LAPORAN IMPLEMENTASI
PROYEK PERUBAHAN
NAMA : WINI DINA RETRIANI LANI,S.P.,MH NIP : 19790523 200804 2 003
NO ABSEN : 39
JABATAN : KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA
UNIT KERJA : KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN KUPANG
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KEPEMIMPINAN TINGKAT IV TAHUN 2019
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/
BADAN PERTANAHAN NASIONAL
LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN LAYANAN INFORMASI PERTANAHAN
‘’ATR/BPN SU DEKAT”
NAMA : WINI DINA RETRIANI LANI,S.P.,MH NIP : 19790523 200804 2 003
NO ABSEN : 39
JABATAN : KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA
UNIT KERJA : KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN KUPANG
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/
BADAN PERTANAHAN NASIONAL 2019
2
KATA PENGANTAR
Puji syukur dipanjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa karena hanya atas berkat dan penyertaanNya maka kegiatan Proyek Perubahan dapat dilaksanakan dan diselesaikan dengan baik. Proyek perubahan yang dilakukan adalah dalam area peningkatan kualitas pelayanan publik yaitu pelayanan informasi pertanahan di mana awal dari seluruh pelayanan pertanahan adalah dalam pemberian informasi yang benar dan informatif kepada masyarakat.
Laporan Proyek Perubahan ini berisi laporan pelaksanaan kegiatan implementasi proyek perubahan dalam tahapan laboratorium kepemimpinan sejak tanggal 23 Maret – 22 Mei 2019 di Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang sesuai tugas pokok dan fungsi peserta sebagai Kepala Subbagian Tata Usaha. Laporan ini merupakan salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2019 yang diselenggarakan oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria dan tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Proyek Perubahan ini diberi judul Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” yaitu suatu kegiatan memberikan informasi kepada masyarakat dengan mendekatkan layanan informasi pertanahan masyarakat melalui berbagai media yang digunakan.
Sehingga masyarakat tidak kesulitan dalam memperoleh informasi pelayanan pertanahan baik jenis, biaya, cara dan waktu yang diperlukan dalam proses Sertipikasi Tanah dan pelayanan pertanahan lainnya.
Ucapan terima kasih yang tulus dan sedalam-dalamnya disampaikan kepada :
1. Bapak Ir. Virgo Eresta Jaya,M.Eng.Sc, Kepala Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional beserta jajaran dan seluruh Panitia Penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2019;
2. Bapak Slameto Dwi Martono, S.H.,M.H, Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Timur;
3. Bapak Azis Barawasi, S.Ip, Kepala Bagian Tata Usaha Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Timur ;
4. Bapak Jose Marcus Fernando,S.SiT., S.H., MPA selaku Mentor yang telah membimbing, mendukung dan memberikan arahan dalam pelaksanaan proyek perubahan;
5. Rekan – rekan Kepala Seksi, Kepala Urusan, Kepala Sub seksi, seluruh Aparatur Sipil Negara dan Pegawai pemerintah Non Pegawai Negeri di lingkungan Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang sebagai Tim Efektif Proyek Perubahan yang telah bersama-sama mendukung sehingga terlaksananya kegiatan;
3
6. Rekan – rekan peserta Diklat PIM IV Tahun 2019 yang telah memberikan semangat , dukungan dan kerjasama selama kegiatan;
7. Keluarga dan semua pihak yang sudah mendukung dalam doa, moril dan materil sehingga Proyek Perubahan ini dapat terselesaikan dengan baik.
Kiranya dengan Proyek Perubahan ini dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang dan masyarakat yang memiliki tanah di Kabupaten Kupang mendapatkan informasi tentang layanan pertanahan yang cepat, tepat, menarik dan informatif sehingga dalam proses selanjutnya tidak mengalami kendala.
Saran, kritik, dan masukan diharapkan demi perbaikan laporan ini dan peningkatan kinerja sesuai dengan harapan. Tuhan Memberkati.
Oelamasi, 20 Mei 2019 Peserta Diklat
Wini Dina Retriani Lani,SP.,MH
4
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
LAYANAN INFORMASI PERTANAHAN “ATR/BPN SU DEKAT”
Disahkan di Oelamasi, Mei 2019
Mentor
JOSE MARCUS FERNANDO, S.SiT., S.H., MPA NIP. 19731111 199503 1 001
Project Leader
WINI DINA RETRIANI LANI.,S.P.,M.H NIP. 19790523 200804 2 003
5
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... 2
LEMBAR PENGESAHAN ... 4
DAFTAR ISI ... 5
DAFTAR GAMBAR ... 7
DAFTAR TABEL ... 8
EXECUTIVE SUMMARY ... 9
BAB I PENDAHULUAN ... 10
BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN ... 19
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ... 27
1. Konten Layanan Informasi Pertanahan “ATR/NPN Su Dekat”……….32
2. Penyampaian Layanan Informasi Pertanahan………...42
3. Instrument Survei Kepuasan Masyarakat………...46
BAB IV RENCANA DAN TINDAK LANJUT ... 59
6 BAB V PENUTUP ... 60
DAFTAR PUSTAKA ... 61 LAMPIRAN ... 62
7
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Peta Administrasi Kabupaten Kupang ... 15
Gambar 2 Skema Tim Proyek Perubahan ... 21
Gambar 3 Hubungan Antar Stakeholder dan Tingkat Kepentingannya ... 23
Gambar 4 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder ... 24
Gambar 5 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder Setelah Pelaksanaan Proyek Perubahan25 Gambar 6 Evidence Persiapan Proyek Perubahan ... 29
Gambar 7 Evidence Rapat Implementasi ... 31
Gambar 8 Evidence Pemberian Informasi Melalui Call Center ... 32
Gambar 9 Evidence Pemberian Informasi Melalui Whatsapp ... 33
Gambar 10 Evidence Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” pada Car Free Day Tanggal 6 April 2019 ... 35
Gambar 11 Evidence Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” pada Car Free Day Tanggal 13 April 2019 ... 37
Gambar 12 Evidence Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” pada Car Free Day Tanggal 27 April 2019 ... 39
Gambar 13 Evidence Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” pada Car Free Day Tanggal 11 Mei 2019 ... 40
Gambar 14 Evidence Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” pada Penyuluhan PTSL ... 42
Gambar 15 Evidence Pelaksanaan Survey Kepuasan Masyarakat ... 46
Gambar 16 Evidence Dukungan stakeholder eksternal (Kanwil BPN Provinsi NTT) ... 49
Gambar 17 Evidence Dukungan stakeholder eksternal (Kantah Kota Kupang) ... 50
Gambar 18 Evidence Masyarakat yang memberikan testimoni ... 51
Gambar 19 Evidence Dukungan Stakeholder (PPAT) ... 52
Gambar 20 Evidence Berita Koran ... 53
Gambar 21 Evidence Dukungan Stakeholder Internal ... 53
Gambar 22 Evidence Konsultasi ... 54
8
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Analisis Urgency (U), Seriousness (S) , Growth (G) ... 12
Tabel 2 Jarak Kecamatan Ke Kantor Pertanahan ... 14
Tabel 3 Tahapan Kegiatan Jangka Pendek... 19
Tabel 4 Jadwal Kegiatan Jangka Pendek ... 20
Tabel 5 Nilai dan Strategi Komunikasi Stakeholder ... 26
Tabel 6 Tim Efektif Proyek Perubahan ... 27
Tabel 7 Rencana Tindak Lanjut Jangka Menengah ... 59
Tabel 8 Rencana Tindak Lanjut Jangka Panjang ... 59
9
EXECUTIVE SUMMARY
Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su dekat” merupakan kegiatan pemberian informasi kepada masyarakat berupa layanan yang mendekatkan ATR/BPN ke masyarakat dengan menyampaikan informasi pelayanan pertanahan melalui layanan Call Center (Telepon, SMS, Whatsapp), layanan informasi media sosial, brosur, dan layanan offline dengan mendatangi masyarakat dalam kegiatan umum masyarakat seperti Car Free Day dan penyuluhan ke desa-desa. Selain itu juga masyarakat dapat memberikan penilaian terhadap layanan pertanahan melalui survei kepuasan masyarakat untuk peningkatan pelayanan pertanahan.
