commit to user
PROSEDUR PENCETAKAN FAKTUR PENJUALAN PADA
PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md. ) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
ELLY AGUSTYA ARDY D1509029
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
commit to user
commit to user
commit to user
iv MOTTO
Kejujuran dan kerja keras merupakan sifat-sifat yang layak dipuji, tapi tidak akan pernah memberikan kesuksesan kepada
siapa saja yang memiliki tujuan jelas. ( Napoleon Hill )
Ada Kehidupan yang layak dijalani sekarang ini sebagaimana kehidupan itu layak dijalani dihari-hari sebelumnya, dan itu adalah kehidupan Jujur, Kehidupan bermanfaat, Kehidupan
egoistis, dibersihkan dengan pengabdian untuk menuju kesempurnaa.
( Henry Van Dyke )
Kesuksesan tidak selalu diraih oleh orang yang lebih cepat atau lebih pintar, tetapi lambat laun kesuksesan akan diraih oleh
commit to user
v
HALAMAN PESEMBAHAN
Karya ini kupersembahkan untuk :
©
Bapak dan Ibuku tersayang yang
selalu memberikan doa, motifasi dan
selalu memberikan perhatiannya saat
pembuatan Ta
©
Kakak ku Ferry Ardis yang selalu
memberikan motifasi dan support
©
Dhika Mitra Ananta, yang selalu
mensupport
©
Alhm. Nenek ku yang sangat ku
sayangi yang dulu selalu memberikan
nasehat-nasehat yang sangat berguna
©
Sahabat-sahabat dekat ku yang selalu
menemani dalam suka dan duka
©
Teman-teman
satu
angkatan
Manajemen Administrasi 2009
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan karunia nya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan
tugas akhir ini yang berjudul “ Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan Pada PT.
Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Surakarta ”.
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh sebutan Profesi Ahli Madya Program D III Manajemen
Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Didalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesulitan,
Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak,
akhirnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin
menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah
bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan
Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan selaku pembimbing Akademis yang telah membimbing,
memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh
perkuliahan dengan baik.
3. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Phd, selaku dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Rahman Budiana selaku Kepala PT. Kimia Farma Trading and
Distribution.
5. Bapak Suhardi selaku Supervisor Penjualan Logistik PT. Kimia Farma
commit to user
vii
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan Tugas
Akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis
sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan
pengetahuan penulis.
Harapan penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi
pembacadan semua pihak yang membutuhkan.
Surakarta, 06 Mei 2012
commit to user
viii
PERNYATAAN
Nama : Elly Agustya Ardy Nim : D1509029
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir yang berjudul “ PROSEDUR PENCETAKAN FAKTUR PENJUALAN PADA PT. KIMIA FARMA TRADING
AND DISTRIBUTION CABANG SURAKARTA ” adalah betul-betul karya sendiri.
Hal-hal yang bukan karya saya dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar yang saya peroleh dari Tugas Akhir tersebut.
Surakarta, 2012
Yang membuat pernyataan,
commit to user
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN... ii
PENGESAHAN ... iii
MOTTO ... iv
PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vi
PERNYATAAN ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xiii
ABSTRAK ... xiv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 2
C. Tujuan Laporan dan Manfaat Laporan ... 3
BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka ... 4
1. Pengertian Prosedur ... 4
commit to user
x
3. Pengertian Pencetakan ... 7
4. Pengertian Faktur Penjualan ... 7
1. Pengertian Faktur dan jenis-jenis Faktur... 7
a. Pengertian Faktur ... 7
b. Jenis-jenis Faktur ... 8
1) Faktur Komersial... 8
2) Faktur Pajak... 9
5. Pengertian Faktur Penjulan ... 10
a. Faktur Penjualan... 10
b. Faktur Penjualan dibedakan menjadi 2 faktur... 11
1. Faktur Penjualan Kredit... 11
2. Faktur Penjualan Tunai... 12
6. Pengertian Pencetakan Faktur Penjualan ... .. 12
7. Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan ... ... 13
8. Prosedur PencetakanFaktur Penjualan di PT. KFTD pada buku SOP ... .. 15
9. Metode Pengamatan... 16
BAB III KEADAAN INSTANSI A. Gambaran Berdirinya Perusahaan ... 20
1. Sejarah Berdirinya Perusahaan... ... 20
2. Struktur Organisasi ... 23
commit to user
xi BAB IV PEMBAHASAN
A. Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan ... 32
1. Penerimaan SP ... 32
2. Pemeriksaan SP ... 35
3. Memvalidasi SP ... 37
4. Pemberian Info Kepelanggan ... 39
5. Membuat SO ... 40
6. Pemeriksaan SO ... 40
7. Pemeriksaan Stok Barang ... 41
8. Pencetakan SKB ... 42
9. Menyiapkan Barang sesuai SKB... 43
10.Mencatat Pengeluaran Barang pada kartu stok ... 43
11.Pencetakan Faktur ... 46
B. Praktik Sehat pada PT. Kimia Farma ... 51
C. Faktor Pendukung dan Penghambat Pencetakan Faktur Penjualan ... 53
1. Faktor Penghambat Pencetakan Faktur ... 53
2. Faktor Pendukung Pencetakan Faktur... 55
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 56
commit to user
xii DAFTAR PUSTAKA
commit to user
xiii
Daftar Gambar
1. Gambar 1.1 Struktur Organisasi ... 24
commit to user
xiv ABSTRAK
ELLY AGUSTYA ARDY, D1509029, PROSEDUR PENCETAKAN FAKTUR PENJUALAN DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG SURAKARTA.
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Admninstrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 60 lembar.
Faktur penjualan merupakan bukti penjualan barang dan jasa yang pada umumnya digunakan oleh pihak yang menjualkan barang. Pencetakan Faktur penjualan mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendorong aktivitas perkantoran karena dengan adanya faktur yang telah dicetak dapat untuk bukti pengeluaran barang dagangan, bukti pengiriman barang dagangan, sebagai bukti penagihan ( inkaso ), sebagai bukti untuk arsip bila suatu saat ada pemeriksaan, dan sebagai bukti retur eks barang. Untuk mendapatkan pencetakan yang baik maka diperlukan suatu prosedur yang baik pula. Dengan prosedur yang baik maka proses pencetakan akan dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.
Dalam rangka untuk mendapatkan suatu pencetakan faktur penjualan yang sesuai dengan SOP, maka dalam kegiatan pencetakan faktur penjualan harus dilakukan dengan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pencatatan faktur penjualan. Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk menggambarkan dan menjelaskan Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution cabang Surakarta.
Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh dari berdasarkan informasi, peristiwa atau aktivitas, gambar serta SOP ( Standart Operating Prosedures ). Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi ( Pengamatan ) dan dokumen serta riset pustaka sehingga dapat dianalisa dan ditarik kesimpulan.
Hasil pengamatan yang dilakukan di bagian fakturis pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, penulis memaparkan bahwa prosedur pencetakan meriputi Penerimaan SP ( Surat Pesanan ), Pemeriksaan SP, Memvalidasi SP, Memberi Informasi kepada Pelanggan, Membuat SO, Memeriksa Stok barang berdasarkan SO, Pencetakan SKB, Menyiapkan barang sesuai SKB, Pencatatan Pengeluaran barang pada kartu stok, Pencetakan faktur. Apabila posedur tersebut dilakukan dengan baik maka proses pencetakan faktur akan berjalan dengan baik dan tidak ada hambatan.
commit to user
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada saat seperti ini banyak perusahaan yang bergerak dibidang
penjualan dan pembelian. Bagi perusahaan yang bergerak dibidang
penjualan sangatlah memerlukan bukti pengeluaran barang ataupun jasa
yang disebut Faktur. Faktur itu sendiri merupakan bukti penjualan barang
dan jasa yang umumnya digunakan oleh pihak yang menjualkan barang
atau membeli barang (Mursyidi, 2010:28).
