PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA HOTEL
SOLL MARINA SERPONG
Mega Silvia
Sugiarto Hartono
Heri Sukendar
Universitas Bina Nusantara, Jalan Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakarta 11530, Telp. (021) 53696969,
E-mail: xaveria.mega@live.com
Abstrak
Hotel Soll Marina merupakan hotel berbintang tiga yang sedang berkembang. Hotel Soll Marina selama ini masih belum menerapkan sistem informasi absensi dan penggajian yang terintegrasi, dimana integrasi tersebut dibutuhkan untuk meningkatkan kegiatan operasional Hotel Soll Marina. Metode pengumpulan data dilakukan melalui wawancara dengan pihak Hotel Soll Marina dan melakukan observasi pada sistem yang sedang berjalan. Metode perancangan dilakukan dengan menggunakan metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek (OOAD) dengan pendekatan The Unified Process Life Cycle. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah sistem informasi akuntansi penggajian yang lebih efektif dan efisien, serta meminimalisir terjadinya kecurangan dan kesalahan dalam proses penghitungan gaji. Sistem yang baru ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pihak manajemen guna mendukung proses pengambilan keputusan.(MS)
Abstract
Soll Marina Hotel is a growing three-star hotel. Soll Marina Hotel is still not
implementing an integrated information system of attendance and payroll, which is
the integration needed to improve the operating activities of Soll Marina Hotel. The
data collection method was done through interview with the Soll Marina Hotel and
made observations on the current system. The design method was conducted by using
Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) with The Unified Process Life Cycle
approach. The results that achieved from this research are a payroll accounting
information system that is more effective and efficient, and minimize the occurrence
of fraud and error in the counting of payroll process. The new system is expected to
meet the needs of management in order to support the decision-making process.(MS)
Keywords: the design, accounting information system, payroll
PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, perusahaan semakin mempertajam persaingan dengan memanfaatkan penerapan teknologi dan sistem informasi yang dapat mendukung proses bisnis dalam perusahaan. Dengan adanya penerapan sistem informasi tersebut diharapkan tujuan perusahaan dapat tercapai, serta dapat mendukung manajemen dalam proses pengambilan keputusan secara lebih efektif dan efisien.
Salah satu faktor terpenting dalam penentu kesuksesan suatu perusahaan adalah sumber daya manusia atau karyawan, yang juga berperan penting dalam pencapaian tujuan perusahaan. Karyawan dituntut untuk memberikan pelayanan terbaik terhadap konsumen agar citra perusahaan tetap terjaga di mata konsumen. Gregory (2011:29) menyatakan bahwa,“Employee satisfaction is essential to the
success of any business. A high rate of employee contentedness is directly related to a lower turnoverrate. Thus, keeping employees’ satisfied with their careers should be a major priority for every employer.”
Untuk meningkatkan kepuasan dan loyalitas serta produktivitas karyawan, perusahaan harus memberikan penghargaan terhadap kinerja karyawan dan menjamin kesejahteraan mereka dengan cara memberikan kompensasi berupa pembayaran gaji, tunjangan, dan bonus kepada karyawan yang diukur berdasarkan jabatan dan komponen lainnya. Odunlade (2012:3) menyatakan bahwa,“Various
studies have established that salaries and benefits are closely related to job satisfaction and job satisfaction can bring about motivation which in turn affects employee job performance and organizational commitment.”
Sistem Informasi Akuntansi pada proses penggajian dapat membantu perusahaan dalam melakukan proses penggajian serta membantu manajemen dalam meningkatkan pengendalian internal perusahaan agar terhindar dari kecurangan, penyalahgunaan maupun kesalahan yang dapat merugikan karyawan.Hall (2011 : 275) menyatakan bahwa, “The assets associated with the payroll system are
labor and cash. Both can be misappropriated through access to accounting records. A dishonest individual can mispresent the number of hours worked on the time cards and thus embezzle cash. Similarly, control over access to all journals, ledgers, and source documents in the payroll system is important, as it is in all expenditure cycle systems.“
Hotel Soll Marina merupakan hotel berbintang tiga yang sedang berkembang dan berlokasi di Jalan Raya Serpong KM 7 Serpong Utara, Tangerang Selatan, Banten. Hotel Soll Marina Serpong merupakan hotel kedua yang dibangun oleh PT Soll Marina Property Indonesia dimana hotel pertamanya terletak di Pulau Bangka yang didirikan pada tahun 2011. Selanjutnya PT Soll Marina Property Indonesia sedang merencanakan pembangunan hotel di beberapa lokasi lain, seperti di Jatiuwung Tangerang yang saat ini sedang dalam tahap pembangunan. Hotel Soll Marina merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan jasa sehingga karyawan merupakan aset terbesar yang
sangat berpengaruh terhadap laba bersih perusahaan. Gaji karyawan merupakan salah satu beban terbesar di dalam perusahaan, maka itu dibutuhkan sistem absensi dan penggajian yang terkomputerisasi sehingga dapat melakukan perhitungan gaji secara akurat.
