SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN
ABSENSI DAN PENGGAJ IAN MENGGUNAKAN FINGERPRINT
DI PT. SENTRA USAHA PRIMA MOJ OSARI
OLEH :
SEPTIAN ADI SUSANTO NPM : 0732010012
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, dengan Mengucapkan rasa syukur kehadirat Allah
SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-nya sehingga penelitian
mampu untuk dapat menyelesaikan penelitian ini dengan baik dan lancar sampai
tersusunnya laporan Skripsi ini dengan judul “ PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI MANAJ EMEN ABSENSI DAN PENGGAJ IAN
MENGGUNAKAN FINGERPRINT DI PT. SENTRA USAHA PRIMA”.
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan mendapatkan
gelar sarjana Teknik (S-1) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.
Dalam penulisan Skripsi ini tak lepas dari bantuan, bimbingan dan
dorongan dari pihak instansi baik secara langsung maupun secara tidak langsung
yang berhubungan dengan penulisan Skripsi ini. Oleh karena itu dalam
kesempatan ini peneliti menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang
sedalam- dalamnya kepada:
1. Bpk.Prof.Dr.Ir.Teguh Sodarto, MS, selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
2. Bpk.Ir. Sutiono, MT., selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” jawa Timur.
3. Bpk.Ir. M. Tutuk Safirin, MT Selaku Ketua Jurusan Fakultas Teknik
4. Bpk.DR. Ir. Minto Waluyo, MM Selaku Sekertaris Jurusan Fakultas
Teknik Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa
Timur.
5. Bapak dan Ibu serta staf pengajar Jurusan Teknik Industri yang telah
membekali penulis dengan ilmu pengetahuan yang berguna dan
bermanfaat bagi penulis selama mengikuti kegiatan perkuliahan.
6. Bpk.Ir.Tri Susilo.MM dan Ibu Ir. Nisa Masruroh.MT Selaku Dosen
pembimbing yang telah banyak memberikan arahan, masukan serta
nasehat kepada saya untuk menyelesaikan Skripsi ini.
7. Bpk. Ir. Ganda Rahardian. MT beserta Staff yang berada di PT. SENTRA
USAHA PRIMA yang Memberikan Ijin kepada saya untuk melakukan
Penelitian.
8. Keluarga Besarku yang saya sayangi, terutama ku persembahkan kepada
alm. ibuku yang selalu menemaniku disaat aq sedih dan senang.
9. Sahabat- sahabatku yang tidak bias disebutkan satu-persatu khususnya
buat “PARALEL A ANGKATAN 07” teriama kasih atas dorongan dan
semangatnya terima kasih juga atas kebersamaan kita selama ini.
10.Semua Temen-temen mahasiswa UPN khususnya jurusan Teknik Industri
angkatan 07 maupun angkatan atas dan bawah yang penulis kenal.
11.Semua pihak tidak penulis sebutkan satu-persatu yang telah membantu
dalam menyelesaikan penyusunan Skripsi ini.
Semoga Kemampuan dan pengetahuan telah tercurahkan demi
kesempurnaan. Skripsi ini, namun keterbatasan dan kekurangan tetaplah ada. Oleh
masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis dengan senang hati menerima segala
kritik dan saran yang bersifat membangun guna kesempurnaan guna
kesempurnaan Tugas Akhir (Skripsi) ini.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna
dan bermanfaat bagi semua pihak.
Surabaya, November 2011
ABSTRAKSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN ABSENSI DAN PENGGAJ IAN MENGGUNAKAN FINGER PRINT
(Studi Kasus Di PT. SENTRA USAHA PRIMA – MOJ OSARI) Oleh :
SEPTIAN ADI SUSANTO
Pada era modern dan global sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan perusahaan. Keberhasilan perusahaan sangat tergantung pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaanya. Dalam hal ini dapat dipenuhi apabila perusahaan melakukan pengaturan terhadap jadwal penyelesaian permintaan dengan sebaik-baiknya. PT. SENTRA USAHA PRIMA adalah perusahaan yang bergerak di bidang beton khususnya pada pembuatan paving dan canstin. Perusahaan ini telah berdiri cukup lama dan memiliki karyawan yang cukup banyak. Pada perusahaan ini baik absensi harian maupun lembur karyawan masih dilakukan secara manual. Penggajian sebagai subsistem dari manajemen personalia merupakan hal yang vital bagi PT. SENTRA USAHA PRIMA karena absensi dan penggajian sangat berpengaruh terhadap produktivitas tenaga kerja. Bagi PT. SENTRA USAHA PRIMA yang mempunyai jumlah karyawan yang cukup banyak
. Bagi PT. SENTRA USAHA PRIMA yang mempunyai jumlah karyawan yang cukup banyak, sistem absensi dan perhitungan gaji karyawan yang dilakukan secara manual bisa menimbulkan banyak masalah dan kecurangan serta output produksi tidak maksimal. Selain itu perhitungan manual juga tidak efektif dan efisien, sering terjadi kecurangan dan kesalahan hitung yang dapat mengakibatkan kerugian baik di pihak karyawan maupun PT. SENTRA USAHA PRIMA
Untuk mengantisipasi permasalahan tersebut diterapkan metode Perancangan Sistem Informasi Manajemen Absensi dan Penggajian Menggunakan
Fingerprint. Sehingga dapat mempermudah dalam proses pengambilan keputusan
secara tepat dengan tersedianya informasi – informasi yang tepat waktu , akurat dan relevan.
Hasil analisa dang pengembangan sistem diperoleh perancangan sistem baru ini dapat memperbaiki prosedur penggajian dan absensi lebih efektif dikarenakan adanya penyederhanaan dari 5 bagian menjadi 3 bagian pada sistem yang diusulkan. Adanya sistem informasi yang terkomputerisasi akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan informasi penggajian yang akurat, tepat waktu dan relevan.
ABSTRACT
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS DESIGN AND COUNTER PAYROLL USING FINGER PRINT
(Case Studies in : PT. SENGTRA USAHA PRIMA - MOJ OSARI)
By: SEPTIAN ADI SUSANTO
In the modern era and the current global, companies must be able toface free Competition that occurs. For that all corporate resources should be deployed to maximum and professionals to support the success of the company. The company's success is highly dependent on the success of management in carrying out his job. In this case can be metif the company make arrangements to schedule the completion of the request with the best. PT. SENTRA USAHA PRIMA is a company engaged in the manufacture ofconcrete paving and especially on
canstin. The company has established long enough and have enough employees. At this company either daily attendance and overtime employees are still done manually. Payroll as a subsystem of personnel management is vital for the
PT. SENTRA USAHA PRIMA because attendance and payroll is very influential on labor productivity. For the PT. SENTRA USAHA PRIMA having aconsiderable number of employees.
To anticipate these problems applied methods Management Information System Design Using Fingerprint Time Attendance and Payroll. So that it can facilitate the decision making process precisely with the availability of information - information that is timely, accurateand relevant.
