BIODATA MAHASISWA
DATA PRIBADI:
Nim : 10509549
Nama : Muhammad Mufqi
Tempat/Tgl. Lahir : Bandung, 1991-06-06
Jenis Kelamin : Pria
Semester : 9
Jenjang Pendidikkan : Program Sarjana (Strata - I)
Alamat Rumah : Jalan peta muara timur 1 gang perikanan 2 rt 03/05 no 125
Alamat Bandung : Jalan peta muara timur 1 gang perikanan 2 rt 03/05 no 125
E-Mail : muhammadmufqi@gmail.com
No. Telepon : 081224387823
DATA KELUARGA:
Nama Ayah : Sutarno
Nama Ibu : Edoh
Alamat Orang Tua : Jalan peta muara timur 1 gang perikanan 2 rt 03/05 no 125
No. Telpon Orang Tua : (022) 5232018
Pekerjaan Orang Tua : Pegawai Swasta
Dengan ini saya, yang bertandatangan dibawah ini, menyatakan bahwa data di atas adalah benar.
Hormat Saya,
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada
Program Studi Sistem Informasi Jenjang S1 (Strata 1)
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Oleh :
Muhammad Mufqi
1.05.09.549
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
iii
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat
rahmat, hidayah, serta taufik-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang
berjudul “Sistem Informasi Disposisi Surat Pada Dinas Peternakan Jawa Barat
Berbasis Web”.
Penulisan skripsi ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat untuk
menyelesaikan Program Studi Sistem Informasi Jenjang Strata Satu Fakultas Teknik
dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
Pada penyusunan skripsi ini, penulis menyadari masih banyak kekurangan dan
jauh dari kata sempurna. Hal ini dikarenakan karena keterbatasan ilmu pengetahuan
dan kemampuan penulis. Oleh sebab itu dengan hati terbuka penulis mengharapkan
saran dan kritik yang membangun sehingga penulis dapat mengembangkan
pengetahuan dan memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada di kemudian hari.
Adapun dalam penyusunan skripsi ini tidak semata-mata hasil kerja penulis
sendiri, melainkan juga berkat bimbingan dan dorongan dari pihak-pihak yang telah
membantu baik secara materi maupun secara spiritual. Maka dari itu penulis ingin
mengucapkan terima kasih yang tak terhingga serta penghargaan yang
iv penulis.
3. Dr.Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer
Indonesia.
4. Prof.Dr.H. Denny Kurniadie, Ir., M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu
Komputer Universitas Komputer Indonesia.
5. Syahrul Mauluddin, S.Kom, M.Kom. selaku Ketua Program Studi Sistem
Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer
Indonesia.
6. Andris Sahata, S.Kom,M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak
membantu dan membimbing dan memberikan saran kepada penulis selama
penyusunan skripsi ini.
7. Para Dosen Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu
Komputer Universitas Komputer Indonesia yang telah menjadi jalan ilmu bagi
penulis selama ini.
8. Keluarga tercinta Ibu dan Ayah terimakasih atas keikhlasan, kesabaran dan
pengorbanan untuk setiap langkah serta tutur kata dan do’a nya selama ini.
9. Kepada Gita Puspa Rani, terimakasih atas supportnya, kasih sayangnya serta
v menyelesaikan laporan ini.
12. Rekan-rekan mahasiswa/i SI-13 dan SI-11 serta alumni Diploma 3 angkatan
2009 atas kebersamaan, dorongan, dan masukannya selama ini.
13. Teman-teman Program Studi Sistem Informasi dan semua pihak yang tidak
dapat penulis sebutkan, yang telah memberikan bantuan baik secara langsung
maupun tidak langsung.
Akhir kata penulis ucapkan semoga semua pihak yang telah membantu selama
penyusunan skripsi ini mendapatkan balasan yang lebih baik dari Allah SWT.Amin...
Penulis berharap semoga hasil dari skripsi ini dapat memberikan manfaat, khususnya
bagi penulis dan umumnya bagi pembaca.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Bandung, Januari 2014
vi
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR SIMBOL ... xv
BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Penelitian ... 1
1.1. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 4
1.1.1. Identifikasi Masalah ... 4
1.1.2. Rumusan Masalah ... 5
1.2. Maksud dan Tujuan Penelitian ... 5
1.2.1. Maksud Penelitian ... 5
1.2.2. Tujuan Penelitian ... 6
1.3. Kegunaan Penelitian ... 6
1.3.1. Kegunaan Praktis ... 6
vii BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem ... 9
2.1.1. Definisi Sistem ... 10
2.1.2. Karakteristik Sistem ... 11
2.2. Konsep Dasar Informasi ... 15
2.2.1. Kualitas Informasi ... 17
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 17
2.3.1. Komponen Sistem Informasi ... 18
2.3.2. Kegiatan Sistem Informasi ... 19
2.3.3. Tujuan Pembangunan Sistem Informasi... 19
2.3.4. Manfaat Sistem Informasi ... 20
2.4. Deskripsi Teoritis ... 20
2.4.1. Pengertian Disposisi ... 20
2.4.2. Pengertian Surat ... 21
2.4.3. Pengertian Surat Masuk ... 21
2.4.4. Pengertian Surat Keluar ... 21
viii
2.5.1. Macromedia Dramweaver 8 ... 22
2.6.2. MySQL ... 23
2.6.3. FPdf ... 25
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian ... 26
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 26
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 31
3.1.2.1. Visi ... 31
3.1.2.2. Misi ... 31
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan ... 32
3.1.4. Deskripsi Tugas ... 32
3.2. Metode Penelitian ... 33
3.2.1. Desain Penelitian ... 34
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 34
3.2.2.1. Sumber Data Primer ... 35
ix
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem... 36
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan ... 38
3.2.4. Pengujian Software ... 44
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan ... 44
4.1.1. Analisis Dokumen ... 44
4.2. Perancangan Sistem ... 59
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 60
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan ... 61
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 61
4.2.3.1. Diagram Konteks ... 62
4.2.3.2. Data Flow Diagram (DFD) ... 63
4.2.3.3.Kamus Data ... 69
4.2.4. Perancangan Basis Data ... 73
4.2.4.1. Normalisasi ... 73
4.2.4.2. Relasi Tabel ... 77
4.2.4.3. Entity Relationship Diagram ... 78
x
4.2.5.1. Struktur Menu ... 88
4.2.5.2. Perancangan Input ... 89
4.2.5.3. Perancangan Output... 95
4.2.6. Perancangan Arsitektur Jaringan... 96
BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1. Implementasi ... 97
5.1.1. Batasan Implementasi (optional) ... 97
5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak ... 98
5.1.3. Implementasi Perangkat Keras ... 98
5.1.4. Implementasi Basis Data (Sintaks SQL) ... 99
5.1.5. Implementasi Antar Muka ... 111
5.1.5.1. Implementasi Form Keseluruhan ... 111
5.1.6. Implementasi Instalasi Program ... 112
5.1.6.1 Instalasi XAMPP ... 113
5.1.7. Penggunaan Program ... 115
5.2. Pengujian ... 122
xi BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan ... 130
6.2. Saran ... 131
DAFTAR PUSTAKA
RIWAYAT HIDUP
Andri Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi. Gava Media. Yogyakarta.