Hotel Soll Marina Serpong selama ini masih belum menerapkan sistem informasi absensi dan penggajian yang terintegrasi kepada para karyawannya yang berjumlah sebanyak 78 orang karyawan, hal ini menyebabkan proses absensi dan penggajian tersebut memiliki banyak kelemahan dan keterbatasan. Beberapa kelemahan tersebut diantaranya terjadi ketidak-akuratan hasil perhitungan gaji karyawan akibat kesalahan pencatatan waktu kerja karyawan yang disebabkan oleh sistem absensi yang menggunakan mesin fingerprint tidak terintegrasi dengan proses penggajian yang masih menggunakan Microsoft Excel. Sistem absensi juga tidak dapat menyimpan data izin atau cuti karyawan sehingga HRD mengalami kesulitan dalam perhitungan jumlah kehadiran karyawan. Karyawan akan melakukan klaim terhadap perusahaan apabila karyawan merasa dirugikan karena hasil perhitungan gaji yang tidak akurat sehingga akan mempengaruhi keakuratan laporan penggajian yang dihasilkan dan mempengaruhi kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
Kelemahan lain yang dihadapi Hotel Soll Marina adalah kesulitan dan keterlambatan dalam proses otorisasi pengajuan cuti karyawan karena pencatatannya masih menggunakan pencatatan manual dengan menggunakan dokumen. HRD yang berwenang untuk memeriksa sisa cuti karyawan harus mengecek limit cuti karyawan pada rekapitulasi cuti karyawan terlebih dahulu dan baru kemudian memberikan permohonan cuti karyawan kepada manajer. Permohonan dan pencatatan cuti karyawan yang masih menggunakan dokumen manual sangat berpotensi data hilang dan tercecer, sehingga menyulitkan HRD dalam memeriksa sisa cuti karyawan.
Dengan adanya sistem informasi absensi dan penggajian yang terkomputerisasi dan terintegrasi, maka perusahaan akan mampu mempercepat pengolahan data, sehingga menghasilkan laporan yang cepat dan akurat yang membuat pihak manajemen bisa mengambil keputusan dengan cepat. Penerapan sistem informasi penggajian akan membantu meringankan tugas bagian Human
Resources Department (HRD) dalam proses yang berkaitan dengan perhitungan gaji karyawan. Selain
itu, sistem informasi penggajian tersebut diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan mampu mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem informasi penggajian Hotel Soll Marina. Oleh karena itu berdasarkan masalah-masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dilakukan penulisan skripsi dengan judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA HOTEL SOLL MARINA SERPONG.”
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dilakukan perumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana proses absensi dan penggajian yang sedang berjalan pada Hotel Soll Marina Serpong?
2. Apa saja masalah-masalah yang dihadapi di dalam sistem yang sedang berjalan? 3. Apa saja usulan pemecahan masalah yang dapat diberikan pada proses absensi dan
penggajian di Hotel Soll Marina Serpong?
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis permasalahan-permasalahan yang terkait dengan proses absensi dan penggajian di dalam sistem yang sedang berjalan pada Hotel Soll Marina.
2. Menganalisis kebutuhan informasi terhadap sistem yang sedang berjalan di dalam perusahaan.
3. Merancang Sistem Informasi Akuntansi untuk kebutuhan absensi dan penggajian berbasis web pada Hotel Soll Marina yang terintegrasi dengan baik, sehingga mudah diakses oleh para karyawan dan dapat menghasilkan informasi yang tepat, akurat, dan dapat dipercaya.