Faktur sangat penting didalam penjualan maupun pembelian
karena apabila faktur itu hilang akan terjadi resiko yang tinggi bagi penjual
maupun bagi pembeli. Resiko yang akan diterima oleh penjual apabila
faktur hilang adalah perusahaan mengalami banyak kerugian yang akan
dihadapi karena faktur yang telah diarsipkan tersebut setiap bulannya
akan diadakan pemeriksaan. Apabila dalam pemeriksaan yang dilakukan
oleh Manager Kimia Farma terdapat arsip yang menurut buku penjualan
tidak sesuai maka dapat disimpulkan bahwa telah terjadi kecurangan,
karena arsip digunakan sebagai bukti pengeluaran barang setiap harinya,
selain itu faktur yang hilang juga akan menghilangkan tanda bukti kredit
untuk bagian inkaso, bila faktur hilang maka bagian inkaso tidak ada bukti
untuk melakukan penagihan terhadap pelanggan yang masih mempunyai
tanggungan hutang.
Resiko yang diterima oleh pembeli bila faktur yang telah diterima
hilang adalah pembeli tidak akan bisa melakukan retur barang yang rusak
dikarenakan faktur yang hilang adalah bukti untuk mereturkan barang
yang tidak sesuai dengan surat pesanan.
Agar tujuan perusahaan yang telah direncanakan dapat tercapai
maka untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan suatu system
pencetakan faktur yang baik. Manfaat dari pencetakan faktur penjualan
commit to user
meminimalkan hal – hal yang tidak diinginkan oleh perusahaan.
Mengoptimalkan sumberdaya berarti meningkatkan ketelitian terhadap
data – data yang dapat dipercaya dalam pencatatannya, sedangkan
meminimalkan hal – hal yang tidak diinginkan itu sendiri digunakan
untuk melindungi asset-asset dari perusahaan dari kecurangan-kecurangan
yang akan timbul.
Pada Kimia Farma Trading and Distribution yang bergerak
dibidang distribusi barang, faktur penjualan juga mempunyai peranan yang
sangat penting karena faktur penjualan digunakan untuk memudahkan
pengeluaran barang, karena tanpa adanya faktur maka Kepala Gudang
tidak berhak mengeluarkan barang, mempermudah pengiriman barang,
hal tersebut dikarenakan didalam faktur terdapat alamat pengirim serta
barang-barang yang dipesan, bukti pengiriman barang dagangan, sebagai
bukti penagihan ( inkaso ), faktur juga digunakan untuk mengecek barang
keluar yang ada didalam gudang agar tidak terjadi kecurangan-kecurangan,
serta faktur digunakan sebagai bukti untuk arsip bila suatu saat ada
pemeriksaan, dan sebagai bukti retur eks barang pada PT. Kimia Farma
Trading And Distribution”.
Untuk memperlancar proses pencetakan faktur penjualan maka
sangat diperlukan suatu prosedur yang baik. Prosedur yang dijalankan
secara baik akan sangat mendukung proses pencetakan faktur dan
mempercepat dalam pencetakan faktur, karena faktur secepatnya akan
dikirim kepada pelanggan.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan Latar Belakang yang diuraikan diatas maka penulis akan
melakukan pengamatan sebagai berikut:
1. Bagaimana Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan pada PT. Kimia
Farma Trading And Distribution ?
2. Apakah factor pendorong dan penghambat dari Prosedur Pencetakan
commit to user
C. Tujuan Pengamatan
1. Untuk mengetahui dan memahami Prosedur Pencetakan Faktur
Penjualan yang ada di PT. Kimia Farma Tranding And Distribution .
2. Untuk mengetahui factor pendorong dan faktur penghambat dari
Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan yang dilakukan di PT. Kimia
Farma Tranding And Distribution.
D. Manfaat Pengamatan
Dalam Pengamatan ini diharapkan dapat diperoleh manfaat untuk berbagai
pihak, sebagai berikut :
1. Bagi PT. Kimia Farma Tranding And Distribution
Hasil dari pengamatan ini diharapkan dapat member informasi yang
berguna untuk meninjau kembali Prosedur Pencetakan Faktur
Penjualan yang ada di PT. Kimia Farma Trandimg And Distribution
sehingga dapat mencegah terjadinya hal – hal yang dapat menimbulkan
keugian pada perusahaan dan tujuan dapat dicapai secara efektif dan
efisien.
2. Bagi Penulis
Sebagai langkah penerapan ilmu pengetahuan yang penulis terima
pada waktu kuliah yang berupa teoritis, terutama yang berhubungan
commit to user
BAB II
Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Prosedur
Kata Prosedur berasal dari bahasa inggris yaitu “procedure”,
menurut kamus Inggris Indonesia, John M. Echools ( 1995:448 ) berarti
cara jalan dan tata cara yang tepat dengan aturan dan ketentuan yang
berlaku. Kata procedure lazim digunakan dalam Bahasa Indonesia dikenal
dengan kata Prosedur. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989:703)
prosedur diartikan sebagai berikut :
- Tahapan-tahapan kegiatan untuk menselesaikan suatu aktifitas
- Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu
masalah demi mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
Sedangkan Pengertian prosedur menurut Moekijat dalam Kamus
Managemen (1984: 475-476) adalah sebagai berikut:
- Prosedur memberikan urutan menurut waktu ( chronoligis ) kepada
tugas – tugas yang menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas
demikian dari kebijakan- kebijakan dan kearah tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu.
- Suatu prosedur adalah serangkaian dari pada tugas-tugas yang saling
berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu
untuk melakukan pekerjaan yang harus diselelsaikan.
Selanjutnya pengertian prosedur menurut Ismail masya ( 1994:74)
mengatakan bahwa “ Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang
saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata
cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang telah dilaksanakan
commit to user
Pengertian Prosedur yang terakhir diungkapkan oleh Kamarudin (
1992:836-837 ) yang mengemukakan arti prosedur adalah suatu susunan
yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu dengan yang lainya yang
mencapai tujuan yaitu memudahkan dalam melaksanakan kegiatan utama
dari suatu organisasi .
Didalam pengertian prosedur diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
suatu prosedur adalah tahapan-tahapan atau tata cara yang dilakukan untuk
mencapai suatu tujuan, tahapan-tahapan ini dilakukan untuk
menyelesaikan urutan suatu pekerjaan berdasarkan waktu yang telah
ditentukan dan memiliki pola kerja yang tetap dan telah ditentukan oleh
organisasi tersebut.
2. Manfaat Pentingnya Prosedur
Menurut Ida Nuraida ( 2008 : 36-37 ) prosedur sangat bermanfaat bagi
tingkat managerial maupun non manajerial dalam melaksanakan fungsi
manajerial pada setiap devisi. Manfaat prosedur antara lain meliputi :
a. Planning dan Controling
Ø Mempermudah dalam mencapai suatu tujuan.
Ø Merencanakan secara seksama mengenai beban kerja yang
optimal bagi masing-masing pegawai.
Ø Menghindari pemborosan atau mempermudah pengehematan
biaya.
Ø Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal yang seharusnya dilakukan dan yang sudah dilakukan, serta
menilai pelaksanaan pekerjaan apakah sudah sesuai dengan
prosedur yang baik atau tidak.
Apabila pelaksanaan pekerjaan tidak dilaksanakan sesuai dengan
prosedur yang baik maka perlu diketahui penyebabnya, hal ini dilakukan
commit to user
koreksi terhadap prosedur. Dengan adanya prosedur yang dilakukan secara
baik maka dapat dilakukan proses umpan balik yang membangun.
b. Organizing
Ø Mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan mengenai :
Ø Bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada
masing-masing devinisi, terutama pada saat melaksanakan kegiatan
yang berkaitan dengan bagian-bagian lain.
Ø Bagaimana proses penyelesaian suatu pekerjaan.
Ø Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan
kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.
Ø Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan
lebig lancar serta menciptakan konsistensi kerja.
c. Staffing dan Leading
Ø Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar
instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur
mempermudah orientasi pegawai baru. Sedangkan bagi
pegawai lama training juga diperlukan apabila pegawai lama
harus menyesuaikan dengan metode dan teknologiyang baru.
