SKRIPSI
Oleh :
BAGUS HARDHINATA 0732010024
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
Alhamdulillah, dengan Mengucapkan rasa syukur kehadirat Allah
SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-nya sehingga penelitian
mampu untuk dapat menyelesaikan penelitian ini dengan baik dan lancar sampai
tersusunnya laporan Skripsi ini dengan judul “ PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK DI PT. NIKABASURYA -
SURABAYA”.
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan mendapatkan
gelar sarjana Teknik (S-1) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.
Dalam penulisan Skripsi ini tak lepas dari bantuan, bimbingan dan
dorongan dari pihak instansi baik secara langsung maupun secara tidak langsung
yang berhubungan dengan penulisan Skripsi ini. Oleh karena itu dalam
kesempatan ini peneliti menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang
sedalam- dalamnya kepada:
1. Bpk.Prof.Dr.Ir.Teguh Sodarto, MS, selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
2. Bpk.Ir. Sutiono, MT., selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” jawa Timur.
3. Bpk.Ir. M. Tutuk Safirin, MT Selaku Ketua Jurusan Fakultas Teknik
Timur.
5. Bapak dan Ibu serta staf pengajar Jurusan Teknik Industri yang telah
membekali penulis dengan ilmu pengetahuan yang berguna dan
bermanfaat bagi penulis selama mengikuti kegiatan perkuliahan.
6. Bpk.Ir.Anang F, MMT, dan Ibu Farida Pulansari, ST, MT Selaku Dosen
pembimbing yang telah banyak memberikan arahan, masukan serta
nasehat kepada saya untuk menyelesaikan Skripsi ini.
7. Bpk.Joseph beserta Staff yang berada di CV. SINAR BAJA ELECTRIC
yang Memberikan Ijin kepada saya untuk melakukan Penelitian.
8. Keluarga Besarku yang saya sayangi, terutama buat almarhum ibuku yang
selalu memberikan semangat dan doa serta perhatian sehingga saya dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan lancer.
9. MY C yang selalu setia dan sabar menemaniku, mengantarkan, dan
membantuku dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
10.Sahabat- sahabatku : Ardian, denny, dewi and many more yang tak dapat
penulis sebutkan satu-persatu khususnya buat “PARALEL A
ANGKATAN 06” teriama kasih atas dorongan dan semangatnya terima
kasih juga atas kebersamaan kita selama ini.
11.Semua Temen-temen mahasiswa U.P.N khususnya jurusan Teknik Industri
angkatan 06 maupun angkatan atas dan bawah yang penulis kenal, dan
Semoga Kemampuan dan pengetahuan telah tercurahkan demi
kesempurnaan Skripsi ini, namun keterbatasan dan kekurangan tetaplah ada. Oleh
karena itu, penulis menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penyusunan laporan ini
masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis dengan senang hati menerima segala
kritik dan saran yang bersifat membangun guna kesempurnaan guna
kesempurnaan Tugas Akhir (Skripsi) ini.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna
dan bermanfaat bagi semua pihak.
Surabaya, November 2009
Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena telah
berkenan memberikan rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul :
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK PT. NIKABASURYA
Penyusunan tugas akhir ini guna memenuhi persyaratan dalam memperoleh
gelar Sarjana Teknik Jurusan Teknik Industri pada Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
Penulis menyadari bahwa selama melakukan penelitian dan penyusunan
skripsi ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, penulis
sangat mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari pembaca
sangat penulis harapkan demi kesempurnaan.
Akhir kata penulis berharap semoga hasil penelitian yang tertuang dalam
skripsi ini banyak bermanfaat bagi setiap pembaca pada umumnya.
Surabaya, 21 Juni 2011
Penulis,
KATAPENGANTAR... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
ABSTRAKSI ... xiii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang…………...………...………... 1
1.2 Perumusan Masalah………... 3
1.3 Batasan Masalah………...…… 3
1.4 Asumsi-Asumsi ………...…... 4
1.5 Tujuan Penelitian………...……….. 4
1.6 Manfaat Penelitian………...………. 4
1.7 Sistematika Penulisan………...……… 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Dasar Sistem….………….………..……… 8
2.1.1 Karakteristik Sistem………... 10
2.1.2 Klasifikasi Sistem……….… 12
2.2 Konsep Dasar Informasi……...……… 13
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi………..…………... 16
2.3.1 Komponen Sistem Informasi...………... 16
2.4 Sistem Informasi Manajemen………... 18
2.5 Organisasi dan Informasi...……….………... 21
2.6 Pengembangan Sistem……….. 22
2.6.1 Pendekatan Pengembangan Sistem………...…….... 26
2.6.2 Tahap-Tahap Pengembangan Sistem…………...………... 28
2.6.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem………...………. 29
2.6.3.1 Tahap Perencanaan Sistem... 30
2.6.3.2 Tahap Analisa Sistem... 31
2.6.4 Alat – Alat Pengembangan Sistem... 33
