2024
PROJECT ASSIGNMENT
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PADA PT KA PROPERTI MANAJEMEN
Pelatihan Supervisory Management Development Program Tahun 2024 Angkatan I
TOMMY WISNU WARDHANA 19932752
Kedudukan:
PT. KA PROPERTI MANAJEMEN
UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DEPARTEMEN SDM DAN UMUM PT. KA PROPERTI MANAJEMEN JAKARTA
ii
PROJECT ASSIGNMENT
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PADA PT KA PROPERTI MANAJEMEN
Pelatihan Supervisory Management Development Program Tahun 2024 Angkatan I
TOMMY WISNU WARDHANA 19932752
Kedudukan:
PT. KA PROPERTI MANAJEMEN
Project Assignment
Sebagai Salah Satu Syarat Kelulusan untuk
Pelatihan Supervisor Management Development Program Pada
UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DEPARTEMEN SDM DAN UMUM PT. KA PROPERTI MANAJEMEN JAKARTA
2024
iii
LEMBAR PENGESAHAN
PROJECT ASSIGNMENT
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PADA PT KA PROPERTI MANAJEMEN
Diajukan sebagai laporan Project Assignment pada Program Pembelajaran Jarak Jauh Supervisory Management Development Program
Angkatan I Tahun 2024
TOMMY WISNU WARDHANA 19932752
Jakarta, 23 Februari 2024
Yang Mengesahkan, Yang Membuat,
Manager Teknologi Informasi Junior Supervisor Level 1
PT. KA Properti Manajemen PT. KA Properti Manajemen
Meilina Rachmawati Tommy Wisnu Wardhana
NIPP : 21750397 NIPPM : 19932752
iv
Abstrak
KAI Properti merupakan anak perusahaan dari PT. Kereta Api Indonesia (persero) yang bergerak pada bidang usaha konstruksi, trading, alih daya, dan properti.
Dalam operasionalnya perusahaan memiliki banyak aset khususnya berupa inventaris yang tidak terkelola dengan baik. Hal ini menimbulkan masalah bagi perusahaan dikemudian hari dimana aset perusahaan tersebut hilang. Dampak dari masalah tersebut aset yang hilang masih memiliki nilai ekonomis, pegawai memiliki celah untuk melakukan pelanggaran karena tidak ada tata kelola yang baik dalam penanganan aset perusahaan, dan perusahaan juga timbul kecurigaan kepada karyawannya tanpa disertai data dan fakta yang cukup. Maka dari itu penulis tertarik untuk memberikan solusi kepada perusahaan dengan memanfaatkan sistem informasi yang dapat mengelola aset secara menyeluruh mulai dari pendataan awal hingga dengan aset tersebut dimusnahkan. Dari hasil yang telah dibuat sistem informasi manajemen aset telah memberikan manfaat yang banyak bagi perusahaan yaitu efektifitas dalam pengelolaan aset, efisien dalam penggunaannya karena sistem ini telah menghilangkan penggunaan kertas sebagai media untuk dokumen serah terima aset, dan kredible atas data yang dimasukan karena semua data transparan tanpa adanya manipulasi.
Kata Kunci: Aset, Teknologi Informasi, Sistem Informasi Manajemen Aset, KAI Properti.
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan project assignment ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada banyak pihak yang telah membantu dan memberi dukungan kepada penulis selama proses kajian ini. Terima kasih sebesar-besarnya penulis ucapkan kepada:
1. Bapak Riki Jaya Prawira Swarna, selaku Direktur Keuangan PT. KA Properti Manajemen.
2. Ibu Indriyani, selaku Vice President SMD dan Umum PT. KA Properti Manajemen.
3. Ibu Meilina Rachmawati, selaku Manager PT. KA Properti Manajemen.
4. Bapak Iwan Irawan, selaku Trainer SMDP Angkatan 1 Tahun 2024 dan Pembimbing dari Pusdiklat PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang telah membimbing penulis selama penulisan kajian ini, sehingga kajian ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Orang tua dan seluruh keluarga penulis yang telah memberikan dukungan sebesar-besarnya kepada penulis.
Penulis menyadari bahwa tesis yang penulis susun ini masih memiliki kekurangan, untuk itu penulis menerima masukan berupa saran serta kritik yang dapat membangun dalam menyempurnakan kajian ini. Akhir kata, semoga kajian yang telah penulis susun ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan dapat memberikan tambahan pengetahuan dan wawasan, khususnya dalam menjaga aset perusahaan di KAI Properti.
