S
S
K
K
R
R
I
I
P
P
S
S
I
I
D
DiiaajjuukkaannOOlleehh::
MOCH. ASROFI
NPM : 0732010072
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
2012
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
melimpahkan rahmat, hidayah, kenikmatan dan karuniaNya yang tak terhingga sehingga saya berkesempatan menimba ilmu hingga jenjang perguruan tinggi. Berkat rahmatNya pula memungkinkan saya untuk menyelesaikan skripsi dengan judul “SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI PT. DIAR PATRIA PROPERINDO SURABAYA”.
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar sarjana Teknik (S-1) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.
Dalam penulisan Skripsi ini tak lepas dari bantuan, bimbingan dan dorongan dari pihak instansi baik secara langsung maupun secara tidak langsung yang berhubungan dengan penulisan Skripsi ini. Oleh karena itu dalam kesempatan ini peneliti menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada :
1. Bapak Ir. Sutiyono, MT selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jawa Timur.
2. Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM. selaku Ketua Jurusan Teknik Industri UPN “Veteran” Jawa Timur.
3. Bapak Drs. Pailan, MPd. Selaku Sekretaris Jurusan Teknik Industri UPN “Veteran” Jawa Timur.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
skripsi ini.
5. M. Pribadi Arqam, SE. MM selaku Direktur Utama yang telah mengizinkan saya melaksanakan penelitian di PT. Diar Patria Properindo.
6. Mbak Nisa, selaku pembimbing lapangan di lingkungan perusahaan. Dan semua pegawai di PT. Diar Patria Properindo. Terima kasih yang sebesar -besarnya.
7. Bapak dan Ibu serta keluarga besarku yang telah memberikan banyak dukungan, semangat serta doa restu baik secara moril maupun materiil sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
8. Sahabat - sahabatku “PARALEL B ANGKATAN 2007” terima kasih atas dorongan dan semangatnya, Komting, Gendut, Fa’ul, Mean, Ocrut, Mie Punk, dll. ayo rek tetap semangat, kejarlah impianmu teman gelar sarjana menunggumu, terima kasih juga atas kebersamaan kita selama ini.
9. Semua Temen-temen mahasiswa U.P.N khususnya jurusan Teknik Industri
angkatan 2007 maupun angkatan atas dan bawah yang penulis kenal.
10. Tak lupa Mas bro Yursa Arliansyah, terima kasih banyak teman, tanpa bantuanmu apa jadinya diriku, Matur suwun sanget.
11. Semua pihak yang tidak penulis sebutkan satu-persatu yang telah membantu dalam menyelesaikan penyusunan Skripsi ini.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
jauh dari sempurna. Untuk itu penulis dengan senang hati menerima segala kritik dan saran yang bersifat membangun guna kesempurnaan Tugas Akhir (Skripsi) ini.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak.
Surabaya, Juni 2010
Penulis
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
KATA PENGANTAR………...……….. i
DAFTAR ISI……….. iv
DAFTAR TABEL………...……….… ix
DAFTAR GAMBAR……….……….… x
ABSTRAKSI... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 3
1.3. Batasan Masalah ... 3
1.4. Tujuan Penelitian ... 3
1.5. Asumsi-asumsi ... 4
1.6. Manfaat Penelitian ... 4
1.7. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA ... 7
2.1. Konsep Dasar Sistem ... 7
2.1.1 Elemen Sistem ... 8
2.1.2. karakteristik Sistem ... 10
2.2. Konsep Dasar Informasi ... 12
2.2.1. Siklus Informasi ... 13
2.2.2. Kualitas Informasi ... 14
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
2.5. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen ... 18
2.5.1. Pendekatan Pengembangan Sistem ... 21
2.6. Siklus Hidup Sistem (system life cycle) ... 24
2.6.1. Tahap-tahap Siklus Hidup ... 25
2.7. Analisis dan Pengembangan Sistem ... 28
2.7.1. Langkah-langkah di Analisis Sistem ... 28
2.7.2. Alat-alat Pengembangan Sistem ... 30
2.7.2.1. Bagan Alir ... ... 30
2.8. Pemodelan Data ... ... ... 34
2.8.1. Entity Relationship Diagram ... 35
2.8.2. Entitas ... 35
2.8.3. Atribut ... 35
2.8.4. Relasi ... ... 36
2.8.5. Data Flow Diagram ... ... 37
2.8.6. Power Disaigner 9 ... ... 39
2.8.7. SQL Server 2005 ... ... 39
2.8.8. Visual Studio. Net 2005 ... ... 41
2.9. Penelitian Terdahulu ... 42
2.9.1. Brian Sandi Ngongoloy ... 42
2.9.2. Agung Sandi Wijaya ... 43
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
3.2. Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel ... 44
3.3. Metode Pengumpulan Data ... 45
3.3.1. Metode Pengolahan Data ... ... 46
3.4. Tahap Analisis Sistem ... 46
3.5. Perancangan Sistem ... 48
3.6. Uji Validitas Program (Uji Coba Program) ... 49
3.7. Langkah-langkah Pemecahan Masalah ... 50
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
PT. DIAR PATRIA PROPERINDO adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa properti dan kebersihan gedung. Pada perusahaan ini pada sistem kepegawaian masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing, sehingga menyebabkan terlambatnya informasi penerimaan karyawan baru.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu Sistem kepegawaian yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik. Perancangan Sistem kepegawaian berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai sistem kepegawaian yang terkomputerisasi sehingga akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan sistem informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sehingga dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Data base terdiri dari 2 bagian yaitu pegawai yang meliputi Id_Admin, Nama, jabatan, User name, dan Password dan karyawan meliputi Id_Karyawan, Nama, Alamat, Tgl_Lahir, Bln_lahir, Thn_lahir, Jenis Kelamin, Pendidikan, Skill, Ket_pelatihan, Riwayat, Tgl_Input. Operator yang mengoperasikan program SIM kepegawaian adalah staff pada bagian administrasi.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen, Sistem Kepegawaian
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
1
1.1 Latar Belakang
Pada saat era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan perusahaan. Keberhasilan perusahaan sangat tergantung pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaannya. Keberhasilan manajemen perusahaan juga tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis perlu adanya menejemen sistem informasi.
