PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN KEPEGAWAIAN
DI PT. KARYA TERANG SEDATI
SIDOARJO
SKRIPSI
Disusun Oleh :
ALBRECHT PUTRA JUANANDA RANDA BUNGA
NPM : 0632010134
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
JAWA TIMUR
ABSTRAKSI
Ketergantungan dunia usaha terhadap komputerisasi sudah berlangsung sejak dua atau tiga dasawarsa yang lalu. Tidaklah mengherankan bila diera globalisasi dan informasi ini, komputer merupakan pendukung handal dalam kemajuan suatu perusahaan, khususnya sebagai ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen di berbagai bidang.
PT. Karya Terang Sedati merupakan salah satu dari perusahaan industri manufaktur yang bergerak di bidang pembuatan label paper, release liner dan packaging tape serta menerima pesanan label suatu produk.
PT. Karya Terang Sedati sebagai salah satu perusahaan skala nasional, dengan jumlah 239 namun sistem informasi Kepegawaian yang masih dilakukan belum optimal. Hal tersebut disebabkan adanya hambatan internal yang berhubungan dengan kualitas penyajian informasi diantaranya proses input data karyawan, proses absensi dan rekap absensi serta penyajian output berupa laporan data karyawan dan absensi secara manual serta belum terkomputerisasi.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu Sistem Informasi Manajemen yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik dari informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Pengembangan Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen selama ini.
Pengembangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur kegiatan update, insert maupun delete dari data karyawan serta data absensi menjadi lebih efektif karena tidak dilakukan lagi pencatatan secara manual serta mempercepat penyampaian informasi bidang kepegawaian yang ada sehingga prosedur manajemen menjadi lebih efisien karena adanya penyederhanaan dari sistem manual menjadi sistem informasi manajemen terkomputerisasi sehingga akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan sistem informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sehingga dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen ( Microsoft Visual Basic.NET ),
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Ketergantungan dunia usaha terhadap komputerisasi sudah berlangsung
sejak dua atau tiga dasawarsa yang lalu. Tidaklah mengherankan bila diera
globalisasi dan informasi ini, komputer merupakan pendukung handal dalam
kemajuan suatu perusahaan, khususnya sebagai ketersediaan dan pengembangan
sistem informasi manajemen di berbagai bidang.
Di setiap perusahaan, pengelolaan dan pemanfaatan manusia sebagai asset
perusahaan turut memberikan peran. Masalah kepegawaian memerlukan adanya
penyimpanan database yang baik seperti pengarsipan dokumen, pembuatan
laporan – laporan hingga pengelolaan pegawai baru, aktivitas kerja , masa kerja,
sampai masa kerja karyawan tersebut berakhir. Permasalahan ini memerlukan
suatu teknologi informasi yang didalamnya memberikan sistem multifungsi sesuai
dengan apa yang diharapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat berjalan
sesuai dengan tujuannya.
Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri dari komponen – komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan
yaitu menyampaikan informasi. Selain itu sistem informasi yang dapat dibangun
dengan baik dan benar antara lain dapat meningkatkan produktivitas,
menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat (nilai tambah),
perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan manajemen. Sedangkan secara
umum manfaat-manfaat sistem informasi tersebut dapat dikategorikan sebagai
manfaat berwujud (tangible benefit) dan manfaat tak berwujud (intangible
benefit).
PT. Karya Terang Sedati merupakan salah satu dari perusahaan industri
manufaktur yang bergerak di bidang pembuatan label paper, release liner dan
packaging tape serta menerima pesanan label suatu produk.
PT. Karya Terang Sedati sebagai salah satu perusahaan skala nasional,
dengan jumlah 239 namun sistem informasi Kepegawaian yang masih dilakukan
belum optimal. Hal tersebut disebabkan adanya hambatan internal yang
berhubungan dengan kualitas penyajian informasi diantaranya proses input data
karyawan, proses absensi dan rekap absensi serta penyajian output berupa laporan
data karyawan dan absensi secara manual serta belum terkomputerisasi. Dengan
adanya kondisi demikian menyebabkan pihak manajemen tidak dapat tepat waktu
dalam memberikan report sebagai pertanggungjawaban dan hal ini berpengaruh
pula pada pengambilan kebijakan yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Pada perusahaan ini, bagian yang masih dikerjakan secara manual
dalam menentukan laju informasi adalah pencacatan data personal karyawan, data
mutasi karyawan serta berbagai data yang menjadi report tiap bulan yang akan
memperlambat arus informasi yang diinginkan oleh pihak manajemen perusahaan
dalam mengambil keputusan.
Melihat masalah tersebut diatas maka PT. KARYA TERANG SEDATI
agar dapat menata manajemen dengan baik sekaligus menyederhanakan dan
mempermudah pengaturan. Komputerisasi sistem informasi merupakan solusi
yang tepat bagi PT. KARYA TERANG SEDATI agar dapat meningkatkan arus
informasi di perusahaan.
Oleh karena itu perlu adanya perancangan sistem informasi manajemen
kepegawaian yang diharapkan dapat membantu masalah-masalah yang ada,
sehingga dapat mempermudah dalam proses pengambilan keputusan secara tepat
dengan tersedianya informasi-informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang seperti yang telah diketahui diatas, maka dapat
dirumuskan suatu permasalahan : “Bagaimana mengembangkan suatu Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian sehingga memudahkan kinerja perusahaan untuk mendapatkan informasi yang cepat, tepat, relevan dan akurat?’’.
