Setelah mcmpelajari bab ini, Anda harus mampu;
1. Mempersiapkan dan mengguiiakan diagram arus data untuk memahami, mengevaluasi> dan mendokumentasikan sistem informasi.
2. Mempersiapkan dan menggunakan bagan alir untuk memahami, mengcvalnasi, daii mendokumentasikan sistem informasi.
3. Mempersiapkan dan menggunakan diag' am proses bisni:� untuk memahami, mengevaluasi, dan mendokumentasikan sistem informasi.
_: : i
Ini mcrupakan minggu yang padal bngi Ashton Fleming! la membantu memulai S&S, membantu S&S meiewati minggu pembukaan perdana yang panjang dan disibukkan dengan pemrosesan semua transaksi dari pembukaan perdana yang sangat sukses. Oleh karena tumbuh dengan sangat ccpat, S&S mengembangkan sistem informasi akuntansi-(SIA) dasar yang dipilHi oleh Ashton. Kekurangan waktu dan keahiian, Ashton bekerja sama dengan Computer AppHcations (CA), perusahaan konsultasi sistem, untuk membantu S&S memihh dan memasang SIA yang baru dan lebih kuat.
Selama pertemuan pertama Ashton dengan Kimberiy Sierra, manajer CA, ia bertanya tentang persyaratan sistem S&S dan ekspektasi manajemen. Ashton belum memikirkan tentang masalah ini, sehingga ia tidak bisa menja vvab secara spesifik. Ketika Kimberiy bertanya bagaimana sistem S&S bekerja, Ashton masuk ke dalam diskusi mengenai penggunaan berbagai dokumen perusahaan, tetapi Kimberiy tampaknya tidak dapat untuk menyerap semua penjelasan yang mendetaiJ. Ashton berpikir bahwa bagian diskusinya sangat membantu, tetapi secara keseluruhan tidak relevan dengan isu yang ada.
Ashton tidak terkesan oleh CA dan Kimberiy. Ia juga menyadari kebutuhan untuk memahami permintaan informasi S&S secara lebih ielas. Sejak hari-harinya sebagai auditor, Ashton mengetahui nilai pendokumentasian sistem yang balk dapat membantu pengguna yang tidak familier untuk memahami dan mengevaluasi sistem. Pendokumentasian sistem yang baik akan sangat membantu ia dan Kimberiy dan juga Scott dan Susan saat mereka mengevaluasi sistem saat ini dan yang diajukan.
Setelah membagi kesimpulannya dengan Susan dan Scott, mereka secara antusias menyetujui rencana Ashton untuk mendokumentasikan sistem saat ini dan yang diajukan. '
Mereka mendukung ia mengambil peran kepemimpinan dalam berpindah ke sistem yang baru dan secara khusus tertarik pada diagram atau tabel yang akan mendokumentasikan i ' sistem mereka dan membantu mereka memahami dan mengevaluasinya.
OAgun� Saputra & )olin Roy Slbarani
Pendahuluan
Dokumentasi {documentation) menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data, output informasi, dan :istem pengendalian. Arti populer pendokumen�asian sistem meliputi diagram, bagaii alir, tabel, dan representasi grans lainnya dari data dan informasi. Ini dilengk?pi dengan deskripsi naratif {narrative description) dari sistem, penjelasan langkah-demi-langkah yang tertuiis dari komponen sistem dan interaksinya. Dalam bab ini, kita nvMijelaskan tiga aiat dokumentasi sistem yang umum; diagram arus data, bagan alir, dan diagram proses bisnis.
Alat dokumentasi sangal penling dalam level berikut ini,
1. Pada level minimum, Anda harus dapat inembaca dokumentasi untuk menentukan cara sistem bekerja.
2. Anda mungkin perlu untuk mengevaluasi dokumentasi guna mengidenlifikasi kckuatan dan kelemahan pengendalian internal, dan merekomendasikan peningkaian. Selain ilu, untuk menentukan jika sistem yang diajukan memenuhi kebutuhan perusahaan. 3. Lebih baiiyak keterampilan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan dokumentasi yang
menunjukkan cara beroperasi dari sistem yang sudah ada atau diajukan. Bab ini membahas alat-alat dokumentasi scbagai berikut.
1. Diagram arus data (DAD)y deskripsi grafts sumber data, arus data, proses transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data.
2. Bagan ahr, yang merupakan deskripsi grafts sistem. Ada beberapa jenis bagan alir, meliputi:
a. Bagan alir dokumen, yang menunjukkan arus dokumen dan informasi antar-departemen atau area pertaiiggungjawaban.
b. Bagan alir sistem, Yd.ngmtnu.njukkzn hubungan antar-nJpwf, pemrosesan, dan output sistem informasi.
c Bagan alir program, yang menunjukkan urutan operasi logis komputer yang menjalankan program. .
3. Diagram Proses Bisnis, yang merupakan deskripsi grafts dari proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan.
Akuntan menggunakan teknik dokumentasi secara ekstensif. Standar akuntansi mensyaratkan bahwa auditor independen memahami prosedur pengendalian internal manual dan terotomatisasi yaag digunakan oleh suatu entitas. Satu cara yang baik untuk
dokumentasi Nafiiii, bagan alir, diagram, dan balian teriulis lainnya yang mcnjcliiskan cara siste;n bekerja.
deskripsi naratif
Penjelasan leriulis, langlJah demi langkah dari kanipunen-koinponen sistem dan interaksi dari �emu5rta
59
diagram arus data (OAD) Penjelasan grafts dafi arus data dalam organtsasi, meiiputi sumbe'Aujuaii data, aius data, proses transformasi dan penyimpanan data.
sumber data Entitas )fang menghasilkan atau mengiritnkan data yartQ dimastiirkan ke dalam sistem. ti�uandata
bititas yang menerima data yang dihasHlcan oleh sistem. anisdata
Pergerakan data d: antara ptoses, penyimpanan, sumber, dan tujuan.
B�gian Satu Undasan Konsepiual Sistem Infornusi AkunUnsi
memperoleh pemahaman ini adalah menggunakan model proses bisnis atau bagan alir untul--mendokumentasikan sistem, karena beberapa penggambaran grafiklebih siap mengungkapkan kelemahan dan kekuatan pengendalian internal.
Sarbanes-Oxley Act (SOX) pada tahun 2002 mensyaratkan laporan pengendalian internal dalam laporan tahunan perusahaan publik yang (1) menyatakan bahwa manajemen bertanggung jawab untuk membuat dan menjaga struktur pengendalian internal yang memadai dan (2) mengukur keefektifan pengendalian internal perusahaan. SOX juga merinci bahwa auditor perusahaan harus mengevaluasi pengukuran manajemen struktur pengendalian internal perusahaan dan menguji keakuratannya. Pengesahan auditor sebaiknya meliputi notasi khusus mengenai kerusakan signifikan atau ketidakpatuhan material yang ditemukan selama pengujian pengendalian internal. Untuk melakukannya, mereka harus dapat mempersiapkan, mengevaluasi, dan membaca jenis dokumentasi yang berbeda, seperti model proses bisnis dan bagan alir.
Alat dokumentasi juga digunakan secara ekstensif dalam proses pengembangan sistem. Selain itu, anggota tim yang mengembangkan aplikasi sistem informasi sering kaU berubah, dan alat dokumentasi membantu anggota tim yang baru untuk dapat memulai dengan cepat.
Dokumentasi lebih mudah untuk mempersiapkan dan merevisi keiika paket perangkal lunak digunakan. Setelah beberapa komando dasar dikuasai, pengguna dapat dengan cepat dan mudah mempersiapkan, menyimpan, merevisi, dan mencetak dokumentasi kualitas presentasi.
Ala* dokumentasi dalam bab ini digunakan di seluruh buku.
Diagram Arus Data
Diagram arus data (DAD~dataflow diagram) menjelaskan arus data dalam organisasi secara grafts. Diagram ini menggunakan empat simbol pertama yang ditunjukkan dalam Figur 3-1 untuk merepresentasikan empat elemen dasar: sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi, dan penyimpanan data. Contohnya, Figur 3-2 nienunjukkan bahwa input untuk memproses C adalah arus data B, yang datang dari sumber data A. Output proses C adalah arus data D dan E. Arus data E dikirim ke tujuan data J. Proses F menggunakan arus data D dan G sebagai input dan menghasilkan arus data I d?n G sebagai output. Arus data G datang dari dan mengembalikan ke penyimpanan data H. Arus data I dikirim ke tujuan data K.
Figur 3-3 memberikan judul spesifik untuk setiap proses yang digambarkan dalam Figur 3-2. Figur 3-2 dan 3-3 akan digunakan untuk menguji empat elemen dasar DAD secara lebih mendetail.
Dalam Bab 12 hingga 16, DAD dasar telah diadaptasi, sehingga menunjukkan pengendalian internal, menggunakan simbol segitiga (simbol peringatan jalan raya) yang ditunjukkan pada Figur 3-1, Pengendalian internal diberi nomor dan tabel yang menjelaskan pengendalian internal. Pengguna yang tidak ingin mengindikasikan pengendalian internal dapat dengan mudah mengabaikan simbol segitiga.
Sumber data (data source) dan tujuan data {data destination) adalah entitas yang mengirim atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem. Entitas dapat merupakan sumber atau tujuan. Keduanya diwakiU oleh persegi, seperti yang diilustrasikan oleh komponen A (pelanggan),) (bank), dan K (manajer kredit) dalam Figur 3-3.