PT. Diar Patria Properindo Surabaya adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penjualan, jasa pemeliharaan gedung dan properti. Dimana perusahaan ini bekerjasama dengan perusahaan-perusahaan lain, apabila perusahaan lain membutuhkan jasa pemeliharaan gedung dan properti maka PT.
Diar Patria Properindo Surabaya yang menjalankan pekerjaan tersebut sesuai kontrak kerja yang sudah di sepakati sebelumnya.
memanggil para calon karyawan untuk mengikuti test-test yang telah disiapkan, pertama-tama mereka harus mengisi form yang telah disediakan perusahaan. Untuk selanjutnya calon karyawan mengikuti test dan beberapa tahapan yang telah disiapkan. Tahapan-tahapan nya antara lain adalah test tulis yang kemudian dilanjutkan dengan test wawancara dan test skill. Karena dalam penerimaan karyawan PT. Diar Patria Properindo Surabaya masih menggunakan metode manual secara tertulis sehingga perlu perancangan sistem informasi secara kompterisasi kepegawaian. sehingga dalam proses penerimaannya terstruktur secara teratur.
Melihat kondisi tersebut diatas maka peneliti melakukan penelitian perancangan system informasi penerimaan karyawan di PT. Diar Patria Properindo Surabaya. Perancangan sistem informasi merupakan solusi yang tepat dalam memudahkan perusahaan dalam penerimaan karyawan.
Oleh karena itu perlu adanya perancangan sistem informasi menejemen kepegawaian yang diharapkan dapat membantu masalah-masalah yang ada. Sehingga dapat mempermudah proses pengambilan keputusan secara tepat,
1.2 Per umusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka dapat dirumuskan suatu permasalahan yaitu :
“Bagaimana merancang sistem Informasi menejemen kepegawaian di PT. Diar Patria Properindo?”
1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih tepat sasarannya maka diperlukan batasan-batasan sebagai berikut :
1. Perancangan sistem hanya dibatasi pada ruang lingkup kepegawaian
2. Sistem hanya mengelola informasi tentang calon yang menyangkut Curiculum Vitae dan lama waktu kerja calon pegawai.
1.4 Asumsi - asumsi
Dalam menyelesaikan penelitian dan untuk mencapai hasil yang maksimal, maka digunakan asumsi-asumsi sebagai berikut :
1. Tidak ada kebijakan perusahaan yang mengalami perubahan secara signifikan selama dilakukan penelitian ini.
1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah merancang sistem informasi manajemen kepegawaian menjadi terintegrasi dan secara terstruktur, sehingga bisa menjadi efektif, efisien, cepat serta akurat dengan menyederhanakan system yang ada.
1.6 Manfaat Penelitian
Dengan mengangkat permasalahan yang terjadi di PT. Diar Patria Properindo maka manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi Perusahaan
Dengan adanya penerapan metode system informasi manajemen, pihak perusahaan dapat mengetahui bagaimana proses penerimaan karyawan sehingga dapat dilakukan perbaikan jika memang diperlukan.
2. Bagi Mahasiswa
1. Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis dimasa mendatang.
2. Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Bagi Universitas
1.7. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara sitematika adalah sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang permasalahan, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan, dan asumsi yang digunakan dalam penyelesaian masalah, serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi tentang konsep dasar sistem dan metode – metode yang dijadikan sebagai acuan dalam menentukan tahapan – tahapan untuk menyusun langkah – langkah penyelesaian permasalahan sehingga dapat menjadi pegangan dalam melakukan pengolahan data.
BAB III METODE PENELITIAN
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang pengumpulan data yang diperlukan untuk pembuatan program, pengolahan data, serta analisis sistem yang digunakan sebagai penyusunan program.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk perbaikan sistem informasi manajemen perekrutan yang digunakan perusahaan saat ini.
7
2.1. Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan system, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau elemennya. Pendekatan system yang lebih menekankan pada prosedur dalam buku (Jogiyanto, 2005 ) menurut (FitzgGerald) mendefinisikan system sebagai berikut : “Suatu system adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Pendekatan system yang merupakan jaringan kerja prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi dalam system. Dalam buku (Jogiyanto, 2005)
menurut (Neuschel), prosedur didefinisikan berikut :
“Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu atau lebih departemen,
yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.
Lebih lanjut dalam buku (Jogiyanto, 2005) menurut (J. F Kelly) dkk, mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Pendekatan system yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan system sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Semua defenisi tentang sistem mencakup lima unsur utama yang terdapat dalam system yaitu :
1. Komponen – komponen dan bagian-bagian.
2. Adanya interaksi atau hubungan – hubungan antar komponen – komponen atau bagian-bagian.
3. Adanya sesuatu yang mengikat komponen-komponen atau bagian-bagian tersebut menjadi suatu kesatuan.
4. Terdapat tujuan bersama sebagai hasil akhir. 5. Berada dalam suatu lingkungan yang kompleks.
2.1.1 Elemen Sistem
Elemen-elemen yang terdapat dalam system meliputi : tujuan system,
batasan system, control, input, proses, output dan umpan balik.
Gambar 2.1 Elemen-elemen Sistem (Sumber : Jogiyanto, 1999)
Gambar bisa dijelaskan bahwa tujuan, batasan dan control system akan
berpengaruh pada input, proses dan output. Input yang masuk dalam system akan diproses dan diolah sehingga menghasilkan output. Output tersebut akan dianalisa dan akan jadi umpan balik bagi penerima. Dari umpan balik akan muncul pertimbangan selanjutnya. Kemudian siklus ini akan berlanjut dan berkembang sesuai dengan permasalahan yang ada.
TUJUAN
BATASAN
KONTROL
PROSES
UM PAN BALIK
2.1.2 Kar akter istik Sistem
Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu komponen-komponen (components), batas system (boundary), lingkungan luar system (environtments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses), dan sasaran (objectives), atau tujuan (goal).