Azhar Susanto. 2004. Sistem Informasi Manajemen: Konsep dan
Pengembangannya. Lingga Jaya, Bandung.
Hartanto, Jogiyanto. 2002. Pengenalan Komputer. Andi, Yogyakarta.
Jogiyanto HM. 2002. Analisis dan Desain Informasi: pendekatan terstruktur,
Andi, Yogyakarta.
Jogianto MBa, Ph D. 2005. Analisis dan desain sistem informasi. Andi.
Yogyakarta.
Hartanto, Jogiyanto. 1999. Pengantar Ilmu Komputer. Andi, Yogyakarta.
Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. ANDI,
Kotler, Philip and Kevin Lane Keller. 2006. Marketing Management, twelfth
edition. New Jersey.Pearson Education Inc.
Roger S. Pressman. 2001. Rekayasa Perangkat Lunak. Pendekatan Praktisi (Buku
1
1. Latar Belakang Penelitian
Kemajuan teknologi komputer dimasa ini sudah sangatlah pesat dan
memberikan keuntungan yang besar terhadap pihak-pihak yang menguasai
teknologi. Efek dari berkembangnya teknologi komputer semakin terasa pada
kinerja sebuah software yang berada didalamnya yaitu memberikan keseimbangan
antara sistem dengan pembuat sistem. Dengan adanya teknologi software yang
semakin maju maka semakin banyak instansi swasta maupun pemerintahan yang
berkembang membutuhkan penerapan software tersebut untuk menata sistem yang
lebih baik.
Administrasi surat adalah suatu kegiatan yang tidak dapat dihindari dalam
suatu lembaga atau institusi baik pemerintahan maupun swasta. Salah satu kegiatan
dalam administrasi pesuratan adalah disposisi. Disposisi adalah tindakan atau
lanjutan dari pimpinan yang berupa memo atau perintah yang menjelaskan tentang
pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan siapa penanggung jawabnya sesuai
keinginan pimpinan. Diposisi biasanya merupakan tindakan yang diambil pimpinan
sehubungan adanya surat masuk dari luar instansi maupun didalam instansi.
Kendala yang dihadapi saat ini adalah bentuk fisik dari disposisi surat sering tidak
sampai pada tujuan terkadang juga hilang sehingga pendisposisian tidak tercapai
dan tentunya sumber daya manusia yang kurang berpengalaman dalam bidang
bentuk fisik disposisi surat menjadi file surat digital yang tersimpan dalam basis data komputer dan kapanpun dapat diakses oleh pengguna sistem yang tergabung
dalam suatu jaringan komputer. Dengan hanya didepan komputer,pengguna akan
cepat mengetahui disposisi surat yang akan ditujukan kepadanya tanpa harus
menunggu surat fisik yang akan disampaikan dan diterimanya. Dengan demikian
pendisposisian akan lebih cepat dan tepat sasaran.
Dinas Peternakan Provinsi Jawa Barat adalah lembaga pemerintahan di
daerah jawa barat yang tugasnya mengelola bidang peternakan,kesehatan hewan
serta perumusan dan penetapan kebijakan teknis peternakan. Seiring dengan
peningkatan kegiatan surat menyurat di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Barat,
instansi pemerintahan ini mempunyai kendala dalam hal pengolahan suratnya
terlihat dari sistem informasi yang sedang berjalan, pencatatan dan pengolahan
surat masuk dari instansi luardan surat keluar, serta disposisi surat masih dilakukan
secara tulis tangan sehingga tidak efektif dan menghabiskan banyak waktu. Selain
itu disposisi surat yang akan ditujukan kepada penerimanya sering tidak sampai dan
terlambat pada tujuan bahkan terkadang juga hilang sehingga pendisposisian tidak
tercapai.
Dengan adanya permasalahan di atas penulis berharap bahwa hasil akhir
dari kegiatan penelitian ini yakni perbaikan sistem informasi disposisi surat yang
dapat memberikan solusi terbaik terhadap permasalahan-permasalahan yang ada
seperti membantu melakukan sistem disposisi surat tanpa adanya keterlambatan
ataupun kehilangan surat dan pencarian surat yang banyak menyita waktu serta
Salah satu alternatif yang dilakukan penulis adalah memanfaatkan teknologi
software yang sedang berkembang yaitu dengan membuat aplikasi komuter
berbasis website. Sehingga dengan aplikasi tersebut pendisposisian surat akan
menghemat biaya dan tentunya dapat lebih menghemat waktu,sehingga kecil
kemungkinan surat yang hilang ataupun pendisposisian tidak tercapai pada
tujuannya. Dari hal-hal diatas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian
berjudul “SISTEM INFORMASI DISPOSISI SURAT BERBASIS WEB
PADA DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA BARAT”.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berikut ini akan dijabarkan mengenai identifikasi masalah dan rumusan
masalah dari penelitian
1.2.1. Identifikasi Masalah
Penulis melakukan pengumpulan data masalah dan mengidentifikasi
yang terjadi di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Barat serta melakukan
perumusan masalah dari hasil pengumpulan data permasalahan.
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, dapat
diidentifikasi beberapa masalah sebagai berikut:
1. Proses pencatatan surat masuk dari instansi luar dan surat keluar balasan
serta disposisi surat yang masih tulis tangan dengan menggunakan
lembar masing-masing kartu sehingga kurang efektif.
2. Pencarian surat masuk dari instansi luar maupun surat keluar balasan
3. Pendisposisian surat yang tidak sampai kepada tujuannya dan terkadang
hilangsehingga pendisposisian tidak berjalan dengan baik.
4. Pencatatan pengagendaaan surat yang dibuat masih tulis tangan dengan
menggunakan buku sehingga terkadang pencarian surat tidak efektif
karena menghabiskan banyak waktu.
1.2.2. Rumusan Masalah
Dari masalah-masalah diatas, maka dapat dirumuskan beberapa
permasalahan diantaranya :
1. Bagaimana sistem disposisi surat yang sedang berjalan pada Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Barat.
2. Bagaimana merancang sistem informasi disposisi surat pada Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Barat agar dapat membantu dalam
pengolahan surat menyurat.
3. Bagaimana melakukan pengujian perangkat lunak sistem informasi
disposisi surat di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Barat.
4. Bagaimana implementasi sistem yang dirancang agar dapat
meningkatkan proses surat menyurat dan menjadikan sistem informasi
yang ada menjadi lebih optimal.
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
Berikut ini akan penulis jelaskan mengenai maksud dan tujuan dari
1.3.1. Maksud Penelitian
Berdasarkan masalah yang penulis identifikasi, maka maksud
pembuatan skripsi ini yaitu untuk membangun sistem informasi disposisi
surat pada Dinas Peternakan Jawa Barat dengan menyediakan sarana yang
terkomputerisasi, sehingga aktifitas pengolahan surat menyurat dapat
dilakukan dengan lebih praktis serta memudahkan dalam pendisposisian
surat yang tentunya lebih menghemat waktu dan tidak terjadinya kehilangan
serta tidak sampai pada tujuan.
1.3.2. Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui sistem informasi disposisi surat yang sedang
berjalan pada Dinas Peternakan Jawa Barat.
