BAB IV HASIL PENELITIAN
B. Deskriptif dan Analisis Data
Dalam pengumpulan data dan penelitian, penulis
menggunakan metode wawancara, angket dan observasi. Wawancara dilakukan penulis dengan kepala Tata Usaha dan
Kepala Sekolah. Angket yang penulis sebarkan sebanyak 22 angket, yang di bagikan kepada Sebagian Guru SMK Islamiyah. Angket-angket tersebut mencakup pernyataan perihal Pelaksanaan Sistem kearsipan. Seluruh pernyataan itu dijawab oleh responden
dengan memberikan cheklist (√) padasalah satu pilihan jawaban
yang tersedia. Agar hasil penelitian ini dapat dimengerti oleh penulis khususnya dan oleh pembaca pada umumnya menjadi nilai angka, kemudian dianalisis sebagai berikut:
a. Penciptaan arsip dengan baik dan benar.
Dalam pelaksanaan sistem kearsipan, yang pertama dilakukan adalah proses penciptaan arsip. Penciptaan arsip dilakukan agar sistem distribusi arsip bisa berjalan dengan baik, begitupun dengan SMK Islamiyah yang melakukan proses penciptaan arsip seperti tabel dibawah ini:
Pegawai tata usaha mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik
Tabel 6
No. Item Alternatif Jawaban F P
1 Selalu 8 40%
Sering 4 20%
Kadang-kadang 8 40%
Tidak pernah 0 0%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik.
Pegawai tata usaha membuat catatan yang lengkap Tabel 7
No. Item Alternatif Jawaban F P
2 Selalu 7 35%
Sering 5 25%
Kadang-kadang 9 45%
Tidak pernah 0 0%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha baik dalam membuat catatan yang lengkap..
Pegawai tata usaha dapat mengklasifikasi surat dengan rapih
Tabel 8
No. Item Alternatif Jawaban F P
3 Selalu 6 30%
Sering 8 40%
Kadang-kadang 6 30%
Tidak pernah 0 0%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha baik dalam mengklasifikasi surat dengan rapih.
b. Pendistribusian arsip dengan cepat
Setelah melaksanakan proses pencatatan arsip,
selanjutnya adalah proses pendistribusian arsip yang dibuat oleh staff Tata usaha.
Pegawai tata usaha ramah dalam melakukan pelayanan Tabel 9
No. Item Alternatif Jawaban F P
5 Selalu 2 10%
Sering 11 55%
Kadang-kadang 7 35%
Tidak pernah 0% 0%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha baik dalam melakukan pelayanan.
c. Penyimpanan arsip secara sistematis
Tahap selanjutnya yang dilakukan oleh staff tata usaha adalah proses penyimpanan arsip. Arsip yang telah dibuat disimpan dengan sebaik-baiknya agar dapat ditemaukan kembali jika arsip tersebut akan digunakan kembali.
Pegawai tata usaha mampu menyimpan arsip secara sistematis, sehingga mudah ditemukan kembali saat di
butuhkan. Tabel 10
No. Item Alternatif Jawaban F P
Sering 7 35%
Kadang-kadang 9 45%
Tidak pernah 0 0%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha menyimpan arsip secara sistematis, sehingga mudah ditemukan kembali saat di butuhkan.
Pegawai tata usaha mampu menata arsip dengan cepat. Tabel 11
No. Item Alternatif Jawaban F P
6 Selalu 0 0%
Sering 13 65%
Kadang-kadang 7 35%
Tidak pernah 0 0%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha baik dalam menata arsip dengan cepat.
Pegawai tata usaha menggunakan komputer untuk mempercepat tugas dalam sistem kearsipan
Tabel 12
No. Item Alternatif Jawaban F P
7 Selalu 14 70%
Sering 6 30%
Tidak pernah 0 0%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata
usaha selalu menggunakan komputer untuk
mempercepat tugas dalam sistem kearsipan. Ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin
keamanan arsip Tabel 13
No. Item Alternatif Jawaban F P
8 Selalu 0 0%
Sering 7 35%
Kadang-kadang 13 65%
Tidak pernah 0 0%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Ruangan penyimpanan arsip tidak menjamin keamanan arsip.
