BAB II DASAR TEORI
2.2.3. Dokumen yang digunakan dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil
Dokumen yang digunakan untuk mendukung kelancaran proses pengelolaan dana kas kecil di PT Mahardhika Cipta Nusa tersebut adalah:
a) Bukti kas masuk
Bukti kas masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash atau secara tunai.
b) Bukti kas keluar
Bukti kas keluar adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran utang atau pengeluaran-pengeluaran yang lainnya.
c) Kuitansi atau Cek
Kuitansi atau cek adalah suatu alat bukti penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani oleh penerima, lalu diserahkan kepada yang membayar dan dapat digunakan sebagai bukti transaksi.
d) Form Permintaan pengisian kembali kas kecil
Form Permintaan pengisian kembali kas kecil adalah form yang digunakan untuk meminta kepada pihak yang berwenang untuk mengisi kembali dana kas kecil yang sudah habis.
11
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan/Instansi
PT Mahardika Cipta Nusa pada tahun 2004 oleh Bapak Salim Salomo, dalam perkembangannya Mahardika Cipta Nusa di jual kepada Bapak Chandra Gazali pada tahun 2006 dan kemudian oleh Bapak Chandra Gazali jugamenjual saham terbesarnya kepada Bapak Exsan Fensury yang sampai saat ini menjadi Direktur Utama PT. Mahardika Cipta Nusa, karena beliau telah mengangkat anak lelakinya yang tertua yaitu Bapak Adrian Fensury menjadi Direktur pada tahun 2015 sampai saat ini.
3.2 Visi, Misi Perusahaan/Instansi Visi:
Menjadi distributor resmi pelumas pertamina yang terpercaya dan mengutamakan kepuasan pelanggan.
Misi:
a) Menjadi alternative utama dalam penyaluran dan pemenuhan kebutuhan pelumas Pertamina untuk umum, industri dan perkapalan,
b) Menjaga ketepatan waktu penyampaian produk kepada konsumen, c) Selalu memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen.
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan/Instansi
PT Mahardhika Cipta Nusa adalah perusahaan yang bekerja sama dengan Pertamina dengan 1 orang direktur utama, 1 orang manager, 2 orang bagian keuangan, 2 orang bagian penjualan, 1 orang bagian penagihan, 1 orang bagian marketing, 2 orang bagian operasional, 2 orang bagian gudang.
Berdasarkan uraian di atas pimpinan perusahaan membuat struktur organisasi yang terperinci dalam bagan di bawah ini:
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahan/Instansi Sumber Arsip PT Mahardhika Cipta Nusa
Direktur Utama
13
3.4 Ruang Lingkup Usaha Perusahaan/Instans
Perusahaan ini berkordinasi dalam usaha dagang pelumas Pertamina yang ada di Batam sebagai distributor adapun jumlah perusahaan yang menjadi pelanggan sebanyak kurang lebih 120 perusahaan pengguna pelumas di Batam dan di daerah Indonesia lainnya. PT Mahardhika Cipta Nusa juga dipercaya sebagai distributor oli pelumas terbesar di Batam saat ini
14
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Deskripsi Kerja 4.1.1 Lokasi Unit Kerja
PT Mahardika Cipta Nusa terletak di salah satu kawasan industri di Batam yaitu Komp. Lytech Industrial Park, Blok A No. 8 Batam Centre. Penulis bekerja di bagian keuangan pada perusahaan ini.
4.1.2 Rincian Tugas
Kegiatan penulis pada PT Mahardhika Cipta Nusa terperinci sebagai berikut:
a) Bagian Keuangan menerima dana kas kecil melalui persetujuan manager menggunakan surat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK).
b) Kemudian kas kecil tersebut biasanya akan digunakan untuk operasional kantor perharinya.
c) Ketika akan menggunakan kas kecil pengguna dari department mana pun harus mengisi dan menandatangani bukti pengeluaran kas yang kemudian setelah uang digunakan harus mengembalikan nota sesuai dengan kemana uang digunakan.
d) Kemudian bagian keuangan akan mencatat transaksi tersebut ke dalam rekap pengeluaran kas kecil berupa data excel yang kemudian akan dikirimkan kepada direktur utama melalui email.