1. Untuk mengetahui sistem disposisi surat yang sedang berjalan pada
Dinas Peternakan Jawa Barat.
2. Menghasilkan sebuah rancangan sistem informasi disposisi surat pada
Dinas Peternakan Jawa Barat.
3. Untuk menghasilkan perangkat lunak yang memiliki validitas terhadap
kesalahan.
4. Untuk menghasilkan perangkat lunak sistem informasi disposisi surat di
1.4. Kegunaan Penelitian
Kegunaan penelitian ini menjelaskan tentang manfaat yang akan
diperoleh dari hasil penelitian, dan bagi pihak – pihak yang akan diperoleh
data dan informasinya dari hasil penelitian ini, adapun kegunaan dari
penelitian ini adalah sebagai berikut :
1.4.1. Kegunaan Praktis
1. Bagi Dinas Peternakan Jawa Barat, hasil penelitian ini diharapkan dapat
sebagai bahan masukan khususnya dalam pengolahan surat menyurat
terutama pada bagian kepegawaian umum untuk dapat mengembangkan
sistem informasi disposisi surat, serta memberikan gambaran
perbandingan antara kedua sistem tersebut dalam kinerja pengolahan
surat di Dinas Peternakan Jawa Barat. Dan kegunaan sistem tersebut
agar dapat bermanfaat bagi semuanya.
2. Membantu proses surat menyurat serta disposisi surat.
1.4.2. Kegunaan Akademis
1. Bagi pengembangan ilmu akan memberikan masukan ilmu bagi
program studi Sistem Informasi tentang aplikasi pengolahan surat.
2. Bagi penulis untuk meningkatkan wawasan serta pengetahuan baik teori
maupun praktek sebagai pembanding ilmu yang diperoleh dibangku
kuliah dengan aplikasi di lapangan.
3. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan
skripsi atau tugas akhir dalam kajian yang sama sekaligus referensi
dalam penulisan.
1.5. Batasan Masalah
Untuk memudahkan dalam penyelesaian masalah di Dinas Peternakan Jawa
Barat, agar terarahnya penyusunan skripsi ini, maka penulis akan membatasi ruang
lingkup masalah dan yang akan dibahas adalah:
1. Sistem informasi ini hanya meliputi bagian diposisi surat, surat masuk
jenis rapat,penelitian dari instansi luar serta surat rapat,cuti dari dalam
instansi dan surat keluar balasan penelitian pada Dinas Peternakan Jawa
Barat.
2. Sistem tidak mencakup pengiriman disposisi ke pihak luar hanya
menitik beratkan didalam instansi.
3. Pengiriman surat keluar dan surat masuk tidak akan dibahas dalam
skripsi ini.
4. Jenis cuti yang dibahas adalah cuti regular,cuti haji dan cuti melahirkan.
5. Jika pegawai telah membawa cuti haji atau cuti melahirkan maka tidak
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian
Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis melakukan penelitian pada instansi
pemerintahan Dinas Peternakan Jawa Baratyang beralamat di jln. Ir H Djuanda No.
358 Bandung – Jawa Barat.
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
2013
NO Kegiatan
SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1 Mengidentifikasi
Kebutuhan
Pemakai
2 Membuat
Prototype
3 Menguji
Prototype
4 Memperbaiki
Prototype
5 Mengembangkan
9
2.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem dapat didefinisikan menurut dua kelompok pendekatan sistem,
menurut Jogiyanto ( 2002 : 4) yaitu yang melakukan pada prosedurnya dan yang
menekankan pada komponen atau elemen. Definisi sistem berdasarkan pendekatan
yang menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sedangkan menurut Tata Sutabri (2005:8),menyatakan bahwa sistem adalah
sekelompok unsur yang erat hubungannya satau sama dengan yang lain,yang
berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau
terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Sebagai gambaran, jika dalam
sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai
tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari
sistem.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan
sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Suatu prosedur adalah suatu
dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana
mengerjakannya. Sementara pendekatan sistem yang menekankan pada elemen
atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.1. Definisi Sistem
Menurut Azhar Susanto (2004 : 18) yang dimaksud dengan sistem
adalah kumpulan / group dari subsistem / bagian / komponen apapun baik
phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan
bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Sistem
adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama
untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Jogianto (2005 : 1) yang dimaksud dengan sistem adalah
merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama–sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.Suatu prosedure adalah suatu
urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang
didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin
penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
Sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berkaitan, elemen
tersebut dapat menyusun sebuah sistem yang terdiri dari :
1. Tujuan, merupakan tujuan dari sistem tersebut.
2. Batasan, merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai
3. Kontrol, merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian
tujuan dari sistem tersebut.
4. Input, merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data.
5. Proses, merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah
atau memroses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang
lebih berguna.
6. Output, merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem.
7. Umpan balik, merupakan elemen dalam sistem yang bertugas
mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini
sangat penting demi kemajuan sebuah sistem.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005 : 3). Pada hakekatnya suatu sistem mempunyai
karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
1. Memiliki komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem
dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat
mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut suprasistem,
misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri
yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem.
Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat
disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang
sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.
2. Batas sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem
ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari
sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat
bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan
dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar
yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan
4. Penghubung sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang
lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan
(input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan sistem (Input)
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer,
program adalah maintenanceinput yang digunakan untuk mengoperasikan
komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada
supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah
keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang
7. Pengolah sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah
masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran
berupa barang jadi. Sistem Sasaran atau tujuan (goal) akuntansi akan
mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Apabila suatu
sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem
dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu
sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya
dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang
lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti
misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan.
Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian
atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat.
Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut.
Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan
Input Pengolah Output
Sub Sistem
Sub Sistem Sub
Sistem
Sub Sistem
Boundary Boundary
Boundary
Interface
Lingkungan Luar
Gambar dibawah ini adalah gambar dari karakteristik sistem.
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem
(Sumber : Jogiyanto HM, 2005 : 6)
2.2. Konsep Dasar Informasi
Menurut Jogianto (2005 : 1), Informasi sangat penting didalam suatu
organisasi sehingga suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi
luruh.
Informasi adalah data yang sudah diproses atau diolah sehingga mempunyai
nilai bagi penerimanya dan dapat digunakan untuk dasar pengambilan keputusan
yang disampaikan melalui media kertas (Hard Copy), tampilan (Display) atau
Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kejadian. Data
dapat berupa angka, huruf, simbol atau gabungan dari keduanya. Pengolahan data
adalah bentuk yang berguna dan berarti berupa suatu informasi.informasi adalah
hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk dan lebih berarti dari
suatu kejadian.
Jadi pengolahan data elektronik adalah manipulasi dari data kedalam bentuk
yang lebih berarti yang berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu
informasi yang menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer.
Gambar 2.2 Siklus Pengolahan Data
(Sumber : Andri Kristanto, 2008 : 10)
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu
kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen
input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan
output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik
yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut
akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali. Begitu seterusnya
2.2.1. Kualitas Informasi
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau
ditentukan oleh 3 hal, yaitu :
1. Akurat, yaitu informasi yang dihasilkan harus bebas dari
kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima
informasi tersebut.