Tujuan dilakukannya proyek perubahan terbagi dalam :
a. Tujuan jangka pendek yaitu : tersedianya Layanan Informasi Pertanahan
“ATR/BPN Su Dekat”, tersampaikannya informasi pelayanan pertanahan ke masyarakat dalam 5 Kecamatan sejumlah 100 orang, dan tersedianya instrument survei kepuasan masyarakat untuk 50 orang.
b. Tujuan jangka menengah yaitu : terlaksananya kegiatan Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” secara periodik dengan jadwal tertentu, tersampaikannya informasi pelayanan pertanahan ke masyarakat dalam 10 Kecamatan sejumlah 200 orang dan seterusnya secara berlanjut dan terlaksananya survei kepuasan masyarakat untuk 100 orang.
c. Tujuan jangka panjang yaitu : terlaksananya Layanan Informasi Pertanahan
“ATR/BPN Su Dekat” oleh Kantor Pertanahan pada Kabupaten lain dan tersedianya anggaran khusus untuk kegiatan Layanan Informasi Pertanahan
“ATR/BPN Su Dekat” dalam mata anggaran yang memungkinkan.
Tahapan kegiatan (milestone) yang dijalankan dalam implementasi proyek perubahan adalah tahapan utama, tahapan jangka menengah dan tahapan jangka panjang. Dalam tahapan utama dilakukan Tahapan Persiapan, Tahapan Perancangan Kegiatan, Tahap Konsultasi Koordinasi, Tahapan Implementasi, Tahapan Evaluasi dan Monitoring.
Hasil yang dicapai dalam proyek perubahan ini yaitu tersedianya Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” berupa tersedianya layanan Call Center, SMS dan Whatsapp yang dapat diakses melalui nomor 082145128738, layanan informasi pertanahan pada Car Free Day, tersedianya layanan informasi melalui media sosial Facebook Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang dan Instagram @atrbpnkabkupang , tersampaikannya informasi pelayanan pertanahan ke masyarakat dalam 5 Kecamatan sejumlah 100 orang melalui brosur yang sudah disampaikan ke masyarakat, dan tersedianya instrument survei kepuasan masyarakat untuk 50 orang. Layanan ini diharapkan bermanfaat bagi masyarakat dengan jarak tempat tinggal yang jauh dari Kantor Pertanahan sehingga menghemat waktu, biaya dan tenaga dalam memperoleh informasi pertanahan.
10
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Kepala Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas dan fungsi sesuai Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/ Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan pada Pasal 33 yaitu Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi Kantor Pertanahan. Dan Pasal 34 dalam melaksanakan tugas Subbagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi : penyusunan rencana, program dan anggaran, serta pelaporan; pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program strategis pertanahan; pelaksanaan urusan organisasi, ketatalaksanaan, analisis jabatan, dan pengelolaan urusan kepegawaian; pengoordinasian dan fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi di Kantor Pertanahan; pelaksanaan urusan keuangan dan administrasi barang milik negara; pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, protokol, perlengkapan, dan penyelenggaraan layanan pengadaan; pengoordinasian dan fasilitasi pengelolaan pelayanan pertanahan; dan pelaksanaan urusan hubungan masyarakat dan pelayanan informasi, advokasi hukum, peraturan perundang-undangan, dan penanganan pengaduan masyarakat.
Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang berada di Provinsi Nusa Tenggara Timur dengan luas wilayah 529,813 Hektar terdiri atas 24 Kecamatan 160 Desa dan 17 Kelurahan . Kantor Pertanahan yang melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di Kabupaten yang berhubungan langsung dengan masyarakat dalam pelayanannya seyogyanya dapat memberikan pelayanan publik yang prima bagi masyarakat dalam pelaksanaan survei, pengukuran dan pemetaan;
pelaksanaan penetapan hak tanah, pendaftaran tanah dan pemberdayaan
11
masyarakat; pelaksanaan penataan pertanahan; pelaksanaan pengadaan tanah; pelaksanaan pengendalian pertanahan dan penanganan sengketa dan perkara pertanahan; dan pelaksanaan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi Kantor Pertanahan. Kondisi ideal yang diharapkan adalah Kantor yang tanpa tunggakan, tanpa pengaduan dan tanpa pungutan sebagai kantor pelayanan kepada masyarakat.
Berangkat dari tugas dan fungsi sebagai Kasubbag Tata Usaha, peserta melihat berbagai masalah yang terjadi dalam Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang. Untuk permohonan pelayanan pertanahan rutin Penerimaan Negara Bukan Pajak Tahun (PNBP) tahun 2015-2018 terdapat tunggakan pelayanan sebanyak 1.111 bidang dengan nilai Rp. 709.734.660,-.