Arus dita {dataflow) adalah perpindahan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan sumber atau tujuan harus melewati proses transformasi data. Arus data dilabeli untuk menunjukkan data apa yang mengalir. Satu-satunya pengecualian adalah arus data antara proses dan penyimpanan data, seperti arus data
fistem'
FIGUR3-1
Simbo! Diagram Arus Data
cr >tViter �i�ri§diwiiaii(�0M6lf�qiquanT�� * f
�Arus4ab � �
:�.:'m- 1 iS� V (.� i 3 * ' S'I�•J.'! •;• • �.' . >1 »V'' .r ..•*•, f' • � '•• <t' »• '. •'f :• *-•-' � >'«.•'• '' • . 'i * � �.;y . ArusdaU ke%�lQ,:9t9U�� W lehgkungi�M��
.�NsCH��s�transformaiiffc frw«/yahj� .io� ke Mtput diwakili o!eh
iS�rapig�iteo :
� ■::/ ;■• � �
--y-Pengendaliafi Internal '. �rigehdaliari internal. Perigendalian internal diberi nomor dan dijeiaskan dalam: label pendamping. U[Mt Bab;12-16.
- FIGUR 3-2
Penyimpanan Eiemen-Elemen Diagram Arus
Data Data Dasar
(Hj
G dalam Figur 3-3, karena arus datk bia«anya jelas. Dalam arus data G, data dari file piutang diambil, diperbarui, dan disimpan kembali dalamfile. Arus data lain dalam Figur 3-3 adalah B (pembayaran pelanggan), D (data pengirimaii uang), E (setoran), dan I (data piutang).
Jika dua atau !d)ih arus data bergerak bersama, garis tunggal digunakan. Contchnya, arus data B (pembayaran pelanggan) terdiri dari pembayaran dan data pengiriman uang. Proses 1,0 (proses pembayaran) membagi keduanya dan mengirimkannya ke arah yang berbeda. Data pengiriman uang (D) digunakan untuk memperbarui catatan piutang, dan pembayaran (E)
62
FIGUR 3-3
DiagR*� Data dari Proses Pembayaran Peianggan
Bagian Satu landasan Konscptual Sislem Itifwr nasi Akunlansi
didepositokan pada bank. J ika data mengalir secara ter pisah, dua gads digunakan, Conlohnya,
Figur 3-4 menunjukkan dua garis karena permintaan peianggan (L) tidak selalu menyertai pembayaran (B). Jika diwakili oleh arus data yang sania, elcmen-elemen yang terpisah dan tujuan keduanya yang berbeda tidak jelas, dan DAD lebih sulit untukdiinterpretasikan.
Piutang (H)
proses
Tindakan yang
mentransfofma�kan data ke dalam data atau informasi lain.
p«nylnipar»n data
lempat atau media penyimpanan data sistem.
Proses {processes) nierepresentasikan transformasi data. Figur 3-3 menunjukkan bahwa proses pembayaran (C) membagi pembayaran peianggan ke dalam data pembayaran dan cek, yang didepositokan dalam bank. Proses piutang yang diperbarui (F) menggunakan data pembayaran (D) dan piutang (H) untuk memperbarui catatan piutang dan mengirim data piutang ke manajer kredit.
Penyimpanan data (data store) adalah tempat data disimpan. DAD tidak menunjukkan media penyimpanan fisik (sepei ti penyedia atau kertas) yang digunakan untuk menyinipan data. Seperti yang ditunjukkan pada Figur 3-3, penyimpanan data (H) direpresentasikan oleh garis horizontal, dengan namafile yang tertulis di dalam garis.
Subpembagian DAD
DAD dibagi ke dalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail yang semaldn meningkat, karena beberapa sistem dap?t secara penuh dibuat menjadi diagram pada satu lembar kertas. Seiain itu, pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda, dan berbagai level dapat lebih baik untuk memenuhi permintaan yang berbeda.
Bab 3 Sisiem lekiiik Dokumentasi Level DAD tertinggi disebut sebagai diagram konteks {context diagram) karena memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca. Ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas yang merupakan sumber dan tujuan sistem input dan output. Contohnya, Ashton menggambarkan Figur 3-5 untuk mendokumentasikan prosedur pemrosesan penggajian pada S&S. Sistem pemrosesan penggajian menerima data kartu waktu
(time card) dari departemen yang berbeda dan data karyawan dari sumber daya manusia.
Sistem mengolah data-data ini dan menghasilkan (1) iaporan dan pembayaran pajak untuk badan pemerintah, (2) cek pembayaran karyawan, (3) cek penggajian pada akun penggajian di bank, dan (4) informasi penggajian untuk manajemen.
Ashtcn menggunakan prosedur penggajian S&S dalam Tabel 3-1 untuk menyusun diagram konteks ke dalam level yang lebih rendah secara berturut-turut, masing-masing dengan angka detail yang bertambah. Bacalah deskripsi ini dan tentukan hal berikiH ini.
• Seberapa banyak aktivitas pengolahan data yang terlibat?
• Apa saja input dan output data dari setiap aktivitas (mengabaikan semua referensi ke orang, departemen, dan tujuan dokumen)?
63 diagram konteks
Level DAD tertinggi; tinjauan level ringkasan sistem, menunjukkan sistem pengolahan data, input dan output-nyi. dan sumber serta tujuannya.
FIGUR 3-5 [diagram Konteks untuk Pemrosesan Penggajian S&S
Narasi daJam Tabel 3-1 menjelaskan lima aktivitas pengolahan data sebagai berikut. i. Memperbarui file induk karyawan/penggajian (paragraf pertama).
2. Menangani kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, dan keenam). Selanjutnya dalam bab ini, Anda akan melihat pembagian aktivitas ke daiam bagian-bagian lain dalam
DAD level rendah. j
3. Membuat Iaporan manajemen (paragraf ketiga). 4. Membayar pajak (paragraf keempat).
5. Memasukkan entri ke buku besar (paragraf terakhir).
Kelima aktivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukkan dalam Tabel 3-2.
64 6agianSatu ldndasdr)K(insepIualSRirmlniornia�Ak<jniaa«
TABEL 3-1 Deskripsi Naratif Pemrosesan Penggajian S&S
Ketika karyawan dipekerjakan, mereka melengkapi formulir karyawan baru. Ketika perubahan untuk status penggajian terjadi, seperti meningkatnya atau berubahnya jumlati potongan, departemen sumber daya manusia melengkapi formulir perubahan karyawan. Salinanformulirinidikiriinke penggajian. Formulir-formulirini digunakan 1 untuk membuat atau mempertarul catatan pada Hie karyawan/penggajian dan kemudian disimpan dalam file. Catatan karyawan disimpan secara alfabet.
Beberapa karyawan S&S dibert bayaran gaji, tetapi sebagian besar adalah pekerja per jam yang mencatat waktu kerja mereka pada kartu waktu. Pada akhif setiap perldde i pembayaran. manajer departemen mengirimkan kartuwaktuke departemen penggajian. Petugas penggajian menggunakan datakartu waktu, datadan �/e karyawan -(seperti tingkat pembayaran dan gaji tahunan], dan tabel pajak yang sesuai untuk mempersiapkan cek dua bagian untuk setiap karyawan. Petugas juga mempersiapkan register penggajian dua bagicn yang menunjukkan pembayaran kotor, pengurangan. dan pem�yaran bersih untuk setiap karyawan, Petugas memperbarui file kayawan untuk mereflekslkan setiap Uba karyawan saat ini. Salinan asli cek pembayaran karyawan diteruskan ke Susan. Register penggajian diteruskan ke petugas utang. Kartu waktu dan salinan duplikasi register penggajian dan cek pembayaran disimpan berddsarkantangg�ldaiam/r/e penggajian. .
Setiap periode pembayaran, petugas penggajian menggunakan data dalam file karyawan/penggajian untuk mempersiapkan laporan ringkasan penggajian untuk Susan, seriingga ia dapat mengontrol dan n>engawasi biaya tenaga kerja. Laporan ini diteruskan ke Susan, dengan salitian asli cek pembayaran karyawan. ■ : /I Setiap bulan, petugas penggajian menggunakan data datam file karyawan/penggajian untuk mempersiapkan laporan pajak duabagian. Laporan asli diteruskan ke petugas -utang, dan saiinannya ditambahkan ke Catalan pajak p�da file penggajian. Petugas utang menggunakan laporan pajak untuk mempersiapkan cek dua bagian untuk pajak dan t�t/c�erpengeluaran kas dua bagian. Laporan pajak dan salinan asli setiap dokumen diteruskan ke Susan. Saiinannya disimpan berdasailcan tangga! ke file utang. " Susan meninjau setiap paket informasi yang ia terima, menyetujuinya, dan menandatangani cek. la meneruskan voudter pengeluaran kas ke Ashton, laporan pajak dan pembayaran ke badan pemerintah yang sesuai, cek penggajian ke bank, dan cekkaryawan ke karyawan. la mengarslpkan laporan penggajian secara berurutan.
Ashton menggunakan voucher pengeluaran cek penggajian dan pajak penggajian untuk memperbarui buku besar. la kemudian menunda jumal voucher dengan menandai
'Ai-postinf mengarsipkannya secara numerik.