2. Tepat Waktu, yaitu informasi yang diterima harus tepat pada
waktunya, karena apabila informasi yang diterima lambat maka
informasi tersebut sudah tidak berguna lagi.
3. Relevan, yaitu informasi tersebut harus mempunyai manfaat bagi
penerima.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh
manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai
suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
Menurut Azhar Susanto (2004 : 55) yang dimaksud dengan sistem informasi
adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu
tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.
Menurut Jogianto (2005 : 8) yang dimaksud dengan informasi adalah data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
2.3.1. Komponen Sistem Informasi
Dalam membangun suatu sistem informasi diperlukan
penggabungan elemen-elemen pendukung tersebut antara lain :
1. Hardware, merupakan perangkat elektronik yang memiliki
kemampuan untuk melakukan proses komputerisasi seperti printer
dll.
2. Software, merupakan kumpulan dari perintah atau fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer dalam
melaksanakan tugas tertentu.
3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses
lebih lanjut untuk menghasilkan suatu informasi.
4. Manusia, yang terlibat dalam komponen manusia yaitu operator, dan
sebagainya
5. Prosedur, seperti dokumen prosedur, buku penuntun operasional dan
teknis.
2.3.2. Kegiatan Sistem Informasi
Menurut Jogianto (2001:12) kegiatan dari sistem informasi
mencakup hal-hal sebagai berikut :
2. Proses, menggambarkan bagaimana suata data di proses untuk
menghasilkan informasi yang bernilai tambah.
3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan suatu informasi dari data tersebut.
4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
5. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi
tersebut beralan sesuai dengan yang diharapkan.
2.3.3. Tujuan Pembangunan Sistem Informasi
1. Integrasi sistem
1. Menghubungkan sistem individu/kelompok.
2. Pengkolektifan data dan penyambungan secara otomatis.
3. Peningkatan koordinasi dan pencapaian sinergi.
2. Efisiensi pengelolaan sistem
1. Penggunaan basis data dalam upaya kesamaan
pengadministrasian data.
2. Pengelolaan data berkaitan dengan karakteristik informasi.
3. Penggunaan dan pengambilan informasi.
3. Dukungan keputusan untuk manajemen
1. Melengkapi informasi guna kebutuhan proses pengambilan
kebutuhan.
3. Ekstraksi dari informasi internal yang terpadu.
2.3.4. Manfaat Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki banyak manfaat, diantaranya :
1. Menghemat tenaga kerja
2. Peningkatan efisiensi
3. Mempercepat proses
4. Perbaikan dokumentasi
5. Pencapaian standar
6. Perbaikan keputusan
2.4. Deskripsi Teoritis
2.4.1. Pengertian Disposisi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dari sudut pandang
administrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang
termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat
bersangkutan atau pada lembar khusus.
Jadi Sistem Informasi Disposisi adalah suatu sistem informasi yang
mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk
menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna
2.4.2. Pengertian Surat
Menurut Agus Sugiarto (2005:2) Surat adalah sarana komunikasi
yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non
bisnis.
2.4.3. Surat Masuk
Menurut Agus Sugiarto (2005:5) surat masuk adalah semua tulisan
dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk
disampaikan kepada pejabat yang tercantum pada alamat,baik yang
tercantum pada sampul maupun pada tulisan itu sendiri. Untuk
memudahkan pengawasan dan pengendaliannya,penerimaan surat masuk
hendaknya dipusatkan disekretariat atau dibagian lain yang diberi
wewenang untuk melaksanakan tugas tersebut.
2.4.4. Surat Keluar
Menurut Agus Sugiarto (2005:6) surat keluar adalah semua tulisan
yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi itu sendiri sesuai dengan
alamat yang dicantum pada tulisan dinas atau pada sampulnya. Selain
dikirimkan kepada instansi lain dapat juga dikirimkan kepada pihak yang
bersangkutan dalam satu instansi,misalnya dikirimkan kepada bagian
2.4.5. Dinas
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dinas adalah unsur
pelaksana pemerintah daerah,daerah dapat berarti Provinsi,Kota atau
Kabupaten. Dinas daerah berfungsi menyelenggarakan perumusan
kebijakan teknis sesuai dengan ruang lingkup tugasnya,pemberian perizinan
dan pelaksanaan pelayanan umum,serta pembinaan pelaksanaan tugas
sesuai dengan lingkup tugasnya.
2.5. Perangkat Lunak Pendukung
Adapun perangkat lunak yang digunakan untuk membangun
perancangan sistem informasi ini, yaitu :
2.5.1. Sekilas tentang Macromedia Dreamweaver 8
Adobe Deamweaver 8 adalah sebuah software web design yang
menawarkan cara mendesain website dengan menggunakan dua
langkah sekaligus dalam satu waktu, yaitu mendesain dam
memprogram. Dreamweaver memiliki satu jendela mini yang disebut
HTML source tempat kode-kode HTML tertulis. Setiap kali kita
mendesain website seperti menulis kata-kata, meletakkan gambar,
membuat tabel, dan proses lainnya. Tag-tag HTML akan tertulis
secara langsung mengiring proses pengaturan website, artinya kita
memiliki kesempatan untuk mendesain website sekaligus mengenal
Macromedia Deamweaver 8 ini juga dapat berkaitan dengan
pengkodean dan fitur seperti HTML, CSS, serta JavaScript.
2.5.2. MySQL
Menurut Bunafit Nugroho (2004 : 29) MySQL (My Structure Query
Language) adalah sebuah program pembuat database yang bersifat open source. MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux
karena sifatnya open source MySQL dapat dijalankan pada semua platform
baik Windows maupun Linux.
Database MySQL adalah database yang sangat powerfull, stabil,
mudah. MySQL sangat banyak dipakai dalam sistem databaseweb dengan
menggunakan PHP. PHPTriad juga memberikan fasilitas database yang.
Karena PHPTriad dilengkapi dengan database MySQL maka terdapat
tempat untuk menyimpan data (store), dan untuk mengambil kembali data
anda (retrieve). Seperti sistem databaseSQL(Structured Query Language)
yang lain, MySQL juga dilengkapi dengan perintah-perintah dan
sintaks-sintaks SQL, dengan keunggulan sebagai berikut.
a. Konsep database MySQL berkecepatan tinggi tentang sistem penyajian
data.
b. Harga yang relatif murah, karena ada yang dapat diperoleh secara gratis.
c. Sintaks bahasanya menggunakan perintah yang sederhana.
d. Dapat bekerja dalam beberapa Sistem operasi seperti Windows, Linux,
e. Dukungan penggunaan banyak tersedia.
2.5.3. FPDF
Salah satu komponen penting dalam sebuah Sistem Informasi adalah
output atau merupakan informasi yang dihasilkan dari sebuah proses
pengolahan data dan telah diolah dengan cara tertentu sesuai kebutuhan,
sehingga didapat berbagai format laporan, baik berupa teks maupun grafik
di dalam implementasinya, sering ditemukan client / perusahaan yang
menginginkan bentuk report atau format yang berbeda dengan format
standar yang dimiliki oleh aplikasi.