Rak penyimpanan arsip yang tersedia sesuai dengan kebutuhan
Tabel 14
No. Item Alternatif Jawaban F P
11 Selalu 0 0%
Sering 8 40%
Kadang-kadang 12 60%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Rak
penyimpanan arsip kurang tersedia sesuai dengan kebutuhan.
d. Penemuan kembali dan Pemeliharaan arsip yang baik
Tahap selanjutnya yang dilakukan oleh staff tata usaha adalah memelihara arsip dengan baik agar arsip tersebut tidak hilang atau rusak, dan harus disimpan di ruangan atau ditempat khusus agar arsip tersebut mudah untuk ditemukan kembali.
Tata usaha mampu memelihara arsip yang ada Tabel 15
No. Item Alternatif Jawaban F P
12 Selalu 3 13%
Sering 9 45%
Kadang-kadang 8 40%
Tidak pernah 0 0%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha baik dalam memelihara arsip yang ada.
Tata usaha sering mempunyai kendala dalam menemukan arsip yang hilang.
Tabel 16
No. Item Alternatif Jawaban F P
Sering 0 0%
Kadang-kadang 8 40%
Tidak pernah 12 60%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha tidak mempunyai kendala dalam menemukan arsip yang hilang.
e. Penilaian dan pemusnahan arsip sesuai jadwal retensinya
Proses penilaian arsip ini dilakukan oleh pihak tata usaha dengan cara arsip tersebut dipilih berdasarkan nilai guna. Jika arsip sudah tidak mempunyai nilai guna, pihak tata usaha akan memusnahkan arsip tersebut sesuai waktu yang telah ditentukan.
Saya memberi masukan terhadap penilaian arsip penting dan arsip tidak penting
Tabel 17
No. Item Alternatif Jawaban F P
14 Selalu 0 0%
Sering 4 20%
Kadang-kadang 7 35%
Tidak pernah 9 45%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Guru Tidak pernah memberi masukan terhadap penilaian arsip penting dan arsip tidak penting.
Kepala tata usaha selalu memusnahkan arsip sesuai jadwal retensinya
Tabel 18
No. Item Alternatif Jawaban F P
2 Selalu 0 0%
Sering 6 30%
Kadang-kadang 14 70%
Tidak pernah 0 0%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Pegawai tata usaha Jarang memusnahkan arsip sesuai jadwal retensinya.
f. Evaluasi program kearsipan
Evaluasi program kearsipan harus dilakukan oleh kepala sekolah agar sistem pelaksanaan arsip yang dilakukan oleh sekolah bisa berjalan dengan baik dan sesuai yang diharapkan.
Saya mendiskusikan dengan pegawai tata usaha apabila terdapat masalah kearsipan
Tabel 19
No. Item Alternatif Jawaban F P
9 Selalu 2 10%
Sering 5 25%
Tidak pernah 5 25%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Guru jarang mendiskusikan dengan pegawai tata usaha apabila terdapat masalah kearsipan.
Saya memberi saran kepada pegawai tata usaha dalam proses pemeliharaan arsip
Tabel 20
No. Item Alternatif Jawaban F P
10 Selalu 2 10%
Sering 5 25%
Kadang-kadang 8 40%
Tidak pernah 5 25%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Guru jarang memberi saran kepada pegawai tata usaha dalam proses pemeliharaan arsip.
Kepala sekolah memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat tentang kearsiapan
Tabel 21
No. Item Alternatif Jawaban F Skala
16 Selalu 0 0%
Sering 3 15%
Kadang-kadang 9 45%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Kepala sekolah Tidak pernah memberikan kesempatan bagi Guru untuk menyampaikan pendapat tentang kearsiapan.
g. Program pengawasan pelaksanaan kegiatan kearsipan
Program pengawasan ini adalah tindak lanjut dari hasil evaluasi yang telah dilakukan oleh kepala sekolah guna lebih meningkatkan lagi kinerja dalam pelaksanaan sistem kearsipan di sekolah.