TABEL 3-2 Aktivitas dan Arus Data dalam Pemrosesan Penggajian di S&S Aktivitas
Memperbufui Hie penggajian/
karyawan
Mempersiapkan laporan
Pajak peinbay:)ran
Memperbarui buku besar
Input Data
Formulir karyawan baru Formulir perubahan karyowan Kartu waktu
file penggajian/'karyawan
[abei tarif pajak
File karyawan/penggajian File karyawan/penggajian
Voucher pengeluaran kas pajak penggajian
Output Data
File penggajian/karyawan yang diperbarui
Cek karyawan Register penggajian
file penggajian/karyawan yang diperbarui Voucher pengeluaran kas penggajian
Laporan penggajian
Laporan pajak Pembayaran p2jak
Voucher pengeluaran kas pajak penggajian nie karyawan/penggajian yang diperbarui
Buku besar yang diperbarui KoucAer pengeluaran kas penggajian
Ashton membuat diagram konteksnya dan membuat DAD Level 0 (disebut Level 0 karena ada titikdesimal yang berartinol—1,0; 2,0; dll.) yangditunjukkan pada Figur3-6. Perhatikan bahwa beberapa input dan output data telah dikeluarkan dari DAD. Contohnya, dalam proses 2,0; arus data masuk dan keiuar tidak tcrkait dengan entitas eksternal atau proses lainnya yang tidak digambarkan (tabe! pajak dan register penggajian). Arus data ini adalah internal untuk aktivitas "membayar karyawan" dan ditunjukkan pada level DAD selanjutnya.
Ashton menggambarkan proses 2,0 (membayar karyawan) untuk membuat DAD Level 1 (yang memiliki satu tempat desimal—2,1; 2,2; dll) Figwr 3-7 memberikan hal yang lebih mendetail mengenai pengolahan data yang terlibat dalam pembayaran karyawan, dan itu tcrmasuk tabel tarif pajak dan register penggajian arus data yang dihilangkan dari Figur
3-6. Sama halnya, setiap proses Figur �-6 dapat dibuat, menggunakan DAD Level 1, untuk
menunjukkan level detail yang lebih besar.
Bab 3 SisiemMOokuineniasi 65
FiGUR 3-6
DAD level C untuk Pemrosesan Penggajian S&S
Forrrujlir Perubahan KaryM/an
TabdTarifPajak
FtGUR3-7
DAD Level 1 untuk Proses 2,0 pada Pemrosesdii t'etiggajian S&S
Beberapa nedoman umum untuk mengembangkan DAD ditunjukkan dalam Fokus 3-1. Anda dapat mempralctikkan level yang berbeda dari DAD dengan menggambarkannya untuk permasalahan komprehensif, yang disebut Accuflow Cash Disbursements Process, pada akhir tiap-tiap konten bab. Anda kemudian bisa membandingkan diagram Anda dengan solusi pada akhir setiap bab. Anda juga dapat membaca penjelasan mendetail mengenai cara solusi dipersiapkan.
<%
Bagian Satu landiyn Konseplual Sisleni Inforniasi Akunianst
FOKUS 3-1/ /' P�doman up(ukiv!ehfl�a 1.
2.
Memahami sistem. Mengembangkan pemahaman ini dengan mengobservasi arus data organisasi, mengobservasi dan mewawancarai mereka yang menggunakan dan mengolah data atau memiliki kuesioner yang lengkap; dengan membaca deskriptif naratif dari sistem; atau dengan menelusuri trans3ksi sistem.
Mengabaikan aspek tertentu dari sistem. DAD adalah
waktu yang sama dan tempat yang sama sebaiknya dikelompokkan bersama. Jangan mengombinasikan komponen yang tidak terkait ke dalam proses transformasi tunggal. Jika data tidak diproses bersama, atau terkadang diproses secara berbeda, maka pisahkan.
9. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data. Mengidentifikasi setlap data temporeratau permanen dan diagram asal, arus, transformasi. penyimpanan, dan tiijuan
data. Hanyu jalur kesalahan yang sangat penting yang tercakup, ja!ur kesalahan yang tidak penting diabaikan. Mencntukan cara sistem dimulai dan berhentl tidak ditunjukkan.
3. Menentukan batasan <;istem. Menentukan apa yang termasukdantidaktermasuk.Termasuksemuaelemendata yang relevan, karena komponen yang tidsk termasuk tidak akan d'pertimbangkan selama pengembangan sistem.
4. Mengembangkan diagram konteks. Diagram konteks menggambarkan batasan sistem. Dalam pusat diagram adalah lingkaran dengan ncma sistem. Di luar entitas sistem berinteraksi secara langsung dengan kotak-kotak di sisi lain, dihubuiigkan oleh arus data yang menggambarkan data yang terlewati di antaranya. DAD secara berturut-turut lebih detail dalam menggambarkan arus data di dalam sistem.
5. Mcngidentifikasi arus data. Mengiuentifikasi semua
arus data (pergerakan data signifikan) memasuki atau meninggalkan sistem, termasuk tempat data dimulai dan tujuan akhirnya. Semua arus data datang dari dan menuju ke proses transformasi. penyimpanan data {file), atau sumber atau tujuan. Arus data dapat berpindah dalam dua arah, ditunjukkan sebagai garis dengan panah pada kedua sisi (lihatG pada Figur 3-3).
6. Mengelompokkan arus data. Arus data dapat terdlri dari satu kepingan datum atau leblh. Elemen-elemen data yang seialu mengalir bersama sebaiknya dikelompokkan bersama seperti yang ditunjukkan saat satu data mengalir hingga terpisah. Jika data tidak seialu mengalir bersama, tunjukkan sebagai arus data yang terpisah.
7. Mengidentifikasi proses transformasi. Menempatkan lingkaran di m a n a p u n yang dibutuh kan untuk mentransformaslkan satu arus data ke arus data lainnya. Semua proses transformasi sebaiknya memiliki satu arus data masuk dan keluar atau lebih.
8. Mengelompokkan proses transformasi. Proses transformasi yang secara Icgis terkait atau terjadi pada
mengidentifikasi setiap arus data ke dalam dan keluar. 10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data.
Memasukkannya ke dalam DAD.
II.Memberi nama semua elemen DAD. Kecuali untuk arus data ke dalam atau keluar penyimpanan data (nama penyimpanan data biasanya diperlukan untuk mengidentifikasi arus data), elemen-elemen data sebaiknya diberikan nama yang unik dan deskriptifyang mewaklli apa yang diketahui tentangnya. Memberikan nama arus data akan memaksa Anda berkonsentra�i pada semua arus data yang penting. dan bukan pada proses atau penyimpanan. Proses dan penyimpanan data biasanya mengambil nama dari arus data masuk dan keluar. Pilihlz-h nama yang atraktif dan deskriptif, seperti "memperbarui persediaan" dan "memvalidasi trarsaksi" dan bukan "input data" atau "mempfcrbarul proses". Nama proses sebaiknya termasuk kata kerja tindakan seperti memperbarui, mengedit, mempersiapkan, merekonsiliasi, dan mencatat.
12. Membagi (subbagian) DAD. DAD yang kacau sulit dibaca dan dipahami. Jika Anda memiliki lebih dari lima hingga tujuh proses pada satu halaman, dekomposisikan diagram konteks ke dalam proses level tinggi. Bagllah proses level tinggi ini ke dalam proses level berurutan yang lebih rendah.
IS.Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses. Memberikan nomor yang berurutan pada setiap proses (leblh rendah atau leblh tinggi) membantu pembaca menavigasi antarlevel DAD.
14. Menyempurnakan DAD. Proseslah arus data selama beberapa kali. Setiap langkah tambahan inembantu menyempurnakan diagram dan mengid�tlfikasikan titik penting. Aturlah DAD untuk mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
IS. Mempersiapkan salinan akhtr. Jangan mengiiinkan garis arus data saling melintasi satu dengan yang lain. Jika dibutuhkan, ulangi penyimpanan atau tujuan data. Tempatkan nama dalam DAD, tanggal dipersiapkan, dan nama yang menyiapkan pada setiap halaman.
Bab 3 SislemTeknikDoiuimentasi
Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) adslah leknik analitis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan
bebcrapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas> dan logis. Bagan alir mencatat cara proses bisnis dilakukan dan cara dokumen mengalir meialui organisasi. Bagan alir juga digunakan untuk menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen. Sebagian besar bagaji alir digambar menggunakan program perangkat lunak seperti Visio, Microsoft Word, Microsoft Excel, atau Microsoft PowerPoint. Bagan alir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan oleh perusahaan dan arus data meialui sistem. Simbol bagan alir dibagi ke dalam empat kategori seperti yang ditunjukkan pada Figur 3-8.
1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem.
2, Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan tangan.
3. -Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
4. Simb ol arus d an Iain-lain men unjukkan arus data , di man a bagan alir dimu lai dan
berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan atir. Pedoman umum untuk mempersiapkan bagan alir disajikan pada Fokus 3-2..
� % -f ■ I/- ' - 'I
"
"ama � � �
Simbol Input/OutpUt
Dokumen atau laporan elektronik atau kertas.
Diiiustrasikan dengan meleblhi simbct dokumen dan Berbagai salinan dokumen kertas mencetak nomor dokumen pada muka dokumen di ?'Jdut
kanan atas.
67
bagan alif
Tekflik analitis yang menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambar beberapa aspek dari SI secara jdas. ringkas, dan logis.
elektronik
Entri data elektronik
Alat input dan output elektronik
Infomiasi ditampiikan oleh alat output elektronik seperti terminal, monitor, atau iayar.
Aiat enM�lata elektronik seperti komputer, t�.inal, tablet, ataute!2pon.
Entri data elektronik dan simbol output digunakan bersama untuk menunjukkan alat yang digunakan umuk keduanya.
Simhol Pemrosesan
Pemrosesan komputer j
Operasi manual
Fungsi pemrosesan yang dil�kan oM iomtputer; biasaoya m«tghasilkan perubahan dalarndata atau informal. .
Operas! pemrosesan yang dilakukan secara r�ahuai. 68 FIGUR 3-8 Lanjutan BagianSatu landaynKonseplualSislemlnformasiMunlansi Simbol Penyimpanan Database Pita magnetis
File dokumen kcrtas
Jurnal/buku besar
Data yang disimpan secara elektronik daiam database.
Data yang disimpan dalam pita magnetis; pita yang merupakan media penyimpanan backup yang populer.