2.6.4.1 Bagan Alir Dokumen... 34
2.6.4.2 Data Flow Diagram (DFD)... 38
2.6.4.3 Diagram Arus Data (DAD)... 40
2.6.4.4 Diagram ER (Entity Relationship)... 42
2.6.4.5 HIPO... 44
2.7 Perancangan Sistem...…... 45
2.7.1 Perancangan Input... 45
2.7.2 Perancangan Output... 45
2.8 Data Base... 46
2.9 Manajemen Logistik………... 46
2.11 Microsoft MY SQL... 53
2.12 Penelitian Terdahulu... 56
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian………….………...………... 59
3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel………. 59
3.3 Metode Pengumpulan Data………..………. 60
3.4 Metode Pengolahan Data……….. 61
3.5 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah……….. 61
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengumpulan Data....….………….………..……… 68
4.1.1 Struktur Organisasi, Sistem dan Prosedur serta fungsi Masing-masing Bagian / Departemen...……... 68
4.2 Sistem dan Prosedur Yang Ada Saat Ini...……..……… 69
4.2.1 Analisa Sistem dan Identifikasi Prosedur ……….… 69
4.3 Identifikasi Masalah....……….………..……… 70
4.3.1 Analisa Kebutuhan Dokumen dan Informasi ...… 71
4.4 Perancangan Sistem Informasi Manajemen...……… 72
4.4.1 Bagan Alir Dokumen yang Dirancang...….…… 72
4.5 Diagram Arus Data...….……….……….……… 73
4.5.4 Diagram Arus Data Level 1... 76
4.5.4.1 Proses Transaksi Penjualan………. 76
4.5.4.2 Proses Transaksi Pembelian………. 77
4.5.4.3 Proses Transaksi Pengelolaan Stok Barang………78
4.6 ERD...….……….………..……… 78
4.6.1 Relasi-relasi Antar Entity...….…… 79
4.7 Perancangan Database...….………..……… 80
4.8 Desain Input...….………….………..……… 82
4.8.1 Tampilan Menu Login...….…… 82
4.8.2 Tampilan Menu Utama...….…… 82
4.8.3 Input Data Supplier...….…… 83
4.8.4 Input Data Konsumen...….…… 84
4.8.5 Input Data Merk...85
4.8.8 Input Data Stok Barang...….…… 85
4.8.7 Transaksi Penjualan………...……….……. 86
4.8.8 Transaksi Pembelian………...……….…...…. 87
4.9 Perancangan Program Komputer...…..……… 87
4.10 Validasi dan Verifikasi Sistem...………..……… 88
4.10.1 Validasi Perancangan SIM...….…… 88
4.10.2 Verifikasi Program Komputer... 88
5.2 Saran... 93
DAFTAR PUSTAKA
Tabel 4.1 Identifikasi Masalah...…...……….. 71
Tabel 4.2 Perencanaan Kebutuhan Informasi...……….. 71
Tabel 4.3 Tabel Login...…...……….. 80
Tabel 4.4 Tabel Supplier...…...……….. 80
Tabel 4.5 Tabel Satuan...…...………... 81
Tabel 4.6 Tabel Jenis...…...………... 81
Tabel 4.7 Tabel Gudang...……….. 81
Tabel 4.8 Tabel Transaksi...…...……….. 81
Gambar 2.1 Karakteristik Suatu Sistem...13
Gambar 2.2 Siklus Informasi...…...……….. 14
Gambar 2.3 Pilar Kualitas Informasi... 15
Gambar 2.4 Block Sistem Informasi Yang berinteraksi... 17
Gambar 2.5 Bagan Tingkat Manajemen... 21
Gambar 2.6 Hubungan data dan tujuan organisasi... 22
Gambar 2.7 Pengembangan Sistem... 24
Gambar 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem... 30
Gambar 2.9 simbol yang digunakan di bagan alir dokument... 37
Gambar 2.10 Bagan Alir dokument suatu prosedur penjualan... 37
Gambar 2.11 Notasi Proses di DAD... 39
Gambar 2.12 Simbol simpanan data di DAD... 40
Gambar 2.13 Context Diagram... 41
Gambar 2.14 DAD Level 0... 41
Gambar 2.15 Simbol Entity... 42
Gambar 2.16 Simbol Atribut... 42
Gambar 2.17 simbol Relationship... 43
Gambar 2.18 Simbol Garis... 43
Gambar 2.19 Diagram HIPO... 45
Gambar 3.1 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah... 59
Gambar 4.4 Context Diagram SIM Penjualan, Pembelian dan Gudang... 74
Gambar 4.2 Diagram Berjenjang SIM Penjualan, Pembelian dan Gudang... 75
Gambar 4.3 DAD Level 0 SIM Penjualan, Pembelian dan Gudang... 76
Gambar 4.4 DAD Level 1 Proses Transaksi Penjualan... 77
Gambar 4.5 DAD Level 1 Proses Transaksi Pembelian... 77
Gambar 4.6 DAD Level 1 Proses Pengelolaan Stok Barang... 78
Gambar 4.7 Form Menu Login... 82
Gambar 4.8 Form Menu Utama... 83
Gambar 4.9 Form Input Data Supplier... 83
Gambar 4.13 Form Transaksi Penjualan...86
Gambar 4.14 Form Transaksi Pembelian... 87
Gambar 4.15 Print Out Daftar Supplier... 89
Gambar 4.16 Print Out Daftar Konsumen... 90
Gambar 4.17 Print Out Daftar Stok Barang... 90
Gambar 4.18 Print Out Transaksi Penjualan... 91
ABSTRAKSI
Pada era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan profesional untuk mendukung keberhasilan perusahaan, yang tergantung pada keberhasilan manajemen. Keberhasilan manajemen tersebut tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis, maka perlu adanya Sistem Informasi Manajemen.
PT. NIKABASURYA adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, namun Sistem Logistik pada perusahaan masih menggunakan sistem manual, jenis dan jumlah barang yang terus bertambah dan arus keluar masuk barang yang semakin meningkat. Hal tersebut menyebabkan kontrol terhadap Logistik semakin sulit di lakukan dan menyebabkan terlambatnya informasi penjualan, pembelian dan stok barang, di karenakan Proses Transaksi dan Pencatatan Stok Gudang masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing.