15
e) Selanjutnya rekapitulasi tadi akan dicetak yang kemudian akan disatukan dengan lampiran-lampiran nota sesuai pengeluaran hari itu.
Kegiatan di atas penulis gambarkan dalam bentuk flowchart di bawah ini:
Gambar 4.1. Flowchart Pengelolaan Dana Kas Kecil Sumber Arsip PT Mahardhika Cipta Nusa
PIMPINAN BAGIAN KEUANGAN
Mulai
4.1.3 Tanggung Jawab
Tanggung jawab penulis pada PT Mahardhika Cipta Nusa adalah:
a) Memastikan setiap transaksi yang menggunakan kas kecil telah direkap b) Memastikan data yang sesuai dengan nota transaksi yang ada
c) Memastikan laporan kas kecil telah dibuat dengan benar dan tepat.
4.1.4 Target yang Diharapkan
Target yang diharapkan perusahaan bagi penulis di PT Mahardhika Cipta Nusa:
a) Dapat membuat rekap kas kecil secara benar dan tepat
b) Dapat memberi pertanggung jawaban pada setiap laporan yang disajikan kepada pemimpin.
4.2 Deskripsi Alat dan Produk
4.2.1 Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan Perangkat Keras yang digunakan di PT Mahardhika Cipta Nusa yaitu:
d) Komputer
Komputer ini digunakan untuk merekap semua transaksi pada pengeluaran kas kecil di perusahaan.
e) Printer
Printer ini digunakan untuk mencetak setiap laporan untuk kemudian diarsipkan sesuai dengan bulan dan tahun transaksi pengeluaran kas kecil.
Perangkat Lunak yang digunakan di PT Mahardhika Cipta Nusa yaitu:
17
Microsoft Office Excel digunakan untuk memproses transaksi pengeluaran kas kecil.
4.2.2 Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan
Penulisan tugas akhir ini tidak akan berjalan baik jika tidak disertakan dengan data dan dokumen yang diolah dan dihasilkan. Adapun data dan dokumen yang diperlukan oleh penulis adalah data pengeluaran kas kecil selama 3 bulan dan contoh bukti pengeluaran kas kecil dan beberapa dokumen yang berkaitan.
xi 4.3 Pembahasan
4.3.1 Sistem Pengelolaan Dana Kas Kecil pada PT Mahardhika Cipta Nusa
Sistem pengelolaan dana kas kecil yang berlaku di PT Mahardhika Cipta Nusa menggunakan metode sistem fluctuating fund-balance system, adapun metode tersebut merupakan metode yang menentukan jumlah “Petty cash”
sesuai kebutuhan dan berfluktuasi dengan sisa saldo kas kecil sebelumnya.
Dana kas kecil di perusahaan ini diisi kembali setiap satu sampai dua minggu kemudian.
Kondisi yang terjadi di PT Mahardhika Cipta Nusa mengenai pengelolaan dana kas kecil umumnya terjadi pengeluaran dana kas kecil untuk membiayai seluruh kegitatan operasional perusahaan. Prosedur pengeluaran dana kas kecil dilakukan secara tunai kepada bagian-bagian yang membutuhkan, setiap pengeluaran dana kas kecil harus didukung oleh bukti pengeluaran kas yang berupa kuitansi, nota, bon, yang telah disetujui oleh manajer untuk kemudian disetujui pembayarannya oleh pemegang dana kas kecil.
PT Mahardhika Cipta Nusa melakukan pengelolaan dana kas kecil sudah sesuai yakni adanya otorisasi pimpinan ketika kas kecil akan dilakukan pengisian kembali dengan dokumen yang dibubuhi tanda tangan pimpinan dan penerima kas, kemudian adanya dokumen bukti pengeluaran kas setiap kali karyawan membutuhkan dana operasional kantor yang menggunakan kas kecil
dan pihak luar kantor seperti pembayaran uang keamanan dan lain-lain, dengan dibubuhi tanda tangan oleh pengguna kas kecil, kasir dan pimpinan, dan yang terakhir adanya rekapitulasi pengeluaran dana kas kecil yang akan diperiksa oleh pimpinan setiap harinya sehingga pimpinan dapat mengetahui proses keluar dana kas kecil secara terperinci dan akurat dengan dilampirkannya bukti atau nota asli.