Kepala sekolah melakukan pengamatan dalam masalah kearsipan.
Tabel 22
No. Item Alternatif Jawaban F P
17 Selalu 5 25%
Sering 8 40%
Kadang-kadang 7 35%
Tidak pernah 0 0%
Jumlah 20 100%
Dari akumulasi persentasi tersebut Kepala sekolah sering melakukan pengamatan dalam masalah kearsipan.
2. Analisis Data
a. Dari Hasil Wawancara Kepala Tata Usaha dan Kepala
1) Penciptaan arsip di SMK Islamiyah terlebih dahulu di konsep datanya atau arsipnya serta dalam mendesain formulir yang dilakukan langsung oleh sekolah bentuknya meliputi formulir penerimaan siswa baru, formulir beasiswa sekolah, formulir NUPTK dan lain-lain serta penggolongan surat yang dilakukan di sekolah ini Ada 2 yaitu Surat Khusus (yayasan), Surat Umum (Sekolah). Sedangkan proses penciptaan arsip yang umum dilaksanakan adalah :
a) Membuat konsep
b) Melakukan pengetikan
c) Pemberian nomor dengan melihat jenis klasifikasi
arsip
d) Persetujuan ketikan
e) Tanda tangan yayasan atau kepala sekolah
Penciptaan arsip di SMK Islamiyah dapat disimpulkan bahwa secara teoritik sistem penciptaan arsip di SMK Islamiyah sudah baik. Ini terlihat dari proses penciptaan arsip yang terlebih dahulu di konsep datanya atau arsipnya serta dalam mendesain formulir yang dilakukan langsung oleh sekolah.
2) Pencatatan dan Pendistribusian arsip di SMK
Islamiyah menggunakan beberapa jenis buku di antaranya adalah Buku Agenda surat masuk dan surat keluar. Buku Agenda digunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk dan surat-surat keluar serta sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file.
Dalam pendistribusian surat, prosedur penerimaan surat masuk adalah Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda dengan keterangan atau kolom sebagai berikut:
a) Nomor urut
b) Tanggal surat diterima
c) Nomor surat
d) Nama perusahaan/instansi
e) Perihal
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk
mempermudah pengendalian surat-surat tersebut.
Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu
dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan
penyimpanan..
Untuk prosedur pengurusan surat keluarpada dasarnya harus ditandatangani oleh kepala sekolah SMK Islamiyah. Namun, sebelum penandatanganan perlu dibuat konsep isi surat. Konsep dibuat oleh pegawai tata usaha atas perintah kepala sekolah.Setelah konsep selesai dibuat, maka wajib diperiksa kembali oleh pegawai tata usaha untuk diteliti dan diperiksa kembali, agar terhindar dari kesalahan baik dari segi penulisannya maupun pada segi isinya.Setelah konsep dinilai bagus dan disetujui, maka konsep tersebut diketik oleh pegawai tata usaha. Setelah konsep surat selesai diketik, langkah selanjutnya adalah meminta
tandatangan kepada kepala sekolah. Surat keluar yang sudah ditandatangani oleh kepala sekolah kemudian digandakan (dicopy) untuk dijadikan arsip dan disimpan dikomputer juga dalam bentuk soft file. Proses pengurusan surat keluar atau surat yang akan dikirim (keluar) dicatat kembali di buku agenda surat keluar, surat tersebut diberi nomor oleh pegawai tata usaha. Kemudian surat keluar yang sudah diproses diberikan kepada pegawai tata usaha untuk dikirim ke alamat terkait. Kegiatan pencatatan dan pendistribusian surat merupakan pengelolaan arsip untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar.
Penyortiran surat sendiri adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilh berdasarkan :
a) Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b) Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dan lain-lain.