Metode SIM adalah suatu metode untuk memperbaiki sistem yang ada agar informasi yang diterima antara department lebih baik dari informasi yang diberikan sistem selama ini. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang Sistem Informasi Manajemen Logistik di PT. NIKABASURYA dengan menggunakan
software microsoft My SQL dan visual basic 6.0. Dengan demikian Perancangan
Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen Logistik selama ini.
Hasil Perancangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur manajemen menjadi lebih efisien karena adanya penyederhanaan dari sistem manual menjadi sistem informasi manajemen terkomputerisasi sehingga akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan sistem informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan. Dengan demikian perbedaan tempat tidak menyulitkan dalam proses pengambilan keputusan.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen Logistik dengan My SQL,Visual
In the era of globalization, companies must be able to face free competition what happening. For that all company resources must be deployed to maximum and professionals to support the success of the company, which depends on the success of the management. The success of management depends on the availability of relevant information from appropriate data processing. In order for information work can be handled in a systematic and practical, it is necessary to Management Information Systems.
PT. NIKABASURYA is a company engaged in manufacturing, but the
company's Logistics Systems still using manual system, the type and amount of item continues to grow and flow out incoming item is increasing. This caused the control of Logistics increasingly difficult to do and cause delays sales information, purchase and stock of items, that because Transaction Process and Recording of stock items at warehouse is still manually in their each departments.
SIM method is a method to improve the existing system so that information received between the department is better than the information provided by system for this time. The purpose of this research is to design the Logistics Management Information System in PT. NIKABASURYA using software microsoft My SQL and Visual Basic 6.0. Thus the design of computer-based Information System is expected to answer problems that exist regarding the Logistics Management Information System so far.
The results of design this system can improve the management procedures become more efficient because of the simplification of manual systems to computerized management information system that will facilitate the task of operators in generating accurately system, timely, and relevant. Thus the difference in a place not to complicate the decision making process.
Keywords: Logistics Management Information System with My SQL, Visual Basic,
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan industri yang sangat pesat diiringi oleh kemajuan
teknologi, menyebabkan perusahaan harus mengerahkan seluruh sumber daya
perusahaan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan
perusahaan dalam menghadapi persaingan yang ketat di era globalisasi ini
perusahaan di tuntut untuk cepat, dan efisien, sehingga keberhasilan perusahaan
sangat tergantung pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan
pekerjaannya. Keberhasilan manajemen perusahaan tergantung pada tersedianya
informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi
dapat ditangani secara sistematis dan praktis perlu adanya manajemen sistem
informasi.
Informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan
mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi
mempunyai peranan yang lebih penting didalam menyediakan informasi bagi
manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya,
pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi
memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan
yang terjadi didalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna didalam
menentukan tindakan yang diambil.
PT.NIKABASURYA adalah suatu perusahaan Genset dengan menjual
Perkins, mits,dutz,Cummins,lovol dll. Perusahaan ini jenis usaha awal hanya
menjual genset untuk industri maupun rumah tangga, setelah itu perusahaan ini
berkembang dengan menjual spare part dan memproduksi rumah genset (silent
box) dan panel, hingga sekarang. Bentuk dan sistem perusahaan hingga saat ini
adalah perusahaan keluarga yang penanganannya masih manual dengan demikian
peranan pemilik perusahaan hingga sekarang masih sangat penting untuk intern
ataupun ekstern perusahaan, sehingga informasi menjadi kurang akurat dan
relevan baik dalam laporan persediaan barang maupun barang keluar, serta
laporan – laporan pada periode tertentu yang akan memperlambat arus informasi
yang diinginkan oleh pihak manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan.
Hal ini tentunya akan mempengaruhi perkembangan perusahaan, dengan
kata lain tentunya sangat sulit mengembangkan perusahaan ini jika tingkat
ketergantungan perusahaan begitu besar, memang di akui existence perusahaan ini
begitu solid hal ini terbukti hingga saat ini perusahaan ini masih berdiri meski
banyaknya perusahaan pesaing yang mulai bertumbuhan
Berdasarkan permasalahan diatas, maka PT. NIKABASURYA mencari
sebuah jalan keluar untuk mengatasi masalah yang dihadapi agar dapat menata
manajemen dengan baik sekaligus menyederhanakan dan mempermudah
pengaturan. Komputerisasi sistem informasi merupakan solusi yang tepat bagi
PT.NIKABASURYA agar dapat meningkatkan arus informasi di perusahaan.
Suatu sistem yang terkomputerisasi dengan baik dan dapat menghubungkan antar
departemen yang membutuhkan informasi melalui jaringan komputer.
Oleh karena itu perlu adanya perancangan sistem informasi manajemen
pencatatan data permintaan barang konsumen dan stok barang masuk maupun
barang keluar digudang. Sehingga dapat mempermudah dalam proses
pengambilan keputusan secara tepat dengan tersedianya informasi-informasi yang
tepat waktu, akurat dan relevan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah disebutkan diatas,
maka dapat dibuat perumusan masalah sebagai berikut : ”Bagaimana merancang
Sistem Informasi Manajemen Logistik secara terkomputerisasi di PT.
NIKABA SURYA ?”
1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terarah pada pembahasan Sistem Informasi
Manajemen di perusahaan, maka permasalahan perlu dibatasi sebagai berikut :
1. Pembatasan hanya pada perancangan sistem informasi manajemen logistik
dan perancangan perangkat lunak sebagai pendukung sistem informasi
tersebut.
2. Penelitian hanya pada data pembelian barang dan Penggunaan barang.
3. Analisa perancangan sistem informasi tidak dilakukan dari segi kelayakan
ekonomi (analisa kuantitatif).