Jakarta, 22 Februari 2024
Tommy Wisnu Wardhana 19932752
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... iii
Abstrak ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Maksud dan Tujuan Penulisan ... 3
1.4 Manfaat Penulisan ... 4
1.4.1 Manfaat bagi Siswa ... 4
1.4.2 Manfaat bagi Unit ... 4
1.4.3 Manfaat bagi Perusahaan ... 4
BAB II PEMBAHASAN ... 5
2.1 Profil Perusahaan ... 5
2.2 Landasan Teori dan Aturan ... 5
2.2.1 Konsep Analisis ... 5
2.2.2 Konsep Perancangan ... 6
2.2.3 Konsep Sistem ... 6
2.2.4 Konsep Informasi ... 7
2.2.5 Konsep Sistem Informasi ... 8
2.2.6 Konsep Manajemen ... 8
2.2.7 Konsep Aset ... 8
2.2.8 Konsep Aset IT ... 9
2.2.9 Konsep Manajemen Aset IT ... 9
2.3 Analisis Masalah ... 10
2.3.1 Identifikasi Masalah ... 10
2.3.2 Diagram Fishbone ... 11
2.3.3 Teknik 5W1H ( What, Who, Why, When, Where, How ) ... 12
2.4 Penyelesaian Masalah dengan Pendekatan Siklus PDCA ... 13
2.4.1 Plan (Perencanaan) ... 13
2.4.2 Do (Melakukan) ... 13
2.4.3 Check (Pengendalian) ... 15
2.4.4 Action (Tindakan) ... 19
2.5 Timeline PDCA ... 21
BAB III PENUTUP ... 22
3.1 Kesimpulan ... 22
3.2 Saran ... 22
DAFTAR PUSTAKA ... 23
DAFTAR TABEL ... 24
DAFTAR GAMBAR ... 25
LAMPIRAN ... 26
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. KA Properti Manajemen (KAPM) atau KAI Properti merupakan salah satu anak perusahaan dari PT. Kereta Api Indonesia Persero (KAI) yang berfokus pada empat bidang usaha, diantaranya, konstruksi, alih daya, trading, dan properti. Seluruh bidang yang ditangani oleh KAI Properti merupakan bagian dalam membangun perkeretaapian di Indonesia yang mayoritas proyeknya bersumber dari perusahaan induk, dalam hal ini yaitu KAI. Bidang konstruksi berfokus pada pengembangan proyek kereta api mulai dari jalur dan jembatan rel kereta api, pembangunan gedung, dan kelistrikan. Bidang alih daya atau outsorching sebagai penyedia pegawai dalam membantu operasional perkeretaapian dengan berfokus pada penjagaan jalur perlintasan langsung, serta perawatan dan perbaikan jalur perkeretaapian. Bidang trading berfokus sebagai penyediaan barang pendukung operasional dan sarana perkeretaapian. Bidang properti berfokus pada pengembangan investasi serta membuka peluang kerjasama dengan berbagai mitra dalam membangun bisnis yang berkelanjutan.
Transformasi digital yang telah dilakukan oleh KAI memberikan dampak yang positif bagi anak perusahaan khususnya KAI Properti. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang berkembang pesat di berbagai bidang kehidupan banyak menghasilkan inovasi-inovasi baru. Efisiensi dan efektivitas dalam menyelesaikan suatu pekerjaan atau persoalan yang dihadapi saat ini akan menjadi lebih mudah dengan bantuannya teknologi informasi. Tentu dalam operasionalnya KAI Properti memiliki berbagai aset perusahaan yang perlu dikelola dengan baik. Menurut jenisnya aset yang dimaksudnya berupa inventaris yang perusahaan miliki seperti, aset dari unit umum dan aset dari unit teknologi informasi. Contoh aset dari unit umum berupa meja, kursi, air conditioner (AC), dan lain sebagainya. Adapun contoh asset dari unit teknologi informasi seperti, laptop, personal computer (PC), monitor, printer, mesin photocopy dan lain sebagainya.
Permasalahan yang terjadi saat ini terkait dengan aset perusahaan KAI Properti khususnya inventaris dalam proses dokumentasi pendataannya sangat kurang baik.
Dampak yang ditimbulkan dari kondisi ini adalah kehilangan aset perusahaan. Dimana
aset tersebut memiliki nilai ekonomis, dan memberikan celah kesempatan yang tidak baik bagi pegawai untuk melakukan pelanggaran, serta menimbulkan kecurigaan bagi perusahaan kepada pegawainya tanpa didasari oleh data dan fakta. Jika saja perusahaan memiliki sistem pencatatan aset yang baik tentu hal tersebut dapat di minimalisir, bahkan dihindarkan. Perusahaan juga lebih mudah dalam memantau aset yang dimilikinya karena akan dengan mudah terdeteksi keberadaannya secara detail.
Metode pencatatan yang dilakukan saat ini dengan cara melakukan pendataan melalui Excel file seperti gambar berikut.
Gambar 1.1 Pencatatan aset TI dengan Excel
Aset TI sebagai salah satu contoh berupa laptop, setelah dilakukan pencatatan maka akan berikan label informasi yang akan di tempel pada bagian body bawah perangkat seperti pada gambar berikut.
Gambar 1.2 Label informasi aset TI pada perangkat laptop
Namun pada kenyataannya ditemukan bahwa terdapat beberapa perangkat TI seperti laptop tidak terdapat label informasi, dan setelah ditelusuri pada pencatatan di Excel file tidak temukan data informasi aset TI tersebut seperti pada gambar berikut.
Gambar 1.3 Tidak terdapat label informasi aset TI
Dari permasalahan tersebut penulis ingin memberikan solusi kepada perusahaan yang memungkinkan untuk diterapkan. Melalui kajian ini, penulis tertarik untuk mengangkat tema dengan judul “Analisis Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset pada PT. KA Properti Manajemen”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya, penulis merumuskan pertanyaan kajian yaitu bagaimana cara mengelola aset perusahaan secara efektif dan efisien serta kredibel dengan menggunakan sistem informasi manajemen aset sebagai alat untuk mengelola aset secara menyeluruh.