File dokumen kertas; liuruf menglndikdSikan file urutan
pemesanan, N � secara numerik, A = secara alfabet, D = berdasarkan tanggal.
Jurnal atau biiku besar akuntansi berbasis kertas.
Simboi Arus dan Lain-Uln
□
Ariis dokumen atau pemrosesan Hubungan komunikasiKonektor iuar-halaman
} Terminal
Keputusan
Anotasi {Catalan tambahan)
Mengarahkan ar\is pemrosesan atau dokumer�; arus normal ke
bawahdan ke kanan.
TransmisI data dari satu lokasi geografs ke iokasi latnnya via
gariskomunikasi.
Menghubungkan arus pemrosesan pada halaman yang sam a;
penggunaannya menghindari garis yang melintasi halaman.
Entri dari, atau keluar ke, halaman lain.
Awai. akhir, atau titik interupu dalam proses; juga digunakan untuk mengindikasikan pihak luar.
Langkah pembuatan keputusan.
Penambahan komentar deskriptif atau catatan penjeiasan sebagai kUrlfikasi.
b«gan alir dokumen Mengilustrasikan anis data dan dokumen di antara area-area p�nggungjawaban dalam organlsasi.
bapn alir pengendalian intefTtal
Bagan yang digunai'jn untuk menjelaskan, menganalists, dan mengevaluasi pengendalian internal, termasuk mengidentiiikasi kekuatan. keiemahan, dan ketidakefisienan slstem.
JENIS-JENIS BAGAK ALIR
Bagan alir dokumen {document flowchart) dikembangkan untuk mengilustrasikan arus dokumen dan data antar-area pertanggungjawaban dalam organisasi. Bagan ini menelusuri dokumen dari awal hingga akhir, menunjukkan setiap dokumen dimulai, distribusi, tujuan, disposisi, dan semua hal yang terjadi saat mengalir melewati sistem. Jenis khusus bagan alir, yang disebut bagan alir pengendalian internal {internal controlflowchart) digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal. Bagan tersebut digunakaii untuk mengidentifikasi keiemahan atau inefisiensi sistem, sepcrti arus komunikasi yang tidak memadai, pemisahan tugas yang tidak memadai, kompleksitas yang tidak dibutuhkan pada arus dokumen, atau prosedur tanggung jawab yang menyebabkan penundaan pemborosan.
Sampai ia mengotomatisasi bagian lain dalam S&S, Ashton memutuskan untuk mempioses proses penggajian di S&S secara manual, seperti yang dijelaskan daiam label 3-1 dan 3-2 yang ditunjukkan dalam Figur 3-9.
Bab 3 Sistem lekniiOokumeniasi 71
FOKUS 3-2 Pedoman untuk Mempersiapkan Bagan Alir 1. Memahami sistem. Mengembangkan pemahaman Ini
dengan mewawancarai pengguna, pengembang, dan manajemen atau memberikan kuesioner yang lengkap, dengan membaca deskripsi naratif sistem; atau dengan menjalankan melalul transaksi sistem.
2. Mengidentifikast entitas untuk dibuat baoan alir. Mengidentifikasi departemen, fungsi-fungsi pekerjaan, dan pihak eksternai. Mengidentifikasi proses bisnis, dokumen, arus data, dan prosedur pengolahan data.
3. Mengelola bagan alk. Mendesain bagan atir, sehingga data mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Ketika sesual pastikan bahwa semua prosedur dan proses ada dalam urutan yang sesuai.Tunjukkan tempat dokumen atau proses dimulal, tempat data diproses, dan tempat data disimpan dan dikirtm. Tunjukkan disposisi final dari semua dokumen untuk mencegah kelonggaran yang membuat pembaca dibuat berputar-putar. Tunjukkan data yar«g dimasukka. > ke dalam atau diambil dari database yang melewati operasi pemrosesan (program komputer) pertama. Ualam bagan alir dckumen, bagilah bagan ?lir ke dalam kolom-kolom dengan label.
4. Secara jelas label! semua simbol. Tulisiah deksripsi sumber, input, proses, output, atau tujuan di dalam simbol.
Gunakan kepala panah pada semua garis arus.
5. Konektor halaman. Jika bagan alir tidak sesuai dengan halaman tunggal, secara jelas berilah nomor halaman dan gunakan konektor luar halaman untuk memindahkan satu halaman dari halaman lainnya. Ketika diinginkan, konektor dalam halaman dapat digunakan untuk mencegah kelebihan garis arus dan untuk menghasiikan halaman yang terlihat rapi. Secara jetas label! semua konektor untuk menghindari kebingungan.
6. Gambar sketsa kasar daiam bagan alir. Perhatikanlah den gan saksama konten yang diambil dibandingkan membuat gambar yang sempurna. Beberapa sistem dapat dibuat bagan alir dalam draf tunggal. Tinjaulah dengan orang-orang yang mengenal sistem. Pastikan semua bagan alir yang digunakan konsisten.
7. Gambarlah salinan final bagan alir. TenipatkDn nama.
tanggal, dan nama orang yang mempersiapkan bagan alir pada setiap halaman.
4
Anda dapat mempraktikka n membuat bagan alir dokumen dengan niengga mbar satu
porniasalahan komprehensif,
disebut Aauflow Cash Disburseme nts Process, pada akhir
setiap konten bab. Anda kemudian dapat membandingkan diagram Anda pada solusi d i bagian
akhir bab. Anda juga dapat membaca detail penjelasan mengapa solusi dij�ersiapkan. Bagan alir sistem {system flowchart) menggambarkan hubungan antar-znpuf, pemrosesan, pen)impanan dan output sistem. Bagan alir pemrosesan penjualan dalam Figur 3-10 merepresentasikan proposal Ashton untuk mendapatkan data penjualan menggunakan terminal penjualan state-of-the-art. Terminal akan mengambil dan mengedit (semua tanggal yang dibutuhkan dimasukkan, dll.) data penjualan dan mencetak penerimaan pelanggan. Terminal secara periodik mengirini semua data penjualan untuk kantor pusat perusahaan, sehingga piutang, persediaan, dan database penjualan/pemasaran dan buku besar dapat diperbarui. Manajemen dan pei.gguna lainnya dapat mengakses file kapan pun dengan menggunakan sistem pemrosesan penyelidikan.
Bagan alir sistem digunakan untuk menjelaskan arus dan prosedur data dalam SIA. Setiap bab proses bisnis (Bab 12-16) menggunakan bagan alir sistem untuk memberikan tinj�uan mengenai cara setiap proses bisnis bekerja.
BAGAN ALIR PROGRAM
Bagan alir program (pro�awflowdjart) mengilustrasikan urutan operasi logjs vang dilakukan oleh komputer dalam mengeksekusi program. Hubungan antarsistem dan program bagan alir ditunjukkan dalam Figur 3-11. Bagan alir program rnenjelaskan logika khusus yang digunakan untuk melakukan proses yang ditunjukkan pada bagan alir sistem.
b�gan alif sistem MenggambarVan hubungan antar-mpu(, petnrosesan, penyimpanan, dan output sistem.
bagan altr program
Mengilustrasikan urutan operasi togis yang dilakukan oleh komputer dalam melakukan program.
72
f | GU R 3 - 1 0
Bagian Satu landasan Konseptual Sistem infoimasi Akuniansi 5jganAlirSisteinPefnrosesan
penjuatafl di S&S , Tai�T�rima
- ■;V� f�ri�an' ■ Terminal Penjualan 19 ' ' Mataial ixiUasl '
Masukkan Data Penjualan oibv■0a l >■5 � ����� � IDaubif� ■ �jT»:r�T.5s 'jPem�aiw' ■ : Sistem ; Pemros�n • PemiiRtaan Status Akun Pdanggan Status Persediaan rAnaiisis FIGUR3-11 Hubungan antara Bagan All: Sistem dan Program
Bagan AHr Program
<-' ; " m.-.'
Apelbanii
Bab 3 SfifernleMOokufncnysi 73
Diagram Proses Bisnis
Diagram Proses Bisnis (DPB—Business Process Diagram) adalali cara visua] untuk menjelaskan diagram proses bisnis
langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis. Contohnya, ada banyak LngkaMangkahSaS aktivitas dalam siklus pendapatan. Di antaranya adalah menerima pesanan, mengecek kredit berbedddalam bisnis. pelanggan, memverifikasi ketersediaan persediaan, dan mengonfirmasi penerimaan pesanan
pelanggan. Seperti halnya, ada berbagai aktivitas yang terlibat dalam siklus pengeluaran, Di antaranya adalah mengirimkan barang yang dipesan, menagih pelanggan, dan mengunipulkan pembayaran pelanggan. Semua aktivitas ini ditunjukkan pada DPB untuk memberikan pemahaman yang lebih mudah kepada pembaca mengenai gambaran yang terjadi dalam proses bisnis.
Saat DPB dapat menjelaskan interaksi dalam entitas dan juga inleraksi antar-entitas, DPB dalam buku teks tidak mendokumentasikan aktivitas yang dilakukan oleh pihak eksternal. Oleh karena itu, DPB untuk siklus pendapaian hanya akan menjelaskan fungsi-fungsi yang dilakukan oleh perusahaan penjual dan DPB untuk siklus pengeluaran hanya menggambarkan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan pembelian.
