ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL
TERHADAP SISTEM PENGGAJIAN PADA
PT. NAWAKARA
VRITA TRI JUNIANTI
Binus UniversityJalan Kenanga No.34 Bintaro-Veteran, Jakarta Selatan 12330 081905225862
vriitajunie@yahoo.com Hery Harjono Muljo, S.Kom. MM.,SI.,
ABSTRACT
THE PURPOSE of the research is to analyze internal controls over payroll systems and identify
weaknesses that can be improved to increase the activity of existing payroll company. THE RESEARCH
METHODOLOGY used is descriptive historical approach and case studies. Collection techniques to
obtain data by observation, interview, interview and collection of documentation. Techniques to analyze the data by comparing the results of previous studies based on journals and existing theories to the events that occurred when the study was conducted. THE FINDING OF THE RESEARCH shows that the application of internal controls over payroll system is pretty good company. Seen from the system that has sufficient authorization and segregation of duties are in accordance with their respective duties. But still there are some weaknesses that need to be repaired. THE CONCLUSION of this research is the company needs to improve oversight and make improvements to maximize payroll processing, so as to minimize fraud that would hurt the company financially. (VTJ)
Keyword: Payroll Analysis, Internal Control, Payroll System
ABSTRAK
TUJUAN PENELITIAN ini adalah menganalisis pengendalian internal terhadap sistem penggajian
serta mengidentifikasi kelemahannya agar dapat diperbaiki untuk meningkatkan kegiatan penggajian yang ada diperusahaan. METODE PENELITIAN yang digunakan adalah deskriptif kualitaif dengan pendekatan historis dan studi kasus. Teknik pengumpulan untuk memperoleh data yang dilakukan dengan cara observasi, wawancara, interview dan pengumpulan dokumentasi. Teknik menganalisis data yaitu dengan membandingkan hasil penelitian terdahulu berdasarkan jurnal dan teori-teori yang ada dengan peristiwa yang terjadi saat penelitian dilakukan. HASIL PENELITIAN menunjukan bahwa penerapan pengendalian internal terhadap sistem penggajian perusahaan sudah cukup baik. Terlihat dari sistem otorisasi yang sudah memadai dan pemisahan fungsi yang yang sesuai dengan tugasnya masing-masing. Namun masih terdapat beberapa kelemahan yang perlu diperbaiki. SIMPULAN dari hasil penelitian ini adalah perusahaan perlu meningkatkan pengawasan dan melakukan perbaikan untuk memaksimalkan proses penggajiannya, sehingga dapat meminimalisir kecurangan yang akan merugikan perusahaan secara finansial. (VTJ)
PENDAHULUAN
Meningkatnya aktivitas perusahaan memperluas pengawasan bagi pimpinan perusahaan untuk secara langsung dapat mengawasi kegiatan di perusahaan serta karyawannya. Maka dari itu, pegendalian internal sangat diperlukan agar sistem yang ada dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik. Dalam proses penggajian, pengendalian internal berguna untuk menghindari kemungkinan kecurangan maupun kesalahan yang dapat merugikan perusahaan (Septiara, 2012). Pentingnya penerapan sistem pengendalian internal yang baik dalam suatu perusahan bertujuan untuk mencapai apa yang menjadi tujuan perusaaan serta dapat meningkatkan kinerja karyawan (Winanda, 2012).
Menurut Baridwan pengendalian meliputi beberapa unsur yang berkaitan dalam suatu perusahaan yang bertujuan untuk menjaga harta perusahaan, memeriksa data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, serta membantu tercapainnya pelaksanaan kebijakan yang telah diterapkan dalam perushahaan. Salah satu faktor penting yang terdapat diperusahaan adalah memiliki Sumber Daya Manusia yang berkualitas. Perusahaan harus memberikan balas jasa atas pekerjaan yang dilaksanakan oleh karyawannya yaitu berupa gaji, upah, tunjangan insentif yang sesuai dan tepat waktu (Muljo dan Tania, 2008). Hal ini berpengaruh dengan loyalitas karyawan terhadap perusahaan dimana dia bekerja.
