Diagram konteks

7. Pengolah sistem (Process)

3.2.4. Pengujian Software

4.1.2.2. Diagram konteks

Diagram konteks merupakan diagram tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan baik masukan maupun keluaran dari suatu sistem. Tujuan pembuatan diagram konteks yaitu untuk memperlihatkan sebuah proses yang berinteraksi dengan lingkungannya. Pada diagram

data yang keluar dari entitas luar yang mempengaruhi sistem.

Dibawah ini adalah Diagram Kontek sistem informasi Disposisi Surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Barat yang sedang berjalan.

Bag. Luar

SISTEM INFORMASI DISPOSISI SURAT

Staff Unit Kerja Data Surat Masuk

Data Surat Balasan

Data Surat keluar tanpa nomor Data Surat Keluar belum disetujui

Data Lembar Disposisi Terisi Data Kartu Surat Masuk Data Surat Keluar yang disetujui Data Kartu Surat Keluar Data Surat Keluar terisi nomor Data Surat Masuk

Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Informasi Disposisi Surat di Dinas

Peternakan Jawa Barat (berjalan).

4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram merupakan alat bantu grafis untuk menguraikan

dan menganalisa pergerakan data yang melalui suatu sistem baik manual maupun terkomputerisasi, termasuk proses data dari penyimpanan data.

berjalan di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Barat dapat digambarkan sebagai berikut:

Bag. Luar

1 Mencatat KSM Dari surat masuk Surat Masuk

Kartu Surat Masuk

2 Pengagendaan Surat Masuk Kartu Surat Masuk Data Agenda 4 Buat Disposisi

Surat Masuk ^Kartu Surat Masuk

Kartu Surat Masuk Staf Unit Kerja Surat Masuk

Kartu Disposisi KSM

Kartu Disposisi

Gambar 4.5DFDSurat Keluar Level 1 Proses 2 ( Berjalan )

4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan

Berdasarkan hasil penelitian, penulis dapat mengevaluasi sistem berdasarkan sistem sistem pemesanan yang sedang berjalan di Dinas Peternakan Jawa Barat yang masih terdapat permasalahan - permasalahan, yaitu:

Staf Unit Kerja

2.1 Mencatat SK Surat Keluar 2.2 Pengecekan Perihal Surat Keluar Surat Keluar 2.3 Memberi Nomor Surat Keluar 2.4 Mencatat Kartu Surat Keluar Surat Keluar 2.6 Menandatangani Surat Keluar Kartu Surat Keluar

Kartu Surat Keluar 2.5 Pengagendaan Data Agenda Surat Keluar Bagian Luar Surat Keluar 2.7

Pengagendaan ^{Surat Keluar} Surat Keluar

Data Agenda

No

Permasalahan Entitas Rencana Pemecahan

1

Pengolahan data masih

menggunakan dokumen

sehingga proses pencatatan surat memakan waktu yang cukup lama dan tidak efisien.

Bagian Kepegawaian Umum

Membuat sistem

pengolahan data dengan

menggunakan sistem

terkomputerisasi agar

mudah dan mencari data yang diinginkan dengan cepat dan tidak memakan waktu.

2

Sering terjadi kehilangan surat yang mengakibatkan tidak sampainya disposisi.

Bagian Sekretaris Membuat sistem disposisi

surat dengan menggunakan

sistem terkomputerisasi

agar surat tesimpan

didatabase sehingga tidak akan terjadi kehilangan surat.

3

agenda surat masuk dan

keluar karena masih

dilakukan dengan proses pencatatan.

Kepegawaian

Umum,Staf Unit

Kerja

pembuatan rekapitulasi

surat secara otomatis

dengan menggunakan

sistem komputerisasi agar

proses pembuatan

rekapitulasi menjadi akurat dan tepat waktu.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan suatu sistem yang baru atau memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja dengan tujuan memanfaatkan teknologi dan fasilitas yang tersedia.

Pada bab ini penulis akan memberikan usulan yang merupakan sistem informasi berbasis web yang diharapkan dapat membantu dan mempermudah pengelolaan surat masuk,surat keluar dan disposisi pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Barat.

Tujuan dari perancangan sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Langkah permulaan perancangan sistem adalah rencana pengembangan disiapkan selama sistem dimodifikasi dan disetujui oleh manajemen, tahap perancangannya harus mengisi semua perincian rencana suatu pengembangan agar sistem yang baru dapat diimplementasikan dengan memuaskan.

Tujuan perancangan suatu sistem secara global adalah membentuk kerangka sistem pengolahan data dengan bantuan komputer agar sistem yang ada menjadi lebih terkomputerisasi.

Sedangkan tujuan utama dari perancangan sistem secara umum

adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai (user)

mengenai sistem informasi yang baru, perancangan sistem secara umum juga sudah dapat mengenai komponen sistem informasi yang akan di desain.

