BAB II KAJIAN TEORI
B. Pelaksanaan Sistem Kearsipan
2) Pencatatan dan Pendistribusian Arsip
Pencatatan dan pendistribusian arsip merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan arsip. Dalam proses pencatatan dan pendistribusian ini terdapat prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar.
1) Prosedur pengurusan surat masuk
Adapun prosedur atau sistem pengurusan surat di kantor
tergantung pada sistem administrasi kearsipan yang
dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan. Pada dasarnya masih banyak dijumpai sistem yang berbeda dalam berbagai organisasi di kantor.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk pada umumnya dilakukan sebagai berikut:
(a) Penerimaan
Tugas penerimaan surat dilakukan dengan cara:
18
Boedi Martono, Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hal. 27-29
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.
2. Meneliti ketepatan alamat si pengirim.
3. Menggolong-golongkan surat sesuai dengan
jenisnya.
4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda
bahwa surat telah diterima.
(b) Penyortiran
Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas:
1. Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan lainnya dans urat dinas lainnya.
2. Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.
3. Memisahkan surat-surat yang memerlukan
penanganan khusus seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan sebagainya. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri agar dapat diterima oleh orang yang berhak.
(c) Pencatatan memiliki tugas-tugas sebagai berikut:
1. Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari isi surat dengan cara menggarisbawahi kata/kalimat yang dianggap penting.
3. Membubuhkan cap/stempel yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.
4. Mengagendakan surat masuk yaitu mencatat surat
tersebut dalam buku penerimaan harian untuk surat masuk. Buku ini disebut Buku Agenda Masuk (Daily mail record). Petugasnya dinamakan agendaris (Mail Clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
(d) Penyimpanan berkas/arsip surat masuk
Penyimpanan berkas/arsip surat dari pimpinan
dilakukan oleh sekretaris dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. Berkas-berkas yang penyimpanannya masih ditangani sekretaris merupakan berkas/arsip yang bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dipergunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan.
Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Meneliti tanda-tanda, apakah berkas tersebut sudah dapat disimpan. Tanda-tanda tersebut diberikan pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep (deponeren), atau menggarisbawahi kata-kata yang memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.
2. Mengindeks.
4. Menyimpan ke dalam folder (map) tertentu.
5. Menata arsip.
2) Prosedur pengurusan surat keluar
a) Penggunaan Kartu Kendali Sebagai Buku Agenda
1. Semua surat penting yang akan dikirimkan kepada
pihak di luar organisasi, pembuatan konsepnya dilakukan oleh satuan kerja pengolah, berdasarkan persetujuan pimpinan.
2. Surat yang telah siap dikirim ditandatangani oleh
pimpinan.
3. Petugas pengarah melampirkan kartu kendali yang telah
diisi, lembar pertama disimpan pada bagian pengarah, lembar kedua dan ketiga dikembalikan ke unit pengolah.
4. Apabila penerima telah menadatangani, maka lembar
kedua kembali ke unit pengarah untuk disimpan di bagian arsip.
5. Surat asli disimpan/dikirim oleh unit pengarah, sesuai alamat yang dituju oleh surat tersebut.
b) Penggunaan Buku Agenda Surat Keluar
Pengurusan surat keluar, baik surat tindak lanjut (follow up) dari surat masuk ataupun surat keluar yang bersifat intern pada umumnya menempuh prosedur yang sama, yaitu:
Pembuatan konsep adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan penulisan surat keluar. Kegiatan-kegiatannya adalah sebagai berikut:
1. Konsep dibuat oleh sekretaris/ kepala tata usaha dengan menggunakan blanko lembar konsep yang biasanya berbentuk folio ganda.
2. Konsep surat harus memenuhi syarat yaitu bersifat
formal (dinas), objektif, ringkas dan jelas maksudnya, sopan dan ramah bahasanya, seragam dalam bentuknya, serta rapi dalam pengetikannya.
3. Setelah dipenuhi persyaratan tersebut konsep surat
harus dimintakan persetujuan kepada pimpinan. Sebagai persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blanko isian lembar konsep.
4. Setelah surat disetujui, kemudian diregistrasikan untuk memberi kode/nomor surat.
(b) Pengetikan
1. Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dan
telah memperoleh kode/nomor surat, diserahkan kepada unit pengetikan/penggandaan.
2. Kepala unit pengetikan harus tekun dan teliti
mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi, setelah melalui koreksi kesalahan.
Surat jadi itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk ditandatanganinya.
(d) Pencatatan
1. Surat jadi yang telah ditandatangani, dicap, dan disertai kelengkapan lainnya (lampiran, amplop) menjadi surat dinas resmi.
2. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis. Buku verbal ialah buku buku agenda yang khusus dipakai untuk mencatat surat dinas resmi keluar.
3. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat siap untuk dikirim. Dengan mempergunakan buku ekspedisi intern surat tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman(ekspedisi).
(e) Pengiriman surat
Urusan pengiriman/ekspedisi melaksanakan tugas pengiriman surat keluar. Pengiriman surat keluar terbagi dalam dua bagian yaitu pengiriman surat intern dan ekstern. Pengiriman surat keluar intern dalam sistem tradisional ini (agenda) dipergunakan buku ekspedisi intern, sedangkan pengiriman surat keluar mempergunakan buku ekspedisi ekstern.
(f) Penyimpanan berkas/arsip surat
Surat yang telah diproses atau ditanggapi dan pertinggal surat keluar yang telah dikirimkan untuk
sementara disimpan oleh sekretaris (urusan arsip), karena berkas tersebut masih bersifat dinamis.19
3. Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip a. Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip(Filing System) adalah
proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Dan karena orang biasanya tidak mungkin dapat mengingat selalu segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, maka filing merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.
Ada banyak sifat-sifat yang harus dimiliki oleh
seorang juru arsip dalam melaksanakan tugas filing agar dia dapat melakukan tugasnya dengan efektif dan efisien. Untuk itu sifat yang harus dimilliki adalah ketelitian, kerapihan, serta menguasai bidangnya.
Ada 5 dasar pokok sistem bagi penyelenggaraanfiling yang dapat dipergunakan, yaitu :
1) Sistem abjad
Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang. Baik perihal dari surat maupun instansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu menyusun subjek itu dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat
19
Irra Chrisyanti Dewi, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Prestasi Pustaka 2011), hal. 37-45
menyusunnya itu maka nama-nama atau kata-kata dibagi menjadi 4 golongan yaitu nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi
sosial atau perhimpunan-perhimpunan. Untuk dapat
menyusun nama-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing yang merupakan standar peraturan-peraturan ini dapat ditentuakan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan.Dalam sistem pengarsipan secara alfabetis (menurut abjad), umumnya diberi judul nama orang atau nama organisasi/perusahaan.
2) Sistem subjek
Untuk dapat melaksanakan sistem subjek ini, maka
seorang juru arsip harus menentukan lebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalah-masalahkan dalam
surat-surat setiap harinya. Masalah-masalah itu
dikelompokkan menjadi satu subjek, umpamanya
maslah-masalah di bawah “Kepegawaian”, maslah-masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu
maslah pokok (subjek) di bawah “keuangan”, dan seterusnya.
Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah (subjek), misalnya : Kepegawaian, Cuti, Kenaikan pangkat, Lamaran, Dsb.
Demikian seterusnya semua pokok masalah dijadikan subjek dan semua masalah-masalah yang berkenaan dengan satu pokok masalah dijadikan sub subjek.
Untuk melaksanakan filing sistem geografis ini seorang juru arsip dapat mempergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan, dimana pokok ini dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah yang dalam hal ini adalah kota-kota yang berada didalam wilayah itu, dan selanjutnya baru dapat dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari pelanggan atau nasabah-nasabah yang ada disetiap kota di daerah wilayah itu. Umpamanya :
Indramayu Malang Jakarta
Ahmad Parno Irwan
Bahrun Rahman Karina
4) Sistem nomor
Sistem nomor ini merupakan sistem filing yang
tidak langsung, karena sebelummenentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah-masalah, kelompok-kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya. Umpamanya:
Kepegawaian 12
Cuti 12,1
Kenaikan pangkat 12,2
Lamaran 12,3
5) Sistem kronologi
Sistem ini pergunakan untuk filing bahan-bahan
yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu. Surat-surat atau bahan-bahan yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa
melihat masalah atau perhal surat atau bahan. Selanjutnya juru arsip hanya akan perlu mengelompokkan surat-surat atau bahan-bahan yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahunnya.
Juru arsip dapat mempergunakan sistem ini untuk
menyelenggarakan filing apabila kegiatan surat-menyurat dalam organisasi masih belum berjumlah banyak, sehingga masih dapat disatukan segala persoalan dalam satu file untuk setiap bulannya. Tetapi apabila kegiatan atau usaha dari organisasi itu sudah berkembang dan menyangkut banyak masalah, maka sebaliknya juru arsip mempergunakan sistem yang lain yang akan lebih sesuai20.
Dari kelima sistem penyimpanan arsip tersebut
dapat dilaksanakan dengan baik, tergantung tepat atau tidaknya penggunaan arsip tersebut, dan harus sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan organisasi atau instansi yang bersangkutan.
Sistem penyimpanan arsip yang tepat sangat
menentukan dalam penemuan kembali dari tempat
penyimpanannya secara mudah dan cepat. Fasilitas kearsipan yang baik juga dapat mendukung keberhasilan Sistem arsip.