PT. Nawakara adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penyedia layanan jasa keamanan. Pelayanan keamanan yang diberikan adalah berdasarkan standar internasional yang berlaku. Nawakara memiliki beberapa anak perusahaan dengan jumlah karyawan kurang lebih sebanyak 8000 orang yang tersebar diseluruh Indonesia. Untuk menciptakan sistem penggajian yang baik maka diperlukan pengendalian internal yang memadai. Penelitian kali ini hanya terfokus terhadap pengendalian internal terhadap sistem penggajian karyawan proyek dalam hal ini security saja.
IDENTIFIKASI MASALAH
Identifikasi masalah yang dapat dirumuskan adalah sebagai berikut :
1. Bagaimanakah prosedur penggajian karyawan yang berjalan pada PT. Nawakara ?
2. Apakah pengendalian internal terhadap sistem penggajian sudah diterapkan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan ?
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif yaitu dengan metode historis dan studi kasus. Adapun peneliti menggunakan pendekatan ini k arena pendekatan kualitatif merupakan metode yang menggunakan anilsa atau peristiwa-peristiwa yang terjadi sebelumnya kemudian dijadikan prinsip yang bersifat umum dan juga mempelajari sedalam-dalamnya suatu gejala dari kehidupan yang nyata. Agar pelaksanaan peneliti dapat berjalan sebagaimana yag diharapkan, maka peneliti melakukan tahapan-tahaan pelaksanaan sebagai berikut : 1) Studi pendahuluan, 2) Studi Kepustakaan, 3) Studi Lapangan, 4) Analisa Data.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
Teknik pengumpulan data sebagai berikut :
1) Observasi, tujuan dari observasi ini adalah untuk mendapatkan gambaran yang nyata mengenai sistem dan prosedur penggajian di Nawakara.
2) Wawancara dan Interview, wawancara dilakukan secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait dengan proses penggajian karyawan, diantaranya adalah bagian kepegawaian untuk memperoleh prosedur sejarah singkat perusahaan, struktur oragnisasi, job description setiap bagian yang terkait dengan penggajian, serta informasi kepegawaian lainnya. Dan bagian payroll sebagai pihak yang bertugas mengolah perhitungan gaji karyawan serta proses penggajian yang berjalan di perusahaan. 3) Dokumentasi, hasil dokumentasi berupa struktur organisasi dan job description dalam setiap bagian
di perusahaan yang terkait dengan siklus penggajian, formulir dan dokumen dalam proses penggajian karyawan, dan flowchart atau bagan alir dari prosedur penggajian yang ada dalam perusahaan.
TEKNIK ANALISIS DATA
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian iini adalah dengan mengumpulkan data yang diperoleh dari hasil observasi, wawancara serta dokumentasi kemudian dibandingkan dengan teori-teori yang relevan mengenai sistem dan prosedur penggajian perusahaan.
HASIL DAN BAHASAN
Setelah mendapatkan data yang diperlukan melalui wawancara dari beberapa narasumber serta hasil observasi dan dokumentasi, maka peneliti akan melakukan tahap berikutnya yaitu pengolahan data penelitian. Pada tahap ini, peneliti akan mendeskripsikan atau menjabarkan data yang sudah didapat melalui hasil wawancara dan observasi. Menguraikan data dan menguhubungkan data bersama dengan teori-teori yang digunakan oleh peneliti. Serta menarik kesimpulan dari hasil wawancara dan observasi.
A. Analisis Terhadap Jaringan Prosedur Penggajian Karyawan
Prosedur penggajian ini dibagi menjadi 3 yaitu: 1) Prosedur Pencatatan Waktu Hadir, 2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji, 3) Prosedur Distribusi Biaya Gaji. Fungsi yang diterapkan oleh masing-masing departemen sudah terpisah. Hal tersebut memperkecil kemungkinan kecurangan yang akan ditimbulkan, karena otorisasi oleh setiap transaksi telah ditangani oleh pihak yang berwenang dan sesuai dengan prosedur yang ada.
1) Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
yang diberikan dinilai kurang akurat. Pusat tidak mengontrol secara langsung mengenai pencatatan absensi di lapangan dan hanya percaya pada laporan absensi yang diterimanya.
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Dalam pembuatan daftar gaji, perhitungan waktu kerja dan waktu lembur karyawan adalah hal penting yang harus diperhatikan. Karena perhitungan kehadiran ini menjadi dasar sebagai perhitungan gaji karyawan yang akan dibayarkan. Dari hasil wawancara dengan pihak supervisor payroll selaku bagian yang mengelola perhitungan gaji dan pengumpulan dokumen yang dilakukan, dari hasil laporan absensi karyawan dapat disimpulkan sebagai berikut:
a. Proses perhitungan waktu kerja
Perhitungan ini dilakukan dengan melihat laporan absen yang dikirmkan kepada bagian payroll. Dari laporan tersebut terlihat kehadiran dan ketidak hadiran karyawan pada tiap harinya. Perhitungan absensi dipisahkan berdasarkan shift dan keterangan ketidak hadiran (A/S/I/C) dan dijumlahkan sesuai keterangan yang sama. Proses ini telah dilakukan dengan benar. Karena perhitungan absensi dirinci sesuai dengan keterangan yang ada.
b. Proses perhitungan Waktu Lembur
Perhitungan waktu lembur dihitung mundur satu bulan kebelakang. Untuk perhitungan lembur dilihat dari keterangan overtime pada laporan absensi kemudian jumlah jam kerja dikalikan dengan indeks. Proses ini sudah dinilai cukup baik karena perhitungan yang dilakukan telah menggunakan rumusan yang benar dan berdasarkan peraturan yang berlaku sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah.
3) Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Ada beberapa proses yang dilakukan sebelum prosedur distirbusi gaji karyawan dilaksanakan, proses tersebut meliputi proses permintaan pembayaran gaji dan proes pencairan dana. Analisis terhadap proses tersebut adalah sebagai berikut:
a. Proses Permintaan Pembayaran Gaji
Pembuatan form permintaan pembayaran gaji atau internal memo dilakukan oleh bagian payroll dan diserahkan kepada bagian keuangan setelah melalui otorisasi dari Com & Ben Manager dan HRM Senior Manager. Proes ini sudah cukup baik karena manajer Com & Ben memeriksa secara berulang atas internal memo yang telah dibuat oleh payroll apakah ada perubahan dalam daftar gaji atau tidak. Sehingga data yang diberikan telah sesuai dengan data gaji terbaru dan dengan perhitungan gaji yang benar . Selain itu otorisasi yang dijalankan sudah sesuai dengan prosedur. HRM Senior manager sebagai pihak yang bertanggung jawab atas kegiatan penggajian adalah satu-satunya pihak yang mempunyai akses untuk menandatangani internal memo tersebut sebelum diberikan kepada bagian keuangan untuk dibuatkan cek pembayaran gaji karyawan. Internal memo yang dibuat juga telah mencakup informasi yang cukup. Dalam internal memo tidak terdapat rincian dari masing maisng gaji karyawan, karena hanya bagian HRD saja yang bisa mengetahui data tersebut. Sehingga kerahasiaan dari daftar gaji pegawai sangat dijaga untuk terhindar dari kecurangan yang mungkin ditimbulkan, misalnya merubah tarif gaji tanpa persetujuan dari manager HRD.