Menurut teori pengelolaan dana kas kecil harus menggunakan dokumen yang memiliki nomor tercetak pada PT Mahardhika Cipta Nusa dokumen tersebut sudah ada namun belum memiliki nomor yang tercetak dan hal itu dapat menimbulkan kecurangan yang mungkin bias dilakukan oleh karyawan yang menangani masalah pengelolaan dana kas kecil.
Berikut ini adalah dokumen yang digunakan pada saat melalukan pengelolaan dana kas kecil di PT Mahardhika Cipta Nusa:
a) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan pada saat akan mengeluarkan dana kas kecil untuk berbagai keperluan operasional perusahaan seperti dibahas di atas dokumen ini belum memenuhi standart dokumen dana kas kecil yang baik karena penomoran masih dengan tulisan tangan belum di cetak langsung pada kertas tersebut
b) Rekapitulasi Pengeluaran Dana Kas Kecil
Dokumen ini berfungsi untuk merekap setiap pengeluran dana kas kecil setiap harinya yang akan diberikan kepada pimpinan sebagai laporan kas kecil harian
c) Kwitansi
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluran dana kas kecil yang tidak disertai nota dari penerima transaksi
d) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK)
Dokumen ini digunakan untuk melakukan permintaan pengisian kembali kas kecil (PPKKK)
Proses demi proses dalam pengelolaan dana kas kecil di perusahan ini seperti kita lihat dari pembahasan di atas sudah sesuai dengan teori dan tindakan yang berlaku di perusahaan namun ada kendala yang di alami oleh perusahaan
ini yaitu kurangnya kesadaran karyawan yang bersangkutan dengan penggunaan dana kas kecil untuk mengembalikan atau memberiakan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil tersebut dengan tepat waktu.
4.3.2. Sistem Pengendalian Intern pada PT Mahardhika Cipta Nusa
Perusahaan-perusahaan menggunakan pengendalian internal untuk mengarahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan system perusahaan. Menyadari pentingnya pendengendalian kas tersebut, maka PT Mahardhika Cipta Nusa telah menerapkan prinsip-prinsip fungsi pengendalian intern pengelolaan dana kas kecil. Sistem pengendalian intern yang baik dalam system kas mensyaratkan agar dilibatkan pihak luar (direksi) ikut serta dalam mengawasi kas perusahaan, maka hasil evaluasi penulis mengenai pengendalian intern pengelolaan dana kas kecil pada PT Mahardhika Cipta Nusa sebagai berikut:
a) Adanya usaha pengendalian intern terhadap kas kecil perusahan, hal ini ditandai dengan adanya sharing data untuk bisa melihat pencatatan pada pengelolaan dana kas kecil pada setiap bagian, namun untuk mengoperasikan hanya bisa dilakukan oleh bagian keuangan yang menangani kas kecil
b) Adanya pemisahan tugas yang jelas, seperti:
Bagian logistik (operasional) yang berfungsi untuk merekap setiap barang yang masuk dari Pertamina pusat.
Bagian penjualan yang berfungsi merekap setiap penjualan yang
dilakukan dan langsung memotong stok barang yang dikeluarkan
Bagian akuntansi yang berfungsi merekap setiap pembayaran dari hasil penjualan dan pengeluaran kas yang telah dilakukan.
c) Pengendalian intern pengelolaan dana kas kecil perusahaan dapat dilihat juga pada pemisahaan tugas dari masing-masing bagian, seperti:
Bagian junior akuntansi berfungsi untuk mengeluarkan kas dan
mencatat pengeluran kas untuk biaya operasional perusahaan
Bagian penjualan berfungsi mencatat setiap bukti pengeluaran kas
kecil untuk pengeluaran transportasi laut yang digunakan untuk mengantar dan menjemput pesanan pelanggan untuk kemudian di serahkan kepada bagian yang memengang kas kecil.