4. Tidak dilakukan analisis biaya dalam pengadaan perangkat keras.
1.4 Asumsi-Asumsi
Agar penelitian ini memberikan hasil pembahasan sistem informasi
manajemen yang baik, maka perlu diberikan suatu asumsi sebagai berikut :
1. Hasil wawancara dan data order perusahaan benar.
2. Tidak ada perubahan kebijaksanaan maupun restrukturisasi organisasi dari
pihak perusahaan.
3. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan
program aplikasi komputer.
4. Database yang digunakan sesuai spesifikasinya dan perangkat untuk
pengembangan sistem sudah tersedia, baik perangkat lunak, perangkat
keras maupun operatornya.
5. Tersedianya dana untuk pengadaan perangkat keras.
6. Restrukturisasi dilakukan pada waktu hasil penelitian di aplikasikan
1.5 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah “Merancang Sistem Informasi
Manajemen Logistik di PT. NIKABASURYA dengan software microsoft
visual basic 6.0, sehingga informasi menjadi cepat, tepat, akurat dan
relevan”.
1.6 Manfaat Penelitian
Dengan Perancangan Sistem Informasi Manajemen ini diharapkan akan
diperoleh manfaat sebagai berikut :
- Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang sekarang dengan
sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat meningkatkan tingkat
ketelitiannya.
- Membantu pengambilan keputusan dalam proses pemilihan alternatif
terbaik sebagai keputusan yang tepat.
- Membantu kelancaran operasi kerja.
- Dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat, cepat,
akurat dan sederhana dalam waktu yang singkat sehingga dapat
menunjang proses pengambilan keputusan.
- Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi, efektif dan efisien.
2. Bagi Penulis
- Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat
menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis di masa
mendatang.
- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat
secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Bagi Universitas
Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi
mahasiswa di masa yang akan datang.
1.7 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara
sistematika adalah sebagai berikut :
Bab ini akan diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, asumsi–asumsi yang
digunakan, mananfaat penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini akan diuraikan teori-teori yang berhubungan dan berkenaan
dengan topik-topik yang dibahas antara lain kosep dasar sistem,
konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar
sistem informasi manajemen, pengembangan sistem, alat-alat
pengembangan sistem serta perancangan sistem yang digunakan
sebagai dasar dalam menganalisa dan menyelesaikan masalah.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini akan diuraikan tentang cara mendapatkan data, data apa saja
yang digunakan dalam perancangan sistem informasi manajemen,
bagaimana cara mengolah data tersebut, hasil apa saja yang akan
didapat setelah data tersebut diolah serta flowchart pemecahan
masalah.
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini akan diuraikan mengenai analisa sistem, perancangan sistem,
perancangan dan pengembangan sistem informasi, perancangan
program komputer, implementasi program serta kelebihan penggunaan
sistem informasi manajemen yang dirancang.
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk
perbaikan sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan
saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu
yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 1)
Suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih
menekankan pada urut-urutan operasi didalam sistem. Prosedur (procedure)
didefinisikan oleh Richard F. Neusehel sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 1)
Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis),
biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang
diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
bisnis yang terjadi.
Lebih lanjut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D.
Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : (HM. Jogiyanto,2005: 2)
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan
instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan dan siapa (Who)
yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how)
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponenya, didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sistem sebagai berikut
ini: (HM. Jogiyanto, 2005: 2)
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.
Lebih lanjut Raymond Mecleod, Jr. mendefinisikan sistem sebagai
berikut:(Mecleod, 2001: 11)
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai suatu tujuan.
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau
komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih
luas karena pada kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem
atau elemen-elemen bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang
saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga
tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Untuk menganalisis dan
merencanakan suatu sistem, analisa dan perancangan suatu sistem harus mengerti
terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau
subsistem-subsistem dari sistem tersebut.
Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan
maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang
menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya
dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang
ingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya
sistem-sistem yang lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem
bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup
darimana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran
(objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :
(HM. Jogiyanto,2005: 3)
1. Komponen sistem (Component)
Komponen sistem (Component) adalah suatu sistem yang terdiri dari sejumlah
komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa satuan
sub sistem atau bagian-bagian dari sistem
2. Batas sistem (Boundary)
Batas sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan luar sistem (Environment)
Lingkungan luar (Environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas
dari suatu sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem
dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem
tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem
dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan
luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan
4. Penghubung sistem (Interface)
Penghubung (Interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem yang lainnya. Keluaran
(output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem
yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu
subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu
kesatuan.
5. Masukan sistem (Input)
Masukan (Input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya
sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran sistem (Output)
Keluaran (Output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasian
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat
merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah sistem (Process)
Pengolah sistem adalah suatu sistem yang mempunyai bagian pengolah yang
akan merubah masukan jadi keluaran.
8. Sasaran sistem (Objectives)
Suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya
adalah sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 6)
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem
fisik (Physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan
sistem tak tentu (probabilitas system).
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur
probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang
berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
Gambar 2.1 Karakteristik suatu sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 6)
2.2 Konsep dasar Informasi
Informasi sangat penting artinya bagi suatu sistem dimana informasi dapat
didefinisikan sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 8)
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari
bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu
Sub
Lingkungan luar
kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu
yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa
suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan
terjadi.
2.2.1 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita
banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk
dihasilkan informasi. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi,
penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan
melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang
akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input.
Diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.
Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle).
Siklus ini disebut juga siklus pengolahan data (data processing cycles),
seperti terlihat pada gambar berikut ini :
Gambar 2.2 Siklus Informasi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 9)
2.2.2 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga
hal yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 10)
1. Informasi harus akurat (accurate)
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (timeliness)
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena
informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila
pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
3. Relevan (relevance)
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi
dengan bentuk bangunan yang dtunjang oleh tiga buah pilar.