Business Process Modeling In
i tiative Notation Working Gr
o up membuat standar
untuk menggambai DPB. A
d a beberapa simbol yang ber
b eda yang dapat digunakan
FOKUS 3-3
Pedoman untuk Mempersiapkan Diagr
a m Proses Bisnis
1. Mengidentifikasi dan memahami prose:: bisnis. Mengembangkan pemahaman ini dengan mengobservasi proses bisnis organisasi dan arus daca. mengobservasi dan mevi/awancarai mereka yang terlibat dalam proses bisnis, membaca deskripsi naratif sistem, atau memasuksi sistem transaksi. Mengidentifikasi departemen, fungsi-fungsi bisnis, dan pihak eksternal. Mengidentifikasi proses bisnis, dokumen, arus data, dan prosedur pengolahan data. 2. Mengabaikan komponen-koniponen tertentu. Seperti
DAD, DPB menggambarkan apa yang terjadi, tetapi ttdak memerinci bagaimana itu terjadi (contohnya dengan teknologi apa) aktivitas proses terjadi. Oleh karena itu, DPB tidak perlu untuk direvisi setiap kali teknologi yang diguna�ran untuk menyelesaikan aktivitas berubah. Tidak seperti bagan allr, Anda tidak perlu menunjukkan dokumen ketika dokumen menqallr melalui sistem atau menunjukkan tempat dokumen itu disimpan.
3. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan. Seperti DAD, berbagai level detail dapat ditunjukkan. DPB hanya dapat menunjukkan level aktivitas yang iebih tinggi atau level aktivitas yang lebih tinggi tersebut dapat dlpecah ke dalam subaktivitas-subaktivi�s yang menunjukkan secara lebih mendetail. Jika DPBdigambarkan secara lebih mendetail, mudah untuk mengevaluasi apakah tugas-tugas dipisahkan secara sesuai dengan menguji tugas-tugas yang dilakukan dalam setiap baris.
4. Mengelota bagan aitr. DPB biasanya terdiri dari due kolom dan sebanyak mungkin garis yang diperlukan untuk menjelaskan proses. Kolom pertama menunjukkan
karyawan dan departemen ber beda yang terlibat dalam
proses bisnis. Kolom kedua me nunjukkan aktivitas yang
dilakukan oleh karyavt/an yang ditunjukkan dalcm kolom pertama. Setiap baris, menqacu sebaga: 'swim /one" berisi aktivitas yang dilakukan oleh departemen atau karyawan yang terindikasi. DPB menggambarkan langkah-langkah besar dalam proses secara berurutan, membaca dari kiri ke kanan dan at?s ke bawah.
5. Memasukkan setiap proses bisnis daiam diagram. Tunjukkan setiap proses bisnis dimulai dan berakhir. Menunjukkan setiap aktivitas dalam proses bisnis yang terjadi dan dalam baris yang sesuai, menggunakan simbol yang sesuai. Menuliskan deskripsi yang sesuai di dalam setiap simbol; sebagian beiar deskripsi aktivitas akan dimulai dengan kata kerja tindakan (membuat pesanan, mengirimkan barang. dil.) Tambahkan informasi anotasi yang sesuai untuk membuat diagram lebih dapat dipahami. Gunakan kepala panah pada semua garis arus data untuk menunjukkan arah arus.
6. Menggambar sketsa kasar DPB. Perhatikanlah konten yang ada dengan membuat gambar yang sempurna. Seberap=« sistem dapat dibuat menjadi diagram dalam sebuah draf. Meninjaunya dengan orang yang mengenai sistem. Menyempurnakan DPB yang dibutuhkan hingga proses bisnis digambarkan secara akurat dan diagram Japat dipah?mi dengan mudah.
7. Menggambar salinan final DPB. Tempatkan nama DPB, tanggal dan nama orang yang mempersiapkan pada setiap halaman.
74 Bagian Satu Landasan nonsexual Sistetn Informasi Akumansi
dalan'' menggambar DPB. Buku ini hanya menggunakan seperangkat simbol terbatas, yang ditunjukkan pada Figur 3-12, untuk menghasilkan DPB yang mudah dibuat dan dipahami.
Pedoman umum untuk raempersiapkan pedoman proses bisnis yang baik disajikan dalain Fokus 3-3. Dalam buku ini, dasar pada DPB lebih sedikit pada memaluhi aluran yang mengatur persiapan dan lebih banyak pada mengomunikasikan aklivitas dengan jelas yang terlibat dalam proses bisnis yang digambarkan.
FIGUR 3-12
Simbol Diagram Proses Bisnis
Mulai 'Mularitaup�ulaafrproises�w�
-■M..:
Althir ; Akhir proses direpresentaslkanokhlingkarankedlbergaristebaj.: .r... 'AfcSvitas'iialam ;.4-;: nig
pers�i y�rig�sisin�a tui�u|. Peojejasan aktiyitjisditemp�n� , ,
Ke}rtitusati'
: •• I'; fr.V/ -'
oleh s�uah wajik. f�jetasan -.li: v ■ •' iHi .VfV.' .. Afus I. Arusji��at?u Infonnasi yang dihinjukkap
"► informasi anotasi . . , " dalam DPS dan, jika dibutuhkaiv.panah yang tebal digambar dari peiijela�nyang rnembamu menjelaskan proses bisnis yang dir.iasukkan ke simboi. ' • .
FIGUR 3-13 Diagfam Proses Bisnis Pemrosesan Penggajian di S&S
Bab 3 Sistein leknik Dokumentasi Ashton mempersiapkan DPB dalam Figur 3-13 untuk mendokumentasikan pemrosesan penggajian pada S&S bcrdasarkan pada narasi yang ada dalam Tabel 3-1. Anda dapat mcmpraktikkan membuat DPB dcngan menggambar salah satu problem komprehensif, yang disebut Accuflow Cash Dishursemetus Process, pada akhir konten bab. Anda kemudian dapat membandingkan diagram Anda pada solusi pada setiap akhir bab. Anda juga dapat membaca detail penjelasan mengenai cara solusi dipersiapkan.
Ringkasan dan Kesimpulan Kasus
Ashton mempersiapkan DAD (Figur 3-6 dan 3-7), bagan alir (Figur 3-9), dan DPB (Figur 3-13) dari sistem pemrosesan penggajian S&S untuk mendokumentasikan dan menjelaskan operasi sistem yang sudah ada. la senang melihat Susan dan Scott dapat menangkap esensi sistem dari pendokumentasian ini. DAD menunjukkan arus data logis, dan bagan alir mengilustrasikan dimensi fisik sistem, dan DPB menunjukkan aktivitas-aktivitas pada setiap proses bisnis.
Susan dan Scott setuju bahwa Ashton sebaiknya mendokumentasikan sisa sistemnya. Pendokumentasian akan membantu mereka semua memahami sistem saat ini. Itu juga akan membantu Ashton dan konsultan mendesain sistem yang baru. Faktanya, pendokumentasian
p enggaj ian tel ah me mbant u mere ka m' �ngid entifik asi be berapa peruba han ke cil yan g mere ka
inginkan untuk dibuat dalam sistem mereka. Dengan menggunakan Figur 3-9, Susan sekarang men gerti mengapa petugas penggajian sering kali harus meminjam satu-satunya saUnan laporan penggajian yang dipersiapkan. la merekomendasikan salinan kedua dibuat dan disimpan dalam departemen penggaji'an. Susan juga mempertanyakan praktik menyimpan semua catatan penggajian pada satu file penggajian. Untuk mcnjaga agar file tidak menjadi berat, ia merekomendasikan file tersebut dibagi ke daiam tigz file: data karyawan personal, pendokumentasian periode pembayaran, dan data pajak penggajian. Dis!;usi dengan petugas penggajian memverifikasi pendekatan ini dan membuat pemrosesan penggajian menjadi lebih m u d a h dan lebih efisien.
Selama beberapa niinggu ke depan, Ashton mendokumentasikan sisa proses bisnisnya. '
Proses ini membantunya mengidentifikasi ketidakef'sienan dan laporan yang tidak dibutuhkan. Ia juga menemukan bahwa beberapa sistem dokumen tidak dikendaiikan secara memadai. Selain itu, ia mendapatkan beberapa ide mengenai sistem yang terotomatisasi dapat mem bantun ya merancang kembali proses bisnis di S&S. Dengan mengganti usalia manusia menggunakan teknologi, proses dan prosedur lama dapat dihilangkan untuk membuat sistem menjadi lebih efektif.
Ketika Ashton menyelesaikan analisis dan pendokumentasian dari sistem yang sedang digunakan saat ini, Scott dan Susan memintanya untu k melanjutkan pekerjaannya terkait pendesainan sistem yang baru. Untuk melakukannya, Ashton harus memahami kebutuhan informasi dari berbagai karyawan dalam perusahaan secara mendalam. Kemudian, ia dapat mendesain sistem baru menggunakan alat-alat yang dijelaskan dalam bab ini. Pengembangan sistem dibahas pada Bab 2-22.
75
76 Sagian Satu landasan Konseptual Sistem Inioimasi Akunt�mi
arus data (dataflow) bagan alir {flowchart) bagan alir dokumen
(documentflowchart) bagan alir pengendalian
internal (internal control flowchart)
bagan alir program (program flowchart) bagan alir sistem (system
flowchart)
deskripsi naratif (narrative description)
diagram arus data (DAD— data flow diagram) diagram konteks (context
diagram)
diagram proses bisnis (DPB—business process diagram)
dokumentasi (documentation)
pcnyimpanan data (data store)
proses (process)
sumber data (data source) tujuan data (data
destination)
SIA dalam Aksi
1. 2. 3. 4. 5. 6.
DAD adalah rcpresentasi dari... a. operasi logis yang dilakukan oleh program komputer.
b. arus data dalam organisasi. c. aturan keputusan daJam pro gram komputer.
d. konfigurasi perangkat keras komputer.
Metodc dokumentasi seperti DA D, DPB, dan bagaii al»r menghem al banyak waktu dan
uang, menambah nilai 'oagi orga nisasi.
a. Benar. b. Salah.
