S
S
K
K
R
R
I
I
P
P
S
S
I
I
D
DiiaajjuukkaannUUnnttuukkMMeemmeennuuhhiiSSeebbaaggaaiiPPeerrssyyaarraattaann D
DaallaammMMeemmppeerroolleehhGGeellaarrSSaarrjjaannaaTTeekknniikk
J
JuurruussaannTTeekknniikkIInndduussttrrii
O
Olleehh:: W
WAAHHYYUUDDWWIIKKUURRNNIIAAWWAANN
N
NPPMM::00883322001100110099
J
J
U
U
R
R
U
U
S
S
A
A
N
N
T
T
E
E
K
K
N
N
I
I
K
K
I
I
N
N
D
D
U
U
S
S
T
T
R
R
I
I
F
F
A
A
K
K
U
U
L
L
T
T
A
A
S
S
T
T
E
E
K
K
N
N
O
O
L
L
O
O
G
G
I
I
I
I
N
N
D
D
U
U
S
S
T
T
R
R
I
I
U
U
N
N
I
I
V
V
E
E
R
R
S
S
I
I
T
T
A
A
S
S
P
P
E
E
M
M
B
B
A
A
N
N
G
G
U
U
N
N
A
A
N
N
N
N
A
A
S
S
I
I
O
O
N
N
A
A
L
L
“
“
V
V
E
E
T
T
E
E
R
R
A
A
N
N
”
”
J
S
S
K
K
R
R
I
I
P
P
S
S
I
I
O
Olleehh:: W
WAAHHYYUUDDWWIIKKUURRNNIIAAWWAANN
N
NPPMM::00883322001100110099
J
J
U
U
R
R
U
U
S
S
A
A
N
N
T
T
E
E
K
K
N
N
I
I
K
K
I
I
N
N
D
D
U
U
S
S
T
T
R
R
I
I
F
F
A
A
K
K
U
U
L
L
T
T
A
A
S
S
T
T
E
E
K
K
N
N
O
O
L
L
O
O
G
G
I
I
I
I
N
N
D
D
U
U
S
S
T
T
R
R
I
I
U
U
N
N
I
I
V
V
E
E
R
R
S
S
I
I
T
T
A
A
S
S
P
P
E
E
M
M
B
B
A
A
N
N
G
G
U
U
N
N
A
A
N
N
N
N
A
A
S
S
I
I
O
O
N
N
A
A
L
L
“
“
V
V
E
E
T
T
E
E
R
R
A
A
N
N
”
”
J
J
A
A
W
W
A
A
T
T
I
I
M
M
U
U
R
R
2
SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN
PENGGAJ IAN DI PT. CEMORO MAS KURNIA ABADI -
BANYUWANGI
Disusun Oleh :
WAHYU DWI KURNIAWAN
NPM : 0832010109
Telah disetujui untuk mengikuti Ujian Negar a Lisan Gelombang IV Tahun Ajar an 2012 – 2013
Mengetahui,
Dosen Pembimbing I
Ir Sumiati. MT. NIP. 1960121399103 2 001
Mengetahui,
Dosen Pembimbing II
Suseno Budi Prasetyo. ST. MT. NIP. 19760503200501 1 002
Mengetahui
Ketua J urusan Teknik Industri UPN “Veteran” J awa Timur
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN
PENGGAJ IAN DI PT. CEMORO MAS KURNIA ABADI -
BANYUWANGI
Disusun Oleh :
WAHYU DWI KURNIAWAN
NPM. 0832010109
Telah dipertahankan dihadapan dan diter ima oleh Tim Penguji Skr ipsi J ur usan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industr i
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur Pada Tanggal : 12 April 2013
Tim Penguji : Dosen Pembimbing :
1. 1.
Dr. Ir. Minto Waluyo, MM Ir. Sumiati, MT
NIP. 19630125 198803 2 001 NIP. 19601213 199103 2 001
2. 2.
Ir. Handoyo, MT Suseno Budi Prasetyo. ST. MT NIP . 19550708 198903 1 001 NIP. 19760503200501 1 002
3.
Ir. Sumiati, MT
NIP. 19601213 199103 2 001
Mengetahui,
Dekan Fakultas Teknologi Indsutri
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan
rahmat, taufik dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penelitian penelitian dengan judul
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN PENGGAJ IAN DI PT. CEMORO MAS KURNIA ABADI - BANYUWANGI
Penelitian ini merupakan tugas wajib dan sebagai syarat untuk
menyelesaikan program sarjana strata satu (S-1) di Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa
Timur.
Dalam menyusun penelitian ini, penulis tidak lepas dari banyak pihak, yang secara langsung maupun secara tidak langsung telah turut membimbing dan
mendukung penyelesaian tugas penelitian ini yang semuanya sangat besar artinya bagi penulis. Oleh karena itu, tidak lupa penulis menyampaikan rasa hormat dan
rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT, Tuhan yang Maha Esa dan Maha Segalanya
2. Nabi Muhammad SAW, Nabi dan Rosul terakhir yang membawa jaman
kegelapan menuju jaman terang – benderang.
3. H. Suwito & Hj. Siti Holidah, kedua orang tua yang telah melahirkan,
membesarkan, membimbing dan mensuport dalam material dan non material.
4. Wilis Fika Kurniawati dan Wirangga Tri Kurniawan, kedua saudaraku
5. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Soedarto, MP. Selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.
6. Bapak Ir. Sutiyono, MS. Selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.
7. Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM. Selaku Kepala Jurusan Teknik Industri 8. Bapak Drs. Pailan, selaku Sekretaris Jurusan Teknik Industri, Universitas
Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur. 9. Ibu Ir. Sumiati, MT selaku dosen pembimbing I
10. Bapak Suseno Budi Prasetyo. ST. MT selaku dosen pembimbing II
11. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Teknologi Industri Jurusan Teknik Industri yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada saya.