1.3 Maksud dan Tujuan Penulisan
Maksud dari kajian ini adalah sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Pelatihan Supervisory Management Development Program Angkatan I Tahun 2024 untuk Anak Perusahaan serta untuk menghasilkan sistem informasi manajemen aset yang dapat digunakan untuk mengelola seluruh aset yang perusahaan miliki.
Tujuan dari kajian ini adalah untuk membantu perusahaan KAI Properti dalam menjaga aset perusahaan agar tidak hilang dan memudahkan dalam mengelola aset yang dimiliki, sehingga penggunaan dana yang perusahaan keluarkan terkait dengan pengadaan aset dapat dioptimalkan dengan baik.
1.4 Manfaat Penulisan 1.4.1 Manfaat bagi Siswa
Siswa mendapatkan wawasan tambahan terkait dengan kajian yang dilakukan dalam pengembangan sistem informasi manajemen aset pada PT. KA Properti Manajemen.
1.4.2 Manfaat bagi Unit
Unit akan mendapatkan kemudahan dalam pengelolaan aset yang dimiliki, sehingga dapat termonitoring seluruh aset yang ada secara detail, mulai dari tanggal pengadaan, masa penggunaan, riwayat perbaikan dan pengguna dari aset yang digunakan.
1.4.3 Manfaat bagi Perusahaan
Membantu perusahaan dalam membuat analisa perancangan agar dapat meminimalisir biaya yang dikeluarkan dalam pengembangan sistem informasi manajemen aset pada PT. KA Properti Manajemen.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Profil Perusahaan
PT KA Properti Manajemen atau KAPM adalah salah satu anak usaha PT Kereta Api Indonesia (Persero) yang berdiri tahun 2009 dengan usaha inti dibidang properti, konstruksi, trading dan alih daya guna memenuhi standar mutu terbaik dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas. Usaha Konstruksi dikhususkan pada prasarana perkeretaapian dan fasilitas pendukungnya. Usaha Trading ditujukan untuk memenuhi kebutuhan suku cadang sarana dan prasarana perkeretaapian, dan Usaha Properti berfokus pada pengembangan serta optimalisasi lahan milik KAI maupun mitra. Selanjutnya Usaha Alih Daya merupakan unit usaha dalam rangka penyediaan tenaga pekerja jalur lintas (PJL), siklus, flying gang, tenaga perawatan bangunan dinas serta petugas daerah rawan.
Seiring dengan perkembangan bisnisnya, KAPM sejak tahun 2010 mulai merintis usaha jasa konstruksi dengan spesialisasi untuk prasarana perkeretaapian dan fasilitas pendukungnya meliputi perawatan dan pembangunan jalan rel, jembatan, persinyalan, telekomunikasi, listrik aliran atas. Fasilitas pendukung meliputi perawatan dan pembangunan stasiun, depo, underpass, container yard, dan bangunan dinas lainnya.
Dan usaha Trading guna memenuhi kebutuhan suku cadang sarana dan prasarana PT Kereta Api Indonesia (Persero) dan anak perusahaan lainnya.
Sesuai dengan komitmennya, PT KA Properti Manajemen sebagai anak perusahaan PT Kereta Api Indonesia (Persero) akan terus berupaya berinovasi agar tetap menjadi perusahaan yang terdepan dalam bidang konstruksi prasarana perkeretaapian dan menjadi “The Real Property Developer” untuk aset properti milik PT Kereta Api Indonesia (Persero) atau pihak lainnya. (Website KAPM, 2023).
2.2 Landasan Teori dan Aturan 2.2.1 Konsep Analisis
Analisis menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan, dan sebagainya) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya, dan sebagainya) (KBBI, 2016). Pengertian analisis adalah kegiatan berpikir untuk menguraikan suatu
keseluruhan menjadi komponen sehingga dapat mengenal tanda-tanda komponen, hubungannya satu sama lain dan fungsi masing-masing dalam satu keseluruhan yang terpadu (Komaruddin, 2001). Analisis dapat diartikan sebagai proses mencerna suatu masalah menjadi sederhana hingga dapat ditelaah dengan mudah.
Dari beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis merupakan suatu kegiatan berfikir untuk menguraikan atau memecahkan suatu permasalahan dari unit menjadi unit terkecil (Septiani Y., dkk. 2020). Dalam beberapa kegiatan seperti kajian maupun penyelidikan sering kali melakukan analisis terlebih dahulu. Dengan tujuan menyederhanakan masalah yang ada serta mempermudah penulis untuk menelaah permasalahan yang ada sesuai dengan fakta.
Dengan analisis beberapa problem atau permasalahan dalat ditelaah lebih mendalam, dan juga dapat dicari penyelesaiannya secara lebih tepat.
2.2.2 Konsep Perancangan
Perancangan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah suatu proses yang bertujuan untuk menganalisis, menilai, memperbaiki dan menyusun suatu sistem, baik sistem fisik maupun non-fisik yang optimum untuk waktu yang akan datang dengan memanfaatkan informasi yang ada (KBBI, 2016). Perancangan adalah langkah pertama dalam fase pengembangan rekayasa produk atau sistem.