1.3. Batasan Masalah
Untuk memudahkan pemecahan masalah perlu dilakukan pembatasan
masalah sehingga permasalahan menjadi lebih sederhana. Pembatasan masalah
tersebut meliputi :
1. Tidak dilakukan analisa pengadaan biaya perangkat lunak.
3. Pembatasan hanya pada perancangan sistem informasi manajemen dan
perancangan perangkat lunak sebagai pendukung sistem informasi
tersebut.
1.4. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan sistem informasi
manajemen kepegawaian yang efektif dan efisien untuk mempermudah pencarian
data personal karyawan, dan data absensi sehingga didapat informasi yang cepat,
akurat dan relevan.
1.5. Asumsi – asumsi
Asumsi-asumsi yang mendasari terhadap permasalahan dalam penelitian
ini adalah :
1. Data berupa hasil wawancara dan report per bulan karyawan sudah
benar.
2. Sistem dan prosedur yang digunakan adalah yang berlaku di
perusahaan saat ini.
3. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan
program aplikasi komputer.
1.6. Manfaat Penelitian
Manfaat dari pengembangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :
- Menyederhanakan dan memudahkan prosedur yang berlaku
- Meningkatkan tanggung jawab dan wewenang
b. Bagi Perguruan Tinggi
Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi
mahasiswa lain dimasa yang akan datang.
c. Bagi Mahasiswa
- Sebagai bahan perbandingan antara teori dan praktek sehingga
dapat menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis
dimasa yang akan datang
- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya
didapat secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek yang nyata.
1.7. Sistematika Penulisan
Pada dasarnya sistematika penyusunan berisikan mengenai uraian yang
akan dibahas pada masing-masing bab, sehingga dalam setiap bab akan
mempunyai pembahasan topik tersendiri.
Adapun sistematika penulisan dari tugas akhir ini adalah :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisikan penjelasan mengenai latar belakang penulisan
tugas akhir ini yang menguraikan tentang perusahaan, masalah
yang terdapat diperusahaan, batasan masalah, asumsi, maksud dan
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini mengemukakan dasar-dasar teori yang yang berhubungan
dan berkenaan dengan topic yang dibahas dan akan dipakai sebagai
dasar dalam menganalisa dan memecahkan masalah
BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini berisi lokasi dan waktu penelitian, langkah – langkah
penelitian, langkah – langkah analisa sistem, dan langkah –
langkah perancangan sistem.
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan penjelasan mengenai identifikasi
permasalahan, analisa formulir dan dokumen yang digunakan,
analisa sistem dan prosedur yang diterapkan serta analisa
kebutuhan informasi, juga membahas mengenai perancangan
sistem yang terdiri dari diagram perancangan input dan output dari
program.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini mengemukakan kesimpulan dari pemecahan masalah dan
memberikan saran terhadap perbaikan sistem yang digunakan saat
ini.
DAFTAR PUSTAKA
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu
yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 1)
Suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih
menekankan pada urut-urutan operasi didalam sistem. Prosedur (procedure)
didefinisikan oleh Richard F. Neusehel sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 1)
Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis),
biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang
diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
bisnis yang terjadi.
Lebih lanjut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D.
Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : (HM. Jogiyanto,2005: 2)
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan
instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan dan siapa (Who)
yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how)
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponenya, didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sistem sebagai berikut
ini: (HM. Jogiyanto, 2005: 2)
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.
Lebih lanjut Raymond Mecleod, Jr. mendefinisikan sistem sebagai
berikut:(Mecleod, 2001: 11)
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai suatu tujuan.
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau
komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih
luas karena pada kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem
atau elemen-elemen bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang
saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga
tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Untuk menganalisis dan
merencanakan suatu sistem, analisa dan perancangan suatu sistem harus mengerti
terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau
subsistem-subsistem dari sistem tersebut.
Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan
maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang
menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya
dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang
ingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya
sistem-sistem yang lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem
bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup
darimana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran
(objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :
(HM. Jogiyanto,2005: 3)
1. Komponen sistem (Component)
Komponen sistem (Component) adalah suatu sistem yang terdiri dari sejumlah
komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa satuan
sub sistem atau bagian-bagian dari sistem
2. Batas sistem (Boundary)
Batas sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan luar sistem (Environment)
Lingkungan luar (Environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas
dari suatu sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem
dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem
tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem
dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan
luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan
4. Penghubung sistem (Interface)
Penghubung (Interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem yang lainnya. Keluaran
(output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem
yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu
subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu
kesatuan.
5. Masukan sistem (Input)
Masukan (Input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya
sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran sistem (Output)
Keluaran (Output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasian
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat
merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah sistem (Process)
Pengolah sistem adalah suatu sistem yang mempunyai bagian pengolah yang
akan merubah masukan jadi keluaran.
8. Sasaran sistem (Objectives)
Suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya
adalah sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 6)
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem
fisik (Physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan
sistem tak tentu (probabilitas system).
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur
probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang
berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
Gambar 2.1 Karakteristik suatu sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 6)
Sub
2.2 Konsep dasar Informasi
Informasi sangat penting artinya bagi suatu sistem dimana informasi dapat
didefinisikan sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 8)
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari
kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu
yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa
suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan
terjadi.
2.2.1 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita
banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk
dihasilkan informasi. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi,
penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan
melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang
akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input.
Diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.
Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle).
Siklus ini disebut juga siklus pengolahan data (data processing cycles),
seperti terlihat pada gambar berikut ini :
Proses
Gambar 2.2 Siklus Informasi
2.2.2 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga
hal yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 10)
1. Informasi harus akurat (accurate)
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (timeliness)
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena
informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila
pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
3. Relevan (relevance)
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi
dengan bentuk bangunan yang dtunjang oleh tiga buah pilar.
