Langkah 6 : Merancang mekanisme keamanan
2. Dokumen Lelang Umum
a. Undangan kepada penyedia barang yang mendaftar, sekurang-kurangnya memuat: Tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk memperoleh dokumen pemilihan
penyedia barang dan keterangan lainnya.
Tempat, tanggal, hari, dan waktu pemberian penjelasan mengenai dokumen pemilihan penyedia barang dan keterangan lainnya.
Tempat, tanggal, hari, dan waktu penyampaian dokumen penawaran. Alamat tujuan pengiriman dokumen.
Jadwal pelaksanaan pengadaan barang sampai dengan penetapan penyediaan barang.
b. Instruksi kepada peserta pengadaan barang sekurang-kurangnya memuat :
Lingkup pekerjaan, sumber dana, persyaratan dan kualifikasi peserta pengadaan barang, jumlah dokumen penawaran yang disampaikan, dan peninjauan lokasi kerja.
Isi dokumen pemilihan penyedia barang, penjelasan isi dokumen pemilihan penyediaan barang, dan perubahan isi dokumen pemilihan penyediaan barang. Persyaratan bahasa yang digunakan dalam penawaran, penulisan harga
penawaran, mata uang penawaran dan cara pembayaran, masa berlaku penawaran, surat jaminan penawaran, usulan penawaran alternatif oleh pesera pengadaan barang, bentuk penawaran, dan penandatanganan surat penawaran barang.
Cara penyampulan dan penandaan sampul penawaran, batas akhir waktu penyampain penawaran, perlakuan terhadap penawaran yang terlambat, serta larangan untuk perubahan dan penarikan penawaran yang telah masuk.
Prosedur pembukaan penawaran, kerahasiaan dan larangan, klarifikasi dokumen penawaran, pemeriksaan kelenngkapan dokumen penawaran, koreksi aritmatik, konversi ke dalam mata uang tunggal, sistem evaluasi penawaran meliputi kriteria, formulasi dan tata cara evaluai, serta penilaian refernsi harga. Penialaian kualifikasi dalam hal dilakukan pasca kualifikasi, krteria penetapan
pemenang pengadaaan barang, hak dan kewajiban pengguna barang untuk menerima dan menolak salah satu atau semua penawaran, syarat penandatanganan kontrak, dan surat jaminan pelaksanaan.
c. Syarat-syarat umum dan kontrak : maembuat batasan pengertian istilah yang digunakan, hak, kewajiban, tanggung jawab termasuk tangung jawab pada pekerjaan yang disubkontrakan, sangsi, penyelesaian perselisihan, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dalam pelaksanaan kontrak bagi para pihak. d. Syarat-syarat khusus kontrak: merupakan bagian dokumen pemilihan penyediaan
barang yang memuat ketentuan-ketentuan yang lebih spesifik sebagaimana dirujuk dalam pasal-pasal syarat-syarat umum kontrak, dan memuat perubahan, penambahan atau penghapusan ketentuan dalam syarta-syarat umum kontrak, yang sifatnya lebih mengikat dari syarat-syarat umu kontrak..
e. Daftar kuantitas dan harga : jenis dan uraian singkat pekerjaan yang akan dilaksanakan atau barang yang akan dipasok, Negara asal barang, volume
pekerjaan, harga satuan barang yang akan ditawarkan, komponen produksi dalam negeri, harga total pekerjaan/barang, biaya satuan angkutan( khusus untuk pengadaan barang), Pajak Pertambahab Nilai (PPN) dan pajak lainnya.
f. Khusus untuk pengadan barang, harga barang dalam negeri dan barang impor harus dipisahkan. Jika barang dalam negeri, harus dijelaskan apakah harga tersebut merupakan harga eks pabrik, eks gudang, atau dilapangan, sedangkan untuk barang impor, hanya dijelaskan apakah harga tersebut merupakan harga free on board (FOB) atau cost insurance and freight(CIF).
