat

Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

1. SI akuntansi

keuangan Menerima rancangan kebutuhan anggaran utnukpenelitian dan abdimas

2. Monitoring

Data Berhubungan dengan portal

5. Arsitektur &

6. Keamanan

7. Integrasi

8. ...

E. Kategori Portal Management Organisasi

(46)

Deskripsi Umum

 SI Rencana Anggaran dan Keuangan

 SI Kepegawaian

 SI Sarana dan Prasarana

 SI Administrasi Umum

 SI Unit Bisnis

E.1. SI Perencanaan Anggaran

1. Pengajuan anggaran Verifkasi pengajuan anggaran Pengesahan rencana anggaran Revisi anggaran Evaluasi

anggaran

(Universitas dan Fakultas/Satker)

-Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

10. SI Keuangan

11.

12.

13.

9.

10.

11. Integrasi

12. ...

E.2 SI Akuntansi Keuangan

(47)

1. Pencarian dana

 Pengajuan Renlagiat (permintaan PPP)

 Perintah pelaksanaan program (PPP)

 Mengajukan UUDP (uang untuk dipertanggungjawabkan) dan SPPT (Surat Permintaan Pembayaran Tagihan)

 Verifkasi di Bagian Wasgar

 Verifkasi di Bagian Coklit

 Pembuatan NPB (Nota

Pemindahbukuan) di KabagKeu

 Verifkasi BPH

 Pencairan Dana Penerimaan Dana:

 Penerimaan Dana dari Mahasiswa - Pengambilan data pembayaran

mahasiswa

- Pembuatan billing

(NRP+Semester + Tahap)

berdasarkan Mata Anggaran dan Tahun Akademik

- Verifkasi data pembayaran (jumlah sks x indeks x mahasiswa dibandingkan dengan jumlah total pembayaran)

- Otorisasi pengiriman data pembayaran

- Pengiriman data billing ke Bank - Pengambilan data pembayaran

dari Bank

- Crosscheck penerimaan dari Bank

- Pembuatan Laporan penerimaan per Fakultas/Satker dan per mata anggaran

 Penerimaan Dana Non-Mahasiswa - Pengambilan data (jasa dan

bungan bank, angsuran pembayaran piutang anggota dan non-anggota, beasiswa, APBN, sewa ruang, dan pendapatan lainnya) pembayaran dari Bank

- Pembuatan Laporan penerimaan

(48)

Spesifikasi Umum Keterangan

Pembukuan:

- Pelaksanaan anggaran

o Pembukuan setiap transaksi berdasarkan mata anggaran dan program

o Pelaporan realisasi pelaksanaan anggaran setiap bulan

- Akuntansi

o Jurnal Transaksi

Penerimaan mahasiswa crosscheck dengan bagian penerimaan terkait dengan mata anggaran.

o Buku Besar

o Neraca Saldo Percobaan o Laporan Keuangan:

Laporan Aktivitas Laporan Perubahan Posisi Keuangan Laporan Posisi Keuangan

Laporan Arus Kas Laporan Tutup Buku Keuangan Fakultas/Satker:

 Pencatatan dan Pembukuan dana (Penerimaan dan Pengeluaran)

 Pelaporan ke Kasatker

 Pencairan Dana

Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

14. SI Perencanaan Anggaran

15. SI Kepegawaian

16. SI Sarana Prasarana

17. SI Penmaru

18. SI Akademik

13.

14. Keamanan

15. Integrasi

(49)

16. ...

(50)

E.2. SI Kepegawaian

1. Penerimaan Pegawai

Seleksi

Pegawai Seleksi Calon pegawai sesuai prosedur seleksi yangtelah ditetapkan.

Pengembangan

Pegawai Pengembangan pegawai dapat dilakukan melalui 2jalur yaitu stuktural dan fungsional. Masing-masing memiliki prosedur yang telah ditetapkan

Penilaian Kinerja

Mutasi dan Pemberhentian Pegawai

Pemberhentian pegawai dilakukan melalui 2 jalur. Yaitu pemberhentian sepihak dan pensiun

Payroll

Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

1. SI Akademik Menggunakan data pegawai

2. SI Satker Memberikan data dosen dan menerima Informasi pegawai yang akan naik golongan/ jabatan

3. SI Otomasi Perpustakaan dan Digital Library

Menggunakan data pegawai

4. SI Akuntansi

dan Keuangan Menerima data kebutuhan pegawai baru danpengembangan pegawai

Spesifikasi Teknis

1. Arsitektur &

E.3. SI Pengadaan

(51)

1. Pengadaan : masing – masing satker mengajukan kebutuhan barang. barang yang sudah ada di distribusikan ke masing-masing satker dengan memberikan kode barang (label).