Akurat Te
Gambar. 2.3 Pilar kualitas informasi
2.2.3 Nilai Informasi
Nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu
informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi dinikmati oleh lebih dari
satu pihak sehingga sulit untuk menghubungkan suatu informasi dengan biaya
untuk memperolehnya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksirkan
keuntungannya dengan satuan uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya..
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam
pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi
(information Systems) atau disebut juga dengan processing systems atau
information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.
Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 11)
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertahankan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grundnitski mengemukakan bahwa sistem informasi
terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan
Pemakai Pemakai
Input Model Output
Teknologi Dasar data Kendali
Pemakai Pemakai
Gambar 2.4 Blok sistem informasi yang berinteraksi
Pemakai Pemakai
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)
a. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika an model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupaan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian
utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software)
dan perangkat keras (hardware).
e. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saing berhubungan
satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan
didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
f. Blok Kendali
Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa
hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen ( Manajement Informasi System atau sering
dikenal dengan MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi
untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan
manajemen.
Definisi dari beberapa ahli mengenai SIM (sistem informasi manajemen)
sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 14)
Menurut George M.Scott
Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem informasi yang
menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajeral maupun kebutuhan
Menurut Barry E. Cushing
Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di
dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengelola
data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajeman di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Menurut Frederick H.Wu
Suatu SIM adalah merupakan kumpulan dari sistem yang menyediakan
informasi untuk mendukung manajemen.
Menurut Gordon B.Davis
Suatu SIM adalah manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk
mendukung operasi manajemen dan fungsi pengembalian keputusan dari suatu
organisasi.
Dari beberapa definisi SIM yang dijelaskan dari beberapa para ahli, dapat
disimpulkan bahwa, Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari
sistem-sistem informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk
menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi.
SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi yang tergantung dari
besar kecilnya organisasi, yaitu antara lain terdiri dari sistem-sistem informasi
sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 15)
1. Sistem informasi akutansi (Accounting Information System), menyediakan
informasi dari transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (Marketing Information System), menyediakan
kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan hal lain yang berhubungan dengan
permasalahan.
3. Sistem informasi manajemen persediaan (Inventory Management Information
System)
4. Sistem informasi Personalia (Personel Information System)
5. Sistem informasi distribusi (Distribution Information System)
6. Sistem informasi pembelian (Purchasing Information System)
7. Sistem informasi kekayaan (Treasure Information System)
8. Sistem informasi analisis kredit (Credit Information System)
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (Research and Development
Information System)
10.Sistem informasi teknik (Engineering Information System)
Semua sistem-sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi
kepada semua tingkatan informasi manajemen, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 16)
1. Manajemen tingkat bawah (lower level management)
Manajemen tingkat bawah atau operating manajemen yaitu tempat
berlangsungnya operasi perusahaan.
2. Manajemen tingkat menengah (middle level manjement)
Manajemen tingkat menengah yang berarti bahwa tanggung jawab untuk
melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.
3. Menejemen tingkat atas (top level management)
Manajemen tingkat atas atau executive management yang berarti bahwa segala
keputusan yang diambil akan mempengaruhi pada seluruh organisasi yang
Gambar 2.5 Bagan Tingkat Manajemen
(Sumber : Jagianto, Analisa dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 16 )
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen
merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan
informasi yang berguna dalam semua tingkatan manajemen. Sistem informasi
dirancang bertujuan untuk: (HM. Jogiyanto, 2005: 24) Direktur
Wakil Direktur
Manajemen tingkat atas Eksekutif lain
Kepala Divisi Manajemen tingkat
menengah Kepala Cabang
Supervisor Manajemen tingkat bawah
1. Menyediakan suatu basis informasi untuk dianalisa
2. Membantu dalam proses pengambilan keputusan secara manajerial
3. Membantu manajer dalam membuat keputusan yang terprogram
4. Digunakan untuk otomatisasi pekerjaan-pekerjaan rutin administrasi.
2.5 Organisasi dan Informasi
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam
kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara
keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat
diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga
Salah satu aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemen –
departemen. Istilah departemen sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area
terpisah atau bercabang dari suatu perusahaan sedang departemen didalam suatu
perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang.
Untuk mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat
dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan manajemen
membutuhkan dukungan informasi. Dengan berkembangnya pesatnya alat
pengolah data komputer dan teknologi telekomunikasi, maka pekerjaan
manajemen dan pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan
informasi juga mengalami perkembangan pesat. Pekerjaan manajemen juga
berkembang jauh menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era globalisasi
dari berbagai kegiatan kenegaraan, termasuk perdagangan bebas regional dan
internasional. Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu organisaitidak akan
dapat mencapai tujuan yang direncanakan. Terutama untuk mencapai sasaran
secara efektif dan efisien.
Gambar 2.6 Hubungan data dan tujuan organisasi
(Sumber : Jogianto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 22 )
Tujuan Manajemen Informasi Data
2.6 Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto,
2005: 35)
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, misalnya
kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan
kebenaran dari data kurang terjamin, serta tidak effisiennya operasi.
b. Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru, dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume
pengolahan data semakin meningkat.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Untuk meraih kesempatan sehingga membutuhkan informasi yang lebih baik
supaya dapat bersaing dengan perusahaan lain dan kesempatan-kesempatan ini
dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada
langganan.
3. Adanya instruksi-instuksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru karena adanya instruksi-intruksi dari pimpinan
ataupun dari luar (peraturan pemerintah).