Dengan demikian pegawai akan terbiasa dengan
prosedur-prosedur yang baru dalam pekerjaan yang rutin di kator.
Ø Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab tidak
kesesuaian harus diketahui agar atasan dapat memberi
pengarahan yang dapat memotivasi pegawai agar mau member
commit to user
3. Pengertian Pencetakan
Menurut Pambudi (1981:1 ) pencetakan yaitu sebagai kegiatan
pembuatan ( manufacturing ) data-data, serta mempublikasikan kepada
umum, mengetengahkan kekhalayak ramai, kata dan gambar yang telah
diciptakan oleh jiwa-jiwa kreatif kemudian disunting oleh para
penyunting dan digandakan oleh pencetak. Selain itu pengertian
pencetakan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia ( 1994: 91 ), kata
pencetakan berasal dari kata cetak. Cetak mengandung arti keluar untuk
diedarkan, serta pembuatan buku. Sedangkan Pencetakan adalah sebagai
kegiatan pembuatan dan cara mencetak.
Maka dengan mengacu pada Kamus Besar Bahasa Indonesia
kesimpulan dari pencetakan adalah sebuah proses industri untuk
memproduksikan masal tulisan dan gambar, terutama dengan tinta diatas
kertas menggunakan sebuah mesin cetak. Pencetakan merupakan bagian
yang sangat penting didalam penerbitan dan pencetakan suatu data-data
perusahaan. Manfaat pencetakan itu sendiri adalah kecepatan cetak yang
cepat memudahkan untuk meningkatkan efisiensi dengan sedikit waktu
tunggu hasil cetak.
4. Pengertian Faktur
1. Pengertian Faktur dan Jenis-Jenis faktur
a. Pengertian Faktur
1. Faktur adalah sebuah perincian pengiriman barang yang mencatat
daftar barang, harga, dan hal-hal lain yang biasanya terkait dengan
pembayaran.
2. Faktur adalah perhitungan penjualan dengan perhitungan
pembayaran kemudian. Biasanya pembuatan faktur dilakukan
rangkap 3 salinan pertama berwarna putih dan diserahkan kepada
commit to user
pembeli dan akan dijadikan lampiran saat penagihan dikemudian
hari. Sedangkan salinan ketiga disimpan di dalam buku faktur.
3. Faktur adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada
pembeli yang mencantumkan tanggal pengeluaran faktur, tanggal
pengiriman barang, uraian barang (berat, ukuran), harga, biaya -
biaya lain, jumlah total yang harus dibayar pembeli, syarat
penyerahan barang dan syarat pembayaran, dll
4. Faktur adalah dalam bahasa belanda disebut factuur ( invoice )
yaitu bukti penjualan atau bukti pembelian barang atau jasa, pada
umunya faktur dibuat oleh pihak yang menjual barang dan
jasa,bagi pembeli disebut “ faktur pembelian ” dan bagi penjual
disebut faktur penjualan . Mursyidi ( 2010 : 28 ).
Dari pengertian faktur diatas dapat disimpulkan bahwa
faktur adalah salah satu dokumen dasar sebagai bukti pencatatan
penjualan dan pembelian bagi perusahaan penjual dan perusahaan
pembeli. Faktur ini merupakan bukti transaksi penjualan yang
dilakukan secara kredit dan biasanya dibuat rangkap.Faktur
sangatlah penting untuk menjaga asset suatu perusahaan dan
untung menghindari kecurangan-kecurangan yang akan timbul
pada suatu perusahaan.
b. Jenis-jenis Faktur
1) Faktur Komersial
a. Faktur pembelian
Sebuah bukti pembelian barang dan jasa yang telah diterima
oleh seorang pembeli setelah melakukan suatu pemesanan
commit to user
pembelian digunakan sebagai bukti atas pembelian lunas
maupun pembelian kredit. Faktur Pembelian biasanya berisi data
pembeli, pembuat faktur, tanggal faktur, nama dan jenis barang,
serta nilai barang ( Mursyidi, 2010:28).
b. Faktur Penjualan
Sebuah barang bukti penjualan barang dan jasa yang digunakan
oleh para penjual sebagai bukti pengeluaran barang
dagangan,sebagai penagihan (inkaso) apabila suatu perusahaan
yang membeli barang tersebut masih mempunyai hutang kepada
perusahaan.
2) Faktur Pajak
a. Faktur Pajak Sederhana
Adalah faktur pajak yang dibuat oleh PKP ( Pengusaha
Kena Pajak) atas penyerahan BKP ( Barang Kena Pajak )
kepada konsumen akhir atau pembeliyang nama, alamat,
atau NPWP tidak diketahui. Bagi pembeli, PPN yang harus
dibayar dengan menggunakan faktur pajak sederhana tidak
dapat dikreditkan. Syarat faktur pajak sederhana adalah
a) Nama, alamat, dan NPWP pembuat faktur pajak
b) Jenis dan kuantum BKP/JKP ( Jasa Kena Pajak )
c) Harga jual/ pengganti termasukPPN atau terpisah
d) Tanggal pembuatan.
Faktur Pajak sederhana dibuat pada saat penyerahan
atau pada saat pembayaran diterima sebelum terjadinya
penyerahan. Bentuk Faktur bisa berupa bon kontan, faktur
penjualan, karcis, kuitansi, segi kas register, dan sejenisnya
commit to user
b. Faktur Pajak Standart
Adalah Faktur yang dibuat oleh pengusaha kena pajak
dengan format dan isi sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang- undangan yang berlaku faktur pajak sederhana
memuat tentang :
1) nama, alamat, nomor pokok wajib yang
menyerahkan barang kena pajak.
2) nama, alamat, nomor pokok ajib pajak pembeli
barang kena pajak.
3) jenis barang dan jasa, jumlah harga jual atau
pengganti dan potongan harga.
4) pajak penambahan nilai yang dipungut.
5) Pajak penjualan atas barang mewah yag dipungut.
6) Kode, nomor seri, dn tanggal pembuatan faktur
pajak.
7) Nama, Jabatan, Tanda tangan yang berhak
menandatangani faktur pajak ( Mursyidi,2010:29 ).
5. Pengertian Faktur Penjualan
a. Faktur Penjualan
Sebuah dokumen yang digunakan untuk bukti penjualan
atas barang dan jasa yang menunjukan jumlah yang berhak ditagih
kepada pelanggan yang telah melakukan pembelian yang
menunjukan suatu informasi kuantitas, harga dan jumlah
tagihannya ( La Midjan: 2001:170), pengertian faktur lainnya
adalah Dokumen atau bukti pembayaran yang digunakan sebagai
bukti penagihan yang harus dibayar oleh costumer, didalam faktur
penjualan juga tertera informasi mengenai jumlah harga dan jatuh
commit to user
digunakan sebagai dokumen penagihan, sedangkan pada skala
besar faktur dilengkapi dengan surat tagihan
Faktur Penjualan dibuat berdasarkan dengan barang yang
sudah dikirim atau diserahkan kepada costumer, tetapi barang yang
telah dikirim biasanya bisa juga ditolak maka faktur penjualan bisa
juga diberikan pada saat delivery order ditandatangi oleh
penerima.Satu order pembelian bisa dilakukan secara lansung
maupun bertahap,oleh karena itu faktur penjualan hanya dibuat
setelah penjualan telah terpenuhi secara keseluruhan.