Hasil opname berkas yang dilakukan salah satu sebabnya adalah kurangnya informasi bagi pemohon dan kurangnya pemahaman masayarakat terhadap proses di Kantor Pertanahan Pertanahan. Permasalahan yang dihadapi secara terperinci dapat dijelaskan dalam tabel berikut sesuai kondisi saat ini yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi dalam uraian tugas yang menjadi target area perubahan. Dari semua masalah yang ditemukan maka dipilihlah masalah prioritas dengan instrumen diagnostic Analysis Urgency, Seriousness, Growth (USG), dengan hasil sebagai berikut :
12
Tabel 1 Analisis Urgency (U), Seriousness (S) , Growth (G)
No Uraian Tugas Area Perubahan Identifikasi Perumusan Masalah U S G TOTAL
1 Penyusunan
rencana,program dan anggaran, serta pelaporan;
Penataan tata laksana
- Program dalam POK ada yang tidak sesuai dengan kebutuhan kantor
Tidak optimalnya penyerapan anggaran DIPA Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang Tahun Anggaran 2018
3 5 4 12
2
Pelaksanaan
pemantauan,evaluasi, dan pelaporan program strategis pertanahan;
Penataan tata laksana
- item pelaporan ada yang tidak sama dalam setiap aplikasi pelaporan
Kurangnya sinkronisasi pelaporan program
strategis pertanahan Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang
3 4 4 11
3
Pelaksanaan urusan organisasi ketatalaksanaan, analisis jabatan, dan pengelolaan urusan kepegawaian;
Penataan tata laksana
- penempatan pegawai tidak sesuai
pendidikan '- rangkap jabatan '- tidak ada penilaian
kinerja yang obyektif
Tidak optimalnya kinerja pegawai Kantor Pertanahan
Kabupaten Kupang 4 4 3 11
4
Pengoordinasian dan fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi di Kantor Pertanahan;
Manajemen perubahan
- ada pegawai yang pasif dalam
pelaksanaan reformasi birokrasi
Lambatnya pelaksanaan reformasi birokrasi pada Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang
3 3 3 9
5 Pelaksanaan urusan keuangan dan administrasi barang milik negara;
Penataan tata laksana
- kurangnya SDM
pengelola BMN '- lambatnya proses
penghapusan BMN
Tidak dapat dilaksanakanannya pengadaan BMN pada Kantor Pertanahan
Kabupaten Kupang Tahun Anggaran 2018
3 4 4 11
13 No Uraian Tugas Area Perubahan Identifikasi Perumusan Masalah U S G TOTAL
6
Pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, protokol, perlengkapan, dan penyelenggaraan layanan pengadaan;
Penataan tata laksana
- sarana prasarana kantor masih
terbatas '- warkah belum
tertata dengan baik
Tidak tertibnya
pengelolaan warkah Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang
4 3 3 10
7
Pengoordinasian dan fasilitasi pengelolaan pelayanan pertanahan; dan
Peningkatan kualitas pelayanan publik
- jadwal pengukuran belum dilaksanakan
dengan optimal '- lambatnya
pelaksanaan
permohonan mediasi oleh masyarakat
Tidak optimalnya pengelolaan pelayanan pertanahan pada Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang
4 4 3 11
8
Pelaksanaan urusan hubungan masyarakat dan pelayanan informasi, advokasi hukum,
peraturan perundang- undangan, dan
penanganan pengaduan masyarakat
Peningkatan kualitas pelayanan publik
- belum optimalnya layanan informasi
pertanahan '- kurangnya
pemahaman
masyarakat terhadap layanan pertanahan
‘- belum
dilaksanakannya survei kepuasan masyarakat
Loket Pelayanan
Pertanahan belum optimal dalam memberikan informasi pelayanan pertanahan kepada masyarakat
5 5 4 14
14
Sesuai hasil identifikasi masalah di atas diperoleh bahwa pelayanan publik pada Kantor Pertanahan perlu ditingkatkan khususnya dalam memberikan informasi pelayanan pertanahan, dengan latar belakang wilayah pelayanan yang luas, di mana sebagian besar berada di wilayah pedesaan dengan letak kantor yang cukup jauh. Terdapat juga wilayah – wilayah yang berada dekat dengan Ibu Kota Propinsi di Kota Kupang tetapi wilayah pelayanannya masuk dalam wilayah Kabupaten Kupang yang berpusat di Oelamasi. Hal ini terlihat dalam Tabel Jarak Kecamatan ke Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang (Tabel 2) dan Peta Administrasi Kabupaten Kupang (Gambar 1) .
Tabel 2 Jarak Kecamatan Ke Kantor Pertanahan
NO KECAMATAN JARAK
TEMPUH WAKTU
TEMPUH KENDARAAN
1 Takari 50,7 KM 1 jam 17 menit roda 4
2 Taebenu 41,4 KM 1 jam 13 menit roda 4
3 Sulamu 27 KM 47 menit roda 4
4 Semau Selatan 75 KM 2 jam 45 menit roda 4 + perahu
motor
5 Semau 55,04 KM 2 jam 20 menit roda 4 + perahu
motor
6 Nekamese 56,4 KM 1 jam 35 menit roda 4
7 Amabi Oefeto 17,6 KM 31 menit roda 4
8 Amabi Oefeto Timur 36,8 KM 1 jam 16 menit roda 4
9 Amarasi 25,7 KM 48 menit roda 4
10 Amarasi Barat 58 KM 1 jam 40 menit roda 4
11 Amarasi Selatan 37 KM 1 jam 15 menit roda 4
12 Amarasi Timur 49,2 KM 1 jam 48 menit roda 4
13 Amfoang Utara 157 KM 5 jam 42 menit roda 4
14 Amfoang Barat Laut 147 KM 5 jam 43 menit roda 4
15 Amfoang Barat Daya 103 KM 3 jam 49 menit roda 4
16 Amfoang Timur 143 KM 4 jam 49 menit roda 4
17 Amfoang Tengah 103 KM 2 jam 15 menit roda 4
18 Amfoang Selatan 87,7 KM 2 jam 51 menit roda 4
19 Fatuleu 18,3 KM 30 menit roda 4
20 Fatuleu Barat 47 KM 2 jam roda 4
21 Fatuleu Tengah 27,4 KM 56 menit roda 4
22 Kupang Barat 51,1 KM 1 jam 17 menit roda 4
23 Kupang Tengah 22,5 KM 41 menit roda 4
24 Kupang Timur 9 KM 16 menit roda 4
15
Gambar 1 Peta Administrasi Kabupaten Kupang
Sehingga akses masyarakat secara langsung ke Kantor Pertanahan terbatas jarak dan waktu. Penyampaian informasi pertanahan merupakan ujung tombak pelayanan pertanahan di mana dengan tersampaikannya informasi yang benar dan akurat menghasilkan proses yang benar dan proses selanjutnya tidak terhambat. Karena kurangnya informasi maka muncul persepsi masyarakat bahwa pelayanan pertanahan itu sulit, mahal dan lambat.
Kondisi yang diharapkan yaitu meningkatnya kualitas pelayanan publik yang jika dikaitkan dengan Indikator Kinerja Utama (IKU) maka peningkatan kualitas pelayanan merupakan salah satu komponen penilaian dalam indeks penilaian zona integritas Kantor Pertanahan. Oleh karena itu perlu dilakukan perbaikan pelayanan dengan memberikan informasi pelayanan Pertanahan yang optimal kepada masyarakat melalui Layanan Informasi Pertanahan "ATR/BPN Su Dekat". Konsep layanan ini adalah mendekatkan ATR/BPN ke masyarakat dengan menyampaikan informasi pelayanan pertanahan melalui layanan Call
16
Center (Telepon, SMS, Whatsapp), layanan informasi media sosial, dan layanan offline dengan mendatangi masyarakat dalam kegiatan umum masyarakat seperti Car Free Day . Selain itu juga sekaligus mendapatkan penilaian dari masyarakat yang sudah merasakan pelayanan pertanahan melalui survei kepuasan masyarakat untuk peningkatan pelayanan pertanahan.