Gambar. 2.3 Pilar kualitas informasi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)
2.2.3 Nilai Informasi
Nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu
informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi dinikmati oleh lebih dari
satu pihak sehingga sulit untuk menghubungkan suatu informasi dengan biaya
untuk memperolehnya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksirkan
keuntungannya dengan satuan uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya..
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam
pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi
(information Systems) atau disebut juga dengan processing systems atau
information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.
Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 11)
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertahankan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grundnitski mengemukakan bahwa sistem informasi
terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan
Gambar 2.4 Blok sistem informasi yang berinteraksi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)
a. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika an model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupaan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu Input Model Output
Teknologi Dasar data Kendali
Pemakai Pemakai
Pemakai Pemakai
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian
utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software)
dan perangkat keras (hardware).
e. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saing berhubungan
satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan
didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
f. Blok Kendali
Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa
hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen ( Manajement Informasi System atau sering
dikenal dengan MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi
untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan
manajemen.
Definisi dari beberapa ahli mengenai SIM (sistem informasi manajemen)
sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 14)
Menurut George M.Scott
Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem informasi yang
menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajeral maupun kebutuhan
Menurut Barry E. Cushing
Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di
dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengelola
data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajeman di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Menurut Frederick H.Wu
Suatu SIM adalah merupakan kumpulan dari sistem yang menyediakan
informasi untuk mendukung manajemen.
Menurut Gordon B.Davis
Suatu SIM adalah manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk
mendukung operasi manajemen dan fungsi pengembalian keputusan dari suatu
organisasi.
Dari beberapa definisi SIM yang dijelaskan dari beberapa para ahli, dapat
disimpulkan bahwa, Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari
sistem-sistem informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk
menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi.
SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi yang tergantung dari
besar kecilnya organisasi, yaitu antara lain terdiri dari sistem-sistem informasi
sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 15)
1. Sistem informasi akutansi (Accounting Information System), menyediakan
informasi dari transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (Marketing Information System), menyediakan
kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan hal lain yang berhubungan dengan
permasalahan.
3. Sistem informasi manajemen persediaan (Inventory Management Information
System)
4. Sistem informasi Personalia (Personel Information System)
5. Sistem informasi distribusi (Distribution Information System)
6. Sistem informasi pembelian (Purchasing Information System)
7. Sistem informasi kekayaan (Treasure Information System)
8. Sistem informasi analisis kredit (Credit Information System)
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (Research and Development
Information System)
10.Sistem informasi teknik (Engineering Information System)
Semua sistem-sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi
kepada semua tingkatan informasi manajemen, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 16)
1. Manajemen tingkat bawah (lower level management)
Manajemen tingkat bawah atau operating manajemen yaitu tempat
berlangsungnya operasi perusahaan.
2. Manajemen tingkat menengah (middle level manjement)
Manajemen tingkat menengah yang berarti bahwa tanggung jawab untuk
melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.
3. Menejemen tingkat atas (top level management)
Manajemen tingkat atas atau executive management yang berarti bahwa segala
keputusan yang diambil akan mempengaruhi pada seluruh organisasi yang
Gambar 2.5 Bagan Tingkat Manajemen
(Sumber : Jagianto, Analisa dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 16 )
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen
merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan
informasi yang berguna dalam semua tingkatan manajemen. Sistem informasi
dirancang bertujuan untuk: (HM. Jogiyanto, 2005: 24)
1. Menyediakan suatu basis informasi untuk dianalisa
2. Membantu dalam proses pengambilan keputusan secara manajerial
3. Membantu manajer dalam membuat keputusan yang terprogram
4. Digunakan untuk otomatisasi pekerjaan-pekerjaan rutin administrasi.
2.5 Organisasi dan Informasi
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam
kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara
keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat
diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga
fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan. Manajemen
tingkat atas
Manajemen tingkat menengah
Manajemen tingkat bawah Direktur
Wakil Direktur Eksekutif lain
Kepala Divisi Kepala Cabang
Salah satu aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemen –
departemen. Istilah departemen sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area
terpisah atau bercabang dari suatu perusahaan sedang departemen didalam suatu
perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang.
Untuk mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat
dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan manajemen
membutuhkan dukungan informasi. Dengan berkembangnya pesatnya alat
pengolah data komputer dan teknologi telekomunikasi, maka pekerjaan
manajemen dan pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan
informasi juga mengalami perkembangan pesat. Pekerjaan manajemen juga
berkembang jauh menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era globalisasi
dari berbagai kegiatan kenegaraan, termasuk perdagangan bebas regional dan
internasional. Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu organisaitidak akan
dapat mencapai tujuan yang direncanakan. Terutama untuk mencapai sasaran
secara efektif dan efisien.
Gambar 2.6 Hubungan data dan tujuan organisasi
(Sumber : Jogianto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 22 )
2.6 Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau
diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto,
2005: 35)
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, misalnya
kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan
kebenaran dari data kurang terjamin, serta tidak effisiennya operasi.
b. Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru, dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume
pengolahan data semakin meningkat.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Untuk meraih kesempatan sehingga membutuhkan informasi yang lebih baik
supaya dapat bersaing dengan perusahaan lain dan kesempatan-kesempatan ini
dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada
langganan.
3. Adanya instruksi-instuksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru karena adanya instruksi-intruksi dari pimpinan
ataupun dari luar (peraturan pemerintah).