Perancangan itu adalah proses penerapan berbagai teknik dan prinsip yang bertujuan untuk mendefinisikan sebuah peralatan, satu proses atau satu sistem secara detail yang membolehkan dilakukan realisasi fisik. Fase ini adalah inti teknis dari proses rekayasa perangkat lunak. Pada fase ini elemen-elemen dari model analisa dikonversikan. Dengan menggunakan satu dari sejumlah metode perancangan, fase perancangan akan menghasilkan perancangan data, perancangan antarmuka, perancangan arsitektur dan perancangan prosedur (Pressman, 2010).
Berdasarkan dua pengertian diatas maka dapat disimpulakan perancangan adalah pembuatan atau penggambaran skema struktur kegiatan yang dilakukan sebelum skema tersebut diterapkan dalam bentuk nyata yang digunakan sebagai pemecah masalah.
2.2.3 Konsep Sistem
Sistem adalah sekelompok komponen dan elemen yang digabungkan menjadi satu untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian
yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak. Sistem adalah suatu urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya. Dengan kata lain sistem adalah sekumpulan prosedur atau tahapan yang saling berhubungan untuk mencapai sebuah tujuan tertentu (Ladjamudin, 2005).
Berdasarkan uraian diatas mengenai pengertian sistem maka dapat disimpulkan Sistem adalah sekumpulan unsur unsur yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.2.4 Konsep Informasi
Menurut Mardia et al (2021:5) mendefinisikan Informasi adalah data yang diproses menjadi lebih berarti bagi penerimanya dan berguna untuk pengambilan keputusan pada saat ini maupun dimasa yang akan datang. Sedangkan Menurut Romney & Steinbart (2016:4) “Informasi adalah Data yang dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusuan”.
Berdasarkan uraian diatas mengenai pengertian informasi maka dapat disimpulkan, Informasi adalah sekumpulan data yang berguna untuk proses pengambilan keputusan baik dapat berguna bagi masa sekarang maupun di masa depan. Infomasi tergantung pada tiga hal diantaranya:
1) Akurat
Informasi harus dihasilkan secara akurat, yang berarti tidak memiliki kesalahan.
Informasi harus akurat karena dapat mempengaruhi keputusan yang diambil nantinya.
2) Tepat Waktu
Informasi yang disampaikan kepada penerima informasi harus tepat waktu atau tidak terlambat, karena informasi yang dihasilkan terlambat tidak akan lagi memiliki nilai dalam hal pengambilan keputusan.
3) Relevan
Informasi harus bermanfaat. Nilai informasi terletak pada manfaat dan biaya yang dihasilkan, informasi yang efektif adalah informasi yang manfaatnya lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan.
2.2.5 Konsep Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, Teknologi, media, prosedur- prosedur dan pengendalian yang ditunjukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu. Memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnnya terhadap kejadian-kejadian internal dan esternal yang penting dan menyesuaikan suatu dasar Informasi untuk pengambilan Keputusan yang cerdik (Jogiyanto, 2005).
Dari pendapat diatas secara singkat dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sistem yang berguna untuk menghasilkan informasi dari data yang tersedia, dan digunakan untuk mendukung tindakan dalam mengambil keputusan dalam organisasi.
2.2.6 Konsep Manajemen
Manajemen adalah ilmu dan eni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan (Hasibuan, 2007). Sedangkan menurut A. Riyanto (2017), manajemen merupakan proses yang melibatkan perencanaan (IFRS Foundation, 2018), pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen melibatkan berbagai aspek, termasuk pengelolaan orang, waktu, dana, dan sumber daya lainnya.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan dalam konteks organisasi, manajemen berperan penting dalam mencapai efisiensi dan efektivitas dalam mencapai hasil yang diinginkan. Hal ini melibatkan pengambilan keputusan, pengelolaan konflik, komunikasi, dan koordinasi antara berbagai bagian atau departemen dalam organisasi. Tujuan utama manajemen adalah mencapai keseimbangan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan individu yang terlibat dalam organisasi.
2.2.7 Konsep Aset
Aset dapat didefinisikan sebagai suatu entitas yang memiliki nilai ekonomi dan dimiliki oleh individu, organisasi, atau perusahaan. Menurut International Financial Reporting Standards (IFRS), aset adalah sumber daya yang dikendalikan entitas
sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan diharapkan dapat menghasilkan manfaat ekonomi di masa depan.
2.2.8 Konsep Aset IT
Asset IT merujuk pada semua aset teknologi informasi yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan. Ini termasuk perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan, server, sistem operasi, aplikasi, dan semua komponen teknologi yang digunakan untuk mengelola, menyimpan, dan mengolah informasi (Gartner Glossary. 2020). Menurut Gartner, sebuah perusahaan riset dan konsultasi global, aset IT didefinisikan sebagai semua perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan yang digunakan dalam lingkungan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi.
Berdasarkan uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa Aset IT merupakan semua aset yang berkaitan dengan teknologi informasi yang dimiliki perusahaan berupa perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software).