4. Menyediakan informasi secara cepat dan akurat terkait dengan laporan absensi yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi penggajian yang dirancang dalam hal waktu kehadiran karyawan, serta laporan perincian gaji untuk mengevaluasi besarnya biaya yang dikeluarkan untuk beban gaji.
5. Mengurangi penggunaan dokumen fisik dalam proses absensi dan penggajian karyawan.
METODE PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam Penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Studi Pustaka
Studi Pustaka dilakukan dengan cara mencari dan mempelajari bahan–bahan serta materi–materi penulisan dan teori–teori pendukung dari berbagai sumber tertulis, serta memahami aturan–aturan maupun prosedur dalam sistem informasi penggajian yang terdapat di dalam berbagai media.
2. Studi Lapangan
Metode yang digunakan dalam studi lapangan terdiri atas 2 (dua) cara, yaitu : • Wawancara
Proses pada metode ini dilakukan pada tanggal 28 November 2014 dengan melakukan komunikasi dua arah dengan pihak Human Resources Officer dari Hotel Soll Marina untuk mengetahui bagaimana proses absensi dan penggajian yang sedang berjalan di Hotel Soll Marina serta form yang berkaitan dengan penggajian untuk membantu proses penyelesaian penelitian. Selain dengan pihak
Human Resources Officer, wawancara juga dilakukan dengan pihak Accounting
untuk mengetahui metode pencatatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat beban gaji perusahaan.
Wawancara ini dilakukan dengan mencatat poin-poin penting dalam proses wawancara, serta meminta dokumen-dokumen yang terkait dengan informasi perusahaan.
• Survei / Observasi
Observasi dilakukan sejak tanggal 28 November 2014 hingga 11 Mei 2015 dengan penelitian secara langsung terhadap unit Human Resources Officer dan unit Accounting untuk mengetahui bagaimana proses penggajian yang berjalan di Hotel Soll Marina, prosedur-prosedur yang berkaitan dengan proses absensi dan penggajian, serta catatan pengeluaran kas untuk beban gaji dan kemudian mengumpulkan data-data yang terkait langsung dengan proses penggajian yang sedang berjalan.
3. Metode Analisis dan Perancangan
Metode analisis dan perancangan dilakukan dengan menggunakan metode Object
Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan pendekatan The Unified Process Life Cycle yang terbagi menjadi beberapa tahapan, yaitu:
• Inception Phase
Tahapan ini merupakan tahapan paling awal, dimana aktivitas penilaian terhadap kebutuhan sebuah sistem dilakukan. Fase ini dilakukan dengan mengumpulkan data yang berkaitan dengan proses penggajian, menganalisa struktur organisasi, visi dan misi perusahaan, serta menganalisa proses penggajian yang sedang berjalan di dalam perusahaan.
• Elaboration Phase
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mendapatkan gambaran umum kebutuhan, persyaratan, dan fungsi-fungsi utama perangkat lunak. Hal ini penting untuk mengetahui secara lebih baik resiko-resiko proyek, baik meliputi resiko arsitektur perangkat lunak, perencanaan, maupun implementasi.
Metode perancangan yang digunakan dalam penyelesaian penelitian menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design, yang terdiri dari: 1. Merancang usecase realization
2. Merancang user interface 3. Merancang software architecture 4. Merancang database
5. Merancang system security and control • Construction Phase
Tujuan dari tahapan ini adalah membangun perangkat lunak sampai dengan saat perangkat lunak tersebut siap digunakan. Titik berat tahapan ini adalah pada penentuan tingkat prioritas kebutuhan/persyaratan, melengkapi spesifikasinya, analisis lebih dalam, desain solusi yang memenuhi kebutuhan dan persyaratan, pengkodean dan pengujian perangkat lunak.
4. Metode Pencatatan Jurnal dan Standar Akuntansi
Metode pencatatan jurnal yang digunakan berdasarkan pada Standar Akuntansi Keuangan untuk Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik (SAK-ETAP), dimana dalam penelitian ini SAK-ETAP Bab 23 tentang Imbalan Kerja dijadikan acuan dalam pencatatan jurnal akuntansi. Tujuan dari SAK-ETAP Bab 23 yaitu mengatur akuntansi dan pengungkapan imbalan kerja, dimana perusahaan mengakui liabilitas jika tenaga kerja telah memberikan kinerjanya atau prestasinya kepada perusahaan dan berhak memperoleh imbalan kerja di masa yang akan datang, dan mengakui beban jika perusahaan telah menikmati manfaat ekonomis dari kinerja karyawan dan berhak memperoleh imbalan dimasa yang akan datang.
