commit to user
PADA PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Disusun untuk Memenuhi sebagai
Persyaratan Guna Mencapai Derajat Ahli Madya Bidang Akuntansi Keuangan
Oleh :
FAQIH RIYAN SAPUTRO F 3306137
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
commit to user
iii
Tugas akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM PENJUALAN KREDIT PADA
PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION SURAKARTA” telah
disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk diujikan guna mencapai derajat Ahli
Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta, Agustus 2009
Disetujui dan diterima oleh
Pembimbing
Halim Dedy Perdana, SE., Ak.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
HALAMAN PENGESAHAN
Telah disetujui dan diterima baik oleh tim penguji Tugas Akhir Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta guna melengkapi tugas-tugas dan memenuhi
syarat-syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Akuntansi Keuangan.
Surakarta, Agustus 2009
Tim Penguji Tugas Akhir
1. Drs. Hanung Triatmoko, M.Si., Ak. ( ... )
NIP. 19661028 19203 1 001
Penguji
2. Halim Dedy Perdana, SE., Ak. ( ... )
NIP. 19830621 200604 1 003
commit to user
v
“Membaca buku adalah hiburan bagi yang menyendiri, munajat bagi jiwa, dialog bagi orang yang sedang ngobrol, kenikmatan bagi orang yang merenung, dan pelita bagi pejalan malam”
(Dr. Aidh Al-Qaini)
“Ketika seseorang melukai kita, kita harus menulisnya diatas pasir agar angin maaf datang berhembus dan menghapus tulisan tersebut. Dan apabila sesuatu luar biasa baik terjadi, kita
harus memahatnya diatas batu hati kita, agar takkan pernah bisa hilang tertiup angin” (NN)
“Sekali-kali tidak akan menimpa kami melainkan apa yang telah ditetapkan oleh Allah bagi kami. Dialah pelindung kami, dan hanyalah kepada Allah orang-orang yang beriman harus
bertawakkal “ (Q.s. At-Taubah: 51)
“Dan janganlah kamu mengikuti apa yang kamu tidak mempunyai pengetahuan tentangnya. Sesungguhnya pendengaran, penglihatan, dan hati, semuanya itu akan diminta pertanggung
jawabannya” (Q.s. Al-Isra:36)
“Hidup adalah amanah, setiap amanah akan dipertanggung jawabkan, pertanggung jawaban terberat adalah dihadapan Allah SWT atas setiap amal baik dan buruk…, Ya Allah izinkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini kupersembahkan kepada:
Allah SWT, puji syukur atas inspirasi yang senantiasa mengalir, keajaiban yang selalu tak terduga, dan kesempatan hidup yang sungguh berharga
commit to user
vii
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Selalu menjadi lebih baik dan bertaqwa dari hari ke hari adalah wujud rasa
syukur kehadirat Allah SWT, atas rizki yang selalu mengalir tiada henti dan keajaiban-keajaiban-Nya hingga terselesaikannya tugas akhir ini. Juga, panutan
hidup manusia, Muhammad SAW, manusia agung pemberi teladan dalam kehidupan.
Tidak terkecuali kepada berbagai pihak yang telah banyak membantu dalam
proses penyusunan tugas akhir ini. Untuk itu penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih juga, terutama kepada :
1. Allah SWT atas rahmat dan hidayahNya yang telah diberikan kepada
penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan sebaik-baiknya.
2. Bapak Prof. Dr. Bambang Sutopo, M.Com, Ak. selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Negeri Sebelas Maret Surakarta.
3. Ibu Sri Murni, M.Si Ak. selaku Ketua Jurusan Program Diploma III FE
UNS.
4. Bapak Agus Widodo, SE, MSi, AK Selaku pembimbing akademik
penulis.
5. Bapak Halim Dedy Perdana, SE., Ak. selaku pembimbing penulis. 6. Bapak – Ibu dosen FE yang telah berjasa menularkan ilmunya kepada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
7. Bapak Maryanto Joko Sutrasno, SH selaku Pimpinan PT. Kimia Farma
Tr a ding a nd Distr ibution Surakarta yang telah memberikan ijin, bantuan, dan pengarahan kepada penulis dalam melaksanakan penelitian dalam Tugas Akhir ini.
8. Bapak Nugro Pardiyanto selaku supervisor penjualan di PT. Kimia
Farma Tr a ding a nd distr ibution Surakarta yang telah membantu
memberikan data – data yang penulis butuhkan dalam penelitian ini. 9. Ibu Christiani S. T. selaku supervisor TU/ Administrasi di PT. Kimia
Farma Tr a ding a nd distr ibution Surakarta yang telah membantu
memberikan data – data yang penulis butuhkan dalam penelitian ini. 10. Ibu Rindiyati selaku penanggungjawab gudang di PT. Kimia Farma
Tr a ding a nd distr ibution Surakarta yang telah membantu memberikan data – data yang penulis butuhkan dalam penelitian ini.
11. Seluruh karyawan dan staf di PT. Kimia Farma Tr a ding a nd
distr ibution Surakarta.
12. Keluarga, orangtua tercinta, kakak-kakakku, serta adik-adikku
tersayang, kalian semua telah memberikan kasih sayang tanpa batas, dukungan moral, dan finansial yang tidak terhitung nilainya serta doa yang selalu mengiringi setiap jengkal langkahku.
13. Teman-teman akuntansi kelas A, B, dan C angkatan 2006 yang tidak
bisa penulis sebutkan satu persatu terima kasih semua.
14. Teman – teman Dota: Ngawi, Gondrong, Ebleh, Arieph, Bendot, BG,
commit to user
ix membantu penulisan tugas akhir ini.
Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun
akan selalu diterima dengan tangan terbuka. Semoga karya kecil ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang memerlukan.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, Agustus 2009
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... i
ABSTRAKSI ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... iii
HALAMAN PENGESAHAN... iv
MOTTO ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR GAMBAR ... xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan ... 1
1. Sejarah Berdirinya PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta ... 1
2. Struktur Organisasi Perusahaan ... 4
3. Produk ... 12
4. Pelayanan ... 13
B. Laporan Magang Kerja ... 14
1. Pengertian Magang Kerja ... 14
2. Tujuan Magang Kerja ... 14
3. Data Hasil Penelitian ... 15
commit to user
xi
E. Tujuan dan Manfaat ... 20
1. Tujuan Penelitian ... 20
2. Manfaat Penelitian ... 20
F. Metode Penelitian ... 21
1. Lokasi Penelitian ... 21
2. Objek Kajian ... 21
3. Metode Pengumpulan Data ... 22
BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Tinjauan Pustaka ... 25
1. Pengertian Sitem ... 25
2. Pengertian Prosedur ... 25
3. Pengertian Sistem Akuntansi ... 26
4. Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 26
5. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 27
B. Sistem Penjualan Kredit pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta ... 33
1. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta ... 34
2. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit ... 35
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
4. Bagian atau fungsi yang terkait dalam
Sistem Penjualan Kredit……… 36 5. Uraian Bagan Alir Dokumen dari
Sistem Penjualan Kredit pada PT. Kimia Farma
Trading and Distribution Surakarta ... 39 BAB III TEMUAN
A. Kelebihan ... 50 B. Kelemahan ... 51
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ... 52
B. Saran... 53
commit to user
xiii
GAMBAR Halaman
1.1 Struktur Organisasi
pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta ... 6 II.2 Sistem Penjualan Kredit Bagian Salesmen pada
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta……….43 II.3 Sistem Penjualan Kredit Bagian Supervisor Penjualan pada
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta……….44
II.4 Sistem Penjualan Kredit Bagian Fakturis pada
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta……….45
II.5 Sistem Penjualan Kredit Bagian Gudang pada
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta……….46 II.6 Sistem Penjualan Kredit Bagian Ekspedisi pada
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta……….47 II.7 Sistem Penjualan Kredit Bagian Inkaso pada
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta……….48 II.8 Sistem Penjualan Kredit Bagian Penagihan dan
Bagian TU / Administrasi pada PT.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ABSTRACT
EVALUATION SYSTEM OF CREDIT SALES AT PT. KTMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION
SURAKARTA
FAQIH RIYAN SAPUTRO F3306137
Research object done by writer at PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta located in Jl. LU. Adisucipto No. 70. PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta is corporate subsidiaries from PT. Kimia Farma (Persero) which having business in commerce and deployment of drugs and health equipment from some principal.
The objectives of this research are to know and evaluate system of credit sales at PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta. It is because most of sales are done in credit. Good credit system is sales system which in it is covering related function, document and accounting note applied, procedure chain forming system, and adequate internal control system.
System of credit sales insuranceansi applied at PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta has some excesses, for example function of sales separated from function of addiction, existence of function of commisioned salesman receives order from cutomer and reports to sales supervisor, and usage of document with double invoice in sales transaction of credit. Besides it also has some weakness from system of credit sales, that is existence of doubling function between addicts and salesman outside town, existence of difference number of stocks registered in by Administrative Card of Warehouse Stock and Adminitrative Card of Office Stock and existence of some document which has not been authorization by related officer but have been sent to other part.
From description above, the writer will give some suggestions so that system of credit sales applied by PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta becomes better.
commit to user BAB I
PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Berdirinya Perusahaan
Sejarah PT. Kimia Farma (Persero) dimulai sekitar tahun 1957. Pada
saat pengambilalihan perusahaan milik Belanda terdiri dari Rathkamp, Van
Gorkom, Bhineka Kina Farma Bandung yang bergerak di bidang farmasi oleh
pemerintah Republik Indonesia. Langkah itu kemudian diikuti dengan
pembentukan Badan Pusat Penguasaan Perusahaan Farmasi Belanda
(BAPPHAR) yang bertugas menguasai dan menyelengggarakan manajemen
agar perusahaan farmasi yang dikuasai dapat berfungsi dengan
sebaik-baiknya. Lebih lanjut usaha awal nasionaisasi tersebut diperkuat dengan UU
No. 86/1966 tentang Nasionalisasi Perusahaan Belanda di Indonesia.
Selanjutnya secara resmi, berbadan hukum yang berstatus Perseroan Terbatas
pada tanggal 16 Agustus 1971.
Secara implicit pengesahan ini mengisyaratkan adanya suatu peranan
yang berorentasi pada aspek bisnis. Sehubungan dengan hal tersebut, maka
PT. Kimia Farma (Persero) dituntut untuk berperan sebagai suatu perusahaan
yang harus memiliki kemampuan, menghasilkan barang dan jasa yang dapat
memenuhi kebutuhan dan keinginan masyarakat pengguna dalam arti luas
sesuai dengan perkembangan dan dinamika pasar melalui proses pertukaran.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Disamping peranannya yang berorientasi kepada aspek bisnis, PP No.
3/1983 juga memberi tugas kepada aspek sosial untuk mensejahterakan.
Dengan demikian, maka PT. Kimia Farma (Persero) dituntut untuk selalu
menjaga keseimbangan yang optimal dari kedua maksud dan tujuan tersebut.
Sebagai BUMN yang berbentuk Persero, maksud dan tujuan
perusahaan merupakan masalah hakekat eksistensi PT. Kimia Farma (Persero)
sebagaimana digariskan dalam ketentuan Undang-undang dan kebijaksanaan
pimpinan Departemen Kesehatan RI yang telah dikukuhkan dalam RUPS PT.
(Persero) Kimia Farma.
Maksud dan tujuan PT. Kimia Farma (Persero) sebagai BUMN secara
eksplicit inherent dengan penugasan Negara kepada BUMN, seperti yang
termasuk di dalam peraturan pemerintah No. 3 tahun 1983 (PP No. 3/1983).
Maksud dan tujuan tersebut salah satunya adalah pemupukan keuntungan atau
pendapatan untuk memberikan sumbangan pada penerimaan Negara, sehingga
dalam pelaksanaan fungsinya PT. Kimia Farma harus senantiasa berorientasi
pada rentabilitas.
PT. Kimia Farma (Persero) sebagai suatu perusahaan perdagangan
farmasi dan alat kesehatan yang berbasis industri berperan serta dalam
menunjang keberhasilan pembangunan di sektor kesehatan dan ekonomi
dengan menyelenggarakan upaya-upaya kemanfaatan umum berupa produksi
obat jadi, farmasi serta alat kesehatan atau penelitian serta jasa pelayanan
commit to user
mewujudkan kemampuan setiap penduduk untuk peduli terhadap pentingnya
hidup sehat agar derajat kesehatan mesyarakat semakin meningkat dalam
menuju kesejahteraan masyarakat.
Dalam Perkembangannya, PT. Kimia Farma (Persero) melakukan
beberapa perubahan dan pembangunan menuju yang lebih baik sesuai dengan
kebutuhan perusahaan dan pasar. Salah satu dari banyak perubahan yang
terjadi terlihat pada saat PT. Kimia Farma (Persero) mendirikan PT. Kimia
Farma Trading and Distribution yang merupakan anak perusahaan dari PT.
Kimia Farma (Persero) pada tanggal 4 Januari 2003 dengan akte pendirian
nomor 7 tanggal 4 Januari oleh notaris Imas Fatimah, SH.
Secara garis besar manfaat dari restrukturisasi unit usaha PBF
(Perusahaan Besar Farmasi) menjadi anak perusahaan yang berdiri sendiri
adalah:
a. Kegiatan usaha yang dijalankan perusahaan dan anak perusahaan menjadi
lebih berfokus, sehingga dapat meningkatkan kinerja Perseroan secara
keseluruhan.
b. Memudahkan dalam melakukan pengendalian dan memperpendek proses
pengambilan keputusan di bidang operasional sehingga akan tercapai
pelaksanaan operasi yang efisien dan efektif.
c. Memungkinkan masuknya investor strategis untuk masuk ke dalam bidang
usaha perseroan dalam rangka pengembangan bisnis perseroan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
Pada saat ini PT. Kimia Farma Trading and Distribution mempunyai
41 cabang yang tersebar di seluruh propinsi Indonesia, antara lain berada di
Surakarta, Yogyakarta, Semarang, dan Gorontalo. Anak prusahaan tersebut
menyalurkan obat-obatan dan alat kesehatan dari beberapa principal,
diantaranya Kimia Farma, Indo Farma, Bio Farma, Mahakam Beta Farma,
Duta Kaisar, Talenta, dll.