b. Proses Pencairan Dana
B. Analisis Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian
Pengendalian Internal menurut mulyadi terdiri dari 4 aspek, berikut adalah penjelasan dari pengendalian intern yang telah diterapkan oleh perusahaan dan dianalisis berdasarkan teori yang ada. 1. Aspek Organisasi
Perusahaan telah menerapkan pengendalian intern yang baik pada aspek organisasinya. Terlihat dari pemisahaan fungsi dan penjelasan setiap tugas pada setiap bagian dengan benar, sehingga dapat mengurangi atau mencegah terjadinya kecurangan atau kesalahan yang mungkin ditimbulkan dalam pelaksanaan tugasnya. Hal ini terbukti dengan adanya pemisahaan tugas dengan pembuat daftar gaji dan fungsi keuangan yang terpisah. Dalam teorinya Mulyadi menjelaskan bahwa pengendalian intern yang baik adalah tidak boleh seseorang menangani dua transaksi dalam satu fungsi secara bersamaan. Karena dapat memperbesar risiko kecurangan dalam penyalahgunaan wewenang.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur pencatatan
Pengendalian internal terhadap sistem otoriasasi proses penggajian sudah diterapkan cukup baik. Karena secara keseluruhan proses pada setiap transaksi sudah melewati otorisasi dari pihak-pihak yang mempunyai wewenang dalam kegiatannya. Namun dalam laporan absensi masih harus dikoreksi kembali apakah laporan tersebut, benar telah melewati otorisasi dari manajer proyek dan kepala lapngan, selaku pihak yang bertanggung jawab atas kegiatan karyawan di proyek. Karena dalam laporan absensi yang diterima, tidak tercantum tandatangan oleh pihak tersebut.
3. Pelaksanaan Kerja yang Sehat
Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang diterapkan oleh karyawan ditunjukan dengan:
Pertama, pembuatan daftar gaji yang telah diverifikasi kebenarannya oleh HRM manager dan Com & Ben sebelum diserahkan pada bagian keuangan untuk proses pembayaran gaji. Pengecekan dilakukan berulang untuk memeriksa apakah terjadi kekeliruan dalam perhitungan atau tidak. Dan juga bila ada penyesuaian terhadap karyawan yang baru ataupun yang sudah tidak bekerja lagi di perusahaan.
Kedua, perhitungan Pph 21 telah direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Bagian
payroll akan memberikan catatan penghasilan dari setiap karyawan kepada bagian pajak, untuk
dihitung pajak penghasilannya. Dari rumusan summary payroll sudah terdapat data perhitungan Pph 21, kemudian setekah satu tahun akan direkap oleh tim payrol diberikan kepada pajak unuk dilaporankan potongan pph nya selama satu tahun untuk diserahkan kepada kantor pajak.
Ketiga adalah catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji. Dalam hal ini pembuat daftar gaji adalah bagian payroll. Untuk tarif gaji dari setiap karyawan pihak yang megetahui hanya bagian HRD saja. Tidak ada bagian lain yang mempunyai akses atas data tersebut. Sehingga data tersebut sangat dijaga ke rahasiannya untuk mencegah terjadinya kecurangan dalam perubahan tarif gaji.
4. Dokumen dan Catatan yang Memadai
Berdasarkan dari hasil anaisis dokumen dan catatan yang terkait dengan proses penggajian yaitu meliputi: 1. Laporan Daftar Absensi, 2. Summary Payroll, 3. Internal Memo, 4. Daftar Transfer Bank, 5. Bilyet Giro, 6.Skip Gaji Karyawan, dan 7. Form Transfer Bank, dari ketjuh dokumen tersebut perusahaan telah memiliki informasi yang cukup dalam melengkapi proses penggajian perusahaan kepada karyawannya. Setiap perpindahaan dokumen perusahaan selalu membuatkan rangkap, dan yang aslu akan disimpan oleh bagian yang berwenang. Dengan adanya dokumen dan catatan yang memadai perusahaan dapat meminimalisir terjadinya kecaurangan dan penyalinan dokumen, karena perusahaan telah memiliki arsip dan bukti yang lengkap sesuai dengan prosedur yang ada.