Melalui proyek perubahan ini peserta bertujuan agar tersedianya Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat”, tersampaikannya informasi pelayanan pertanahan ke masyarakat kepada 100 orang dalam 5 Kecamatan dan membuat survei kepuasan masyarakat kepada 50 orang. Masyarakat dapat memperoleh manfaat yaitu mendapatkan informasi layanan pertanahan yang akurat, mendapatkan kemudahan memperoleh informasi layanan pertanahan, memahami proses dan pelayanan pertanahan dan dapat memberikan penilaian layanan Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang melalui survey kepuasan masyarakat. Akhirnya Proyek Perubahan ini dapat menunjang dan meningkatkan pelayanan pertanahan dalam melayani masyarakat secara cepat,tepat,dan profesional.
B. Area Proyek Perubahan
Area proyek perubahan yang dipilih adalah pada area peningkatan kualias pelayanan publik sesuai tugas dan fungsi Kepala Subbagian Tata Usaha dalam Pelaksanaan urusan hubungan masyarakat dan pelayanan informasi, advokasi hukum, peraturan perundang-undangan, dan penanganan pengaduan masyarakat. Di mana penyampaian informasi pertanahan merupakan pintu masuk pelayanan pertanahan sehingga dengan tersampaikannya informasi yang benar dan akurat menghasilkan proses yang benar dan proses selanjutnya tidak terhambat.
C. Tujuan
1. Tujuan jangka pendek
a. Tersedianya Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat”
b. Tersampaikannya informasi pelayanan pertanahan ke masyarakat dalam 5 Kecamatan sejumlah 100 orang.
c. Tersedianya instrument survei kepuasan masyarakat untuk 50 orang.
17
2. Tujuan jangka menengah
a. Terlaksananya kegiatan Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” secara periodik dengan jadwal tertentu.
b. Tersampaikannya informasi pelayanan pertanahan ke masyarakat dalam 10 Kecamatan sejumlah 200 orang dan seterusnya secara berlanjut.
c. Terlaksananya survei kepuasan masyarakat untuk 100 orang.
3. Tujuan jangka panjang
a. Terlaksananya Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat”
oleh Kantor Pertanahan pada Kabupaten lain.
b. Tersedianya anggaran khusus untuk kegiatan Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” dalam mata anggaran yang memungkinkan.
D. Manfaat
1. Manfaat bagi instansi
a. Perbaikan Kinerja Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang b. Meningkatnya Kualitas Pelayanan Kantor Pertanahan.
c. Perbaikan Sistem, sarana dan prasarana Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang
2. Manfaat bagi masyarakat
a. Masyarakat mendapatkan informasi layanan pertanahan yang akurat b. Masyarakat mendapatkan kemudahan memperoleh informasi layanan
pertanahan
c. Masyarakat memahami proses dan pelayanan pertanahan
d. Masyarakat dapat memberikan penilaian layanan Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang melalui survey kepuasan masyarakat.
18
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Proyek Perubahan ini adalah :
1. Membentuk Tim proyek Perubahan sesuai komitmen bersama dalam breakthrough I .
2. Membuat konten Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat”
berupa call center, brosur, banner, penambahan akun media sosial, dan instrument survei kepuasan masyarakat.
3. Melaksanakan kegiatan Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat”.
4. Evaluasi pelaksanaan kegiatan .
19
BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A. Roadmap/Milestone
Merupakan tahapan jangka pendek, dengan kegiatan sebagaimana tercantum dalam Tabel 3
Tabel 3 Tahapan Kegiatan Jangka Pendek
No Tahapan Jumlah
Hari Output Estimasi
Anggaran (Rp) 1. Tahapan Persiapan
Koordinasi dan Konsultasi internal
Koordinasi dan Konsultasi eksternal
Pembentukan Tim
1 1 1
Persetujuan Dokumen Rancangan Proyek Perubahan SK Tim Proyek Perubahan
200.000,-
2. Tahapan Perancangan Kegiatan Melaksanakan Rapat Tim Mengumpulkan data Menyiapkan konsep konten Layanan Informasi Pertanahan Membuat banner, brosur, call centre, akun media sosial, dan instrument survei kepuasan masyarakat
Menentukan waktu pelaksanaan sosialisasi pada arena Car Free Day
1 3 1 5 1
Absen, Notulen rapat Bahan Informasi pelayanan Dokumen Informasi pelayanan
Brosur, banner, akun media sosial, nomor telepon Jadwal
200.000,-
2.000.000,-
3. Tahap Konsultasi Koordinasi Melaksanakan konsultasi kepada Mentor
Melaksanakan koordinasi stakeholder
1 1
Persetujuan Rencana Aksi Persetujuan Rencana Aksi
-
4. Tahapan Implementasi Melaksanakan Rapat Tim Membuka dan menerima permintaan informasi melalui call centre dan media sosial Melaksanakan penyampaian informasi layanan pertanahan secara langsung ke masyarakat (pada arena Car Free Day) dan melaksanakan survei kepuasan masyarakat
1 20 4
Absen, Notulen Rapat Bukti penerimaan telepon, sms, whatsapp
Foto, rekaman kegiatan, tanda terima brosur, rekapan survey kepuasan masyarakat
200.000,-
1.000.000,-
5. Tahapan Evaluasi dan Monitoring Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan rekapan hasil survei kepuasan masyarakat Penyusunan Laporan Proyek Perubahan
Monitoring
1
1 1
Lembar kendali evaluasi
Laporan Laporan
200.000,-
Total biaya 3.800.000,-
20
Tabel 4 Jadwal Kegiatan Jangka Pendek
B. Pemangku Kepentingan Proyek Perubahan
Berjalannya Proyek Perubahan tidak terlepas dari pengaruh pihak- pihak yang termasuk dalam pemangku kepentingan, yaitu pemangku kepentingan/stakeholder internal dan eksternal. Pemangku kepentingan meliputi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung proyek perubahan atau bersifat negatif yang berarti menjadi sumber penghambat pelaksanaan proyek perubahan.