Tender : berdasarkan ketentuan yang ada apabila pengadaan barang membutuhkan pihak ke-3 maka akan dilakukan informasi tender secara online melalui website resmi UPN VJ.

Pemeliharaan : Pemeliharaan Inventarisasi di lakukan secara berkala, yang telah ditentukan oleh ROUM. Penghapusan : pelelangan barang bekas yang terdapat di UPN VJ, baik itu di fakultas maupun di rektorat.

Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

1. SI SATKER Memberikan data Kebutuhan Inventori SATKER, menerima data barang yang diberikan RO.Um, dan mengajukan pemeliharaan barang

2. SI Akuntansi

keuangan Menerima pengajuan anggaran untuk pengadaan &pemeliharaan Barang

1. Arsitektur &

2. Keamanan

3. Integrasi

4. ...

E.4 SI Sarana Prasarana

1. Pengadaan : masing – masing satker mengajukan

(52)

kebutuhan barang. barang yang sudah ada di distribusikan ke masing-masing satker dengan memberikan kode barang (label).

Tender : berdasarkan ketentuan yang ada apabila pengadaan barang membutuhkan pihak ke-3 maka akan dilakukan informasi tender secara online melalui website resmi UPN VJ.

Pemeliharaan : Pemeliharaan Inventarisasi di lakukan secara berkala, yang telah ditentukan oleh ROUM. Penghapusan : pelelangan barang bekas yang terdapat di UPN VJ, baik itu di fakultas maupun di rektorat.

Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

1. SI SATKER Memberikan data Kebutuhan Inventori SATKER, menerima data barang yang diberikan RO.Um, dan mengajukan pemeliharaan barang

2. SI Akuntansi

keuangan Menerima pengajuan anggaran untuk pengadaan &pemeliharaan Barang

1. Arsitektur &

2. Keamanan

3. Integrasi

4. ...

E.4. SI Administrasi Umum

1. Digitalisasi surat menyurat. Baik itu surat masuk maupun surat keluar.

(53)

Digitalisasi ini hanya dapat di akses oleh bagian – bagian tertentu saja.

1. Portal

Akademik Menerima & mengirimkan data surat digital yangberhubungan dengan akademik

2. Portal

Kemahasiswaa n

Menerima & mengirimkan data surat digital yang berhubungan dengan kemahasiswaan

3. Portal Riset dan

Kepakaran Menerima & mengirimkan data surat digital yangberhubungan dengan penelitian

4. Portal

management Organisasi

Menerima & mengirimkan data surat digital yang berhubungan dengan management organisasi

5. SI Eksekutif Menerima dan mengirimkan informasi untuk organisasi

Spesifikasi Teknis

1. Arsitektur &

2. Keamanan

3. Integrasi

4. ...

E.5. SI Unit Bisnis

1. SI Unit Bisnis Sistem perparkiran : otomatisasi sistem perparkiran, dimana data kendaraan masuk dan keluar serta pembiayaan tersimpan dalam aplikasi. Sehingga dapat dibuat laporan rekapitulasi pendapatan parkir per periode waktu.

Sistem administrasi koperasi :

- Pengajuan Anggota : karyawan mengisi form

registrasi anggota melalui jaringan intranet.

- Simpan pinjam : Anggota dapat mengajukan

pinjaman, aplikasi melakukan pengecekan apakah anggota tersebut layak melakukan peminjaman atau tidak. Kemudian anggota dapat mengupdate jumlah simpanan wajib melalui jaringan intranet.

(54)

Spesifikasi Umum Keterangan

- laporan keuangan : setiap periode waktu

tertentu membuat laporan keuangan, anggota dapat melihat laporan keuangan anggota.