Berdasarakan hasil analisis pencatatan waktu hadir, terdapat beberapa temuan yang masih perlu perbaikan untuk meningkatkan pengendalian internalnya. Terlihat dari laporan absensi yang diberikan kepada payroll pusat, tidak terdapatya tanda tangan dari pihak-pihak yang bertanggung jawab atas laporan tersebut. Dan kelengkapan dokumen yang diberikan, masih kurang cukup untuk memberikan keterangan yang lengkap atas data absensi karyawan. Untuk memperbaiki hal tersebut, usulan yang dapat diberikan adalah sebagai berikut :
a. Memberikan mesin pencatat waktu, agar waktu hadir tercatat sesuai dengan kehadiran yang sebenarnya dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, sehingga data absensi akan lebih akurat.
b. Membuat sistem yang terkomputerisasi, yang dapat menghubungkan langsung dengan sistem yang ada di pusat, sehingga payroll dapat mengontrol waktu kerja karyawan secara langsung. Dengan adanya sistem tersebut, diharapkan juga dapat mempercepat proses penerimaan data laporan absensi dari karyawan proyek.
Gambar 1 Prosedur Usulan Penggajian PT. Nawakara
Dimulai pada saat karyawan masuk kerja, lalu melakukan absensi dengan memasukan kartu waktu atau dapat menggunakan finger print, kemudian mesin tersebut akan merecord jam kedatangannya sesuai dengan nama karyawan tersebut. Mesin akan menampilkan nama karyawan dan jam masuk dan pulangnya sesuai dengan stamp yang dilakukan. Setiap karyawan yang terlambat ataupun pulang lebih awal akan ter record datanya ke dalam sistem, maka dapat menjadi acuan bagi administratoristrator dan bagian payroll dalam pembuatan laporan daftar absensi yang digunakan untuk perhitungan gaji. Karyawan yang tidak melakukan absen maka tidak dianggap kehadirannya. Prosedur ini dapat meminimalkan kelemahan pertama, yaitu kecurangan pencatatan kehadiran karyawan dan karyawan yang tidak mengisi absensi karena faktor human error atau kesengajaan. Kelemahan kedua, yaitu proses penghitungan absensi dan kerja lembur yang memerlukan waktu yang cukup lama. Kelemahan ketiga, yaitu rancangan formulir yang kurang informatif, yaitu formulir absensi tidak memuat informasi mengenai NIK dan jam kerja karyawan.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil dari analisis dan pembahasan terhadap sistem pengendalian internal penggajian karyawan dapat disimpulkan bahwa:
1. Pencatatan absensi masih manual, yaitu dengan menggunakan lembar absensi. Pemanfaatan teknologi informasi sangat diperlukan untuk mendukung dalam keakuratan data absensi ini, sehingga pencatatan absensi akan sesuai dengan real time pada pelaksanaannya di lapangan.
2. Proses pengumpulan data untuk pembuatan daftar gaji melalui proses yang cukup lama, sehingga sering terjadi keterlambatan. Hal ini dikarenakan banyaknya data absensni dan data gaji lainnya yang harus diinput secara manual oleh setiap administrator proyek dan belum adanya sistem khusus yang berfungsi untuk mengolah dan mengirimkan data tersebut. Sehingga perusahaan perlu untuk memeberikan sistem khusus agar pengolahan data di proyek dapat terintegrasi dengan pusat secara langsung.
3. Perusahaan perlu melakukan improvement terhadap proses perintah kerja lembur, karena selama ini perusahaan tidak menggunkan surat tersebut sebagai bukti bahwa karyawan telah ditugaskan untuk bekerja diluar dari jam kerjanya. Dari Surat Perintah Kerja Lembur (SPKL) dapat terlihat siapa saja yang melakukan lembur, jabatan, serta jam pelaksanaannya, serta otorisasi dari pihak yang menugaskan yaitu kepala lapangan. Sehingga diusulkan bagi perusahaan untuk mengeluarkan SPKL apabila ada karyawannya yang ditugaskan lembur untuk melengkapi dokumen penggajian dan pembayaran tunjangan lembur dapat diterima sesuai dengan catatan pada SPKL tersebut.
