BAB IV. ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.2 Perencanaan Sistem
4.2.3 Perancangan Sistem Informasi Absensi dan Penggajian
4.2.3.4 Diagram Arus Data
Guna memperjelas dan mempermudah pemahaman sistem dan prosedur informasi yang dirancang oleh penulis, maka digunakan suatu alat yang cukup populer yaitu daigram arus data (DAD) atau data flow diagram (DFD). Alat ini digunakan pada metodologi pengembangan sistem untuk menggambarkan arus data di sistem secara terstruktur dan jelas, tanpa memperhitungkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau disimpan. Selain itu diharapkan DAD ini dapat merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
Pada level 0 terdiri dari 3 proses yang merupakan penggambaran sistem informasi penggajian secara garis besar yang nantinya akan diperjelas pada
level selanjutnya.
Data Lembur
Absensi Lembur Persetujuan Ijin Rekap Data Ijin
Laporan Rekap Gaji
Slip Gaji
Data Nominal Gaji Pehitungan Gaji
Rekap Data Lembur
Ijin Karyawan Rekap Data Absensi
Data Karyawan Data Absensi Karyawan KaryawanKaryawan Bagian Keuangan Bagian Keuangan Personalia (Administrat or) Personalia (Administrat or) Personalia (Administrat or) Personalia (Administrat or) Karyawan 1 Proses Absensi Fingerprint + 2
Proses Lembur Dan Ijin
+ 3 Proses Penggajian + Karyawan Personalia (Administrat or) Kepala Divisi Kepala Divisi
56
b. Diagram Arus Data (DAD) Level 1
Pada level ini terjadi break down dari proses absensi fingerprint, proses lembur dan izin, dan proses penggajian.
1. Pr oses Absensi Fingerprint
Pada level 1 Proses Absensi fingerprint terdiri dari 2 proses yang merupakan penggambaran sistem informasi.
[Rekap Absen] [Data Absen]
Rekap Data Absensi Data Karyawan Data Absensi Karyawan Karyawan Personalia (Administrator) 1 Pengolahan Data Absen 2 Pengolahan Laporan Rekap Absen Database Absensi
Gambar 4.4. DAD Level 1 Proses Absensi Fingerprint 2. Pr oses Lembur dan Izin
Pada level 1 Proses Lembur dan Izin terdiri dari 2 proses yang merupakan penggambaran sistem informasi.
Rekap Data Ijin Data Lembur
Persetujuan Ijin Absensi Lembur
[Rekap Lembur dan Ijin] [Data Ijin dan Lembur]
Rekap Data Lembur Ijin Karyawan Karyawan Personalia (Administrat or) Personalia (Administrat or) 1
Pengolahan Ijin dan Lembur
2 Penglahan Laporan Rekap Ijin dan Lembur Database Ijin dan
Lembur Personalia (Administrat or) Kepala Divisi Karyawan Kepala Divisi
57
3. Pr oses Penggajian
Pada level 1 Proses Penggajian terdiri dari 3 proses yang merupakan penggambaran sistem informasi.
[Rekap Gaji] [Rekap Gaji]
[Data Gaji] Laporan Rekap Gaji
Slip Gaji
Data Nominal Gaji Pehitungan Gaji Personalia (Administrator) Bagian Keuangan Karyawan Bagian Keuangan 1 Pengolahan Slip Gaji 2 Pengolahan Gaji 3 Pengolahan Laporan Rekap Gaji Database Gaji
Gambar 4.6.DAD Level 1 Proses Penggajian
4. Entity Relationship Diagr am
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu alat untuk
mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entiti dan relationship. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, bisa abstrak atau nyata, misalnya dapat berupa orang, obyek dan waktu kejadian. Juga perlu diketahui bahwa setiap entity tersebut. Sedangkan relationship adalah hubungan antar entity yang berfungsi hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.