Akhir kata semoga penelitian ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang berkepentingan dan semoga Tuhan memberikan balasan kepada semua
pihak yang telah membantu penulis.
Surabaya, April 2013
Halaman J udul Lembar pengesahan
Kata Pengantar ... i
Daftar Isi ... iii
Daftar Gambar ... viii
Daftar Tabel ... x
Daftar Lampiran... xi
Abstraksi ... xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah.... ... 3
1.4 Asumsi - Asumsi ... 3
1.5 Tujuan Penelitian ... 4
1.6 Manfaat Peneliatian ... 4
1.7 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA 2.1 Sistem ... 7
2.1.3 Klasifikasi sistem ... 11
2.2 Informasi ... 13
2.2.1 Definisi Informasi ... 13
2.2.2 Siklus informasi ... 14
2.2.3 Kualitas informasi ... 14
2.2.4 Nilai informasi ... 16
2.3 Sistem Informasi... 17
2.3.1 Definisi Sistem informasi ... 17
2.3.2 Komponen sistem informasi ... 19
2.3.3 Tipe sistem informasi ... 18
2.4 Sistem informasi manajemen ... 20
2.5 Organisasi dan informasi ... 21
2.6 Pengembangan sistem... 25
2.6.1 Perlunya pengembangan sistem ... 25
2.6.2 Prinsip pengembangan sistem ... 28
2.6.3 Pendekatan pengembangan sistem ... 30
2.6.4 Siklus hidup pengembangan sistem ... 32
2.6.4.1 Tahap perencanaan sistem (sistem planing) ... 33
2.6.4.2 Tahap analisis sistem (analysis system) ... 33
2.6.4.3 Tahap perancangan sistem (design system) ... 35
2.6.4.4 Tahap implementasi sistem (sistem implementation) ... 36
2.6.5 Analisis dan pemrograman sistem ... 36
2.6.6.2 Diagram arus data (DAD) atau data flow diagram (DFD) .. 45
2.6.6.3 Bentuk diagram arus data (DAD) ... 49
2.6.6.4 Diagram ER (Entity Relationship) ... 50
2.6.6.5 HIPO (Hierarki Plus Input – proses – output ) ... 51
2.7 Desain sistem secara umum ... 52
2.7.1 Desain database secara umum ... 52
2.7.2 Desain input secara umum... 54
2.7.3 Desain output secara umum ... 55
2.8 Sistem dan prosedur penggajian ... 56
2.8.1 sistem penggajian ... 56
2.8.2 Prosedur penggajian ... 59
2.9 Visual Basic NET ... 61
2.10 My SQL ... 65
2.11 XAMPP ... 66
2.12 Penelitan terdahulu ... 72
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian ... 74
3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel ... 74
3.3 Metode Pengumpulan Data ... 75
3.4 Metode Pengolahan Data ... 75
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Perancangan Sistem ... 83
4.1.1 Sistem dan prosedur, serta fungsi masing – masing bagian/departemen ... 84
4.2 Analisa Sistem dan identifikasi Prosedur ... 85
4.2.1 Analisa kebutuhan dokumen dan informasi ... 87
4.2.2 Analisa Kebutuhan Informasi ... 88
4.2.3 analisa Penjaringan Data... 88
4.3 pengembangan Sistem dan Prosedur ... 89
4.3.1 bagan Alir Dokumen yang Dirancang ... 91
4.4 Diagram Arus Data ... 91
4.4.1 Context Diagram ... 92
4.4.2 Bagan Berjenjang ... 92
4.4.3 Diagram Arus Data ... 93
4.4.4 Diagram Arus Data (DAD) Level 1 ... 94
4.4.4.1 Proses Absensi Karyawan ... 94
4.4.4.2 Proses Lembur Karyawan ... 95
4.4.4.3 Proses Penggajian ... 95
4.4.4.4 Proses Pembuatan Laporan ... 96
4.5 Entity Relationship Diagram... 96
4.5.1 Entity Relationship Diagram ... 96
4.6 Perancangan Database ... 98
4.8.1 Verifikasi Program ... 103
4.8.2 Validasi Rancangan SIM Penggajian dan Pengupahan baru ... 103 4.9 Pembahasan... 106
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ... 108
5.2 Saran ... 108
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Informasi ... 14
Gambar 2.2 Pilar kualitas informasi ... 16
Gambar 2.3 Lima Komponen sistem informasi ... 18
Gambar 2.4 Hubungan tipe informasi dan tingkatan manajemen ... 20
Gambar 2.5 Hubungan data dan tujuan informasi ... 22
Gambar 2.6 Pengembangan sistem ... 27
Gambar 2.7 Siklus Hidup pengembangan sistem ... 33
Gambar 2.8 Simbol – simbol yang digunakan di bagan alir sistem ... 40
Gambar 2.9 Simbol – simbol yang digunakan di bagan alir dokumen ... 43
Gambar 2.10 Simbol – simbol yang digunakan di bagan alir program ... 45
Gambar 2.11 Notasi proses DAD ... 47
Gambar 2.12 Penjelasan di simbol proses... 48
Gambar 2.13 Simbol dari simpanan data di DAD ... 49
Gambar 3.1 Flowchart Pemecahan Masalah ... 77
Gambar 4.1 DAD sistem lama yang dipakai ... 83
Gambar 4.2 DAD sistem baru yang diajukan ... 84
Gambar 4.3 Context diagram penggajian ... 92
Gambar 4.4 DAD level 0... 93
Gambar 4.5 DAD level 1 proses 1 (proses absensi karyawan) ... 94
Gambar 4.6 DAD level 1 proses 2 (proses lembur karyawan) ... 95
Gambar 4.7 DAD level 1 proses 3 (proses penggajian) ... 95
Gambar 4.10 Tampilan Pembuka SIM Penggajian ... 99
Gambar 4.11 Tampilan Menu Awal SIM Penggajian ... 99
Gambar 4.12 Tampilan input golongan ... 100
Gambar 4.13 Tampilan input jabatan... 100
Gambar 4.14 Tampilan input data pegawai ... 101
Gambar 4.15 Tampilan pengolahan data gaji karyawan ... 101
Gambar 4.16 Tampilan Cetak Slip Gaji ... 102
Gambar 4.17 Tampilan Laporan Penggajian ... 102
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Tabel analisa dokumen dan laporan ... 87
Tabel 4.2 Tabel analisa kebutuhan informasi ... 88
Tabel 4.3 Tabel analisa penjaringan data ... 89
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A : Sejarah Perusahaan
Lampiran B : Struktur organisasi perusahaan
Lampiran C : Sistem prosedur penggajian yang sekarang (Real) Lampiran D : Sistem prosedur penggajian yang diusulkan
Lampiran E : Prosedur Penggunaan Manual software SIM
Lampiran F : Tabel pengamatan perhitungan waktu kegiatan di PT CEMORO
MAS KURNIA ABADI (cara manual)
ABSTRAKSI
Pada era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan profesional untuk mendukung keberhasilan perusahaan, yang tergantung pada keberhasilan manajemen. Keberhasilan manajemen tersebut tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis, maka perlu adanya Sistem Informasi Manajemen.