Analysis results obtained with the system development of this new system design can fix the payroll and attendance procedures more effective due to
the simplification of the 5 parts into 3 parts on the proposed system. The existence of computerized information system hat will simplify the task of the operator in generating payroll information isaccurate, timely and relevant.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, dengan Mengucapkan rasa syukur kehadirat Allah SWT
yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-nya sehingga penelitian mampu
untuk dapat menyelesaikan penelitian ini dengan baik dan lancar sampai
tersusunnya laporan Skripsi ini dengan judul “ PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI MANAJ EMEN ABSENSI DAN PENGGAJ IAN
MENGGUNAKAN FINGERPRINT DI PT. SENTRA USAHA PRIMA”.
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar
sarjana Teknik (S-1) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.
Dalam penulisan Skripsi ini tak lepas dari bantuan, bimbingan dan
dorongan dari pihak instansi baik secara langsung maupun secara tidak langsung
yang berhubungan dengan penulisan Skripsi ini. Oleh karena itu dalam kesempatan
ini peneliti menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sedalam- dalamnya
kepada:
1. Bpk.Prof.Dr.Ir.Teguh Sodarto, MS, selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
2. Bpk.Ir. Sutiono, MT., selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” jawa Timur.
3. Bpk.Ir. M. Tutuk Safirin, MT Selaku Ketua Jurusan Fakultas Teknik
Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
4. Bpk.DR. Ir. Minto Waluyo, MM Selaku Sekertaris Jurusan Fakultas Teknik
5. Bapak dan Ibu serta staf pengajar Jurusan Teknik Industri yang telah
membekali penulis dengan ilmu pengetahuan yang berguna dan bermanfaat
bagi penulis selama mengikuti kegiatan perkuliahan.
6. Bpk.Ir.Tri Susilo.MM dan Ibu Ir. Nisa Masruroh.MT Selaku Dosen
pembimbing yang telah banyak memberikan arahan, masukan serta nasehat
kepada saya untuk menyelesaikan Skripsi ini.
7. Bpk. Ir. Ganda Rahardian. MT beserta Staff yang berada di PT. SENTRA
USAHA PRIMA yang Memberikan Ijin kepada saya untuk melakukan
Penelitian.
8. Keluarga Besarku yang saya sayangi, terutama ku persembahkan kepada
alm. ibuku yang selalu menemaniku disaat aq sedih dan senang.
9. Sahabat- sahabatku yang tidak bias disebutkan satu-persatu khususnya buat
“PARALEL A ANGKATAN 07” teriama kasih atas dorongan dan
semangatnya terima kasih juga atas kebersamaan kita selama ini.
10.Semua Temen-temen mahasiswa UPN khususnya jurusan Teknik Industri
angkatan 07 maupun angkatan atas dan bawah yang penulis kenal.
11.Semua pihak tidak penulis sebutkan satu-persatu yang telah membantu
dalam menyelesaikan penyusunan Skripsi ini.
Semoga Kemampuan dan pengetahuan telah tercurahkan demi
kesempurnaan. Skripsi ini, namun keterbatasan dan kekurangan tetaplah ada. Oleh
karena itu, penulis menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penyusunan laporan ini
masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis dengan senang hati menerima segala
kritik dan saran yang bersifat membangun guna kesempurnaan guna kesempurnaan
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan
bermanfaat bagi semua pihak.
Surabaya, November 2011
ABSTRAKSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN ABSENSI DAN PENGGAJ IAN MENGGUNAKAN FINGER PRINT
(Studi Kasus Di PT. SENTRA USAHA PRIMA – MOJ OSARI) Oleh :
SEPTIAN ADI SUSANTO
Pada era modern dan global sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan perusahaan. Keberhasilan perusahaan sangat tergantung pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaanya. Dalam hal ini dapat dipenuhi apabila perusahaan melakukan pengaturan terhadap jadwal penyelesaian permintaan dengan sebaik-baiknya. PT. SENTRA USAHA PRIMA adalah perusahaan yang bergerak di bidang beton khususnya pada pembuatan paving dan canstin. Perusahaan ini telah berdiri cukup lama dan memiliki karyawan yang cukup banyak. Pada perusahaan ini baik absensi harian maupun lembur karyawan masih dilakukan secara manual. Penggajian sebagai subsistem dari manajemen personalia merupakan hal yang vital bagi PT. SENTRA USAHA PRIMA karena absensi dan penggajian sangat berpengaruh terhadap produktivitas tenaga kerja. Bagi PT. SENTRA USAHA PRIMA yang mempunyai jumlah karyawan yang cukup banyak
. Bagi PT. SENTRA USAHA PRIMA yang mempunyai jumlah karyawan yang cukup banyak, sistem absensi dan perhitungan gaji karyawan yang dilakukan secara manual bisa menimbulkan banyak masalah dan kecurangan serta output produksi tidak maksimal. Selain itu perhitungan manual juga tidak efektif dan efisien, sering terjadi kecurangan dan kesalahan hitung yang dapat mengakibatkan kerugian baik di pihak karyawan maupun PT. SENTRA USAHA PRIMA
Untuk mengantisipasi permasalahan tersebut diterapkan metode Perancangan Sistem Informasi Manajemen Absensi dan Penggajian Menggunakan
Fingerprint. Sehingga dapat mempermudah dalam proses pengambilan keputusan
secara tepat dengan tersedianya informasi – informasi yang tepat waktu , akurat dan relevan.
Hasil analisa dang pengembangan sistem diperoleh perancangan sistem baru ini dapat memperbaiki prosedur penggajian dan absensi lebih efektif dikarenakan adanya penyederhanaan dari 5 bagian menjadi 3 bagian pada sistem yang diusulkan. Adanya sistem informasi yang terkomputerisasi akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan informasi penggajian yang akurat, tepat waktu dan relevan.
ABSTRACT
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS DESIGN AND COUNTER PAYROLL USING FINGER PRINT
(Case Studies in : PT. SENGTRA USAHA PRIMA - MOJ OSARI)
By: SEPTIAN ADI SUSANTO
In the modern era and the current global, companies must be able toface free Competition that occurs. For that all corporate resources should be deployed to maximum and professionals to support the success of the company. The company's success is highly dependent on the success of management in carrying out his job. In this case can be metif the company make arrangements to schedule
the completion of the request with the best. PT. SENTRA USAHA PRIMA is a company engaged in the manufacture ofconcrete paving and especially on canstin. The company has established long enough and have enough employees. At this company either daily attendance and overtime employees are still done manually. Payroll as a subsystem of personnel management is vital for the PT. SENTRA USAHA PRIMA because attendance and payroll is very influential on labor productivity. For the PT. SENTRA USAHA PRIMA having aconsiderable number of employees.