SARAN
Saran yang dpat diberikan untuk memperbaiki beberapa kelemahan ataupun kekurangan yang terdapat dari perusahaan diantaranya adalah pemberian mesin pencatat waktu kehadiran, untuk perolehan data yang lebih akurat. Sistem yang terintegrasi untuk menghuungkan langsung data proyek dengan pusat secara langsung, untuk mengurangi keterlambatan dalam pengolahan gaji, dan yang terakhir pengeluaran SPKL untuk karyawan lembur untuk melengkapi dokumen gaji karyawan. Dari perbaikan yang diusulkan diharapkan dapat meningkatkan pengendalian internal yang diterapkan dala proses penggajian pada perusahaan, sehingga dapat meminimalisir peluang kesalahan mapun kecurangan yang dapat merugian perusahaan.
Saran lain yang diberikan untuk peneitian selanjutnya adalah untuk meneliti lebih lanjut atas perencaanaan sistem yang diperlukan perusahaan agar tidak terjadi keterlmabatan dalam proses penggajiannya. Sistem yang dapat menunjang adanya sistem monitoring kehadiran karyawan serta informasi yang tepat waktu dan informatif guna menciptakan pengendalian internal yang baik dan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat.
REFERENSI
Astika, L. W. (2012). Analisis Sistem Pengendalian Intern Penggajian Karyawan pada Bank BTN di
Surabya. Disertasi tidak diterbitkan. Surabaya: Universitas Negeri Surabaya.
Boynton, C. William, Johnson, N. Raymond (2007). Modern Auditing. Penerbit: John Wiley & Sons, Inc. Diana, Anastasia. & Setiawati, Lilis. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Dasaratha, V. R. & Fedrick, L. J. (2010). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Fajar, M. (2012). Proses Audit. Pusat Pengembangan Bahan Ajar–UMB, pertemuan 2.
Irene, R. (2012). Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Siklus Penggajian untuk Meningkatkan Pengendalian Internal pada Perusahaan Distributor Minuman Ringan Berkarbonasi di Surabaya. BERKALA ILMIAH MAHASISWA AKUNTANSI. Volume.1, Nomor 2.
Ivone, O. W. (2012). Rancangan Sistem Informasi Penggajian Terkomputerisasi Dalam Rangka Meningkatkan Efektifitas, Efisiensi, dan Pengendalian Internal Pada Yayasan Lazaris. BERKALA
Krismiaji. (2010). Sistem Informasi Akuntnasi, 3thEdition. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
Muljo, Hery H. & Tania. (2008). Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan PT.KWP. Universitas BINUS. SUTISNING. Volume 4, Tahun II, 411-423.
Mardi. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia. Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi Mulyadi. Jakarta: Salemba Empat.
Reni, W. R. (2012). Analisis Sistem Pengendalian Intern Atas Sistem dan Prosedur Penggajian
Karyawan Pada PT. Kedaung Indah Can, Tbk. Surabaya. Volume 1, Nomor 1.
Romney, Marshall B. & Steinbart (2011). Accounting Information System, 12thEdition. Penerbit : Pearson
Education International, New Jersey.
Sari, D.R (2012). Analisis sistem pengendalian internal siklus Penggajian pada pt. Gosepa tour & travel. Disertasi tidak diterbitkan. Surabaya: Universitas Negeri Surabaya.
Septiara, Elmira. (2012). Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada
Pt.Ningrat Muda Mandiri. Disertasi tidak diterbitkan. Jakarta: Universitas BINUS.
Yunira, D. (2012). Analisis Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Penggajian dalam
Rangka Efektifitas Pengendalian Internal (Studi Kasus pada Perusahaan Plastik Injection).
Volume 1, Nomor 1.
RIWAYAT PENULIS
Vrita Tri Junianti lahir di Kota Jakarta pada tanggal 8 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di