Bagian senior akuntansi berfungsi menerima dan mencatat penerimaan kas melalui direksi perusahaan.
d) Pada waktu tutup kas kecil, kebenaran bukti kas kecil, bukti-bukti pendukung diperiksa. Hal ini dilakukan untuk mencegah kesalahan yang terjadi
e) Setiap minggu saldo kas kecil dan saldo bank harus dilaporkan kepada direksi perusahaan. Penerimaan dana kas kecil harus dilakukan melalui transfer agar semua pengeluaran tercatat baik di rekening koran bank setiap minggunya hal ini dilakuakn untuk mencegah adanya
penyelewengan pada jumlah dana kas kecil yang dikeluarkan oleh direksi.
f) Untuk transaksi pengeluaran kas, pihak perusahaan menggunakan bukti pengeluaran kas, di mana dokumen tersebut harus terlebih dahulu disetujui dan ditandatangani oleh manajer.
Sistem pengendalian intern berfungsi dengan baik, yaitu dalam menjaga keamanan harta perusahaan, ketelitian dan kebenaran informasi keuangan, meningkatkan efisien dan mematuhi kebijakan perusahaan, jika empat syarat di bawah ini terpenuhi dengan baik dan benar adapun syarat tersebut sebagai berikut:
a) Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab funsional secara tepat.
b) Pemberian wewenang yang pas dan prosedur pembukuan yang baik, yang menunjang pengawasan akuntansi terhadap aktiva, kewajiban, pendapatan dan beban usaha,
c) Terselenggaranya praktik sehat dan melaksanakan fungsi masing-masing,
d) Karyawan dengan tingkat kecakapan memadai sesuai dengan tanggung jawabnya.
Kondisi sistem pengendalian intern pengelolaan dana kas kecil di PT Mahardhika Cipta Nusa saat ini berjalan seperti penjelasaan di atas dengan baik dan benar.
4.3.3. Solusi Permasalahan
Solusi untuk mengatasi permasalahan pengelolaan dana kas kecil di PT Mahardhika Cipta Nusa adalah sebagai berikut:
a) Memberikan reward atau penghargaan yang sepantasnya untuk setiap karyawan yang selalu mengembalikan nota atau bukti penggunaan kas kecil tepat waktu hal ini dilakukan untuk memacu semangat karyawan yang lain dalam hal ketepatan bekerja
b) Memberikan nomor yang tercetak pada dokumen bukti pengeluaran kas untuk menghindari adanya kecurangan (fraud)
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan pada bab IV, maka diperoleh kesimpulan bahwa pengelolaan dana kas kecil sudah sesuai dengan prosedur dan teori yaitu:
a) Adanya praktek pengelolaan kas kecil yang sehat b) Adanya pembagian tugas yang jelas
c) Adanya pemeriksaan dokumen oleh pimpinan
Namun untuk masalah dokumen perusahaan ini masih memiliki kecacatan yaitu belum tercetaknya nomor pada dokumen pendukung pada pengelolaan dana kas kecil dan untuk kesadaran karyawan masih kurang dalam hal bekerja dengan efisien dan efektif.
5.2 Saran
Penulis berharap kepada seluruh karyawan di PT Mahardhika Cipta Nusa untuk meningkatkan kesadarannya dalam bekerja meskipun dalam hal-hal kecil atau mungkin yang dianggap tidak terlalu penting demi kelangsungan dan kelancaran kerja yang baik di perusahaan tersebut dan juga perusahaan perlu memberi penghargaan kepada karyawan yang selalu melakukan pekerjaan sesuai prosedur yang bertujuan meningkatkan kinerja semua karyawan tersebut.
Dokumen-dokumen yang digunakan terkait masalah pengelolaan dana kas kecil harus segera diberi nomor yang sudah tercetak sesuai dengan aturan yang ada selain itu juga untuk menghindari adanya kecurangan-kecurangan yang akan merugikan perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Z. (2003). Sistem Akuntansi. Retrieved from Yogyakarta:BPFE.