Faktur Penjualan merupakan bagian dari prosedur
penjualan, maka pembuatan faktur penjualan secara tidak langsung
merupakan dari pencatatan piutang dagang. Penulisan faktur
penjualan bisa ditulis dengan manual dan komputerisasi, namun
pencatatan dengan komputer harus diawasi secara ketat, karena
bisa terjadi penulisan ganda yang bisa mengakibatkan kerugian
untuk perusahaan.
b. Faktur Penjualan dibedakan menjadi 2 yaitu :
1. Faktur Penjualan Kredit
Dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi
penjualan kredit. Lembar ke 1 dan ke 2 berfungsi sebagai dasar
pembuatan surat tagihan yang secara periodik dibuat oleh fungsi
penagihan dan dikirim kepada pelanggan, oleh karena itu fungsi
pengiriman harus mendapat tanda tangan diatas faktur penjualan
kredit. Pada saat faktur tersebut sudah tercetak maka lemar ke 3
befungsi sebagai perintah kepada gudang untuk menyiapkan
barang yang dibutuhkan oleh pelanggan dan fungsi ke 4 berfungsi
untuk perintah pengiriman barang. Lembar ke 2 tetap disimpan
commit to user
surat tagihan yang dikirimkan kepada pelanggan (
Mulyadi,2001:205).
2. Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi
yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan
tunai. Jika dilihat kembali daftar yang diperlukan oleh manajemen
mengenai transaksi penjualan tunai maka faktur penjualan tunai
dapat dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama
pembel, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga
satuan, jumlah harga, nama dan kode wiraniaga, otorisasi
terjadinya berbagai transaksi.
Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang
berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada
fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk mrncatatan tranaksi
penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini
dikirimkan oleh fungsi penjualan ke fungsi pengiriman barang
kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran harga
barang ke fungsi kas. Tembusa faktur berfungsi sebagai sip
pembungkus, sebagai alat identifikasi bugkusan barang
(Mulyadi,2001:463).
6. Pengertian Pencetakan Faktur Penjualan
Pencetakan faktur penjualan adalah sebuah proses pencetakan yang
dilakukan menggunakan mesin cetak atau sering disebut digital printing,
pencetakan yang dikhususkan disini adalah mencetak tanda bukti
penjualan kredit maupun tunai, hasil dari pencetakan adalah suatu faktur
rangkap dua lembaran pertama diberikan kepada pembeli dan lembaran
kedua untuk perusahaan. Pencetakan sering dilakukan seusai fakturis
selesai mengisi faktur dengan data-data yang benar dan tidak mengalami
commit to user
pencetakan faktur tidak dibolehkan melakukan mencetakan dengan salah
dan harus menggunakan tinta yang jelas agar faktur dapat di baca secara
jelas dan tidak menimbulkan kesalah fahaman antara perusahaan dengan
pelanggan.
7. Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan
Tahapan-tahapan dan tatacara pencetakan faktur yang sesuai
dengan ketentuan pada perusahaan yang digunakan untuk memperlancar
dan mempercepat proses dari pencetakan faktur penjualan yang dicetak
menggunakan mesin cetak yaitu mesin print.
Prosedur pencetakan faktur penjualan menurut Mulyadi ( 2001 : 470 )
meliputi:
a. Prosedur Order Barang
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan
membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli
melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk
memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengirim menyiapkan
barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
b. Prosedur penerimaan Surat Pesanan
Dalam prosedur ini seorang fakturis berhak menerima surat pesanan
dari pelanggan melalui via telephon, maupun langsung menggunakan
surat pesanan langsung, surat pesanan tersebut adalah sebagai tanda
bukti itetik bahwa pelanggan tersebut sudah memesan suatu barang.
c. Prosedur penagihan piutang
Dalam prosedur ini sebelum melakukan pengisian faktur penjualan
produk seorang fakturis berhak mengecek apakah pelanggan sudah
memenuhi hutang-hutangnya dalam jangka waktu yang sudah
commit to user
d. Prosedur Pengisian Faktur Penjualan.
Dalam prosedur ini pertama kali yang dilakukan adalah dengan
memasukan kode costumer yang telah melakukan pemesanan,
memasukan data-data pesanan, serta mencocokan sales yang akan
mengirim. Biasanya didalam sebuah perusahaan sudah disediakan
aplikasi komputer didalam pengolahan faktur penjualan.
e. Prosedur didalam Pencetakan Faktur penjualan
Prosedur dimana kita sudah melakukan pengisian faktur dan faktur
tersebut sudah benar dan tidak mengalami kesalahan sama sekali,
apabila faktur sudah benar maka kita akan mencetak faktur dengan
menggunakan digital printing yang sudah disediakan.
f. Prosedur persiapan barang
Dalam prosedur ini bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang
yang sesuai dengan faktur yang telah diterima oleh bagian gudang.
g. Prosedur Pengiriman barang
Prosedur ini berfungsi sebagai pengiriman penyerahan barang kepada
pembeli dan memberikan tanda pembayaran kepada pembeli untuk
memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan yang
commit to user
8. Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan pada PT. Kimia Farma
Trading and Distribution pada Buku SOP ( Standard Operating
Prosedures ) ( 2011:125) meliputi langkah-langkah sebagai berikut :
1. Penerimaan SP ( Surat Pesanan )
Penerimaan SP yang diterima oleh fakturis dari kunjungan rutin
salesman, serta dapat melalui fax dan telepon
2. Pemeriksaan SP ( Surat Pesanan )
Pemeriksaan Sp yang dilakukan oleh Supervisor Penjualan Reguler
yang mengacu dengan ketentuan-ketentuan yang tertera pada buku
SOP.
3. Memvalidasi SP ( Surat Pesanan )
Suatu proses memvalidasi SP yang menjadi tugas dari bagian inkaso/
penagihan piutang untuk menentukan valid dan tidak validnya SP.
4. Memberi Informasi kepada Pelanggan
Pemberian informasi yang dilakukan oleh bagian fakturis untuk
menyampaian informasi-informasi penting yang harus segera
disampaikan kepada pelanggan.
5. Membuat SO ( Surat Order )
Pembuatan SO digunakan untuk mendapatkan nomor SO yang
nantinya nomor SO akan tertera pada faktur penjualan komersial.
6. Pemeriksaan SO ( Surat Order )
Pemeriksaan SO dilakukan oleh bagian fakturis untuk mengecek
ketelitian dari data-data yang telah dimasukan.
7. Memeriksa Stok barang berdasarkan SO ( Surat Order )
Pemeriksaan Stok Barang dilakukan oleh fakturis untuk mengecek
persediaan barang yang telah tertera pada computer.
8. Pencetakan SKB ( Surat Kirim Barang )
SKB adalah Surat Kirim Barang yang digunakan untuk tanda bukti
untuk pengambilan barang didalam gudang.
commit to user
Penyiapan barang-barang yang harus sesuai dengan Surat Kirim
Barang.
10.Pencatatan Pengeluaran barang pada kartu stok
Pencatatan pengeluaran barang pada kartu stok dilakukan pada saat
petugas gudang melakukan pengambilan barang-barang yang sesuai
dengan SKB, pencatatan pada kartu stok adalah kewajiban semua
petugas pada saat akan mengambil barang.
11.Pencetakan Faktur
Pencetakan faktur penjualan akan dilakukan setelah bagian fakturis
melakukan semua tahapan-tahapan pencetakan faktur, selanjutnya data
yang telah dientri pada komputer akan di prnit menggunakan mesin
print.
9. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan
Lokasi yang dipilih dalam pengamatan ini adalah di Sub Bagian
Fakturis PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang beralamat
di Jalan Adisucipto No. 70 Surakarta, dengan mempertimbangan
bahwa pada bagian tersebut pencetakan faktur penjualan
menggunakan peralatan yang sudah modern, sehingga prosedur
pencetakan faktur penjualan berjalan dengan cepat dan efisien.
2. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendiskripsikan tentang
prosedur pencetakan faktur penjualan pada PT. Kimia Farma
Trading and Distribution. Maka jenis pengamatan yang digunakan
adalah pengamatan diskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan
yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek
pengamatan pada saat ini.
commit to user
Menurut H.B Sutopo ( 2006:56) Sumber data merupakan sumber
fakta atau keterangan berbagai informasi tentang apa saja yang
benar-benar diperlukan dari suatu obyek yang diamati. Sumber data
dari tugas akhir ini adalah
a. Narasumber ( informan ) : Jenis sumber dasar berupa
manusia atau disebut responden. Dalam Hal ini narasumber
yang dimaksud adalah
1. Supervisor Penjualan Reguler PT Kimia Farma.
2. Supervisor Penjualan Logistik PT. Kimia Farma.
3. Supervisor Tata Usaha.
4. Pegawai Bagian Fakturis PT. Kimia Farma.
5. Pegawai Gudang PT. Kimia Farma.
b. Sumber tertulis : Surat-surat pribadi, buku atau catatan
harian, dan dokumen-dokumen perusahaan.
c. Peristiwa atau kejadian : Data atau informasi dapat
dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber
data yang berkaitan dengan penelitiannya. Dari pengamatan pada
peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui proses bagaimana
sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikannya sendiri
secara langsung. Penulis cenderung memilih informan yang dapat
dipercaya dan dianggap mengetahui permasalahan yang sedang
diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data. Informan
yang dipilih adalah petugas fakturis pada PT. Kimia Farma Trading
and Distribution.
4. Teknik pengumpulan data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini
berpedoman dari H.B Sutopo ( 2006:66 ) adalah :
a. Wawancara
Wawancara merupakan suatu interaksi yang didalamnya
terdapat pertukaran aturan, tanggung jawab, perasaan,
commit to user
wawancara bersifat lentur dan terbuka serta tidak terstruktur
dan ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan berulang
pada informan yang sama.
b. Observasi
Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati
untuk menggali datadari sumber data yang berupa peristiwa,
aktivitas, perilaku, tempat atau lokasi, benda, serta rekaman
gambar. Dalam tulisan ini penulis melakukan pengamatan
secara langsung tentang keadaan dan fenomena yang
dijumpai secara sistematis di bagian Fakturis PT. Kimia
Farma Trading and Distribition.
c. Dokumentasi
Salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan
melihat dan menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat
oleh subyek sendiri atau oleh orang laintentang subyek.
5. Teknik Analisi Data
Menurut H.B Sutopo ( 2006:115 ) teknik analisis data yang dipakai
dalam pengamatan ini adalah teknik analisis data kualitatif yaitu
secara khusus kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara
induktif, interaktif dari setiap unit datanya, bersamaan dengan
proses pelaksanaan pengumpulan data, data memproses akhir.
4 tahapan dalam analisis data yaitu :
a. Reduksi data
Proses seleksi, memfokuskan, dan abstraksi dari semua
jenis informasi yang tertulis lengkap dalam catatan
lapangan.
b. Sajian data
Suatu rakitan organisasi informasi deskriptif dalam bentuk
commit to user
kesimpulan pengamatan dapat dilakukan dan disusun
berdasarkan pokok-pkok yang terdapat dalam reduksi data,
dan disajikan dengan menggunakan kalimat bahasa yang
sistematis.
c. Penarikan kesimpulan dan verifikasi
Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan
jawaban dari pertanyaan pengamatan yang diajukan
mengungkapkan “what” dan “how” dari pengamatan
tersebut. Sedangkan verifikasi merupakan aktivitas
pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data
commit to user
BAB III
KEADAAN INSTANSI
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Berdirinya Perusahaan
Sejarah PT (Persero) Kimia Farma dimulai sekitar tahun 1957. Pada
saat pengambil alihan perusahaan milik Belanda terdiri dari Rathkamp,
Van Gorkom, Bhineka Kina Farma Bandung yang bergerak dibidang
farmasi oleh pemerintahan Republik Indonesia. Langkah itu kemudian
diikuti dengan pembentukan Badan Pusat Penguasaan Perusahaan Farmasi
Belanda (BAPPHAR) yang bertugas menguasai dan menyelenggarakan
manajemen agar perusahaan farmasi yang dikuasai dapat berfungsi dengan
sebaik-baiknya. Lebih lanjut usaha awal nasionalisasi tersebut diperkuat
dengan UUD No. 86/1966 tentang nasionalisasi perusahaan Belanda di
Indonesia. Selanjutnya secara resmi, berbadan hukum yang berstatus
Perseroan terbatas pada tanggal 16 agustus 1971.
Secara implisit pengesahan ini mengisyaratkan adanya suatu peranan
yang berorientasi pada aspek bisnis. Sehubungan dengan hal tersebut,
maka PT (Persero) Kimmia Farma dituntut untuk berperan sebagai suatu
Perusahaan yang harus memiliki kemampuan, menghasilkan barang dan
jasa yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan masyarakat pengguna
dalam arti luas sesuai dengan perkembangan dan dinamika pasar melalui
proses pertukaran.
Disamping peranannya yang berorientasi kepada aspek bisnis, PP No.
3/1983 juga member tugas kepada PT (Persero) Kimia Farma untuk dapat
melaksanakan yang berorientasi kepada aspek sosial untuk kesejahteraan.
Dengan demikian, maka PT (Persero) Kimia Farma dituntut untuk selalu
menjaga keseimbangan yang optimal dari kedua maksud dan tujuan
commit to user
Sebagai BUMN yang berbentuk Persero, maksud dan tujuan
perusahaan masalah hakikat eksistensi PT (Persero) Kimia Farma sebagai
mana digariskan dalam ketentuan Undang-undang dan kebijaksanaan
pimpinan Departemen Kesehatan RI yang telah di kukuhkan dalam RUPS
PT (Persero) Kimia Farma.
Maksud dan tujuan PT (Persero) Kimia Farma sebagai BUMN secara
eksplisif inherent dengan penugasan Negara kepada BUMN, seperti yang
termasuk di dalam peraturan Pemerintah No. 3 Tahun 1983, (PP
No.3/1983). Maksud dan tujuan tersebut salah satunya adalah pemupukan
keuntungan atau pendapatan untuk memberikan sumbangan pada
penerimaan Negara, sehingga dalam pelaksanaan fungsinya PT (Persero)
Kimia Farma harus senantiasa berorientasi pada rentabilitas.
PT (Persero) Kimia Farma sebagai suatu perusahaan perdagangan
farmasi dan alat kesehatan yang berbasis industri berperan serta dalam
menunjang keberhasilan pembangunan di sector kesehatan dan ekonomi
dengan menyelenggarakan upaya-upaya kemanfaatan umum berupa
produksi obat jadi,farmasi serta alat kesehatan atau penelitian serta jasa
pelayanan kefarmasian yang memiliki kualitas yang baik dan memadai
dalam upaya mewujudkan kemampuan setiap penduduk untuk peduli
terhadap pentingnya hidup sehat agar derajat kesehatan masyarakat
semakin meningkat dalam menuju kesejahteraan masyarakat.
Dalam perkembangannya PT (Persero) Kimia Farma melakukan
beberapa perubahan dan pembangunan menuju yang lebih baik sesuai
dengan kebutuhan dan pasar. Salah satu dari banyak perubahan yang
terjadi terlihat pada PT (Persero) Kimia Farma yang mendirikan PT Kimia
commit to user
(Persero) Kimia Farma pada tanggal 4 Januari 2003 dengan akte pendirian
No 7 Tanggal 4 januari 2003 oleh notaris Imas Fatimah, SH.
Secara garis besar manfaat dari restrukturisasi unit usaha PBF
(Perusahaan Besar Farmasi) menjadi anak perusahaan yang berdiri sendiri
adalah :
a. Kegiatan usaha yang dijalani oleh perusahaan dan anak perusahaan
menjadi lebih terfokus, sehingga dapat meningkatkan kinerja
Perseroan secara keseluruhan.
b. Memudahkan dalam melakukan pengendalian dan memperpendek
proses pengambilan keputusan dibidang operasional sehingga akan
tercapai pelaksanaan operasi yang efisien dan efektif.
c. Kemungkinan masuknya investor ke dalam bidang usaha Perseroan
dalam rangka perkembangan bisnis Perseroan.
d. Meningkatkan transparansi kinerja masing-masing unit usaha.