Tim Proyek Perubahan
a. Kepala Kantor : selaku Mentor/ Pembimbing dan Pengarah Proyek Perubahan
b. Project Leader : Kepala Subbagian Tata Usaha selaku Penanggungjawab Proyek Perubahan
N
O KEGIATAN Maret April April April April Mei Mei Mei Mei Mei
V I II III IV I II III IV V
1. Koordinasi dan Konsultasi internal 2. Koordinasi dan Konsultasi eksternal 3. Pembentukan Tim
4. Melaksanakan Rapat Tim 5. Mengumpulkan data
6. Menyiapkan konsep konten Layanan Informasi Pertanahan
7. Menyiapkan banner, brosur, call centre dan form SKM
8. Menentukan waktu pelaksanaan sosialisasi 9. Melaksanakan Konsultasi dengan mentor 10. Melaksanakan Kordinasi dengan stakeholder 11. Melaksanakan Rapat Tim
12. Membuka dan menerima permintaan informasi layanan pertanahan via call centre 13. Melaksanakan sosialisasi layanan pertanahan
ke masyarakat 1 (CFD)
14. Melaksanakan sosialisasi layanan pertanahan ke masyarakat 2 (CFD)
15. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan rekapan hasil survei kepuasan masyarakat
16. Penyusunan Laporan Proyek Perubahan 17. Monitoring
21
c. Para Kepala Seksi : Selaku stakeholder intern sebagai Tim Pendamping dalam memberikan masukan dan pendampingan dalam pelaksanaan proyek perubahan
d. Kepala Urusan Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan selaku stakeholder intern yang merupakan bawahan langsung project leader yang membantu dalam perencanaan, evaluasi dan pelaporan.
e. Kepala Urusan Keuangan : selaku stakeholder intern yang merupakan bawahan langsung project leader yang membantu dalam urusan keuangan.
f. Kepala Urusan Umum dan Kepegawaian : selaku stakeholder intern yang merupakan bawahan langsung project leader yang membantu dalam urusan umum dan perlengkapan.
g. Para Pejabat Fungsional : Selaku stakeholder intern yang membantu dalam kegiatan administrasi dan teknis
h. Petugas Loket : selaku stakeholder intern yang membantu dalam kegiatan sosialisasi dan call center
i. PPNPN : Selaku stakeholder intern membantu dalam kegiatan administrasi dan teknis
Gambar 2 Skema Tim Proyek Perubahan
Project Leader Kepala Subbagian
Tata Usaha Kepala Kantor/Mentor
Kaur PEP
Kaur Keuangan dan BMN Kaur Umum dan Kepegawaian JFU
Petugas Loket PPNPN Kasi IP
Kasi HHP Kasi PP Kasi PT Kasi PMPP
22
Identifikasi Pemangku Kepentingan (Stakeholder)
Terdapat stakeholders internal dan eksternal yang berhubungan dan bersinggungan dengan proyek perubahan.
Stakeholder Internal :
1. Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang (perorangan) 2. Kepala Seksi Infrastruktur Pertanahan (perorangan)
3. Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan (perorangan) 4. Kepala Seksi Penataan Pertanahan (perorangan)
5. Kepala Seksi Pengadaan Tanah (perorangan)
6. Kepala Seksi Penanganan Masalah dan Pengendalaian Pertanahan (perorangan)
7. Kepala Urusan Perencanaan, evaluasi dan Pelaporan (perorangan) 8. Kepala Urusan Keuangan dan BMN (perorangan)
9. Kepala Urusan Umum dan Kepegawaian (perorangan)
10. Pejabat Fungsional Umum di lingkungan Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang (perorangan)
11. Petugas Loket (perorangan)
12. Pegawai Pemerintah Non PNS (PPNPN) Stakeholder Eksternal
1. Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Timur (Lembaga)
2. Kepala Subbagian Hubungan Antar Lembaga dan Media Center Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat Jenderal Kementerian ATR/BPN (Perorangan)
3. Kantor Pertanahan Kota Kupang (Lembaga) 4. PPAT (Lembaga)
5. Wartawan (Kelompok) 6. Masyarakat (Kelompok)
23
Gambar 3 Hubungan Antar Stakeholder dan Tingkat Kepentingannya
Keterangan :
Tujuan Stakeholder (+) mendukung (-) menentang (+/-) netral
KANWIL BPN PROV NTT (+)
KASI (+)
KANTAH KOTA KUPANG (+/-)
KEPALA KANTOR (+)
PPAT (+) KAUR (+)
PROJECT LEADER
JFU (+)
Wartawan (+/-)
Kasubbag HALM Biro Hukum &
Humas (+)
PETUGAS LOKET (+)
Masyarakat (+/-) PPNPN (+)
TIM EFEKTIF
Semakin tinggi pengaruh stakeholder terhadap isu/
program maka semakin tinggi tugu yang ditempatkan Daftar Stakeholder
Antar Stakeholder Memiliki Hubungan Timbal-Balik Antar Stakeholder Memiliki Hubungan Satu Arah Hubungan Koordinasi
Hubungan Finansial Hubungan Formal Hubungan Informal
Internal
Ekternal
24 Gambar 4 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder
Posisi dan pengaruh stakeholder tergambar dalam kuadran di atas dengan penjelasan sebagai berikut :
Promoters : memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggagalkannya)
Defenders : memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan
Apathetics : kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan
Latens : tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam kegiatan, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik.
Wartawan
PPAT
Kantor Wilayah BPN Provinsi NTT
Kepala Kantor
Kepala Subbagian Hubungan Antar Lembaga dan Media Center Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat
Kepala Seksi Infrastruktur Pertanahan
Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan
Kepala Seksi Penataan Pertanahan
Kepala Seksi Pengadaan Tanah
Kepala Seksi PMPP
Kaur PEP
Kaur Umum Kepegawaian
Kaur Keuangan dan BMN
JFU
Petugas Loket
PPNPN
Masyarakat
Kantor Pertanahan Kota Kupang
Latents
Promoters
Apathetics
Defenders
Influence
Interes t
25
Gambar 5 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder Setelah Pelaksanaan Proyek Perubahan
Dari Gambar 5 di atas terlihat adanya pergeseran stakeholder ke kuadran lain, dalam pelaksanaan kegiatan project leader berusaha menunjukan nilai positif dari kegiatan layanan informasi pertanahan ini dan manfaat dari proyek perubahan ini sehingga PPAT dan wartawan yang sebelumnya ada dalam kuadran Latens bergeser ke Promoters karena dalam pelaksanaan proyek perubahan kedua stakeholder ini turut terlibat dan berpengaruh positif dengan memberikan dukungan sehingga pelaksanaan berjalan baik. Kantor Pertanahan Kota Kupang dan masyarakat yang sebelumnya tidak mempunyai kepentingan bahkan tidak mengetahui kegiatan Layanan Informasi ini dalam pelaksanaan juga memberikan dukungan dan masyarakat menyambut baik proyek
-
Kantor Wilayah BPN Provinsi NTT
Kepala Kantor
Kepala Subbagian Hubungan Antar Lembaga dan Media Center Biro Hukum dan
Hubungan Masyarakat
Kepala Seksi Infrastruktur Pertanahan
Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan
Kepala Seksi Penataan Pertanahan
Wartawan
PPAT
Kantor Pertanahan Kota Kupang
Masyarakat
Kepala Seksi Pengadaan Tanah
Kepala Seksi PMPP
Kaur PEP
Kaur Umum Kepegawaian
Kaur Keuangan dan BMN
JFU
Petugas Loket
PPNPN
Masyarakat
Latents
Promoters
Apathetics Defenders
Influence
Interes t
26 perubahan ini, dalam hal ini project leader menggunakan strategi komunikasi publikasi, informasi, sosialisasi , dan edukasi .