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan dan
kesempatan yang dapat diraih, sehingga sistem yang lama harus
- Laporan yang tidak tepat waktunya
- Isi laporan yang sering salah
- Pengiriman barang yang sering tertunda
- Kegiatan yang tumpah tindih
- Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi
- File-file yang kurang teratur
- Pemesanan kembali barang yang tidak effisien
- Bertumpuknya back-order tertundanya pengiriman karena kurangnya
persediaan barang)
Karena adanya permasalahan tersebut maka sistem yang lama memerlukan
perbaikan sehingga pengembangan sistem sangat diperlukan untuk memecahkan
permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang
ada memenuhi kesempatan yang diberikan.
Gambar 2.7 Pengembangan sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 37)
Pengembangan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi
peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini
berhubungan dengan PIECES yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 38)
1. Performance (kinerja)
Peformance adalah peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru
sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan
response time. Throughput adalah jumah dari pekerjaan yang dapat dilakukan
suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda
diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk
menanggapi pekerjaan tersebut.
2. Information (informasi)
Information adalah peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
3. Economy (ekonomis)
Economy adalah peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau
keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4. Control (pengendalian)
Control adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan
akan terjadi.
5. Efficiency (efisiensi)
Efficiency adalah peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda
dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan bagaimana sumber
sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.
Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Services (pelayanan)
Services adalah peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
2.6.1 Pendekatan Pengembangan Sistem
Ada beberapa pendekatan umum yang digunakan dalam perancangan dan
pengembangan sistem. Pendekatan-pendekatan tersebut antara lain, yaitu:
(B.Davis. Gordon, 1988: 229)
1. Metode Bottom up (pendekatan dari bawah ke atas)
Metode bottom up merupakan pengembangan sistem informasi
manajemen yang melihat bahwa pengolahan transaksi dan peremajaan file
adalah merupakan unsur dasar sebagai pendukung suatu informasi. Jadi
pengembangan menyeluruh diawali dengan penganalisaan terhadap aktivitas
peremajaan naik ke level lebih atas dengan merumuskan kebutuhan informasi
berdasarkan transaksi yang ada. Langkah-langkah yang digunakan dalam
pendekatan ini, yaitu:
a. Rencana sistem terdiri atas aplikasi terpisah
b. Integrasi file
c. Model keputusan dan model perencanaan
d. Model yang diikuti suatu integrasi model kedalam suatu model base
e. Data perencanaan strategik dan model perencanaan strategik ditambahkan
2. Metode Top down (pendekatan dari atas ke bawah)
Metode ini memulai perancangan dengan mencoba menganalisis level
bagian atas organisasi kemudian turun ke bawah. Pendekatan ini dimulai
dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi, kemudian
dilakukan analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi
ditentukan maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan
output, input, basis data, prosedur operasi dan kontrol. Langkah-langkah yang
digunakan dalam pendekatan ini, yaitu:
a. Melakukan analisis tujuan
b. Identifikasi kegiatan (fungsi dan tujuan)
c. Identifikasi keputusan dan tindakan
d. Identifikasi fungsi informasi yang diperlukan untuk tiap keputusan
e. Kelompok keputusan dan syarat informasi yang diperlukan dalam
subsistem organisasi
f. Pengembangan database untuk memperoleh informasi
3. Metode Kombinasi
Walaupun sudah dikemukakan dua pendekatan sebagai alternatif
namun terbuka kemungkinan untuk memakai suatu kombinasi dari keduanya.
Metode Bottom Up dapat digunakan untuk mendefinisikan suatu struktur
menyeluruh, tetapi logika dari metode Top Down dapat dipakai dalam
penetapan prioritas dan pengembangan serta pelaksanaan sistem secara
perlahan. Metode ini biasanya digunakan untuk pengembangan sistem
informasi manajemen yang besar dan kompleks. Didalam prakteknya kedua
2.6.2 Tahap-tahap Pengembangan Sistem
Ada beberapa tahapan utama dalam pengembangan sistem informasi,
antara lain: (HM. Jogiyanto, 2005: 52)
1. Survei
Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang
akan dikerjakan serta melakukan studi pendahuluan mengenai tujuan dan
masalah organisasi kelayakan sumber daya dan kesempatan yang dimiliki,
kemampuan peralatan komputer yang ada serta usulan untuk studi sistem
informasi manajemen.
2. Analisis
Tahapan ini bertujuan untuk memahami sistem yang ada,
mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Identifikasi kebutuhan
informasi dan melakukan pengumpulan data sesuai dengan kebutuhan.
3. Desain
Tahapan ini bertujuan mendesain sistem baru yang dapat
menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Mendesain keputusan,
sasaran dan merancang bangun sistem yang sesuai dengan kebutuhan pihak
manajemen.
4. Pembuatan
Pada tahap ini akan dibuat sistem baru baik hardware maupun
software, menginstall hardware dan software sistem, pembuatan program
membangun data test dan mengetest file/basis data, serta menulis dan
5. Aplikasi
Tahapan ini bertujuan untuk mengaplikasikan sistem yang baru,
melakukan pelatihan personel operasi, mempersiapkan tempat, menyeleksi
program dan peralatan serta melakukan evaluasi terhadap sistem yang sudah
diaplikasikan.
6. Pemeliharaan
Tahapan ini bertujuan untuk merawat agar sistem dapat berjalan secara
optimal. Melakukan perawatan dan perbaikan serta peningkatan terhadap
sistem.