(Sumber : Jogiyanto, 2005: 3)
1. Komponen Sistem (components)
Suatu system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi. Komponen-komponen system dapat berupa subsistem bagian-bagian dari system. Setiap system berapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari system untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan keseluruhan. 2. Batas Sisitem (boundary)
Batas system merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan system yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas
system ini memungkinkan suatu system dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup dari system tersebut. 3. Lingkungan luar system (environtments)
4. Penghubung system (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya yang mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan input untuk subsistem yang lain melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan system (input)
Masukan adalah energy yang dimasukan kedalam system, dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Maintenance input adalah energy yang dimasukan supaya system dapat beroperasi. Signal input adalah energy yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh dalam computer, program adalah merupakan maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya, dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran system (output)
7. Pengolah system (proses)
Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu system produksi akan akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi barang jadi.
Suatu system pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu system tidak mempunyai sasaran, maka operasi system tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan system dan keluaran yang akan dihasilkan system. Suatu system dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.
2.2 Konsep Dasar Infor masi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapat system informasi akan menjadi luruh tidak berkembang dan berakhir.
Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
“Informasi adalah data-data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan yang lebih berarti bagi yang menerima”. (Sumber : Jogiyanto, 2005: 5)
berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang-orang yang benar-benar nyata ada dan terjadi. (Gordon B Davis, 1998)
2.2.1 Sik lus Infor masi
Merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model, untuk menghasilkan informasi.
Diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh Jhon Burch disebut dengan siklus pengolahan data.
Gambar 2.2 Siklus Infor masi
(Sumber : Jogiyanto, 2005, hal 9)
Proses ( model )
Out put ( Inform at ion )
Keput usan t indakan Input ( dat a )
Penerim a
2.2.2 Kualitas Infor masi
Kualiatas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi akurat, tepat dan relavan. John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh 3 buah pilar.
Gambar 2.3 Pilar Kualitas Informasi
(Sumber : Jogiyanto, 2005, hal 10)
1. Akurat berarti informasi itu harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.
2. Tepat berarti informasi yang datang dari penerima tidak boleh terlambat. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengelola dan mengirim.
2.2.3 Nilai Infor masi
Nilai informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi digunakan dalam berbagai kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya yang diperolehnya, karena sebagaian informasi tidak dinikmati oleh satu pihak dalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis diperkirakan keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. (Sumber : Jogiyanto, 2005: 11)
2.3. Sistem Infor masi Manajemen
Defenisi Sistem Informasi adalah penerapan system informasi dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Lebih lanjut pendefinisian SIM adalah sebagai berikut:
(HM. Jogiyanto, 2005: 14)
menurut (George M. Scott,1986)
“ SIM adalah kumpulan dari interaksi antar system-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan, manajerial maupun kebutuhan operasional”.
Sedangkan menurut (Barry E. Chusing 1980)
menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen didalam kegiatan perencanaan dan pengendalian”.
Dari beberapa defenisi tersebut dapat dirangkum bahwa SIM adalah kumpulan dari interaksi system-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi.
Secara teori, computer tidak harus digunakan dalam SIM, tapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang kompleks dan berfungsi tanpa melibatkan element non computer dan element computer. Element non computer adalah system manusia dan element computer adalah system mesin. Lebih lanjut SIM selalu berhubungan dengan pengolah informasi yang berbasis pada computer.
Semua system informasi yang ada pada perusahaan dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat atas dengan executive elemet non computer dan element computer. Element non computer adalah system manusia dan element computer adalah system mesin. Lebih lanjut
SIM selalu berhubungan dengan pengelola informasi yang berbasis pada computer.
akuntansi sedang manajemen tingkat menengah terdiri dari manajer-manajer divisi dan manajer-manajer cabang. Manajer tingkat bawah disebut dengan operating manajemen meliputi supervisor dan pengawas.
2.4. Or ganisasi dan Infor masi
Organisasi adalah system yang saling mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan.
Salah satun aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemen-departemen. Istilah departemen sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area terpisah atau bercabang dari suatu perusahaan sedang departemen didalam suatu perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang.
Untuk mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan mamajemen yang
Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu suatu organisasi tidak akan mencapai tujuan yang direncanakan, terutama untuk mencapai secara efektif dan efisien.
Ga mbar 2.4 Hubungan data dan tujuan or ganisasi
(Sumber : Jogiyanto, 1999)
2.5. Pengembangan sistem infor masi manajemen
Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 35)
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, misalnya kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin, serta tidak effisiennya operasi.
b. Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Untuk meraih kesempatan sehingga membutuhkan informasi yang lebih baik supaya dapat bersaing dengan perusahaan lain dan kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan.
3. Adanya instruksi-instuksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru karena adanya instruksi-intruksi dari pimpinan ataupun dari luar (peraturan pemerintah).
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan dan kesempatan yang dapat diraih, sehingga sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti seluruhnya, yaitu :
- Laporan yang tidak tepat waktunya - Isi laporan yang sering salah
- Pengiriman barang yang sering tertunda - Kegiatan yang tumpah tindih
- Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi - File-file yang kurang teratur
- Pemesanan kembali barang yang tidak effisien
- Bertumpuknya back-order tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan
barang)
permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada memenuhi kesempatan yang diberikan.
Gambar 2.5 Pengembangan sistem (Sumber: Jogiyanto, 2005: hal 37)
Pengembangan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 38)
1. Performance (kinerja)
Peformance adalah peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response
time. Throughput adalah jumah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat
2. Information (informasi)
Information adalah peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
3. Economy (ekonomis)
Economy adalah peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4. Control (pengendalian)
Control adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
5. Efficiency (efisiensi)
Efficiency adalah peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Services (pelayanan)
Services adalah peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh system.
2.5.1. Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk pengembangan sistem, yaitu sebagai berikut : (Sumber : Jogiyanto, 2005: 53)
Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pendekatan sistem akan berhasil dalam mengikuti tahapan di system life cycle. Akan tetapi sayangnya didalam praktek, hal ini tidaklah cukup. Karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci. Orang yang mengembangkan sistem masih memerlukan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem tersebut. Mulai awal tahun 1970 muncul pendekatan baru yang disebut pendekatan terstruktur. Pendeketan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analisis tambahan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari sistem life cycle.
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem ( dipandang dari sasaran yang dicapai ).
Pendapatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Pada
menekankan pada pencapaian sasaran dari organisasi, tidak hanya sasaran dari sistem informasi itu saja.