Setiap stakeholder memiliki nilai dan harus memiliki strategi berkomunikasi dengan stakeholder
Tabel 5 Nilai dan Strategi Komunikasi Stakeholder
No Stakeholder Nilai Strategi
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
14
15 16 17 18
Kepala Kantor
Kepala Seksi Infrastruktur Pertanahan
Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan
Kepala Seksi Penataan Pertanahan Kepala Seksi Pengadaan Tanah Kepala Seksi PMPP
Kepala Urusan Perencanaan, evaluasi dan Pelaporan Kepala Urusan Keuangan dan BMN
Kepala Urusan Umum dan Kepegawaian
Pejabat Fungsional Umum Petugas Loket
PPNPN
Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Timur
Kepala Subbagian Hubungan Antar Lembaga dan Media Center Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat Jenderal Kementerian ATR/BPN
Kantor Pertanahan Kota Kupang PPAT
Wartawan Masyarakat
Kebijakan
Kebijakan Kebijakan Kebijakan Kebijakan Kebijakan Kebijakan Kebijakan Kebijakan Kebijakan Kebijakan Kebijakan Kebijakan
Kebijakan
Kebijakan Kerjasama, Kebijakan Kerjasama, Sosial Sosial
Advice,
Diskusi,Brainstorming, Bimbingan
Diskusi, informasi Diskusi, informasi Diskusi, informasi Diskusi, informasi Diskusi, informasi Informasi, instruksi Informasi, instruksi Informasi, instruksi Informasi, instruksi Informasi, instruksi Informasi, instruksi Advice,
Diskusi,Brainstorming, Bimbingan
Advice,
Diskusi,informasi, publikasi
Informasi, Publikasi, Sosialisasi
Informasi, Publikasi, Sosialisasi
Publikasi
Publikasi,Informasi, sosialisasi,edukasi
27 BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN A. Persiapan
Rangkaian kegiatan persiapan pelaksanaan proyek perubahan diawali dengan koordinasi dan konsultasi baik internal maupun eksternal untuk memulai kegiatan sesuai dengan rancangan proyek perubahan yang disetujui. Tahapan ini berlangsung mulai tanggal 25 Maret sampai dengan 1 April 2019. Evidence berupa persetujuan dokumen rancangan proyek perubahan. Setelah itu dilaksanakan pembentukan tim efektif proyek perubahan dengan Surat Keputusan Kepala Kantor Pertanahan nomor 88/KEP-53.01.UP.02.01/III/2019 tanggal 27 Maret 2019. Surat Keputusan terlampir.
Tabel 6 Tim Efektif Proyek Perubahan
No Nama Jabatan
Struktural/Fungsional
Jabatan Dalam Tim Efektif
Deskripsi Tugas
1. Jose Marcus Fernando, S.SiT., S.H., MPA
Kepala Kantor Mentor Membimbing dan
mengarahkan pelaksanaan Proyek Perubahan 2. Wini Dina Retriani Lani, S.P., M.H Kepala Sub Bagian Tata
Usaha
Project Leader 1. Menyusun jadwal pelaksaan Proyek Perubahan;
2. Mengkoordinir pelaksanaan Proyek Perubahan
3. Melaporkan pelaksanaan Proyek Perubahan 4. Bertanggungjawab dalam
penyusunan, pelaksanaan, dan koordinasi
pelaksanaan Proyek Perubahan 3. 1. Jimmy Firmus Bulu, S.H
2. Herman A. Oematan, S.SiT
3. Julia De Castro De Araujo 4. Ayub Tosi, S.H
1. Kepala Seksi Infrastruktur Pertanahan 2. Kepala Seksi
Hubungan Hukum Pertanahan 3. Kepala Seksi
Pengadaan Tanah 4. Kepala Seksi
Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan
Tim Pendamping
Memberikan masukan dan pendampingan dalam pelaksanaan Proyek Perubahan sesuai informasi pelayanan masing-masing Seksi
28 Tahapan berikut dalam pelaksanaan proyek perubahan adalah perancangan kegiatan. Dilaksanakan rapat tim, pengumpulan data, penyiapan konsep konten Layanan Informasi Pertanahan ATR/BPN Su Dekat, pembuatan brosur,
No Nama Jabatan
Struktural/Fungsional
Jabatan Dalam
Tim Efektif Deskripsi Tugas 4. 1. Natalia D. Suryaningsih, S.E
2. Juliana Kamengko 3. Andi Faisal Arkiang
4. Maria Magdalena Zaun Dani, S.T
1. Kaur Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan 2. Kaur Umum dan
Kepegawaian 3. Kaur Keuangan dan
BMN 4. Bendahara
Pengeluaran
Tim Administrasi
Membantu dalam administrasi perencanaan, evaluasi dan pelaporan, umum,
perlengkapan, dam keuangan
5. 1. Absalom Maufani
2. Regga Hartowidayakso, S.H
3. Fauzan Adhi Satria, A.P 4. Maya Ika Widya, S.P
5. Maret Kurnia Arif Sianturi, S.H
6. Gina Agustian, S.T
7. Julita Sinaga, A.Md
8. Tjokorda Istri Novyani Surya Dewi, A.P
9. Diana Marlyn Floreinsa Pelt, STP
10. Abdhi Habel Ndolu, S.Si 11. Teriyanus A. Abang 12. Uce Novita Sodak, S.AB 13. Mardiana Sinlae, S.E 14. Pamela Francisca Elizabeth
Pah, S.Sos
15. Dina Mariana Higa, A.Md 16. Yaya Libranti Non, S.Ikom 17. Esra Elizama Taka, S.ST 18. Yuyun Yunita Tawa, A.Md 19. Christian Makasar
1. Pengadministrasian Umum
2. Analis Permohonan Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah 3. Petugas Ukur 4. Calon Analis
Penggunaan dan Pemanfaatan Tanah 5. Calon Analis Sengketa
Pertanahan 6. Calon Analis
Permohonan Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah
7. Calon Analis Pengelola Sistem dan Jaringan 8. Calon Petugas Ukur 9. Asisten
Pengadministrasi Umum
10. Pengelola Aplikasi 11. Pengelola Aplikasi 12. Asisten Verifikator
Berkas
13. Asisten Verifikator Berkas
14. Custumer Service 15. Asisten Verifikator
Berkas
16. Asisten Verifikator Berkas
17. Pengelola Aplikasi 18. Operator Komputer 19. Operator Komputer
Tim Teknis Membantu dalam administrasi dan teknis pelaksanaan Proyek Perubahan
29 banner, call center, akun media sosial dan instrument survey kepuasan masyarakat. Selanjutnya adalah menentukan waktu pelaksanaan pemberian informasi pada kegiatan Car Free Day.
