DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN - LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

Merupakan tahapan jangka pendek, dengan kegiatan sebagaimana tercantum dalam Tabel 3

Tabel 3 Tahapan Kegiatan Jangka Pendek

No Tahapan Jumlah

Hari Output Estimasi

Anggaran (Rp) 1. Tahapan Persiapan

Koordinasi dan Konsultasi internal

Koordinasi dan Konsultasi eksternal Rancangan Proyek Perubahan SK Tim Proyek Perubahan

200.000,-

2. Tahapan Perancangan Kegiatan Melaksanakan Rapat Tim Mengumpulkan data Menyiapkan konsep konten Layanan Informasi Pertanahan Membuat banner, brosur, call centre, akun media sosial, dan instrument survei kepuasan masyarakat

Menentukan waktu pelaksanaan sosialisasi pada arena Car Free Day

Absen, Notulen rapat Bahan Informasi pelayanan Dokumen Informasi pelayanan

Brosur, banner, akun media sosial, nomor telepon Jadwal

200.000,-

2.000.000,-

3. Tahap Konsultasi Koordinasi Melaksanakan konsultasi kepada Mentor

Melaksanakan koordinasi stakeholder

1 1

Persetujuan Rencana Aksi Persetujuan Rencana Aksi

4. Tahapan Implementasi Melaksanakan Rapat Tim Membuka dan menerima permintaan informasi melalui call centre dan media sosial Melaksanakan penyampaian informasi layanan pertanahan secara langsung ke masyarakat (pada arena Car Free Day) dan melaksanakan survei kepuasan masyarakat

1 20 4

Absen, Notulen Rapat Bukti penerimaan telepon, sms, whatsapp

Foto, rekaman kegiatan, tanda terima brosur, rekapan survey kepuasan masyarakat

200.000,-

1.000.000,-

5. Tahapan Evaluasi dan Monitoring Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan rekapan hasil survei kepuasan masyarakat Penyusunan Laporan Proyek Perubahan

Monitoring

1 1

Lembar kendali evaluasi

Laporan Laporan

200.000,-

Total biaya 3.800.000,-

Tabel 4 Jadwal Kegiatan Jangka Pendek

B. Pemangku Kepentingan Proyek Perubahan

Berjalannya Proyek Perubahan tidak terlepas dari pengaruh pihak-pihak yang termasuk dalam pemangku kepentingan, yaitu pemangku kepentingan/stakeholder internal dan eksternal. Pemangku kepentingan meliputi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung proyek perubahan atau bersifat negatif yang berarti menjadi sumber penghambat pelaksanaan proyek perubahan.

Tim Proyek Perubahan

a. Kepala Kantor : selaku Mentor/ Pembimbing dan Pengarah Proyek Perubahan

b. Project Leader : Kepala Subbagian Tata Usaha selaku Penanggungjawab Proyek Perubahan

O KEGIATAN Maret April April April April Mei Mei Mei Mei Mei

V I II III IV I II III IV V

1. Koordinasi dan Konsultasi internal 2. Koordinasi dan Konsultasi eksternal 3. Pembentukan Tim

4. Melaksanakan Rapat Tim 5. Mengumpulkan data

6. Menyiapkan konsep konten Layanan Informasi Pertanahan

7. Menyiapkan banner, brosur, call centre dan form SKM

8. Menentukan waktu pelaksanaan sosialisasi 9. Melaksanakan Konsultasi dengan mentor 10. Melaksanakan Kordinasi dengan stakeholder 11. Melaksanakan Rapat Tim

12. Membuka dan menerima permintaan informasi layanan pertanahan via call centre 13. Melaksanakan sosialisasi layanan pertanahan

ke masyarakat 1 (CFD)

14. Melaksanakan sosialisasi layanan pertanahan ke masyarakat 2 (CFD)

15. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan rekapan hasil survei kepuasan masyarakat

16. Penyusunan Laporan Proyek Perubahan 17. Monitoring

c. Para Kepala Seksi : Selaku stakeholder intern sebagai Tim Pendamping dalam memberikan masukan dan pendampingan dalam pelaksanaan proyek perubahan

d. Kepala Urusan Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan selaku stakeholder intern yang merupakan bawahan langsung project leader yang membantu dalam perencanaan, evaluasi dan pelaporan.

e. Kepala Urusan Keuangan : selaku stakeholder intern yang merupakan bawahan langsung project leader yang membantu dalam urusan keuangan.

f. Kepala Urusan Umum dan Kepegawaian : selaku stakeholder intern yang merupakan bawahan langsung project leader yang membantu dalam urusan umum dan perlengkapan.

g. Para Pejabat Fungsional : Selaku stakeholder intern yang membantu dalam kegiatan administrasi dan teknis

h. Petugas Loket : selaku stakeholder intern yang membantu dalam kegiatan sosialisasi dan call center

i. PPNPN : Selaku stakeholder intern membantu dalam kegiatan administrasi dan teknis

Gambar 2 Skema Tim Proyek Perubahan

Project Leader Kepala Subbagian

Tata Usaha Kepala Kantor/Mentor

Kaur PEP

Kaur Keuangan dan BMN Kaur Umum dan Kepegawaian JFU

Petugas Loket PPNPN Kasi IP

Kasi HHP Kasi PP Kasi PT Kasi PMPP

Identifikasi Pemangku Kepentingan (Stakeholder)

Terdapat stakeholders internal dan eksternal yang berhubungan dan bersinggungan dengan proyek perubahan.

