LANDASAN TEOR
3.4. Dasar Statistik
3.7.3.4. Diagram &
Diagram ( berasal dari kebudayaan yang telah lama ditanamkan di perusahaan besar seperti Toyota. Seorang petinggi Toyota bernama Taiichi Ohno mengemukakan bahwa pemecahan masalah sebenarnya membutuhkan identifikasi akar penyebab bukan sumber, karena yang biasanya tersembunyi dibalik sumber adalah akar penyebab masalah. Diagram ( berusaha untuk mengungkapkan akar dari permasalahan untuk dapat diperbaiki dengan tepat dengan bertanya sebanyak lima kali mengapa ketika suatu ketidaksesuaian terjadi pada proses. Langkah-langkah dalam melakukan analisa 5 ( (George 2005, hal.145), yaitu:
1. Menentukan suatu penyebab masalah, bisa dari diagram sebab akibat atau grafik batang yang tertinggi pada diagram pareto dan pastikan pengertian penyebab masalah tersebut diketahui. ( ( 1)
2. Bertanya “Mengapa hal tersebut terjadi”? ( ( 2)
3. Menentukan salah satu dari alasan untuk ( 2 dan bertanya “mengapa hal itu terjadi”? ( ( 3)
3.7.4. % &
merupakan langkah operasional keempat dalam program peningkatan kualitas . Langkah ini dilakukan setelah sumber-sumber dan akar penyebab dari masalah kualitas teridentifikasi.
3.7.4.1.Metode 5S17
Metode 5S adalah program yang merangkum serangkaian aktivitas untuk menghilangkan pemborosan yang menyebabkan kesalahan, cacat dan kecelakaan di tempat kerja. 5S merupakan pendekatan sistematik untuk meningkatkan lingkungan kerja, proses-proses, dan produk dengan melibatkan karyawan di lantai pabrik atau lini produksi maupun di kantor. Adapun kelima S tersebut adalah sebagai berikut:
1. ( ): secara tegas memisahkan item yang dibutuhkan dari item yang tidak dibutuhkan, kemudian menghilangkan item yang tidak diperlukan dari tempat kerja.
berarti memisah-misahkan berkas-berkas atau barang-barang dalam beberapa kategori. Kategori tersebut terdiri dari barang-barang yang paling sering kita gunakan sehingga perlu diletakkan di tempat yang lebih dekat dari
tempat kerja kita, barang-barang yang tidak begitu sering kita gunakan sehingga dapat diletakkan di tempat yang jauh dari tempat kerja kita, dan barang-barang yang tidak pernah kita gunakan dapat disingkirkan atau dihapus. Aktivitas mengatur segala sesuatu, memilah sesuai dengan aturan atau prinsip tertentu. Dengan ini, kita dapat menghemat tempat dan menciptakan tempat kerja yang nyaman sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja.
secara tegas memisahkan yang dibutuhkan dari yang tidak dibutuhkan, kemudian menghilangkan atau membuang yang tidak diperlukan dari tempat kerja.
2. ( . ): menyimpan item yang diperlukan di tempat yang tepat agar mudah diambil jika akan digunakan.
berarti menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar dengan memperhatikan efisiensi, kualitas, dan keamanan serta mencari cara penyimpanan yang optimal sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendadak. Hal ini merupakan cara untuk menghilangkan proses pencarian.
Dengan ini kita dapat mengatur secara baik, perbekalan kantor, alat- alat, dokumen-dokumen, suku cadang, buku-buku, dan lainnya untuk membuat pencariannya kembali menjadi efisien dan efektif. Untuk itu kita perlu mengadakan analisis yang mendalam terhadap penggunaaan barang- barang tersebut, siapa yang menggunakannya dan bagaimana menyusunnya. Bergantung pada pola penggunaanya, dapatlah didesain metode pengaturannya demi penyimpanannya dan pencariannya.
3. ( ( ): mempertahankan area kerja agar tetap bersih dan rapi.
Secara umum merupakan kegiatan membersihkan barang-barang sehingga menjadi bersih. Dalam istilah 5 , berarti membuang sampah, kotoran dan benda-benda asing serta membersihkan segala sesuatu.