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan dan
kesempatan yang dapat diraih, sehingga sistem yang lama harus
- Laporan yang tidak tepat waktunya
- Isi laporan yang sering salah
- Pengiriman barang yang sering tertunda
- Kegiatan yang tumpah tindih
- Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi
- File-file yang kurang teratur
- Pemesanan kembali barang yang tidak effisien
- Bertumpuknya back-order tertundanya pengiriman karena kurangnya
persediaan barang)
Karena adanya permasalahan tersebut maka sistem yang lama memerlukan
perbaikan sehingga pengembangan sistem sangat diperlukan untuk memecahkan
permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang
ada memenuhi kesempatan yang diberikan.
Permasalahan
Gambar 2.7 Pengembangan sistem
Pengembangan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi
peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini
berhubungan dengan PIECES yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 38)
1. Performance (kinerja)
Peformance adalah peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru
sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan
response time. Throughput adalah jumah dari pekerjaan yang dapat dilakukan
suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda
diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk
menanggapi pekerjaan tersebut.
2. Information (informasi)
Information adalah peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
3. Economy (ekonomis)
Economy adalah peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau
keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4. Control (pengendalian)
Control adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan
akan terjadi.
5. Efficiency (efisiensi)
Efficiency adalah peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda
dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan bagaimana sumber
sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.
Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Services (pelayanan)
Services adalah peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
2.6.1 Pendekatan Pengembangan Sistem
Ada beberapa pendekatan umum yang digunakan dalam perancangan dan
pengembangan sistem. Pendekatan-pendekatan tersebut antara lain, yaitu:
(B.Davis. Gordon, 1988: 229)
1. Metode Bottom up (pendekatan dari bawah ke atas)
Metode bottom up merupakan pengembangan sistem informasi
manajemen yang melihat bahwa pengolahan transaksi dan peremajaan file
adalah merupakan unsur dasar sebagai pendukung suatu informasi. Jadi
pengembangan menyeluruh diawali dengan penganalisaan terhadap aktivitas
peremajaan naik ke level lebih atas dengan merumuskan kebutuhan informasi
berdasarkan transaksi yang ada. Langkah-langkah yang digunakan dalam
pendekatan ini, yaitu:
a. Rencana sistem terdiri atas aplikasi terpisah
b. Integrasi file
c. Model keputusan dan model perencanaan
d. Model yang diikuti suatu integrasi model kedalam suatu model base
e. Data perencanaan strategik dan model perencanaan strategik ditambahkan
2. Metode Top down (pendekatan dari atas ke bawah)
Metode ini memulai perancangan dengan mencoba menganalisis level
bagian atas organisasi kemudian turun ke bawah. Pendekatan ini dimulai
dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi, kemudian
dilakukan analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi
ditentukan maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan
output, input, basis data, prosedur operasi dan kontrol. Langkah-langkah yang
digunakan dalam pendekatan ini, yaitu:
a. Melakukan analisis tujuan
b. Identifikasi kegiatan (fungsi dan tujuan)
c. Identifikasi keputusan dan tindakan
d. Identifikasi fungsi informasi yang diperlukan untuk tiap keputusan
e. Kelompok keputusan dan syarat informasi yang diperlukan dalam
subsistem organisasi
f. Pengembangan database untuk memperoleh informasi
3. Metode Kombinasi
Walaupun sudah dikemukakan dua pendekatan sebagai alternatif
namun terbuka kemungkinan untuk memakai suatu kombinasi dari keduanya.
Metode Bottom Up dapat digunakan untuk mendefinisikan suatu struktur
menyeluruh, tetapi logika dari metode Top Down dapat dipakai dalam
penetapan prioritas dan pengembangan serta pelaksanaan sistem secara
perlahan. Metode ini biasanya digunakan untuk pengembangan sistem
informasi manajemen yang besar dan kompleks. Didalam prakteknya kedua
2.6.2 Tahap-tahap Pengembangan Sistem
Ada beberapa tahapan utama dalam pengembangan sistem informasi,
antara lain: (HM. Jogiyanto, 2005: 52)
1. Survei
Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang
akan dikerjakan serta melakukan studi pendahuluan mengenai tujuan dan
masalah organisasi kelayakan sumber daya dan kesempatan yang dimiliki,
kemampuan peralatan komputer yang ada serta usulan untuk studi sistem
informasi manajemen.
2. Analisis
Tahapan ini bertujuan untuk memahami sistem yang ada,
mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Identifikasi kebutuhan
informasi dan melakukan pengumpulan data sesuai dengan kebutuhan.
3. Desain
Tahapan ini bertujuan mendesain sistem baru yang dapat
menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Mendesain keputusan,
sasaran dan merancang bangun sistem yang sesuai dengan kebutuhan pihak
manajemen.
4. Pembuatan
Pada tahap ini akan dibuat sistem baru baik hardware maupun
software, menginstall hardware dan software sistem, pembuatan program
membangun data test dan mengetest file/basis data, serta menulis dan
5. Aplikasi
Tahapan ini bertujuan untuk mengaplikasikan sistem yang baru,
melakukan pelatihan personel operasi, mempersiapkan tempat, menyeleksi
program dan peralatan serta melakukan evaluasi terhadap sistem yang sudah
diaplikasikan.
6. Pemeliharaan
Tahapan ini bertujuan untuk merawat agar sistem dapat berjalan secara
optimal. Melakukan perawatan dan perbaikan serta peningkatan terhadap
sistem.