3. Pendekatan bawah – naik lawan pendekatan atas – turun.
Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini juga merupakan cirri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sitem disebut juga dengan istilah data analisis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang dihasilkan mengikuti datanya. Pendekatan atas-turun sebaiknya dimulai dari level atas organisasi yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefiniskan sasaran dan kebijakan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukan analisa kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka turun ke pemrosesan transaksi,
4. Pendekatan sistem menyeluruh lawan pendekatan moduler.
Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini kurang mengena untuk sistem uang komplek, karena akan menjadi sulit untuk dikembangkan. Pendekatan moduler berusaha memecah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modal yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut sistem akan lebih mudah dikembangkan sesuai dengan waktu yang direncanakan, mudah dipahami oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara.
5. Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang.
Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini banyak mengandung, karena teknologi computer begitu cepat berkembang dan untuk tahun-tahun mendatang sudah jadi usang. Pendekatan ini juga terlalu mahal, karena memerlukan investasi untuk semua teknologi yang
mengikuti perkembangan teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak menjadi cepat usang.
2.6. Sik lus hidup system ( system life cycle )
Siklus hidup sistem ( system life cycle ) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau sub sistem informasi berbasis computer. SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat yang mengikuti langkah-langkah
pendekatan sistem down. SCL disebut sebagai pendekatan air terjun bagi pengem bangan dan penggunaan sistem. (Raymond McLeod Jr, 1997: 228)
2.6.1. Tahap-tahap sik lus hidup
Empat tahap pertama adalah perenacanaan, analisis, rancangan, dan penerapan, tahap-tahap ini secara bersama-sama dinamakan siklus hidup pengembangan sistem, tahap kelima adalah tahap penggunaannya, yang berlangsung sampai tiba waktunya untuk merancang sistem itu kembali. Proses merancang kembali mengakibatkan siklus tersebut berulang.
1. Tahap Perancanaan
ini, tujuan hanya dinyatakan secara umum. Nantinya tujuan-tujuan ini akan dibuat lebih spesifik. Beberapa kendala timbul oleh karena lingkungan, kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan cara ini, baik rancangan maupun kegiatan proyek akan berada diantara kendala-kendala ini. Ada enam dimensi yang harus diperhatikan yaitu teknis, pengambilan ekonomis, pengambilan non ekonomis, hokum dan etika, operasional, jadwal. Analisis sitem mengumpulkan informasi sesuai dengan dimensi tersebut didalam sistem.
2. Tahap Analisis
Ketika perancanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisi sistem yang ada, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Pada tahap ini analis mengumpulkan dokumentasi dari sistem yang ada, dapat berupa flowchart, DAD, dan grafik, kemudian mendefinisikan kebutuhan informasi secara spesifik.
3. Tahap Rancangan
4. Tahap Penerapan
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang mengahasilkan suatu sistem yang bekerja, langkah pertama yang harus dikerjakan pada tahap ini adalah merancanakan penerapan, kemudian mengumumkan penerapan tujuannya yaitu untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem yang baru dan meminta kerja sama mereka. Pada tahap ini database yang akan diperlukan untuk memasukkan data yang baru sehingga sesuai dengan rancangan sistem baru. Jika perangkat keras dari sistem yang baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada maka perlu ada konstruksi baru atau perombakan. Sistem yang baru kemungkinan akan mempengaruhi banyak orang maka orang-orang tersebut sebelumnya harus dididik tentang peran meraka dalam sistem.
5. Tahap Penggunaan
Pada tahap ini pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan. Sistem yang digunakan akan
Gambar 2.6 Pola dar i Sistem Siklus Hidup
(Sumber : Gordon B. Davis, 1997)
2.7. Analisis dan Pengembangan Sistem
Analisis sistem dapat diidentifikasikan sebagai pengarahan dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan
sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini juga akan memnyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya. (Sumber : Jogiyanto, 1999: 52)
2.7.1. Langkah-langkah di Analisis Sistem
Langkah-langkah didalam analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mengidentifikasikan proyek-proyek sistem yang
5. Tahap
Penggunaan Perencanaan
2.Tahap Analisis
3. Tahap Rancangan 4. Tahap
akan dikembangkan dalam tahap perencanaan sistem. Perbedaan terletak pada ruang lingkup tugasnya. Dianalisis sistem, ruang lingkup tugasnya lebih terinci, sedangkan perancanaan system sifatnya hanya penelitian pendahuluan.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem anatara lain sebagai berikut ini : (Sumber : Jogiyanto, 1999)
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat diidentifikasikan sebagai suatu pertanyaan yang dipecahkan.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Analisis sistem dapat mengumpulkan data ini dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu dengan wawancara, observasi, daftar
pertanyaan, dan pengambilan sampel. 3. Analyze, yaitu menganalisis hasil penelitian.
Langkah ini dilakuakan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan analis sistem yang masih baru, mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat lapoaran hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering commite yang nantinya akan diserahkan kepihak manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisa yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.
2.7.2. Alat-Alat Pengembangan Sistem
Alat-alat pengembangan sistem terdiri dari bagan alir, diagram arus data, ERD (Entity Relationship Diagram) dan DFD (Data Flow Diagram).
(Sumber : Jogiyanto, 2005: 701)
2.7.2.1. Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan untuk
alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambarkan suatu bagan alir, analisis sistem atau pemrograman dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut :
1. Bagan alir sebaiknya digambarkan dari atas kebawah dan mulai dari bagian kiri halaman.
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.
4. Masing-masing bagian didalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.
5. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir harus didalam urutan yang semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ditempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan symbol penghubung.
7. Gunakan bagan alir yang standar. Bagan alir ini terbagi menjadi : a. Bagan alir sistem
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan sistem. Bagan ini dijelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Bagan alir sistem digambarkan dengan menggunakan symbol-simbol yang tampak sebagai berikut :
Simbol Kegiatan Manual Menunjukkan pekerjaan manual.
Simbol Kegiatan Offline File non computer yang diarsipkan dapat berupa urut angka, urut huruf, urut tanggal.