2.6.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus dari Pegembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan
untuk menggambarkan tahapan utama atau bertingkat dalam tahapan tersebut
dalam proses pengembangan. Tahapan utama pengembangan siklus hidup sistem
terdiri dari :
1.Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
2. Menetukan syarat – syarat informasi
3. Menganalisis kebutuhan sistem
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
6. Menguji dan mempertahankan sistem
7 Tahap Siklus Pengembangan Sistem dapat dilihat sebagai berikut :
Gambar 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
(Sumber : Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, 1990, hal 11)
2.6.3.1 Tahap Perencanaan Sistem
Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan
sistem informasi, sebelum sistem itu sendiri dikembangkan, maka perlu
direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem ini menyangkut
estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan
untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya
setelah diterapkan.
Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
Menganalisis kebutuhan sistem Menetukan syarat – syarat informasi
Menguji dan mempertahankan sistem
Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
2.6.3.2Tahap Analisa Sistem
Analisa sistem (sistem analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut:
(HM. Jogiyanto, 2005: 129)
Suatu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan
yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan untuk kemudian dapat
diusulkan perbaikannya.
Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (sistem
planning) dan sebelum tahap desain sistem (systems design). Tahap analisa sistem
merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting karena kesalahan di dalam
tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
Didalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analisa sistem, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 130)
a. Mengidentifikasi Masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan
dalam tahap analisa sistem. Masalah didefinisikan sebagai suatu pertanyaan
yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran
dari sistem tidak dapat tercapai. Oleh karena itulah pada tahap analisa sistem,
langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah untuk
mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.
b. Mengidentifikasi Penyebab Masalah
Seringkali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu
dan mestinya ada suatu penyebab yang menimbulkannya. Untuk itu perlu
dilakukan mengidentifikasi penyebab masalah terlebih dahulu yang akan
dilakukan oleh analis sistem. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan
yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Tugas
mengidentifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih
dahulu subyek-subyek permasalahan yang akan diutarakan oleh manajemen
atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan.
c. Mengidentifikasi Titik Keputusan
Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya
juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut.sebagaai
dasar identifikasi titik keputusan ini dapat digunakan suatu sistem bagan alir
formulir, bila dokumen ini dimiliki oleh perusahaan.
d. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci
Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat identifikasi beserta
lokasi terjadinya, maka selanjutnya perlu diidentifikasi personil-personil
kunci, baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan
terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat
dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan
serta dokumen deskripsi jabatan.
e. Memahami Kerja Dari Sistem yang Ada
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci
bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem
ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian
mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum
mencoba menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan
dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi
pemecahannya.
f. Menganalisa Hasil Penelitian
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil
penelitian yang dilakukan. Menganalisa hasil penelitian dilakukan untuk dapat
menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul
tersebut.
g. Membuat Laporan Hasil Analisa
Setelah proses analisa selesai dilakukan, langkah berikutnya adalah
membuat laporan hasil analisa. Laporan ini selanjutnya akan diteruskan ke
pihak manajemen dengan tujuan:
1. Meluruskan kesalah-pengertian apa yang telah ditemukan dan dianalisis
oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.
2. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen.
3. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan
selanjutnya.
2.6.4 Alat-alat Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah yang sesuai dan terstruktur maka
diperlukan alat atau teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan
daam suatu pengembangan sistem berupa suatu gambar, grafik atau diagram.
Penggunaan gambar atau grafik ini dipandang lebih mengena.dan lebih mudah
pengembangan sistem terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya
umum yaitu berupa suatu bagan yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut ini :
(HM. Jogiyanto, 2005: 62)
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting)
a. Bagan alir sistem (systems flowchart)
b. Bagan alir program (program flowchart)
- Bagan alir logika program (program logic flowchart)
- Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program
flowchart)
c. Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart) atau disebut juga dengan
bagan alir formulir (form flowchart)
d. Bagan alir hubungan database (database relationship flowchart)
e. Bagan alir proses (process flowchart)
f. Gantt chart
2. Bagan untuk menggambarkan tata letak (layout charting)
3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personal relationship
charting)
a. Bagan distribusi kerja (Working distribution chart)
b. Bagan organisasi (organization chart)
2.6.4.1Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir
formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol-simbol
sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 796)
a. Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk
proses manual, mekanik atau komputer
b. Simbol Kegiatan Manual
Menunjukkan pekerjaan manual
c. Simbol Simpanan Offline
Adalah file non-komputer yang diarsip urut nomor
(numerical)
Adalah file non-komputer yang diarsip urut huruf
(alfabetical)
Adalah file non-komputer yang diarsip urut tanggal
(cronological)
d. Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program
komputer
e. Simbol Hard disk
Adalah simbol yang menunjukkan input atau output
menggunakan hard disk.
N
A
f. Simbol Diskette
Menunjukkan input atau output menggunakan diskette
g. Simbol Keyboard
Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard
h. Simbol Penjelasan
Menunjukkan penjelasan dari suatu proses
i. Simbol Penghubung
Menunjukkan penghubung yang masih menjadi satu
halaman
Menunjukkan penghubung ke halaman lain
j. Simbol Keputusan
Menunjukkan adanya penyeleksian kondisi
k. Simbol Display
Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor
l. Simbol Garis Alir
m. Simbol Titik Terminal
Menunjukkan awal dan akhir suatu proses
Gambar 2.9 Simbol yang digunakan di bagan alir dokumen
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)
Model dari sistem informasi secara fisik digambarkan dalam bentuk Bagan
alir dokumen (document flowchart) yang melibatkan beberapa departemen,
misalnya bagan alir dokumen suatu prosedur penjualan: (HM. Jogiyanto, 2005:
277)
Langganan penjualan Order Kredit Billing Gudang Pengiriman
Gambar 2.10 Bagan alir dokumen suatu prosedur penjualan
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 277)
Masuk OL: order langganan FA: faktur PO: penerima order OP: order penjualan MK:mengevaluasi kredit
2.6.4.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram atau DFD adalah diagram yang menggunakan
notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data. DFD sering digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya
lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut
akan disimpan (misalnya file kartu, hard disk, diskette dan lain sebagainya). DFD
merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang
terstruktur (structured analysis and design) yang menggambarkan arus data
didalam sistem dengan terstruktur dan jelas dan merupakan dokumentasi dari
sistem yang baik.