Dalam menjalankan perusahaan, PT. Kimia Farma Trading and
Distribution memiliki visi dan misi yang menjadi acuan dalam setiap kegiatan
yang dilaksanakan, visi misi dari PT. Kimia Farma Trading and Distribution
adalah:
Visi Perusahaan
Distributor Pilihan Utama bagi Prinsipal
Misi Perusahaan
Memberikan pelayanan trading dan distribusi yang professional untuk
memberikan keuntungan optimal bagi stakeholders.
2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan
seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar
fungsi-fungsi serta penerapan wewenang dan tanggung jawab. Dengan
demikian suatu struktur organisasi meliputi pertimbangan bentuk dan sifat
unit-unit organisasi satuan usaha, termasuk organisasi pengolahan data serta
commit to user
organisasi harus menetapkan wewenang dan tanggung jawab dalam satuan
usaha dengan cara yang semestinya.
Struktur organisasi ini mempunyai beberapa kepentingan, diantaranya
adalah:
1. Struktur Organisasi diperlukan sebagai alat bantu bagi pimpinan untuk
mengkoordinasi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai
tujuannya, supaya perusahaan dapat berjalan dengan baik dan kegiatan
perusahaan dilaksanakan dengan lancar.
2. Struktur Organisai suatu satuan usaha memberikan kerangka kerja
menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendali operasi.
3. Struktur Organisasi diperlukan untuk menetapkan tugas, wewenang dan
tanggung jawab.
Struktur organisasi dalam PT. Kimia Farma Trading and
6
STRUKTUR ORGANISASI CABANG KELAS III
PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION SURAKARTA
Gambar I. 1.
Sumber Data : PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta KEPALA CABANG
MARYANTO DJOKO SUTRASNO
SUPERVISOR TU/ADMINISTRASI CHRISTIANI ST SUPERVISOR PENJUALAN NUGRO PARDIYANTO FAKTURIS I
NY. A.M MIASIH
FAKTURIS II NY. NATALIA SALESMAN WIYONO TRI SUKAMDANI SUHARDI HERU W WIDARTO SUTRISNO ARIS MUNANDAR
JOKO TRI H
ADM.KAS BANK ADM.HD & PD
PPn & PPh
commit to user a. Kepala Cabang
Tugas-tugas dari kepala cabang antara lain adalah:
1) Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.
2) Bertanggung jawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai
pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.
3) Bertanggung jawab terhadap aset cabang.
4) Melaksanakan administrasi personalia.
5) Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi
hubungan kerja diantara seluruh karyawan yang ada di kantor cabang.
b. Sepervisor Penjualan
Tugas-tugas dari supervisor penjualan adalah:
1) Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan penjualan pada kepala PBF.
2) Mengkoordinir salesman dan menentukan target salesman, baik target
pencapaian omset maupun jumlah kunjungan tiap hari.
3) Melaksanakan sepervisi kunjungan ke pelanggan.
4) Memantau suplai barang yang dipesan oleh pelanggan utamanya yang
berdasarkan SPK bersama petugas pembelian, membuat perencanaan
pembelian.
c. Supervisor TU/ Asministrasi
Tugas-tugas dari supervisor TU/ Administrasi adalah:
1) Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan tata usaha pada kepala PBF.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
3) Memeriksa bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank.
4) Memeriksa kebenaran buku penjualan, buku pembelian dan jurnal
umumnya.
5) Membuat debet nota atas biaya beban kantor pusat.
d. Administrasi Inkaso
Tugas-tugas dari administrasi inkaso adalah:
1) Bertanggung jawab (menerima dan menyimpan) alat tagih dari kepala
PBF sesuai dengan kreasi faktur.
2) Bersama dengan penagih mengatur jadwal penagihan.
3) Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh kasi TU/ Administrasi
dan atau kepala PBF.
4) Menyampaikan masukan dan usulan pada kasi TU/ Administrasi dan
atau kepala PBF.
5) Memberikan masukan tentang pelanggan yang sulit ditagih dan
membuat daftar hitam atau blacklist agar tidak dilayani.
e. Aministrasi Pembelian
Tugas-tugas dari administrasi pembelian adalah:
1) Mengerjakan pengadaan barang dagangan, baik rutin maupun non
rutin, baik intern maupun ekstern.
2) Mengecek barang yang datang dan mencocokkan dengan pesanan
mengenai item, jumlah, harga, dan kondisi diskonnya.
commit to user
4) Mengentri pembelian berdasarkan copy faktur/SPB/TT yang telah
diakui penerimaannya oleh gudang.
f. Administrasi Personalia dan Kasir
Tugas-tugas dari administrasi personalia dan kasir adalah:
1) Bersama kasi TU/ Administrasi merencanakan pengeluaran uang
sesuai CashBudget.
2) Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran
uang.
3) Membuat daftar pembayaran gaji, konjuktur, biaya pegawai tiap bulan
sesuai ketentuan yang berlaku.
4) Mengarsipkan berkas-berkas kepegawaian, termasuk administrasi cuti.
g. Administrasi Kas Bank
Tugas dari administrasi kas bank adalah:
Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank dengan
melekatkan bukti pendukung yang sah.
h. Administrasi Pajak
Tugas-tugas dari administrasi pajak adalah:
1) Mendatangani faktur pajak standar dan sederhana untuk setiap faktur
yang terbit.
2) Membuat laporan pajak.
3) Mengecek barang yang datang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
5) Meneruskan faktur pajak CN pada inkaso untuk dimintakan tanda
tangan pada pelanggan sebelum diperhitungkan dengan tagihannya.
i. Kepala Gudang
Tugas-tugas dari kepala gudang adalah:
1) Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran
barang di gudang.
2) Memberikan masukan pada petugas pembelian mengenai barang yang
sudah berkurang atau kosong.
3) Mengeluarkan barang berdasarkan faktur yang diterbitkan operator
dengan memperhatikan nomor urut tercetak atau pengganti yang
diparaf bagian penjualan.
j. Fakturis
Tugas-tugas dari fakturis adalah:
1) Menerima pesanan via telepon.
2) Membuat faktur berdasarkan konsep pesanan dari salesman dan atau
dari petugas penjualan tender atau instasi, dan selanjutnya
menyerahkan pada penanggung - jawab gudang.
3) Membuat laporan penualan per periode dan per debitur atau produk.
commit to user k. Penagih Rekening
Tugas-tugas dari penagih rekening adalah:
1) Bersama petugas inkaso membuat jadwal penagihan.