Undang-undang Pajak Penghasilan yang digunakan sebagai acuan untuk menghitung pajak penghasilan karyawan adalah Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan.
HASIL DAN BAHASAN
Berikut adalah analisis masalah yang ditemukan dari Hotel Soll Marina: Tabel 1 Analisis Masalah Terkait Proses Absensi
1 Proses Absensi
Temuan: HRD mengalami keterlambatan dalam pembuatan laporan absensi yang dibutuhkan di dalam proses penggajian dikarenakan HRD harus mengumpulkan form cuti semua karyawan dan menyatukan form tersebut dengan data yang diterima dari mesin absensi untuk menghitung jumlah kehadiran karyawan. Kategori: Efficiency, karena data harus diinput atau disalin ulang oleh HRD sesuai dengan
kriteria masalah efficiency yang didefinisikan oleh Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Ditman di dalam kerangka PIECES.
Penyebab: Mesin absensi hanya menyimpan waktu kehadiran karyawan pada saat datang dan pulang kerja, tidak terdapat keterangan karyawan yang terhitung absen ataupun keterangan karyawan yang melakukan ijin maupun cuti.
Kriteria: Menurut Suryanto (2011:24), mengatakan bahwa, “A hotel that haven’t use a
computerized system and they make many uncertainty in the payroll system between the attendance time and counting on employee payroll, this situation will impact to the report of the payroll, so this hotel need a system that integrated with the information system and give the positive impact to the counting of payroll.”
Solusi: Sistem yang dirancang untuk Hotel Soll Marina akan terintegrasi secara keseluruhan sehingga sistem absensi mencakup data absensi karyawan, data cuti, izin, dinas luar, dan lembur karyawan sehingga laporan absensi dapat dihasilkan secara real time tanpa harus mengumpulkan form cuti secara manual.
Tabel 2 Analisis Masalah Terkait Proses Permohonan Izin / Cuti 2 Proses Permohonan Izin / Cuti
Temuan: Karyawan yang ingin melakukan cuti harus mengisi Form Application For Leave dan menyerahkannya kepada HRM. HRM sering mengalami kesulitan dalam memeriksa limit cuti karyawan dikarenakan data cuti karyawan masih didokumentasi secara manual sehingga kemungkinan data tercecer / hilang sangat besar dan belum adanya suatu sistem yang menyimpan data limit cuti karyawan. Kategori: Information, karena data yang diperlukan tidak tersedia dan data tidak fleksibel
serta tidak mudah untuk memenuhi kebutuhan informasi baru dari data sesuai dengan kriteria masalah information yang didefinisikan oleh Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Ditman di dalam kerangka PIECES.
Penyebab: HRD harus mengecek limit cuti karyawan terlebih dahulu rekapitulasi cuti karyawan sebelum memberikan surat permohonan cuti kepada general manager, pengecekan limit cuti karyawan ini membutuhkan waktu yang agak lama dikarenakan kuota cuti belum tercatat oleh sistem secara otomatis sehingga jatah cuti yang telah diambil tidak mudah diketahui secara cepat.
Kriteria: Menurut Suryanto (2011:25), mengatakan bahwa, ”Another process when the
employee want to take a holiday chance so they have to apply to the Personnel and administration supervisor, then the supervisor have to check it, if they approved it, the supervisor have to input the data into the system and print the form then documentation it. Recording process, payroll and allowance counting, and documentation document still using a manual system that will cause a high human error and will be produced in the longer time.”
Solusi: Form permohonan cuti pada sistem yang dirancang akan memeriksa jatah cuti karyawan yang masih tersedia, apabila karyawan tidak memiliki jatah cuti lagi maka karyawan tidak dapat mengajukan permohonan cuti. Sehingga general
manager hanya akan melakukan otorisasi terhadap permohonan cuti karyawan
yang masih memiliki jatah cuti tahunan.
Tabel 3 Analisis Masalah Terkait Proses Dinas Luar 3 Proses Dinas Luar
Temuan: Karyawan tercatat tidak hadir karena tidak melakukan absensi pada saat tugas dinas luar sehingga karyawan tidak mendapat uang makan dan terjadi pemotongan gajinya karena ketidakhadiran di dalam absensi.