2.6.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus dari Pegembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan
untuk menggambarkan tahapan utama atau bertingkat dalam tahapan tersebut
dalam proses pengembangan. Tahapan utama pengembangan siklus hidup sistem
terdiri dari :
1.Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
2. Menetukan syarat – syarat informasi
3. Menganalisis kebutuhan sistem
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
6. Menguji dan mempertahankan sistem
7 Tahap Siklus Pengembangan Sistem dapat dilihat sebagai berikut :
Gambar 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
(Sumber : Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, 1990, hal 11)
Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
Menetukan syarat – syarat informasi
Menganalisis kebutuhan sistem
Merancang sistem yang direkomendasikan
Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
Menguji dan mempertahankan sistem
Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem
2.6.3.1 Tahap Perencanaan Sistem
Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan
sistem informasi, sebelum sistem itu sendiri dikembangkan, maka perlu
direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem ini menyangkut
estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan
untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya
2.6.3.2Tahap Analisa Sistem
Analisa sistem (sistem analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut:
(HM. Jogiyanto, 2005: 129)
Suatu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan untuk kemudian dapat diusulkan perbaikannya.
Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (sistem
planning) dan sebelum tahap desain sistem (systems design). Tahap analisa sistem
merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting karena kesalahan di dalam
tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
Didalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analisa sistem, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 130)
a. Mengidentifikasi Masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan
dalam tahap analisa sistem. Masalah didefinisikan sebagai suatu pertanyaan
yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran
dari sistem tidak dapat tercapai. Oleh karena itulah pada tahap analisa sistem,
langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah untuk
mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.
b. Mengidentifikasi Penyebab Masalah
Seringkali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu
dan mestinya ada suatu penyebab yang menimbulkannya. Untuk itu perlu
dilakukan mengidentifikasi penyebab masalah terlebih dahulu yang akan
dilakukan oleh analis sistem. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan
yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Tugas
mengidentifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih
dahulu subyek-subyek permasalahan yang akan diutarakan oleh manajemen
atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan.
c. Mengidentifikasi Titik Keputusan
Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya
juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut.sebagaai
dasar identifikasi titik keputusan ini dapat digunakan suatu sistem bagan alir
formulir, bila dokumen ini dimiliki oleh perusahaan.
d. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci
Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat identifikasi beserta
lokasi terjadinya, maka selanjutnya perlu diidentifikasi personil-personil
kunci, baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan
terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat
dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan
serta dokumen deskripsi jabatan.
e. Memahami Kerja Dari Sistem yang Ada
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci
bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem
ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian
mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum
mencoba menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan
dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi
pemecahannya.
f. Menganalisa Hasil Penelitian
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil
penelitian yang dilakukan. Menganalisa hasil penelitian dilakukan untuk dapat
menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul
tersebut.
g. Membuat Laporan Hasil Analisa
Setelah proses analisa selesai dilakukan, langkah berikutnya adalah
membuat laporan hasil analisa. Laporan ini selanjutnya akan diteruskan ke
pihak manajemen dengan tujuan:
1. Meluruskan kesalah-pengertian apa yang telah ditemukan dan dianalisis
oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.
2. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen.
3. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan
selanjutnya.
2.6.4 Alat-alat Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah yang sesuai dan terstruktur maka
diperlukan alat atau teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan
daam suatu pengembangan sistem berupa suatu gambar, grafik atau diagram.
Penggunaan gambar atau grafik ini dipandang lebih mengena.dan lebih mudah
pengembangan sistem terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya
umum yaitu berupa suatu bagan yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut ini :
(HM. Jogiyanto, 2005: 62)
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting)
a. Bagan alir sistem (systems flowchart)
b. Bagan alir program (program flowchart)
- Bagan alir logika program (program logic flowchart)
- Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program
flowchart)
c. Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart) atau disebut juga dengan
bagan alir formulir (form flowchart)
d. Bagan alir hubungan database (database relationship flowchart)
e. Bagan alir proses (process flowchart)
f. Gantt chart
2. Bagan untuk menggambarkan tata letak (layout charting)
3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personal relationship
charting)
a. Bagan distribusi kerja (Working distribution chart)
b. Bagan organisasi (organization chart)
2.6.5 Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir
formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol-simbol
sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 796)
a. Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk
proses manual, mekanik atau komputer
b. Simbol Kegiatan Manual
Menunjukkan pekerjaan manual
c. Simbol Simpanan Offline
Adalah file non-komputer yang diarsip urut nomor
(numerical)
N
A Adalah file non-komputer yang diarsip urut huruf
(alfabetical)
C Adalah file non-komputer yang diarsip urut tanggal
(cronological)
d. Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program
komputer
e. Simbol Hard disk
Adalah simbol yang menunjukkan input atau output
f. Simbol Diskette
Menunjukkan input atau output menggunakan diskette
g. Simbol Keyboard
Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard
h. Simbol Penjelasan
Menunjukkan penjelasan dari suatu proses
i. Simbol Penghubung
Menunjukkan penghubung yang masih menjadi satu
halaman
Menunjukkan penghubung ke halaman lain
j. Simbol Keputusan
Menunjukkan adanya penyeleksian kondisi
k. Simbol Display
Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor
l. Simbol Garis Alir
m. Simbol Titik Terminal
Menunjukkan awal dan akhir suatu proses
Gambar 2.9 Simbol yang digunakan di bagan alir dokumen
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)
2.7 Alat-Alat Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah yang sesuai dengan metodologi
pengembangan sistem dibutuhkan alat-alat untuk dapat melaksanakannya berupa
suatu gambar, diagram atau grafik.