Stakeholder Internal :

1. Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang (perorangan) 2. Kepala Seksi Infrastruktur Pertanahan (perorangan)

3. Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan (perorangan) 4. Kepala Seksi Penataan Pertanahan (perorangan)

5. Kepala Seksi Pengadaan Tanah (perorangan)

6. Kepala Seksi Penanganan Masalah dan Pengendalaian Pertanahan (perorangan)

7. Kepala Urusan Perencanaan, evaluasi dan Pelaporan (perorangan) 8. Kepala Urusan Keuangan dan BMN (perorangan)

9. Kepala Urusan Umum dan Kepegawaian (perorangan)

10. Pejabat Fungsional Umum di lingkungan Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang (perorangan)

11. Petugas Loket (perorangan)

12. Pegawai Pemerintah Non PNS (PPNPN) Stakeholder Eksternal

1. Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Timur (Lembaga)

2. Kepala Subbagian Hubungan Antar Lembaga dan Media Center Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat Jenderal Kementerian ATR/BPN (Perorangan)

3. Kantor Pertanahan Kota Kupang (Lembaga) 4. PPAT (Lembaga)

5. Wartawan (Kelompok) 6. Masyarakat (Kelompok)

Gambar 3 Hubungan Antar Stakeholder dan Tingkat Kepentingannya

Keterangan :

Tujuan Stakeholder (+) mendukung (-) menentang (+/-) netral

KANWIL BPN PROV NTT (+) Biro Hukum &

Humas (+) semakin tinggi tugu yang ditempatkan Daftar Stakeholder

Antar Stakeholder Memiliki Hubungan Timbal-Balik Antar Stakeholder Memiliki Hubungan Satu Arah Hubungan Koordinasi

Hubungan Finansial Hubungan Formal Hubungan Informal

Internal

Ekternal

24 Gambar 4 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder

Posisi dan pengaruh stakeholder tergambar dalam kuadran di atas dengan penjelasan sebagai berikut :

Promoters : memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggagalkannya)

Defenders : memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan

Apathetics : kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan

Latens : tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam kegiatan, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik.

 Wartawan

 PPAT

 Kantor Wilayah BPN Provinsi NTT

 Kepala Kantor

 Kepala Subbagian Hubungan Antar Lembaga dan Media Center Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat

 Kepala Seksi Infrastruktur Pertanahan

 Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan

 Kepala Seksi Penataan Pertanahan

 Kepala Seksi Pengadaan Tanah

 Kepala Seksi PMPP

 Kaur PEP

 Kaur Umum Kepegawaian

 Kaur Keuangan dan BMN

 JFU

 Petugas Loket

 PPNPN

 Masyarakat

 Kantor Pertanahan Kota Kupang

Latents

Gambar 5 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder Setelah Pelaksanaan Proyek Perubahan

Dari Gambar 5 di atas terlihat adanya pergeseran stakeholder ke kuadran lain, dalam pelaksanaan kegiatan project leader berusaha menunjukan nilai positif dari kegiatan layanan informasi pertanahan ini dan manfaat dari proyek perubahan ini sehingga PPAT dan wartawan yang sebelumnya ada dalam kuadran Latens bergeser ke Promoters karena dalam pelaksanaan proyek perubahan kedua stakeholder ini turut terlibat dan berpengaruh positif dengan memberikan dukungan sehingga pelaksanaan berjalan baik. Kantor Pertanahan Kota Kupang dan masyarakat yang sebelumnya tidak mempunyai kepentingan bahkan tidak mengetahui kegiatan Layanan Informasi ini dalam pelaksanaan juga memberikan dukungan dan masyarakat menyambut baik proyek

 Kantor Wilayah BPN Provinsi NTT

 Kepala Kantor

 Kepala Subbagian Hubungan Antar Lembaga dan Media Center Biro Hukum dan

Hubungan Masyarakat

 Kepala Seksi Infrastruktur Pertanahan

 Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan

 Kepala Seksi Penataan Pertanahan

 Wartawan

 PPAT

 Kantor Pertanahan Kota Kupang

 Masyarakat

 Kepala Seksi Pengadaan Tanah

 Kepala Seksi PMPP

 Kaur PEP

 Kaur Umum Kepegawaian

 Kaur Keuangan dan BMN

 JFU

 Petugas Loket

 PPNPN

 Masyarakat

Latents

Promoters

Apathetics Defenders

Influence

Interes t

26 perubahan ini, dalam hal ini project leader menggunakan strategi komunikasi publikasi, informasi, sosialisasi , dan edukasi .

Setiap stakeholder memiliki nilai dan harus memiliki strategi berkomunikasi dengan stakeholder

Tabel 5 Nilai dan Strategi Komunikasi Stakeholder

No Stakeholder Nilai Strategi

Kepala Kantor

Kepala Seksi Infrastruktur Pertanahan

Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan

Kepala Seksi Penataan Pertanahan Kepala Seksi Pengadaan Tanah Kepala Seksi PMPP

Kepala Urusan Perencanaan, evaluasi dan Pelaporan Kepala Urusan Keuangan dan BMN

Kepala Urusan Umum dan Kepegawaian

Pejabat Fungsional Umum Petugas Loket

PPNPN

Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Timur

Kepala Subbagian Hubungan Antar Lembaga dan Media Center Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat Jenderal Kementerian ATR/BPN

Kantor Pertanahan Kota Kupang PPAT

27 BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Dalam dokumen LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN (Halaman 20-28)