Simbol Kartu Plong Menunjukkan input / output yang menggunakan kartu plong
Simbol Proses Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
Symbol Operasi Luar Menunjukkan operasi yang
dilakukan diluar proses operasi computer
Simbol Pengurutan Offline Menunjukkan proses pengurutan data diluar proses komputer
Simbol Pita Magnetic Menunjukkan input / output menggunakan pita magnetik
Simbol Hard Disk Menunjukkan input / output menggunakan hard disk
Simbol Disket Menunjukkan input / output menggunakan disket
Simbol Drum Magnetik Menunjukkan input / output
Simbol Pita Kertas Berlubang Menunjukkan input / output menggunakan pita kertas berlubang
Simbol Keyboard Menunjukkan input menggunakan on-line keyboard
Simbol Display Menunjukkan output yang ditampilkan dimonitor
Simbol-simbol Garis Akhir Menunjukkan proses
Simbol Penghubung Menunjukkan penghubung
kehalaman yang masih sama atau ke halaman yang lain
Gambar 2.7 Simbol-simbol yang digunakan dibagan alir system
2.8 Pemodelan Data
Model Data adalah kumpulan perangkat konseptual untuk menggambarkan data, hubungan data, semantik (makna) data dan batasan data
2.8.1 Entity Relationship Diagr am (ERD)
ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. Sesuai dengan namanya, ERD dibentuk dari 2 komponen utama, yakni:
- Entitas - Atribut - Relasi
2.8.2 Entitas
Entitas (entity), merupakan obyek yang mewakili sesuatu dalam dunia nyata, baik secara fisik (mobil, rumah, manusia, pegawai dsb) ataupun secara konsep (department, pekerjaan, mata kuliah dsb) dan dapat
dibedakan antara satu dengan lainnya (unique). Entitas digambarkan dalam bentuk persegi empat.
2.8.3 Atr ibut
Setiap entitas pasti memiliki attribut yang mendeskripsikan karakteristik (property) dari entitas tersebut. Penetapan attribut dari sebuah entitas berdasarkan fakta yang ada atau berdasarkan kebutuhan. Attribut identik dengan kolom data atau field dalam sebuah tabel. Misalnya atribut nama pegawai dari entitas pegawai.
Atribut digambarkan dalam bentuk ellips.
Pegawai
Nama_Peg
Al amat_Peg
Gambar 2.9 Atribut
2.8.4 Relasi
Relasi menayatakan hubungan antar entitas termasuk terhadap entitas itu sendiri (rekursif). Misalnya dalam kasus hubungan antara entitas siswa dan entitas mata kuliah adalah mengikuti.
J enis-jenis r elasi:
1. Satu ke satu (one to one)
Setiap data pada entitas A berhubungan dengan maksimal satu data pada entitas B, begitu pula sebaliknya.
2. Satu ke banyak (one to many)
Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada entitas B, tetapi data pada entitas B berhubungan maksimal hanya dengan sebuah data di A.
3. Banyak ke satu (many to one)
Merupakan kebalikan dari relasi satu ke banyak. 4. Banyak ke banyak (many to many)
Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada entitas B, demikian pula sebaliknya. Kardinalitas satu ke banyak maupun banyak ke satu bisa dianggap sama.
2.8.5 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
Komponen Data Flow Diagram (DFD) antara lain: a. Komponen Terminator (Eksternal Entity)
a. Terminator sumber (source): merupkan terminator yang menjadi sumber.
b. Terminator tujuan (sink): merupakan terminator yang menjadi tujuan.
Terminator merupakan kesatuan di luar lingkungan sistem yang dapat berupa orang, organisasi dan sebagainya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
b. Komponen Proses
Komponen proses menggambarkan bagian dari system yang mentrasformasikan input menjadi output. Proses diberi nama untuk menjelaskan proses/kegiatan apa yang sedang/akan dilaksanakan. Pemberian nama proses dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata kerja yang membutuhkan objek.)
Gambar 2.11 Notasi pr oses di DAD
c. Komponen Data Flow (Alur Data)
Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya.
d. Komponen Penyimpanan Data (Data Store)
Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda jamak. Data store ini biasanya
Ident ifikasi
nama
berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk, file pita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file folder, dan agenda. Data store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses, tidak dengan komponen DFD lainnya.
2.8.6 Bentuk Diagram Ar us Data (DAD)
Diagram arus data (DAD) atau data flow diagram terdapat dua bentuk diagram arus data, yaitu : (HM. Jogiyanto, 2005: 712)
1. Diagram Arus Data Fisik (DADF)
Yaitu lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, dan lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada (sistem lama). Dengan menggunakan DADF, bagaimana prose-proses dari sistem yang ada alan lebih dapat digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai sistem, sehingga analisis akan dapat memperoleh gambaran yang jelas bagaimana sistem tersebut bekerja.
2. Diagram Arus Data Logika (DADL)
maka penggambaran sistem secara logika terlebih dahulu tanpa berkepentingan dengan penerapannya secara fisik akan lebih mengena dan menghemat waktu penggambarannya dibandingkan dengan DADF. Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DADL yang hanya menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses-proses-proses secara komputer saja.
Contoh aliran proses pada diagram context adalah sebagai berikut :
Gambar 2.12 Context diagram
2.8.7 Power Desaigner 9
Elmasri, sehingga untuk dapat membuat ERD dalam atau menggunakan Power Designer diperlukan suatu konversi notasi.
Berikut ini merupakan beberapa contoh perbedaan notasi antara Elmasri dengan power designer:
Gambar 2.13 Perbedaan Notasi ERD dengan Power Designer
2.8.8 SQL Ser ver 2005
SQL Singkatan dari (Structured Query Language). Fungsi utamanya adalah sebagai database server yang mengatur semua proses penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi. SQL merupakan bahasa query standar yang digunakan untuk mengakses basis data relasional. Standarisasi Internasional terhadap SQL pertama kali dilakukan oleh ANSI (American National Standards Institution melalui publikasi Database Language SQL (ANSI X3.136-1986).
Saat ini, ANSI dan ISO (International Standards Organization) merupakan dua organisasi yang membuat standarisasi terhadap SQL. Namun kini SQL juga dijumpai pada berbagai platferm dari mikro komputer hingga mainframe. SQL dapat digunakan baik secara berdiri sendiri maupun dilekatkan pada bahasa-bahasa lain seperti COBOL dan C. SQL juga telah menjadi bagian dari sejumlah DBMS, seperti Oracle, Sybase, dan Informix.