2.7.1 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram atau DFD adalah diagram yang menggunakan
notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data. DFD sering digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya
lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut
akan disimpan (misalnya file kartu, hard disk, diskette dan lain sebagainya). DFD
merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang
terstruktur (structured analysis and design) yang menggambarkan arus data
didalam sistem dengan terstruktur dan jelas dan merupakan dokumentasi dari
sistem yang baik.
Beberapa simbol yang digunakan didalam DFD (Data Flow Diagram):
(HM. Jogiyanto, 2005: 700)
Kesatuan luar merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat
berupa barang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input atau
menerima output dari sistem.
Kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak dan dapat diberi
identifikasi dengan huruf kecil diujung kiri atas sebagai berikut :
2. Arus Data (Data Flow)
Arus data di DFD diberi simbol suatu anak panah. Arus data ini
mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data
menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau
hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan
mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya.
3. Proses
Suatu proses adalah kegiatan kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
dihasilkan arus data yang keluar dari proses.
Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol empat persegi panjang dengan
sudut-sudut tumpul.
Gambar 2.10 Notasi proses di DAD Atau
Identifikasi
nama Proses
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi :
1. Identifikasi proses, umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor
2. Nama proses, menunjukkan apa yang dikerjakan proses tersebut. Nama proses
diletakkan dibawah identifikasi proses di simbol proses.
3. Pemroses, menunjukkan proses manual yaitu siapa atau dimana proses
dilakukan dan ditulis dibawah nama proses.
4. Simpanan Data (Data Store)
Disimbolkan dengan sepasang garis horisontal pararel yang tertutup di salah
satu ujungnya. Simpanan data hanya berhubungan dengan proses menunjukan
proses up-date terhadap data yang tersimpan di simpanan data, sedangkan arus
data yang berasal dari simpanan data menunjukkan bahwa proses
menggunakan data yang tersimpan di dalam simpanan data.
Nama simpan data Media
Gambar 2.11 Simbol simpanan data di DAD
2.7.2 Bentuk Diagram Arus Data (DAD)
Diagram arus data (DAD) atau data flow diagram terdapat dua bentuk
diagram arus data, yaitu : (HM. Jogiyanto, 2005: 712)
1. Diagram Arus Data Fisik (DADF)
Yaitu lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, dan
lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada (sistem
lama). Dengan menggunakan DADF, bagaimana prose-proses dari sistem
yang ada alan lebih dapat digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai
sistem, sehingga analisis akan dapat memperoleh gambaran yang jelas
2. Diagram Arus Data Logika (DADL)
Yaitu menekankan pada proses-proses yang terdapat didalam sistem dan lebih
tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang baru. DADL lebih tepat
digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang
baru). Karena sistem yang diusulkan belum tentu diterima oleh pemakai
sistem dan biasanya sistem yang diusulkan terdiri dari beberapa alternatif,
maka penggambaran sistem secara logika terlebih dahulu tanpa
berkepentingan dengan penerapannya secara fisik akan lebih mengena dan
menghemat waktu penggambarannya dibandingkan dengan DADF. Untuk
sistem komputerisasi, penggambaran DADL yang hanya menunjukkan
kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya
proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses-proses-proses secara komputer
saja.
Contoh diagram context adalah sebagai berikut :
Contoh diagram arus data adalah sebagai berikut :
Gambar 2.13 DAD Level nol
2.7.3 Diagram ER (Entity Relationship)
Entity Realtionship Diagram (Diagram ER) adalah peralatan pembuatan
model data yang paling fleksibel, dapat diadaptasikan untuk berbagai pendekatan
yang mungkin diukur dalam pendekatan sistem. Diagram ER digunakan untuk
mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entiti dan
obyek-obyek data tersebut. Diagram ER ini memiliki notasi untuk
menggambarkan komponen-komponen utamanya adalah sebagai berikut:
(Mecleod,Jr, 2000: 393)
a. Berupa obyek banyak data (Entity)
Entity adalah sesuatu yang mudah diidentifikasikan. Sebuah entity bisa berupa
obyek, tempat, orang, konsep atau aktivitas. Entity digambarkan dengan kotak
dengan sudut yang tidak runcing.
Gambar 2.14 Entity
b. Attribut
Atribut adalah penjelasan-penjelasan dari entity yang membedakan dengan
entity yang lain. Sebuah attribute juga merupakan sifat-sifat dari sebuah entity.
Gambar 2.15 Attribut Nama Atribut
c. Relationship
Relationship adalah penghubung antara suatu entity dengan entity lain, dan
merupakan bagian yang sangat penting didalam mendesain database. Relasi
antar entiti digambarkan dengan menghubungkan dua diagram entiti dengan
satu garis.
d. Garis sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entity dan
himpunan entity dengan attributnya.
Gambar 2.17 Garis
e. Cardinality dan Relationship
Cardinality dari suatu relationship menjelaskan bagaimana hubungan atau
relasi dua entiti. Dimana macam-macam cardinality dari relasi dua entiti
adalah: (Mecleod,Jr, 2000: 394)
1. One-To-One (1:1) Realtionship
Hubungan ini menunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama
dapat dikoneksikan hanya ke satu baris data pada tabel kedua.
2. One-To-Many (1:M) Relationship
Hubungan ini merupakan hubungan yang paling umum dimana pada
hubungan ditunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama dapat
dikoneksikan ke satu atau lebih baris data pada tabel kedua.
3. Many-to-many (M:M) Relationship
Hubungan ini menunjukkan bahwa satu atau lebih baris data pada tabe
pertama dapat dikoneksian ke satu atau lebih baris data pada tabe kedua.