PT. CEMORO MAS KURNIA ABADI adalah perusahaan yang bergerak di bidang developer dan kontraktor. Pada perusahaan ini absensi karyawan dan lembur masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan terlambatnya informasi absen dan lembur yang menjadikan keterlambatan dalam proses penggajian.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu sistem informasi yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik dari informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Perancangan sistem informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen Penggajian selama ini.
Perancangan sistem informasi manajemen penggajian ini menggunakan aplikasi visual basic net 9.0 dan menggunakan MySQL sebagai databasenya. Software ini memberikan banyak kelebihan dan keuntungan diantaranya : ukuran file software yang kecil, software mudah dalam penggunaannya, serta dapat menampung data dalam jumlah yang sangat banyak.
Secara umum perancangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur penggajian menjadi lebih efisien karena adanya penyederhanaan dari 5 tahap menjadi 3 tahap pada sistem yang diusulkan serta adanya sistem informasi manajemen penggajian terkomputerisasi sehingga akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan sistem informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sehingga dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
ABSTRACT
In the current era of globalization, companies must be able to face free competition going on. For that all the company's resources should be deployed optimally and professionally to support the success of the company, which depends on the success of management. Successful management depends on the availability of relevant information from appropriate data processing. Work order information can be handled in a systematic and practical, it is necessary to Management Information Systems.
PT. CEMORO MAS KURNIA ABADI is a company engaged in the field of developers and contractors. In this company employee absences and overtime is still done manually in their respective departments, causing delays absences and overtime information provided.
To meet the need for this information, it is necessary to develop an adequate information system so as to provide better information than the information provided by the system over the years. Designing computer-based information system was expected to answer the problems that exist on Payroll Management Information Systems over the years.
Payroll management information system design provides many advantages and benefits include: making better data archiving and storage pengaksesannya, can reduce the performance of the security and performance in the manufacturing and production so that the guards can be more focused on his task, speed up the delivery of payroll and payroll to employees in a timely and relevant.
In general, the design of these systems can improve payroll procedures become more efficient due to the simplification of the 5 parts into 3 sections in the proposed system and the computerized payroll management information system that will facilitate the task of operators in the generating system providing accurate, timely, and relevant so that can be used in the decision making process.
1.1 Latar Belakang
Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini serta persaingan bebas yang terjadi, perusahaan atau instansi yang bermunculan harus
mampu bekerja dengan cepat, tepat dan benar agar dapat terus bertahan dalam persaingan yang kompetitif. Disetiap perusahaan, pengelolaan dan pemanfaatan
manusia sebagai aset perusahaan turut memberikan peran. Seringkali masalah yang dihadapi adalah perlunya penyimpanan database yang baik, pengarsipan dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan gaji pegawai. Untuk
itu diperlukan suatu teknologi informasi yang di dalamnya memberikan sistem multifungsi sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan sehingga perusahaan
dapat berjalan sesuai dengan tujuannya. Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen di segala bidang. Karena sistem informasi manajemen dapat mengolah data
dengan tepat, akurat dan fleksibel. sehingga informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di
perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya.
PT. CMKA (Cemoro Mas Kurnia Abadi) Banyuwangi adalah perusahaan yang bergerak di bidang Properti dan bekerja sama dengan ASABRI. Perusahaan
Penggajian sebagai subsistem dari manajemen personalia merupakan hal
yang vital bagi PT. CMKA (Cemoro Mas Kurnia Abadi). Di perusahaan ini sistem penggajian masih bersifat manual yaitu dengan pencatatan langsung secara
fungsinya. Permasalahan yang sering dijumpai karena penggunaan sistem yang masih manual yaitu keterlambatan masuknya informasi ke bagian keuangan seperti halnya informasi absensi, informasi lembur, informasi ijin karyawan yang
mengakibatkan kemunduran jadwal penggajian dan terjadinya kesalahan dalam penyampaian gaji kepada beberapa karyawan.