Dapat disimpulkan bahwa setiap petugas kearsipan hendaknya memperhatikan sistem kearsipan yang ada dikantornya. Sistem kearsipan tersebut hendaknya sesuai dengan ciri-ciri yang telah disebutkan di atas. Apabila sistem kearsipan sesuai dengan ciri-ciri tersebut, maka pastinya Sistem kearsipan tersebut dapat berjalan dengan lancar.
20
Barthos Basir, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, hal. 43-48
2. Penemuan kembali arsip
Menurut Wijaya untuk menemukan kembali dokumen atau arsip dalam waktu yang cepat dan tepat sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem penemuan kembali dokumen atau arsip sangatlah erat hubungan dengan sistem penataan dan penyimpanan dokumen atau arsip. Tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanannya, maka penemuan kembali suatu dokumen atau arsip akan mengalami kesulitan.21
Menurut Abu Bakar Hadi tujuan utama dalam menemukan kembali atau sistem penemuan kembali arsip (retrival system) adalah “menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut”. Penerimaan
kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem
penyimpanan (filing system) yang kita pergunakan,
sedangkan jika sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip itu akan sulit.22
Supaya sistem penemuan kembali arsip ini mudah dapat terlaksana, maka syarat-syarat yang harus ditaati, yaitu:
a) Kebutuhan si pemakai arsip harus teliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.
b) Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maak disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal.
21
Wijaya, A.W. Administrasi Kearsipan: suatu pengantar, Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, Cet. 4, hal. 172
22
Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, (Jakarta: Djambatan, 1996), Cet. 4, hal. 74
c) Kemudian sistem penemuan kembali harus logis, konsisten dan mudah diingat.
d) Harus di dukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya yang tinggi, cepat, tekun, suka kerja, senang bekerja details tentang informasi.
Dari uraian di atas dapat diketahui, bahwa sistem penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat tergantung dari sistem penyimpanan arsip. Hal ini juga harus di dukung oleh pegawai yang professional dan perlengkapan yang memadai, maka dengan itu arsip akan dapat mudah ditemukan kembali.
4. Pemeliharaan dan PenjagaanArsip
Supaya pemeliharaan dan penjagaan arsip dapat efektif, maka setiap petugas kearsipan sebaiknya diberikan pengetahuan mengenai hal tersebut.Dengan demikian mereka selalu menjaga dan mengamankan arsip dari kehancuran. Untuk melaksanakan pemeliharaan dan penjagaan arsip tersebut terdapat beberapa syarat, yakni:
a) Ruang arsip harus bebas dari kesibukan industri, maka
ruangan perlu diberi filter untuk menyaring udara.
b) Ruang penyimpanan arsip perlu terpisah dari ruang kantor Unit Kerja lainnya.
c) Ruang penyimpanan arsip harus diberi AC, alat pengukur suhu udara dan kelembaban.
d) Dalam mencegah atau membasmi serangga perlu diadakan
fumigasi.23.
23
Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, (Jakarta: Djambatan, 1996), Cet. 4, hal. 78-87.
Sedangkan Penjagaan Arsip menurut Barthos Basir, dapat dilakukan dengan beberapa macam cara, yaitu:
1. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya sehingga sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner. Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam tidak ada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu dari satu tempat ke tempat lain.
2. Pemeriksaaan ruangan dan sekitarnya
Sedikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan sekitarnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya.
3. Penggunaan racun serangga
Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga , Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride.
4. Mengawasi serangga anai-anai
Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenite. Sodium ini letakkanlah di celah-celah lantai. Rak almari yang dibuat daripada
kayu, hendaknya di oles dengan Dieldrin. Cara
mengolesi dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis-garis yang ada pada kayu.
Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lanati sekitar 6 inci. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk membersihkan lantai dibawah rak.
6. Meletakkan arsip
Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan, dan lain-lain hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang tersebut jangan diletakkan secara berdesakkan, dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya daripada kertasnya sendiri. Jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat. Pergunakanlah klip plastik, akan tetapi kalu yang dipergunakan klip logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu berkarat. Klip yang berkarat akan dapat merusakkan kertas.
7. Membersihkan arsip
Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan
menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenisnya hendaknya dipisahkan.
8. Mengeringkan arsip yang basah
Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan menganginkan. Untuk membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas angin, kalau tidak ada bukalah jendela dan pintu lebar-lebar.
Dapat pula dipergunakan kertas penyerap (blotting); taruhlah arsip yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut.
9. Arsip-arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak betaburan disana-sini. Susunlah sama seperti ketika arsip itu dipergunakan.
10.Arsip-arsip yang rusak atau sobek
Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini dapat merusak kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan menggunkan perekat kanji.
11.Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar
Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal ini serahkanlah kepada Arsip Nasional R.I. akan tetapi untuk pertolongan pertama yang dapat kita lakukan ialah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan bungkuslah dengan kertas tisue secara lepas.24
24
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, Cet. 6, hal. 50-60.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan dan penjagaan arsip mencakup dua aspek, yaitu:
1) Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara
langsung bersentuhan dengan berbagai musuh arsip.
2) Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan
arsip.
5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, oleh karena tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi. Untuk itu, tidak semua arsip disimpan terus menerus melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan bahkan dimusnahkan. Jumlah arsip akan selalu berkembang menjadi banyak, semakin tinggi kegiatan dalam suatu organisasi semakin cepat pertmbahan jumlah arsip. Untuk menghadapi masalah tersebut, diperlukan
adanya penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip.
Penyusutan arsip dilakukan menurut jadwal retensi yaitu daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
a. Penilaian Arsip
Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar
kebijaksanaan dalam melaksanakan penyusutan arsip. Arsip dapat diberi nilai dari berbagai segi, yaitu:
a. Dilihat dari segi umum dan kepentingan bagi organisasi, maka arsip dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
b. Dilihat dari segi kepentingan administrasi perkantoran, ada arsip aktif dan arsip pasif.
c. Dillihat dari segi informasi, arsip mempunyai nilai guna fiskal, nilai guna perorangan, nilai guna pemeriksaan, nilai guna penunjang, atau nilai guna penelitian/ilmiah.25
Dengan demikian suatu arsip dapat mempunyai sebuah nilai atau lebih dari kegunaannya, dan tidak semua arsip mempunyai kegunaan yang abadi. Sebagian besar arsip akan berakhir kegunaannya setelah jangka waktu penyimpanannya atau retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya.
b. Jadwal Retensi Arsip
Arsip Nasional memberikan penjelasan bahwa jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan:
a) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif)
b) Jangka waktu lamanya penyimpanan
masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI.
Peraturan pemerintah RI Nomor 30 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip memberikan penjelasan bahwa Jadwal Retensi Arsip, adalah daftar tentang jangka waktu penyimpanan arsip.
25
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas.26
Patokan menentukan waktu retensi sebaiknya berdasarkan golongan arsip, yaitu Vital, penting, berguna, dan tidak berguna. Waktu retensi masing-masing golongan tersebut, baik di file aktif maupun di file inaktif, hendaklah sesuai dengan kebutuhan
kantor masing-masing. Sesudah terdapat kesepakatan,
seyogianya Jadwal Retensi dikukuhkan dalam bentuk peraturan atau surat keputusan.
Ada 4 (empat) golongan arsip, yaitu:
a) Arsip Vital (persentase nilai 90-100). Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Contohnya Akte Pendirian perusahaan.
b) Arsip penting (persentase nilai 50-89). Arsip ini
melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di file inaktif dua puluh lima tahun. Contohnya arsip bukti-bukti keuangan.
c) Arsip berguna (persentase nilai 10-49). Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dan di file inaktif selama sepuluh tahun. Contohnya surat pesanan.
d) Arsip tidak berguna, yaitu surat-surat yang habis
kegunaannya setelah selesai dibaca.27
26
Kebanyakan kantor membentuk tim tertentu untuk menyusun pedoman Jadwal Retensi dan masalah-masalah kearsipan lainnya. Dengan adanya Jadwal Retensi maka petugas dapat melaksanakan seleksi arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan.
Menurut Boedi Martono, penyusutan arsip berarti pengurangan arsip dengan cara:
a) Memindahkan arsip In-aktif dari unit kerja ke unit
kearsipan atau dari file aktif ke file In-aktif.
b) Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan
peraturan yang berlaku.
c) Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional R.I.28
Berdasarkan kegiatan pemusnahan hendaklah
dilakukan secara periodik dengan berpatokan pada jadwal retensi, arsip-arsip aktif akan dimusnahkan, kecuali untuk arsip In-aktif yang mempunyai nilai nasional tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Lembaga Arsip Nasional untuk disimpan dan dilestarikan sebagai asset bangsa.
Prosedur pemusnahan pada umumnya melalui
langkah-langkah sebagai berikut: “(1) Seleksi, (2)
Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (daftar peralatan), (3) Pembuatan berita acara pemusnahan, (4)
Pelaksanaan pemusnahan.29
27
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005), Cet. 7, hal. 212-213.
28
Boedi Martono, Penyusutan Penanganan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), Cet Ke-1, hal. 40
29
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama), hal. 218
Kesimpulan yang didapat dari uraian di atas bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan dengan cara:
1) Pemindahan arsip In-aktif ke pusat arsip
2) Pemusnahan arsip yang dilakukan unit kerja dan di pusat arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip.
3) Penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional.
C. Faktor-faktor Kearsipan yang baik
Untuk membantu kelancaran dalam Sistem kearsipan, terutama dalam hal penemuan kembali arsip, maka perlu diperhatikan faktor-faktor kearsipan