Manakah pernyataan yang SALA H di bavvah ini?
a. Bagan alir menibuat penggu naan banyak simbol.
b. Bagan alir dokumen menekankan pada arus dokumen atau catatan yang berisi data.
c. DAD membantu menyampaikan waktu kejadian. d. Jawaban a dan b salah.
DAD terdiri dari empat elemen dasar ini: sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi, dan penyimpanan data. Masing-masing direpresentasikan oleh DAD berdasarkan simbol yang berbeda.
a. Benar. b. Saiah.
Semua pedoman di bawah ini ada dalam penamaan elemen data DAD» KECUALI: a. Nama proses sebaiknya meliputi kata kerja seperti memperbarui, mengedit,
mempersiapkan, dan mencatat.
b. Memastikan nama menjeiaskan semua data atau keseluruhan proses. c. Menamai hanya elemen DAD yang paling penting.
d. Memilih nama yang aktif dan deskriptif.
Kemampuan pendokumentasian yang dibutuhkan oleh akunian bervariasi sesuai dengan fungsi pekerjaan mereka. Namun, di antara pilihan di bawah ini, mana yang sebaiknya dapat mereka lakukan?
a. Membaca pendokumentasian untuk menentukan cara sistem bekerja. Bab 3 Sistein Mnik Dokutneniasi
b. Mengkritik dan mengoreksi pendokumentasian yang dipersiapkan oleh orang lain.
c. Mempersiapkan pendokumentasian untuk "sistem informasi yang baru dikembangkan.
d. Mengajari yang lain cara untuk mempersiapkan pendokumentasian. 7. Manakah pernyataan di bawah ini yang SALAH?
a. Bagan aiir adalah lekjiik analitis yang digunakan untuk menjelaskan beberapa aspek sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.
b. Bagan aiir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran arus dokumen dan data melalui sistem.
c. Bagan aiir madah untuk dipersiapkan dan direvisi ketika pembuat memanfaatkan paket perangkat lunak bagan aiir.
d. Bagan aiir sistem adalah representasi naratif sistem informasi.
8. Manakah bagan aiir di bawah ini yang mengilustrasikan arus data di antara area-area pertanggungjawaban dalam organisasi?
a. Bagan aiir program.
b. Tabel konfigurasi komputer. c. Bagan aiir sistem.
d. Bagan aiir dokumen.
9. Semua yang ada di bawah ini adalah pedoi;.an yang direkomendasikan untuk membuat bagan aiir dapat dibaca lebih jelas, konsisten, dan dapat dipahami, KECUALI; a. Membagi bagan aiir dokumen ke dalaj"a kolom-kolom dengan label.
b. Membuat bagan aiir semua arus data, khususnya prosedur pengecualian dan kesalahan rutin.
c. Mendesain bagan aiir sehingga proses niengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
d. Menunjukkan disposisi fmal dari semua dokumen untuk mencegah adanya kelonggaran yang membingungkan pembaca.
10. Bagaimana sumber dan tujuan data direpresentasikan dalam diagram arus data? a. Sebagai persegi.
b. Sebagai panah melengkung. c. Sebagai lingkaran.
d. Sebagai dua garis paralel. e. Tidak ada yang benar.
RMA
SALA
HAN
KO
MPR
EHE
NSiF
PRO
SES
PENG
ELUA
RAN
KAS
ACCU
FLO
W
SoftData, sebuah vendor, mengirimkan faktur kepada Accuflow untuk alat pendukung penyimpanan data. Faktur dikirim secara langsung ke Megan Waters, petugas utang, yang secara manual mencatat faktur dalam buku besar pembantu utang. Setelah faktur dicatat, kemudian diteruskan ke Stan Phillips, petugas pengeluaran kas, untuk pemrosesan, San mempersiapkan cek untuk membayar faktur dan mengirimkan cek dan faktur ke John Sterling, bendahara perusahaan. John menerima dan menandatangani cek dan membatalkan faktur. John kemudian mengirimkan cek ke SoftData dan mengembalikan faktur yang dibatalkan ke Stan untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan diarsipkan. Sekali seminggu, Megan secara manual memasukkan pengeluaran uari jurnal pengeluaran kas ke buku besar pembantu utang.
77
Bagian Satu iandasan Konseptual Sistem Inloiniasi Akuniafiii OiMlNTA
Persiapkan bagan alir dokumen, DPB, diagram konteks, diagram arus data level 0 dan DAD level 1 unluk proses pengeluaran kas Accuflow! Untuk memaksimalkaii pembelajaran dari permasalahan ini, lakukanlah yang terbaik untuk menyelesaikannya sebelum melihat solusi pada akhir bab ini!
PERTANYAAN DISkUSI
3.1 Mentifikasikan elemen-elemen DAD pada narasi berikut ini: pelanggan membeli beberapa barang dari toko bahan makanan lokal. Jill, petugas penjuaian, memasukkan transaksi dalam register kas dan mengambil uang pelanggan. Pada saat penutupan, Jill memberikan kas Jan pita register kepada manajernya.
3.2 Apakah Anda setuju dengan pernyataan di bawah ini: "Apakah salah satu prosedur pendokumentasian sistem dapat digunakan untuk mendokumentasikan sistem tertentu secara memadai?" Jelaskan!
3.3 Bandingkan pedoman untuk mempersiapkan bagan alir, DPB, dan DAD! Apa prinsip dan batasan umum untuk semua tekjiik pendokumentasian tersebut?
3.4 Seorang teman sekelas meminta Anda untuk menjelaskan konvensi bagan alir menggunukan contoh riil. Gambarkan simbol bagan alir utama dari memori, tempatkan ke dalam satu dari empat kategori: inputhutput, pemrosesan, penyimpanan, serta arus dan Iain-lain! Untuk setiap simbol, sarankan beberapa penggunaan!
3.1 Persiapkan segmen bagan alir untuk setiap operasi berikut ini!
a. Pemrosesan transaksi disimpan dalam media berurutan seperti pita magnetis untuk memperbarui file induk yang disimpan dalam pita magnetis.
b. Pemrosesan transaksi disimpan dalam pita magnetis untuk memperbarui
database.
c. Meneliti database dan mencetak hasil penelitian.
d. Menggunakan terminal untuk memasukkan data dokumen sumber berbasis kertas dan mengirimkannya ke lokasi tersembunyi tempat komputer perusahaan memperbarui database.
e. Menggunakan terminal untuk meneliti database penjuaian pelanggan. f. Backup otomatis yc .ig terjadwal dari suatu database ke hard drive eksternal. g. Menggunakan terminal untuk memasukkan jam kerja karyawan yang dicatat
dalam kartu waktu untuk memperbarui file transaksi penggajian dan data upah dalam file induk penggajian.
h. Menggunakan terminal untuk mengakses daftar harga dalam database penjuaian untuk melengkapi pesanan pelanggan. Salinan elektronik pesanan pembelian dikirim ke v«�ndor dan saJinan backup d'cetak dan diajukan berdasarkan nama vendor.
i. Membuat reservasi pesawat terbang menggunakan komputer rumah.
3.2 Karyawan Dewey Construction Company memasukkan pekerjaan yang mereka lakukan pada tiket waktu kerja. Sebagian besar tempat konstruksi memiliki terminal input data
yang digunakan oleh karyawan untuk memasukkan waktu mereka dalam memulai dan berhenti bekerja dan kode pekerjaan yang merepresentasikan proyek tempat mereka
Bab 3 Sislem leknik Dolumentasi
bekerja. Setiap malain data tiket waktu kerja untuk had itu dikirim secara elektronik ke kantor piisat perusahaan tempat data tersebut disimpan hingga penggajian diproses.
Beberapa lokasi konstruksi sangat terpencil dan karyawan tetap mengisi tiKet waktu kerja. Tiket-tiket ini dikirimkan dengan cepat secara mingguan ke kantor pusat perusahaan tempat tiket-tiket tersebut diteliti dan diproses.
Penggajian diproses setiap minggu. Kartu jam kerja digunakan untuk memperbarui
databese penggajian dan juga database barang dalam proses. Oleh karena semua
karyawan bekerja secara elektronik, tidak ada cekyang dicetak; tetapi sislem penggajian mendepositkan pembayaran bersih dalam akun bank karyawan. Pembayaran dibuat untuk badan pemerintah dan perusahaan yang menangani kontribusi karyawan dan .rencana karyawan 40IK. Semua pengeluaran diikuti oleh laporan yang meringkas
pengeluaran. Sistem juga menghasilkan potongan data pembayaran yang disimpan dalamfile transaksi penggajian yang dapat diakses melalui Internet. Laporan ringkasan penggajian dibuat dan dikirimkan ke supervisor penggajian.
DIMINTA:
a.. Persiapkan bagan alir sistem untuk pemrosesan penggajian Dewey Construction Company!
b. Persiapkan DPB untuk pemrosesan penggajian Dewey Construction Company! -Pada ANGIC Insurance Company dimulai pemrosesan klaim kerelakaan ketika departemen klaim menerima pemberitahuan kerugian dari orang yang mengkJaim. Departemen kiaim mempersiapkan dan mengirimkan empat salinan formulir bukti-kerugian yang mengharuskan pengklaim untuk menielaskan penyebab, jumlah, dan aspek lain kerugian secara detail. Departemen klaim juga memulai catatan klaim, yang dikirim dengan pemberitahuan ke departemen pengolahan data> yang diajukan berdasarkan nomor klaim.
Pengklaim harus mengisi formulir tersebut dengan bantuan penilai kerugian. Penilai harus menyetujui estimasi jumlah kerugian pengklaim. Pengklaim dan penilai masing-masing menyimpan satu salinan formulir tersebut. Penilai mengarsipkan salinannya berdasarkan nomor. Penilai mengirim dua salinan perlama ke departemen klaim. Secara terpisah, penilai mengajukan laporan ke departemen klaim, mengonfirmasikan estimasi foripulir bukti kerugian pengklaim.
