BAB III KEADAAN INSTANSI
3. Deskripsi Jabatan
Tugas-tugas dari kepala cabang antara lain adalah : 1) Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.
2) Bertanggung jawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai pertumbuhan dan jumlah yang di targetkan oleh perusahaan.
3) Bertanggung jawab atas asset perusahaan. 4) Melaksanakan administrasi personalia.
5) Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi hubungan kerja diantara seluruh karyawan yang ada dikantor cabang.
b. Supervisor Penjualan Reguler
Tugas-tugas dari supervisor penjualan adalah :
1. Bertugas dan bertanggung jawab menyusun perencanaan program kerja penjualan regular.
2. Bertugas dan bertanggung jawab mengkoordinir, melaksanakan, dan mengawasi kinerja salesman.
3. Bertanggung jawab dan bertugas memproses surat pesanan, berkoordinasi dengan bagian fakturis untuk memproses faktur komersial dan faktur pajak.
4. Mengecek ada tidaknya masalah administrasi pelanggan ( pelanggan yang sudah jatuh tempo dan pelanggan yang sudah blacklist )
5. Bertanggung jawab untuk membuat laporan penjualan dan laporan outlet baru yang akan menjadi pelanggan.
6. Mengecek ada tidaknya masalah administrasi pelanggan ( pelanggan yang sudah jatuh tempo atau pelanggan yang telah diblacklist dari perusahaan )
commit to user
c. Supervisor TU
Tugas-tugas dari Supervisor TU adalah :
1) Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan tata usaha pada kepala PBF.
2) Membuat laporan hutang dan piutang dagang.
3) Memeriksa bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank. 4) Memeriksa kebenaran buku penjualan, buku pembelian dan jurnal
umumnya.
5) Membuat debet nota atas biaya beban kantor pusat.
d. Administrasi Inkaso
Tugas-tugas dari Administrasi Inkaso adalah :
1. Bertugas dan bertanggung jawab menerima, menyimpan, melampirkan dan menyerahkan alat tagih berupa:
a) Faktur komersial asli dan 2 lembar copy dan faktur pajak asli dari bagian fakturis/ Piutang Dagang
b) Bukti Penerimaan Barang ( BPB ) asli yang telah dibubui tanda tangan penerimaan barang oleh pelanggan dari pengirim barang c) Bukti Penerimaan Barang dan faktur komersial asli serta foto
copy 2 lembar faktur komersial dan faktur pajak
d) Menyimpan alat tagih kedalam map alat tagih menurut nama debitur/ pelanggan
2. Bertugas dan bertanggung jawab menyelenggarakan Kontrol penagihan piutang dengan cara :
a) Membuat list jatuh tempo alat tagih, membuat tanda terima titipan faktur sesuai dengan tanggal jatuh temponya.
b) Menyerahkan tanda terima titipan faktur yang dilampiri dokumen alat tagih lengkap ke pelanggan, serta 1 lembar faktur komersial diarsipkan sementara untuk bukti bahwa ada perjanjian piutang dengan pelanggan.
commit to user
c) Memerima tanda terima titipan faktur dari penagih ( salesman ) yang telah ditandatanngani oleh pelanggan dan dicap stempel yang merupakan janji pembayaran, kemudian diarsipkan sesuai tanggal jatuh temponya.
d) Saat jatuh tempo tanda terima titipan faktur, membuat nota inkaso, kemudian ditanda tangani dan diberi nomor dan tanggal e) Menyerahkan nota inkaso yang telah dibuat kepada pelanggan f) Menerima kembali nota inkaso dari salesman yang dilampirin
tanda terima titipan faktur yang belum berhasil ditagih dan meminta salesman untuk menuliskan hasil tagihannya pada nota inkaso di hari yang sama.
g) Memeriksa nota inkaso dan lampirannya sete;ah cocok, bagian inkaso menandatangani nota inkaso yang rangkap 3 dan menyerahkan 2 lembar ke salesman sebagai penagih.
h) Membuat bukti penerimaan kas senilai hasil penagihan dan menandatangani di kolom “ penyetor “
i) Menyerahkan bukti penerimaan kas berikut nota inkaso asli dan 1 lembar foto copy yang dilampiri faktur komersial yang berhasil ditagih ke bagian kasir
j) Meminta kembali foto copy nota inkaso yang sudah ditandatangani kasir untuk diarsipkan
k) Menyerahkan surat konfirmasi piutang ke outlet/pelanggan l) Bertanggung jawab atas keamanan alat tagih yang dikelola
karena alat tagih ini penting sebagai bukti penagihanyang nantinya digunakan untuk penagihan atau sebagai pertimbangan valid atau tidaknya SP.
m) Bertanggung jawab langsung kepada Supervisor TU e. Administrasi Pembelian
Tugas-tugas dari Administrasi Pembelian adalah :
1) Mengerjakan barang dagangan, baik rutin maupun non rutin, baik intern maupun ekstern.
commit to user
2) Mencetak laporan pembelian tiap akhir minggu.
3) Mengentri pembelian berdasarkan copy faktur / SPB /TT yang telah diakui penerimanya oleh gudang.
f. Administrasi Personalia dan Kasir
Tugas-tugas dari Administrasi Personalia dan Kasir adalah :
1) Bersama kasir TU merencanakan pengeluaran uang sesuai kas Budget.
2) Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang.
3) Membuat daftar pembayaran gaji, konjuktor, biaya pegawai tiap bulan sesuai ketentuan yang berlaku.
4) Mengarsipkan berkas-berkas kepegawaian, termasuk administrasi cuti.
g. Administrasi Kas Bank
Tugas-tugas dari Administrasi Kas Bank adalah :
Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank dengan melekatkan bukti pendukung yang sah.
h. Administrasi Pajak
Tugas-tugas dari Administrasi Pajak adalah :
1) Menandatangani faktur pajak standart sederhana untuk setiap faktur yang terbit.
2) Membuat laporan pajak. 3) Mengecek barang yang datang.
4) Setiap hari memeriksa buku penjualan dengan faktur pajak yang terbit.
5) Meneruskan faktur pajak CN pada inkaso untuk dimintakan tanda tangan pada pelanggan sebelum diberhitungkan dengan tegihannya. i. Supervisor Penjualan Logistik
Tugas-tugas dari Kepala gudang adalah :
1) Bertanggung jawab dan bertugas atas pengadaan barang, penyimpanan barang, serta pendistribusian barang kepelanggan
commit to user
2) Bertanggung jawab dan bertugas untuk melaksanakan dan mengawasi mutasi barang
3) Bertanggung jawab dan bertugas dalam pengelolaan dan pelaporan narkotika sesuai dengan peraturan perundang-undangan 4) Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan dan melaporkan
penarikan barang. j. Fakturis
Tugas-tugas dari Fakturis adalah
1) Bertugas dan bertanggung jawab untuk mengentry Surat Pesanan, data outlet, diskon perproduk sesuai dengan ketentuan perusahaan 2) Bertugas dan bertanggung jawab untuk memeriksa kebenaran
entry data dan mencetak dokumen faktur komersial yang berisi 5 rangkap dan faktur pajak yang berisi 2 rangkap serta surat tanda terima ( Surat pesanan )
3) Bertugas dan bertanggung jawab untuk mencatat dokumen faktur komersial dan faktur pajak kedalam buku kreasi faktur ( agenda faktur ) yang terdiri dari:
1. Tanggal faktur komersial 2. Nomor faktur komersial 3. Tanggal faktur pajak 4. Nomor faktur pajak 5. Nama pelanggan
6. Nilai faktur komersial atau nilai faktur pajak
4) Bertugas dan bertanggung jawab menyerahkan faktur komersial dan faktur pajak ke atasan langsung yang telah tercatat pada buku kreasi dokumen penjualan
5) Bertugas untuk mencetak dan melaporkan laporan penjualan secara lengkap ( harian dan bulanan )
6) Bertanggung jawab atas kebenaran dan keabsahan hasil entry penjualan yang dilakukan di system informasi.
commit to user
k. Penagih Rekening
Tugas-tugas dari penagih rekening adalah :
1) Bersama petugas inkaso membuat jadwal penagihan.
2) Melaksanakan penagihan dan menyerahkan hasil tagihan pada kasir dengan membuat nota inkaso yang telah di tanda tangani kasir dan diketahui inkaso.
3) Mengembalikan alat tagih (faktur atau tanda terima faktur) pada petugas inkaso untuk yang tidak tertagih.
4) Bertanggung jawab pada kendaraan inventaris kantor yang digunakan.
5) Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh kasir TU dan kepala PBF.
l. Salesman
Tugas-tugas dari Salesman adalah :
Salesman ini mempunyai tugasan dan kewajiban sebagai berikut :
1) Bertugas dan bertanggung jawab untuk menyusun data secara lengkap mengenai pelanggan dengan cara :
1. Nama Pelanggan 2. Alamat Pelanggan
3. Nama dan Alamat Penanggung jawab atau penentu kebijakan pembeli
4. Nomor NPWP pelanggan 5. Jadwal terima kunjungan
6. Costumer card ( kartu pelanggan )
2) Bertanggung jawab merencanakan, melakukan kunjungan outlet perbulan yang diserahkan setiap hari serta membuat laporan kunjungan dan direalisasikan kepada atasan langsung.
commit to user
3) Bertugas dan bertanggung jawab menawarkan secara aktif produk KF dan principal yang diageni pelanggan.
4) Bertanggung jawab membina hubungan yang baik dengan pelanggan dan menghindari tindakan – tindakan yang dapat merusak nama baik dan citra perusahaan demi meningkatkan penjualan produk yang diageni.
5) Bertugas dan bertanggung jawab dalam pencapaian target 6) Bertugas dan bertanggung jawab atas hasil penjualan barang
Narkotika secara tunai kepada pelanggan.
m. Pengirim Barang
Tugas-tugas dari Pengirim barang adalah :
1) Melaksanakan pengiriman barang baik dalam maupun luar kota. 2) Membantu kegiatan gudang bila diperlukan oleh Kepala Gudang. 3) Mengantar kasir pergi ke bank untuk menyetor atau mengambil
uang.
4) Melaksanakan penyetoran kliring dan setoran pajak.
5) Bertanggung jawab atas kendaraan inventaris kantor yang digunakan.
commit to user
BAB IV PEMBAHASAN
A. Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution menurut pengamatan kami yang mengacu pada buku SOP ( Standart Operating Prosedurs ) meliputi 11 tahapan yaitu :