BAB V. HASIL PENELITIAN
5.3 Input Penyimpanan Obat
5.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat
Dokumen penyimpanan obat merupakan salah satu hal yang mejadi penting untuk pelaksanaan penyimpanan digudang farmasi.
Karena dengan adanya dokumen dapat membantu petugas dalam meminimalisir kesalahan dan kehilangan. Adapun dokumen yang terdapat di gudang farmasi RS Mulya berdasarkan hasil observasi, wawancara dan telaah dokumen antara lain sebagai berikut.
1. Buku harian penerimaan obat
Buku harian penerimaan obat sudah disediakan oleh manajemen rumah sakit Mulya. buku harian penerimaan obat merupakan dokumen berbetuk buku yang dibuat tabel-tabel didalamnya. Tabel-tabel tersebut terdiri dari dari kolom hari dan tanggal, kolom nama distributor, kolom no. faktur dan kolom total harga fartur. Namun pada pelaksanaannya buku ini hampir tidak pernah diisi oleh petugas gudang. Hal ini dikarenakan petugas merasa kesulitan dan tidak memiliki cukup waktu jika harus mencatat di buku harian penerimaan obat, karena selain itu petugas gudang juga harus membuat laporan pembelian obat setiap harinya.
Laporan pembelian obat merupakan kumpulan hasil print out data obat yang masuk dan faktur pembelian obat pada hari tersebut. Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen diketahui bahwa dokumen ini dibuat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya. Kemudian dilaporkan kepada kepala Instalasi Farmasi RS Mulya setiap harinya untuk mengetahui jumlah pembelian dan barang yang datang setiap harinya. Laporan pembelian berisi :
a. Tanggal obat di pesan b. Tanggal obat datang
c. Penerima obat
d. Nama distributor obat e. Nama obat
f. Jumlah obat g. Harga satuan obat
h. Total harga obat (per-jenis) i. Total keseluruhan harga obat
Menurut petugas gudang laporan pembelian ini sudah dapat mewakili semua poin yang dicatat dalam buku penerimaan obat. Meskipun manajemen rumah sakit menginginkan tetap adanya buku penerimaan obat untuk arsip gudang, karena laporan pembelian akan dilaporkan ke bagian keuangan. Ini didukung dengan pernyataan informan berikut.
“ aku ngga pernah ngisi buku penerimaan obat soalnya kan isinya hampir sama kaya laporan pembelian obat yang tiap hari aku bikin, ..ngga sempet kalo bikin dua-duanya”(GF-1)
“ …kalo manajemen maunya buku penerimaan itu tetep kita isi ya buat arsip gudang, karena laporan ini kan nantinya dikasih ke keuangan jadi gudang ngga megang” (GF-2)
2. Buku harian pengeluaran atau biasa disebut sebagai buku defecta Buku harian pengeluaran obat di gudang farmasi RS Mulya disamakan dengan buku defecta atau buku permintaan. Buku pengeluaran obat pertama akan diisi oleh masing-masing unit yang
akan melakukan permintaan obat. Di buku ini setiap unit yang akan melakukan permintaan obat harus mengisi nama obat yang diperlukan, jumlah obat yang dibutuhkan dan dari unit mana serta melampirkan SP atau surat permintaan unit.
Setelah itu petugas gudang akan menuliskan jumlah obat yang akan dikeluarkan ke unit setelah memeriksa persediaan di gudang farmasi. Terkadang jumlah obat yang diminta tidak sesuai dengan jumlah obat yang diberikan/dikeluarkan oleh unit gudang farmasi. Ini dikarenakan petugas gudang menyesuaikan dengan jumlah persediaan yang ada di gudang farmasi RS Mulya. Ini sebagaimana pernyataan informan berikut.