Kategori: Information, karena data tersimpan tidak akurat dan tidak terorganisasi dengan
baik sesuai dengan kriteria masalah information yang didefinisikan oleh Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Ditman di dalam kerangka PIECES. Penyebab: Karyawan yang sedang melakukan tugas dinas luar kantor tercatat tidak hadir
karena karyawan tidak melakukan absensi masuk kerja dan pulang kerja, karyawan mendapat penugasan dinas luar dari manajer dan HRD mendapat tembusan email dari manajer. Penggunaan email bisa menyebabkan HRD lupa menginput data dinas luar pada saat proses perhitungan gaji karyawan.
Kriteria: Menurut Suryanto (2011:26), mengatakan bahwa, “So that if the employee get an
external task or want to get a permit in the working hours, so the Personnel and administration supervisor will input the data into the system and print the Out Permit Form then save the form to give the description about the employee into the attendance list.”
Solusi: Dengan sistem yang baru manajer dapat langsung mengisi form dinas luar yang berisi karyawan-karyawan yang melakukan tugas dinas luar, sehingga sistem akan mencatat dinas luar secara otomatis ke dalam absensi karyawan agar karyawan tidak mengalami kerugian didalam perhitungan gaji karena adanya pemotongan ketidakhadiran yang sebelumnya terjadi.
Tabel 4 Analisis Masalah Terkait Proses Perhitungan Gaji Karyawan 4 Proses Perhitungan Gaji Karyawan
Temuan: Terjadi ketidakakuratan hasil perhitungan gaji karyawan Hotel Soll Marina sehingga mengakibatkan kerugian pada karyawan maupun perusahaan
Kategori: Service, karena sistem menghasilkan produk yang tidak akurat dan tidak dapat
dipercaya sesuai dengan kriteria masalah service yang didefinisikan oleh Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Ditman di dalam kerangka PIECES. Penyebab: HRD membutuhkan waktu yang lama untuk mengumpulkan data-data yang
dibutuhkan di dalam perhitungan gaji dikarenakan data absensi dan gaji karyawan belum terintegrasi dalam satu sistem. HRD harus memasukkan semua variable yang berhubungan ke dalam Microsoft office excel dan membuat rumus secara manual di dalam Ms. Excel, sehingga terkadang terjadi kesalahan di dalam rumus perhitungan gaji tersebut.
Kriteria: Suryanto (2011:25) mengatakan bahwa, “Using a computerized and integrated
system so the company can reduce the human error in recording, payroll and allowance counting, and take a short time to make a new document.”
Solusi: Sistem penggajian yang dirancang diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat proses perhitungan gaji karena mencakup data-data yang terkait untuk proses penggajian karyawan, seperti data absensi, tunjangan karyawan,
potongan PPH21, potongan bpjs ketenagakerjaan, bpjs kesehatan, dan potongan pinjaman karyawan yang dikalkulasi secara otomatis sehingga kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan Hotel Soll Marina dapat diatasi dan dapat menghasilkan perhitungan gaji secara akurat dan cepat.
Tabel 5 Analisis Masalah Terkait Proses Penggajian 5 Proses Penggajian
Temuan: Hotel Soll Marina hanya menghasilkan slip gaji berdasarkan permintaan karyawan dimana slip gaji berisi rincian mengenai gaji pokok, uang lembur, tunjangan, potongan PPH 21 dan potongan lainnya yang dipotong dari gaji karyawan.
Kategori: Information, karena kurangnya informasi yang diperlukan karyawan terkait
dengan jumlah gaji yang diterima sesuai dengan kriteria masalah information yang didefinisikan oleh Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Ditman di dalam kerangka PIECES.
Penyebab: Hotel Soll Marina belum memiliki sistem penggajian yang menyediakan tools untuk menghasilkan slip gaji karyawan. Selama ini slip gaji dibuat dengan menggunakan Microsoft Office Excel serta memasukkan komponen gaji secara manual.