4. Many-to-many (N:M)
Hubungan antar dua entity adalah banyak – banyak dengan suatu definisi
bentuk relationship tertentu yang dapat dijadikan hubungan 1-n dan m-1
2.8 HIPO (Hierarki Plus Input –Proses-Output )
HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh
IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program. Akam tetapi sekarang,
HIPO juga banyak digunakan alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus
pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi yaitu tiap – tiap modul didalam
sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. HIPO mempunyai sasaran utama
sebagai berikut :
1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi – fungsi dari sistem.
2. Untuk lebih menekankan fungsi – fungsi yang harus diselesaikan oleh program,
bukannya menunjukkan statemen – statemen program yang digunakan untuk
melaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan
output yang harus dihasilkan oleh masing – masing fungsi pada tiap – tiap
tingkatan dari diagram HIPO.
4.Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan –
kebutuhan pemakai.
Contoh diagram HIPO adalah sebagai berikut :
2.9 Desain Sistem secara Umum
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan
gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem
secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum
mengidentifikasikan komponen – komponen sistem informasi yang akan didesain
secar terinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrograman komputer dan ahli
teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara
umum dilakukan setelah tahap analisis sistem dilakukan dan analisis disetujui oleh
manajemen.
2.9.1 Desain Data Base secara Umum
Basis data (data base) merupakan umpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diluar komputer dan digunakan
perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Data base merupakan salah satu
komponen yang penting disistem informasi., karena berfungi sebagai basis
penyedia informasi bagi pemakainya. Penerapan data base dalam sistem informasi
yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam –
macam didalam organisasi.
Data base dibentuk dari kumpulan file. File didalam pemrosesan aplikasi
dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe, diantaranya adalah :
1. File induk (master file)
Didalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting. File ini tetap terus ada
a. File induk acuan (reference master file), yaitu file induk yang recordnya
relative statis, jarang berubah nilainya.
b. File induk dinamik (dynamic master file), yaitu file induk yang nilai dari
record – recordnya seiring berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai
akibat dari transaksi.
2. File transaksi (transaction file)
File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu tarnsaksi yang terjadi.
3. File laporan (report file)
File ini disebut juga dengan nama file output, yaitu file yang berisi dengan
informasi yang akan ditampilkan. File ini dibuat untuk mempersiapkan
pembuatan suatu laporan dan biasanya dilakukan bila printer belum siap atau
masih digunakan.
4. File sejarah
File sejarah disebut juga file arsip, yaitu file yang berisi data masa lalu yang
sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.
5. File pelindung
File pelindung merupakan salinan dari file – file yang masih aktif di data base
pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai cadangan atau pelindung
bila file data base yang aktif rusak atau hilang.
6. File kerja (working file)
File kerja ini disebut juga dengan file sementara atau scrath file. File ini dibuat
oleh suatu proses program secara sementara karena memori komputer tidak
mencukupi atau untuk menghemat pemakaian memori selama proses dan akan
2.9.1.1. Langkah – langkah Desain Data Base secara Umum
Untuk tahap desain data base secara umum, yang perlu dilakukan oleh
analisis adalah megidentifikasikan terlebih dahulu file – file yang diperlukan oleh
sistem informasi. File – file data base yang diperlukan oleh sistem dapat dilihat
pada desain model yang digambarkan dalam bentuk diagram arus data. Langkah –
langkah desain data base secara umum adalah sebagi berikut :
1. Menentukan kebutuhan file data base untuk sistem baru.
File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat.
2. Menentukan parameter dari file data base
Setelah file – file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari
file selanjutnya dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :
- Tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain
sebagainya.
- Media file : hard disk, disket, atau pita magnetic.
- Organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau
file akses langsung) atau organisasi data base (struktur berjenjang,
jaringan atau hubungan).
- Field kunci dari file
2.9.2 Desain Input secara Umum
Bila anda berfikir tentang input, biasanya anda juga berfikir tentang alat
input (input device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan
lain sebagainya. Alat input dapat digolongkan kedalam dua golongan, yaitu alat
input langsung (online input device) dan alat input tidak langsung (offline input
dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya.
Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan
dengan CPU, misalnya KTC (key – to - card), KTT (key – to - tape) dan KTD (key
– to – disk).
a. Proses Input
Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat
melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu data capture, data preparation dan
dara entry.
1. Penangkapan data (data capture), merupakan proses mencatat kejadian nyata
yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi kedalam dokumen
dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi.
2. Penyimpanan data (data preparation), yaitu mengubah data yang telah
ditangkap kedalam bentuk yang dibaca oleh mesin (machine readable form,
misalnya kartu plong, pita magnetic atau disket magnetik).
3. Pemasukan data (data entry) merupakan proses membacakan atau memasukan
data kedalam komputer.
b. Tipe Input
Input dapat dikelompokkan kedalam 2 tipe, yaitu input ekstern (eksternal
input) dan input intern (internal input). Input ekstern adalah input yang berasal
dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian, kwitansi – kwitansi seperti
misalya faktur penjualan, order penjualan dan lain – lainnya. Umumnya dokumen
c. Langkah – langkah Desain Input secara Umum
Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen
adalah dasar yang digunakan untuk menangkap data, kode – kode input yang
digunakan dan bentuk dari tampilan input dialat output. Untuk tahap desain input
secara umum, yang perlu diperhatikan analisis adalah mengidentifikasi terlebih
dahulu input – input yang akan didesain secara terinci tersebut. Langkah –
langkah ini adalah disebut sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru
Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah
dibuat. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke
suatu proses dan bentuk tampilan input dialat input data yang ditunjukkan oleh
suatu proses memasukkan data.