Departemen klaim mengotorisasi pembayaran ke pengklaim, meneruskan salinan formulir bukti kerugian ke pengolahan data, dan mengarsipkan formulir bukti kerugian dan laporan penilai menurut abjad. Departemen pengolahan data mempersiapkan catatan pembayaran dan mempersiapkan daftar pengeluaran kas, yang diteruskan ke departemen akuntansi tempatnya akan diperiksa.
DIMINTA.
a. Persiapkan bagan alir dokumen untuk merefleksikan proses klaim kecelakaan ANGIC Insurance Company!
b. Persiapkan DPB untuk merefleksikan bagaimana ANGIC Insurance Company memproses klaim kecelakaannya!
Beccan Company adalah diier ban diskon yang mengoperasikan 25 toko retail di area metropolitan yang besar. Perusahaan membeli semua ban dan perlengkapan terkait menggunakan departemen pembelian pusat perusahaan untukmengoptimalkar diskon kuantitas. Ban dan perlengkapan diterima pada gudang pusat dan didistribusikan ke toko retail saat dibutuhkan. Sistem persediaan perpetual pada fasilitas pusat menyimpan catatan persediaan terbaru, membuat titik pemesanan kembali, dan
Sagian Satu landasan Konsepiual Sistem informas! Akuniansi
kuanlitas pesanan optimal untuk setiap jeiiis dan ukuran ban serta perlengkapan lainnya. Beccan memiliki sistem komputer state of the art dan menggunakan lima dokumen berikut ini daiam sistem pengendalian persediaannya.
• Daftar permintaan toko retail. Toko retail secara elektronik mengajukan daftar permintaan kembali toko retail pada gudang pusat ketika mereka membutuhkan ban atau perlengkapan. Petugas p��ngiriman gudang mengisi pesanan dari persediaan dan mengotorisasi pengiriman ke toko.
• Daftar permintaan pembeiian. Sistem memberitahukan petugas pengendalian persediaan ketika kuantitas yang ada di tangan untuk barang yang disimpan di gudang pusat ada di bawah titik pemesanan kembali dan mempersiapkan permintaan pembeiian. Petugas pengendalian persediaan menilai permintaan tersebut, menyetujuinya, dan meneruskannya ke departemen pembeiian. • Pesanan pembeiian. Sistem menggunakan data dalam permintaan pembeiian
untuk mempersiapkan pesanan pembeiian dan secara tentatif memilih vendor berdasarkan pada kriteria tertentu yang dibangun dalam sistem seperti harga dan ketersfdiaan. Agen pembeiian menilai pesanan atau pemilihan vendor sesuai dengan yang dibutuhkan, menyetujuinya, dan mengirimkan e-mail ke vendor. Salinan pesanan pembeiian dikirim ke utang.
• Laporan penerimuan. Untuk setiap pesanan pembeiian, sistem mempersiapkan laporan penerimaan yang menunjukkan barang yang dipesan, tetapi bukan kuantitas yang dipesan. Ketika barang tiba, petugas penerimaan memasukkan tanggal mereka tiba dan kuantitas setiap barang yang diterima. Lapoian penerimaan yang lengkap dikirim ke utang.
• Faktun Vendor mengirimi Beccan faktur elektronik yang menunjukkan barang yang dikirim, harga, dan jumlah total utang.
Departemen berikut ini terlibat dalam sistem pengendalian persediaan hJeccan.
• Toko i-etail. Setiap loko menghitung persediannya setiap akhir kuartal dan merekonsiliasinya dengan database perusahaan. Pada setiap minggu, setiap toko meninjau persediaannya untuk menentukan permintaan apa dari gudang pusat. Ketika toko kehabisan persediaan, atau persediaannya menipis, ia dapat mengirim pesanan segera ke gudang.
• Departemen pengendalian persediaan. Tanggung jawab untuk menyimpan semua catatan persediaan perpetual, termasuk kuantitas dalam persediaan, titik pemesanan kembali, kuantitas pesanan optimal, dan kuantitas pesanan untuk setiap barang yang disimpan.
• Departemen gudang. Menyimpan persediaan fisik semua barang yang disimpan dalam penyimpanan. Semua pesanan dari vendor diterima (petugas penerimaan) dan semua distribusi ke toko retail dipenuiii (petugas pengiriman) pada departemen ini.
• Departemen pembeiian. Menempatkan semua pesanan yang dibutuhkan perusahaan.
• Departemen utang. Menyimpan semua dokumen terbuka untuk vendor dan kreditur lain. Bagian utang memeriksa dan merekonsiliasi faktur vendor, pesanan pembeiian, dan laporan penerimaan. Beberapa perbedaan dijelaskan dan faktur vendor akan dibayar dalam 10 hari saat penerimaan barang dengan mentransfer jumlah berdasarkan akun bank secara elektronik
Bab 3 �efn Tebiik Dokumenusi DIMINTA
a. Persiapkan DPB yang mendokumentasikaaproses bisnis Beccan! {Diadaptasi dari
Ujian CMA)
3.5 Sebagai auditor internal untuk No-Wear Products, Anda telah diminta untuk inendokumentasikan sistem pemrosesan penggajian perusahaan. Berdasarkan nada pendokumentasian Anda, No-Wear mengharapkan untuk mengembangkan rencana merevisi sistem saat ini untuk mengeliminasi penundaan yang tidak diharapkan dalam pemrosesan cek pembayaran. Petugas kepala penggajian menjelaskan sistem berikut ini.
Data waklu dicatat dalam setiap departemen menggunakan kartu waktu dan jam. Namun, ini menyebalkan ketika orang tidak mengeiuarkan kartu waktu pada malam hari, dan kita harus mencatat waktu dengan tangan kite sendiri. Pada akhir setiap periode, petugas penggajian kami memasuklcan data kartu waktu ke dalam file penggajian untuk pemrosesan. Petugas kami cukup bagus—walaupun saya liarus mengoreksi sendiri ketika mereka mengacaukan entri data.
Sebelum file penggajian diproses untuk periode saat ini, departemen sumber daya manusia mengirimkan perubahan personel kenada kami, seperti peningkatan tarif pembayaran dan karyav/an baru. Petugas kami memasukkan data ke dzlamfik penggajian. Biasanya, ketika salah dikembalikan kepada kami, hal ini dikarenakan sumber daya manusia dicatat pada tarif pembayaran yang salah atau karyawan telah pergi dan departemen lupa untuk memindahkan catatan.
Data diproses dan cek pembayaran kary��wan individual dibuat. Beberapa laporan dibuat untuk manajemen—walaupun saya tidak tahu apa yang meieka lakukan. Selain itu, pemerintah mensyaratkan laporan potongan federal dan negara bagian untuk tujuan pajak. Baru-baru ini, sistem membuat laporan-laporan ini iccara otomatis, yang dinilai baik.
DIMINTA
a. Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan penggajian pada No-Wear Products!
b. Persiapkan dokumen bagan alir untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan penggajian pada No-Wear Products!
3.6 Ashton Fleming telah memutuskan untuk mendokumentasikan dan menganalisis proses utang di S&S, sehingga transisi untuk sistem terkomputerisasi akan lebih mudah. la juga mengharapkan untuk meningkatkan beberapa kelemahan yang ia temukan dalam sistem. Dalam narasi berikut ini, Ashton menjelaskan apa yang terjadi di S&S.
Sebelum S&S membayar faktur vendor, faktur harus dicocokkan melalui pesanan pembehan yang digunakan untuk memesan barang dan laporan penerimaan yang dipersiapkan oleh departemen penerimaan. Oleh karena ketiga dokumen ini memasukkan departemen utang pada waktu yang berbeda,
file alfabetis yang terpisah disimpan untuk setiap jenis dokumen. Pesanan pembelian diteruskan dari pembelian dan disimpan dalam file pesanan pembelian. Laporan penerimaan disimpan dalam file laporan penerimaan. Ketika faktur vendor diterima, petugas utang mencatat jumlah jatuh tempo di
file utang, dan mengarsipkan faktur dalam file faktur vendor.
&S me mb aya r mu a kun dal am 10 ari unt uk me nga mbi l unt ung an isk on pe mb aya ran awa l. Ket ika tiba wak tun ya unt uk me mb aya r gih an,
81
Sagian Satu lindasdn t;oflse;Hual Sislem Inlofmasi Akununsi
petugas utang mengambil faktur vendor, melampirkan pesaiian pembelian dan iaporan penerimaan, dan mcneruskan dokumen yang dicocokkan ke Ashton Fleming.
As ht on m e m e r i k s a dokumen untuk memastikannya Icngkap, mempersiapkan cek dua bagian, meneruskan scmua dokumen ke Susan, dan mencatat cek dalam jurnal pengeluaran kas.
Susan meninjau dokumen untuk memastikan baiiwa ilu merupakan pemba yaran yang valid dan menandatangani cek. la meneruskan cek ke vendor dan mengembalikan dokumen dan salinan cek ke petugas utang. Petugas mengarsipkan dokumen secara abjad dalam file faktur yang dibayar. Pada akhir sctiap buian, petugas utang menggunakan buku besar utang untuk mempersiapkan Iaporan utang yang diteruskan ke Susan, Setelah ia menyelesaikan Iaporan, Susan mengarsipkanny? sccara kronologis.
DIMINTA
a. Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk mendokumentasikan sistem utang diS&S!
b. Persiapkan dokumen bagan alir untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan utang di S&S!