2.2.9 Konsep Manajemen Aset IT
Manajement Asset IT merujuk pada praktik dan kegiatan pengelolaan aset teknologi informasi yang dimiliki oleh suatu organisasi. Ini mencakup pengawasan, pemantauan, pengelolaan, dan pengoptimalan aset IT dalam rangka mendukung tujuan bisnis dan memaksimalkan nilai aset tersebut. Menurut International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM), Management Asset IT didefinisikan sebagai proses dan kegiatan yang terlibat dalam mengelola siklus hidup aset teknologi informasi dari awal hingga akhir, termasuk pengadaan, penggunaan, pemeliharaan, penarikan, dan penghapusan aset tersebut.
Management Asset IT merujuk pada proses pengelolaan, pemantauan, dan pengendalian aset teknologi informasi (IT) dalam suatu organisasi. Menurut Soekartawi (2017), Management Asset IT adalah suatu pendekatan strategis yang bertujuan untuk mengelola dan memaksimalkan nilai aset IT dalam mencapai tujuan organisasi. Pendekatan ini melibatkan identifikasi, inventarisasi, pemantauan, pemeliharaan, dan penghapusan aset IT dengan memperhatikan faktor keuangan, operasional, dan keamanan.
Berdasarkan uraian diatas maka pada praktiknya Manajemen Aset IT yang akan dilakukan pada perusahaan KAI Properti, fitur yang perlu dimiliki diantaranya:
1) Pencatatan dan Inventarisasi Aset
Manajemen Aset IT melibatkan pembuatan inventaris lengkap tentang semua aset IT yang dimiliki oleh organisasi, termasuk perangkat keras (komputer, server, printer), perangkat lunak, lisensi, dan peralatan jaringan. Pencatatan yang akurat dan terperinci membantu dalam pelacakan dan pengelolaan aset dengan efisien.
2) Pemantauan dan Pemeliharaan Aset
Pengelolaan aset IT mencakup pemantauan kondisi, kinerja, dan pemeliharaan rutin dari perangkat keras dan perangkat lunak.
3) Pengoptimalan dan Penggunaan Aset
Manajemen Aset IT juga berfokus pada pengoptimalan penggunaan aset IT. Hal ini dapat mencakup pengalokasian sumber daya secara efisien, peningkatan efisiensi operasional, dan penggunaan lisensi perangkat lunak yang tepat.
4) Penarikan dan Penghapusan Aset
Ketika aset IT sudah tidak lagi diperlukan atau usang, manajemen aset IT melibatkan proses penarikan dan penghapusan yang aman dan sesuai peraturan.
Ini meliputi pencabutan lisensi perangkat lunak, penghapusan data sensitif, penghapusan fisik perangkat keras, dan penghapusan rekaman inventaris.
2.3 Analisis Masalah
2.3.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan SK Direksi Nomor: KEP.DIR/IT/120/X/KAPM-2019 tentang Kebijakan dan Prosedur Teknologi Informasi PT. KA Properti Manajemen, unit PKMI (Unit IT) bertugas untuk mengelola aset dimaksud mulai dari proses pengadaan, pengalihan, pemeliharaan, perbaikan dan penghapusan aset teknologi informasi beserta daftar dan spesifikasi aset teknologi informasi yang dikelola oleh Subdep TI. SK Direksi tersebut menjadi dasar bagi unit IT untuk melakukan manajemen aset yang baik dengan mengimplementasikan sistem informasi manajemen aset.
Namun pada proses operasionalnya kondisi saat ini menggambarkan catatan yang tersedia terkait pengelolaan aset belum dilakukan dengan baik dan benar.
Dampak yang ditimbulkan dari kondisi ini adalah kehilangan aset perusahaan.
Dimana aset tersebut memiliki nilai ekonomis, dan memberikan celah kesempatan
yang tidak baik bagi pegawai untuk melakukan pelanggaran, serta menimbulkan kecurigaan bagi perusahaan kepada pegawainya tanpa didasari oleh data dan fakta.
Jika saja perusahaan memiliki sistem pencatatan aset yang baik tentu hal tersebut dapat di minimalisir, bahkan dihindarkan. Perusahaan juga lebih mudah dalam memantau aset yang dimilikinya karena akan dengan mudah terdeteksi keberadaannya secara detail.
2.3.2 Diagram Fishbone
Gambar 2.1 Fishbone Diagram
Diagram diatas menjelaskan bahwa ada beberapa sebab-sebab potensial yang minumbulkan dampak yaitu Kehilangan Aset Perusahaan (KAI Properti), diantaranya:
1) Manusia (Man)
Terdapat dua entitas pada penggunaan aset perusahaan yaitu pegawai sebagai pengguna aset dan manajemen sebagai pengelola aset. Pada entitas pegawai sering terjadi kelalaian dari pengguna aset yang mengakibatkan kehilangan aset.
Sementara entitas manajemen kurang dalam melakukan kontrol terhadap aset yang digunakan oleh pegawai karena tata kelola yang kurang baik. Apabila terjadi kehilangan aset sementara pencatatan yang ada tidak ada, maka kehilangan aset tersebut tidak dapat diketahui.
2) Lingkungan (Environment)
Lingkungan yang terdapat pada perusahaan terbagi menjadi dua wilayah yaitu kantor pusat dan kantor area. Pada lingkungan kantor pusat fisik aset lebih mudah di pantau, namun sering kali terjadi mutasi pegawai yang tidak melakukan pelaporan kepada pengelola aset sehingga aset yang dipegang tidak diketahui keberadaanya. Sementara pada lingkungan kantor area secara kuantitas aset lebih
sedikit namun sulit untuk di pantau karena posisinya yang jauh. Pendataan aset terutama proyek sulit dipantau setelah proyek selesai dan sangat rentan terjadinya penyelewengan aset.