Penentuan persyaratan sistem dilakukan agar arah perancangan sistem dapat benar-benar terarah pada sasaran, oleh sebab itu sistem yang dirancang harus memenuhi batasan sistem dimana perancangan sistem ini merupakan kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi menggambarkan bagaimana suatu sistem di bentuk. Pada tahap perancangan sistem informasi di rancang dengan tujuan komunikasi kepada pemakai bukan untuk pembuat program.

Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja yang sedang dikerjakan atau berjalan. Sistem Informasi disposisi surat perlu dikembangkan mengingat sistem lama yang sedang berjalan masih banyak kekurangan dan belum terkomputerisasi serta pelaksanaan prosedur-prosedur yang kurang tepat, sehingga menyebabkan terganggunya proses sistem yang sudah ada.

Untuk mengantisipasi berbagai kendala yang terjadi dalam melakukan aktifitas surat menyurat maka diperlukan suatu Sistem Informasi Disposisi Surat di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Barat yang terstruktur agar prosedur surat masuk,surat keluar dan disposisi surat di instansi pemerintahan tersebut menjadi lebih baik.

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan prosedur yang diusulkan tidak memiliki perbedaan dengan prosedur yang sedang berjalan. Perbedaan antara sistem informasi disposisi surat yang lama dan baru adalah jika yang lama menggunakan cara menulis tangan dan dokumen atau data - data berbentuk buku sedangkan sistem informasi yang baru menggunakan alat bantu komputer dan dilakukan secara otomatis sehingga kegiatan surat menyurat dan disposisi akan menghemat biaya dan waktu.

Diagram konteks merupakan diagram tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan baik masukan maupun keluaran dari suatu sistem. Tujuan pembuatan diagram konteks yaitu untuk memperlihatkan sebuah proses yang berinteraksi dengan lingkungannya. Pada diagram konteks akan terlihat bagaimana arus data yang masuk dan bagaimana arus data yang keluar dari entitas luar yang mempengaruhi sistem.

Dibawah ini adalah diagram konteks yang diusulkan secara garis besar dan

dapat lihat sebagai berikut :

SISTEM INFORMASI DISPOSISI SURAT DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA

BARAT Staf Unit Kerja

Instansi /Lembaga Luar Data Surat Masuk Penelitian

Data Surat Masuk Rapat

Data Surat keluar penelitian yang sudah Diberi nomor Data Surat Keluar penelitian yang belum diberi nomor

Data Surat Keluar cuti yang belum disetujui Data Surat keluar rapat yang belum disetujui

Periode

Data Surat Masuk Rapat Data Surat Masuk Penelitian

Data Disposisi

Data Surat Keluar Penelitian yang sudah diberi nomor Data Rekapitulasi Surat Keluar Penelitian

Data Rekapitulasi Surat Masuk

Data Flow Diagram (DFD) merupakan proses yang menggambarkan suatu alir informasi yang lebih detail dan terperinci yang

merupakan pengembangan dari diagram konteks. Berikut ini gambar DFD

untuk disposisi surat yang diusulkan :

a. DFD Level 1 Sistem Informasi Disposisi Surat

Gambar 4.7 DFD Level 1 Sistem Informasi Disposisi Surat yang diusulkan

Instansi / Lembaga Luar

1.0 Pengolahan Data Login 2.0 Pengolahan Surat Masuk 3.0 Pengolahan Disposisi 4.0 Pengolahan Surat Keluar 5.0 Pengolahan Rekapitulasi Surat Keluar

Staff Unit Kerja Data Login

Data Login Invalid

File Login

Data Login Valid

Data Login Valid

File Surat Masuk Data Surat Masuk

Data Surat Masuk

Data Surat Masuk

Data Disposisi File Disposisi Data Disposisi Surat Keluar Disposisi Tanpa nomor File Surat Keluar Data Surat Keluar Data Surat Keluar

Data Surat Keluar Bernomor Data Surat Keluar Cuti belum

disetujui Data Disposisi Data Disposisi Data Surat Masuk

Data Login Valid

Data Periode Data Surat keluar Data Surat Masuk Data Rekapitulasi Surat Keluar Data Surat Masuk Penelitian