MS SQL Server adalah salah satu produk Relational Database Management System (RDBMS) populer saat ini. Fungsi utamanya adalah sebagai database server yang mengatur semua proses penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi. Versi 2005 memiliki feature-feature lengkap untuk membangun aplikasi mulai skala kecil sampai dengan tingkat enterprise.
Penggunaan SQL pada DBMS yaitu: 1. Sebagai bahasa administrasi basis data
Dalam hal ini SQL dipakai oleh DBA untuk menciptakan serta
mengendalikan pengaksesan basis data 2. Sebagai bahasa query interaktif
Pengguna dapat memberikan perintah-perintah untuk mengakses basis data yang sesuai dengan kebutuhan.
3. Sebagai bahasa pemrograman basis data
4. Sebagai bahasa client/server
SQL juga dipakai untuk mengimplementasikan system klien/server. Sebuah klien dapat menjalankan sesuatu aplikasi yang mengakses basis data yang ada pada suatu server.
Gambar 2.14 Proses SQL
2.8.9 Visual Studio. Net 2005
Mengenal Visual Studio.Net 2005, cara cepat dan mudah untuk membuat aplikasi Microsoft Windows. Visual Basic akan membantu kita mewujudkan impian kita untuk membuat aplikasi Microsoft Windows yang lengkap.
Visual Basic menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat
graphical user interface (GUI) dengan cara ini kita tidak lagi menuliskan instruksi pemrograman dalam kode-kode baris, tetapi secara mudah kita dapat melakukan drag dan drop objek-objek yang akan kita gunakan. Jika kita ingin menggunakan fasilitas program drawing, misalnya Paint, secara efektif kita dapat menggunakan interfacenya.
aplikasi. Visual Basic dikembangkan dari bahasa pemrograman BASIC dan sekarang berisi banyak statemen, fungsi, dan keywords, yang beberapa diantaranya terhubung ke Windows GUI.
2.9 Desain Sistem secar a Umum
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen – komponen sistem informasi yang akan didesain secar terinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrograman komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem dilakukan dan analisis disetujui oleh manajemen.
2.9.1 Desain Data Base secar a Umum
Data base dibentuk dari kumpulan file. File didalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe, diantaranya adalah :
1. File induk (master file)
Didalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting. File ini tetap terus ada selama hidupnya sistem informasi. File induk dapat dibedakan lagi menjadi :
a. File induk acuan (reference master file), yaitu file induk yang recordnya relative statis, jarang berubah nilainya.
b. File induk dinamik (dynamic master file), yaitu file induk yang nilai dari record – recordnya seiring berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai akibat dari transaksi.
2. File transaksi (transaction file)
File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu tarnsaksi yang terjadi.
3. File laporan (report file)
File ini disebut juga dengan nama file output, yaitu file yang berisi dengan informasi yang akan ditampilkan. File ini dibuat untuk mempersiapkan pembuatan suatu laporan dan biasanya dilakukan bila printer belum siap atau
masih digunakan.
4. File sejarah
5. File pelindung
File pelindung merupakan salinan dari file – file yang masih aktif di data base
pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai cadangan atau pelindung bila file data base yang aktif rusak atau hilang.
6. File kerja (working file)
File kerja ini disebut juga dengan file sementara atau scrath file. File ini dibuat oleh suatu proses program secara sementara karena memori komputer tidak mencukupi atau untuk menghemat pemakaian memori selama proses dan akan dihapus bila proses telah selesai.
2.9.1.1. Langkah – langkah Desain Data Base secar a Umum
Untuk tahap desain data base secara umum, yang perlu dilakukan oleh
analisis adalah megidentifikasikan terlebih dahulu file – file yang diperlukan oleh sistem informasi. File – file data base yang diperlukan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan dalam bentuk diagram arus data. Langkah – langkah desain data base secara umum adalah sebagi berikut :
1. Menentukan kebutuhan file data base untuk sistem baru.
File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat.
2. Menentukan parameter dari file data base
- Tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain
sebagainya.
- Media file : hard disk, disket, atau pita magnetic.
- Organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau
file akses langsung) atau organisasi data base (struktur berjenjang, jaringan atau hubungan).
- Field kunci dari file
2.9.2 Desain Input secar a Umum
Bila anda berfikir tentang input, biasanya anda juga berfikir tentang alat input (input device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya. Alat input dapat digolongkan kedalam dua golongan, yaitu alat input langsung (online input device) dan alat input tidak langsung (offline input device). Alat input langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya.
Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya KTC (key – to - card), KTT (key – to - tape) dan KTD (key – to – disk).
a. Pr oses Input
1. Penangkapan data (data capture), merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi kedalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi.
2. Penyimpanan data (data preparation), yaitu mengubah data yang telah ditangkap kedalam bentuk yang dibaca oleh mesin (machine readable form,
misalnya kartu plong, pita magnetic atau disket magnetik).
3. Pemasukan data (data entry) merupakan proses membacakan atau memasukan data kedalam komputer.
b. Tipe Input
Input dapat dikelompokkan kedalam 2 tipe, yaitu input ekstern (eksternal
input) dan input intern (internal input). Input ekstern adalah input yang berasal dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian, kwitansi – kwitansi seperti misalya faktur penjualan, order penjualan dan lain – lainnya. Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data capture input intern.
c. Langkah – langkah Desain Input secar a Umum
1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru
Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu proses dan bentuk tampilan input dialat input data yang ditunjukkan oleh suatu proses memasukkan data.
2. Menentukan parameter dari input
Setelah input yang akan didesain selesai, maka parameter dari input
selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :
- Bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian dialat input
(dialog layar terminal)
- Sumber input
- Jumlah tembusan input berupa dokumen dasar atau distribusinya - Alat input yang digunakan
- Volumeinput
- Periode input
2.9.3 Desain Output secar a Umum
Output (keluaran) adalah produk dari sistem yang dapat dilihat. Istilah
oleh proses lain dan tersimpan disuatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang akan dimaksud dengan output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan dimedia keras atau layar video.
a. Tipe Output
Output dapat diklasifikasikan kedalam beberapa tipe, yaitu output intern
(internal ouyput) dan output ekstern (eksternal output). Output intern adalah
output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan tetap tinggal didalam perusahaan dan akan tersimpan sebagai arsip atau akan dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output ini dapat berupa laporan – laporan ringkasan atau lainnya. Output ekstern adalah output yang akan didstribusikan kepada pihak luar yang mebutuhkan. Banyak output ekstern ini dibuat formulir yang sudah tercetak sebelumnya (preprinted form) dan sistem informasi hanya menambahkan bagian – bagian tertentu yang masih harus diisi.
b. For mat Output
c. Langkah – langkah Desain Output secar a Umum
Desain output secara umum dapat dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru
Output yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses kesatuan luar atau dari suatu proses ke proses lainnya.
