Dalam diagram konteks, kita melihat keseluruhan proses pengeluaran kas dalam satu gelembung. Dalam DAD Level 0, kita membagi proses pengeluaran kas ke dalam fungsi utamanya. Dalam membaca narasi ini, kita menemukan lima langkah utama dalam proses pengeluaran kas berikut ini.
1. Menerima faktur vendor dan mencatat utang. 2. Mempersiapkan cek.
3. Menandatangani dan meagirimkan cek dan membatalkan faktur. 4. Mencatat pengeluaran kas.
5. Memasukkan pengeluaran kas ke buku besar utang.
Setiap proses ini direpresentasikan oleh lingkaran atau gelembung pada Figur 3-16. Oleh karena ini adalah DAD level 0, kita memberikan setiap proses ini angka sebenarnnya, dengan digit pertama setelah titik desimal menjadi nol. Kita juga menempatkan lingkaran dengan tujuan agar data mengalir dalam proses ini. Sebagai hasilnya, "Menerima dan Mencatat Fakiur" diberikan proses 1,0; "Mempersiapkan cek" diberikan proses 2,0. "Menyetujui dan menandatangani cek" diben nomor 3,0; "Mencatat Pengeluaran Kas" diberi nomor 4>0 dan 'Memasukkan Pengeluaran Kas ke Buku Besar Utang" diberi 5,0. Sistem penomoran ini memungkinkan kita untuk melakukan dekomposisi pada proses ini ke dalam subproses yang lebih mendetail dan masih menjaga konsistensi penomoran sistem. Oleh karena itu, jika kita perlu untuk melakukan dekomposisi pada proses 3,0 ke level yang lebih mendetail, kita dapat
93
n
FIGUR 3-16
Diagram Afus Data Level 0 Bagian Satu iandasan Konsepliial Sistein Informasi Akuniansi
memberikap lingkaran subproses 3,1; 3,2; 3,3 dan seterusnya. Kita bahkan dapat memberikan detail lebih dengan melakukan dekomposisi pada proses 3,1 ke dalam subproses 3,1,1; 3,1,2; 3,1,3; dan seterusnya.
Selanjutnya, kita menempatkaii sumber dan tujuan data pada DAD Level 0. Oieh karena hanya memiiiki satu sumber dan tujuan data (contohnya vendor), kita menggambar persegi dan menarnakannya "Vendor". Ini sangat penting bahwa kita dapat merekonsiliasi kembali ke diagram konteks ketika kita mempersiapkan level DAD yang berbeda. Oleh karena itu, sumber data dan tujuan yang sama yang tampak dalam diagram konteks harus juga tanipak pada DAD Level 0. fika, ketika mempersiapkan DAD Level 0, Anda menemukan bahwa sumber/tujuan data dibutuhkan untuk mendokunientasikan sistem secara sesuai, Anda kemudian harus merevisi diagram konteks dengan sumber/tujuan data yang baru, karena diagram konteks sebaiknya merepresentasikan keseluruhan proses.
Setelah sumber/tujuan data dan proses digambarkan, kita kemudian menghubungkannya dengan menggambar panah di antara simboi-simbol yang sesuai. Panah-panah ini merepresentasikan data yang bergerak dari satu proses ke proses lain dan dari satu sumber atau tujuan ke proses tertentu. Kits* juga memiiiki foktur vendor yang berpindah dari vendor ke proses "Menerima dan Mencatat Fakiur" dan dari proses itu ke proses "Mempersiapkan Cek". Faktur vendor dan cek berpindah dari proses "Mempersiapkan Cek" ke proses "Menyetujui dan Menandatangani Cek". Kita juga memiiiki panah yang meninggalkan proses 3,0 uiUuk merepresentasikan cek yang ditandatangani dan dikirim ke vendor dan faktur yang dibatalkan
ke proses 4,0. "Mencat-it Pengeluaran Kas".