2) Melaksanakan penagihan dan menyerahkan hasil tagihan pada kasir
dengan membuat nota inkaso yang ditandatangani kasir dan diketahui
inkaso.
3) Mengembalikan alat tagih (faktur atau tanda terima faktur) pada
petugas inkaso untuk yang tidak tertagih.
4) Bertanggung jawab pada kendaraan inventaris kantor yang digunakan.
5) Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh kasi TU/ Administrasi
dan atau kepala PBF.
l. Salesman
Tugas-tugas dari salesman adalah:
1) Membuat rencana kunjungan dengan koordinasi dengan bagian
penjualan.
2) Mengadakan pembinaan pelanggan dan mencari order.
3) Memberikan masukan mengenai kondisi dan potensi pasar serta
kegiatan kompetitor.
4) Membantu pengiriman barang bila ada pesanan yang harus segera
diantar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
m. Pengirim Barang
Tugas-tugas dari pengirim barang adalah:
1) Melaksanakan pengiriman barang baik dalam maupun luar kota.
2) Membantu kegiatan gudang bila diperlukan oleh penanggung jawab
gudang.
3) Mengantar kasir pergi ke bank untuk menyetor atau mengambil uang.
4) Melaksanakan penyetoran kliring dan setoran pajak.
5) Bertanggung jawab pada kendaraan inventaris kantor yang digunakan.
3. Produk
Untuk menumbuhkembangkan penguasaan dan kemampuan
memanfaatkan IPTEK, PT. Kimia Farma (Persero) membangun fasilitas Riset
dan teknologi (Ristek) yang telah diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI pada
tanggal 19 Juli 1991 di Bandung. Kegiatan Ristek berfungsi mengembangkan
produk-produk baru dan melaksanakan kegiatan penelitian serta
pembudidayaan tanaman obat. Dalam melaksanakan kegiatan usahanya, PT.
Kimia Farma (Persero) memiliki unit-unit usaha di bidang produksi bahan
baku (manufaktur) maupun obat jadi (formulasi) dan unit usaha pelayanan
distribusi farmasi, baik perdagangan besar farmasi, maupun perapotekan yang
tersebar di seluruh Indonesia. Produk-produk yang merupakan andalan PT.
Kimia farma (Persero) antara lain:
commit to user
b. Produk OTC yang dapat dijual bebas di took obat, supermarket, toko
grosir, dll.
c. Produk generic berlogo yang pada saat ini sedang digalakkan
penggunaannya oleh pemerintah.
d. Produk lisensi yang merupakan produk hasil kerjasama dengan pabrik
farmasi terkemuka di Indonesia.
e. Produk B 8 antara lain: kalium iodat yang merupakan produk strategis
untuk menanggulangi kekurangan iodium dan garam-garam kina komoditi
ekspor.
f. Produk kontrasepsi KB, yaitu AKDR dan Cooper T.
g. Produk obat-obat narkotika dan psikotropika.
h. Produk alat kesehatan, antara lain kasa hidrofil dan kapas pembalut.
4. Pelayanan
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta melayani
pelanggan dalam pembelian produk melalui beberapa cara, yaitu:
a. Pemesanan barang lewat telepon
Pelanggan memesan barang lewat telepon, kemudian dicatat oleh
bagian pembelian, selanjutnya dibuatkan faktur yang nantinya di bawa ke
gudang untuk bukti pengambilan barang yang tertera di faktur. Setelah
barang siap dikirim, maka bagian ekspedisi akan mengirim pesanan
terebut sesuai dengan jadwal dan pembagian daerah, yaitu dalam kota
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
Wonogiri). Barang yang bisa dipesan lewat telepon adalah produk-produk
selain narkotika dan psikotropika.
b. Pemesanan barang secara langsung
Pelanggan secara langsung datang ke kantor untuk memesan
barang yang diinginkan. Pelanggan menyerahkan surat pesanan yang
nantinya akan dibuatkan faktur yang akan dibawa ke gudang untuk bukti
pengambilan barang. Barang tersebut nantinya bisa dibawa langsung oleh
pelanggan atau diantarkan oleh ekspedisi. Barang yang dipesan secara
langsung adalah narkotika dan psikotropika, karena untuk memesan
kedua jenis produk tersebut, pelanggan harus menyerahkan secara
langsung surat pesanannya, sedangkan unutk jenis produk lain, surat
pesanan bisa diberikan pada saat barang diterima oleh pelanggan.
B. Laporan Magang Kerja
1. Pengertian Magang Kerja
Magang kerja merupakan kegiatan penunjang perkuliahan yang dilaksanakan
oleh mahasiswa dengan diterjunkan secara langsung ke dunia kerja.
2. Tujuan Magang Kerja
Tujuan dari magang kerja, yaitu agar mahasiswa dapat melihat secara
commit to user 3. Data Hasil Penelitian
a. Lokasi Magang Kerja
Magang kerja dilaksanakan di PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Surakarta yang terletak di Jalan LU. Adi Sucipto No. 70 Surakarta 57143.
b. Penempatan Magang Kerja
Magang kerja bertempat di bagian bagian gudang.
c. Jangka waktu Magang Kerja
Magang Kerja dilaksanakan dari tanggal 16 Februari-16 April 2009.
d. Kegiatan Magang Kerja
Hari untuk magang kerja sama seperti karyawan lainnya, yaitu 6 (enam)
hari kerja dalam seminggu. Kegiatan kerja dimulai pada pukul
Senin-Jum’at : 08.00-14.00 WIB
Sabtu : 08.00-12.00 WIB
Kegiatan diawali dengan apel pagi unutk mempererat kekeluargaan dan
sebagi sarana untuk mengeluarkan pendapat dan masukan. Istirahat makan
siang dan ibadah mulai pukul 12.00-12.30 WIB.
Kegiatan Magang Kerja selama 16 Februari-16 April 2009.
1) Hari pertama
a) Perkenalan dengan staf dan karyawan di PT. Kimia Farma Trading
and Distribution Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
2) Hari kedua dan seterusnya
a) Mengarsip dokumen.
b) Membuat daftar pengiriman barang yang dilakukan ekspedisi.
c) Mengambil barng yang dipesan pelanggan.
d) Mencatat barang yang keluar.
e) Mengisi barang yang kosong.
f) Mengecek kartu pembelian dan mencocokkannya dengan jumlah
barang yang tersisa.
3) Hari terakhir
Perpisahan dengan para staf dan karyawan di PT. Kimia Farma
Trading and Distribution Surakarta.
Demikian laporan magang kerja yang telah dilaksanakan oleh
penulis. Melalui magang kerja, diharapkan para mahasiswa dapat
menerapkan teori - teori yang didapat sewaktu perkuliahan. Data yang
diambil dari obyek penelitian digunakan sebagai bahan penulisan
Tugas Akhir berupa data mengenai sistem penjualan kredit yang
commit to user C. Latar Belakang Masalah
Perusahaan pada umumnya telah terbagi menjadi beberapa sistem bagian,
salah satunya adalah sistem penjualan atas barang. Sistem penjualan mempunyai
peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dengan adanya penjualan
perusahaan akan mendapatkan penghasilan, sehingga perusahaan akan
berkembang sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Sesuai dengan
berkembangnya waktu, perusahaan telah menetapkan sistem penjualan kredit.