Pelaksanaan pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar di SMK Islamiyah dapat disimpulkan bahwa secara teoritik sudah baik, walaupun masih terdapat kelemahan dan kekurangan,
dimana dalam pencatatan dan pendistribusian masih menggunakan buku agenda atau sering disebut dengan buku besar dan menggunakan sistem komputerisasi juga sebagai arsip berbentuk soft file.
3) Pelaksanaan sistem penyimpanan arsip di SMK
Islamiyah adalah sebagai berikut:
Langkah sistem penyimpanan arsip berbentuk paper yaitu:
a) Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat
menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
b) Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem
Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System).
Dalam penataan arsip, sekolah ini menggunakan Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System) Adalah salah satu penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat. Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut.
Langkah sistem penyimpanan arsip berbentuk File yaitu:
a) Data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih.
b) Penyimpanan file diatur dalam direktori yang
diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.
c) Media penyimpanan yang bisa dijadikan
alternative pemilihan yaitu menggunakan flasdisk, ataupun kaset CD.
Adapun tahapan-tahapan petugas arsip untuk Penemuan kembali arsip yang diminta yaitu :
a) Tahap pertama mencari lokasi dimana tempat arsip
dari suatu unit pengolah dapat disimpan.
b) Tahap kedua menemukan kode klasifikasi atas
dasar waktu arsip disimpan, Contoh kode tanggal bulan dan tahun arsip tersebut disimpan.
c) Tahap ketiga mencari indeks yang diminta
(terdapat didalam boks file)
Kesimpulan yang dapat diambil dari Pelaksanaan penyimpanan arsip yang diterapkan SMK Islamiyah sudah cukup baik, walaupun terdapat kekurangan dan kelemahan, karena menggunakan sistem kronologis akan memperlambat penemuan kembali arsip apabila
sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan
kronologi didasarkan pada urutan waktu-waktu surat diterima atau waktu keluar dan dicatat pada buku agenda/buku besar. Akan tetapi arsip berbentuk File
disimpan dalam CD atau Flashdisk dan dibuat sebuah masing-masing folder berdasarkan nama arsip tersebut. Contohnya: folder data guru, folder data siswa, folder surat masuk, folder surat keluar dan lain-lain.
4) Proses pemeliharaan arsip di SMK Islamiyah meliputi:
a) Membersihkan secara manual arsip arsip dengan
cara menghilangkan debu, sawang dan kotoran lain dengan menggunakan sapu dan kemoceng oleh petugas.
b) Memberi kapur barus dan semprotan pembunuh
serangga ( baygon dll ) ke arsip secara rutin dan berkala.
c) Memilah, mengindentifikasi serta memisahkan
arsip yang dianggap rusak untuk dapat diperbaiki dengan cara menyambung arsip dengan isolasi, maupun laminating arsip.
Di sekolah ini tidak ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip. Ruang tata usaha disini merupakan tempat arsip-arsip sekolah. Arsip-arsip yang ada hanya disimpan dilemari tata usaha, agar arsip yang ada tidak hilang dan agar mudah untuk ditemukan kembali. Apabila terdapat arsip yang rusak, sobek ataupun lembab dan arsip tersebut merupakan arsip tertutup dan petugas tidak dapat memperbaikinya karena sarana dan prasarana serta sdm yang belum memadai ( seperti alat, bahan dan tenaga profesional restorasi arsip).
Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa Pelaksanaan pemeliharaan arsip di SMK Islamiyah ini
masih kurang baik, ini terlihat pada penataan arsip yang belum terata dengan rapi, ruangan khusus penyimpanan arsip yang belum tersedia, kurangnya fasilitas penunjang pengelolaan arsip seperti sarana dan prasarana serta sdm yang belum memadai ( seperti alat, bahan dan tenaga profesional restorasi arsip), dan
lemari khusus arsip sehingga menyebabkan
penumpukan arsip-arsip. Untuk pemeliharaan arsip di SMK Islamiyah tidak ada penanganan khusus, seharusnya ada usaha-usaha untuk melindungi arsip-arsip dari serangan musuh-musuh arsip-arsip, seperti debu, anai-anai, jamur, serangga, rayap dan lain-lain. Meskipun pada saat ini keadaan arsip di SMK Islamiyah ini masih terlindungi dari musuh-musuh arsip tersebut, akan tetapi seharusnya pihak sekolah khususnya pegawai tata usaha lebih memperhatikan pemeliharaan arsip ini karena pihak tata usaha sering mengalami masalah memelihara arsip yaitu rusak, basah karena udara yang lembab.