For the PT SENTRA USAHA PRIMA having a considerablenumber of employees, attendance system and employee salarycalculations are carried out manually can cause many problemsand fraud as well as production output is not maximal. Besidesmanual calculations are also ineffective and inefficient, often resulting in fraud and miscalculation that could lead to losses in both the party and PT SENTRA USAHA PRIMA.
To anticipate these problems applied methods Management Information System Design Using Fingerprint Time Attendance and Payroll. So that it can facilitate the decision making process precisely with the availability of information - information that is timely, accurateand relevant.
Analysis results obtained with the system development of this new system design can fix the payroll and attendance procedures more effective due to the simplification of the 5 parts into 3 parts on the proposed system. The existence of computerized information system hat will simplify the task of the operator in generating payroll information isaccurate, timely and relevant.
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan
Kata Pengantar ... i
Abstraksi ... iv
Daftar Isi ... ... vi
Daftar Gambar ... ... ix
Daftar Tabel ... xi
Daftar Lampiran ... xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan Penelitian ... 3
1.5 Asumsi ... ... 3
1.6 Manfaat Penelitian... 3
1.7 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Dasar Sistem ... 7
2.1.1 Karakteristik Sistem ... 8
2.1.2 Klasifikasi Sistem ... 11
2.2 Konsep Dasar Informasi ... 13
2.2.1 Siklus Informasi... 13
2.2.2 Kualitas Informasi ... 14
2.3 Sistem Informasi Manajemen ... 16
2.4 Pengembangan Sistem... 18
2.5 Absensi Sidik Jari Manusia ... 19
2.5.1 Absensi Dengan Sistem Konvensional ... 21
2.6 Bagan Alir Dokumen ... 22
2.6.1 Data Flow Diagram ... 24
2.6.2 Bentuk Diagram Arus Data ... 26
2.6.3 Diagram ER ... 27
2.7 HIPO (Hierarki Plus Input – proses – output) ... 30
2.8 Penelitian Terdahulu ... 31
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian ... 34
3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel ... 34
3.3 Langkah – Langkah Pemecahan Masalah ... 35
3.4 Metode Pengumpulan Data ... 40
3.5 Metode Pengolahan Data ... 41
BAB IV. ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengumpulan Data ... 43
4.2 Perencanaan Sistem... 45
4.2.1 Struktur Organisasi, Sistem Prosedur Serta Fungsi Masing-masing Bagian / Departement ... ... 45
4.2.2 Analisa Sistem ... 49
4.2.2.1 Analisa Kebutuhan Dokumen dan Informasi ... 49
4.2.3.1 Bagan Alir Dokumen yang Dirancang ... 52
4.2.3.2 Context Diagram ... 53
4.2.3.3 Bagan Berjenjang ... 54
4.2.3.4 Diagram Arus Data ... 55
4.2.4 Verifikasi dan Validasi Sistem ... 70
4.2.4.1 Desain Output ... 71
4.3 Pembahasan ... 73
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan... 75
5.2 Saran ... 76
Daftar Pustaka
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Informasi ... 14
Gambar 2.2 Pilar Kualitas Informasi ... 15
Gambar 2.3 Bagan Tingkat Manajemen ... 17
Gambar 2.4 Kontur Sidik Jari Manusia ... 20
Gambar 2.5 Simbol Bagan Alir Dokumen ... 22
Gambar 2.6 Diagram Alur Data Fisik ... 26
Gambar 2.7 Diagram Alur Data Logika ... 27
Gambar 2.8 Entity ... 28
Gambar 2.9 Attribut ... 28
Gambar 2.10 Relationship ... ... 29
Gambar 2.11 Garis ... ... 29
Gambar 3.1 Flowchart ... ... 35
Gambar 4.1 Context Diagram ... 53
Gambar 4.2 Bagan Berjenjang ... 54
Gambar 4.3 DAD Level 0 ... 55
Gambar 4.4 DAD Level 1 (Proses Absensi Fingerprint) ... 56
Gambar 4.5 DAD Leel 1 (Proses Lembur dan Ijin) ... 56
Gambar 4.6 DAD Level 1 (Proses Penggajian) ... 57
Gambar 4.7 Entity ... 58
Gambar 4.8 Tabel Karyawan ... 60
Gambar 4.9 Tabel Gaji ... ... 61
Gambar 4.11 Tabel Tunjangan ... 61
Gambar 4.12 Tabel Data Lembur ... 62
Gambar 4.13 Tabel Histori Gaji ... 62
Gambar 4.14 Bentuk Pola Sidik Jari ... 62
Gambar 4.15 Tampilan (Form Menu Utama) ... 63
Gambar 4.16 Tampilan (Form Data Karyawan) ... 64
Gambar 4.17 Tampilan (Form Data Golongan) ... 65
Gambar 4.18 Tampilan (Form Data Jabatan) ... 66
Gambar 4.19 Tampilan (Form Data Tunjangan) ... 67
Gambar 4.20 Tampilan (Rencana Lembur) ... 68
Gambar 4.21 Form Absensi Manual ... 69
Gambar 4.22 Tampilan (Form Input Absensi Manual) ... 69
Gambar 4.23 Print Out Laporan Absensi ... 71
Gambar 4.24 Print Out Laporan Lembur ... 71
Gambar 4.25 Print Out Laporan Ijin ... 72
Gambar 4.26 Print Out Gaji ... 72
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Tabel Data Absensi Karyawan ... 43
Tabel 4.2 Tabel Data Karyawan ... 43
Tabel 4.3 Tabel Data Lembur ... 44
Tabel 4.4 Tabel Data Tunjangan ... 44
Tabel 4.5 Tabel Data Gaji Pokok ... 44
Tabel 4.6 Tabel Analisa Dokumen dan Laporan ... 50
Tabel 4.7 Tabel Analisa Kebutuhan Informasi ... 51
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Company Profile & Struktur Organisasi
Lampiran 2 : Sisdur, ER Diagram, Bagan Berjenjang, Screenshot tampilan Fom,
B A B I
P E N D A H U L U A N
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era modern dan global sekarang ini, perusahaan harus mampu
menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya
perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk
mendukung keberhasilan perusahaan. Keberhasilan perusahaan sangat tergantung
pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaanya. Keberhasilan
manajemen perusahaan tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari
pengolahan data yang tepat.
PT. SENTRA USAHA PRIMA adalah perusahaan yang bergerak di
bidang beton khususnya pada pembuatan paving dan canstin. Perusahaan ini telah
berdiri cukup lama dan memiliki karyawan yang cukup banyak. Pada perusahaan
ini baik absensi harian maupun lembur karyawan masih dilakukan secara manual.