Sistem penjualan ini sangat cocok diterapkan pada saat ini, mengingat keadaan
negara kita semenjak adanya krisis moneter yang imbasnya sangat berpengaruh
pada masyarakat kebanyakan. Ditambah lagi dengan kondisi perekonomian global
yang saat ini yang tengah mengalami kemunduran. Hal ini ditandai dengan
terjadinya resesi yang melanda negara-negara maju.
Konsumen pada umumnya memilih jika perusahaan dapat melaksanakan
penjualan secara kredit, karena mereka dapat mendapatkan barang tanpa harus
membayar dengan tunai. Penjualan kredit dilakukan perusahaan dengan cara
mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk
jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.
Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang
pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap
pembeli (Mulyadi, 2001).
PT. Kimia Farma Tr a ding a nd distr ibution, khususnya wilayah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
distribusi bagi konsumen PT. Kimia Farma wilayah surakarta dan
sekitarnya. Sebagai anak perusahan yang berfungsi sebagai jasa distribusi
PT. Kimia Farma Tr a ding a nd distr ibution memerlukan suatu sistem
akuntansi penjualan kredit. Sistem akuntansi penjualan kredit yang dilakukan di
PT. Kimia Farma Tr a ding a nd distr ibution meliputi prosedur pemesanan
barang, persetujuan kredit, pengiriman barang, penagihan, pencatatan akuntansi
dengan melibatkan bagian akuntansi atau fungsi yang terkait dan dokumen -
dokumen yang digunakan.
Untuk menghindari kecurangan yang terjadi dalam sistem akuntansi
penjualan kredit di PT. Kimia farma Trading and Distribution Surakarta
dilakukan pemisahan fungsi dan dokumen yang bernomor urut tercetak. Sebagai
pengawasan atas dokumen yang telah diotorisasi oleh bagian yang berwenang
atas informasi yang ada didalamnya telah disetujui dan dipertanggung jawabkan.
Sistem akuntansi di PT. Kimia farma Trading and Distribution Surakarta pada
dasarnya sudah baik, tetapi perlu dikaji kembali tentang sistem yang digunakan
sehingga fungsi yang terkait dapat berperan sesuai dengan tugasnya masing –
masing, sehingga tidak ada penyalahgunaan dan penyelewengan dan hasilnya
lebih efektif.
Dalam penelitian ini diharapkan dapat mengetahui gambaran tentang
sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Kimia farma Trading and Distribution
Surakarta. Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan
commit to user
yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan
(Mulyadi, 2001). Oleh karena itu, perusahaan dituntut untuk dapat menjalankan
sistem akuntansi dengan baik yang menjamin pengawasan terhadap penjualan,
agar penjualan tidak disalahgunakan karena penjualan merupakan sumber
pendapatan yang utama bagi perusahaan. Dari uraian di atas maka Penulis ingin
mengadakan penelitian dengan judul tugas akhir “SISTEM PENJUALAN
KREDIT PADA PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION
SURAKARTA”.
D. Rumusan Masalah
Dalam penulisan Tugas Akhir ini pasti ada permasalahan yang akan dibahas.
Adapun permasalahan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Bagaimanakah prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT
Kimia Farma Trading and Distribution?
2. Apa sajakah dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem penjualan
kredit pada PT Kimia Farma Trading and Distribution?
3. Apa sajakah bagian atau fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan kredit
pada PT Kimia Farma Trading and Distribution?
4. Bagaimanakah unsur-unsur pengendalian intern yang terdapat dalam sistem
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
E. Tujuan dan Manfaat
1. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang akan dibahas, maka penelitian ini
mempunyai beberapa tujuan antara lain sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit
pada PT Kimia Farma Trading and Distribution.
b. Untuk mengetahui apa sajakah dokumen dan catatan yang digunakan
dalam prosedur penjualan kredit pada PT Kimia Farma Trading and
Distribution.
c. Untuk mengetahui apa sajakah bagian atau fungsi yang terkait dalam
prosedur penjualan kredit pada. PT Kimia Farma Trading and
Distribution.
d. Untuk mengetahui unsur pengendalian intern yang terdapat dalam sistem
penjualan kredit pada PT Kimia Farma Trading and Distribution.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Manfaat Teoritis
Penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan mengenai Sistem
Akuntansi Penjualan Kredit pada PT Kimia Farma Trading and
commit to user b. Manfaat Praktis
1) Bagi Penulis
Sebagai bahan masukan, sehingga dapat menerapkan perpaduan yang
tepat antara praktik dan teoritis yang diperoleh selama kuliah,
khususnya di bidang akuntansi.
2) Bagi Universitas Negeri Sebelas Maret Surakarta
Sebagai bahan referensi di perpustakaan Universitas Negeri Sebelas
Maret Surakarta serta menambah informasi mengenai sistem
akuntansi penjualan kredit.
3) Bagi Perusahaan
Agar dapat memberikan informasi yang dapat digunakan oleh PT
Kimia Farma Trading and Distribution.
F. Metode Penelitian
1. Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian Tugas Akhir ini dilakukan di PT Kimia Farma Trading and
Distribution. yang bertempat di jalan LU Adisucipto No. 70.
2. Objek Kajian
Objek kajian mengenai Sistem Akuntansi Penjualan Kredit pada PT Kimia
Farma Trading and Distribution, khususnya mengenai:
a. Jaringan prosedur yang membentuk sistem.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
c. Unit organisasi yang terkait.
d. Unsur pengendalian intern.
3. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang penulis gunakan dalam Tugas Akhir ini
adalah:
a. Observasi
Dalam metode ini diadakan pengamatan langsung pada objek yang akan
diteliti. Obsevasi dilakukan penulis dengan mengamati secara langsung
kegiatan penjualan di PT Kimia Farma Trading and Distribution.
b. Dokumentasi
Metode ini digunakan untuk mengumpulkan data tentang system
akuntansi penjualan kredit pada PT Kimia Farma Trading and
Distribution.
c. Wawancara (interview)
Wawancara adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan
mengajukan pertanyaan langsung kepada pihak yang terkait.
d. Studi Pustaka
Yaitu perencanaan data melalui buku-buku literatur dan dokumen lain
commit to user e. Sistematika Penulisan
Penulisan Tugas Akhir yang dilkukan penulis dibagi menjadi 4 bab, dan
terdiri dari sub-sub sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisi gambaran umum perusahaan, laporan magang
kerja, latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan
dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika
penulisan.
BAB II : ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi landasan teori yang melandasi sistem penjualan
kredit, kemudian digunakan untuk mengevaluasi obyek
penelitian.