3) Teknologi (Machine)
Teknologi yang digunakan saat ini dengan menggunakan Excel atau spreedsheet dan di simpan pada google drive. Namun secara teknologi proses yang dilakukan ini masih dikatan sebagai manual dan sangat rentan terjadinya manipulasi bahkan kelalaian dari pengelola sangat rentan terjadi.
4) Metode (Method)
Metode yang dilakukan saat ini dengan melakukan pencatatan secara manual melalui excel spreadsheet, selanjutnya semua aset yang telah di catat akan diberikan label informasi yang ditempel pada aset tersebut. Cara ini agar lebih mudah mengetahui secara langsung tanpa harus membuka data daftar aset.
Namun pada kenyataannya label aset yang digunakan mudah rusak dan hilang, pada akhirnya aset tidak dapat dimonitor kembali.
2.3.3 Teknik 5W1H (What, Who, Why, When, Where, How)
Teknik ini memiliki sifat sederhana, serba guna, dan dapat memperoleh informasi secara menyeluruh terkait dengan permasalahan yang akan dipecahkan.
Metode ini merupakan panduan dasar yang memuat beberapa pertanyaan diantarnaya, (What, Who, Why, When, Where, How) sebagai dasar pengumpulan informasi guna pemecahan masalah. Setelah menentukan penyebab masalah menggunakan diagram Fishbone, selanjutnya untuk memperoleh informasi secara menyeluruh terkait dengan permasalahan, analisa masalah akan dibahas dengan menggunakan teknik 5W1H sebagai berikut:
WHATApa yang menjadi subjek PA ? Aset yang tidak dikelola dengan baik.
WHOSiapa saja yang terkait ? Manajemen (unit TI) dan pegawai.
WHYMengapa bisa terjadi ? Masih menggunakan sistem manual.
WHENKapan kajian dilakukan ? Desember 2023 s.d Februari 2024 WHERE
Dimana tempat kajian dilakukan ? PT. KA Properti Manajemen
HOWBagaimana penyelesaian masalah yang terjadi ? Membuat sistem informasi aset manajemen.
Tabel 2.1 Analisa masalah dengan metode 5W1H
2.4 Penyelesaian Masalah dengan Pendekatan Siklus PDCA
Tahap penyelesaian masalah merupakan tindaklanjut dari analisis masalah. Dalam penyelesaian masalah yang diangkat penulis menggunakan siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) yaitu metode manajemen yang bertujuan untuk menyelesaikan masalah dengan empat langkah secara berulang, diantaranya:
2.4.1 Plan (Perencanaan)
Pada tahap perencanaan adalah penetapan rangkaian tindakan yang akan dilakukan untuk memecahkan masalah. Adapun hal yang akan dilakukan diantaranya:
1) Menetapkan solusi untuk mengatasi aset yang tidak dikelola dengan baik.
2) Melakukan desain sistem dalam menentukan persyaratan yang akan ditetapkan.
3) Membuat perencanaan dalam pengembangan sistem yang akan diterapkan.
2.4.2 Do (Melakukan)
Pada tahap ini penulis melaksanakan semua yang sudah direncanakan, meliputi:
1) Menetapkan solusi
PERMASALAHAN URAIAN SOLUSI
Aset hilang Membuat sistem informasi manajemen aset yang dapat melakukan pencatatan yang terintegrasi baik dari kantor pusat maupun kantor area, dapat memonitor seluruh aset yang ada, hingga riwayat perpindahan aset tersebut.
Aset tidak tercatat Aset tidak termonitor Pendataan manual
Tabel 2.2 Menetapkan solusi 2) Menentukan persyaratan
Master Aset
Berisi informasi data aset yang dimiliki oleh perusahaan, dapat dikelompokan berdasarkan kategori aset.
Master Pegawai
Berisi informasi data pegawai yang didapatkan dari sistem HRIS perusahaan untuk mengetahui NIPP, Nama, Seksi, dan Jabatan.
Transaksi Aset
Berisi informasi data aset dan pegawai yang menggunakan aset tersebut.
Sehingga sistem dapat memantau aset saat ini dengan cara mengetahui pegawai yang bertanggung jawab terhadap aset tersebut.
Riwayat Pengguna Aset
Berisikan informasi data aset tersebut telah digunakan oleh siapa saja.
Riwayat Perbaikan Aset
Berisikan informasi perawatan aset berupa perbaikan dan perawatan, sehingga dapat diketahui kondisi fisik aset secara aktual.
3) Membuat rencana pengembangan
Pengembangan sistem yang akan dilakukan dengan menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) yang merupakan tahapan kerja dengan tujuan untuk menghasilkan sistem berkualitas tinggi yang sesuai dengan kebutuhan atau persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya. Adapun urutan pada metode ini diantaranya:
Analisis
Menentukan persyaratan yang telah diuraikan sebelumnya, output dari tahap ini berupa fitur atau fungsi apa saja yang diperlukan dari sistem yang akan dikembangkan.
Desain
Menentukan teknologi yang akan digunakan untuk permasalahan tersebut.