Penggajian sebagai subsistem dari manajemen personalia merupakan hal
yang vital bagi PT. SENTRA USAHA PRIMA karena absensi dan penggajian
sangat berpengaruh terhadap produktivitas tenaga kerja. Bagi PT. SENTRA
USAHA PRIMA yang mempunyai jumlah karyawan yang cukup banyak, sistem
absensi dan perhitungan gaji karyawan yang dilakukan secara manual bisa
menimbulkan banyak masalah dan kecurangan serta output produksi tidak
maksimal. Selain itu perhitungan manual juga tidak efektif dan efisien, sering
terjadi kecurangan dan kesalahan hitung yang dapat mengakibatkan kerugian baik
absensi dan penggajian yang masih manual pihak manajemen PT. SENTRA
USAHA PRIMA tidak dapat langsung mengetahui data absen dan lembur bila
sewaktu – waktu dibutuhkan.
Melihat masalah tersebut diatas maka PT. SENTRA USAHA PRIMA
mencari sebuah jalan keluar untuk mengatasi berbagai masalah yang dihadapi
agar dapat menata manajemen dengan baik. Komputerisasi sistem informasi
merupakan solusi yang tepat bagi PT. SENTRA USAHA PRIMA agar dapat
meningkatkan arus informasi di perusahaan..
Oleh karena itu perlu adanya perancangan sistem informasi manajemen
absensi dan penggajian yang diharapkan dapat membantu masalah – masalah yang
ada. Sehingga dapat mempermudah dalam proses pengambilan keputusan secara
tepat dengan tersedianya informasi – informasi yang tepat waktu , akurat dan
relevan.
1.2 Perumusan Masalah
Dengan melihat latar belakang masalah diatas maka :
“Bagaimana merancang sistem informasi manajemen absensi dan
penggajian dengan menggunakan fingerprint yang efektif dan efisien
sehingga dapat menghasilkan infor masi yang akurat di PT. SENTRA
USAHA PRIMA”
1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terarah pada pembahasan sistem informasi
1. Sistem informasi yang dibuat akan menggunakan perancangan perangkat
lunak dan keras pendukung sistem informasi tersebut.
2. Tidak dilakukannya analisa biaya pengadaan perangkat lunak dan kerasnya.
3. Absensi fingerprint diperuntukkan untuk bagian produksi baik karyawan
tetap maupun karyawan outsoursing.
1.4 Tujuan Penelitian
Penelitian ini mempunyai tujuan untuk merancang sistem informasi
manajemen absensi dan penggajian dengan menggunakan fingerprint yang efektif
dan efisien sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat.
1.5 Asumsi – Asumsi
Asumsi – asumsi yang digunakan dalam Tugas Akhir ini adalah sebagai
berikut :
1. Tersedianya dana untuk pengadaan perangkat keras
2. Tidak ada perubahan kebijaksanaan pada saat melakukan penelitian dari pihak
perusahaan
3. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan
program aplikasi komputer
1.6 Manfaat Penelitian
Dengan perancangan sistem informasi manajemen ini diharapkan akan
a. Bagi perusahaan :
1. Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang sekarang
dengan sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat
meningkatkan tingkat ketelitiannya.
2. Membantu pengambilan keputusan dalam proses pemilihan
alternatif terbaik sebagai keputusan yang tepat.
3. Membantu kelancaran operasi kerja.
4. Dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat,
cepat, akurat dan sederhana dalam waktu yang singkat sehingga
dapat menunjang proses pengambilan keputusan.
5. Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi, efektif dan efisien.
b. Bagi penulis :
1. Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat
menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis di masa
yang akan datang.
2. Dapat mengembangkan pengetahuan untuk diterapkan dalam
praktek nyata.
c. Bagi universitas :
Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding
bagi mahasiswa di masa yang akan datang
1. Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang sekarang
dengan sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat
2. Membantu pengambilan keputusan dalam proses pemilihan
alternatif terbaik sebagai keputusan yang tepat.
3. Membantu kelancaran operasi kerja.
4. Dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat, cepat,
akurat dan sederhana dalam waktu yang singkat sehingga dapat
menunjang proses pengambilan keputusan.
5. Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi , eferktif dan efisien.
1.7 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya , maka laporan ini secara
sistematika adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini akan diuraikan tentang latar belakang masalah ,
perumusan masalah , tujuan penelitian , batasan masalah dan asumsi
– asumsi yang digunakan , mananfaat penelitian serta sistematika
penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini akan diuraikan teori – teori yang berhubungan dan
berkenaan dengan topik – topik yang dibahas dan akan dipakai
sebagai dasar dalam menganalisa dan menyelesaikan masalah.
BAB III METODE PENELITIAN
Pada bab ini akan diuraikan tentang cara mendapatkan data , data apa
data tersebut , hasil apa saja yang akan didapat setelah data tersebut
diolah.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini akan diuraikan mengenai rancangan susunan program
yang diguanakan untuk memecahkan permasalahan serta data – data
dari berbagai hal yang dibutuhkan untuk penyusunan program.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran
untuk perbaikan sistem informasi manajemen penggajian yang
digunakan perusahaan saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya dan
menekankan pada komponennya atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih
menekankan pada prosedur menurut (Gerald, 1981) mendefinisikan sistem
sebagai berikut :
“Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja prosedur lebih
menekankan urut – urutan operasi dalam sistem. Menurut (Gillespie, 1971),
prosedur didefinisikan sebagai berikut :
“Suatu prosedur adalah suatu urut – urutan operasi klerikal (tulis –
menulis), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu lebih departemen, yang
diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi – transaksi
bisnis yang terjadi”.
Lebih lanjut (Gerald,1981), mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang
mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya mendefinisikan system adalah kumpulan dari elemen – elemen
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Semua definisi tentang sistem mencakup lima unsur utama yang terdapat
dalam sistem yaitu :
1. Komponen – komponen atau bagian – bagian
2. Adanya interaksi atau hubungan – hubungan antar komponen – komponen
atau bagian – bagian
3. Adanya sesuatu yang mengikat komponen – komponen atau bagian – bagian
tersebut menjadi suatu kesatuan
4. Terdapat tujuan bersama , sebagai hasil akhir
5. Berada dalam suatu lingkungan yang kompleks
2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat yang tertentu ,
yaitu mempunyai komponen – komponen (components), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
1. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi.
sistem. Setiap sistem berapapun kecilnya, selalu mengandung komponen –
komponen atau subsistem – subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat –
sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem keseluruhan.
2. Batas sistem (boundary)
Batas sistem merupakan derah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan.
4. Penghubung sistem (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber – sumber
daya yang mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari
subsistem akan menjadi masukan input untuk subsistem yang lain melalui
penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem yang lainnya membentuk suatu kesatuan.
5. Masukkan sistem (input)
Masukkan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, dapat berupa
yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi. Signal input adalah energi
yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh dalam computer.
Program adalah merupakan maintenance input yang digunakan untuk
mengoperasikan komputernya , dan data adalah signal input untuk diolah
menjadi informasi.
6. Keluaran sistem (output)
Keluaran adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan , dapat berupa masukkan untuk
subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem computer panas yang dikeluarkan
adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil pembuangan,
sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan – bahan yang lain menjadi keluaran berupa
barang jadi.
8. Sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak
mempunyai sasaran , maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran
dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
2.1.2. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya
sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak
tampak secara fisik. Misalnya sistem teologis , yaitu sistem yang berupa
pemikiran – pemikiran hubungna antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik
merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer , sistem
akutansi , sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia.
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia, misal sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang
melibatkan interaksi anatar manusia dengan mesin disebut human mechanine
sistem atau man manchine sistem. Sistem informasi merupakan contoh man
machine sistem , karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi
dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem yang tertentu dan sistem yang tidak
tertentu, Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi. Interaksi antar bagian – bagiannya dapat dideteksi dengan pasti
sehingga keluar dapat dilamarkan. Sistem komputer adalah salah satu contoh
dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan dari program –
program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan sistem
yang tidak terpengaruh dengan lingkungan sekitarnya. Sistem ini bekerja
secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis sistem
tertutup ini ada, tapi kenyataanya tidak ada sistem yang benar – benar tertutup,
yang ada hanyalah relatif tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang
berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini
menerima masukan dari luar atau subsistem lainnya. Karena sistemnya
bersifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem
harus mempunyai sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus
dirancang sedemikian rupa sehingga secara relatif tertutup, karena sistem
tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang
baik.(http://sdarsono.staff.gunadarma.ac.id)
2.2 Konsep Dasar Infor masi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang
kurang mendapat sistem informasi akan menjadi tidak berkembang dan berakhir.
Informasi dapat didefinisikan “Informasi adalah data – data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan yang lebih berarti bagi yang menerima”. Sumber
informasi adalah data , yang merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data
item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan
kesatuan nyata. Kejadian – kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu
objek nyata seperti tempat , benda dan orang – orang yang benar – benar nyata
ada dan terjadi. (Anthony, 1980).
2.2.1 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat
bercerita banyak , sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu
model, untuk menghasilkan informasi.
Data diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima
kemudian menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan
tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat
sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses
kembali lewat model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh
John Bruch disebut dengan siklus informasi. (Jogiyanto, 2005)
Gambar 2.1 Siklus Informasi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005)
Dimana dari dasar data adalah merupakan bentuk mentah dari informasi
yang belum diolah. Dimana dari proses model menjadi suatu informasi yang
nantinya akan diterima oleh penerima yang kan menghasilkan suatu keputusan
dan tindakan data yang kemudian bisa di tangkap guna untuk melanjutkan input
data.
2.2.2 Kualitas Infor masi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi
akurat, tepat waktunya dan relevan. (Burch dan Grudnitski, 1986)
menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang
ditunjang oleh tiga buah pilar.
Kualitas informasi
Gambar 2.2 Pilar kualitas informasi
(Sumber : Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 10)
a. Akurat berarti informasi itu harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak menyesatkan.
b. Tepat berarti informasi yang datang dari penerima tidak boleh terlambat.
Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi
tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk
mendapatkan, mengolah dan mengirim.
c. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.2.3. Nilai Infor masi
Menurut Davis dalam Kadir (2003:28), informasi adalah “data yang telah
diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang”. Hal yang sama
dikemukan oleh Suyanto (2000: 6), Informasi adalah “data yang telah
diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan
kepada penerima untuk digunakan di dalam pembuatan keputusan”
Kristanto (2003:6), juga menyebutkan informasi merupakan “kumpulan
data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerima”.
Dari beberapa pendapat di atas yang mengemukakan defenisi dari arti
informasi, maka informasi mencakup data yang diberi konteks, kemudian diolah
untuk disajikan sehingga diterima sebagai sebuah informasi, yang dapat
menambah pengetahuan seseorang. Sedangkan pengertian nilai itu sendiri
adalah “sesuatu yang berharga, bermutu, menunjukkan kualitas, dan berguna
bagi manusia”. Sesuatu itu bernilai berarti sesuatu itu berharga atau berguna
2.3 Sistem Infor masi Manajemen
Menurut (Davis, 1988) SIM adalah system manusia / mesin yang
menyediakan informasi untuk mndukung operasi manajemen dan fungsi
pengasmbilan keputusan dari suatu anggota.
Sedangkan menurut (Chusing,1974). “SIM adalah kumpulan dari manusia
dan sumber daya modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab
mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna
untuk semua tingkatan manajemen di dalam perencanaan dan pengendalian”.
Dari beberapa definisi tersebut maka dapat dirangkum bahwa SIM adalah
kumpulan dari interaksi system-sistem informasi yang menghasilkan informasi
yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi.
Secara teori, komputer tidak harus digunakan dalam SIM, tapi pada
kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dan berfungsi tanpa
melibatkan elemen non komputer dan elemen komputer. Elemen non komputer
adalah sistem manusia dan elemen komputrer adalah sistem mesin. Lebih lanjut
SIM selalau berhubungan dengan pengolah informasi yang berbasis pada
komputer.
Semua sistem informasi yang ada pada perusahaan dimaksudkan untuk
memberikan informasi kepada semua tingatan manajemen, yaitu manajemen
tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat atas dengan
executive management yang terdiri dari direktur utama, direktur dan eksekutif
lainnya difungsi-fungsi pemasaran, teknik , pelayanan pelanggan, keuangan dan
divisi dan manajer-manajer cabang. Manajer tingakat bawah disebut dengan
operating management meliputi supervisor atau pengawas.
Direktur
Wakil Direktur Manajemen
Eksekutif lain tingkat atas
Kepala Divisi Manajemen tingkat
Kepala Cabang menengah
Supervisor Manajemen tingkat
bawah
Gambar 2.3 Bagan Tingkat Manajemen
(Sumber : Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi , 1990, hal 16)
2.4 Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru
untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki
sistem yang telah ada,dimana sistem yang lama atau telah ada diperbaiki karena
beberapa hal yaitu sebagai berikut :
1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama.
Permasalahan yang timbul dapat berupa :
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama
b. Pertumbuhan Organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru, diantaranya kebutuhan informasi yang semakin luas, volume
pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip ekonomi yang
baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama
tidak efektif lagi. Sehingga sistem yang lama tidak dapat memenuhi lagi
semua kebutuhan informasi manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya, ditandai dengan
perkembangan perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi
telekomunikasi. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini
perlu digunakan untuk meningkatkan informasi sehingga dapat mendukung
dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen.
Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi, efesiensi waktu sangat
menentukan berhasil tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun
untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat lebih
memanfaatkan dibandingkan dengan perusahaan sendiri terhadap teknologi
yang ada, maka kesempatan akan jatuh ketangan pesaing.
