1
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN ASET PADA PT GARAM (PERSERO)
Iwan Andyanto1, Aryo Nugroho2
Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama Surabaya
1,2
[email protected], [email protected].
Abstrak
PT Garam (Persero) merupakan salah satu badan usaha milik negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang industri pembuatan garam. Sebagai badan usaha milik negara, aset PT. Garam terdapat di beberapa tempat dan jumlah yang tidak sedikit. Untuk itu PT. Garam (Persero) membutuhkan adanya sistem informasi yang dapat membantu dalam mengatasi masalah pencatatan atau pendataan aset berupa tanah dan bangunan, serta memerlukan beberapa penyelesaian yaitu berupa pengelolaan aset, pemanfaatan aset, kerjasama aset dan laporan aset. Mengingat kegiatan pendataan dan pengelolaan aset tersebut rutin dilaksanakan dan dalam pengerjaannya dilakukan masih secara manual dengan melakukan pengecakan terhadap aset yang membutuhkan waktu yang cukup lama. Pembuatan sistem informasi aset ini dilakukan secara bertahap dengan menggunakan metode waterfall yang dimulai dari pengumpulan data-data yang dibutuhkan oleh sistem, selanjutnya data-data dianalisis dan dibuat suatu perancangan sistem yang terdiri dari perancangan proses, dengan menggunakan DFD (Data FlowDiagram), Context Diagram, perancangan basis data dengan menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram), tabel relasi dan struktur tabel. Pembuatan sistem informasi aset ini berbasis web.
Kata kunci : Sistem Informasi Aset, Waterfall, Manajemen Aset.
1. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
PT Garam (Persero) adalah salah satu BUMN yang bergerak dalam bidang industri pembuatan garam. Sebagai perusahaan yang sudah berdiri sejak jaman Belanda, PT Garam (Persero) memiliki aset yang tidaklah sedikit, diantaranya tanah dan bangunan yang tersebar dibeberapa tempat diseluruh indonesia.
Dalam proses pencatatan dan pengelolaan manajemen aset-aset yang dimiliki PT Garam (Persero) masih dilakukan secara konvensional dengan aplikasi Microsoft Office
Excel.
Dari uraian tersebut proses pengelolaan aset sangat minim dan tidak dapat mengakomodir kebutuhan manajemen dalam rangka mengoptimalkan aset - aset yang dimiliki oleh perusahaan saat ini.
2
Oleh karena itu dirasa perlu
adanya suatu sistem informasi
manajemen aset, yang dapat mempermudah manajemen PT Garam (Persero) dalam mengelola dan mengoptimalkan aset-aset yang dimiliki.
1.2. Rumusan Masalah
Bagaimanakah membuat sebuah sistem informasi manajemen aset pada PT Garam (Persero)?
1.3. Batasan Masalah
Sistem informasi ini hanya digunakan pada ruang lingkup PT. Garam (Persero) dan aset yang dikelola adalah aset tanah dan bangunan.
1.4. Tujuan Penulisan
Membangun sebuah sistem
informasi manajemen aset pada PT. Garam (Persero) yang dapat mendukung proses pengelolaan aset. 1.5. Manfaat Penulisan
Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset. Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang dan potensi ekonomi wilayah, sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik. Kemudahan dalam proses pengelolaan aset-aset yang dimiliki.