BAB III : TEMUAN
Bab ini berisikan tentang penemuan yang dilakukan oleh
penulis berupa lelemahan dan kelebihan dari evaluasi sistem
penjualan kredit pada PT. Kimia Farma Tr a ding a nd
distr ibution Surakarta yang diteliti sebagai masalah dalam
penelitian Tugas Akhir ini.
BAB IV : PENUTUP
Bab ini berisikan kesimpulan atas penelitian yang dilakkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
DAFTAR PUSTAKA
Berisi daftar judul buku-buku/ referensi yang dijadikan
referensi oleh penulis.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Berisi data-data yang diperoleh dari perusahaan yang
commit to user
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001) adalah suatu jaringan
prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Menurut Zaki Baridwan (1998) adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun
sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Jadi sistem terdiri dari
unsur-unsur yang berbeda, unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari subsistem yang bersangkutan tetapi dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan.
2. Pengertian Prosedur
Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001) yaitu suatu urutan
kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.
Sedangkan menurut Zaki Baridwan (1998) adalah suatu urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian
atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Yang termasuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
dalam kegiatan klerikal yaitu menulis, menggandakan, menghitung,
memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan. Jadi sistem terdiri dari prosedur yang berantai yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain.
3. Pengertian Sistem Akuntansi
Pengertian sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan
laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001). Definisi akuntansi menurut (Wibowo, 2002)
adalah proses identifikasi, pencatatan, dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi dari suatu entitas. Dari pengertian tersebut sistem akuntansi
dapat diartikan sebagai suatu kegiatan untuk mengumpulkan, mengorganisir dan mengikhtisarkan tentang berbagai transaksi perusahaan secara efisien yang digunakan untuk membantu manajeman dalam
menangani operasi perusahaanya. Unsur pokok sistem akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu dan
laporan yang dihasilkan.
4. Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Sistem akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi (2001) yaitu
penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka
commit to user
dalam sebuah sistem akuntansi yang disebut sistem akuntansi penjualan kredit.
5. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Sistem akuntansi penjualan kredit yaitu penjualan yang pembayarannya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka
waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Adapun pokok bahasan yang dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem
Menurut Mulyadi (2001) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit meliputi:
1) Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari
pembeli.
2) Prosedur persetujuan kredit
Fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli dari fungsi kredit.
3) Prosedur pengiriman
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
4) Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.
5) Prosedur pencatatan piutang
Pencatatan tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang di lakukan oleh fungsi akuntansi.
6) Prosedur distribusi penjualan
Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
7) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara
periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode tertentu.
b. Dokumen yang digunakan
Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah: 1) Surat order Pengiriman dan tembusanya
a) Tembusan Kredit (Credit Copy).
b) Surat pengakuan (Acknowledgement Copy). c) Surat Muat (Bill of loading).
d) Slip Pembungkus.
commit to user Copy).
g) Arsip Index Silang (Cross Index File Copy).
2) Faktur dan tembusanya
a) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy).
b) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy). c) Tembusan Analisis (Analisys Copy).
d) Tembusan Wiraniaga (Sales person Copy).
3) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokuman pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok
produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. 4) Bukti Memorial
Bukti memorial merupakan dokuman sumber untuk dasar
pencatatan ke dalam jurnal umum.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001), catatan akuntansi yang digunakan adalah: 1) Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi
penjualan baik penjualan tunai maupun kredit. 2) Kartu Piutang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
3) Kartu Persediaan
Kartu persediaan merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
4) Kartu Gudang
Fungsi gudang bertugas untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang ada di gudang dalam kartu gudang. 5) Jurnal Umum
Jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.
d. Unit Organisasi yang terkait
Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, unit
organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit yaitu: 1) Fungsi Penjualan
Dalam sistem akuntansi penjualan kredit, yang
bertanggungjawab untuk menerima order dari pelanggan, mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit,
menentukan tanggal pengiriman barang adalah fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat back order
pada saat tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari
commit to user
Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3) Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab menyimpan dan
menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman.
4) Fungsi Pengiriman
Penyerahkan barang kepada pelanggan dilakukan oleh fungsi pengiriman atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari
fungsi penjualan. 5) Fungsi Penagihan
Fungsi penagihan bertugas untuk membuat dan mengirimkan
faktur penjualan kepada pelanggan. 6) Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penjualan kredit, Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit, membuat serta mengirimkan pernyataan piutang
kepada debitur, dan membuat laporan penjualan, serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
e. Unsur pengendalian intern
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
1) Organisasi
a) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
b) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan
fungsi kredit.
c) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.
d) Transaksi penjualan kreidt harus dilaksanakan oleh fungsi
penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a) aPenerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi
penjualan.
b) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit. c) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi
pengiriman.
d) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan
barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur
Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
e) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
f) Pencatatan ke dalam Kartu Piutang dan ke dalam jurnal
commit to user memo kredit)
g) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur
penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan
surat muat. 3) Praktik yang sehat
a) Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan
pemakaianya di pertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. b) Faktur penjualan bernomor urut tercatak dan pemakaianya di
pertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan.
c) Secara periodik fungsui akuntansi mengirim pernyataan
piutang kepada setiap debitur.
d) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan
rekening kontrol piutang dalam buku besar.
B. Sistem Penjualan Kredit pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Surakarta
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta memasarkan produknya berupa obat-obatan untuk apotik, rumah sakit, mini market, dan
toko-toko yang menyediakan obat-obatan. Penjualan di lakukan dengan sistem penjualan kredit, karena konsumen lebih memilih melakukan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
1. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit
Adapun jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta antara lain sebagai berikut:
a) Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur order penjualan ini, fungsi salesman
menerima permintaan dari pelanggan, lalu menerima surat pesanan dari pelanggan dan menyerahkan ke supervisor penjualan untuk disetujui atau tidak. Supervisor penjualan kemudian meminta fungsi
fakturis untuk membuat faktur dan mengirimkannya ke berbagai fungsi yang klain untuk memungkinkan fungsi-fungsi lain mengetahui
harga dan kuantitas barang dari pembeli atau pelanggan. b) Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur pengiriman ini, fungsi ekspedisi
mengirimkan barang sesuai permintaan pelanggan sesuai yang tertera pada faktur setelah disiapkan dan diotorisasi oleh fungsi gudang. c) Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan menerima surat penitipan faktur dari fungsi inkaso yang dilampiri faktur asli dan copy
untuk dikirim ke pelanggan. d) Prosedur Pencatatan Piutang
commit to user pelanggannya.
2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit
Dalam sistem penjualan kredit, dokumen yang digunakan oleh PT.
Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta adalah sebagai berikut: a) Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang memberikan otorisasi kepada bagian fakturis untuk membuat faktur.
b) Faktur
Faktur adalah dokumen yang berisi order permintaan dari pelanggan yang dibuat oleh bagian fakturis dan diotorisasi oleh kepala
cabang, supervisor penjualan dan kepala gudang. c) Faktur Pajak
Faktur Pajak adalah dokumen yang berisikan rincian jumlah
pajak yang dikenakan terhadap barang-barang yang dibeli oleh pelanggan
d) Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat yang memberikan otorisasi kepada fungsi ekspedisi untuk mengirimkan barang kepada pelanggan. e) Surat Penitipan Faktur
Surat Penitipan Faktur adalah surat yang berisikan rincian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan
kredit
Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Surakarta yaitu:
a) Kartu Administrasi Persediaan Gudang (APG)
Kartu Administrasi Persediaan Gudang (APG) adalah catatan akuntansi yang berisikan data tentang masuk dan keluar barang dari gudang.
b) Buku Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang
digunakan untuk mencatat bertambah dan berkurangnya piutang pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta.
c) Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan ini digunakan untuk mencatat penjualan secara tunai berdasarkan informasi yang diterima.
d) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual.
4. Bagian atau fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit
Adapun bagian atau fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan
commit to user
Fungsi ini bertugas mencari dan menerima order penjualan dari pelanggan.
b) Bagian Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi penjualan bertugas untuk menerima atau menolak order pelanggan dari surat pesanan
yang diberikan oleh bagian salesman. Fungsi ini juga bertanggung jawab dalam otorisasi faktur.
c) Bagian Fakturis
Pembuatan faktur dilakukan oleh bagian fakturis berdasarkan surat pesanan yang dikrim oleh bagian supervisor penjualan.
d) Bagian Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas untuk menyiapkan barang sesuai dengan informasi dari faktur dan
melakukan otorisasi faktur. e) Bagian Ekspedisi
Fungsi ekspedisi bertugas untuk mengirimkan barang yang telah disiapkan bagian gudang ke pelanggan sesuai dengan daerahnya masing – masing.
f) Bagian Inkaso
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
g) Bagian Penagihan
Penagihan piutang ke pelanggan dilakukan oleh bagian penagiahn setelah menerima surat penagihan dari bagian inkaso. h) Bagian TU/ Administrasi
Fungsi ini bertugas mencatat harga pokok penjualan dan jurnal penjualan
5. Unsur – unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta melakukan pengendalian intern terhadap sistem penjualan kredit sebagai berikut:
a) Organisasi
1) Bagian penjualan terpisah dari bagian penagihan. 2) Bagian akuntansi terpisah dari bagian penjualan.
3) Transakasi penjualan kredit dilaksanakan oleh bagian penjualan,
bagian gudang, bagian inkaso, dan bagian penagihan.
b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1) Order dari pelanggan diotorisasi oleh bagian salesman dan
dipertanggung jawabkan pada supervisor penjualan.
2) Faktur diotorisasi oleh bagian supervisor penjualan dan bagian
gudang.
3) Pengiriman barang kepada pelanggan di otorisasi oleh kepala
gudang.
commit to user asli yang diterima oleh bagian inkaso. c) Praktik yang sehat
1) Penggunaan faktur dengan nomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh supervisor penjualan.
2) Faktur yang dicetak bagian fakturis dicatat ulang dalam daftar
buku faktur oleh bagian fakturis.
3) Bagian inkaso selalu membuat daftar pelanggan yang sulit ditagih/
blacklist dan diserahkan ke bagian penjualan.
4) Bagian penagih diharuskan membuat buku setoran inkaso yang
diserahkan kepada bagian inkaso.
5) Sebelum mengirimkan barang, bagian ekspedisi mencatat nama
pelanggan dalam buku khusus.
6) Untuk obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika pengambilan
barang dilakukan oleh kepala gudang.
d) Uraian Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit pada
PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta
Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit akan diuraikan bagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit.
1) Bagian Salesmen
(a) Menerima Oerder dari Pelanggan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
(c) Mengirimkan Surat Pesanan Pada bagian Supervisor
Penjualan.
2) Bagian Supervisor Penjualan
(a) Menerima Surat Pesanan dari Salesmen.
(b) Memeriksa dan mengecek keabsahan Surat Pesanan dan status
pelanggan.
(c) Mengirimkan Surat Pesanan pada bagian fakturis. (d) Menerima faktur rangkap 7 dari bagian fakturis
(e) Mengirimkan faktur rangkap 7 pada bagian gudang. 3) Bagian Fakturis
(a) Menerima Surat Pesanan dari Supervisor Penjualan.
(b) Membuat faktur rangkap 7 berdasarkan data yang tertulis pada
Surat Pesanan.
(c) Mengirimkan faktur rangkap 7 kepada supervisor penjualan
untuk di periksa dan di otorisasi. (d) Membuat faktur pajak rangkap 3.
(e) Mengirimkan faktur pajak lembar ke 1, mengirimkan lembar
ke 2 kepada PT. Kimia Farma Trading and Distribution pusat, dan mengarsip permanen faktur pajak lembar ke 3.
4) Bagian Gudang
(a) Menerima faktur rangkap 7 dari bagian penjualan.
(b) Menyiapkan barang sesuai yang tertera dalam faktur dan
commit to user Persediaan Gudang (APG).
(d) Mengirimkan faktur rangkap 7 kepada bagian ekspedisi
bersamaan dengan penyerahan barang.
(e) Menerima Surat pesanan, faktur lembar ke 3 dan 4 , lau diarsip
permanen. 5) Bagian Ekspedisi
(a) Menerima faktur rangkap 7 dari bagian gudang bersamaan
dengan barang.
(b) Mengecek kembali kesesuaian barang dengan faktur.
(c) Mengirimkan faktur lembar ke 1 dan 2 kepada bagian inkaso. (d) Mengirimkan faktur lembar ke 3 dan 4 kepada bagian gudang
dengan disertai Surat Pesanan.
(e) Mengirimkan faktur lembar ke 5 ke bagian penjualan.
(f) Mengirimkan faktur lembar ke 6 dan 7 kepada pelanggan
bersamaan dengan penyerahan barang. 6) Bagian Inkaso
(a) Menerima faktur pajak lembar ke 1.
(b) Menerima faktur lembar ke 1 dan 2 dari bagian ekspedisi. (c) Membuat daftar piutang dan mencatat ke dalam kartu piutang.
(d) Secara periodik membuat surat penitipan faktur dari pelanggan. (e) Menyerahkan surat penitipan faktur yang telah diotorisasi dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
7) Bagian Penagihan
(a) Menerima faktur lembar ke 1 dan 2, menerima surat pentipan
faktur lembar ke 1, 2, dan menerima faktur pajak lembar ke 1 dari bagian inkaso.
(b) Menyerahkan surat penitipan faktur lembar ke 1 dan faktur
lembar ke 2 kebagian TU/ Administrasi.
(c) Menyerahkan surat penitipan faktur lembar ke 2, faktur lembar
ke 1, dan faktur pajak lembar ke 1 kepada pelanggan. 8) Bagian TU/ Administrasi
(a) Menerima surat penitipan pajak lembar ke 1 dan faktur lembar
ke 2 dari bagian penagihan.
(b) Membuat jurnal penjualan dan harga pokok penjualan.