“kadang obat yang dikeluarin ngga sesuai sama yang diminta. Bisa lebih banyak atau malah kurang, liat persediaannya dulu kan harus diimbangin. Tapi tetep ditulis berapa yang dikeluarin kalo ngga sama” (GF-1)
3. Kartu induk persediaan
Kartu induk persediaan yang terdapat di gudang farmasi RS Mulya hanya terdapat pada sistem komputer. Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen diketaui bahwa kartu induk persediaan obat akan terisi secara otomatis saat petugas melakukan input pada data penerimaan obat. kartu induk persediaan ini akan diperikasa dan dilaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi setiap satu minggu sekali dan pada saat akan dilaksanakannya stock opname gudang farmasi. sebagaimana pernyataan informan berikut.
“ ini kartu induk persediaan adanya di sistem aja sih paling dan langsung connect ke komputer bu vera jadi bisa langsung dicek ” (GF-1)
4. Kartu stok obat
Kartu stok obat untuk obat-obatan yang ada di gudang farmasi RS Mulya sudah disediakan oleh pihak RS Mulya. Namun, berdasarkan hasil wawancara dan observasi kartu stok tersebut tidak pernah diisi oleh petugas gudang. Kartu stok gudang farmasi hanya disimpan dalam satu map. Berdasarkan hasil telaah dokumen data-data yang harus diisi pada kartu stok antara lain data-data nama instalasi, nama obat, satuan, distributor, tanggal masuk/keluar barang, no.faktur (jika barang masuk), tanggal kadaluarsa, jumlah obat masuk, jumlah obat keluar, sisa dan keterangan.
Kartu stok gudang farmasi ini tidak diisi karena petugas gudang merasa kesulitan dan merasa tidak memiliki cukup waktu untuk mengisi kartu stok tersebut. Sebagaimana pernyataan berikut.
“ iya ya ada sih tapi tuh di map aja ngga pernah diisi soalnya aku ga ada waktu buat ngisinya ketumpuk kerjaan yang lain soalnya ” (GF-1)
5. Surat bukti barang keluar
Surat bukti barang keluar atau di gudang farmasi RS Mulya biasa disebut dengan laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya. Surat bukti barang keluar dibuat setiap hari oleh
petugas gudang farmasi setelah adanya permintaan dari unit yang membutuhkan obat.
“surat bukti barang keluar biasanya isinya nama obat, jumlah yang dikeluarin sama harga. Itu kan uda ada sistemnya jadi aku tinggal input terus diprint rangkap 2. Satu buat aku satu buat unit, namanya mutasi. Diperiksanya harian kalo mutasi gitu sama Kepala Instalasi Farmasi” (GF-1)
Penginputan data pada surat bukti pengeluaran dilakukan dengan sistem komputer yang juga langsung teintegrasi dengan sistem induk persediaan obat. Berdasarkan hasil observasi cara mengisi surat barang keluar atau laporan mutasi adalah sebagai berikut. a. Petugas mengisi tanggal barang akan keluar
b. Mengisi kolom gudang tujuan c. Mengisi nama petugas gudang d. Mengisi kolom penerima barang
e. Menuliskan nama obat yang dikeluarkan pada kolom productID f. Mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada kolom quantity g. Secara otomatis akan tercantum harga satuan pada kolom unit
price dan total harga pada kolom harga
h. Kemudian petugas menncetak data tadi menjadi lembar rangkap2
i. 1 lembar berwarna putih untuk petugas gudang dan 1 lembar berwarna merah untuk unit tujuan.
j. Kemudian laporan tersebut ditanda tangani oleh petugas gudang dan penerima barang di tiap unit
6. Dokumen hasil stock opname
Dokumen hasil stock opname terdiri dari laporan hasil stock opname gudang farmasi RS Mulya didalamnya juga terdapat data obat kadaluarsa obat hasil stock opname. Laporan stock opname hanya terdiri dari nama-nama obat yang mengalami selisih pada saat stock opname. Laporan tersebut terdiri dari beberapa lampiran yaitu lampiran hasil stock opname (terdiri dari nama obat, total inventory, jumlah fisik dan selisih), lampiran data obat kadaluarsa (nama obat, jumlah obat, tanggal kadaluarsa dan harga obat yang kadaluarsa) dan hasil stock opname (terdiri dari jumlah obat selisih dan total harga obat yang mengalami selisih). Dokumen tersebut ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya. Hal ini didukung oleh pernyataan berikut.