FPDF adalah kelas dari PHP yang memungkin penggunanya
membuat file berbentuk PDF. FPDF tidak melibatkan sama sekali
PDFLib,library yang berasal yang berasal dari PHP itu sendiri. F pada
FPDF memiliki pengertian atau arti free,yang maksudnya adalah tidak diperlukan diizinkan atau bayaran untuk memakainya (bebas). Pengguna
dapat dengan bebas memakai dan merombak kelas yang ada pada FPDF
sesuai dengan kebutuhan. Hasil output dari FPDF ini dapat disimpan ke
25
3.1. Objek Penelitian
Objek penelitian merupakan tempat dimana penulis melakukan penelitian
untuk membangun sebuah sistem informasi didalamnya, dalam hal ini Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Barat yang beralamat di Jln Ir H Djuanda No.358
Bandung menjadi objek penelitian yang dipilih penulis untuk melakukan sebuah
penelitian dan membangun sebuah sistem disposisi surat.
3.1.1. Sejarah Singkat Instansi Pemerintahan
Organisasi/Instansi pemerintah yang menangani urusan/fungsi
peternakan dan kesehatan hewan di Jawa Barat sudah berdiri sejak masa
pemerintahan kolonial Belanda, yaitu tercatat mulai berdiri pada tahun 1932 dengan
nama Provinciale Veeart Senijkundige Diesnst, yang berkedudukan di Bandung,
dikepalai oleh seorang Inspektur berkebangsaan Belanda dan dibantu oleh pegawai
sebanyak 46 orang, dengan wilayah kerja meliputi Jawa Barat dan Jakarta.
Organisasi ini mempunyai tugas memfasilitasi masyarakat dalam hal
pencegahan/pemberantasan penyakit hewan dan peningkatan produksi ternak, serta
penyediaan kesehatan produk ternak RPH di Jawa Barat dan Jakarta. Pada masa
tersebut pemerintah Belanda cukup tinggi perhatiannya dalam pengembangan
budidaya peternakan milik masyarakat, dicirikan dengan berbagai kebijakan yang
tanah pangonan disetiap desa, sebagai lahan yang diperuntukan bagi pengembalaan
ternak-ternak milik masyarakat desa, dan tanah tersebut merupakan tanah fasilitas
umum yang tidak boleh dimiliki oleh perorangan Pengangkatan Mantri Hewan di
setiap Kecamatan, yang bertugas untuk melayani dan menjaga kesehatan ternak
milik masyarakat Pelarangan pemotongan betina produktif hewan bertanduk, yang
bermaksud meningkatkan populasi ternak. Pada awal masa kemerdekaan,
organisasi kehewanan ini menjadi Jawatan Pertanian Republik Indonesia,
merupakan instansi vertikal Pusat dibawah Kementerian Kemakmuran. Kebijakan
dan program dari Jawatan Pertanian tersebut adalah dalam rangka meningkatkan
produksi dan pendapatan petani/masyarakat, yang meliputi usaha-usaha pertanian
rakyat, perkebunan, perikanan darat, kehewanan dan penyaluran bahan makanan.
Berawal dari pembentukan Provinsi Jawa Barat pada tahun 1950 melalui
Undang-undang Nomor 11 Tahun 1950. Undang – undang tersebut memberikan urusan yang
menjadi kewenangan pangkal daerah, diantaranya adalah urusan kehewanan.
Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1951 tentang pelaksanaan
penyerahan sebagian urusan dalam lapangan kehewanan kepada Provinsi Jawa
Barat yang meliputi urusan-urusan : - Usaha pemasukan bibit ternak dari luar
provinsi, - Usaha mempeternakan atau menyediakan bibit ternak untuk di
bagi-bagikan di luar provinsi, -Mengadakan pertemuan –pertemuan dan tindakan –
tindakan lain dalam urusan peternakan, termasuk juga ternak jenis unggas yang
mempengaruhi lingkungan yang lebih luas dari daerah. Dengan terbitnya peraturan
perundang-undangan tersebut diatas wilayah Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat
DPDS Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat resmi berdiri, sedangkan
untuk penyelenggaraan urusan pemerintahan dibidang Pertanian ditetapkan melalui
Keputusan Dewan Pemerintahan Daerah Sementara DPDS Provinsi Daerah Jawa
Barat Nomor 3/UPO/1952 dibentuklah Jawatan Pertanian Rakyat dan Jawatan
Kehewanan Provinsi Jawa Barat pada tanggal 4 Juni 1952 Jawatan Kehewanan
Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat merupakan instansi otonom Pemerintah
daerah Provinsi Jawa Barat. Sedangkan sub sistem unit kerja bawahannya adalah
sebagai berikut : Jawatan Kehewanan Daerah Banten, meliputi Wilayah Serang,
Pandeglang dan Lebak, berkedudukan di Serang dipimpin oleh Drh. Sungkawa
Nitibaskara. Jawatan Kehewanan Daerah Cirebon, meliputi wilayah Cirebon,
Majalengka, Kuningan dan Indramayu, berkedudukan di Cirebon dipimpin oleh
Drh. Sutrisno. Jawatan Kehewanan Daerah Priangan Barat, meliputi wilayah
Bandung, Sumedang dan Garut berkedudukan di Bandung dipimpin oleh Drh.
Suyono dibantu oleh Drh. Hutabarat. Jawatan Kehewanan Daerah Priangan Timur,
meliputi Tasikmalaya dan Ciamis, berkedudukan di Tasikmalaya, dipimpin oleh
Drh. Ismail. Jawatan kehewanan daerah tersebut diatas merupakan perwakilan dari
Jawatan Kehewanan Daerah Tingkat I Provinsi Jawa Barat dan bertanggung jawab
kepada Gubernur Jawa Barat melalui Kepala Jawatan Kehewanan Provinsi Jawa
Barat. Selain sebagai instansi otonom, Jawatan Kehewanan Provinsi juga masih
mempunyai hubungan vertikal dengan Pusat melalui Kementrian Pertanian,
sehingga program dan kebijakannya mengacu kepada Rencana Kerja Istimewa RKI
dari Pemerintah Pusat. Salah satu kegiatan yang dibiayai Pemerintah Pusat adalah
Dibentuk sebagai Unit Pelaksana Teknis UPT Jawatan Kehewanan Provinsi Jawa
Barat, yang berfungsi sebagai unit pelaksana pembibitan ternak, adapun UPT
tersebut terdiri atas : Taman Ternak Cikole – Lembang untuk pembibitan ternak
sapi perah Taman Ternak Ciseureuh – Cianjur untuk pembibitan ternak sapi perah
Taman Ternak Jatiwangi – Majalengka untuk pembibitan ternak unggas Taman
Ternak Ciumbuleuit – Bandung untuk pembibitan ternak unggas. Pada tahun 1961
terjadi perubahan pelaksanaan kepemerintahan, yaitu penyerahan sebagian urusan
Pemerintah Daerah Tingkat I Provinsi kepada Pemerintah Daerah Tingkat II
Kabupaten/Kotamadya melalui Peraturan Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor
15/PD-DPRD-GR/1961, tentang Penyerahan urusan-urusan dalam lapangan
kehewanan kepada Pemerintah Daerah Tingkat II/Kotapraja di seluruh Jawa Barat.