Melihat masalah diatas maka program SIM (Sistem Informasi Manajemen) penggajian sangatlah tepat untuk diterapkan di PT. CMKA (Cemoro Mas Kurnia Abadi). Sistem teknologi yang berbasis komputer ini merupakan program yang
dirancang dengan program visual basic net dan tidak memerlukan spesifikasi komputer yang tinggi untuk menjalankannya. Keuntungan yang didapat dari
penggunaan program ini yaitu: data yang tersusun rapi didalam komputer, mempermudah bagian keuangan agar dapat bekerja lebih efektif, dan proses pelaksanaan penggajian bisa lebih secara tepat waktu, akurat dan relevan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka dapat dibuat perumusan masalah sebagai berikut : ”Bagaimana merancang Sistem Informasi
Manajemen Penggajian di PT. Cemoro Mas Kurnia Abadi Banyuwangi agar
1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terarah pada pembahasan Sistem Informasi Manajemen penggajian di perusahaan, maka permasalahan perlu dibatasi sebagai
berikut :
1. Sistem informasi yang dibuat akan menggunakan perangkat lunak pendukung sistem informasi tersebut.
2. Tidak dilakukan analisa biaya pengadaan perangkat kerasnya. 3. Digunakan untuk kurang lebih 100 karyawan tetap
4. Analisa perancangan sistem informasi hanya menilai dari keuntungan– keuntungan terintegrasinya data salah satunya yaitu memudahkan administrasi bagian HRD dalam merekap data absensi
dan lembur.
1.4 Asumsi-Asumsi
Agar penelitian ini memberikan hasil pembahasan sistem informasi manajemen yang baik, maka perlu diberikan suatu asumsi sebagai berikut :
1. Tidak terjadi kenaikan gaji selama penelitian
2. Tidak ada perubahan kebijaksanaan maupun restrukturisasi organisasi
dari pihak perusahaan
1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah “Merancang Sistem Informasi Manajemen
Penggajian di PT. Cemoro Mas Kurnia Abadi, sehingga informasi menjadi
cepat, tepat, akurat dan relevan ?”.
1.6 Manfaat Penelitian
Dengan Perancangan Sistem Informasi Manajemen ini diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai berikut :
- Tingkat ketelitian menjadi lebih baik karena penyederhanakan sistem kerja manual menjadi sistem yang terkomputerisasi
- Kelancaran operasional kerja menjadi lebih baik.
- Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi, efektif dan efisien.
- Mengurangi biaya pengadaan bahan operasional (buku, pulpen, dll) dalam
jangka waktu yang panjang.
- Dapat melakukan perhitungan penggajian dan melakukan print slip gaji dalam waktu yang singkat.
- Dapat memberikan informasi yang dibutuhkan secara cepat
- Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat menambah
wawasan yang sangat penting bagi penulis.
- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
1.7 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara sistematika adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini akan diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, asumsi–asumsi yang
digunakan, mananfaat penelitian serta sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini akan diuraikan teori-teori yang berhubungan dan berkenaan dengan topik-topik yang dibahas antara lain kosep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar
sistem informasi manajemen, pengembangan sistem, alat-alat pengembangan sistem serta perancangan sistem yang digunakan
sebagai dasar dalam menganalisa dan menyelesaikan masalah. BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini akan diuraikan tentang cara mendapatkan data, data apa saja
yang digunakan dalam perancangan sistem informasi manajemen, bagaimana cara mengolah data tersebut, hasil apa saja yang akan
didapat setelah data tersebut diolah serta flowchart pemecahan masalah.
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
program komputer, implementasi program serta kelebihan penggunaan
sistem informasi manajemen yang dirancang. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk perbaikan sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan saat ini.
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Sistem
2.1.1 Konsep Dasar sistem
Dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan sistem,
yaitu sistem yang lebih menekankan pada prosedur dan elemennya. Prosedur
didefinisikan sebagai suatu urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang
menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan
dan bagaimana mengerjakannya. Penganut pendekatan elemen adalah Davis yang
mendefinisikan sistem sebagai bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi
bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Sedangkan Lucas
mendefinisikan sistem sebagai suatu komponen atau variabel yang terorganisir, saling
berinteraksi, saling bergantung, satu sama lain dan terpadu. Sebuah sistern mempunyai
tujuan atau sasaran. McLeod berpendapat, sistem adalah sekelompok elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Begitu pula Robert
G. Murdick, mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen-elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan bahwa sitem
yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang sating berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran
Lebih lanjut pemahaman tentang sistem pertama kali dapat diperoleh dari
pengertian dan definisinya. Dengan demikian definisi ini akan mempunyai peranan yang
sangat penting dalam melakukan pendekatan terhadap sistem yang akan dianalisis.
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari komponen atau elemen-elemen atau
subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas dibandingkan pendekatan
sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya. Definisi ini lebih banyak diterima
karena pada kenyataannya suatu sistem memang terdiri dari subsistem-subsistem.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen akan lebih mudah dipelajari
untuk analisis dan rancangan system (Al – Bahra Bin Ladjamudin, 2005 : 2)
2.1.2 Ka rakter istik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, menurut
(Al – Bahra Bin Ladjamudin, 2005 : 3) karakteristik antara lain :
1. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya
saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau
elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem.Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai
sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih
besar yang disebut dengan supra system.Misalnya suatu perusahaan dapat disebut
disebut dengan supra system.Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka
perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.
2. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan suatu sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (environments)
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari
sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari suatu sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari
sistem.
4. Penghubung Sistem (interface)
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber
daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari
satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan
melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan
5. Masukan Sistem (input)
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Sebagai contoh di dalam sistem computer, program adalah maintenance input yang
digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk
diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (output)
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem
komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan
merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang
dibutuhkan.
7. Pengolah Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku
dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi
akan mengolah data-data transaksi menjadi lapaoran keuangan dan
8. Sasaran Sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuan.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai Sistem abstrak (abstract system)
lawan sistem fisik (physical system), sistem alamiah (natural system) lawan
Sistem buatan manusia (human made sistem), sistem pasti (deterministic
system) lawan sistem probabilistik (probabilistic system), dan Sistem tertutup
(closed system) lawan sistem terbuka (open system) .