5) Proses pelaksanaan penilaian, penyusutan dan
pemusnahan arsip di SMK Islamiyah ini dilakukan oleh pihak tata usaha dan kepala sekolah, sedangkan guru maupun staff ahli kearsipan tidak dilibatkan dalam proses ini.
Seperti halnya proses diatas, dalam proses pembuatan jadwal retensi pun dilakukan oleh pihak tata usaha dan kepala sekolah, sedangkan guru maupun staff ahli kearsipan tidak dilibatkan dalam proses ini.
Dalam proses pemusnahan arsip di SMK Islamiyah, Arsip yang biasa di musnahkan adalah arsip yang sudah tidak layak simpan, seperti:
a) Tidak mempunyai nilai guna
b) Arsip lama (sudah berumur lima tahun)
Pelaksanaan penilaian, penyusutan dan
pemusnahan arsip masih kurang baik. Ini terlihat dari proses penilaian dan penyusutan arsip yang dilakukan dengan perkiraan sendiri oleh pegawai tata usaha dan kepala sekolah. Penyusutan arsip yang baik seharusnya dilakukan dengan penilaian arsip terlebih dahulu sesuai dengan nilai guna arsip dan jadwal retensi arsip. Hal ini disebabkan karena sekolah tidak mengikutsertakan ahli kearsipan dalam pembuatan jadwal retensi arsip yang akan digunakan di SMK Islamiyah ini. Proses pemusnahan arsip yang dilakukan belum secara maksimal. Seharusnya arsip-arsip yang sudah tidak terpakai dimusnahkan dengan cara-cara tertentu sesuai dengan aturan yang berlaku.
6) Pengarahan Kearsipan yang dilakukan kepala sekolah adalah sebagai berikut:
a) Proses pengawasan
Proses ini sangat penting, karena arsip adalah sesuatu yang sangat vital. Setiap ada surat masuk ataupun keluar, harus dalam pengawasan. Hal ini di lakukan agar staf tata usaha teliti dalam melakukan pekerjaannya.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
Sebagai alat pengingat.
Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
Sebagai alat penyimpanan surat.
Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan
dengan lancar.
Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi
secara tertulis.
Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.
Sebagai alat bantu perpustakaan
diorganisasi.
Merupakan bantuan yang berguna bagi
pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.
b) Evaluasi kinerja
Evakuasi kinerja tata usaha dilaksanakan setiap tahun sebagai acuan ke tahun berikutnya. Untuk sistem kearsipan di sekolah ini, kepala sekolah memberikan wewenang kepada kepala Tata usaha yaitu bapak Rahmat Budianto, SE sebagai penanggung jawab dalam kegiatan kearsipan.
No Nama Jabatan
1 Rahmat Budianto, SE Kepala Tata Usaha
2 Dede Suryadi, SE Staff Tata Usaha
3 Ida Farida, SE Staff Tata Usaha
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa pengarahan yang dilakukan oleh kepala sekolah sudah cukup baik. Ini terlihat dari proses pengawasan dan evaluasi kinerja tata usaha yang dilakukan kepala sekolah terhadap sistem kearsipan yang ada.