g. Spesifikasi teknis dan gambar : tidak mengarah pada merk/produk tertentu kecuali untuk suku cadang/ komponen produk tertentu, tidak menutip digunakannya produk dalam negeri, semaksimal mungkin diupayakan menggunakan standar nasional, metode pelaksanaan harus logis, jadual waktu pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan metode pelaksanaan, macam/jenis, kapaasitas, dan jumlah peralatan minimal yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan, syarat-syarat kualifikasi dan jumlah personil inti yang diperkerjakan, syarat-syarat material yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan, gambar-gambar kerja harus lengkap dan jelas, dan criteria kinerja produk yang diinginkan harus jelas.
h. Bentuk surat penawaran : merupakan pernyataan resmi mengikuti pengadaan barang, pernyataan bahwa penawaran dibuat sesuai dengan peraturan pengadaan barang, harga total penawaran dalam angka dan huruf, masa berlaku penawaran, lamanya waktu penyelesaian pekerjaan, nilai jaminan penawaran dalam angka dan huruf, kesanggupan memenuhi persyaratan yang ditentukan, dilampiri dengan
daftar volume dan harga pekerjaan, dan ditandatangani oleh pimpinan/direktur utama perusahaan atau yang dikuasakan di atas materai dan bertanggal.
i. Bentuk kontrak : memuat tanggal mulai berlakunya kontrak, nama dan alamat para pihak, nama paket pekerjaan yang diperjanjikan, harga kontrak dalam angka dan huruf, pernyataan bahwa kata dan ungkapan yang terdapat dalam syarat-syarat umum/khusus kontrak telah ditafsirkan sama bagi para pihak, kesanggupan penyedia barang yang ditunjuk untuk memperbaiki kerusakan pekerjaan atau akibat pekerjaan, kesanggupan pengguna barang untuk membayar kepada penyedia barang sesuai dengan jumlah harga kontrak, dan tanda tagan para pihak di atas materai.
j. Bentuk surat jaminan penawaran : memuat nama dan alamat pengguna barang, penyedia barang, dan pihak penjamin, nama paket pekerjaan yang dilelangkan, besar jumlah jaminan penawaran dalam angka dan huruf, pernyataan pihak penjamin bahwa jaminan penawaran dapat dicairkan dengan segera sesuai ketentuan dalam jaminan penawaran, masa berlaku surat jaminan penawaran, batas akhir waktu pengajuan, tuntutan pencairan surat jaminan penawaran oleh pengguna barang kepada pihak penjamin, mengacu kepada Kitab UU Hukukm Perdata, khusunya Pasal 1831 dan 1832, dan tanda tangan penjamin.
2.2.3 e-Procurement
Menurut Ashis K. Pani and Amit Agrahari (2007, p22), "Procurement encompasses a range of activities such as information search, requisition request, approval, purchase order, delivery receiving, and payment (operational activities), and
identifying sourcing opportunities, negotiation, and contract (strategic activities) (Gebauer & Segev, 2001).”, artinya Pengadaan meliputi berbagai kegiatan seperti pencarian informasi, permintaan daftar permintaan, persetujuan, pesanan pembelian, pengiriman penerimaan, dan pembayaran (kegiatan operasional), dan mengidentifikasi peluang-peluang sourcing, negosiasi, dan kontrak (kegiatan strategis) (Gebauer & Segev, 2001).
Sedangkan e-procurement adalah “Electronic procurement (e-procurement), has been defined as the use of Internet-based information and communication technologies (ICTs) in order to carry out one or more transactional or strategic procurement activities.”, artinya Elektronik pengadaan (e-procurement) telah didefinisikan sebagai penggunaan internet berbasis teknologi informasi dan komunikasi (ICT) dalam rangka untuk melaksanakan satu atau lebih transaksi atau kegiatan strategis pengadaan.
2.2.4 MySQL
Menurut Sidik (2003, pp1-2), MySOL merupakan software sistem manajemen database (Database Management System - DBMS) yang sangat popular dikalangan pemrograman web, terutama di lingkungan Linux dengan mengunakan script PHP, maupun Perl. Software database ini telah tersedai juga dalam Platform system operasi Windows.
Kepopuleran MySQL disebabkan karena kemudahannya untuk digunakan, cepat secara kinerja query, dan mencukupi untuk kebutuhan database perusahaan-perusahaan skala menengah-kecil.