(c) Mengarsip permanen faktur dan surat penitipan faktur yang
diterima.
commit to user Catatan:
[image:57.595.168.435.111.609.2]SP = Surat Pesanan
Gambar II. 2. Sistem Penjualan Kredit Bagian Salesmen pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta
Surat Pesanan
Mulai
Menerima Order dari pelanggan
Menerima SP dari pelanggan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
[image:58.595.120.480.128.662.2]SUVERVISOR PENJUALAN
Gambar II. 3. Sistem Penjualan Kredit Bagian Supervisor Penjualan pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta
Mengecek keabsahan faktur & Status
commit to user
Gambar II. 4. Sistem Penjualan Kredit Bagian Fakturis pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta
2
Membuat Faktur
Surat pesanan
T
4 SP 7 6 5 4 3 2 Faktur 1
3
Kantor pusat 3
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
BAGIAN GUDANG
Catatan:
[image:60.595.119.465.104.666.2]Kartu APG = Kartu Administratif Persediaan Gudang
Gambar II. 5. Sistem Penjualan Kredit Bagian Gudang pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta
8 SP 4 Faktur 3 T 5 Menyiapkan barang & mengotorisasi
faktur 6 Kartu APG Bersamaan Barang SP 7 6 5 4 3 2 Faktur 1
commit to user
Gambar II. 6. Sistem Penjualan Kredit Bagian Ekspedisi pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta
6
SP 7 6 5 4 3 2 Faktur 1
Mengecek Kesesuaian Barang dengan
Faktur
8
9
Ke Pelanggan SP
7 6 5 4 3 2 Faktur 1
7
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
BAGIAN INKASO
Catatan:
FP = Faktur Pajak
[image:62.595.120.454.134.719.2]SPF = Surat Penitipan Faktur
Gambar II. 7. Sistem Penjualan Kredit Bagian Inkaso pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta
3
Faktur 1 Pajak 7
Kartu Piutang
2 Faktur 1
Membuat Daftar Piutang
T
Membuat surat penitipan faktur
Secara Periodik
2 Faktur 1 FP 1
3 2 SPF 1
commit to user Catatan:
SPF = Surat Penitipan Faktur FP = Faktur Pajak
[image:63.595.100.511.127.752.2]HPP = Harga Pokok Penjualan
Gambar II. 8. Sistem Penjualan Kredit Bagian Penagihan dan Bagian TU / Administrasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta.
T
Selesai 10
Jurnal Penjualan 10
10
2 Faktur 1 FP 1
1 2
SPF 1
Dikirim ke pelanggan
FP 1 2 Faktur 1 1 1 2 SPF 1
Setelah pelunasan
Faktur 2 SPF 1
Pelanggan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan hasil penelitian pada sistem akuntansi penjualan kredit pada PT.
Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta terdapat kelebihan dan
kelemahan-kelemahan dalam menjalankan kegiatan usahanya, maka dalam pembahasan ini akan
diuraikan kelebihan dan kelemahan yang ada pada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Surakarta.
A. Kelebihan
1. Dalam melaksanakan transaksi penjualan kredit PT. Kimia Farma Trading
and Distribution Surakarta melibatkan bagian-bagian yang terkait sehingga
perusahaan dapat dikatakan sudah cukup baik dalam melaksanakan
kegiatannya. Hal ini dapat dilihat dari semua bagian yang terkait seperti
bagian salesman, bagian supervisor penjualan, bagian fakturis, bagian
gudang, bagian ekspedisi, bagian inkaso, dan bagian penagihan. Sehingga
kegiatan bisa berjalan dengan lancar karena semua tanggung jawab yang ada
sudah ditangani oleh masing-masing bagian.
2. Dalam transaksi penjualan kredit, ada bagian salesman. Hal ini dapat
menguntungkan perusahaan karena bagian ini bertugas menerima order dari
pelanggan dan melaporkan kepada supervisor penjualan.
commit to user
3. Dalam melaksanakan kegiatan transaksi penjualan kredit, PT. Kimia Farma
Trading and Distribution Surakarta menggunakan dokumen faktur rangkap.
Hal ini menunjukkan bahwa setiap transaksi penjualan ada dokumen sebagai
bukti penjualan yang disimpan oleh beberapa bagian atau fungsi.
B. Kelemahan
1. Dalam sistem penjualan kredit pada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Surakarta, untuk penagihan luar kota ditagih oleh salesman luar
kota.
2. Beberapa dokumen yang belum diotorisasi terlebih dahulu oleh bagian
supervisor penjualan sudah dikirim ke bagian gudang.
3. Adanya perbedaan jumlah persedian barang yang tercatat dalam kartu
administrasi persediaan gudang (APG) dan yang tercatat dalam kartu
asministrasi persediaan kantor (APK).
4. Adanya persediaan barang di gudang yang sudah habis, tetapi masih
ditransaksikan.
5. Adanya perbedaan jumlah barang yang sesungguhnya dengan jumlah barang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan dari hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat
disimpulkan sebagai berikut:
1. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT. Kimia
Farma Trading and Distribution Surakarta yaitu prosedur order penjualan,
prosedur pengiriman, prosedur penagihan, dan prosedur pencatatan piutang.
Dalam prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT. Kimia
Farma Trading and Distribution Surakarta sudah berjalan dengan baik.
2. Dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan kredit pada PT. Kimia
Farma Trading and Distribution Surakarta meliputi surat pesanan, faktur,
surat tagihan. Dalam penggunaan dokumen sistem penjualan kredit pada PT.
Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta sudah cukup baik, karena
setiap kegiatan dalam penjualan kredit sudah menggunakan dokumen.
3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit pada PT. Kimia
Farma Trading and Distribution Surakarta meliputi kartu administrasi
persediaan gudang, buku piutang, dan jurnal penjualan. Dalam catatan
akuntansi sudah cukup baik.
commit to user
4. Unsur pengendalian intern yang terdapat pada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Surakarta yaitu Organisasi, Sistem Otorisasi dan Prosedur
Pencatatan, serta Praktik yang Sehat sudah berjalan cukup baik.
B. Saran
Dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Kimia Farma Trading
and Distribution Surakarta sudah menerapkan suatu sistem dan pengendalian
intern yang cukup baik, sehingga perusahaan dapat menciptakan suatu target yang
telah ditetapkan. Untuk menghindari penyelewengan yang mungkin terjadi,
hendaknya perusahaan perlu melakukan langkah – langkah sebagai berikut:
1. PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta hendaknya lebih
memonitoring bagian salesman luar kota yang juga melakukan penagihan ke
pelanggan luar kota.
2. Perlu adanya pengecekan data mengenai keluar masuknya barang yang lebih
rutin antara bagian pembelian, bagian gudang, dan bagian penjualan
mengenai jumlah persediaan barang yang di beli, di jual, dan retur penjualan.
3. Bagian gudang hendaknya lebih sering melakukan stockopname persediaan
barang gudang, karena bertujuan untuk menghindari selisih persediaan barang