2. Tinjauan Pustaka
2.1. Penelitian terdahulu
a. Dewi Dahlianti (2015) dengan judul Sistem Informasi manajemen aset tetap berbasis client server (Study kasus pada PT. Pindad (Persero)) membahas tentang membangun aplikasi pengolahan data asset tetap untuk PT. PINDAD (Persero) berbasis
client-server. Melingkupi Bagian
Dokumentasi dan Kepala divisi dalam melakukan pengolahan, pemeliharaan dan pelaporan aset tetap.
b. Franstia Wira Sukma Susilo, Arifin Puji Widodo dan Anjik Sukmaaji (2011) dengan judul Rancang bangun aplikasi sistem informasi manajemen aset perusahaan (Studi Kasus Stikom Surabaya) membahas tentang membangun aplikasi untuk mencatat dan memberikan informasi detil sebuah aset serta dapat melaporkan bagian-bagian mana yang memiliki pengeluaran listrik terbesar. Dimana hasil aplikasi yang dihasilkan memberikan informasi detil, lokasi, daftar aset barang elektronik berikut umur ekonomisnya dan penyusutannya dan informasi pemakaian listrik pada setiap bagian di Stikom. 2.2. Sistem Informasi Manajemen
Sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integreted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah database. 2.3. Aset/Aktiva
Ikatan Akuntansi Indonesia (2009, h.6) mengungkapkan, aktiva adalah sumber daya yang dikuasai entitas sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat
3
ekonomi di masa depan diharapkan akan diperoleh entitas. Manfaat ekonomi masa depan yang terwujud dalam aset tersebut untuk memberikan sumbangan, baik langsung maupun tidak langsung, terhadap aliran kas dan setara kas kepada entitas.
Jenis-jenis aset a. Aktiva Lancar
Aktiva digunakan dan bermanfaat dalam waktu yang relatif singkat, tidak lebih dari satu tahun buku dan bisa dikonversikan ke bentuk uang kas.
b. Aktiva Tetap
Menurut Soemarso (1992, h.23), aktivatetap adalah aktiva yang : 1) Jangka waktu pemakaiannya
lama.
2) Digunakan dalam kegiatan
perusahaan.
3) Dimiliki untuk tidak dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan serta
4) Nilainya cukup besar. 2.4. Sistem Informasi Manajemen
Aset
Implementasi Sistem Informasi Manajemen Aset (Hartono, 2010) pada hakekatnya adalah upaya untuk tertib dokumen dan tertib administrasi pengelolaan aset. Tertib dokumen aset berkaitan dengan upaya penyediaan dan pendataan data-data / dokumen yang menyertai keberadaan aset, sedangkan tertib administrasi lebih dimaksudkan pada upaya membangun prosedur pengelolaan aset mulai saat pengadaan, penerimaan, perubahan data, hingga penghapusan aset.
2.5. PT. Garam (Persero)
PT. Garam (Persero) adalah
Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang produksi dan
pemasaran garam. PT. Garam
(persero) memproduksi dan
memasarkan garam untuk bahan baku industri dan garam olahan untuk konsumsi. Selain itu sebagai satu-satunya BUMN yang bergerak dibidang industri garam, PT. Garam (Persero) juga memiliki peran sebagai stabilisator harga garam di Indonesia. Tugas lain PT Garam (Persero) adalah menyerap garam yang diproduksi oleh Petani garam serta melakukan impor garam.
Gambar 2.1 Sejarah singkat PT. Garam (Persero) 2.6. SDLC
Merupakan siklus hidup pengembangan system. Dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak, SDLC berupa suatu proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem - sistem
4
Fungsi SDLC yaitu perencanaan,
analisis, perancangan dan
implementasi Jenis SDLC :
a. Metode Pengembangan Waterfall Metode Pengembangan Waterfall merupakan suatu cara pengembangan
software yang fase - fasenya
berurutan. Sebuah fase tidak bisa dikerjakan sebelum fase sebelumnya telah selesai dikerjakan.
b. Metode Pengembangan Paralel Metode Pengembangan Paralel merupakan suatu cara pada SDLC yang melakukan fase design dan implementasi secara paralel.
c. Rapid Application Development Rapid Application Development
merupakan suatu cara penerapan SDLC dengan membuat suatu software prototype terlebih dahulu dan kemudian dipresentasikan ke pelanggan. Jika pelanggan menyetujuinya, maka software akan dikembangkan lebih lanjut.
d. Agile Development: Extreme Programming
Merupakan suatu pengerjaan perangkat lunak secara cepat. Metode ini sangat cocok untuk proyek perangkat lunak yang membutuhkan waktu lebih instan dalam pengembangannya.