3. Adanya instruksi-instruksi
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya
instruksi-instruksi dari pimpinan atau dari luar organiasasi, seperti peraturan
2.5 Absensi Sidik J ari Manusia
a. Absensi Sidik J ari
Pada dasarnya pada diri setiap manusia memiliki sesuatu yang unik/khas
yang hanya dimiliki oleh dirinya sendiri. Hal ini menimbulkan gagasan untuk
menjadikan keunikan manusia itu sebagai identitas diri. Hal ini harus
didukung oleh teknologi yang secara otomatis bisa mengidentifikasi/
pengenali seseorang dengan memanfaatkan teknologi semikonduktor yang
semakin hari ukurannya bisa semakin kecil. Teknologi ini disebut sebagai
biometrik. Biometrik adalah metode untuk mengindentifikasi atau mengenali
seseorang berdasarkan karakteristik fisik atau perilakunya. Bagian-bagian dari
tubuh manusia yang bersifat unik/ spesifik dan juga akurat adalah :
1. Sidik jari
2. Struktur wajah
3. Iris dan retina mata
Pada saat ini teknologi yang paling berkembang adalah pengenalan sidik
jari. Dengan perkembangannya yang pesat dan jumlah pemakai yang terus
meningkat, maka teknologi sidik jari bisa didapatkan dengan harga yang
sangat bersaing dengan system sebelumnya (mekanik / barcode / magnetic /
proximity).
b. Tekhnologi Sidik J ar i
Teknologi identifikasi sidik jari berdasarkan fakta bahwa setiap sidik jari
dan membandingkannya. Sidik jari manusia biasanya diklasifikasikan
berdasarkan Henry System :
1. Loop kiri
2. Loop kanan
3. Arch
4. Tented arch
Gambar 2.4 Kontur Sidik Jari Manusia
(Sumber : http://repository.usu.ac.id/)
Sensor sidik jari akan menangkap kontur kulit jari. Kontur jari adalah hal
yang sangat penting karena bisa menghindari kecurangan pemalsuan dengan
menggunakan foto copy sidik jari, dengan karet, atau cetakan yang lain.
Adapun beberapa indikator yang berfungsi untuk menunjukkan bahwa
absensi telah berhasil dicatat pada memory alat. Untuk lebih mempermudah,
maka ada beberapa indikator yang ditampilkan sekaligus, yaitu :
1. Tertampil nomor ID pada layar LCD.
3. Terdengar suara ‘Beep’ pendek.
4. Lampu LED hijau menyala.
2.5.1. Absensi Dengan Sistem Konvensional
Sistem konvensional yang dimaksud adalah sistem mekanik dimana
setiap karyawan harus memasukkan sebuah kartu absensi ke dalam mesin
absensi dan akan dicetak jam absensinya, dan juga sistem yang lebih canggih
yaitu dengan menggunakan badge. Badge ada tiga jenis yaitu barcode,
magnetik, dan roximity, biasanya cara memakainya dengan menggesek kartu
itu ke alat absensi atau dengan cara mendekatkannya saja. Pada sistem
konvensional, karyawan bisa melakukan absensi tanpa dia harus hadir disitu,
karena dia bisa menitipkannya kepada rekan kerja dia. Jadi data absensi
karyawan bisa jadi diragukan kebenarannya karena sulit diketahui apakah
karyawan benar-benar melakukan absen sendiri atau diabsenkan oleh
temannya. Sebagian besar masalah yang terjadi di perusahaan adalah
kurangnya itikad baik dari karyawan untuk melakukan absensi sendiri, jadi
perusahaan tentu akan diuntungkan yaitu karyawan menjadi lebih disiplin
waktu, menekan biaya yang seharusnya tidak perlu untuk menggaji karyawan,
dan meningkatkanproduktifitas karena karyawan akan benar-benar hadir pada
jam kerja. Di sisi lain, karena data absensi otomatis masuk ke komputer tanpa
memasukkan data absen secara manual, karyawan akan terhindar dari
kesalahan penghitungan jam kerja dan gaji. Absensi dengan sistem
membeli kartu absen kosong tiap bulannya, atau untuk yang badge perlu biaya
tambahan untuk membeli badgeoleh karena rusak, hilang, adanya karyawan
baru, mutasi, dsb. (Sumber : http://repository.usu.ac.id/)
2.6 Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir
formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol-simbol
sebagai berikut: ( Jogiyanto, 2005: 796)
Gambar 2.5 Simbol yang digunakan di bagan alir dokumen
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan
terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005)
Semua simbol diagram alur diatas, yaitu alat khusus untuk menggambar
simbol dan kotak diagram alur. Simbol dan kota tersebut ada yang sering
digunakan dan ada yang jarang digunakan. Dibawah ini akan saya berikan
1. Terminator, kotak mulai serta selesai/berhenti.
2. Manual Input, simbol untuk pemasukkan data secara manual.
3. Magnetig Tape Unit, Menyatakan input berasal pita magnetic atau output
disimpan ke pita magnetic.
4. Data, Masukkan serta keluaran.
5. Document, Mencetak hasil.
6. Process, Pemugasan/perhitungan/proses.
7. Connector, Penghubung.
8. Decision, Kotan keputusan.
9. Manual Operation, Pekerjaan/operasi secara manual.
10.Card, Kartu punched (input berasal dari kartu atau output ditulis kekartu).
11.Punched Tape, Pita Punched.
12.Preparation, tempat pengolahan didalam storage.
13.Stored Data, Tempat penyimpanan online.
14.Keying Operation, operasi yang menggunakan mesin yang mempunyai
keyboard.
15.Off-page connector, Menyambung kehalaman selanjutnya.
2.6.1 Data Flow Diagr am (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan system sebagai suatu
jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data,
nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau
model fungsi. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering
digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih
penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan
kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan
hanya pada fungsi sistem.
DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur
data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa
maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem
kepada pemakai maupun pembuat program. (http://www.scribd.com/doc)
Beberapa simbol yang digunakan didalam DFD (Data Flow Diagram):
(http://www.scribd.com/doc)
1. Komponen Terminator / Entitas Luar
Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan
system yang sedang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal juga
dengan nama entitas luar (eksternal entity)
Terdapat 2 jenis terminator
a. Terminator Sumber (Source), merupakan terminator yang menjadi
sumber.
b. Terminator Tujuan (Sink), merupakan terminator yang menjadi tujuan
Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi,
department di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi
diluar kendali sistem yang sedang dibuat.
2. Komponen Proses
Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang
mentranformasikan input menjadi output. Dimana proses tersebut diberi
nama untuk menjelaskan proses / kegiatan apa yang sedang dilaksanakan.
Ada bebrapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :
a. Proses harus memiliki input dan output
b. Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store
atau proses melalui alur data.
c. Sistem yang sedang dianalisis oleh profesional sistem yang
digambarkan dengan komponen proses.
3. Komponen Data Store
Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket
data dan diberi nama. Data store ini berkaitan dengan penyimpanan –
penyimpanan seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan
komputerisasi.