Sistem infomsasi masuk di dalam klasifikasi sistem fisik Sistem buatan_
manusia, Sistem pasti dan sistem terbuka. Sebagai Sistem fisik, sistem
informasi mempunyai komponen-komponen fisik. Sebagai sistem buatan manasia,
karena dirancang dan dibuat oleh analis atau pemakai sistem. Sebagai sistem pasti,
karena hasil dari sistem ini yang berupa informasi merupakan hasil yang sudah
dirancang dan sudah ditentukan sesuai dengan pemakainya. Sebagai sistem yang
terbuka. karena sistem ini berhubungan dengan lingkungan luarya. Lingkungan
luar sistem informasi dapat berupa sesuatu diluar sistem informasi ini tetapi masih
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya
adalah sebagai berikut: ((Al – Bahra Bin Ladjamudin, 2005 : 6))
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik.Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.Sistem fisik
adalah sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human- machine
system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem
informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut
penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari
program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat dipredeksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem
ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau
subsistem yang lainnya.
2.2 I nfor masi
2.2.1 Definisi Infor masi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi, sehingga suatu sistem yang
kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.
Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem dalam
hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy.
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut :
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya untuk mengambil keputusan masa kini dan masa
yang akan datang. (Al – Bahra Bin Ladjamudin, 2005 : 8)
Sumber informasi adalah data. Data harus dibedakan dengan informasi. Data
adalah deskripsi dari suatu kejadian yang kita hadapi (the description of things and
menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata. (Al – Bahra Bin
Ladjamudin, 2005 : 8)
2.2.2 Siklus Infor ma si
Untuk memperoleh informasi Data dapat dikatakan suatu bentuk yang masih
mentah dyang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus
yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. (Al – Bahra Bin
Ladjamudin, 2005 : 11)
Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing
cycles).
Gamba r 2.1. Siklus Infor masi
(Sumber: Al – Bahra Bin Ladjamudin, Analisis & Desain Sistem Informasi: Graha
Ilmu, Yogyakarta, 2005, hal 11)
2.2.3 Kualitas Infor masi
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau
ditentukan dari tiga hal sebagai berikut .
a. Relevan (relevancy)
Seberapa jauh tingkat relevansi informasi tersebut terhadap kenyataan
kejadian masa lalu, kejadian hari ini, dan kejadian yang akan datang. INPUT
(data)
OUTPUT
(Informasi)
PROSES
Informasi yang berkualitas akan mampu menunjukkan benang merah
relevansi kejadian masa lalu, hari ini, dan masa depan sebagai sebuah
bentuk aktivitas yang kongkrit dan mampu dilaksanakan, dan dibuktikan oleh
siapa saja.
b. Akurat (accuracy)
Suatu informasi dikatakan berkualitas jika seluruh kebutuhan informasi
tersebut telah tersampaikan (Completeness), seluruh pesan telah benar/sesuai
(Correctness), serta pesan yang disampaikan sudah lengkap atau hanya system
yang diinginkan oleh user (Security)..
c. Tepat waktu (timeliness)
Berbagai proses dapat diselesaikan dengan tepat waktu, laporanlaporan yang
dibutuhkan dapat disampaikan tepat waktu
d. Ekonomis (Economy)
Informasi yang dihasilkan mempunyai daya jual yang tinggi, serta biaya
operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal, informasi tersebut
juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap laju pertumbuhan
ekonomi dan teknologi informasi.
e. Efisien (efficiency)
Informasi yang berkualitas memiliki sintaks ataupun kalimat yang sederhana
(tidak berbelit – belit, tidak juga puitis, bahkan juga romantis) namun
mampu memberikan makna yang mendalam, atau bahkan menggetarkan
f. Dapat dipercaya (reliability)
Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Sumber
tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannnya. Misalkan output suatu
program komputer, bisa dikategorikan sebagai reliability,karena program
komputer akan mengeluarkan output sesuai input yang diberikan, dan
outputnya tidak pernah dipengaruhi iming – iming jabatan, ataupun
setumpuk nilai rupiah.
Gambar . 2.2. Pilar kualitas infor ma si
(Sumber: Al – Bahra Bin Ladjamudin, Analisis & Desain Sistem
Informasi: Graha Ilmu, Yogyakarta, 2005, hal 11)
2.2.4 Nila i Infor masi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak
efektivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau
cost benefit. (Al – Bahra Bin Ladjamudin, 2005 : 12)
2.3 Sistem Infor masi
2.3.1 Definisi Sistem Infor masi
Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
g. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari
komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan vaitu menyajikan
informasi.
h. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan
memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk
mengendalikan organisasi.
i. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan taransaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
2.3.2 Komponen Sistem Infor masi
Komponen sisteminformasi terdiri dari 5 komponen (hardware, software, data,
proses dan manusia) namun dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Hardware dan software yang berfungsi sebagai mesin
b. People dan procedures yang merupakan manusia dan tatacara
c. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar
terjadi suatu proses pengolahan data.
Gamba r . 2.3. Lima komponen Sistem Infor masi
(Sumber: Al – Bahra Bin Ladjamudin, Analisis & Desain Sistem
Informasi: Graha Ilmu, Yogyakarta, 2005, hal 15)
2.3.3 Tipe Sistem Infor masi
Sistem informasi sekarang tidak hanya sebagai pengumpul data dan
pengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi
memiliki peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi
manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya,
pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan
informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi di
dalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna di dalam menentukan
tindakan yang akan diambil. Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe
informasi untuk tingkatan manajemen yang berbeda, yaitu : (HM. Jogiyanto, 2005:
69)
Harware (perangkat
keras)
Software (perangkat
lunak)
DATA
People (manusia) Procedures
(prosedur)
1. Informasi pengumpulan data (scorekeeping information)
Merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk
menjawab pertanyaan :”Am I doing well or badly?” (Apakah saya sudah
mengerjakan dengan baik atau belum ?). informasi ini berguna bagi manajer
bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2. Informasi pengarahan perhatian (attention directing information)
Merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada
masalah-masalah yang menyimpan, ketidakberesan, ketidakefesienan dan
kesempatan – kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini untuk menjawab
pertanyaan : ”What problem should I look into?” (permasalahan apakah yang
seharusnya saya amati?). Informasi ini akan membantu manajemen menengah
untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3. Informasi pemecahan masalah (problem solving information)
Merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan
memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Informasi ini untuk menjawab
pertanyaan : ”Of the several ways of doing the job, which is the best?”