2. Menentukan parameter dari output
Setelah output – output yang didesain dapat ditentukan, maka parameter dari
output selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi tipe dari
output, formatnya, media yang digunakan, jumlah tebusannya, distribusinya
dan periode output.
2.10 Penelitia n Ter dahulu
Berikut akan dijelaskan secara singkat hasil penelitian yang berhubungan dengan Sistem Informasi Manajemen.
2.10.1 Brian Sandi Ngongoloy (2001)
( PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGGAJIAN DDII PPTT..
K
PT. KERETA API INDONESIA adalah perusahaan yang bergerak di bidang perawatan atau maintenance. Pada perusahaan ini absensi karyawan dan lembur masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing, sehingga menyebabkan terlambatnya informasi absen dan lembur yang diberikan.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu Sistem Informasi yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik. Perancangan Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen Penggajian selama ini.
2.10.2 MUHAMMAD FAHMI, 2000,
(USULAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN CALON SISWA BARU SMA
WILAYAH SURABAYA SECARA ONLINE INTERNET )
Fenomena yang selalu terlihat ketika tahun ajaran baru berganti yaitu pendaftaran masuk ke SMP maupun ke SMA. Baik calon siswa maupun orang tua dari calon siswa akan untuk mengumpulkan formulir pendaftaran yang telah diisi. Kemudian diserahkan kepada panitia untuk diinputkan kedalam database yang kemudian akan dikirimkan ke pusat server DIKNAS, Banyak waktu dan biaya yang dikeluarkan hanya untuk melakukan pendaftaran siswa baru ke sekolah yang difavoritkan, sehingga informasi yang disampaikan ke panitia pendaftaran pusat menjadi terhambat, hal ini menyebabkan calon siswa dan orang tua calon siswa direpotkan oleh pengumuman yang lambat.
2.10.3 AGUNG SANDY WIJ AYA, (1999)
(
(KOMPUTERISASI DAN PENYEMPURNAAN PADA SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN PERSONALIA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA XI (PERSERO)
44 3.1. Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di PT. DIAR PATRIA PROPERINDO, Surabaya,
Adapun waktu pelaksanaan penelitian dilakukan pada tanggal 31 Maret 2011 sampai dengan data penelitian terpenuhi.
3.2. Identifikasi dan Definisi Oper asional Var iabel
Data yang digunakan adalah data yang berkaitan dengan judul penelitian dimana data tersebut digunakan untuk mempermudah didalam analisa sistem informasi manajemen penerimaan karyawan, data tersebut antara lain adalah : a. Data Primer
Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Karyawan. b. Data Sekunder :
1. Data karyawan antara lain : a. Nama
b. Alamat c. Jenis Kelamin d. Pendidikan e. Skill / keahlian
2. Data seleksi antara lain : a. Tanggal seleksi b. Nilai ujian c. Status seleksi 3. Data perusahan antara lain :
a. Nama perusahan b. Diskripsi perusahan c. Kontak perusahan 4. Data lowongan antara lain :
a. Judul lowongan b. Diskripsi lowongan c. Umur lowongan d. IPK lowongan e. Pendidikan lowongan f. Tanggal masuk lowongan g. Tanggal akhir lowongan
3.3. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini dilakukan dengan cara :
2. Metode Observasi, yaitu Metode dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap obyek yang diamati.
3. Metode Kepustakaan, yaitu Metode pengumpulan data berdasarkan studi kepustakaan dengan membaca buku yang berhubungan dengan obyek yang diamati.
Sumber data yang dipergunakan dalam penelitian terdiri dari dua jenis data yaitu :
a. Data Primer : Data yang langsung diperoleh dari hasil observasi langsung dan wawancara.
b. Data Sekunder : Data diperoleh dari literatur baik perpustakaan maupun perusahaan. Dimana sumber data ini mendukung data primer.
3.3.1. Metode Pengolahan Data
Untuk melakukan perancangan sistem informasi manajemen pada perusahaan, akan menggunakan Software Visual Basic.Net 2005 dan Database SQL 2005
3.4. Tahap Analisis Sistem
1. Identifikasi Sistem
Bagian ini diidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang berlangsung pada masing-masing departemen, juga diidentifikasikan personil-personil yang terlibat secara langsung dalam tugas maupun wewenang.
2. Identifikasi Prosedur
Bagian ini diidentifikasikan prosedur yang berlaku pada sistem yang akan dikembangkan yaitu prosedur bagian personalia. Disini dapat dilihat aktivitas yang terjadi dan hubungan antar departemen dalam perusahaan. 3. Identifikasi Permasalahan Sistem
Diidentifikasikan mengenai permasalahan sistem yang ada dan penyebabnya.
b. Memahami Cara Kerja Sistem
Pada bagian ini mempelajari jalannya sistem beserta permasalahan yang muncul dan menghambat kelancaran sistem informasi yang ada. Pada bagian ini juga dipelajari dokumen dan laporan yang digunakan pada sistem yang ada saat
ini, jaringan data dan distribusi laporan.
c. Analisa Sistem dan Pembuatan Laporan Hasil Analisa
yang ada. Setelah semua analisis dilakukan dibuat laporan hasil dari analisis yang dapat dikonsultasikan dengan pengguna sistem, yaitu pihak manajemen perusahaan. Laporan ini berisi mengenai keadaan sistem saat ini beserta permasalahan yang dihadapi. Apabila hasil dari analisa sistem ini disetujui pihak pengguna, maka dapat dilakukan perancangan sistem. Tetapi jika hasil analisa ini tidak disetujui, maka akan dilakukan analisa ulang.