Suatu data store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen
2.6.2 Bentuk Diagram Arus Data (DAD)
Diagram arus data (DAD) atau data flow diagram terdapat dua bentuk
diagram arus data, yaitu : ( Jogiyanto, 2005: 712)
1. Diagram Arus Data Fisik (DADF)
Yaitu lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem
diterapkan, dan lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang
telah ada (sistem lama). Dengan menggunakan DADF, bagaimana
prose-proses dari sistem yang ada alan lebih dapat digambarkan dan
dikomunikasikan kepada pemakai sistem, sehingga analisis akan dapat
memperoleh gambaran yang jelas bagaimana sistem tersebut bekerja.
Gambar 2.6 Diagram Alur Data Fisik
(Sumber : http://itangnet.blogspot.com)
2. Diagram Arus Data Logika (DADL)
Yaitu menekankan pada proses-proses yang terdapat didalam sistem
dan lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang baru. DADL
lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan
(sistem yang baru). Karena sistem yang diusulkan belum tentu diterima
beberapa alternatif, maka penggambaran sistem secara logika terlebih
dahulu tanpa berkepentingan dengan penerapannya secara fisik akan lebih
mengena dan menghemat waktu penggambarannya dibandingkan dengan
DADF.
Gambar 2.7 Diagram Alur Data Logika
(Sumber : http://itangnet.blogspot.com)
Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DADL yang hanya
menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika,
biasanya proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses
secara komputer saja.
2.6.3 Diagram ER (Entity Relationship)
Entity Realtionship Diagram (Diagram ER) adalah peralatan
pembuatan model data yang paling fleksibel, dapat diadaptasikan untuk berbagai
pendekatan yang mungkin diukur dalam pendekatan sistem. Diagram ER
digunakan untuk mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana
terdapat entity dan relationship dan menggambarkan obyek-obyek data dan
untuk menggambarkan komponen-komponen utamanya adalah sebagai berikut:
(Mecleod,Jr, 2000: 393)
a. Berupa obyek banyak data (Entity)
Entity adalah sesuatu yang mudah diidentifikasikan. Sebuah entity bisa
berupa obyek, tempat, orang, konsep atau aktivitas. Entity digambarkan
dengan kotak dengan sudut yang tidak runcing.
Gambar 2.8 Entity
b. Attribut
Atribut adalah penjelasan-penjelasan dari entity yang membedakan dengan
entity yang lain. Sebuah attribut juga merupakan sifat-sifat dari sebuah
entity.
Gambar 2.9 Attribut
c. Relationship
Relationship adalah penghubung antara suatu entity dengan entity lain, dan
merupakan bagian yang sangat penting didalam mendesain database.
Relasi antar entity digambarkan dengan menghubungkan dua diagram
entity dengan satu garis.
Nama
d. Garis sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entity
dan himpunan entity dengan attributnya.
Gambar 2.11 Garis
e. Cardinality dan Relationship
Cardinality dari suatu relationship menjelaskan bagaimana hubungan atau
relasi dua entiti. Dimana macam-macam cardinality dari relasi dua entity
adalah: (Mecleod,Jr, 2000: 394)
1. One-To-One (1:1) Realtionship
Hubungan ini menunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel
pertama dapat dikoneksikan hanya ke satu baris data pada tabel kedua.
2. One-To-Many (1:M) Relationship
Hubungan ini merupakan hubungan yang paling umum dimana pada
hubungan ditunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama
dapat dikoneksikan ke satu atau lebih baris data pada tabel kedua.
3. Many-to-many (M:M) Relationship
Hubungan ini menunjukkan bahwa satu atau lebih baris data pada
tabel pertama dapat dikoneksian ke satu atau lebih baris data pada
tabel kedua.
4. Many-to-many (N:M)
Hubungan antar dua entity adalah banyak – banyak dengan suatu
definisi bentuk relationship tertentu yang dapat dijadikan hubungan
2.7 HIPO (Hierarki Plus Input –Proses-Output )
HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh
IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program. Akan tetapi sekarang,
HIPO juga banyak digunakan alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus
pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi yaitu tiap – tiap modul
didalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. HIPO mempunyai sasaran
utama sebagai berikut :
a. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi – fungsi dari
sistem.
b. Untuk lebih menekankan fungsi – fungsi yang harus diselesaikan oleh
program, bukannya menunjukkan statemen – statemen program yang
digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.
c. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan
dan output yang harus dihasilkan oleh masing – masing fungsi pada tiap –
tiap tingkatan dari diagram HIPO.
d. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan –
kebutuhan pemakai.
2.8 Penelitian Terdahulu
(Dhani Irawati, 2006, Perancangan Sistem Informasi Manajemen
Penggajian di PT. TERANG FAJAR PERSADA SIDOARJO, dengan tujuan
efektif dan efisien sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat , tepat
waktu , relevan.)
PT. TERANG FAJARPERSADA adalah perusahaan yang bergerak di
bidang manufaktur pengolahan dan pembuatan furniture. Tugas manajemen
personalia adalah mempelajari dan mengembangkan cara – cara agar manusia
dapat secara efektif diintegrasikan kedalam berbagai organisasi guna mencapai
tujuan – tujuannya. Kegiatan – kegiatan yang umumnya tercakup dalam lingkup
manajemen personalia adalah :
1. Rancangan organisasi
2. Staffing Sistem Reward, tunjangan – tunjangan dan pematuhan.
3. Manajemen performasi.
4. Pengembangan pekerja dan organisasi.
5. Komunikasi dan relasi publik.
Dengan adanya perancangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur
penggajian di PT. TERANG FAJARPERSADA Sidoarjo menjadi lebih efektif.
Karena adanya penyederhanaan dari 5 bagian (karyawan, bagian produksi,
satpam, personalia dan keuangan) menjadi 3 bagian (karyawan, personalia dan
keuangan) pada sistem yang diusulkan, yaitu karyawan yang datang, pulang,
keluar, masuk, ijin maupun lembur hanya akan memasukkan nomor induk
karyawan (NIK) pada form yang tersedia, waktu kedatangan, kepulangan dan
Pada saat penggajian pihak personalia dapat langsung mengetahui jumlah gaji
para karyawan, yang kemudian diserahkan ke bagian keuangan.
Dengan adanya sistem yang demikian, maka informasi yang dihasilkan akurat,
tepat waktu dan relevan.
(Brian Sandy Ngongoloy, 2005, Perancangan Sistem Informasi Manajemen di
PT. KERETA API INDONESIA SURABAYA, dengan tujuan penelitian untuk
merancang system informasi penggajian secara komputrisasi untuk mengatasi
permasalahan yang menyangkut penyediaan bagi bagian personalia)
PT. KERETA API INDONESIA adalah perusahaan yang bergerak di
bidang pemeliharaan dan perawatan perkereta apian Indonesia.