Untuk penyerahan urusan peternakan yang diserahan ke Kabupaten/Kotamadya
meliputi : Urusan memajukan peternakan, termasuk ternak unggas Urusan
kesehatan ternak, dan hal-hal yang bersangkutan dengan itu, sepanjang urusan ini
belum menjadi urusan Daerah tersebut Usaha-usaha tentang pemeriksaan
pengangkutan hewan-hewan, memperlindungi dan mencegah serta mengawasi
penganiayaan-penganiyaan hewan. Dengan telah diserahkannya sebagain urusan
lapangan kehewanan dari Daerah Tingkat I kepada Daerah Tingkat II
Kabupaten/Kotamadya diseluruh Jawa Barat, maka sejak saat itu terbentuk pula
Jawatan Kehewanan di DT II Kabupaten/Kotamadya diseluruh Jawa Barat sebagai
instansi Otonom Tingkat II. Pada tahun 1968 melalui Keputusan Presiden Nomor
19 Tahun 1968 yang merubah nama /istilah Direktorat Jenderal Kehewanan pada
Keputusan Presiden tersebut, nomenklatur Jawatan Kehewanan disesuaikan
menjadi Jawatan Peternakan Provinsi Jawa Barat. Dengan meningkatnya urusan
penyelenggaraan pemerintahan dan fasilitasi pembangunan, pada tahun 1975 terjadi
perubahan struktur instansi otonom dilingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I
Jawa Barat, yang ditetapkan melalui Surat Keputusan Gubernur Nomor
107/A/V/18/SK/1975, tentang perubahan Jawatan Otonomi menjadi Dinas. Maka
sejak itu Jawatan Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat menjadi Dinas
Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Struktur organisasi dan tata kerja
Dinas Peternakan diatur melalui Peraturan Daerah
Provinsi Dati I Jawa Barat Nomor 6 tahun 1979, tentang susunan
organisasi dan tata kerja Dinas Peternakan Provinsi Dati I Jawa Barat, kemudian
dengan keluarnya Instruksi Menteri dalam Negeri Nomor 6 Tahun 1980, tentang
petunjuk pelaksanaan mengenai pembentukan susunan organisasi dan tata kerja
peternakan, maka struktur dinas disesuaikan kembali melalui Peraturan Daerah
Tingkat I Jawa Barat Nomor 13 Tahun 1983, tentang susunan organisasi dan tata
kerja Dinas Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat, dengan sub sistem
organisasi Dinas terdiri atas : Kepala Dinas; Kepala Bagian Tata Usaha membawahi
: Subag Kepegawaian; Subag Perlengkapan; Subag Umum; Subag Humas; Sub
Dinas Teknis yang terdiri atas : Sub Dinas Bina Program; Sub Dinas Produksi;
Sub Dinas Bina Usaha; Sub Dinas Kesehatan Hewan; Sub Dinas Penyuluhan; Sub
Dinas Pengembangan dan Penyebaran Ternak Untuk sub sistem tatalaksana
pemerintahan mengacu kepada Undang-undang Nomor 5 Tahun 1974, tentang
dilaksanakan secara sentralistik terpusat dengan Gubernur juga merangkap sebagai
Kepala Daerah, sehingga seluruh Daerah Tingkat II juga bertanggung Jawab
Kepada Gubernur, dan untuk bidang peternakan melalui Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Barat.
3.1.2. Visi dan Misi Instansi Pemerintahan
3.1.2.1. Visi
1. Menjadi Dinas yang memberdayakan masyarakat peternakan demi
Ketahanan Pangan asal hewan serta Kesejahteraan Masyarakat Jawa
Barat.
3.1.2.2. Misi
1. Melayani masyarakat peternakan di Jawa Barat melalui kemitraan
strategis secara professional.
2. Memfasilitasi pemangku kepentingan dalam pengembangan
kawasan usaha peternakan yang berwawasan lingkungan untuk
meningkatkan produk yang berdaya saing dan kesejahteraan bagi
masyarakat, dan
3. Mendorong peningkatan terciptanya lingkungan yang kondusif bagi
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Peternakan Provinsi Jawa Barat
(Sumber Dinas Peternakan Provinsi Jawa Barat)
3.1.4. Deskripsi Tugas
1. Kepala Dinas : Memimpin, merumuskan, menetapkan, mengatur, mengkoordinasikan mengendalikan pelaksanaan kegiatan UPTD
2. Sekretariat : Menyelenggarakan koordinasi perencanaan dan program Dinas, pengkajian perencanaan program, pengelolaan
keuangan, kepegawaian dan umum.
3. Sub Bagian Perencanaan dan Program : Melaksanakan koordinasi perencanaan dan penyusunan program.
5. Sub Bagian Kepegawaian dan Umum : Melaksanakan pengelolaan
administrasi kepegawaian, ketatalaksanaan, umum dan
perlengkapan.
6. Bidang Sarana dan Prasarana : Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakaan teknis dan fasilitas penataan kawasan, teknologi
alat mesin, data dan informasi.
7. Bidang Produksi : Menyelenggarakan pengkajian bahan teknis dan fasilitas produksi.
8. Seksi Penataan Kawasan : Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis penataan kawasan peternakan.
9. Seksi Teknologi Alat Mesin : Menyusun bahan kebijakaan teknis dan fasilitasi pengembangan teknologi dan alat mesin peternakan.
10.Seksi Data dan Informasi : Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengembangan data serta penyediaan
informasi bidang peternakan.
11.Bagian Keswan/Kesmavet : Melaksanakan kegiatan pemeriksaan hewan, gizi hewan serta membuat laporan data kesehatan hewan.
3.2. Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan suatu mekanisme, teknik atau cara untuk
mencari, memperoleh, mengumpulkan, atau mencatat data yang dapat digunakan
didasarkan pada suatu struktur logis yang terdiri dari beberapa tahapan kerja dan
kemudian menganalisa faktor – faktor yang berhubungan dengan pokok – pokok
permasalahan sehingga akan didapat suatu kebenaran atas data yang diperoleh.
Dasar penyusunan rancangan penelitian ini merupakan penjabaran dari metode
ilmiah secara umum dimana metode penelitian dijelaskan dari awal perencanaan
hingga tercapainya tujuan penelitian.
3.2.1. Desain Penelitian
Dengan metode deskriptif pada pendekatan kasus pada Dinas Peternakan
Provinsi Jawa Barat, yaitu suatu metode dengan tujuan untuk membuat gambaran
secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat pada suatu
objek penelitian tertentu. Pada tahap pertama penulis melakukan dengan cara
mengumpulkan data dan bahan yang diperlukan terlebih dahulu, dan pada tahap
berikutnya penulis mengolah dan membahas sampai pada suatu kesimpulan yang
pada akhirnya dapat dibuat suatu laporan untuk melampirkan semua kegiatan yang
dikerjakan selama dilakukannya penelitian di Dinas Peternakan Provinsi Jawa
Barat.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Dalam penyusunan tugas akhir ini pengumpulan data dilakukan
untuk memperoleh keterangan serta menganalisis data sehingga data
3.2.2.1. Sumber Data Primer
1. Observasi
Observasi adalah suatu pengamatan yang sistematis terhadap
objek yang dituju secara langsung yang dilakukan dengan indera
mata. Adapun tahap metode observasi ini adalah:
1) Pengumpulan data
2) Identifikasi data
3) Pengolahan Data
4) Analisis dan kesimpulan
2. Wawancara
Metode wawancara merupakan Tanya jawab yang
dilaksanakan pewawancara dengan pihak pribadi sumber. Dalam
teknis wawancara ini penyusun berperan sebagai pewawancara.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Data sekunder, yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung
dari objek penelitian, dengan kata lain penulis memperoleh data dengan
mempelajari data-data dan catatan-catatan yang berhubungan dengan
masalah yang diteliti.