Pada saat ini PT Kimia Farma Trading And Distribution mempunyai
41 cabang yang terbesar diseluruh provinsi Indonesia, antara lain yang
berada di Surakata, Yogyakarta, Semarang, Dan gorontalo. Anak
Perusahaan tersebut menyalurkan obat-obatan dan alat kesehatan dari
beberapa principal, diantaranya Kimia Farma, Indo Farma, Bio Farma,
Mahakam Beta Farma, Duta Kaisar, Talenta, DLL.
Dalam menjalankan perusahaan, PT Kimia Farma Trading And
Distribution memiliki visi dan misi yang menjadi acuan dalam setiap
kegiatan yang dilaksanakan PT Kimia Farma Trading And Distribution
adalah :
Visi Perusahaan
Distribution pilihan utama bagi principal
Misi Perusahaan
Memberikan pelayanan Trading And Distribution yang Profesional untuk
commit to user
2. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan
seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan
antar fungsi-fungsi serta penerapan wewenang dan tanggung jawab.
Dengan demikian suatu struktur organisasi satuan usaha, termasuk
organisasi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen yang
berkaitan dan pelaporan selain itu struktur organisasi harus menetapkan
wewenang dan tanggung dalam satuan usaha dengan cara yang
semestinya.
Struktur organisasi ini mempunyai beberapa kepentingan diantaranya
adalah :
a. Struktur organisasi diperlukan sebagai alat bantu bagi pimpinan untuk
mengkoordinasi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuannya, supaya perusahaan dapat berjalan dengan baik
dan kegiatan perusahaan dan dilaksanakan dengan lancer.
b. Struktur organisasi suatu satuan usaha memberikan kerangka kerja
menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendali operasi.
c. Struktur organisasi diperlukan untuk menetapkan tugas, wewenang dan
commit to user
STRUKTUR ORGANISASI CABANG KELAS III
PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION SURAKARTA
commit to user
3. Deskripsi Jabatan
a. Kepala cabang
Tugas-tugas dari kepala cabang antara lain adalah :
1) Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.
2) Bertanggung jawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai
pertumbuhan dan jumlah yang di targetkan oleh perusahaan.
3) Bertanggung jawab atas asset perusahaan.
4) Melaksanakan administrasi personalia.
5) Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi
hubungan kerja diantara seluruh karyawan yang ada dikantor
cabang.
b. Supervisor Penjualan Reguler
Tugas-tugas dari supervisor penjualan adalah :
1. Bertugas dan bertanggung jawab menyusun perencanaan program
kerja penjualan regular.
2. Bertugas dan bertanggung jawab mengkoordinir, melaksanakan,
dan mengawasi kinerja salesman.
3. Bertanggung jawab dan bertugas memproses surat pesanan,
berkoordinasi dengan bagian fakturis untuk memproses faktur
komersial dan faktur pajak.
4. Mengecek ada tidaknya masalah administrasi pelanggan (
pelanggan yang sudah jatuh tempo dan pelanggan yang sudah
blacklist )
5. Bertanggung jawab untuk membuat laporan penjualan dan laporan
outlet baru yang akan menjadi pelanggan.
6. Mengecek ada tidaknya masalah administrasi pelanggan (
pelanggan yang sudah jatuh tempo atau pelanggan yang telah
diblacklist dari perusahaan )
commit to user
c. Supervisor TU
Tugas-tugas dari Supervisor TU adalah :
1) Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan tata usaha pada kepala
PBF.
2) Membuat laporan hutang dan piutang dagang.
3) Memeriksa bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank.
4) Memeriksa kebenaran buku penjualan, buku pembelian dan jurnal
umumnya.
5) Membuat debet nota atas biaya beban kantor pusat.
d. Administrasi Inkaso
Tugas-tugas dari Administrasi Inkaso adalah :
1. Bertugas dan bertanggung jawab menerima, menyimpan,
melampirkan dan menyerahkan alat tagih berupa:
a) Faktur komersial asli dan 2 lembar copy dan faktur pajak asli
dari bagian fakturis/ Piutang Dagang
b) Bukti Penerimaan Barang ( BPB ) asli yang telah dibubui tanda
tangan penerimaan barang oleh pelanggan dari pengirim barang
c) Bukti Penerimaan Barang dan faktur komersial asli serta foto
copy 2 lembar faktur komersial dan faktur pajak
d) Menyimpan alat tagih kedalam map alat tagih menurut nama
debitur/ pelanggan
2. Bertugas dan bertanggung jawab menyelenggarakan Kontrol
penagihan piutang dengan cara :
a) Membuat list jatuh tempo alat tagih, membuat tanda terima
titipan faktur sesuai dengan tanggal jatuh temponya.
b) Menyerahkan tanda terima titipan faktur yang dilampiri
dokumen alat tagih lengkap ke pelanggan, serta 1 lembar faktur
komersial diarsipkan sementara untuk bukti bahwa ada
commit to user
c) Memerima tanda terima titipan faktur dari penagih ( salesman )
yang telah ditandatanngani oleh pelanggan dan dicap stempel
yang merupakan janji pembayaran, kemudian diarsipkan sesuai
tanggal jatuh temponya.
d) Saat jatuh tempo tanda terima titipan faktur, membuat nota
inkaso, kemudian ditanda tangani dan diberi nomor dan tanggal
e) Menyerahkan nota inkaso yang telah dibuat kepada pelanggan
f) Menerima kembali nota inkaso dari salesman yang dilampirin
tanda terima titipan faktur yang belum berhasil ditagih dan
meminta salesman untuk menuliskan hasil tagihannya pada
nota inkaso di hari yang sama.
g) Memeriksa nota inkaso dan lampirannya sete;ah cocok, bagian
inkaso menandatangani nota inkaso yang rangkap 3 dan
menyerahkan 2 lembar ke salesman sebagai penagih.
h) Membuat bukti penerimaan kas senilai hasil penagihan dan
menandatangani di kolom “ penyetor “
i) Menyerahkan bukti penerimaan kas berikut nota inkaso asli dan
1 lembar foto copy yang dilampiri faktur komersial yang
berhasil ditagih ke bagian kasir
j) Meminta kembali foto copy nota inkaso yang sudah
ditandatangani kasir untuk diarsipkan
k) Menyerahkan surat konfirmasi piutang ke outlet/pelanggan
l) Bertanggung jawab atas keamanan alat tagih yang dikelola
karena alat tagih ini penting sebagai bukti penagihanyang
nantinya digunakan untuk penagihan atau sebagai
pertimbangan valid atau tidaknya SP.
m) Bertanggung jawab langsung kepada Supervisor TU
e. Administrasi Pembelian
Tugas-tugas dari Administrasi Pembelian adalah :
1) Mengerjakan barang dagangan, baik rutin maupun non rutin, baik
commit to user
2) Mencetak laporan pembelian tiap akhir minggu.
3) Mengentri pembelian berdasarkan copy faktur / SPB /TT yang
telah diakui penerimanya oleh gudang.
f. Administrasi Personalia dan Kasir
Tugas-tugas dari Administrasi Personalia dan Kasir adalah :
1) Bersama kasir TU merencanakan pengeluaran uang sesuai kas
Budget.
2) Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, dan
pengeluaran uang.
3) Membuat daftar pembayaran gaji, konjuktor, biaya pegawai tiap
bulan sesuai ketentuan yang berlaku.
4) Mengarsipkan berkas-berkas kepegawaian, termasuk administrasi
cuti.
g. Administrasi Kas Bank
Tugas-tugas dari Administrasi Kas Bank adalah :
Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank dengan
melekatkan bukti pendukung yang sah.
h. Administrasi Pajak
Tugas-tugas dari Administrasi Pajak adalah :
1) Menandatangani faktur pajak standart sederhana untuk setiap
faktur yang terbit.
2) Membuat laporan pajak.
3) Mengecek barang yang datang.
4) Setiap hari memeriksa buku penjualan dengan faktur pajak yang
terbit.