Database MySQL tersedia secara bebas, dan dapat digunakan secara bebas oleh semua orang. Database MySQL, merupakan database yang menjanjikan sebagai alternative pilihan database yang dapat digunakan untuk sistem database yang dapat digunakan untuk sistem database personal atau organisasi kita.
2.2.5 World Wide Web (WWW)
World Wide Web, merupakan dasar untuk membuat apliksai berbasis web atau Web Based Application. World Wide Web merupakan salah satu dari sekian banyak layanan yang disediakan oleh jaringan internet. Sebenarnya masih banyak fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh internet seerti E-mail, Telnet, FTP dan sebagainya. Bahkan layanan-layanan tersebut hingga saat ini masih terus bertambah dan berkembang.
Menurut Mannino (2003,p638) World Wide Web merupakan aplikasi yang paling popular diantara aplikasi-aplikasi lainnya di internet. Dengan menggunakan WWW kita dapat melakuka browsing halaman web yang terdapat di computer manapun yang terhubung ke jaringan Internet. Standar yang menjadi dasar layanan WWW di Internet adalah Hypertext. Transfer Protocol (HTTP). HTTP membentuk suatu Session anatara browser dan web server. Selama terbentuk session browser dan web server akan saling berinteraksi mengirim dan menerima file yang berisi halaman-halaman web. Tiap-tiap halaman web memiliki alamat unik tertentu yang disebut sebagai Uniform Resource Locator (URL). URL dibagi menjadi tiga bagian, bagian peratama menunjukan protocol yang digunakan sebagai server, bagian kedua menunjukan alamat computer yang berada di jaringan Internet yang berisi suatu file. Alamat computer ini akan diterjemahkan
kedalam alamat dengan format numericI yang biasa disebut sebagai IP address. Bagian ketiga dari URL menujukkan direktori dan nama file halaman web yang berada di dalam suatu computer pada jaringan Internet.
Contoh dari halaman URL adalah sebagai berikut
http://www.microsoft.com/product/default.html, http:// menunjukan bagian pertama dari URL, www.microsoft.com menunjukkan bagian ketiga dari URL.
2.2.6 Professional Home Page (PHP)
Menurut Vaswani (2005, p7) PHP pada awalnya adalah kepanjangan dari Personal Home Page, lalu berubah menjadi Professional Home Page sedangkan kiki nama resminya adalah PHP Hypertext Prepocessor adalah bahas pemrograman yang memungkinkan kita untuk membuat logika bisnis yang canggih kedalaam halaman website static kita. PHP menjadi bahasa yang sangat cepat popular untuk data-driven web applications karena PHP sangat luas dukungannya terhadap bermacam-macam sistem database.
Biasanya PHP ditanam ke dalam dokumen HTML biasa dan akan diproses oleh server ketika halaman web kita di-request oleh client melalui browser. Karena PHP diproses di server maka kita tidak perlu khawatir apabila script kita nanti dilihat orang lain. Script PHP tidak dapat dilihat dari client, karena PHP hanya akan menampilkan HTML sebagai hasil dari proses request dari client yang dilakukan di server.
Fitur-fitur PHP antara lain adalah sebagai berikut:
1. Simplicity, PHP menggunakan syntax yang logis dan konsisten dan karena hal tersebut bahasa tersebut menjadi lebih mudah dipahami
2. Portability, PHP dapat berjalan pada berbagai macam platform. Platform tersebut diantaranya adalan UNIX, LINUX, Windows OS/2 dan Mac OS.
3. Speed, PHP dapat dijalankan lebih cepat dibandingkan bahasa-bahasa script sisi server sejenis.
4. Open Source, penggunaan PHP tidak dipungut biaya secara komersial, karena PHP dapat digunakan secara gratis.
5. Extensible, PHP mendukung proses perkembangan untuk aplikasi di masa depan. 6. Mendukung XML dan database, tidak perlu khawatir jika kita memiliki data dari
dokumen XML, karena PHP sudah mendukung penggunaan file XML dan mendukung juga banyak database.