2.7. DFD
Merupakan suatu cara atau metode untuk membuat rancangan sebuah sistem yang mana berorientasi pada alur data yang bergerak pada sebuah sistem nantinya. Dalam pembuatan Sistem Informasi, DFD sering digunakan.
DFD dibuat oleh para analis untuk membuat sebuah sistem yang baik. Dimana DFD ini nantinya diberikan kepada para programmer untuk melakukan proses coding.
Level DFD :
a. Diagram Konteks
Menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). b. Diagram Nol (diagram level-1)
Merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.
c. Diagram Rinci
Merupakan diagram yang
menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.
3. Metodologi Penelitian
3.1. Metodologi
Dalam perancangan sistem informasi ini penulis menggunakan metode Waterfall. Metode waterfall terdiri dari analisa kebutuhan, analisis, desain, implementasi dan pengujian.
Gambar 3.1 Metode waterfall
Analisa kebutuhan Analisis Desain Implement asi Pengujian
5
3.2. Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan dilakukan baik melalui wawancara dengan pihak-pihak terkait dan observasi dari lingkungan dimana sistem akan dibangun.
Dari hasil wawancara dan observasi kebutuhannya, antara lain : a. Bagian Akuntansi
1) Mencatat nilai buku, NJOP dan nilai ekonomi aset tiap tahun 2) Informasi perkembangan nilai
aset dari tahun ke tahun b. Unit-Unit Pengelolah Aset
1) Mencatat transaksi sewa aset 2) Informasi aset - aset yang
dikelola c. Bagian Hukum
1) Mencatat permasalahan yang ada pada setiap aset
2) Informasi perkembangan masalah pada setiap aset
3) Informasi masa berlaku kontrak sewa aset
4) Informasi aset yang disewakan d. Manajemen
1) Informasi aset yang dimiliki 2) Informasi jumlah aset produktif
maupun non produktif
3) Informasi lokasi aset yang dimiliki
4) Informasi pemanfaatan asset 5) Informasi nilai aset
6) Rangkuman informasi aset 3.3. Analisis
Ini adalah tahapan dimana
pemodelan merupakan sebuah representasi dari objek di dunia nyata. Berikut adalah gambaran menu yang ada dalam sistem informasi manajemen aset PT Garam (Persero) :
Gambar 3.2 Gambaran menu sistem 3.4. Desain
3.4.1. Context Diagram
Gambar 3.3 Context Diagram 3.4.2. ERD
6 4. Hasil dan Pembahasan
4.1. Hasil Penelitian
Hasil dari penelitian ini berupa sistem informasi manajemen aset untuk mengelola aset yang ada mulai dari proses pemanfaatan aset, nilai aset dari tahun ke tahun, mengelolah permasalahan aset dan lokasi aset-aset yang tersebar di seluruh indonesia.
4.2. Pembahasan a. Form Data Aset
Untuk menampilkan data-data aset yang dimiliki.
Gambar 4.1 Form data aset
Gambar 4.2 Form tambah data aset b. Form Data Obyek Sewa
Berfungsi untuk menampilkan data obyek sewa yang dimiliki diatas tiap-tiap asset tanahnya
Gambar 4.3 Form data obyek sewa c. Form Data Penyewa
Berfungsi untuk menampilkan data penyewa aset.
Gambar 4.4 Form data penyewa d. Form Transaksi Sewa
Untuk menampilkan semua transaksi sewa.
Gambar 4.5 form transaksi sewa e. Form Transaksi Histori Masalah
Untuk menampilkan histori permasalahan yang sedang dan pernah dialami setiap aset.
7
Gambar 4.6 Form transaksi histori masalah
f. Form Lokasi Aset
Untuk menampilkan lokasi-lokasi aset pada peta digital.