58
ERD merupakan salah satu alat yang cukup diminati dan populer saat ini karena dapat menggambarkan entiti-entiti yang terlibat di dalamnya dan hubungan antara entiti tersebut secara jelas didalam suatu sistem yang terstruktur yang cukup baik. Perancangan dari Sistem Informasi Manajemen Penggajian dapat dilihat di lampiran. Berikut adalah gambaran dari relasi-relasi antar entity :
Melakukan Mengawasi Melakukan1 Menerima Admin ID_Admin Nama_Admin Password <pi> A5 VA20 A5 <M> <M> <M> Identifier_1 <pi> Absensi ID_Absen Tgl_msk_Absen Jam_msk_Absen Jam_pulang_Absen Keterangan_Absen <pi> N10 D T T VA10 <M> <M> <M> <M> Identifier_1 <pi> Karyawan NIK Nama_Karyawan Tgl_lahir_Karyawan Alamat_Karyawan Gender_Karyawan Jabatan_Karyawan Tgl_diterima_Kerja <pi> VA10 VA20 D VA30 A1 VA20 D <M> <M> <M> <M> <M> Identifier_1 <pi> Lembur ID_Lembur Tgl_lembur Jam_Mulai_Lembur Jam_Selesai_Lembur Keterangan_Lembur <pi> N10 D T T VA20 <M> <M> <M> <M> Identifier_1 <pi> Gaji ID_Gaji Masa_Kerja Gaji_pokok Gaji_Lembur Tunjangan Total_gaji <pi> N10 I I I I I <M> Identifier_1 <pi> Gambar 4.7 Entity a. Karyawan – Absensi
Entiti karyawan dan absensi memiliki relasi one to many (1:M), dimana satu data karyawan dapat memiliki banyak data absensi dan satu data absensi hanya dapat memiliki satu data karyawan.
59
1. Absensi memiliki sifat mandatory terhadap karyawan 1 or 1 (one only one) yaitu satu data absensi hanya dapat memiliki satu data karyawan.
2. Karyawan memiliki sifat optional terhadap absensi 0 or M (Zero Or Many) yaitu satu data karyawan bisa jadi tidak memiliki data absensi atau memiliki banyak data absensi. b. Karyawan – Lembur
Entiti karyawan dan absen memiliki relasi one to many (1:M), dimana satu data karyawan dapat memiliki banyak data absen dan satu data absen hanya dapat memiliki satu data karyawan.
Sifat-sifat yang terdapat pada entity lembur dengan karyawan:
1. Lembur memiliki sifat mandatory terhadap karyawan 1 or 1 (one only one) yaitu satu data lembur hanya dapat memiliki satu data karyawan.
2. Karyawan memiliki sifat optional terhadap lembur 0 or M (Zero Or Many) yaitu satu data karyawan bisa jadi tidak memiliki data lembur atau memiliki banyak data lembur. c. Karyawan – Gaji
Entity karyawan dan gaji memiliki relasi one to many (1:M), dimana satu data karyawan dapat memiliki banyak data gaji dan satu data gaji hanya dapat memiliki satu data karyawan.
60
1. Gaji memiliki sifat mandatory terhadap karyawan 1 or 1 (One
Only One) yaitu satu data gaji hanya dapat memiliki satu data
karyawan.
2. Karyawan memiliki sifat optional terhadap gaji 0 or M (Zero
Or Many) yaitu satu data karyawan bisa jadi tidak memiliki
data gaji atau memiliki banyak data gaji. d. Karyawan – Ijin
Entiti karyawan dan ijin memiliki relasi one to many (1:M), dimana satu data karyawan dapat memiliki banyak data ijin dan satu data ijin hanya dapat memiliki satu data karyawan.
Sifat-sifat yang terdapat pada entiti karyawan dengan unit kerja:
1. Ijin memiliki sifat mandatory terhadap unit kerja 1 or 1 (one
only one) yaitu satu data ijin hanya dapat memiliki satu data
karyawan.
2. karyawan memiliki sifat optional terhadap ijin 0 or M (Zero Or
Many) yaitu satu data karyawan bisa jadi tidak memiliki data
ijin atau memiliki banyak data ijin. 5. Perancangan Database
Dalam merancang sistem ini terdapat beberapa tabel yang digunakan untuk mendukung adanya sistem manajemen penggajian yang cepat, tepat, efektif dan efisien. Database ini dibuat dengan menggunakan database
61
1. Tabel Karyawan
Gambar 4.8 Tabel Karyawan 2. Tabel Gaji
Gambar 4.9 Tabel Gaji
3. Tabel Absensi
62
4. Tabel Tunjangan
Gambar 4.11 Tabel Tunjangan 5. Tabel Data Lembur
Gambar 4.12 Tabel Data Lembur 6. Tabel History Gaji
Gambar 4.13 Tabel History Gaji 6. Bentuk Pola Pokok Sidik J ari
Ada tiga bentuk sidik jari yaitu busur (arch), sangkuatan (loop), dan lingkaran (whorl). Bentuk pokok tersebut terbagi lagi menjadi beberapaa
63
bentuk sangkutan terbagi menjadi Ulnar loop dan Radial loop, sedangkan bentuk lingkaran terbagi menjadi Plain whorl, Central pocket loop whorl,
Double loop whorl dan Accidental whorl. Perbedaan utama dari ketiga
bentuk pokok tersebut terletak pada keberadaan core dan delta pada lukisan sidik jarinya.