Kriteria: Noorfatimah, Norhuraizah, Suresh, and Nurafiqah (2014:299) mengatakan bahwa, “In the payroll an important constituent element is the Pay slip and this is
the notification document for an employee on the direct deposit transaction that has been made and this normally includes details on gross salary, taxes, deductions and so forth. Some organizations have considered introducing electronic pay slips to their employees instead of having a payroll management system tailored for the purpose of payroll processing only. With electronic pay slips, there will be no more delay in receiving the pay slips as it will be available to the employees a day or two before the actual payday. In addition, employees can access, download and print their current and historical pay slips by themselves, thus greatly removing the burden of the payroll department. Producing paper-based pay slip is not environmentally friendly as it produces carbon emissions, overworked printers and sealers. Currently, pay slips for the daily-rated organization employees are being printed only upon request which makes it troublesome for the employees to repetitively make requests to the payroll department to handle such requests. Furthermore, it is also
difficult for the employees to view their historical pay slips, if there is a need for reference in the future, in case they are lost.”
Solusi: Sistem penggajian berbasis web yang dirancang untuk Hotel Soll Marina dapat menghasilkan slip gaji yang dapat dilihat karyawan untuk keperluan mereka, seperti pengajuan kredit maupun jaminan. Slip gaji juga berguna untuk menghilangkan kekhawatiran karyawan mengenai jumlah gaji yang diterima dan menciptakan transparansi perusahaan agar tidak terjadi kecurigaan karyawan terhadap Hotel Soll Marina.
Tabel 6 Analisis Masalah Terkait Proses Penggajian 6 Proses Penggajian
Temuan: Sistem penggajian pada Hotel Soll Marina masih menggunakan Microsoft Office
Excel dimana data pegawai dapat diakses oleh karyawan lain yang tidak
mempunyai wewenang, sehingga tingkat keamanan data kurang terjamin. Kategori: Control, karena mengacu pada data atau informasi yang mencaoai orang-orang
yang tidak mempunyai wewenang sesuai dengan kriteria masalah control yang didefinisikan oleh Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Ditman di dalam kerangka PIECES
Penyebab: Data gaji pegawai tersimpan di dalam server hotel dimana sangat memungkinkan adanya penyalahgunaan informasi atas data penggajian karena tidak adanya
sistem keamanan data.
Kriteria: Menurut Suryanto (2011:25) mengatakan bahwa, “Design for payroll accounting
information system can support the internal control through the payroll procedure, as the manually control or computerized control so every fraud that caused loss can be minimized.”
Solusi: Sistem penggajian yang dirancang untuk Hotel Soll Marina dapat meningkatkan keamanan data dengan cara memberikan hak akses kepada karyawan tertentu yang terkait dengan proses penggajian. Hal ini juga memperjelas tugas dan tanggung jawab dari karyawan yang bersangkutan dengan proses penggajian.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil analisis masalah dari prosedur sistem berjalan pada Hotel Soll Marina dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang diusulkan pada Hotel Soll Marina, maka dapat disimpulkan bahwa:
1) Laporan absensi dihasilkan secara real-time, dikarenakan sistem yang dirancang dapat mengintegrasikan data absensi karyawan, data cuti atau izin karyawan, data dinas luar karyawan, serta lembur karyawan. Sehingga HRD sudah tidak perlu lagi mengumpulkan form cuti secara manual.
2) Sistem akan mencatat dinas luar secara otomatis ke dalam absensi karyawan agar karyawan tidak mengalami kerugian didalam perhitungan gaji karena adanya pemotongan ketidakhadiran yang sebelumnya terjadi.
3) Sistem yang dirancang akan memeriksa jatah cuti karyawan yang masih tersedia, apabila karyawan tidak memiliki jatah cuti lagi maka karyawan tidak dapat mengajukan permohonan cuti. Sehingga manager hanya akan melakukan otorisasi terhadap permohonan cuti karyawan yang masih memiliki jatah cuti tahunan.
4) Kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan dapat diatasi, dikarenakan sistem penggajian secata otomatis dapat melakukan kalkulasi data-data terkait dalam proses perhitungan gaji yang sudah terintegrasi.
5) Karyawan dapat secara langsung melihat slip gaji melalui sistem, tanpa harus melakukan permintaan slip gaji. Sehingga menghilangkan kekhawatiran karyawan mengenai jumlah gaji yang diterima dan menciptakan transparansi perusahaan agar tidak terjadi kecurigaan karyawan terhadap Hotel Soll Marina.