Beberapa proses mensyaratkan data tersebut disimpan. Sebagai hasilnyn, kita juga menggambar beberapa file atau penyimpanan data yang diminta. DAD Level 0 adalah penyimpanan data pertama yang tampak dalam rangkaian DAD. (Catatan: Penyimpanan data sebaiknya tidak direpresentasikan dalam diagram konteks). Label penyimpanan data sebaiknya rnengidentifikasi data yang dikirim kepada atau dari sana. Sebagai hasilnya,'melabeli arus data ke atau dari penyimpanan data normalnya tidak diperlukan. Penyimpanan data dipersiapkan dengan menggambarkan dua garis paralel dan memasukkan nama penyimpanan data antara garis paralel.
Dalam Figur 3-16 terdapal tiga penyimpanan data: jurnal pengeluaran kas, buku besar pembantu utang, dan penyimpanan data faktur yang dibatalkan. Oleh karenajurnal pengeluaran kas diperbarui dalam proses 4,0; arus data dikirim dari proses lingkaran 4,0 ke penyimpanan data jurnal pengeluaran kas. Untuk menunjukkan bahwa buku besar utang diperbarui ketika faktur diterima (proses 1,0), panah digambarkan dari proses tersebut ke buku besar utang. Untuk menunjukkan bahwa utang diperbarui dengan data dari jurnal pengeluaran kas (proses 5,0), panah arus data digambarkan dari penyimpanan data pengeluaran kas ke proses 5,0; dan panah arus data lainnya digambarkan dari proses 5,0 ke penyimpanan data buku besar pembantu utang 5,0. Pembaruan ini memakan waktu berminggu-minggu tetapi tidak seperti bagan alir dokumen, DAD tidak mengindikasikan waktu arus data.
DIAGRAM ARUS DATA LEVEL 1
Ketika detail tambahan dibutuhkan untuk mendokumentasikan arus data, lingkaran proses niungkin diuraikan selanjutnya. Seperti yang ditunjukkan dalam Fokus 3-1, agar menjadi jelas, dapat dipahami, dan mutlah dibaca, DAD sebaiknya berisi tidak lebih dari tujuh lingkaran proses. Dalam contnh Accuflow, kita membagi arus data perusahaan ke dalam lima proses utama. Setiap lima proses ini kemudian dapat diuraikan. Untuk mengilustrasikan ini, kita akan menguraikan proses 3,0. Narasi tersebut menunjukkan bahwa bendahara menyetujui dan menandatangani cek yang dipersiapkan, mengirimkannya ke vendor, dan membatalkan faktur
Bab 3 SistemleknikDokumentasi
untuk mencegah duplikasi pembayaran. Lebih lanjut lagi,4cita akan membagi proses 3,0 ke dalam proses 3,1 (menyetujui dan menandatangani cek), 3,2 (mengirim cek ke vendor) dan 3,3 (membatalkan faktur). Untuk menampilkan tiga proses ini, kita menggambar tiga lingkaran dan menamainya seperti yang ditunjiikkan dalam Figur 3-17. Kita juga menggambarkan arus data dan melabelinya. Perhatikan bahwa sumber/tujuan data tidak diperlukan pada DAD Level 1 karena telah ditunjukkan pada Level 0. Oleh karena hal itu akan mengumpulkan DAD, dar karena kita menunjukkan detail lebih pada Level 1 dibandingkan Level 0 untuk satu proses khusus, kita tidak mereplikasi semua proses dan penyimpanan data dalam DAD Level 0. DIAGRAM PROSES BISNIS
Langkah pertama dalam mempersiapkan diagram proses bisnis adaiah mengidentifikasi dan memahami proses bisnis untuk dibuat diagram. Ini termasuk mengidentifikasi pemain utama dalam proses pengeluaran kas Accuflow; Megan Waters (petugas utang), Stan Phillips (petugas pengeluaran kas), dan John Sterling (bendahara). Oleh karena kita mendokumentasikan proses pengeluaran kas Accuflow, kita tidak memasukkan vendor, SoftData, sebagai salah satu pemain utama kita. Tabel 3-3 berisi daftar fungsi-fungsi yang dilakukan oleh tiga orang yang terlibat dalam pengeluaian kas.