Kieso, D. E. (2002). Akuntansi Intermediate. Retrieved from Salemba Empat:Jakarta.
Mulyadi. (1993). Sistem Akuntansi. Retrieved from Salemba Empat:Jakarta.
Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Retrieved from Salemba Empat:Jakarta.
Rama, D. V., & Jones, F. L. (2009). Sistem Informasi Akuntansi 1. Retrieved from Salemba Empat:Jakarta.
Soemarsoe, A. (2004). Akuntansi Suatu Pengntar. Retrieved from Jakarta:Indonesia.
xxi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Bukti Kas Keluar dengan Nota Asli
Lampiran 2. Rekapitulasi Penggunaan Dana Kas Kecil
Lampiran 3. Kwitansi
Lampiran 4. PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL (PPKKK)
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
xxiv/67
KPS DIR
Borang PBM:
Pelaksanaan Magang
16 Februari 2011
MAGANG INDUSTRI di
PT MAHARDHIKA CIPTA NUSA
Disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Mata Kuliah Magang Industri
Oleh:
JERINA 3111411018
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN MANAJEMEN BISNIS POLITEKNIK NEGERIBATAM
2017
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
xxv/67
KPS DIR
Borang PBM:
Pelaksanaan Magang
16 Februari 2011
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN MAGANG PT MAHARDHIKA CIPTA NUSA
Oleh:
JERINA 3111411018
Batam, 12 Mei 2017
Dosen Pembimbing Magang
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
3/67
KPS DIR
Borang PBM:
Pelaksanaan Magang
16 Februari 2011
LEMBAR PENGESAHAN
Yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa :
Jerina
3111411018
telah melaksanakan Magang Industri
di PT MAHARDHIKA CIPTA NUSA
mulai tanggal 01 Februari sampai dengan 29 April 2017
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
Puji syukur penulis ucapkan atas selesainya proses magang industri di perusahaan tempat saya magang yaitu PT MAHARDHIKA CIPTA NUSA, adapun hal ini saya lakukan sebagai syarat kelulusan perkuliahan saya di Politeknik Negeri Batam dalam bidang mata kuliah MAGANG.
Penulis juga ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu selesainya Laporan Magang ini, adapun beberapa diantara pihak-pihak tersebut adalah sebagai berikut:
1. Ibu Mega Mayangsari, S.E., M.Sc, selaku dosen wali saya selama tiga tahun dalam perkuliahan ini dan yang selalu senantiasa memberikan dukungan secara moral kepada saya dalam penyusunan laporan magang tersebut.
2. Bapak Hendra Gunawan, S.E., M.Sc, selaku dosen pembimbing yang telah memberi pengarahan, bimbingan, saran serta dorongan yang sangat berarti kepada penulis dalam proses menyelesaikan laporan magang ini.