Pembersihan merupakan salah satu bentuk dari pemeriksaan terhadap kebersihan dan menciptakan tempat kerja yang tidak memiliki cacat dan cela. Dengan mutu yang lebih tinggi, ketepatan yang lebih tinggi, dan teknologi pemrosesan yang lebih halus, hal-hal terkecil pun masih terbagi-bagi lagi. Itulah sebabnya kita tidak boleh menyerah dalam mengadakan pembersihan secara tuntas.
4. & ( ): melakukan standarisasi terhadap praktek 3S ( , , dan ) di atas.
& pada hakikatnya merupakan pemeliharaan lingkungan yang bersih pada setiap waktu. Dalam istilah 5 , pemantapan berarti terus menerus dan secara berulang-ulang memelihara pemilahan, penataan, dan pembersihannya. Hal ini berarti melaksanakan aktivitas 5 dengan teratur sehingga keadaan yang tidak normal tampak dan melatih keterampilan untuk menciptakan dan memelihara kontrol visual.
5. ( & 6 -< membuat agar kedisiplinan menjadi suatu kebiasaan melalui dan mengikuti prosedur-prosedur yang berlaku.
Pada umumnya, istilah ini berarti pelatihan dan kemampuan untuk melakukan apa yang ingin dilakukan walaupun itu sulit dilakukan. Dalam
istilah 5 , pembiasaan merupakan menanamkan atau memiliki kemampuan untuk melakukan sesuatu dengan cara yang benar dan untuk menciptakan tempat kerja dengan kebiasaan dan perilaku yang baik.
Pembiasaan adalah melakukan pekerjaan berulang-ulang sehingga secara alami kita dapat melakukannya dengan benar. Jika kita ingin melakukan pekerjaan secara efisien dan tanpa kesalahan maka kita harus melakukannya setiap hari. Dengan mengajarkan setiap orang apa yang harus dilakukan dan memerintahkan setiap orang untuk melaksanakannya, maka kebiasaan buruk akan terbuang dan kebiasaan baik akan terbentuk.
3.7.5. ' #./
3.7.5.1. *% " (SOP)
) " (SOP) adalah pedoman yang berisi
prosedur – prosedur operasional stándar yang ada disuatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah atau tindakan dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi agar berjalan secara efektif, konsistan, standar dan sistematis. Suatu organisasi dapat memiliki sistem yang baik apabila tersedianya SOP yang baik dan begitu pula sebaliknya.
SOP harus tertulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah serta dalam tampilan yang mudah dibaca. Dalam penulisan SOP, kata kerja
18
Rudi,M Tambunan Standard Operating Procedures (SOP), (Jakarta : Maiestas Publishing,
digunakan dalam kalimat aktif. Contoh, ‘Kirim spesifikasi ke vendor’ bukan ‘Spesifikasi dikirim ke vendor’. Kalimat singkat, jelas dan tidak banyak frase. Gunakan pernyataan positif, seperti ‘Lengkapi lembar kerja buku dan kembalikan ke pengadaan’ tidak dengan pernyataan negatif, seperti ‘Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi’. Manfaat dari SOP ini adalah sebagai berikut: 1. Dapat menjelaskan secara detail semua kegiatan dari proses yang dijalankan. 2. Dapat menstandarkan semua aktifitas yang dilakukan pihak yang
bersangkutan.
3. Dapat mengurangi waktu pelatihan karena sudah ada kerangka kerja yang diperlukan.
4. Dapat meningkatkan konsistensi pekerjaan karena sudah ada arah yang jelas. 5. Dapat meningkatkan komunikasi antar pihak-pihak yang terkait, terutama
pekerja dengan pihak managemen. SOP terdiri atas beberapa jenis, yaitu :
1. Prosedur Sederhana yaitu prosedur dengan langkah-langkah yang singkat, berulang-ulang dan hanya memerlukan sedikit keputusan. Prosedur yang hanya melibatkan sedikit kegiatan oleh sedikit orang.
2. Prosedur Hirarki yaitu prosedur dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten. Langkah-langkah dalam hirarki mungkin berisi sub-sub langkah untuk lebih memperjelas prosedur.
3. Prosedur Grafis yaitu prosedur dengan langkah-langkah yang sangat panjang dan lebih rinci. Tipe grafis akan membagi proses yang panjang menjadi sub-
4. Prosedur ! ( yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan. ! ( adalah representasi grafis yang menghubungkan langkah-langkah secara fisik dan logis.