Pada tahap ini teknologi yang digunakan adalah aplikasi berbasis web dengan menggunakan database on premise (server internal KAPM) dan jaringan yang digunakan merupakan jaringan intranet (dalam lingkup internal kantor KAPM). Selain itu juga bahasa pemrograman yang digunakan merupakan PHP dengan bantuan framework Laravel untuk mempercepat dan kerapihan dalam proses pengerjaan program.
Coding
Pada tahap ini proses pengerjaan program dilakukan dengan melakukan pengcodean sesuai dengan hasil analisa dan desain yang telah ditetapkan sebelumnya.
Testing
Pada tahap ini program yang telah selesai dibuat akan dilakukan testing mulai dari testing yang dilakukan oleh programmer itu sendiri, lalu testing oleh tim Quality Control (QC) dan terakhir akan di testing oleh user (pengguna).
Implementasi
Tahap ini jika semua testing sudah selesai tanpa ditemukan adanya kekurangan atau bugs, maka sistem siap untuk di rilis atau Go-Live.
Monitoring
Dalam tahap awal implementasi perlu adanya peninjuan dalam memastikan kestabilan sistem yang baru di rilis, peninjauan dilakukan dalam kurun waktu 30 hari setelah dilakukannya Go-Live, jika ada kendala atau bugs yang muncul maka akan segera dilakukan perbaikan di saat itu juga untuk memastikan kestabilan dari sistem dapat tetap terjaga dengan baik.
2.4.3 Check (Pengendalian)
Pada tahap checking atau pengendalian adalah memantau dan mengevaluasi untuk mengetahui keefektifan penggunaan sistem informasi manajemen aset.
Berikut merupakan wujud dari sistem informasi manajemen aset.
Gambar 2.2 Master Data Pegawai
Master data pegawai merupakan data yang berisikan informasi data karyawan yang bersumber dari human resources information system (HRIS). Data pegawai yang tampil pada aset manajemen sistem hanya berupa informasi yang tidak bisa di edit karena hanya berupa mirroring data. Semua data yang ditampilkan akan tersinkronisasi otomatis berdasarkan data yang ada pada HRIS. Sehingga apabila terjadi perubahan data pegawai pada HRIS, secara otomatis akan melakukan sinkronisasi dengan data yang ada pada sistem informasi aset manajemen. Master data pegawai akan digunakan untuk melakukan penetapan aset yang ada akan digunakan oleh pegawai yang hanya terdaftar pada data pegawai.
Gambar 2.3 Master Data Aset
Master data aset merupakan data yang berisikan informasi data seluruh aset yang perusahaan miliki. Pada tahap awal pengeimplementasian sistem manajemen aset yang dilakukan pendataan untuk aset TI terlebih dahulu. Pada fase berikutnya akan menyusul dengan aset dari unit umum berupa, meja, kursi, televisi, AC dan lain sebagainya. Seluruh aset TI baik berupa perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) akan di catat pada master data aset. Pada master data aset juga terdapat fitur printing label aset yang akan ditempel pada aset TI.
Gambar 2.4 Transaksi Aset
Transaksi aset merupakan data yang berisikan informasi penetapan aset yang akan digunakan oleh setiap pegawai. Pada menu ini akan diketahui data aset mana saja yang terdapat di setiap pegawai, sehingga akan lebih memudahkan bagi perusahaan untuk memantau keberadaan aset di setiap pegawai. Hal ini juga akan meminimalisir terjadinya kehilangan aset jika terdapat pegawai yang resign atau mutasi harus mengembalikan semua aset perusahaan yang sedang digunakan.
Gambar 2.5 Riwayat Aset
Riwayat aset berisikan informasi pengguna dari aset tersebut, jika aset tersebut statusnya merupakan warisan dari pegawai lain maka pada menu ini semua akan tercatat informasi pengguna sebelumnya berdasarkan rentang waktu yang telah ditetapkan pada dokumen berita acara serah terima (BAST). Selain itu pada menu ini juga berisi informasi riwayat perbaikan dari aset tersebut, seperti upgrade perangkat keras (hardware) berupa RAM, pergantian perangkat dari harddisk (HDD) menjadi solid state disc (SSD), perbaikan perangkat lain yang rusak akibat dari kesalahan atau insiden baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja oleh pengguna. Perbaikan berupa instal ulang sistem operasi dan penambahan instalasi perangkat lunak (software) lainnya juga akan tercatat pada menu ini. Semua perangkat lunak yang diinstall pada aset TI perusahaan diwajibkan menggunakan software yang berlisensi. Penggunaan software yang berlisensi merupakan wujud dari komitmen tata kelola perusahaan yang baik karena tidak melakukan praktik pembajakan perangkat lunak.
Gambar 2.6 Database Architecture
Arsitektur database yang digunakan menggunakan Microsoft SQL Server 2022 dengan versi Express Edition yang berarti free atau gratis, namun terbatas pada ukuran ruang penyimpanannya.
Gambar 2.7 Source Code
Gambar diatas menunjukan source code dari sistem manajem aset yang dibangun secara mandiri oleh KAI Properti dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP
dan framework larevel versi 10, sehingga akan memudahkan pengembangan dikemudian hari karena telah menggunakan versi terbaru dari framework laravel.