2. Menentukan parameter dari input
Setelah input yang akan didesain selesai, maka parameter dari input
selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :
- Bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian dialat input
(dialog layar terminal)
- Sumber input
- Jumlah tembusan input berupa dokumen dasar atau distribusinya
- Alat input yang digunakan
- Volume input
2.9.3 Desain Output secara Umum
Output (keluaran) adalah produk dari sistem yang dapat dilihat. Istilah output ini kadang – kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari
macam – macam jenis. Output dapat berupa hasil dimedia keras (seperti misalnya
kertas atau microfilm) atau hasil dimedia lunak (berupa tampilan dilayar video).
Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan
oleh proses lain dan tersimpan disuatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang
akan dimaksud dengan output pada tahap desain ini adalah output yang berupa
tampilan dimedia keras atau layar video.
a. Tipe Output
Output dapat diklasifikasikan kedalam beberapa tipe, yaitu output intern
(internal ouyput) dan output ekstern (eksternal output). Output intern adalah
output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan
tetap tinggal didalam perusahaan dan akan tersimpan sebagai arsip atau akan
dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output ini dapat berupa laporan –
laporan ringkasan atau lainnya. Output ekstern adalah output yang akan
didstribusikan kepada pihak luar yang mebutuhkan. Banyak output ekstern ini
dibuat formulir yang sudah tercetak sebelumnya (preprinted form) dan sistem
informasi hanya menambahkan bagian – bagian tertentu yang masih harus diisi.
b. Format Output
Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan – keterangan
(narrative), table atau grafik. Yang banyak dihasilkan adalah output yang
yang dapat menampilkan grafik, maka output berupa grafik mulai banyak
dihasilkan, terutama output untuk keperluan manajemen tingkat menengah.
c. Langkah – langkah Desain Output secara Umum
Desain output secara umum dapat dilakukan dengan langkah – langkah
sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru
Output yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah
dibuat. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses kesatuan
luar atau dari suatu proses ke proses lainnya.
2. Menentukan parameter dari output
Setelah output – output yang didesain dapat ditentukan, maka parameter dari
output selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi tipe dari output, formatnya, media yang digunakan, jumlah tebusannya, distribusinya
dan periode output.
2.10 Manajemen Data Base
Sistem informasi manajemen menggambarkan suatu ketersediaan data
yang cukup lengkap yang disimpan untuk mendapatkan suatu informasi yang
dibutuhkan oleh semua pihak manajemen dalam membantu pengambilan
keputusan.
Data – data yang ada tersebut dihimpun dalam suatu file – file khusus
yang kemudian akan membentuk suatu rangkaian file data yang disebut dengan
data base. Data base inilah yang kemudian dikelola untuk menjadi suatu informasi
untuk dapat menciptakan, membaca, mengadakan perubahan, memberikan
definisi, memelihara serta memberikan suatu perlindungan terhadap suatu data
base. Sistem ini disebut dengan Sistem Manajemen Data Base (DBMS atau Data
Base Mangemen System) yang mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Menyediakan tempat penyimpanan massal untuk data yang relevan
2. Memudahkan pengaksesan data
3. Memungkinkan respon yang segera atas permintaan pemakai data
4. Melakukan modifikasi terakhir dengan segera pada sistem data base
5. Menghapus data yang berlebihan
6. Memungkinkan penggunaan secara serentak oleh beberapa pemakai
7. Melindungi data dari kerusakan fisik dan pemakai tidak terorientasi
2.10.1 Hirarki Data
Agar pengolahan terhadap data yang ada dalam suatu organisasi dapat
berlangsung dengan baik dan efisien, harus diadakan pengorganisasian terhadap
data – data dengan tujuan mempermudah pencarian data dalam proses
pengolahan. Pengorganisasian ini terdiri dari empat tingkatan :
a. Data item, merupakan tingkat paling rendah didalam struktur data, yaitu
kumpulan fakta – fakta yang dicatat dan disimpan. Misalnya unsure data, data
nomor mahasiswa dan lain – lain.
b. Record merupakan kumpulan dari data item yang menyatakan karakteristik
dari suatu objek yang diolah datanya.
c. File dari sekumpulan record – record yang sejenis dan berkaitan secara logis.
2.10.2 Operasi Data
Agar data dapat berguna bagi penerimanya, maka beberapa kombinasi
operasi harus dilakukan. Kombinasi operasi data ini dilakukan untuk
menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Operasi – operasi ini adalah :
a. Capturing, merupakan pencatatan data dari suatu peristiwa /
kejadian atau transaksi dalam bentuktertentu. Operasi ini
merupakan operasi dasar dalam penangkapan data.
b. Verifying, adalah operasi pengecekan data untuk menjamin agar
data tersebut diperoleh dan dicatat dengan benar.
c. Classifying, adalah operasi penempatan unsur – unsur data kedalam
kategori – kategori yang memberikan arti bagi pemakainya.
d. Arranging, merupakan penyusunan data dalam suatu urutan
tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.
e. Summarizing, merupakan penggabungkan unsur – unsur data
kedalam bentuk matematis atau logika.
f. Calculating, adalah pengoperasian data secara aritmatik atau
logika.
g. Storing, adalah operasi penempatan data kedalam suatu media
penyimpanan seperti kertas, microfilm, disket dan lain – lain. Data
yang disimpan dijaga dan harus dapat dengan mudah diambil
kembali pada saat yang dibutuhkan.
h. Retrieving, yaitu merupakan proses pencarian kembali data – data