5) Meneruskan faktur pajak CN pada inkaso untuk dimintakan tanda
tangan pada pelanggan sebelum diberhitungkan dengan tegihannya.
i. Supervisor Penjualan Logistik
Tugas-tugas dari Kepala gudang adalah :
1) Bertanggung jawab dan bertugas atas pengadaan barang,
commit to user
2) Bertanggung jawab dan bertugas untuk melaksanakan dan
mengawasi mutasi barang
3) Bertanggung jawab dan bertugas dalam pengelolaan dan
pelaporan narkotika sesuai dengan peraturan perundang-undangan
4) Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan dan melaporkan
penarikan barang.
j. Fakturis
Tugas-tugas dari Fakturis adalah
1) Bertugas dan bertanggung jawab untuk mengentry Surat Pesanan,
data outlet, diskon perproduk sesuai dengan ketentuan perusahaan
2) Bertugas dan bertanggung jawab untuk memeriksa kebenaran
entry data dan mencetak dokumen faktur komersial yang berisi 5
rangkap dan faktur pajak yang berisi 2 rangkap serta surat tanda
terima ( Surat pesanan )
3) Bertugas dan bertanggung jawab untuk mencatat dokumen faktur
komersial dan faktur pajak kedalam buku kreasi faktur ( agenda
faktur ) yang terdiri dari:
1. Tanggal faktur komersial
2. Nomor faktur komersial
3. Tanggal faktur pajak
4. Nomor faktur pajak
5. Nama pelanggan
6. Nilai faktur komersial atau nilai faktur pajak
4) Bertugas dan bertanggung jawab menyerahkan faktur komersial
dan faktur pajak ke atasan langsung yang telah tercatat pada buku
kreasi dokumen penjualan
5) Bertugas untuk mencetak dan melaporkan laporan penjualan
secara lengkap ( harian dan bulanan )
6) Bertanggung jawab atas kebenaran dan keabsahan hasil entry
commit to user
k. Penagih Rekening
Tugas-tugas dari penagih rekening adalah :
1) Bersama petugas inkaso membuat jadwal penagihan.
2) Melaksanakan penagihan dan menyerahkan hasil tagihan pada
kasir dengan membuat nota inkaso yang telah di tanda tangani
kasir dan diketahui inkaso.
3) Mengembalikan alat tagih (faktur atau tanda terima faktur) pada
petugas inkaso untuk yang tidak tertagih.
4) Bertanggung jawab pada kendaraan inventaris kantor yang
digunakan.
5) Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh kasir TU dan
kepala PBF.
l. Salesman
Tugas-tugas dari Salesman adalah :
Salesman ini mempunyai tugasan dan kewajiban sebagai
berikut :
1) Bertugas dan bertanggung jawab untuk menyusun data secara
lengkap mengenai pelanggan dengan cara :
1. Nama Pelanggan
2. Alamat Pelanggan
3. Nama dan Alamat Penanggung jawab atau penentu
kebijakan pembeli
4. Nomor NPWP pelanggan
5. Jadwal terima kunjungan
6. Costumer card ( kartu pelanggan )
2) Bertanggung jawab merencanakan, melakukan kunjungan
outlet perbulan yang diserahkan setiap hari serta membuat
commit to user
3) Bertugas dan bertanggung jawab menawarkan secara aktif
produk KF dan principal yang diageni pelanggan.
4) Bertanggung jawab membina hubungan yang baik dengan
pelanggan dan menghindari tindakan – tindakan yang dapat
merusak nama baik dan citra perusahaan demi meningkatkan
penjualan produk yang diageni.
5) Bertugas dan bertanggung jawab dalam pencapaian target
6) Bertugas dan bertanggung jawab atas hasil penjualan barang
Narkotika secara tunai kepada pelanggan.
m. Pengirim Barang
Tugas-tugas dari Pengirim barang adalah :
1) Melaksanakan pengiriman barang baik dalam maupun luar kota.
2) Membantu kegiatan gudang bila diperlukan oleh Kepala Gudang.
3) Mengantar kasir pergi ke bank untuk menyetor atau mengambil
uang.
4) Melaksanakan penyetoran kliring dan setoran pajak.
5) Bertanggung jawab atas kendaraan inventaris kantor yang
commit to user
BAB IV
PEMBAHASAN
A. Prosedur Pencetakan Faktur Penjualan pada PT. Kimia Farma
Trading and Distribution menurut pengamatan kami yang mengacu
pada buku SOP ( Standart Operating Prosedurs ) meliputi 11 tahapan
yaitu :
1. Penerimaan SP ( Surat Pesanan )
Tahap Pertama dalam pencetakan faktur adalah Penerimaan SP,
dalam pengamatan kami surat pesanan diperoleh dari kunjungan rutin
salesman, karena salesman bertanggung jawab untuk menawarkan
barang kepada pembeli dan menerima surat pesanan ( SP ) dari
pembeli kemudian diserahkan kepada bagian fakturis. Selain dari
salesman pesanan juga dapat dilayani melalui fax dan telepon.
Didalam penerimaan SP PT. Kimia Farma Trading and Distribution
mempunyai kebijakan yang telah diterapkan kepada semua pelanggan,
kebijakan tersebut harus sesuai dengan ketentuan Regulasi
Kementrian Kesehatan RI yang antara lain meliputi :
a. Semua SP ( Surat Pesanan ) harus ditand tangani oleh apoteker
penganggung jawab kecuali obat bebas.
Obat bebas yang dimaksud adalah obat-obatan yang sudah
banyak beredar diapotek-apotek yang ada di seluruh daerah tetapi
dalam pengawasan BPOM juga, dalam pemesanan obat-obatan
bebas tidak diperlukan tanda tangan Apoteker dan no. SIPAnya,
commit to user
Dalam pengamatan kami yang tergolong obat-obatan bebas
yang terdapat pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution
adalah Asamefenamat, Amoxilin, Batugin Alexir, piroxicam,
decolgin, Enervon C, Neorovit E dan masih banyak lagi
obat-obatan yang ada di gudang PT. Kimia Farma Trading and
Distribution. Obat-obatan tersebut sudah beredar di apotek-apotek
yang ada di semua daerah jadi obat tersebut dapat disebut obat
bebas.
b. Khusus Narkotik, Prekusor, Psikotropika, masing-masing harus
menggunakan SP yang khusus Narkotika ( N9 ), Prekusor dan
Psikotropika ( SP OKT ) dan harus ditandatangani oleh apoteker
serta dicantumkan Nama Jelas dan NO. SIPA nya.
Hal ini dikarenakan obat-obatan tersebut tergolong obat
narkotik dan dalam pengawasan ketat oleh BPOM dan Polisi serta
diwajibkan PT Kimia Farma Trading and Distribution untuk
melaporkan pengeluaran barang ke BPOM dan Dinas Kesehatan
Kabupaten dan Karisiden ditingkat propinsi dan Jakarta setiap tri
wulan diharuskan untuk tepat waktu dan sesuai ketentuan yang
ditetapkan BPOM apabila dalam melaporkan pengeluaran barang
mengalami keterlambatan BPOM akan member sangsi, sangsi
tersebut adalah peringatan 1 dan peringatan ke 2 bila di peringatan
ke 3 masih terjadi kelalaian maka BPOM terpaksa menutup
perusahaan Kimia Farma tersebut.
Dalam Penyimpanannya obat-obatan ini sangat khusus,
obat ini disimpan pada ruangan khusu yang tidak dicampur dengan
obat-obatan bebas yang hanya di letakan didalam gudang, obat ini
disimpan diruangan yang dilengkapi dengan AC dan diawasi oleh
commit to user
c. Surat Pesanan Barang dihasilkan dari kunjungan rutin salesman,
Kunjungan rutin ini dilakukan oleh setiap hari, Salesman yang
ada pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang ada di
Surakarta sebanyak 12 orang. Pada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution salesman tidak hanya melakukan kunjungan rutin di
dalam kota tetapi ada juga salesman yang ditugaskan untuk
melakukan kunjungan rutin diluar kota.