Beberapa simbol yang digunakan didalam DFD (Data Flow Diagram):
(HM. Jogiyanto, 2005: 700)
1. Kesatuan Luar (External Entity),
Kesatuan luar merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat
berupa barang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input atau
menerima output dari sistem.
Kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak dan dapat diberi
identifikasi dengan huruf kecil diujung kiri atas sebagai berikut :
2. Arus Data (Data Flow)
Arus data di DFD diberi simbol suatu anak panah. Arus data ini
mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data
hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan
mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya.
3. Proses
Suatu proses adalah kegiatan kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
dihasilkan arus data yang keluar dari proses.
Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol empat persegi panjang dengan
sudut-sudut tumpul.
Gambar 2.11 Notasi proses di DAD
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi :
1. Identifikasi proses, umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor
acuan dari proses yang ditulis pada bagian atas di simbol proses.
2. Nama proses, menunjukkan apa yang dikerjakan proses tersebut. Nama proses
diletakkan dibawah identifikasi proses di simbol proses.
3. Pemroses, menunjukkan proses manual yaitu siapa atau dimana proses
dilakukan dan ditulis dibawah nama proses.
4. Simpanan Data (Data Store)
Disimbolkan dengan sepasang garis horisontal pararel yang tertutup di salah
satu ujungnya. Simpanan data hanya berhubungan dengan proses menunjukan
proses up-date terhadap data yang tersimpan di simpanan data, sedangkan arus
data yang berasal dari simpanan data menunjukkan bahwa proses
menggunakan data yang tersimpan di dalam simpanan data. Identifikasi
Gambar 2.12 Simbol simpanan data di DAD
2.6.4.3 Bentuk Diagram Arus Data (DAD)
Diagram arus data (DAD) atau data flow diagram terdapat dua bentuk
diagram arus data, yaitu : (HM. Jogiyanto, 2005: 712)
1. Diagram Arus Data Fisik (DADF)
Yaitu lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, dan
lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada (sistem
lama). Dengan menggunakan DADF, bagaimana prose-proses dari sistem
yang ada alan lebih dapat digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai
sistem, sehingga analisis akan dapat memperoleh gambaran yang jelas
bagaimana sistem tersebut bekerja.
2. Diagram Arus Data Logika (DADL)
Yaitu menekankan pada proses-proses yang terdapat didalam sistem dan lebih
tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang baru. DADL lebih tepat
digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang
baru). Karena sistem yang diusulkan belum tentu diterima oleh pemakai
sistem dan biasanya sistem yang diusulkan terdiri dari beberapa alternatif,
maka penggambaran sistem secara logika terlebih dahulu tanpa
berkepentingan dengan penerapannya secara fisik akan lebih mengena dan
menghemat waktu penggambarannya dibandingkan dengan DADF. Untuk
sistem komputerisasi, penggambaran DADL yang hanya menunjukkan
kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya
proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer
saja.
Contoh diagram context adalah sebagai berikut :
Gambar 2.13 Context diagram
Contoh diagram arus data adalah sebagai berikut :
2.6.4.4 Diagram ER (Entity Relationship)
Entity Realtionship Diagram (Diagram ER) adalah peralatan pembuatan
model data yang paling fleksibel, dapat diadaptasikan untuk berbagai pendekatan
yang mungkin diukur dalam pendekatan sistem. Diagram ER digunakan untuk
mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan
relationship dan menggambarkan obyek-obyek data dan hubungan diantara
obyek-obyek data tersebut. Diagram ER ini memiliki notasi untuk
menggambarkan komponen-komponen utamanya adalah sebagai berikut :
(Mecleod,Jr, 2000: 393)
1. Berupa obyek banyak data (Entity)
Entity adalah sesuatu yang mudah diidentifikasikan. Sebuah entity bisa
berupa obyek, tempat, orang, konsep atau aktivitas. Entity digambarkan
dengan kotak dengan sudut yang tidak runcing.
Gambar 2.15 Simbol Entity
2. Atribut
Atribut adalah penjelasan-penjelasan dari entity yang membedakan dengan
entity yang lain. Sebuah attribute juga merupakan sifat-sifat dari sebuah
entity.
3. Relationship
Relationship adalah penghubung antara suatu entity dengan entity lain, dan
merupakan bagian yang sangat penting didalam mendesain database.
Relasi antar entiti digambarkan dengan menghubungkan dua diagram
entiti dengan satu garis.
Gambar 2.17 Simbol Relationship
4. Garis sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entity
dan himpunan entity dengan attributnya.
Gambar 2.18 Simbol Garis
5. Cardinality dan Relationship
Cardinality dari suatu relationship menjelaskan bagaimana hubungan atau
relasi dua entiti. Dimana macam-macam cardinality dari relasi dua entiti
adalah :
a. One-To-One (1:1) Realtionship
Hubungan ini menunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama
dapat dikoneksikan hanya ke satu baris data pada tabel kedua.
b. One-To-Many (1:M) Relationship
Hubungan ini merupakan hubungan yang paling umum dimana pada
hubungan ditunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama
dapat dikoneksikan ke satu atau lebih baris data pada tabel kedua.