(manakah yang terbaik dari beberapa cara melakukan pekerjaan?) problem
solving biasanya dihubungkan dengan keputusan – keputusan yang tidak
berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh
Ga mbar 2.4. Hubunga n tipe infor masi dan tingkatan mana jemen
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005)
2.4 Sistem Infor masi Ma najemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) berasal dari kata Management
Information System. SIM merupakan matakuliah yang mempelajari cara-cara
mengelolah pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang
berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen.
Manajemen merupakan proses kegiatan mengelola sumber daya manusia,
material, dan metode (3M.: Man, Material, Method) berdasarkan fungsi-fungsi
manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif. Fungsi-fungsi
manajemen disebutkan dengan jumlah dan istilah yang bervariasi oleh masing-masing
pakar manajemen.
Secara operasional manajemen dapat diartikan sebagai pelaksanaan fungsi
mengarahkan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan unit
masing-masing untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi secara efisien dan efektif.
Manajemen juga berarti sebagai kelompok pimpinan dalam organisasi.
Manajemen (management) adalah pekerjaan yang dikerjakan oleh manajer
(manager). Disebutkan bahwa pekerjaan manajer bersifat manajerial (managerial), di
samping itu manajerial dapat juga diartikan sebagai pimpinan. Ada tiga tingkat (level)
manajemen, yaitu: (1) manajemen lini atas, (2) manajemen lini tengah, (3)
manajemen lini bawah.
Secara umum manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses merencanakan,
menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan, menggiatkan, mengawasi dan
melaporkan kegiatan masing-masing unit organisasi agar keseluruhan tujuan
organisasi dapat dicapai secara efisien dan efektif.
2.5 Or ganisasi dan Infor masi
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini sangat berpengaruh
terhadap kemajuan organisasi. Kemajuan menimbulkan persaingan.
Masing-masing organisasi ingin maju lebih cepat dan lebih banyak dari yang lain. Untuk
mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat
dilaksanakan sesuai kebutuhan. Kegiatan manajemen memerlukan dukungan
Gamba r . 2.5. Hubungan data da n tujuan infor masi
(Sumber: Akhmad Fauzi, Sistem Informasi Manajemen: Graha Ilmu,
Yogyakarta, 2008)
Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu organisasi tidak akan dapat
mencapai tujuan yang direncanakan, apalagi untuk mencapai sasaran secara efisien
dan efektif.
Sehubungan dengan pekerjaan informasi, maka organisasi berdasarkan
kepemilikannya dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu:
1. Organisasi Milik Pemerintah
2. Organisasi Milik Swasta
3. Organisasi Milik Kemasyarakatan
Tujuan umum suatu organisasi adalah mencari keuntungan (profit) dan tidak
mencari keuntungan (nonprofit). Tujuan umum tersebut kemudian dijabarkan
menjadi tujuan-tujuan khusus, yaitu berdasarkan bidang kegiatan masing-masing
organisasi.
Manajemen
Informasi
Untuk mencapai tujuan, maka organisasi menerapkan manajemen dengan
menjabarkannya secara operasional dalam bentuk kelompok fungsi-fungsi
manajemen sebagai berikut:
1. Perencanaan (Planning) yang terdiri dari fungsi-fungsi Perencanaan dan
Penganggaran (Budgeting).
2. Pelaksanaan (Operating) yang terdiri dari fungsi-fungsi Pengarahan (Directing),
Penggiatan (Actuating), Pengorganisasian (Organizing), dan Koordinasi
(Coordinating).
3. Pengawasan (Controlling) yang terdiri dari fungsi-fungsi Pengawasan, Penilaian
(Evaluating), dan Pelaporan (Reporting).
Sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi yang mempengaruhi secara
dahsyat pada bidang organisasi dan manajemen dengan pengelolaan sumber daya
3M-nya, maka dewasa ini telah terjadi penyesuaian, penambahan, perubahan, dan
pergeseran fungsi – fungsi manajemen yang lebih mengarah pada pendekatan
hubungan antarmanusia seperti partisipasi (participating), motivasi (motivating),
bimbingan (guiding), dan penyuluhan (counseling).
Fungsi-fungsi manajemen tersebut di dalam suatu organisasi dilimpahkan
menjadi bagian dari pekerjaan setiap fungsi organisasi. Untuk melaksanakan
fungsi-fungsi organisasi tersebut, maka dibentuklah apa yang lazim disebut sebagai unit
kerja. Berdasarkan kebutuhan dan corak tujuan masing-masing organisasi satu
dengan yang lain yang berbeda, maka setiap organisasi membentuk dan mempunyai
Untuk memudahkan pengenalan terhadap kegiatan organisasi dalam
rangka pekerjaan informasi dan penyusunan sistem informasi dalam suatu
organisasi, maka kita perlu mengelompokkan berbagai kegiatan yang terdapat
dalam organisasi menjadi dua kelompok yang lebih seserhana, yaitu:
1 . Kegiatan substantif
Merupakan kelompok kegiatan unit-unit kerja yang berhubungan dengan
pekerjaan utama dari suatu organisasi. Misalnya, Kementerian Kehutanan
kegiatan substantifnya adalah kehutanan.