Masalah pokok yang biasanya timbul adalah terlambatnya informasi
absen dan lembur yang diberikan. Selain itu perhitungan yang manual juga tidak
efektif dan efisien, tidak jarang terjadi kesalahan hitung yang dapat
mengakibatkan kerugian baik di pihak karyawan maupun PT. KERETA API
INDONESIA. Dengan sistem absensi dan lembur yang masih manual pihak
manajemen PT. KERETA API INDONESIA tidak dapat langsung mengetahui
data absen dan lembur bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Dengan adanya perancangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur
penggajian di PT. KERETA API INDONESIA Surabaya menjadi lebih efektif.
Karena adanya penyederhanaan pada sistem yang diusulkan, yaitu karyawan yang
nomor induk karyawan (NIP) pada form yang tersedia, waktu kedatangan,
kepulangan dan sebagainya akan langsung tercatat dan tersimpan dalam database
secara otomatis. Pada saat penggajian pihak personalia dapat langsung
mengetahui jumlah gaji para karyawan, yang kemudian diserahkan ke bagian
keuangan. Dengan adanya sistem yang demikian, maka informasi yang dihasilkan
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di PT. SENTRA USAHA PRIMA. Adapun waktu
pelaksanaan penelitian dilakukan pada Agustus 2011 sampai dengan data
penelitian terpenuhi.
3.2. Identifikasi dan Definisi Oper asional Var iabel
Variabel yang digunakan adalah variabel – variabel yang berkaitan dengan
judul penelitian dimana variabel – variabel tersebut digunakan untuk
mempermudah didalam merancang sistem dan prosedur sistem informasi
manajemen penggajian dan absensi. Variabel tersebut antara lain adalah :
a. Variabel Terikat adalah variabel yang mempengaruhi variabel bebas dimana
variabel terikat yang mendukung dalam penelitian ini adalah :
Sistem informasi manajemen absensi dan penggajian.
b. Variabel Bebas adalah variable yang mempengaruhi atau yang menyebabkan
variable terikat. Adapun variable bebas dalam penelitian ini adalah :
1) Data Absensi Sidik Jari (fingerprint)
2) Data Karyawan
3) Data Lembur
4) Data Tunjangan
Agar lebih sistematis maka langkah – langkah yang harus dilakukan dalam
mengadakan penelitian adalah sebagai berikut :
Keterangan Gambar :
a. Studi Pustaka
Pada tahap ini dilakukan tinjauan kepustakaan untuk melandasi cara
berfikir, bertindak dan memberikan arah penelitian serta membantu
menyelesaikan masalah.
b. Survey Awal
Pada tahap ini diteliti bagaimana sistem dan prosedur yang sudah
diterapkan sehingga dapat diperoleh gambaran mengenai permasalahan yang ada.
c. Perumusan Masalah
Perumusan masalah ini disusun dengan memperhatikan faktor – faktor
yang menjadi penyebab terjadinya masalah tersebut, kemudian menentukan suatu
metode untuk memecahkan masalah tersebut kemudian mencari pemecah
masalahnya.
d. Penentuan Tujuan Penelitian
Pada tahap penelitian tujuan ini dilakukan penetapan tujuan penelitian
dengan maksud agar langkah – langkah dalam pemecahan masalah menjadi
terarah dan mencapai sasaran yang diinginkan. Adapun tujuan dari penelitian ini
adalah untuk membangun suatu sistem informasi penggajian dan pengupahan
e. Identifikasi Variabel
Variabel yang digunakan adalah variabel yang berkaitan dengan judul
penelitian dimana variabel-variabel tersebut digunakan untuk mempermudah
didalam merancang sistem dan prosedur sistem informasi manajemen.
f. Perencanaan Sistem
Dalam tahap ini dilakukan perencanaan sistem yang dimana data-data
tersebut akan di proses dan di gunakan, antara lain adalah :
1. Prosedur karyawan.
2. Struktur organisasi
3. Data Absensi karyawan
4. Data Karyawan
5. Data Lembur
6. Data Tunjangan
7. Data Output Produksi
g. Analisa Sistem
Dalam tahap ini dilakukan analisa terhadap sistem yang meliputi :
1. Mempelajari cara kerja sistem
Ada dua cara dalam memahami cara kerja sistem antara lain yaitu :
a.Menganalisa struktur organisasi
Menganalisa tugas , tanggung jawab dan wewenang dari tiap – tiap bagian
yang terkait dalam sistem.
b. Identifikasi prosedur
Pada bagian ini didefinisikan prosedur yang berlaku pada sistem yang
2. Identifikasi permasalahan pada sistem
Memahami jalannya sistem dan masalah – masalah yang ditemukan
pada proses identifikasi.
3. Analisa kebutuhan informasi
a. Analisa dokumen dan laporan
Menganalisa macam – macam dokumen yang digunakan pada
sistem yang lama sebagai pedoman penyusun kebutuhan sistem
informasi yang baru.
b. Analisa kebutuhan informasi
Pada tahap ini akan dianalisa kebutuhan informasi sesuai dengan
tujuan sistem dan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.
h. Uji Analisa
Dimana pada proses ini diakukan uji analisa guna untuk menguji analisa
sistem apakah data yang di ambil sudah cukup untuk kebutuhan informasi.
i. Perancangan Sistem Informasi penggajian dan absensi
Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem informasi manajemen dan
perancangan perangkat lunak. Tujuan perancangan sistem informasi ini adalah
untuk membentuk informasi yang terpadu sesuai dengan kebutuhan.
Perancangan sistem informasi meliputi :
a. Pembuatan kerangka sistem
Pembuatan kerangka perancangan sistem yang memuat desain
sistem secara garis besar kerangka ini nantinya akan dikembangkan secara
b. Perancangan sub sistem
Untuk mempermudah dalam perancangan sistem maka sistem
informasi perlu dijabarkan menjadi sub sistem – sub sistem yang lebih
ringkas.
c. Perancangan database
Dilakukan perancangan suatu sistem file yang saling berhubungan
dan berfungsi untuk mengolah sumber informasi yang saling berkaitan dan
memberikan informasi yang akurat dan konsisten. Berisi jenis – jenis dan
susunan file secara keseluruhan serta bagaimana masing – masing file
berelasi satu dengan lainnya juga dijelaskan fungsi dan kegunaan masing –
masing file dalam sistem.
d. Perancangan input dan output
Yaitu merancang suatu sistem dialok yang mudah dimengerti
sehingga memudahkan pemakai dalam memasukkan data kedalam
komputer serta merancang tampilan laporan – laporan yang akan
dihasilkan dari pengolahan data.
j. Uji Verifikasi dan Validasi Sistem
Pada langkah ini dilakukan uji verifikasi dalam pengecekan listing program
secara menyeluruh kemudian dilakukan validasi sistem dengan cara mencoba
menjalankan program sebelum menuju tahap selanjutnya.
k. Implementasi
Pada tahap ini program telah melakukannya dengan baik, sehingga sistem