Gambar 4.7 Form lokasi aset g. Form Masa Berlaku Kontrak
Sewa
Untuk menampilkan data masa berlaku kontrak sewa yang akan habis.
Gambar 4.8 Form masa berlaku kontrak sewa
h. Form Summary
Untuk menampilkan rangkuman laporan dari semua aktifitas aset.
Gambar 4.9 Form summary
5. Penutup
5.1. Kesimpulan
Adanya Sistem Informasi Manajemen Aset PT. Garam (Persero) dapat membantu kinerja bagian - bagian yang terlibat dalam melakukan pengolahan dan pelaporan aset. Tingkat keamanan data lebih terjaga karena data terpusa. Dapat memudahkan dalam proses pembuatan laporan data aset secara cepat.
5.2. Saran
Untuk pengembangannya sistem dapat ditambah dengan fasilitas dan proses - proses lain yang lebih bermanfaat untuk membantu penyelesaian masalah dalam pengolahan data aset. Disiplin kerja para pengguna sangat diharapkan dalam menjalankan sistem informasi agar sistem dapat berjalan secara optimal. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari fungsi lokasi aset maka disarankan menggunakan jaringan internet dan menggunakan fasilitas peta yang berbayar.
8 Daftar pustaka
Bisma, Rahardian. 2014. Tutorial Dasar Pemrograman Google Maps API. Surabaya.
Duniabaca. Pengertian dan Manfaat SIM, Sistem Informasi Manajemen.
http://duniabaca.com/pengertia n-dan-manfaat-sim-sistem-informasi-manajemen.html. 1 Maret 2014
Faisal, Ahmad. 2012. Pengertian SDLC.
http://dispointed.blogspot.com/ 2012/11/pengertian-sdlc.html. 1 Maret 2014.
Davis, B. Gorgon. 1995. Kerangka Dasar SIM. PT Gramedia. Jakarta.
Knaap, Gerrit J. 1991. "A Forgotten Trade Salt in Southeast Asia 1670-1813", dalam Emporia,
Commodities and
Entrepreneurs in Asian
Maritime Trade, C. 1400-1750 (Wiesbaden: Steiner).
M. Reeve, James, Carl S. Waren, Jonathan E. Duchac, Ersa Tri Wahyuni, Gatot Soepriyanto, Amir Abadi Jusuf dan Chaerul D. Djakman. 2009. Pengantar Akuntansi Adaptasi Indonesia Buku 1. Salemba Empat. Jakarta.
Nicho, Eka. 2014. Pengertian Aktiva dan Konsep Aset dalam Akuntansi.
http://nichonotes.blogspot.com
/2014/10/pengertian-aktiva.html. 1 Maret 2014. PT. Garam. 1993. Sejarah Perum
Garam 1981-1991. PT. Garam. Kalianget.
PT. Garam. 1993. Sejarah PN. Garam. PT. Garam. Kalianget. PT. Garam. 1994. Sejarah Jawatan
Regie Garam Tjandu dan Garam (1945-1949), Jawatan Regie Garam (1949-1952),
PGSN (1952-1961). PT.
Garam. Kalianget.
Shodiq, Amri. 2009. Tutorial Dasar Pemrograman Google Maps API. Http://amrishodiq.blogspot.co m. 01 Maret 2015. Wikibooks. 2014. Pemrograman PHP/Pendahuluan/Pengertian PHP. http://id.wikibooks.org/wiki/Pe mrograman_PHP/Pendahuluan /Pengertian_PHP. 1 Maret 2015. Wikipedia. MySQL. http://id.wikipedia.org/wiki/M ySQL, 1 Maret 2015 Wikipedia. PHP. http://id.wikipedia.org/wiki/PH P. 1 Maret 2015. Wikipedia. SDLC. https://id.wikipedia.org/wiki/S DLC. 1 Maret 2015.