2. Kegiatan fasilitatif
Merupakan kelompok kegiatan unit-unit kerja yang berhubungan dengan
pekerjaan pendukung dalam suatu organisasi. Misalnya, Kementerian
Kehutanan kegiatan fasilitatifnya kegiatan-kegiatan seperti keuangan, personalia,
sekretariat, dan lain-lain. Demikian pula dengan perusahaan atau organisasi yang
lain.
Berdasarkan pengelompokan kegiatan tersebut, maka para penyusun
sistem/subsistem informasi pada suatu organisasi atau unit-unit kerja akan
mempunyai suatu gambaran mengenai kegiatan dari berbagai data dan informasi
yang diperlukan dan dihasilkan pada suatu unit kerja tertentu.
Dalam rangka mencapai tujuan masing-masing organisasi, maka para ahli
sepakat bahwa formula dasarnya adalah sama, yaitu: tujuan dapat dicapai secara
maksimal, efektif, dan efisien, apabila mendapat dukungan manajemen yang tepat.
Manajemen yang tepat hanya dapat bekerja dengan baik dan lancar bila mendapat
berasal dari data yang diolah sesuai dengan kebutuhan manajemen masing –
masing unit kerja.
2.6 Pengembangan Sistem
2.6.1 Per lunya Pengemba ngan Sistem
Sistem dikembangkan untuk medukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan
pengambilan keputusan. Oleh karena itu pengembangan sistem berawal dari suatu
kebutuhan untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi. Pengembangan sistem
dapat berarti suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa
hal, yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 35)
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
a. Ketidakberesan.
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tersebut
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini
dapat berupa :
- Kecurangan – kecurangan yang disengaja sehingga menyebabkan
kurang amannya kebenaran dari data perusahaan;
- Kesalahan – kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat
menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin;
- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
b. Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama
tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi
lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan – kesempatan (opportunities).
Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan
untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam
proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh pihak manajemen.
Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efesiensi waktu sangat
menetukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah
disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat
memanfaatkannya, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi ini,
maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing.
3. Adanya instruksi-instruksi(directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena ada instruksi-instruksi
dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti peraturan
pemerintah.Karena adanya permasalahan tersebut, maka sistem yang baru perlu
dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul,
meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang
Ga mbar 2.6 Pengembangan sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 37)
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan
terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini
berhubungan dengan PIECES(performance, information, economy, control, efficiency
dan service), yaitu sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 2005 : 38)
1. Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru
sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan
response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan
suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara
dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk
menanggapi pekerjaan tersebut.
2. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang
3. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau
keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4. Control (pengendalian), peningkatan pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang akan
terjadi.
5. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda
dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya
yang digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber
daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi
dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh
sistem.
2.6.2 Pr insip Pengemba ngan Sistem
Beberapa prinsip utama di dalam proses pengembangan sistem adalah
sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 2005 : 38)
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
Sistem yang dikembangkan harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan
oleh manajemen.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Sistem informasi yang akan dikembangkan membutuhkan modal yang tidak
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Dalam pengembangan sistem informasi sangat memerlukan orang terdidik yang
dapat mengetahui permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap
solusi-solusi yang mungkin dilakukan.
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan system.
Sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus di buat terlebih
dahulu skedul atau jadwal kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan
tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan
sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan
anggaran yang direncanakan.
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
Prinsip ini kelihatan bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidak
demikian.Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4
menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan dan langkah-langkah ini
dapat saja tidak harus urut, tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama.
6. Jangan takut membatalkan proyek
Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang
harus dievaluasi dengan cermat.Apabila memang suatu proyek terpaksa harus
dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja adalah salah satu hal yang
sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analisis sistem.
Dokumentasi harus dibuat pada waktu proses dari pengembangan sistem itu
sendiri masih dalam proses, karena dokumentasi ini dapat dihasilkan dari hasil
kerja tiap-tiap langkah di pengembangan sistem.
2.6.3 Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai
berikut ini. (HM. Jogiyanto, 2003 : 53)
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi
yang digunakan).
Pendekatan klasik merupakan lawan dari pendekatan terstruktur. Metodologi
pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan
di sistem life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pendekatan sistem akan
berhasil jika mengikuti tahapan di sistem life cycle. Tetapi dalam prakteknya
hal ini berjalan dengan baik karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman
lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan tersebut secara lebih
terperinci. Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analisis
sistem tambahan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem di
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang
akan dicapai)
Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang
menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Kegiatan atau
aplikasi yang dipilih dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem
informasi atau tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Yang
diperhatikan hanya sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja. Pendekatan
sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari
organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi saja.
3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara
menentukan kebutuhan dari sistem)
Pendekatan bawah-naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah
organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini
dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan
naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan
transaksi tersebut. Pendekatan ini menekankan pada data yang akan diolah
terlebih dahulu, informasi yang dihasilkan menyusul mengikuti datanya.
Pendekatan atas-turun (top-down approach) dimulai dari level atas organisasi
yaitu perencanaan strategi. Dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan
kebijaksanaan organisasi kemudian diikuti dengan dilakukannya analisis
4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara
mengembangkannya)
Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan
sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini kurang tepat diterapkan
pada sistem yang komplek sehingga akan sulit untuk dikembangkan.
Pendekatan moduler berusaha mencegah sistem yang rumit menjadi beberapa
bagian atau modul yang sederhana, sehingga akan lebih mudah dipahami atau
dikembangkan.
5. Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari
teknologi yang akan digunakan)
Pendekatan lompat jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak
dengan menggunakan teknologi canggih. Banyak mengandung resiko karena
perkembangan komputer yang cepat memerlukan investasi yang seketika.
Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk
aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan akan terus dikembangkan pada periode
berikutnya sesuai dengan kebutuhan.