Sistem Penyewaan tempat (kantin & fotokopi):

- Proses Permintaan : pihak ketiga mengajukan

permohonan sewa tempat. Dapat dilakukan prosedur seleksi penyewa yang berhak mendapatkan tempat sewa.

- Proses Pembayaran : sistem mengentri jumlah

pembayaran pihak penyewa.

- Laporan : Pada periode tertentu membuat

laporan secara reguler. Memberikan laporan sewa tempat.

Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

1. SI Keuangan Menerima Laporan Keuangan kegiatan unit bisnis

1. Arsitektur &

2. Keamanan

3. Integrasi

4. ...

F.1. SI Data Warehouse Universitas(BPM)

1. SI Data

Warehouse Universitas(BPM )

Merupakan kumpulan semua data yang dibutuhkan untuk akreditasi universitas dan program studi.

Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

1. Portal Akademik Memberikan semua data akademik yang diperlukan untuk akreditasi (Jumlah MABA, Jadwal Kuliah, Kurikulum, Absensi dosen & Mahasiswa, mahasiswa

(55)

aktif, Nilai, Jumlah Lulusan, Kegiatan PBM, dll)

2. Portal Katalog

Digital Memberikan data kepustakaan dan kegiatan E-learning (Buku, Skripsi, Jurnal, Prosiding, Perkuliahan elektronik, e-kuis, e-nilai, dll)

3. Portal

Kemahasiswaan Memberikan semua data mengenai kegiatanKemahasiswaan (UKM, Prestasi Mahasiswa, Kegiatan alumni, Track record alumni)

4. Portal Riset dan

Kepakaran Memberikan semua data Kegiatan penelitian &abdimas yang diselenggarakan baik dosen maupun mahasiswa

5. Portal

Management organisasi

Memberikan sebagian data yang diperlukan untuk akreditasi seperti: alokasi dana Penelitian & Abdimas, jumlah personil, Dukungan sapras, Kerjasama dan pemanfaatan Sistem Informasi

Spesifikasi Teknis

1. Arsitektur &

2. Keamanan

3. Integrasi

4. ...

(56)

F.1. SI Eksekutif

1. SI Data

Warehouse Universitas(BPM )

Merupakan kumpulan semua data yang dibutuhkan untuk akreditasi universitas dan program studi.

Hubungan dengan Aplikasi Lainnya

1. Portal Akademik Memberikan semua data akademik yang diperlukan untuk akreditasi (Jumlah MABA, Jadwal Kuliah, Kurikulum, Absensi dosen & Mahasiswa, mahasiswa aktif, Nilai, Jumlah Lulusan, Kegiatan PBM, dll)

2. Portal Katalog

Digital Memberikan data kepustakaan dan kegiatan E-learning (Buku, Skripsi, Jurnal, Prosiding, Perkuliahan elektronik, e-kuis, e-nilai, dll)

3. Portal

Kemahasiswaan Memberikan semua data mengenai kegiatanKemahasiswaan (UKM, Prestasi Mahasiswa, Kegiatan alumni, Track record alumni)

4. Portal Riset dan

Kepakaran Memberikan semua data Kegiatan penelitian &abdimas yang diselenggarakan baik dosen maupun mahasiswa

5. Portal

Management organisasi

Memberikan sebagian data yang diperlukan untuk akreditasi seperti: alokasi dana Penelitian & Abdimas, jumlah personil, Dukungan sapras, Kerjasama dan pemanfaatan Sistem Informasi

Spesifikasi Teknis

1. Arsitektur &

2. Keamanan

3. Integrasi

4. ...

(57)

7.2 Arsitektur Infrastruktur TI

7.2.1

Arsitektur Sistem

No Lapisan Standarisasi

1. Presentation Layer

 Standarisasi antarmuka menggunakan platform berbasis web dan mobile web untuk seluruh software aplikasi yang dikembangkan

 Selain melalui platform berbasis web, informasi juga dapat dipresentasikan melalui IVR (Interactive Voice Response) dan peralatan mobile communication.

2. Application Layer

 Lingkup sistem informasi harus mencakup sistem-sistem informasi utama yang telah dijelaskan di bagian Arahan Strategis Arsitektur Sistem Informasi.