Evidence berupa daftar hadir, notulen rapat, bahan informasi pelayanan, brosur, banner, nomor telepon, akun media sosial dan jadwal pelaksanaan kegiatan.
Gambar 6 Evidence Persiapan Proyek Perubahan
Nomor Call Center Akun Facebook
Akun Instagram Brosur
30 Banner
Rapat Persiapan
Form Survei Kepuasan Masyarakat
31 B. Pelaksanaan
Tahap pelaksanaan atau implementasi proyek perubahan dimulai tanggal 2 April sampai dengan 14 Mei 2019 dengan persetujuan rencana aksi yang telah dibuat melalui konsultasi dan koordinasi kepada Mentor dan stakeholder.
Gambar 7 Evidence Rapat Implementasi
32 Pelaksanaan Proyek Perubahan Layanan Informasi “ATR/BPN Su Dekat” adalah sebagai berikut :
1. Konten Layanan Informasi Pertanahan “ATR/NPN Su Dekat”
Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” melalui Call Center dan media sosial telah dilaksanakan dan terus berjalan di mana masyarakat dapat memperoleh informasi dengan menelpon, mengirimkan sms dan whatsapp serta media sosial yang disediakan yaitu pada Facebook dan Instagram. Melalui media di atas pemohon dapat menanyakan atau memperoleh informasi tanpa harus datang ke Kantor Pertanahan. Baik untuk informasi persyaratan, biaya dan perkembangan proses berkas yang sedang berjalan.
Gambar 8 Evidence Pemberian Informasi Melalui Call Center
33 Gambar 9 Evidence Pemberian Informasi Melalui Whatsapp
Gambar 9 Evidence Pemberian Informasi Melalui Media Sosial
34
Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” melalui pemberian informasi di Car Free Day . Dilaksanakan pada tanggal 6 April 2019, 13 April 2019, 27 April 2019 dan 11 Mei 2019. Pada kegiatan ini project leader bersama tim efektif memberikan informasi layanan pertanahan langsung kepada masyarakat yang mengunjungi CFD dengan menyebarkan brosur maupun menjawab pertanyaaan masyarakat tentang prosedur sertipikat, biaya, jenis dll.
Perlu diketahui bahwa area CFD berada di Kota Kupang , masyarakat Kota Kupang yang memiliki tanah di wilayah Kabupaten Kupang dapat memanfaatkan layanan di CFD ini untuk memperoleh informasi layanan pertanahan.
Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” tidak hanya untuk masyarakat yang memiliki tanah di Kabupaten Kupang saja tetapi yang di Kota Kupang juga karena tim Proyek Perubahan
35 juga menyediakan brosur dan formulir permohonan sertipikat dari Kantor Pertanahan Kota Kupang setelah procet leader berkoordinasi dengan Kepala Kantor Pertanahan Kota Kupang yang juga merupakan stake holder eksternal.
Gambar 10 Evidence Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” pada Car Free Day Tanggal 6 April 2019
36
37
Gambar 11 Evidence Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” pada Car Free Day Tanggal 13 April 2019
38
39
Gambar 12 Evidence Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” pada Car Free Day Tanggal 27 April 2019
40
Gambar 13 Evidence Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” pada Car Free Day Tanggal 11 Mei 2019
41
42 2. Penyampaian Layanan Informasi Pertanahan
Tujuan kedua dari proyek perubahan ini adalah tersampaikannya informasi layanan pertanahan dalam 5 (lima) kecamatan kepada 100 orang.
Lokasi ini jarak dan waktu tempuhnya cukup jauh dari Kantor Pertanahan.
Melalui proyek perubahan ini masyarakat memperoleh informasi layanan pertanahan tanpa harus datang ke Kantor Pertanahan. Lima kecamatan tersebut antara lain Kecamatan Amarasi Timur dengan jarak 49 km dan waktu tempuh 1 ,48 jam , Kecamatan Amarasi dengan jarak 29 km dan waktu tempuh 1 jam, Kecamatan Taebenu dengan jarak 41,8 km dan waktu tempuh 1,18 jam, Kecamatan Kupang Tengah dengan jarak 22,5 km dan waktu tempuh 41 menit , dan Kecamatan Semau dengan jarak 57,8 km dan waktu tempuh 2 jam dan harus menggunakan perahu. Bukti penyampaian informasi dalam bentuk brosur terlampir.
Informasi Layanan Pertanahan melalui pembagian brosur disertai penjelasan kepada masyarakat dalam penyuluhan ke desa-desa Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL) juga dilakukan untuk mendekatkan ATR/BPN ke masyarakat di mana disampaikan jenis-jenis pelayanan pertanahan, prosedur dan biaya terutama untuk masyarakat yang jauh jarak desanya dari Kantor Pertanahan.
Gambar 14 Evidence Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” pada Penyuluhan PTSL
43
44
45
46 3. Instrument Survei Kepuasan Masyarakat
Proyek perubahan yang telah dilaksanakan juga menyediakan instrument survei kepuasan masyarakat sehingga dapat diketahui respon dan harapan masyarakat terhadap pelayanan pertanahan. Bersamaan dengan itu mulai tanggal 1 April 2019 Kementerian ATR?BPN juga menyediakan form survei kepuasan masyarakat yang dapat diakses melalui ikm.atrbpn.go.id . Selain itu projet leader menyiapkan google form survey kepuasan masyarakat yaitu https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdwkLEB-
EZYIf1et_fJuuEVm7n2Ce3iEVaW9ugqhP6iIjJdMQ/viewform.
Gambar 15 Evidence Pelaksanaan Survey Kepuasan Masyarakat
47
48
49 C. Evaluasi
Bagian ini merupakan penjelasan pelaksanaan kegiatan evaluasi/monitoring keberhasilan proyek perubahan jangka pendek yang disertai bukti kegiatan. Keberhasilan proyek perubahan terlihat dari adanya dukungan dari stakeholder baik internal maupun eksternal.
Evaluasi dari Kepala Bagian Tata Usaha Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Timur bahawa proyek perubahan ini memudahkan masyarakat memperoleh informasi layanan pertanahan yang perlu ditingkatkan pada waktu mendatang.