Sales dalam kota untuk apotek ada 3 orang, Rumah sakit ada 1
orang sales, dan Toko Obat ada 2 orang sales, Sedangkan sales
yang berada di luar kota adalah Kota Sragen, Wonogiri,Sukoharjo
dikunjungi 1 sales untuk Klaten, Boyolali dikunjungi 2 orang sales.
Toko- took yang ada di luar daerah tersebut dikunjungi 1 orang
salessedangkan untuk Rumah Sakit dikunjungi 2 orang sales.
Jenis Poduk yang dihasilkan oleh sales adalah Surat Pesanan (
SP ), Data Laporan Kunjungan, Data-data Pelanggan, Data- data
penjualan regular dan produk KF serta Data laporan pesaing.
Pelanggan yang sampai sekarang masih aktif di PT. Kimia Farma
Trading and Distribution baik apotek, Rumah Sakift, Toko Obat
sebanyak 849 pelanggan, yang terdaftar sebanyak 1221 pelanggan.
d. Perusahaan melayani pesanan sesuai dengan satuan kemasan dari
pabrik dalam jumlah yang telah ditetapkan. Pesanan yang
ditetapkan adalah minimal seharga Rp 150.000,00 dan itu telah
menjadi ketetapan PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Jadi
apabila pelanggan ingin memesan barang diperbolehkan
commit to user
e. Order lewat fax dan telepon dilayani dengan catatan pada saat
penyerahan barang yang dilakukan oleh pengirim barang
pelanggan harus memberikan Surat Pesanan yang sebelumnya
pelanggan hanya memesan barang melalui via telepon dan fax. SP
tersebut harus diminta karena digunakan untuk bukti pemesanan
barang.
2. Pemeriksaan SP ( Surat Pesanan )
Tahap yang kedua adalah pemeriksaan SP dalam
pengamatan kami pada tahap ini supervisor penjualan yang
bernama Bapak Antok melakukan pemeriksaan SP yang diperoleh
dari fakturis baik dari kunjungan salesman, fax, dan telepon. SP
yang telah diterima akan diperiksa, pemeriksaan ini dilakukan
dengan cara mencocokan SP dengan contoh-contoh penyimpangan
SP yang terdapat di pada SOP. Pencocokan ini dilakukan untuk
menghindari penyimpangan yaitu Lempar barang.
Lempar barang yang dimaksud adalah pemesanan barang
yang akan dijual ke pelanggan lain yang bukan menjadi pelanggan
Kimia Farma atau bisa disebut pencurian barang oleh salesman
maupun oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab. Maka
supervisor penjualan regular harus benar-benar melakukan
pemeriksaan SP. Penyimpangan SP yang tertera pada SOP adalah
1. Pesanan yang dalam jumlah banyak
Pesanan ini dipesan oleh pelanggan diluar kebiasaan
pelanggan, bila pelanggan biasanya hanya memesan pesanan 2 dus
obat asamefenamat tetapi pelanggan secara tidak terbiasa memesan
obat melebihi 2 dus obat asamefenamat. Maka untuk menghindari
commit to user
2. Pesanan yang diterima berbeda dengan pesanan yang kedua yang
diterima sebelumnya.
Pesanan yang diterima sebelumnya baik menyangkut nilai,
jumlah barang, frekuensi pesanan. Dalam pengamatan kami
biasanya dalam sehari pelanggan apabila ingin memesan barang
hanya melakukan penambahan jumlah barang tidak dengan
memesan barang yang berbeda dengan pesanan didalam SP.
Apabila ada pemesanan yang kedua dengan pesanan yang
berbeda maka hal tersebut akan segera di periksa lebih lanjut oleh
supervisor penjualan regular, karena bila pelanggan ingin memesan
barang yang lain dibolehkan untuk memesan di hari sesudahnya,.
Tetapi dalam pengamatan kami di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution belum terdapat pelanggaran SP seperti diatas.
3. SP yang diterima pada akhir bulan.
SP yang diterima di akhir bulan harus dicurigai karena
pelanggan telah melanggar perjanjian yang disepakati bersama
dengan PT. Kimia Farma. Perjanjian ini dilakukan sebelum
pelanggan menjadi pelanggan aktif di PT. Kimia Farma Trading
and Distribution.
Selain itu dalam pengamatan kami pada PT. Kimia Farma
Trading and Distribution di akhir bulan akan diadakan stock
opname dan membuat laporan-laporan penjualan yang dilakukan
oleh semua karyawan di PT. . Kimia Farma Trading and
Distribution jadi surat pesanan yang diterima tidak diperbolehkan
memesan barang di akhir bulan.
Segala tindakan yang memanipulasi SP ( SP palsu, input
commit to user
diterima pada waktu yang sama menjadi beberapa dokumen)
dengan berbagai macam tujuan penyimpangan akan dikenakan
sanksi atau peringatan sampai pemutusan hubungan kerja, bila ada
SP yang diterima di akhir bulan akan perlu dicurigai.Tetapi sejauh
ini dalam pengamatan kami pada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution belum ditemukan hal-hal yang yang berhubungan
dengan SP yang menyimpang dari perjanjian.
3. Memvalidasi SP ( Surat Pesanan )
Tahapan pencetakan faktur penjualan yang ke-3 adalah
memvalidasi SP, validasi SP dilakukan apabila supervisor
penjualan Reguler telah memeriksa SP. Apabila SP yang telah
diperiksa tidak ditemukan pelanggaran SP maka selanjutnya
fakturis akan melakukan pemeriksaan administrasi. Pemeriksaan
administrasi dilakukan oleh bagian penagihan ( inkaso ) yang
bernama Ibu Nunik.
Pemeriksaan ini dilakukan oleh bagian inkaso untuk
menentukan SP yang telah diterima sudah memenuhi tagihan atau
bahkan pelanggan yang sudah jatuh tempo tetapi tidak ada
penjelasan sama sekali. Menurut pengamatan kami pelanggan yang
diperbolehkan memesan barang haruslah bisa melunasi tagihannya
dalam kurun waktu 28 hari bila dalam jangka 28 hari pelanggan
tersebut masih belum ada penjelasannya maka bagian inkaso akan
melakukan tindakan yaitu menginvalidkan SP. SP bisa diterima
lagi apabila pelanggan bisa melunasi tagihan atau memberikan
penjelasan kepada bagian inkaso.
Tetapi dalam PT. Kimia Farma Trading and Distribution
bila pelanggan masih mempunyai tanggungan hutang yang belum
commit to user
dan disiplin untuk menyetor tagihannya secara berngasur angsur (
kredit ) maka bagian inkaso juga akan mempertimbangkan dan
memberi jangka waktu yang lebih panjang yaitu 32 hari selama
pelanggan memberikan penjelasan dan selalu konsekuen dengan
janji yang telah menjadi persetujuan bersama sebelum diadakan
hubungan kerja antara Kimia Farma Trading and Distribution
dengan pelanggan.
Menurut Pengamatan kami pada saat kami melakukan
magang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution masih
banyak pelanggan yang belum melunasi tagihannya dalam jangka
waktu 28 hari tetapi bagian fakturis dan inkaso selalu bekerja sama
untuk menyelesaikan permasalahan tersebut dengan mengecek
tagihan- tagihan yang sebelumnya, apabila didalam buku list jatuh
tempo dan buku inkaso pelanggan selalu disiplin dalam
pembayaran maka bagian inkaso akan mempertimbangkan lagi
untuk menginvalidkan SP.
Tugas dan tanggung jawab bagian inkaso ini sangat
berperan penting dalam memvalidasi SP karena bagian inkaso
selalu mengontrol penagihan piutang dan menyimpan serta
menerima dokumen alat-alat tagih yang digunakan untuk
mempertimbangkan pemberian keputusan valid atau invalid SP
yang telah di pesan oleh pelanggan. Apabila bagian inkaso yang
telah bekerja sama dengan supervisor penjualan regular telah
memutuskan valid atau invalid SP tersebut maka akan dilakukan
