KABUPATEN PAKPAK BHARAT
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.1 Komitmen Manajemen
Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu )SO : bertanggung jawab pada pengembangan dan peningkatan sistem mutu yang berkelanjutan. Usaha yang dilakukan telah memberikan bukti bahwa manajemen komitmen untuk
memperbaiki keefektifan Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan, hal ini mencakup:
a. Meningkatkan dan menjaga hubungan dengan pelanggan melalui pemenuhan pelayanan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati.
b. Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan di dalam Kantor.
c. Menetapkan Kebijakan Mutu dan melakukan Tinjauan Manajemen sebagai realisasi pengukuran pencapaian penerapan sistem mutu yang diterapkan Kantor.
d. Mensosialisasikan Kebijakan Mutu pada tiap personal agar dapat dipahami dan dilaksanakan.
e. Pengadaan ketersediaan sumber daya yang meliputi: fasilitas operasional, proses dan personal pelaksana. Jika diperlukan Manajemen Kantor akan melakukan pelatihan pada pegawai agar sistem mutu yang diterapkan dapat berjalan dengan baik.
5.2 Fokus Pelanggan
Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal memastikan bahwa persyaratan pelanggan telah ditetapkan dan dipenuhi sesuai dengan harapan dan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk memenuhi persyaratan dan harapan pelanggan tersebut, sedangkan untuk mengetahui harapan pelanggan dengan jelas, bagian terkait juga akan melakukan pengukuran indeks kepuasan masyarakat.
5.3 Kebijakan Mutu
a Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal menetapkan Kebijakan Mutu dan Kantor.
Kebijakan Mutu ini dibuat sesuai dengan persyaratan sistem mutu )SO : yang akan diterapkan dalam Kantor. Kebijakan mutu ini akan ditinjau dalam rapat tinjauan manajemen, agar tetap sesuai untuk mencapai visi dan misi Kantor.
b Pemahaman Kebijakan Mutu
• Setelah Kebijakan Mutu dibuat dan disahkan oleh Kepala Kantor, Management Representative akan membuatkan program pemahaman Kebijakan Mutu untuk semua personal Kantor.
• Pemberitahuan Kebijakan Mutu yang ditempatkan di tiap ruangan bertujuan agar semua personal Kantor dapat memahami dan mengenal Kebijakan Mutu Kantor.
• Penilaian pemahaman Kebijakan Mutu pada Seksi dilakukan oleh Kepala Kantor dibantu oleh Management Representative.
5.4 Perencanaan
5.4.1. Sasaran Mutu
Manajemen Kantor harus menetapkan Sasaran Mutu Kantor yang dikomunikasikan pada setiap bagian. Sasaran Mutu yang ditetapkan mendukung untuk tercapainya kebijakan mutu dan dapat dipahami oleh setiap personal di tiap bagian yang Sasaran mutunya berkaitan dengan bagiannya.
Sasaran Mutu yang ditetapkan harus terukur dan dievaluasi untuk pencapaian penerapan Sistem Manajemen Mutu )SO : .
5.4.2. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dibuat untuk mencapai pelaksanaan yang dijabarkan dalam Bisnis Proses Kantor. Sedangkan perencanaan untuk mencapai Sasaran Mutu dapat dilihat pada Rencana Kerja Pencapaian Sasaran Mutu di setiap departemen.
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
5.5.1.Tanggung Jawab dan Wewenang
a. Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal menetapkan tanggung jawab dan wewenang, serta mengkomunikasikan pada jabatan / fungsi terkait.
b. Tanggung jawab dan kewenangan tiap Bidang dapat dilihat pada dokumen Uraian Jabatan Tupoksi . Struktur Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal terlampir .
5.5.2. Wakil Manajemen
Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal menunjuk Management Representative untuk memastikan diterapkannya secara efektif dan efisien Sistem Manajemen Mutu )SO
: dan diberi tanggung jawab serta wewenang yang mencakup antara lain :
a. Memastikan standar mutu sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu )SO : .
b. Menyelenggarakan kegiatan Audit Mutu )nternal untuk menilai dan memelihara pelaksanaan sistem mutu )SO :
.
c. Membuat laporan hasil penilaian terhadap sistem mutu untuk dilakukan pada Manajemen Kantor Menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen bersama ‐ sama Kepala Kantor
5.5.3. Komunikasi
. Komunikasi )nternal
Komunikasi yang terjadi antara bagian yang satu dengan bagian yang lain yang masih berada di dalam areal Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal. Manajemen melalui Management Representative memastikan bahwa proses komunikasi internal dilaksanakan secara efektif dan disampaikan dengan cara sebagai berikut :
a. Cara lisan untuk sesuatu yang bersifat untuk mengingatkan atau
memberikan informasi, baik melalui brifing ataupun rapat.
b. Cara tertulis untuk sesuatu yang harus dikerjakan berupa
instruksi dapat dilakukan dengan Memo )nternal , Surat
Pemberitahuan atau melalui papan pengumuman.
. Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang terjadi antara Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal dengan pihak lain di luar areal Kantor. Adapun media yang digunakan dapat berupa:
a. Fax b. Telepon c. Email d. Surat menyurat 5.6 Tinjauan Manajemen 5.6.1.Umum
Kepala Kantor akan melakukan Tinjauan Manajemen minimal kali dalam tahun. Jika diperlukan Tinjauan Manajemen ini dapat dilakukan bila terdapat masalah yang berkaitan dengan Mutu. Tinjauan Manajemen dilakukan untuk menilai kesesuaian, kecukupan dan keefektifan sistem mutu yang diterapkan Kantor. Tinjauan Manajemen dihadiri oleh Kepala Kantor, Management Representative, dan seluruh pegawai.
5.6.2. Masukan Tinjauan Manajemen
Rapat Tinjauan Manajemen akan membahas tentang hal‐hal sebagai berikut:
a. (asil Audit Mutu )nternal dan Eksternal.
b. (asil pengukuran kepuasan pelanggan dan komplain pelanggan. c. Kinerja dari proses dengan mengevaluasi pencapaian Sasaran Mutu
dan kesesuaian produk.
d. Status terhadap tindakan perbaikan corrective action dan tindakan pencegahan preventive action yang telah terjadi.
e. Menindaklanjuti tentang Rapat Tinjauan Manajemen yang sebelumnya.
f. Penilaian akan perubahan pada Sistem Manajemen Mutu termasuk Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.
g. Saran – saran untuk perbaikan dan hal lain yang dianggap perlu. 5.6.3.Hasil Tinjauan Manajemen
(asil Tinjauan Manajemen akan ditindaklanjuti oleh bagian terkait. (asil Tinjauan Manajemen akan mencakup sebagai berikut :
a. Perbaikan pada keefektifan Sistem Manajemen Mutu dan proses‐prosesnya
b. Perbaikan proses operasional
c. Perbaikan produk jasa sesuai persyaratan pelanggan d. Ketersediaan dan kebutuhan sumber daya
(asil Tinjauan Manajemen disimpan oleh Management Representative.
6. Pengelolaan Sumber Daya
6.1 Penyediaan Sumber Daya
Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal akan menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan yang bertujuan untuk :
a. Menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu )SO : dan terus menerus memperbaiki keefektifannya.
b. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan
pelanggan.
6.2 Sumber Daya Manusia
Personal yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu produk harus dilakukan oleh personil yang memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan, pengalaman, ketrampilan dan pelatihan yang relevan.
6.2.1 Penugasan Personil
a. Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal dibantu oleh Kasubbag TU membuat Kualifikasi personal untuk semua tingkatan jabatan yang ada. Dalam penyusunannya harus ditinjau berdasarkan jenis pekerjaan dan keahlian yang diperlukan. Secara rinci kualifikasi personil ini dapat dilihat dalam dokumen Uraian Jabatan.
b. Dalam penerimaan pegawai dan penugasan personil terhadap pekerjaan yang mempengaruhi mutu, seleksi dilakukan mengacu kepada kualifikasi personil yang ditetapkan.
6.2.2 Kemampuan, Kesadaran dan pelatihan
a. Perencanaan Pelatihan Kesadaran dan Kemampuan
Bagian Kasubbag TU bersama dengan Bagian terkait bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang mempengaruhi mutu di dalam setiap fungsi operasional. Ketidaksesuaian produk dan permasalahannya dapat digunakan sebagai masukan untuk menentukan
kebutuhan akan pelatihan. Untuk personil yang bekerja tetapi tidak memenuhi kualifikasi personil yang telah ditetapkan, maka harus diidentifikasi kebutuhan training yang diperlukan agar personil tersebut nantinya mempunyai kemampuan untuk menempati posisi tersebut.
b. Pelaksanaan pelatihan, kesadaran dan kemampuan
pelaksanaan pelatihan dapat dilaksanakan dalam bentuk diklat internal, seminar, diklat eksternal dan lain‐lain. Setiap personil yang telah melaksanakan training, harus menerapkannya di dalam ruang lingkup kerja.
c. Evaluasi dan Penyimpanan Data Pelatihan
Subbag Kepegawaian akan melakukan evaluasi pelaksanaan pelatihan berdasarkan perencanaan dan realisasi pelatihan.
Semua data pendidikan dan pelatihan akan disimpan / dikendalikan oleh Kasubbag TU sesuai dengan Prosedur
Pengendalian Rekaman PM‐MR‐ .
d. Dalam pencapaian Sasaran Mutu, Kepala Kantor dibantu
Management Representative yang melaksanakan pengarahan kepada pegawai untuk memastikan bahwa seluruh pegawai sadar akan pentingnya kegiatan mereka dalam pencapaian Sasaran Mutu.
6.3 Prasarana
Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mendukung berjalannya proses yang ada. Prasarana mencakup antara lain :
a. Gedung, ruangan kerja , dan kelengkapan terkait lainnya
b. Perangkat keras dan lunak seperti : komputer dan pendukung lainnya.
c. Penyediaan transportasi seperti : mobil dan motor
d. Penyediaan Sistem )nformasi Seperti: Website kantor, Email Untuk perawatan prasarana tersebut dilakukan oleh Kasubbag TU.
6.4 Lingkungan Kerja
Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang sesuai kebutuhan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk jasa, seperti Perangkat komputer dan lingkungan kerja yang nyaman.