EDISI 546 8 MARET 2014
!
PENGEMBANGAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI: ANALISA GAP TEKNOLOGI
Mengkaji Gap Organisasi
Prof. Richardus Eko Indrajit – indrajit@post.harvard.edu
Pada dasarnya organisasi adalah kumpulan dari individu-individu yang “distrukturkan” dan dikelola sedemikian rupa demi pencapaian satu tujuan bersama (visi dan misi). Memperhatikan bahwa kondisi lingkungan dimana perusahaan berada bergerak secara dinamis, maka cara mengorganisasikan para individu dalam organisasi-pun harus dapat menyesuaikan diri. Gap organisasi adalah perbedaan antara struktur organisasi yang saat ini dimiliki perusahaan dengan yang dibutuhkan dari masa ke masa sesuai dengan perkembangannya. Biasanya akan terjadi transisi dari satu postur organisasi ke bentuk yang lain secara bertahap, sesuai dengan kebutuhannya.
!
Sebelum mengkaji bentuk inisiatif seperti apa saja yang harus direncanakan perusahaan, terutama dalam kaitannya dengan menyusun struktur organisasi unit atau divisi teknologi informasi, perlu dipahami terlebih dahulu komponen dari sebuah struktur dalam perusahaan, antara lain:
• Postur atau arsitektur struktur organisasi berbasis pembagian tugas dan tanggung jawab, yang biasa diklasifikasikan menjadi: governance (pemilik dan eksekutif pimpinan), management (terbagi menjadi pengelola tingkat atas, menengah, dan bawah – atau top, middle, and lower management), penyelia (supervisor) dan staf, serta sumber daya manusia pendukung lainnya (mitra, kontraktor, outsourcer, dan lain sebagainya);
EDISI 546 8 MARET 2014 • Struktur jabatan berdasarkan ranking atau peringkat otoritas yang memperlihatkan
rentang kendali dan tanggung jawab antara atasan dan bawahan;
• Deskripsi pekerjaan (job description) beserta tugas dan tanggung jawab detailnya pada masing-masing posisi pada struktur;
• Bobot atau beban pekerjaan yang dihubungkan dengan model remunerasi (penggajian) yang sesuai;
• Syarat latar belakang, pengalaman, kompetensi dan keahlian untuk menduduki posisi atau jabatan tertentu dalam organisasi;
• Prosedur operasional standar (SOP) mengenai rincian tugas yang harus dilakukan sehari-harinya;
• Model penjenjangan karir berdasarkan jenis pekerjaan, kinerja (merit), dan postur organisasi;
• Jenis-jenis pelatihan yang harus diikuti oleh setiap individu untuk meningkatkan kompetensi dirinya;
• Model pengukuran kinerja (performance appraisal) yang diberlakukan untuk menilai atau mengevaluasi karyawan;
• Ragam tunjangan yang diberikan diluar sistem penggajian umum yang dihubungkan pula dengan jenis penghargaan dan hukuman (reward and punishment); dan lain sebagainya.
Dalam konteks pengembangan struktur organisasi unit atau divisi teknologi informasi, berbagai jenis inisiatif untuk menutupi gap kebutuhan dengan ketersediaan adalah sebagai berikut:
• Reorganisasi dalam bentuk perubahan struktur organisasi secara mendasar karena dipicu oleh berbagai peristiwa seperti merger, akuisisi, pimpinan baru, regulasi, persaingan usaha, pengembangan organisasi, dan lain-lain;
• Penciptaan posisi baru dalam bentuk pengembangan unit-unit baru dalam struktur organisasi;
• Rekrutmen individu-individu dari internal maupun eksternal yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk berkembang;
• Pemberlakukan model remunerasi termutakhir untuk memicu pertumbuhan organisasi yang lebih cepat;
• Perombakan struktur organisasi dalam hal relasi kerja, wewenang, dan tanggung jawab;
• Pelatihan para individu ataupun manajemen/karyawan kunci untuk mengasah kompetensi dan keterampilan mereka dalam bekerja;
• Pelaksanaan uji kompetensi untuk mendapatkan sertifikat profesi berstandar internasional;
• Pengurangan jumlah karyawan untuk meningkatkan efisiensi usaha (maupun bagian dari strategi fokus pada usaha inti);
• Pengalihdayaan tugas (outsourcing) atau pekerjaan kepada pihak-pihak lain di luar perusahaan atau organisasi yang bersangkutan;
• Penerapan konsep pengelolaan baru di bidang manajemen sumber daya manusia seperti manajemen proyek, balances scorecard, virtual company, dan lain-lain;
• Pemindahan karyawan – dalam bentuk promosi, mutasi, atau demosi – ke unit-unit lain dalam organisasi; dan lain sebagainya.
Perlu dipahami pula, bahwa dalam abad moderen ini, struktur organisasi tidak cukup untuk menjawab berbagai tantangan perusahaan yang ada. Berkaca pada perusahaan-perusahaan kelas dunia yang berhasil mengembangkan bisnisnya, selain struktur organisasi, perlu pula dikelola aktivitas perusahaan yang berorientasi pada program/ proyek (lintas struktur organisasi) – sehingga membentuk model matriks atau hybrid dalam
EDISI 546 8 MARET 2014 pengelolaan manusianya. Berkembangnya bisnis pengalihdayaan atau outsourcing juga menambah nuansa baru dalam pengelolaan sumber daya manusia, dimana yang dulunya lebih dikenal dengan istilah pemakaian karyawan kontrakan, konsultan, maupun pegawai honorer, saat ini beralih fungsi dan peran menjadi mitra bisnis.
akhir dokumen