3.7 Ashton Fleming meminta Anda untuK mendokumentasikan sistem penerimaan kas di S&S. Berikut narasi Ashton alas sistem:
Pembayaran pelanggan meliputi kas yang diterima pada saat pembelian dan pembayaran yang diteriiiia dalam surat. Ketika hs**! berakhir, bendahara mengambil semua cek dan mempersiapkan slip setoran untuk cek dan kas. Petugas mendepositokan cek, kas, dan slip setoran pada bank lokal setiap hari.
Ketika cek diterima sebagai pembayaran untuk jatuh tempo akun, slip pengiriman uang termasuk dengan pembayaran. Benda'nara mengirim ini ke piutang. Slip penerimaan digunakan untuk memperbarui file piutang pada akhir hari. Slip pengiriman uang disimpan dalamyang diatur berdasarkan tanggal.
Setiap minggu, piutang membuat Iaporan penerimaan kas dan saldo umur piutang menggunakan buku besar piutang. Laporan penerimaan kas dikirim ke Scott atau Susan dan salah satu memeriksanya. Salinan saldo umur piutang dikirim ke departemen kredit dan pengumpulan tempatnya diperiksa.
DIMINTA
a. Kembangkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk sistem penerimaan kas di S&S!
b. Persiapkan bagan alir dokumen untuk sistem penerimaan kas di S&S! c. Persiapkan diagram prosec bisnis untuk sistem penerimaan kas di S&S!
3.3 Perusahaan pemesanan melalui pos produk perawatan tubuh dan kulit beriklan di majalah. Pelanggan majalah me mbuat sebagian besar pesanan dengan mengisi dan mengirim kupon secara langsung ke perusahaan. Perusahaan juga mengambil pesanan melalui telepon, menjawab pertanyaan mengenai produk, dan menangani pembayaran dan pembatalan pesanan. Produk yang telah dipesan dikirim secara langsung ke pelanggan atau kc kantor regional perusahaan yang menangani distribusi yang diminta. Perusahaan memiliki tiga file data dasar, yang berisi informasi surat pelanggan, informasi persediaan produk, dan informasi penagihan berdasarkan pada nomor faktur. Selama beberapa tahun ke depan, perusahaan mengharapkan untuk
Bab 3 SiJtemleknikOokumeniasi menjadi perusahaan dengan kcuntungan jutaan dolar. Menyadari kebutuhan untuk melakukan komputerisasi pada banyak pesanan yang datang, perusahaan meniulai proses lersebut dengan menelepon Anda.
OlMINTA
Gambarkan diagram konteks dan setidaknya dua level DAD untuk operasi sebelumnya!
3.9 Kampus iokal mensyaratkan setiap mahasiswa mengisi formulir registrasi online. Sistem mengecek subsistem piutang untuk meyakinkan bahwa tidak ada biaya yang terutang. Selanjutnya, untuk setiap kuUah, sistem mengecek transkrip mahasiswa untuk memastikan bahwa ia telah nienyelesaikan persyaratan kuliah. Kemudian, sistem mengecek ketersediaan kelas dan jika ada ruang yang menambah jumlaii mahasiswa Jaminan Sosial ke daftar kelas.
Laporan yang kembali ke mahasiswa menunjukkan hasil pemrosesan registrasi: Jika mahasiswa berutang biaya, tagihan dikirim dan registrasi ditolak. Jika persyaratan mata kuliah tidak dipenuhi, mahasiswa diberitahukan dan bahwa kuliah tersebut tidak teregistrasi. Jika kelasnya penuh, mahasiswa meminta untuk dijadikan ''course closed". Jika mahasiswa diterima dalam kelas, kemudian waktu, hari, dan ruang ditunjukkan di samping noiaor kuliah. Biaya mahasiswa dan total biaya kuliah dihitung dan ditunjukkan dalam laporan. Data biaya mah�sis\v a dimasukkan ke dalam subsistem piutang. Ketika registrasi selesai, laporan pendaftaran mata kuliah dipersiapkan untuk instruktur.
DIMINTA
a. Pcrsiapkan diagram konteks dan paling sedikit dua level DAD untuk proses ini! b. Persiapkan bagan alir untuk mendokumentasikan proses ini!
3.10 Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk setiap situasi berikut ini! a. Mempersiapkan dan mengajukan pengembalian pajak dengan pajak terutang
kepada Internal Revenue Service.
b. Pelanggan membayar faktur dengan cek. Piutang diperbarui untuk meretleksikan pembayaran. Cek tersebut dicatat dan disetorkan ke bank.
c. Pelanggan menempatkan pesanan online untuk membeli barang dagangan. Pesanan diterima, diisi, dan dikirim ke pelanggan dengan faktur.
d. Permintaan persediaan diterima oleh departemen pembelian. Departemen pembelian mempersiapkan dan mengirimkan pesanan pembelian ke vendor yang sesuaL
e. Faktur vendor diterima, diperiksa, dan dibandingkan dengan pesanan pembelian yang sesnai. kemudian dibayar dan diajukan.
t. Bill of lading untuk memesan persediaan diterima dari vendor, dicatat, dicek
dengan pesanan pembelian yang sesuai, dan kemudian diajukan.
3.11 Melanie melakukan studi pada berbagai rencana penurunan berat badan d?n kebutuhan untuk menentukan status berat badan individual dengan menghitung indcks massa tubuh. Untuk menghitung indeks massa tubuh, tinggi harus diukur dalam meter dan berat diukur dalam kilogram. Indeks dihitung dengan membagi berat badan seseorang dengan tingginya. Hasilnya kemudian dibandingkun untuk skala berikut ini
na menentukan status berat seseorang: Di bawah 18,5 = kekurangan berat badan;
18,5-24,5 = berat badan normal; di atas 25 = kelebihan berat badan. Lima ratus orang setuju untuk berpartisipasi dalam studi Melanie. Dengan begitu banyak perhilungan untuk dilakuk?n, ia menginginkan sebuah program komputer yang akan melakukan
n
84 Bagian Satu landasan Konsepluai Sistem Informasi Akuntansl
perhitungan ini untuknya. la memutuskan untuk mempersiapkan bagan alir guna membantunya mendesain program komputer.
DIMINTA
Persiapkan bagan alir program untuk membantu Melanie memprogram proses ini! 3.12 Pasangkan segmen DAD atau bagan alir di kolom sebelah kanan dengan deskripsi
yang sesuai di kolom sebelah kiri! DAD
1. Laporan dipersiapkan dan A. dikirim ke pelanggan dari data dalam penyimpanan data piutang.
2. Vendor mengirimkan faktur penjualan ke proses utang.
3. Proses peneriinaan kas memperbarui penyimpanan data penerimaan kas. BAGAN ALiR
4. Pengecekan bagian 2 secara D. manual dipersiapkan dari
data pada faktiu vendor.
5. Sistem mempersiapkan cek E. yang dikirimkan ke pelanggan.
6. Laporan dipersiapkan dari data yang p disimpan dalam pita magnetis.
7. Data penagihan dimasukkan ke dalam q. sistem dari terminal dan digunakan untuk memperbarui data pesanan penjualan dan database pelanggan.
8. Data dari faktur kertas yang H. dibatalkan digunakan untuk
memperbarui file pengeluaran kas.
9. Sistem mempersiapkan daa I. salinan pesanan penjualan, satu
dan yang lain diarsipkan.
10. Laporan umur piutang j dipersiapkan dari�/c induk
piutang dan file induk penerimaan kas. 86
8agian Satu Landasan Konsepiual Sislem InlornwsiAkuniansi
3.13. Lakukan replikasi bagan aJir berikut ini dalam Visio, Microsoft Word, Microsoft Exce', alau paket perangkat lunak pendokumentasian lainnya!
3.14 Lakukan replikasi DAD berikut in.' dalam Visio, Microsoft Word, Microsoft Excel, atau beberapa paket pendokumentasian perangkat lunak lainnya!
Bab 3 SislenileknikDokumenlasi 87
KASUS3-1 Dub 5
Anda adalah seorang analis untuk Wee Willie Williains Widget Woiis (juga dikenal sebagai Dub 5). Dub 5 telaii meiighasilkaii koniponen keyboard komputer selama lebih dari 20 tahun
dan baru-baru ini menandatangani kontrak eksklusif 10 iahun uiituk menyediakan keyboard bagi komputer personal Dell dan HP. Sebagai analis sistem, Anda ditugaskan untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan pesanan Dub 5.
Pesanau pelanggan, yang semuanya merupakan penjualan kredit, tiba melalui e-mail dan telepon. Ketika semua pesanan diproses, sejumlah dokumen laiii dipersiapkan. Anda membuat diagram proses keseluruhan dan dokumen yang dihasilkan, seperti yang ditunjukkan pada diagram konteks di bawah ini.
Berikut mi adalah dokuraen yang dihuat:
• Pemrosesan pesanan membuat slip pengepakan, yang digunakan untuk mengisi pesanan.
• Faktur peiaiiggan dipersiapkan dan dikirim dengan barang.
• Ketika pesanan tidak diterima, pembatalan pesana n
dikirimkan kepada pelanggan, menjelaskan mengap a
pesanan tidak bisa diai"sipkan.
• Pemberitahuan piutang, yang merupakan salman faktu r
pelanggan, dikirim ke departemen akuniansi, sehingg a
catatan piutang dapat diperbarui.
Setelah memeriks.-* catatan Anda, .�nda menulis ringkasa n
narasi berikut ini:
Ketika pesanan datang, petugas pemrosesan pesana n
mengecekfile kredit pelanggan untuk mengonfirmasikan persetujuan kredit dan memastikanjumlah kredit masih d i -i'..--,-. - ■ Laporan rjfctur- , fiingkaun; " t�jual�fi -■Joih*, .�nggaii� hMflitiFakiuf� l��lan AKefelanggan