1) Studi Pustaka, melakukan pengumpulan dan pencarian data dari
buku yang menunjang terhadap penulisan tugas akhir ini.
2) Analisis dokumen, membaca dan mempelajari
diteliti, kemudian menganalisa pernyataan dan teori yang di
kemukakan untuk dijadikan acuan peneliti, serta beberapa
website yang erat kaitanya dengan penelitian yang penulis lakukan.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Adapun metode-metode yang digunakan untuk menyelesaikan tugas
akhir ini antara lain, metode pengembangan sistem yang digunakan adalah
prototype model, metode terstruktur yang memiliki pendekatan sistem berorientasi data.
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem merupakan pendekatan bagaimana
menggunakan alat-alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu
atau lebih tahapan-tahapan pengembangan sistem informasi. Adapun
metode pendekatan sistem yang digunakan adalah metode terstruktur
yang memiliki karakteristik berorientasi pada proses dan data, adapun
alat-alat yang digunakan dalam metode pendekatan sistem adalah:
diagram alir (Flowmap), diagram konteks (context diagram), diagram
alir data (Data Flow Diagram), kamus data (data dictionary),
normalisasi, dan Tabel Relasi.
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Untuk mempermudah penyusunan laporan dan pembuatan
adalah metode paradigma prototype model seperti yang tertera pada gambar di bawah ini:
Gambar 3.2 Mekanisme Pengembangan Sistem dengan Prototype
(Sumber : Abdul Kadir, 2003 : 417)
Adapun penjelasan dari gambar di atas adalah sebagai berikut :
1. Identifikasi Kebutuhan Pemakai
Pada tahap ini merupakan tahap awal dalam membangun sebuah sistem
informasi, dimana antara pemakai sistem (users) dan pengembang sistem
bertemu. Users menjelaskan tentang kebutuhan sistem yang akan dibangun
oleh pengembang sistem.
2. Pembuatan Prototype
Setelah menganalisa sistem yang akan dikembangkan serta
kebutuhan-kebutuhan sistem untuk sistem yang akan dibangun, pengembang sistem
mulai membuat prototype. Pembuatan ini meliputi : perancangan sistem
Mengidentifikasikan
1, Pengembangan dan pemakai bertemu 2. Pemakai menjelaskan kebutuhan sistem
3. Pengembangan mulai membuat Prototype
4. Pemakai menguji Prototype dan memberikan kritikan atau saran
5. Pengembangan melakukan modifikasi sesuai dengan masukan pemakai (user)
yang akan dibangun, dan kemudian diimplementasikan dengan pembuatan
coding yaitu menterjemahkan hasil rancangan kedalam bentuk bahasa pemograman yang akan menjadi sebuah sistem informasi yang diharapkan
oleh Users.
3. Pengujian Prototype
Setelah tahap pembuatan prototype selesai, kemudian pengembang sistem
dan Users melakukan pengujian program agar program dapat digunakan
sesuai dengan kebutuhan, dan users memberikan saran atau masukan bila
terdapat kekurangan pada program.
4. Perbaikan Prototype
Pada tahap ini pengembang sistem melakukan perbaikan dan modifikasi
sesuai dengan masukan atau saran dari user.
5. Mengembangkan Versi Produksi
Pada tahap ini pengembang sistem menyelesaiakan sistem yang telah
dibuatnya sesuai dengan masukan atau saran terakhir dari pemakai sistem.
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Adapun alat bantu yang digunakan pada tahap analisis dan
perancangan digambarkan dalam bentuk bagan alir dokumen (flowmap),
diagram konteks, diagram alir data (data flow diagram), dan kamus data.
1. FlowMap
Menurut Budi Soetedjo Dharma Oetomo Flow map merupakan
metode uintuk menggambarkan tahap-tahap pemecahan masalah
dimengerti,mudah digunakan dan standar. Tujuan utama penggunaan
flowmap adalah untuk menggambarkan suatu tahap penyelesaian
masalah secara sederhana,terurai,rapi, dan jelas dengan menggunakan
simbol-simbol yang standar.
Adapun komponen yang digunakan ialah:
a. Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual
maupun komputerisasi.
b. Kegiatan Manual
Menunjukkan pekerjaan yang dilakukan secara manual,
contohnya penandatanganan, pengisian form, dan lain-lain.
c. Proses
Menunjukkan kegitan proses yang dilakukan oleh programmer
dari operasi programmer komputer.
d. Hardisk
Menunjukkan input dan output dengan media penyimpanan
hardisk.
2. Diagram Konteks
Diagram Konteks menurut Pohan (1997:16) adalah kasus khusus
DFD yang berfungsi memetakan model lingkungan,direpresentasikan
dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
Diagram Konteks merupakan gambaran umum dari sebuah sistem
terdapat satu atau lebih External Entity, satu proses dan beberapa aliaran data.
3. DataFlowDiagram
Menurut Kristanto(2003) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu
model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari
mana asal data dan kemana tujuan data yang keluaran dari
sistem,dimana data di simpan,proses apa yang menghasilkan data
tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang
dikenakan pada data tersebut.
a. Kesatuan Luar / Terminator (External Entity)
Kesatuan luar merupakan kesatuan luar di luar lingkungan luar
sistem yang akan memberikan input atau menerima output dari
sistem. Keastuan luar dapat berupa organisasi, orang atau
sekumpulan orang yang berinteraksi dengan sistem. External
Entity disimbolkan ke dalam simbol persegi.
b. Arus Data (Data Flow)
Arus data ini mengalir di antara proses, simpanan data dan
kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang
didapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses
sistem. Arus data disimbolkan ke dalam simbol garis dengan
tanda panah.
Menunjukkan apa saja yang dilakukan. Setiap proses harus
mempunyaii minimal satu data input dan menghasilkan minimal
satu output. Proses disimbolkan ke dalam simbol lingkaran.
d. Simpanan Data (Data Store)
Menunjukkan kumpulan data yang dibutuhkan oleh sistem pada
waktu tertentu. Simpanan disimbolkan ke dalam simbol dua
garis.
4. Kamus Data
Kamus data adalah daftar kumpulan elemen-elemen yang tersusun
dan berhubungan dengan sistem yang didefinisikan secara detail dan
tepat. Kamus data tidak menggunakan notasi grafis sebagai mana halnya
DFD. Kamus data berfungsi membantu pencarian arti kata baru yang
dibutuhkan dalam pemodelan sistem. Selain itu kamus data berfungsi
membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi detil,dan
mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara
presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian
yang sama tentang masukan,keluaran,penyimpanan dan proses (Pohan
:1997,21)
Kamus data dibagi dua yaitu :
a. Kamus Data Elementer
Kamus data elementer merupakan daftar semua data elementer
elementer meliputi nama atribut, type, length dan constraint.
b. Kamus Data Komposit
Kamus data komposit merupakan semua data bentukan yang
terdiri dari dua atau lebih data elementer.