Gambar 16 Evidence Dukungan stakeholder eksternal (Kanwil BPN Provinsi NTT)
50 Kepala Kantor Pertanahan Kota menilai proyek perubahan bermanfaat bagi masyarakat Kota Kupang yang memiliki tanah di Kabupaten Kupang dan juga Kota Kupang, pemberian dukungan dalam bentuk brosur dan formulir permohonan sertipikat Kantor Pertanahan Kota Kupang yang dapat dibagikan kepada masyarakat pada kegiatan di Car Free Day.
Gambar 17 Evidence Dukungan stakeholder eksternal (Kantah Kota Kupang)
Beberapa testimoni masyarakat yang sudah memanfaatkan layanan ini antara lain : bapak Mikael bertempat tinggal di kelurahan Oebufu Kota Kupang memiliki tanah di desa Kuimasi Kabupaten Kupang mengatakan bahwa dengan jarak tempuh ke Kantor Oelamasi yang cukup jauh ia tidak sempat untuk mengurus proses sertipikat tanahnya tetapi dengan adanya layanan informasi di CFD maka memendekatkan ATR/BPN ke masyarakat. Ia bisa memperoleh persyaratan dan formulir pengurusan sertipikat tanpa harus ke Kantor Pertanahan di Oelamasi dan berharap kegiatan ini
51 dapat terus berlanjut karena banyak masyarakat yang belum tahu tetapi ingin memperoleh informasi layanan pertanahan.
Selanjutnya ada Ibu Susana seorang ASN yang bertempat tinggal di Kelurahan Oesapa Kota Kupang memiliki tanah di Desa Penfui Timur Kabupaten Kupang karena kesibukan sebagai ASN tidak punya waktu untuk ke Kantor Pertanahan pada hari kerja dengan adanya layanan di CFD pada hari Sabtu ia bisa memperoleh informasi pelayanan pertanahan sekaligus berolahraga.
Gambar 18 Evidence Masyarakat yang memberikan testimoni
Testimoni
52 Evaluasi dari PPAT bahwa Layanan Informasi Pertanahan ini memudahkan masyarakat memperoleh informasi yang tinggal di Kota Kupang karena petugas Kantor Pertanahan juga memberikan penjelasan tidak hanya prosedur pendaftaran tanah pertama kali tetapi juga peralihan hak, balik nama dan kegiatan lain yang berhubungan dengan PPAT.
Gambar 19 Evidence Dukungan Stakeholder (PPAT)
53 Keberhasilan proyek perubahan terlihat pula pada pemberitaan di Koran Nasional Victory News pada gambar berikut.
Gambar 20 Evidence Berita Koran
54 Gambar 21 Evidence Dukungan Stakeholder Internal
D. Konsultasi
Konsultasi dengan Mentor dilaksanakan setiap minggu dan setiap kesempatan jika diperlukan. Dibuktikan dengan form konsultasi dan bimbingan yang diparaf oleh Mentor (terlampir). Konsultasi dengan Coach dilakukan kurang lebih setiap minggu melalui whatsapp.
Gambar 22 Evidence Konsultasi
55
56
57
58 E. Kriteria Keberhasilan
Tersedianya Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat”
dengan konten berupa : call center, brosur, banner, akun media sosial, dan form survey kepuasan masyarakat serta space dalam area car free day.
Informasi pelayanan pertanahan sampai kepada masyarakat dalam 5 kecamatan sejumlah 100 orang
Terkumpulnya Indeks kepuasan masyarakat sebanyak 50 .
F. Hambatan Proyek Perubahan dan Teknik Penyelesaiannya
Pada rancangan proyek perubahan potensi masalah yang mungkin timbul dalam pelaksanaan adalah adanya stakeholder yang tidak mendukung. Namun dalam kenyataan pelaksanaannya tidak terdapat hambatan berarti sehingga semua tahapan dapat terselesaikan dengan baik karena komitmen bersama stakeholder internal dalam mendukukung proyek perubahan. Sedangkan secara eksternal adanya komunikasi dan koordinasi yang baik sehingga semua pihak mendukung keberhasilan proyek perubahan ini.
59 BAB IV RENCANA DAN TINDAK LANJUT
PROYEK PERUBAHAN
A. Jangka Menengah
Rencana tindak lanjut kegiatan pasca pelaksanaan proyek perubahan jangka menengah sebagai berikut :
Tabel 7 Rencana Tindak Lanjut Jangka Menengah
No Kegiatan Waktu Anggaran (Rp)
1
2
3
Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” pada Car Free Day Penyampaian informasi pelayanan pertanahan pada 10 kecamatan
Pelaksanaan survei kepuasan masyarakat untuk 100 orang
2 kali sebulan
1 kali sebulan
Setiap hari kerja
10.000.000,-
2.000.000,-
-
B. Jangka Panjang
Rencana tindak lanjut kegiatan pasca pelaksanaan proyek perubahan jangka panjang sebagai berikut :
Tabel 8 Rencana Tindak Lanjut Jangka Panjang
No Kegiatan Waktu Anggaran (Rp)
1 Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” pada Kabupaten Lain
1 kali sebulan 5.000.000,-
60 BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Proyek perubahan yang telah dilaksanakan yaitu Layanan Informasi Pertanahan “ATR/BPN Su Dekat” merupakan rangkaian kegiatan yang mendekatkan pelayanan pertanahan kepada masyarakat melalui pemberian informasi pertanahan lewat penyediaan call center , brosur, banner dan sosialisasi langsung kepada masyarakat pada area car free day dan pada penyuluhan kegiatan pertanahan di desa-desa. Layanan ini memberikan manfaat di mana wilayah pelayanan Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang yang luas banyak masyarakat kesulitan mendapatkan informasi pelayanan pertanahan karena jarak dan waktu tempuh ke Kantor Pertanahan cukup jauh. Dengan adanya pelayanan lewat telepon, sms dan whatsapp pemohon dapat memperoleh informasi dengan cepat. Layanan pada car free day memberi manfaat bagi masyarakat Kota Kupang yang memiliki tanah di wilayah Kabupaten Kupang yang tidak perlu ke Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang tetapi cukup dating di car free day dan memperoleh informasi layanan pertanahan.
Rencana tindak lanjut proyek perubahan ini adalah layanan informasi pertanahan terus dilanjutkan secara kontinyu dan terjadwal dengan baik tidak saja pada Kabupaten Kupang tetapi juga Kantor Pertanahan di Kabupaten lain.
B. Rekomendasi
Hal – hal yang diperlukan setelah proyek perubahan ini adalah menyiapkan personel khusus dan jadwal pelaksanaan layanan informasi pertanahan sehingga lebih teratur.
61 DAFTAR PUSTAKA
Pusdiklat Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional., 2019.,Pedoman Penyusunan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun, Jakarta.
Peraturan perundang-undangan
Peraturan Pemerintah Nomor 128 Tahun 2015 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan pajak Yang Berlaku Pada Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
62 LAMPIRAN