Gambar 4.14 Bentuk Pola Pokok Sidik Jari
7. Desain Input
Desain input ini merupakan model rancangan sistem informasi absensi dan penggajian yang sudah dirancang. Desain input ini merupakan
form-form yang berhubungan dengan sistem informasi yang dirancang yaitu
mengenai absensi dan penggajian karyawan. a. Tampilan / Form Menu Utama
64
Gambar diatas merupakan form tampilan menu utama sistem absensi dan penggajian di PT. SENTRA USAHA PRIMA dimana didalamnya terdapat pilihan seperti data kepegawaian, absensi, penggajian dan laporan. Pilihan-pilihan ini menghubungkan dengan form-form yang berhubungan dengan rekap absensi dan penggajian.
b. Data Karyawan (For m Input Data Karyawan)
Gambar 4.16 Form Input Data Karyawan
Form input data karyawan digunakan untuk memasukkan data karyawan
baru dimana didalamnya terdapat piihan menu. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut:
1. Data karyawan baru
65
2. Lihat data jabatan
Untuk membuat data jabatan dan gaji pokok. 3. Lihat data golongan
Untuk membuat data golongan, tunjangan golongan dan uang lembur. 4. Lihat data tunjangan
Untuk membuat data tunjangan sesuai dengan data golongan dan jabatan. 5. Simpan perubahan
Untuk menyimpan data pagawai kedalam data base. 6. Tutup
Untuk membatalkan proses dan kembali ke menu utama. c. Data Golongan (Form Input Data Golongan)
Gambar 4.17 Form Input Data Golongan
Form input data golongan digunakan untuk memasukkan data golongan
karyawan baru dimana didalamnya terdapat piihan seperti data golongan baru dan simpan perubahan. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut:
66
1. Data golongan baru
untuk membuat data golongan pagawai. 2. Simpan perubahan
untuk menyimpan data golongan yang telah dibuat ke dalam database utama.
d. Data J abatan (Form Input Data J abatan)
Gambar 4.18 Form Input Data Jabatan
Form input data jabatan digunakan untuk memasukkan data jabatan
karyawan baru dimana didalamnya terdapat piihan seperti data jabatan baru dan simpan perubahan. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut:
1. Data jabatan baru
Untuk membuat data jabatan pagawai. 2. Simpan perubahan
Untuk menyimpan data jabatan yang telah dibuat ke dalam database utama.
67
e. Data Tunjangan (Form Input data Tunjangan)
Gambar 4.19 Form Input Data Tunjangan
Form input data tunjangan digunakan untuk memasukkan data tunjangan
karyawan baru dimana didalamnya terdapat piihan seperti data tunjangan baru dan simpan perubahan. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut: 1. Data tunjangan baru
Untuk membuat data tunjangan pagawai. 2. Simpan perubahan
Untuk menyimpan data tunjangan pegawai yang telah dibuat ke dalam
68
f. Rencana Lembur (form rencana lembur)
Gambar 4.20 Form Rencana Lembur
Form rencana lembur digunakan untuk memasukkan data absensi lembur
kerja pegawai dimana didalamnya terdapat pembuatan rencana lembur baru, karyawan yang direncanakan lembur, simpan perubahn dan tutup . Adapun kegunaanya adalah sebagai berikut:
1. Rencana lembur baru : Untuk membuat rancana lembur karyawan 2. Pilih karyawan : Untuk memilih siapa saja karyawan yang harus
lembur dan mnentukan tanggal kapan akan lembur 3. Lihat Rencana lmbur : Untuk melihat siapa saja yang sudah di jadwalkan
lembur.
4. Simpan Perubahan : Untuk menyimpan inputan data rencana lembur kedalam database.
5. Tutup : Untuk menutup form rencana lembur dan kembali ke menu utama
69
g. For m Absensi manual
Gambar 4.20 Form Absensi Manual
Form absensi manual digunakan untuk memasukkan data absensi kerja
pegawai secara manual oleh pegawai dan di input kedalam database oleh bagian personalia dimana didalamnya terdapat pembuatan form baru, form ini digunakan apabila suatu saat program dan perangkat mengalam trouble terlebih saat jam masuk dan pulang karyawan.
h. For m I nput Absensi manual
70
Form input absensi manual digunakan untuk memasukkan data absensi
kerja pegawai secara manual kedalam database oleh bagian personalia sesaat setelah bagian personalia mendapat form manual yang telah diberikan pegawai dimana didalamnya terdapat pembuatan id karyawan, nama, jam masuk, jam lembur, tanggal, jabatan, jam keluar, dan jumlah produksi.