 Pengembangan sistem informasi menggunakan platform yang memungkinkan interoperabilitas antar aplikas, khususnya untuk sistem informasi utama.

 Untuk meningkatkan efsiensi pengembangan sistem aplikasi, diutamakan untuk mengimplementasikan penggunaan platform Open Source.

 Khusus untuk sistem informasi yang bersifat common

diutamakan untuk menggunakan strategi Open

Sources Packages. Penggunaan platform Open Source

dimaksudkan untuk mengefsiensikan investasi. Contoh sistem informasi yang masuk dalam golongan ini adalah:

o E-learning

o SI Otomasi Perpustakaan dan Digital Library

o SI Disiminasi Hasil Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.

 Integrasi antar aplikasi menggunakan platform SOA (Service Oriented Architecture)

3. Data Layer  Lapisan ini mengelola data-data PT. PT perlu untuk memelihara sejumlah besar records dalam satu tempat serta mekanisme untuk mengakses dan

memutakhirkan data secara efsien. Beberapa dari data ini mengandung informasi yang sensitif. Hal ini berdampak pada isu lainnya seperti security dan business continuity.

 Data-data yang dapat diakomodir dikelompokkan dalam kategori:

o Operasional – digunakan sehari-hari oleh

operasional unit-unit kerja. Data ini merupakan data biasa yang diekstraksi dari database

(58)

No Lapisan Standarisasi

relasional

o Terkonsolidasi – Data operasional kemudian dibersihkan, diringkas serta dikelompokkan untuk kepentingan proses pengambilan

keputusan dan analisis. Data ini biasa disebut sebagai data terkonsolidasi, yang nantinya akan digunakan sebagai dasar untuk business

intelligence platform

o Tak Terstruktur – Semua data yang terkandung dalam pesan e-mail, dokumen, lembar

presentasi bahkan yang berada dalam format audio dan video. Document management, fle dan messaging server merupakan solusi manajemen ang umum dalam area ini. Data jenis ini relevan sebagai dasar bagi collaboration platform

o Referensi – Data ini digunakan oleh aplikasi untuk otentikasi, profling, konfgurasi serta keperluan perbandingan. Data ini nantinya akan digunakan dalam identify & policy management platform

 Seluruh sistem informasi yang menjadi lingkup arahan strategis dalam dokumen ini dikembangkan di atas platform RDBMS.

4. Base Layer  Layanan dasar infrastruktur jaringan PT mencakup:

o Common System Service – Merupakan service-service dasar sesuai kebutuhan di antaranya file & print services, IP Services, Remote Access Services, Web Application Services

o Network services – Menyediakan solusi untuk komunikasi dan konektiftas, di antaranya:

Transport Services, Routing Services, Network Protocol, Wireless Services, Quality of Services, Domain Name Resolution

 Layanan dasar infrastruktur jaringan internal PT terdiri dari jaringan lokal broadband kampus Jakarta,

Jogjakarta, Jawa Timur.

 Layanan dasar infrastruktur jaringan eksternal PT memfasilitasi konektiftas ke sumberdaya-sumberdaya akademik eksternal dan memungkinkan berbagai pihak eksternal mengakses berbagai layanan dan publikasi kompetensi PT secara memadai sesuai dengan perkembangan kebutuhan.

5. Security Services

 Implementasi keamanan TI didasarkan pada Model Arsitektur End-to-End, baik pada layer infrastruktur

(59)

No Lapisan Standarisasi

maupun pada layer aplikasi.

 Security Services yang berbasis pada infrastruktur setidaknya mencakup layanan untuk Access Control, Border Protection, Detection, Content Control, Audit

dan Cryptography.

 Security Services yang berbasis pada sistem informasi, mencakup 11 domain prioritas keamanan aplikasi berbasis web dengan menggunakan referensi best practices dari OWASP (Open Web Application Security Project)

6. Network & System Management Services (NSMS)

 PT mengimplementasikan NSMS yang memungkinkan konsolidasi dan sentralisasi pengelolaan jaringan dan

system software yang menjadi infrastruktur pendukung keberjalanan seluruh layanan aplikasi bisnis.

 Lingkup services adalah:

o Backup & Recovery

o Service monitoring & Control

o Network management

o<