Data Surat keluar penelitian yang sudah Diberi nomor

Data Surat Keluar Cuti disetujui Data Surat

Masuk Rapat

Data Surat keluar Rapat

Belum disetujui ^{Data Surat keluar} Rapat Belum disetujui

b. DFD Level 2 proses 1 Sistem Informasi Disposisi Surat Yang diusulkan

Gambar 4.8 DFD Level 2 proses 1 Sistem Informasi Disposisi Surat yang

diusulkan

c. DFD level 2 proses 2 Sistem Informasi Disposisi Surat yang diusulkan

1.1 Input NIP dan Password Staff unit Kerja

File Login

Data Login Data Login

Data Login Invalid

2.1 Input Surat Masuk Instansi/Lembaga Luar Data Surat Masuk

2.2 Edit Surat Masuk

File Surat Masuk Data Surat

Masuk

Data Surat Masuk

2.3 Cari Surat Masuk Data Surat Masuk

Data Surat Masuk

2.4 Cetak Kartu Surat

Masuk Data Surat Masuk

diusulkan

d. DFD Level 2 proses 3 Sistem Informasi Disposisi Surat yang diusulkan

3.1 Email Data Surat Masuk File Surat

Masuk ^{Data Surat Masuk}

3.2 Input Disposisi Data Surat Masuk

3.3 Email Data Disposisi File Disposisi Data Disposisi Data Disposisi

Staf Unit Kerja Data Disposisi 3.4

Cetak Kartu Disposisi

Data Disposisi

Data Kartu Disposisi 3.5

Cetak Kartu Surat Masuk Data Surat

Masuk

Data Kartu Surat Masuk

File Status_Sm

Data Disposisi Data Disposisi

Gambar 4.10 DFD Level 2 proses 3 Sistem Informasi Disposisi Surat yang

Gambar 4.11 DFD Level 2 proses 4 Sistem Informasi Disposisi Surat yang diusulkan

f. DFD Level 3 proses 4 Sistem Informasi Disposisi Surat yang diusulkan

File Surat

Masuki ^{File Disposisi}

4.1.1 Balas Surat Keluar

Disposisi Data Surat Masuk

Data Disposisi

Staf Unit Kerja

Data Surat keluar penelitian yang belum Diberi nomor

4.1.2 Email Surat Keluar

Disposisi Data Surat keluar penelitian

yang belum Diberi nomor 4.1.3 Beri Nomor File Surat Keluar

Data Surat Keluar Data Surat Keluar

Data Surat keluar penelitian yang belum Diberi nomor

Data Surat keluar penelitian yang belum Diberi nomor File Status Sm Data Disposisi Data Disposisi

Data Surat Keluar Penelitian Yang sudah diberi nomor

Data Surat keluar penelitian yang belum Diberi nomor 4.1.4

Detail Surat Masuk

Data Surat Masuk

Data Surat Masuk

4.1.5

Cetak Surat Keluar ^{Data Surat Keluar} Data Surat keluar penelitian

yang sudah Diberi nomor

Instansi /Lembaga Luar

Data Surat keluar penelitian yang sudah Diberi nomor 4.1 Balas Surat Keluar Disposisi 4.2 Input Surat Staff Unit Kerja

File Surat Masuk File Disposisi

Data Surat Masuk _{Data Disposisi} Data Surat Keluar Disposisi

tidak bernomor

File Surat Keluar Data Surat Keluar

Disposisi

Data Surat Keluar Disposisi Data Surat Keluar bernomor

Data Surat Keluar Disposisi ^{Instansi Luar/} Lembaga

Data Surat Keluar Cuti belum disetujui

File Surat internal

Data Surat Keluar Internal

Data Surat Keluar Internal Data Surat Keluar

Rapat Belum Disetujui

Data Surat Keluar Cuti Disetujui

Data Surat Keluar rapat disetujui

Gambar 4.12 DFD Level 3 proses 4.1 Sistem Informasi Disposisi Surat yang diusulkan

g. DFDlevel 3 proses 4.2 Sistem Informasi Disposisi Surat yang diusulkan

4.2.1 Input Surat Cuti

Staf Unit Kerja ^{Data Surat Keluar}

Cuti belum disetujui

File Cuti

Data Cuti

Data Cuti

4.2.2 Email Surat Cuti

File Status SI

Data Surat Cuti Data Surat Cuti

4.2.3 Menyetujui Data Surat Keluar

Cuti belum disetujui

Data Surat Keluar Cuti belum disetujui

Data Surat Yang Cuti Sudah Disetujui

Data Surat Keluar CutiYang Sudah Disetujui

4.2.4

Cetak Surat Cuti ^{Data Cuti}

Data Cuti

Gambar 4.13 DFD Level 3 proses 4.2 Sistem Informasi Disposisi Surat yang

Gambar 4.14 DFD Level 3 proses 4.2 Sistem Informasi Disposisi Surat yang diusulkan

4.2.1 Input Surat Rapat Staf Unit Kerja ^{Data Surat Keluar}

Rapat belum disetujui

File Rapat

Data Rapat

Data Rapat

4.2.2 Email Surat Cuti

File Status SI

Data Surat Rapat Data Surat Rapat

4.2.3 Menyetujui Data Surat Keluar

Rapat belum disetujui

Data Surat Keluar Rapat belum disetujui

Data Surat Rapat Yang Sudah Disetujui

Data Surat Yang Rapat Sudah Disetujui

4.2.5

Cetak Surat Rapat ^{Data Rapat}

Data Rapat

4.2.4 Teruskan Surat Data Rapat

Data Surat Yang Rapat Sudah Disetujui 4.2.6

Email Surat Cuti Data Surat Yang Rapat

5.1

Rekapitulasi Surat Masuk File Surat

Masuk ^{Data Surat Masuk}

5.2

Rekapitulasi Surat Keluar Disposisi Staf Unit Kerja

Periode Data Rekapitulasi Surat Masuk

File Surat Keluar

Data Surat Keluar Data Rekapitulasi Surat Keluar

Periode

Gambar 4.15 DFD Level 3 proses 4.2 Sistem Informasi Disposisi Surat yang

diusulkan