5. Perancangan Basis Data
Database terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukan
terhadap banyak ‘user’ dimana masing-masing akan menggunakan
sesuai dengan tugas dan fungsi. Dari semua operasi masukan dan
keluaran yang berhubungan dengan basis data harus menggunakan
Sistem Manajemen Basis Data (DBMS), dengan kata lain (DBMS)
sebagai penghubung atas aplikasi dengan basis data itu sendiri. Basis
data merupakan komponen yang penting dalam sistem informasi karna
merupakan dasar dalam penyediaan informasi bagi penggunanya.
a. Normalisasi
Menurut Kroenke (2005) Normalisasi sebagai proses mengubah
suatu relasi yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah relasi
atau lebih yang tidak memiliki masalah tersebut.
Hasil dari proses normalisasi adalah himpunan-himpunan data
dalam bentuk normal (normal form). Ada beberapa tahapan dalam
pembentukkan normalisasi yaitu:
Bentuk tidak normal merupakan kumpulan data yang tidak ada
keharusan mengikuti format tertentu, data tidak lengkap atau
terdapat duplikasi.
2. Bentuk normal satu (First normal form) / 1 NF
Bentuk normal satu, yaitu bila relasi tersebut mempunyai nilai
data yang atomik, artinya tidak ada lagi kerangkapan data.
3. Bentuk normal dua (Second normal form) / 2 NF
Bentuk normal dua, yaitu bila relasi tersebut merupakan 1NF
dan setiap atribut tergantung penuh pada primary key.
4. Bentuk normal tiga (Third normal form) / 3 NF
Bentuk normal tiga, yaitu bila relasi merupakan 2NF dan tidak
tergantung secara transitif pada primary key atau pada bentuk
normal tiga ini mencari ketergantungan lain selain primary key.
5. Bentuk Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
Bentuk boyce-codd normal form, yaitu nilai relasi telah
memenuhi criteria Boyce-Codd Normal Form (BCNF), jika
setiap determinan adalah suatu candidate key.
b. Tabel Relasi
Relationship menurut Jogianto Hartono (2005:10) adalah menunjukan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang
berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Hubungan antar tabel
Sebuah relasi dibentuk dengan menyamakan data pada key field
dari dua tabel, biasanya field yang memiliki nama yang sama pada
kedua tabel, dimana field tersebut biasanya merupakan primary key
dari tabel pertama, yang memiliki nilai unique untuk setiap record,
dan menjadi foreign key pada tabel kedua.
3.2.4. Pengujian Software
Pengujian Software (perangkat lunak) adalah elemen kritis dari
jaminan kualitas perangkat lunak dan mempersentasikan kajian pokok dari
spesifikasi, desain dan pengkodean. Roger S. Pressman (2002 : 59).
Pengujian black box adalah merupakan pengujian aspek
fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat
lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak
berfungsi dengan benar.
Selain itu, pengujian black box juga merupakan suatu metode
perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak.
Menurut Roger S. Pressman (2001 : 77) tahapan-tahapan dalam
pengujian Black Box diantaranya:
1. Graph-based testing adalah geraf yang mewakili hubungan antar objek pada modul sehingga tiap objek dan hubungannya tersebut
2. Equivalence Partitioning adalah merupakan suatu pembagian domain masukan dari program menjadi kelas data yang
dibuatkan kasus ujinya.
3. Boundary Value Analysis adalah pemilihan kasus uji dengan mencari batas-batas esktrim dari kelas data.
4. Comparison Testing adalah digunakan untuk sebuah sistem yang
menganut redundancy kasus uji yang dirancang untuk satu versi
perangkat lunak dijadikan masukkan pada pengujian versi
45
Bab ini akan menjelaskan tentang prosedur dari sistem informasi disposisi
surat yang sedang berjalan di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Barat. Analisa yang
penulis lakukan ini terdiri dari analisis kebutuhan sistem dan evaluasi dari sistem
yang sedang berjalan. Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh kedalam bagian komponen-komponennya dengan maksud
mengidentifikasi dan mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen terdiri dari nama dokumen, sumber, rangkap, deskripsi,
dan item data. Adapun analisis dokumen yang ada di Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Barat adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Surat Masuk
Sumber : Instansi / Lembaga luar
Rangkap : 1(satu) rangkap
Item data : no_surat,lampiran,perihal,kepada,tgl_surat,
tembusan
2. Nama dokumen : Kartu Disposisi
Item data : indek,tanggal penyelesaian,dari,perihal,tanggal,
no surat,tgl penerimaan,instruksi,diteruskan kepada
Deskripsi : Digunakan sebagai perintah atasan kepada bawahan
3. Nama dokumen : Kartu Surat Masuk
Sumber : Bagian Kepegawaian Umum dan Bagian Sekretaris
Rangkap : 4 (empat) lembar
Item data : indeks,kode,no urut,perihal,isi ringkas,dari,
tgl surat,nomor surat,lampiran,pengolah,tgl
diteruskan,tanda terima,catatan
Deskripsi : Digunakan sebagai keterangan surat masuk
4. Nama dokumen : Kartu Surat Keluar
Sumber : Bagian Kepegawaian Umum dan Bagian Sekretaris
Rangkap : 3 (tiga) lembar
Item data : indeks,kode,no urut,perihal,isi ringkas,kepada,
tgl surat ,lampiran,pengolah,catatan
Deskripsi : Digunakan sebagai keterangan surat yang keluar
5. Nama Dokumen : Buku Agenda Surat Masuk
Sumber : Bagian Kepegawaian Umum
Rangkap : 1(satu)
Item Data :tgl_surat,nomor_surat,dari,perihal
Deskripsi : Digunakan sebagai laporan surat masuk
Rangkap : 1(satu)
Item Data : tgl_surat,nomor_surat,kepada,perihal
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur sistem diperlukan untuk memenuhi kebutuhan akan data
suatu sistem yang sedang berjalan disuatu perusahaan atau instansi. Analisis
prosedur sistem yang sedang berjalan berikut ini merupakan prosedur data disposisi
surat di Dinas Peternakan Jawa Barat adalah sebagai berikut :
1. Instansi atau lembaga luar memberikan surat masuk ke bagian kepegawaian
umum.
2. Kepegawaian umum mencatat data surat masuk tersebut ke dalam kartu
surat masuk yang berisi sebanyak 4 rangkap dan menulis data surat masuk
ke dalam buku agenda.
3. Kepegawaian umum mengarsipkan kartu surat masuk sebanyak 2 rangkap.
4. Setelah mencatat kartu surat masuk ,kepegawaian umum memberikan surat
masuk,kartu surat masuk kepada bagian sekretaris.
5. Bagian Sekretaris menerima surat masuk,kartu surat masuk.
6. Setelah bagian Sekretaris menerima dan membaca surat masuk,kartu surat
masuk maka bagian sekretaris mencatat di lembar disposisi.
7. Sekretaris mengisi instruksi di lembar disposisi untuk mengetahui apa yang