6) Sistem penggajian yang dirancang untuk Hotel Soll Marina dapat meningkatkan keamanan data dengan cara memberikan hak akses kepada karyawan tertentu yang terkait dengan proses penggajian.
7) Laporan Pajak Penghasilan PPh21, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan dapat dihasilkan secara otomatis, sehingga memudahkan staff accounting untuk melakukan pembayaran.
Saran yang dapat diberikan kepada Hotel Soll Marina berdasarkan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian ini adalah sebagaiberikut:
1) Stakeholder Hotel Soll Marina dapat memberikan pengenalan dan pelatihan terkait sistem informasi akuntansi penggajian ini kepada para karyawannya.
2) Melakukan evaluas secara berkala berdasarkan pengalaman para karyawan dalam menggunakan sistem akuntansi penggajian ini, sehingga sistem dapat terus diperbarui dan disempurnakan.
3) Melakukan back up data untuk mengantisipasi hilangnya data-data penting akibat terkena virus, kerusakan, dan hal lainnya.
4) Hotel Soll Marina dapat melakukan pengembangan terhadap ruang lingkup sistem menjadi sistem informasi sumberdaya manusia yang lebih luas lagi, seperti perekrutan karyawan, evaluasi kinerja karyawan, pelatihan karyawan dan pemutusan hubungan kerja karyawan.
REFERENSI
Considine, B., Parkes, A., Olesen, K., Blount, Y., & Speer, D. (2012). Accounting Information
Systems: Understanding Business Process. (4th Edition). Queensland: John Wiley & Sons
Australia, Ltd.
Gregory, K. (2011). The Importance of Employee Satisfaction. The Journal of the Division of
Business & Information Management, Spring 2011, diakses tanggal 7 Desember 2014 dari
www.neumann.edu
Hall, J.A. (2011). Accounting Information Systems. (7th Edition). Canada: South-Western, Cengage Learning.
Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia. (2004). Keputusan Menteri Tenaga
Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia. Jakarta: Biro Hukum Sekretariat Jenderal
Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI.
Mardi. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Ghalia Indonesia. Mardiasmo. (2011). Perpajakan. (Revisi 2011). Yogyakarta: C.V Andi Offset. Mulyadi . (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Noorfatimah, H.A.S.S., Norhuraizah, H.M.J., Suresh, S., & Nurafiqah, B.M.B. (2014). Application of Cloud Technology in the Management of Electronic Payslips-Brunei Case Study. Journal of
Advances in Computer Networks, Volume 2, Number 4, diakses tanggal 23 Maret 2015 dari
www.jacn.net
O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2010). Introduction to Information Systems. (15th Edition). New York: McGraw-Hill.
Odunlade, R.O. (2012). Managing Employee Compensation and Benefits for Job Satisfaction in Libraries and Information Centres in Nigeria.The Journal of Digital Commons University Of
Nebraska, diakses tanggal 7 Desember 2014 dari
www.webpages.uidaho.edu/~mbolin/odunlade.htm
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 122/PMK.010/2015, tentang Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP).
Rama, D.V. & Jones, F.L. (2008). Accounting Information System. USA: South-Western Cengage Learning.
Resmi, S. (2013). Perpajakan. (Edisi 7). Jakarta: Salemba Empat.
Romney, M.B.& Steinbart, P.J. (2008). Accounting Information Systems. New York: Prentice Hall. Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the
Unified Process. (4th Edition).Boston: Course Technology, Cengage Learning.
Suryanto. (2011). Design and Analysis: Payroll of Accounting Information System. CommIT, Vol. 5, No. 1, diakses tanggal 31 Mei 2015 dari journal.binus.ac.id
Undang-Undang No.36 Tahun 2008 Tentang Pajak Penghasilan.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
Warren, C.S., Reeve, J.M., & Duchac, J.E. (2014). Accounting. (25th Edition). USA: South-Western, Cengage Learning.
Weygandt, J.J., Kimmel, P.D., & Kieso, D.E. (2011). Financial Accounting. (IFRS edition). The United State of America: John Wiley and Sons, Inc.
Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonie D.(2007). System Analysis and Design Methods.(7th Edition). New York: Mc Graw-Hill.
RIWAYAT PENULIS
Mega Silvia lahir di kota Jakarta pada tanggal 17 April 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2015. Saat ini bekerja sebagai staff finance di PT Soll Marina.