Kita akan nienjelaskan setiap langkah dalam membuat solusi DPP untuk Accuflow yang ditunjukkan dalam Figur 3-18. Langkah pertama adaiah dengan membuat dua kolom untuk menunjukkan karyawan yang terlibat dan aktivitas yang mereka lakukan. Seianjutnya, kita membuat tiga baris yang sering kali disebut "swim lanes" untuk menunjukkan tiga karyawan dan aktivitas masing-masing yang dilakukan dalam proses pengeluaran kas.
Oleh karena proses dimulai ketika Megan Waters menerima faktur dari vendor, lingkaran ditempatkan pada bagian kiri atas kolom Petugas Utang untuk menunjukkan proses pengeluaran kas dimulai (Lihat Figur3-J2 untuksimbol DPB).Aktivitas pertama (yang
dit unj
ukkan dalam persegi DPB) memasuki faktur vendor dalam buku besar pembantu utang. Panah merepresentasikan arus dokumen dan urutan operasi yang menghubungkan awalproses
95
FIGUR 3-17 Diagram Arus Data U vei 1 Accuflow
/ yang [)itar.datanqdnj
Faktur yang Dibatalkan 16 Bagian Satu Undasan KtNKeplual Srslem Iniomiasi Akuntansi
FIGUR 3-18 Didgram Proses Bisnis Accuflow
(lingkaran) dan aktivitas pert?.ma (persegi melingkar). Oleh karena kita mendapatkan faktur dari seseorang yang tidak direpresentasikan dalam swim lane, kita menulis "Dari Vendor" di atas persegi.
Aktivitas selanjutnya adaiah meitipersiapkan cek untuk membayar faktur. Oleh karena dilakukan oleh Stan Phillips, petugas pengeluaran kas, kita menggambarkan persegi yang sesuai dalam swim lane ini dan menghubunghan dua persegi dengan panah untuk menunjukkan arus proses. Catatlah bahwa, tidak seperti bagan alir, dalam DPB kita tidak menunjukkan dokumen yang dibuat, arusnya atau di mana disimpan. Dasnrnya adaiah dari aktivitas yang dilakukan dan arus proses.
Akivitas ketiga dalam proses pengeluaran kas adaiah John Sterling, sang hendahara, yang menyetujui dan menandatangani cek dari membatalkan faKtur (menandainya sudah dibayar). Persegi tersebut digambarkan, penjelasan yang sesuai ditempatkan di daiamnya, dan sebuah panah digambarkaii untuk menunjukkan arus proses.
Aktivitas keempat adaiah sang bendahara mengirimkan cek yang ditandatangani kembali ke vendor. Tidak ada baris atau swim lane untuk vendor; yang ada adaiah persegi dengan "cek pengeluaran vendor" yang menyampaikan babwa cek dikirim ke pihak eksternal. Pengendalian internal dapat digarisbawahi pada DPB dengan menjelaskannya dan menggambarkan panah bertitik ke akt'vitas yang sesuai. Dalam DPB Accuflow, sirabol anotasi (lihat Figur 3-8) digunakan, dengan penjelasan pe rgendalian internal yang tertulis di dalam persegi tiga sisi.
John mengirimkan faktur yang dibatalkan ke Stan yang memperbarui jurnal pengeluaran kas, yang diwakiii oleh persegi lain dalam swim lane Stan dan menghubungkan panah antara dua swim lane. Accuflow menerima dan membayar faktur setiap hari dan memperbarui pengeluaran kas adaiah akhir dari aktivitas harian dalam proses bisnis tersebut. Oleh karena itu, lingkaran yang bergaris tebal ke bagian kanan persegi untuk menunjukkan akhir proses.
Ada satu lagi aktivitas dalam proses—Megan menggunakan jurnal pengeluaran kas untuk memperbarui jurnal utang. Oleh karena waktu aktivitas berbeda (mingguan dan bukan harian), ini ditunjukkan sebagai aktivitas terpisah dengan awal dan akhir. Garis bertitik menghubungkan persegi dalam swim lane Megan dan Stan untuk menunjukkan bahwa arusnya berbeda dibandingkan arus lain. Kata "mingguan" ditempatkan di atas aktivitas persegi untuk menunjukkan waktu yang berbeda.