“ laporan ini yang buat aku, biasanya liat dari hasil stok opname yah, nanti aku liat dulu berapa tuh selisihnya sama obat apa aja yang selisih diliat berapa harganya. Itu ditulis gitu terus aku ketik ulang. data obat yang kadaluarsa jumlah sama jenis sama harga obat dilampirin jadi satu” (GF-2)
Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen, diketahui bahwa hanya kartu induk persediaan obat dan buku pengeluaran obat yang diisin secara rutin oleh petugas. Untuk dokumen hasil laporan stok
opnam dibuat secara berkala oleh penanggung jawab gudang farmasi dalam hal ini adalah kepala instalsi farmasi. Sementara itu untuk buku harian penerimaan obat, kartu stok obat dan surat bukti barang keluar tidak diisi secara rutin oleh petugas. Hal ini didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut.
“…dokumen penerimaan obat itu ngga pernah ya paling setiap hari aku cuma input aja ke sistem yang otomatis langsung ke kartu induk persediaan, buku defcta sama surat bukti barang keluar juga pasti setiap hari diisi tapi kalo stock opname sama laporan faktur bu vera (Kepala Instalasi Farmasi) yang buat ga tiap hari juga.” (GF-1)
Dokumen-dokumen penyimpanan yang ada dan tersedia saat ini dirasakan oleh salah satu informan masih belum cukup dalam menunjang pelaksanaan penyimpanan obat digudang farmasi RS Mulya. Menurutnya, tetap dibutuhkan kartu stok obat untuk memudahkan dan menertibkan pencatatan obat. Namun, hambatannya adalah minimnya jumlah SDM pelaksana gudang dan tidak terbiasanya petugas menggunakan kartu stok obat menyebabkan petugas merasa kesulitan dan keberatan jika harus mengisi kartu stok obat. Sementara itu, informan lainnya menganggap bahwa dokumen yang tersedia saat ini sudah cukup. Ini sesuai dengan pernyataan informan berikut.
“ udah cukup sih yang ini aja, kalo lebih dari ini aku bisa lebih keteteran yah mungkin hahaha” (GF-1)
“ ya belum cukup ya menurut aku tetep perlu kartu stock lah karena biar bisa lebih ketahuan berapa yang masuk sama yang keluar setiap harinya” (GF-2)
Dalam pelaksanaannya pengisian dokumen-dokumen penyimpanan obat ini sering mengalami hambatan. Hambatan yang sering terjadi yaitu petugas terkadang kurang teliti karena terburu-buru dalam mengisi dokumen. Hal ini dikarenakan petugas gudang memiliki tugas yang cukup banyak dan tidak hanya bertugas mengurusi penyimpanan obat digudang melainkan harus membantu pelayanan di instalasi farmasi juga. Ini sebagaimana yang diungkapkan informan berikut.
“ Aku juga kadang suka buru-buru yang ngisi dokumen-dokumen begituan karena aku harus handle kerjaan aku yang lain di instalasi farmasi. itu juga kenapa kalo diminta laporan suka telat telat gitu ya karena kadang aku suka lama ngerjain dokumennya ” (GF-1)
Berdasarkan hasil tersebut diketahui bahwa dokumen penyimpanan obat yang disediakan oleh manajemen rumah sakit Mulya belum sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, dan pada pelaksanaannya masih ada dokumen yang tidak diisi dengan baik oleh petugas gudang farmasi dan dokumen yang ada saat ini masih dianggap kurang cukup lengkap oleh Kepala Instalasi Farmasi. Karena seharusnya petugas gudang mengisi dokumen kartu stok dan dokumen lainnya dengan baik dan benar.