2.6.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Daur atau siklus dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang
digunakan untuk menggambarkan tahapan utama atau bertingkat dalam tahapan
tersebut dalam proses pengembangan. Tahapan utama siklus hidup pengembangan
Ga mbar 2.7 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
(Sumber : Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi; Andi Yogyakarta, 2003, hal 52)
2.6.4.1 Taha p per encanaan sistem (system planning)
Perencanaan sistem merupakan langkah awal yang memberikan pedoman
dalam melakukan pengembangan sistem informasi yang harus sejalan dengan arah,
tujuan dan strategi bisnis organisasi.
2.6.4.2 Ta hap a nalisis sistem (analysis system)
Tahap ini merupakan tahap penguraian dari suatu sistem informasi yang
utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendefinisikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
Analisa sistem (sistem analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut: (HM.
Jogiyanto, 2005: 129)
Suatu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan untuk kemudian dapat diusulkan
perbaikannya.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-lankah dasar yang harus
dilakukan oleh sistem sebagai berikut :
a. Identify (mengidentifikasi masalah)
Langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat
diidentifikasikan sebagai suatu pernyataan yang ini dipecahkan.
b. Understand (memahami kerja dari sistem yang ada)
Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem
yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data
yang diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Analisis sistem dapat
mengumpulkan data dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada,
yaitu dengan cara wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan
sample.
c. Analyze (menganalisis hasil penelitian)
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil
dilakukan analisis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan
masalah tanpa menganalisisnya.
d. Report (membuat laporan hasil analisis)
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari
analisis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini
diserahkan kepada steering commite yang nantinya akan diserahkan ke pihak
manajemen.
2.6.4.3. Taha p per ancangan sistem (design system)
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analisis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem.
Perancangan sistem dibagi dalam dua bagian, antara lain :
a. Perancangan sistem secara umum atau konseptual, perancangan logika
atau secara makro.
b. Perancangan sistem terinci atau secara fisik.
Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi
dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk
pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, input, output,
2.6.4.4 Taha p implementasi sistem (system implementation)
Tahap ini menerapkan sistem baru untuk menggantikan sistem lama. Selain
itu untuk menjaga sistem, diperlukan perawatan sistem karena berkaitan dengan
penggembangan teknologi perangkat lunak dan perangkat keras serta perkembangan
itu sendiri.
2.6.5 Ana lis Dan Pemrogra m Sistem
Analis sistem (systems analysis) adalah orang menganalisis sistem
(mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan
pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan, sedangkan
pemrogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu
aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem (Al
– Bahra Bin Ladjamudin, 2005 : 27).
Analis sistem merupakan orang yang tepat untuk mengembangkan sistem
informasi ini berdasarkan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan oleh pemakai
sistem, sedang pemrogram yang akan membuat program aplikasinya. Terdapat
perbedaan tanggung jawab antara analis sistem dan pemrogram sistem, akan tetapi
ada juga analisis sistem yang melakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan
sebaliknya ada juga pemrogram yang melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh
2.6.6 Alat-a lat Pengemba ngan Sistem
Alat-alat yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah berupa suatu
gambar atau diagram atau grafik, data dictionary, structured English, pseudocode,
serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk gambar atau grafik
diantaranya adalah sebagai berikut ini.
a. HIPO diagram, digunakan di metodologi HIPO dan metodologi yang
lainnya.
b. Data flow diagram, digunakan di metodologi structured system analysis and
design.
c. Structured chart, digunakan di metodologi structured system analysis and
design.
d. SADT diagram, digunakan di metodologi SADT.
e. Warnier/Orr diagram, digunakan di metodologi Warnier/Orr
f. Jackson’s diagram, digunakan di metodologi Jackson System Development.
Alat-alat lain yang digunakan dan sifatnya umum adalah suatu bagan. Bagan
dapat diklasifikasikan sebagai berikut ini. (Al – Bahra Bin Ladjamudin, 2005 : 33)
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas
a. Bagan alir sistem
b. Bagan alir program, yang dapat berupa :
- Bagan alir logika program
c. Bagan alir kertas kerja
d. Bagan alir hubungan database
e. Bagan alir proses
f. Gantt chart
2. Bagan untuk menggambarkan tata letak
3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil
a. Bagan distribusi kerja
b. Bagan organisasi
2.6.6.1 Ba gan Alir
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow)
didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan untuk alat
bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.Bagan alir ini terbagi menjadi:
a. Bagan Alir Sistem
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
keseluruhan sistem.Bagan ini dijelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang
ada didalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan sistem.
Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak
sebagai berikut :
Simbol dokumen
Simbol kegiatan manual
Simbol kegiatan offline
Menunjukkan pekerjaan manual
File non komputer yang diarsipkan dapat berupa urut angka, urut huruf, urut tanggal
Simbol kartu plong
Simbol proses
Simbol operasi luar
Simbol pengurutan offline
Simbol pita magnetik
Simbol hard disk
Menunjukkan input/output yang menggunakan kartu plong
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
Menunjukkan operasi yang dilakukan diluar proses operasi komputer
Menunjukkan proses pengurutan data diluar proses komputer
Menunjukkan input/output menggunakan pita magnetik
Gamba r 2.8. Simbol-simbol yang diguna kan dibagan a lir system
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 796)
Simbol disket
Menunjukkan input/output menggunakan disket
Simbol drum magnetik
Simbol pita kertas berlubang
Simbol keyboard
Simbol display
Simbol sim bol garis akhir
Simbol penghubung
Menunjukkan input/output mengunnakan drum magnetik
Menunjukkan input/output menggunakan pita kertas berlubang
Menunjukkan input yang mengunakan on-line keyboard
Menunjukkan output yang ditampilkan dimonitor
Menunjukkan arus proses
b. Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir atau paperwork flowchart
merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk
tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini mengunakan simbol-simbol yang
sama dengan yang digunakan didalam bagan alir sistem.
Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol-simbol sebagai
berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 796)
a. Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses
manual, mekanik atau computer
b. Simbol Ke