3.5. Per ancangan Sistem
Pada perancangan sistem informasi manajemen usulan ini, diharapkan dapat menyelesaikan semua permasalahan sistem yang ada saat ini meliputi beberapa perancangan, antara lain :
a. Perancangan Input dan Output
Pada perancangan input dilakukan perancangan sistem yang mampu mengumpulkan dan mencatat data secara lengkap dan tepat, sehingga memudahkan mandor operator dalam memasukkan data ke komputer. Sedangkan pada perancangan output dilakukan perancangan tampilan laporan-laporan yang
dihasilkan dari pengolahan data.
b. Pengembangan Sistem dan Prosedur
c. Perancangan DataBase dan program komputer.
Pada bagian ini dilakukan pengembangan sistem dan prosedur kerja yang ada, menjadi suatu sistem yang berbasis komputer sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen perusahaan.
3.6. Uji Validitas Pr ogram (Uji Coba Pr ogr am)
Pada tahap ini dilakukan uji terhadap program yang telah dibuat dengan tujuan menghindari berbagai kesalahan yang mungkin terjadi, meliputi :
1. Pengetesan form, dilakukan pada tiap form.
3.7. Langkah-langka h Pemeca han Masalah
Keterangan Gambar : Studi Pustaka
Pada tahap ini dilakukan tinjauan kepustakaan untuk melandasi cara berfikir, bertindak, dan memberikan arah penelitian serta membantu menyelesaikan masalah.
Survey Awal
Pada tahap ini diteliti bagaimana sistem dan prosedur yang sudah diterapkan sehingga dapat diperoleh gambaran permasalahan yang ada.
Perumusan Masalah
Perumusan masalah ini disusun dengan memperlihatkan faktor-faktor yang menjadi penyebab terjadinya masalah tersebut, kemudian menentukan suatu metode untuk memecahkan masalah tersebut kemudian mencari pemecahan masalahnya.
Penetapan Tujuan Penelitian.
Pada tahap penelitian tujuan ini dilakukan penetapan tujuan penelitian dengan maksud agar langkah-langkah dalam pemecahan masalah menjadi terarah dan
mencapai sasaran yang diinginkan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun suatu sistem informasi pengajian dan pengupahan yang baru.
Analisa Sistem
Dalam tahap ini dilakukan analisa terhadap sistem yang meliputi : 1. Memahami cara kerja sistem
a. Menganalisa tugas, tanggung jawab dan wewenang dari tiap-tiap bagian yang terkait dalam sistem.
b. Identifikasi prosedur
Pada bagian ini didefinisikan prosedur yang berlaku pada sistem yang akan dikembangkan.
2. Identifikasi permasalahan pada sistem
Memahami jalannya sistem dan masalah yang ditemukan pada proses identifikasi.
3. Analisa kebutuhan informasi a. Analisa dokumen dan laporan
Menganalisa macam-macam dokumen yang digunakan pada sistem yang lama sebagai pedoman penyusun kebutuhan sistem informasi yang baru. b. Analisa kebutuhan informasi
Pada tahap ini akan dianalisa kebutuhan informasi sesuai dengan tujuan sistem dan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.
Perancangan Sistem Informasi
Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem informasi manajemen dan perancangan perangkat lunak. Tujuan perancangan sistem informasi ini adalah untuk membentuk informasi yang terpadu sesuai dengan kebutuhan.
a. Pembuatan kerangka sistem
Pembuatan kerangka perancangan sistem yang memuat desain sistem secara garis besar kerangka ini nantinya akan dikembangkan secara lebih detail pada perancangan basis data, model dan sistem output .
b. Perancangan sub sistem
Untuk mempermudah dalam perancangan sistem maka informasi perlu dijabarkan menjadi sub sistem-sub sistem yang lebih ringkas.
c. Perancangan data base
Dilakukan perancangan suatu sistem file yang saling berhubungan dan berfungsi untuk mengolah sumber informasi yang saling berkaitan dan memberikan informasi yang akurat dan konsisten. Berisi jenis-jenis dan susunan file secara keseluruhan serta bagaimana masing-masing file berelasi satu dengan lainnya juga dijelaskan fungsi dan masing-masing file dalam sistem.
d. Perancangan input dan output
Yaitu merancang suatu sistem dialog yang mudah dimengerti sehingga
memudahkan pemakaian dalam memasukkan data ke dalam komputer serta merancang tampilan laporan- laporan yang akan dihasilkan dari pengolahan data.
Perancangan Program
perangkat lunak tersebut, adalah mudah dalam penggunaan dan aplikasinya serta memberikan informasi sejelas-jelasnya. Pada penelitian ini penulis menerapkan
Software Visual Basic.Net 2005 dan Database SQL 2005. Validasi Program
Pembuatan perangkat lunak yang telah dilakukan kemudian diuji cobakan untuk melihat dan mengevaluasi kinerja perangkat lunak tersebut dan mengetahui seberapa jauh sistem informasi dapat berjalan. Pada bagian ini dijelaskan cara penggunaan dan petunjuk penggunaannya.
Verifikasi Desain Sistem
Berdasarkan hasil verifikasi desain sistem maka bisa terlihat apakah sistem dan perangkat lunak yang telah dibuat berfungsi dengan baik dan semua fungsi yang terlibat dalam sistem informasi manajemen telah masuk kedalam program dan dapat menjawab apakah sistem informasi manajemen penerimaan karyawan outsourcing yang dibuat dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada perusahaan secara signifikan.
Kesimpulan dan Saran
55 BAB IV
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Pengumpulan Data
Pada proses pengumpulan data yang diperlukan untuk menganalisa sistem penerimaan karyawan serta untuk mengidentifikasi prosedur adalah sebagai berikut :
4.1.1 Sistem dan Pr osedur Ser ta Fungsi Masing-Masing Bagian/Depar temen Sistem yang ada saat ini kegiatannya masih dilakukan secara manual, mulai pencatatan hingga pembuatan laporannya.
Identifikasi ini merupakan identifikasi terhadap fungsi-fungsi dari bagian organisasi yang ada di PT. Mitra Jua Abadi Sidoarjo dan yang terlibat atau berkaitan dengan kegiatan penerimaan karyawan outsourching.
Struktur organisasi yang diterapkan dalam perusahaan ini cukup sederhana, adapun struktur organisasi PT. Mitra Jua Abadi terlampir pada lampiran 1.
4.2 Analisis Sistem
Dalam sub-bab ini akan dibahas mengenai analisa dari sistem