Framework ini berfungsi sebagai standarisasi program yang dibangun agar lebih rapih, mudah dipahami oleh programmer lain, dan lebih cepat dalam proses pengembangan program yang dibangun.
Berdasarkan hasil yang telah diuraikan sebelumnya pada tahap checking atau pengendalian menunjukan bahwa sistem nformasi manajemen aset yang dibangun oleh KAI Properti telah memenuhi semua kebutuhan atau persyaratan yang ditetapkan pada tahap perencanaan. Pada tahap ini juga dilakukan evaluasi terhadap sistem informasi manajemen aset yang telah dibangun. Evaluasi yang didapatkan dari hasil diskusi dengan manager IT meminta untuk disertakan juga dokumen BAST pada sistem manajemen aset, sehingga proses printing dokumen tidak dilakukan lagi secara manual dan proses tanda tangan juga dilakukan secara digital.
Penambahan fitur ini akan berdampak pada efisiensi dari sisi biaya penggunaan kertas pada saat penetapan aset kepada pegawai dan disisi lain juga menjadi wujud perusahaan yang telah berkonstribusi dalam green company untuk tidak menggunakan kertas terlalu banyak dalam kegiatan operasionalnya.
2.4.4 Action (Tindakan)
Pada tahap ini penulis melakukan tindak lanjut hasil dari evaluasi dengan menambahkan fitur baru. Adapun fitur baru yang perlu ditambahkan yaitu dokumen BAST yang perlu disertakan juga pada sistem informasi manajemen aset sehingga pembuatan dokumen BAST tidak lagi menggunakan dokumen yang terpisah dan di print secara manual dan diberikan kepada pegawai saat menyerahkan aset yang akan digunakan. Dengan adanya fitur ini, semua proses akan pengelolaan aset akan menjadi satu pintu mulai dari pendataan aset hingga kepada penyerahan aset ke pegawai dengan menggunakan BAST secara digital. Selanjuttnya dokumen BAST tersebut akan ditandatangani oleh pegawai juga secara digital pada sistem, sehingga tidak ada lagi proses printing dokumen BAST secara manual. Penulis juga melakukan standarisasi dengan membuat kebijakan berupa Pengelolaan Aset Teknologi Informasi yang akan ditandatangani oleh Direktur Utama KAI Properti dan menjadi Peraturan Direksi, sehingga pengelolaan aset TI akan lebih terkelola dengan baik dengan bantuan sistem informasi.
Gambar 2.8 Draft SK Perdir Pengelolaan Aset Teknologi Informasi
2.5 Timeline PDCA
Timeline adalah sebuah daftar visual dari tugas atau aktivitas yang dibuat berdasarkan urutan waktu. Pada tahap ini merupakan rangkaian jadwal yang dibuat dalam melakukan aktifitas penyelesaian masalah dengan metode PDCA.
Tabel 2.3 Timeline PDCA
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Kesimpulan atas penulisan Project Assignment ini menghadirkan sistem informasi manajemen aset yang dapat memberikan efektifitas dalam pengelolaan aset perusahaan, efisien dalam penggunaannya dengan menghilangkan penggunaan kerta sebagai media untuk dokumen BAST sebagai bukti penyerahan aset, dan kredible atau dapat dipercaya karena data yang terdapat pada sistem informasi aset bersifat transparan dan tidak dapat dimanipulasi. Sistem informasi manajemen aset saat ini digunakan untuk pengelolaan data aset teknologi informasi terlebih dahulu dan akan bertahap diimplementasikan pada aset lain yang bersifat umum.
3.2 Saran
Penulis berharap sistem ini dapat terintegrasi dengan sistem lainnya pada perusahaan, sehingga menjadi satu login aplikasi (single sign on) agar dapat lebih memudahkan bagi para pengguna sistem informasi manajemen aset.
DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Direksi PT. KA Properti Manajemen No KEP.DIR/IT/120/X/KAPM-2019 tentang Kebijakan dan Prosedur Teknologi Informasi PT. KA Properti
Manajemen.
Website KAI Properti. (1 Januari 2019). KAI Properti. diakses 1 Februari 2024, dari https://kaiproperti.id/
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Analisa masalah dengan metode 5W1H ... 12 Tabel 2.2 Menetapkan solusi ... 13 Tabel 2.3 Timeline PDCA ... 21
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Pencatatan aset TI dengan Excel ... 2
Gambar 1.2 Label informasi aset TI pada perangkat laptop ... 2
Gambar 1.3 Tidak terdapat label informasi aset TI ... 3
Gambar 2.1 Fishbone Diagram ... 11
Gambar 2.2 Master Data Pegawai ... 15
Gambar 2.3 Master Data Aset ... 16
Gambar 2.4 Transaksi Aset ... 16
Gambar 2.5 Riwayat Aset ... 17
Gambar 2.6 Database Architecture ... 18
Gambar 2.7 Source Code ... 18
Gambar 2.8 Draft SK Perdir Pengelolaan Aset Teknologi Informasi ... 20
LAMPIRAN
Diskusi dengan Manager IT terkait persyaratan Sistem Informasi Manajemen Aset
Rancangan Dokumen Berita Acara Serah Terima (BAST)
KEP.DIR/IT/120/X/KAPM-2019
tentang Kebijakan dan Prosedur Teknologi Informasi