7) Perekrutan pegawai tata usaha yang dilakukan di
sekolah ini adalah tergantung keputusan dari puhak yayasan. Adapun Syarat-syarat yang diberlakukan untuk merekrut pegawai Tata Usaha, yaitu:
a) Minimal lulusan D3 dan memiliki pengetahuan
umum tentang administrasi dan surat-menyurat.
b) Bisa membaca dan menulis dengan baik dan
terampil.
c) Mepunyai skill, Cekatan dan mau bekerja keras.
d) Dapat mengoperasikan komputer
Di sekolah ini juga sering dilaksanakan pembinaan dan pelatihan untuk para pegawai tata usaha namun sifatnya masih belum optimal. Karena sekolah ini merupakan salah satu unit yayasan, jadi untuk masalah kepegawaian termasuk pegawai tata usaha, baik tempat atau waktunya pihak yayasanlah yang mempunyai kebijakan untuk mengadakan pembinaan atau pelatihan tersebut.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa syarat-syarat yang diberlakukan oleh pihak sekolah sudah baik. Namun kembali lagi bahwa SMK Islamiyah ini merupakan salah satu unit kerja yayasan, jadi untuk masalah kepegawaian dan pelatihannya dilakukan oleh pihak yayasan dan sekolah pun ikut berpartisipasi dalam kegiatan tersebut. Secara teoritis pegawai tata usaha di SMK Islamiyah belum memenuhi syarat sebagai pegawai tata usaha karena jarang ada pembinaan atau pelatihan khusus dari sekolah mengenai sistem kearsipan, Tetapi dalam prakteknya pegawai tata usaha tersebut mampu untuk menjalani tugasnya dalam melaksanakan sistem kearsipan di sekolah.
b. Dari Hasil Akumulasi Persentase (%) Angket Guru Secara umum dijabarkan sebagai berikut:
1) Proses penciptaan arsip dinyatakan baik karena pegawai tata usaha mampu melakukan tugasnya dengan baik pula, yang meliputi:
a) Mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik,
b) Mampu membuat catatan yang lengkap, dan
c) Mampu mengklasifikasi surat dengan rapih.
2) Proses pendistribusian arsip dinyatakan baik karena
pegawai tata usaha ramah dalam melakukan pelayanan. 3) Proses penyimpanan arsip dapat dinyatakan baik karena
pegawai tata usaha mampu menyimpan arsip secara sistematis dan mampu menata arsip dengan cepat, sehingga mudah ditemukan kembali saat di butuhkan. Pegawai tata usaha juga menggunakan komputer untuk mempercepat tugas dalam sistem kearsipan. Namun ruangan khusus untuk menyimpan arsip belum tersedia
dan masih kurangnya rak penyimpanan arsip, sehingga terjadi penumpukan arsip.
4) Proses Penemuan kembali dan Pemeliharaan arsip dapat
dinyatakan baik karena pegawai tata usaha mampu memelihara arsip yang ada dan tidak mempunyai kendala dalam menemukan kembali arsip jika sedang dibutuhkan.
5) Proses penilaian dan pemusnahan arsip di sekolah ini masih kurang baik karena proses penilaian arsip dilakukan hanya melalui perkiraan saja dan tidak menyertakan staf ahli dalam melakukan pemusnahan arsip, sehingga proses pemusnahan arsip tidak sesuai dengan jadwal retensinya.
6) Proses evaluasi program kearsipan yang dilakukan di
sekolah ini masih kurang baik karena guru jarang di ikut sertakan dalam proses kearsipan dan guru juga jarang di mintai pendapat jika terjadi masalah mengenai kearsipan.
Program pengawasan pelaksanaan kegiatan
kearsipan di sekolah ini cukup baik karena kepala sekolah sering melakukan pengamatan dalam masalah kearsipan.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dapat dipaparkan sebuah temuan sebagai berikut:
1. Sistem pelaksanaan kearsipan yang dilakukan oleh staff tata usaha di SMK Islamiyah yang bertujuan agar arsip/dokumen dapat tertata dengan rapih sehingga mudah untuk ditemukan kembali, ini telah dilakukan sesuai fungsi-fungsi kearsipan itu sendiri yang meliputi pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip.
2. Sistem pelaksanaan kearsipan yang dilakukan di SMK Islamiyah dalam proses pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip sudah baik dan disesuaikan dengan kebutuhan sekolah, meskipun masih ada yang harus ditingkatkan lagi dalam hal