3. Bapak Ruddi Erishaputra, selaku Manajer PT MAHARDHIKA CIPTA NUSA.
4. Karyawan dan karyawati PT MAHARDHIKA CIPTA NUSA yang juga memberikan dukungan serta bimbingan kepada penulis.
Batam 14 Mei 2017
Jerina
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL. 1.1 Sejarah Singkat Perusahaan/Instansi ... 7 1.2 Visi, Misi Perusahaan/Instansi ... 8 1.3 Struktur Organisasi Perusahaan/Instansi ... 9 1.4 Ruang Lingkup Usaha Perusahaan/Instansi ... 11 2. Deskripsi Kegiatan Magang Industri ... 12 2.1 Deskripsi Kerja ... 12 2.1.1 Lokasi Unit Kerja ... 12 2.1.2 Rincian Tugas ... 13 2.1.3 Tanggung Jawab ... 13 2.1.4 Target yang Diharapkan ... 13 2.1.5 Kendala yang Dihadapi Dalam Menyelesaikan Tugas ... 13 2.1.6 Flow Chart Pekerjaan ... 15 2.2. Deskripsi Alat dan Produk ... 16 2.2.1 Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan ... 16 2.2.2. Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan... 16 3. Kesimpulan dan Saran ... 17 3.1 Kesimpulan... 17 3.2 Saran ... 18 4. Lampiran ... 19 4.1 Lampiran A Log Book ... 19
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
6/67
KPS DIR
Borang PBM:
Pelaksanaan Magang
16 Februari 2011
1. Gambaran Umum Perusahaan 1.1. Sejarah Singkat Perusahaan/Instansi
PT Mahardika Cipta Nusa pada tahun 2004 oleh Bapak Salim Salomo, dalam perkembangannya Mahardika Cipta Nusa di jual kepada Bapak Chandra Gazali pada tahun 2006 dan kemudian oleh Bapak Chandra Gazali jugamenjual saham terbesarnya kepada Bapak Exsan Fensury yang sampai saat ini menjadi Direktur Utama PT. Mahardika Cipta Nusa, karena beliau telah mengangkat anak lelakinya yang tertua yaitu Bapak Adrian Fensury menjadi Direktur pada tahun 2015 sampai saat ini.
1.2. Visi, Misi Perusahaan/Instansi
Visi dari PT Mahardika Cipta Nusa adalah sebagai berikut:
Menjadi distributor resmi pelumas pertamina yang terpercaya dan mengutamakan kepuasan pelanggan.
Misi dari PT Mahardika Cipta Nusa adalah sebagai berikut:
d) Menjadi alternative utama dalam penyaluran dan pemenuhan kebutuhan pelumas Pertamina untuk umum, industri dan perkapalan,
e) Menjaga ketepatan waktu penyampaian produk kepada konsumen, f) Selalu memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen.
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
7/67
KPS DIR
Borang PBM:
Pelaksanaan Magang
16 Februari 2011
1.3. Struktur Organisasi Perusahaan/Instansi
PT Mahardhika Cipta Nusa adalah perusahaan yang bekerja sama dengan Pertamina dengan 1 orang direktur utama, 1 orang manager, 2 orang bagian keuangan, 2 orang bagian penjualan, 1 orang bagian penagihan, 1 orang bagian marketing, 2 orang bagian operasional, 2 orang bagian gudang.
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
8/67
KPS DIR
Borang PBM:
Pelaksanaan Magang
16 Februari 2011
Berdasarkan uraian di atas pimpinan perusahaan membuat struktur organisasi yang terperinci dalam bagan di bawah ini:
1.4. Ruang Lingkup Usaha Perusahaan/Instansi
Perusahaan ini berkordinasi dalam usaha dagang pelumas Pertamina yang ada di Batam sebagai distributor adapun jumlah perusahaan yang menjadi pelanggan sebanyak kurang lebih 120 perusahaan pengguna pelumas di Batam.
Direktur Utama
Diansyah Adm. Sales Merlyana
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
8/67
KPS DIR
Borang PBM:
Pelaksanaan Magang
16 Februari 2011
2. Deskripsi Kegiatan Magang Industri 2.1. Deskripsi Kerja
2.1.1. Lokasi Unit Kerja
PT Mahardika Cipta Nusa terletak di salah satu kawasan industri di Batam yaitu Komp.
Lytech Industrial Park, Blok A No. 8 Batam Centre. Penulis bekerja di bagian keuangan pada perusahaan ini.
2.1.2. Rincian Tugas
Rincian tugas penulis setiap harinya berkoordinasi kepada teller bank Mandiri, pelanggan, kepada pimpinan dan lain-lain, adapun beberapa tugas penulis terperinci di bawah ini:
a) Memasukkan data rekening koran pada Bank Mandiri.
b) Mengupdate setiap pelanggan yang melakukan pembayaran piutang.
c) Mengupdate lemburan karyawan perharinya.
d) Menyiapkan rekap piutang customer untuk kemudin dikirim kepada direktur setiap harinya.
e) Membuat rekapitulasi piutang pelanggan yang sudah jatuh tempo.
f) Melakukan penyetoran tunai ataupun dengan warkat berharga ke Bank Mandiri.
g) Mengupdate setiap harinya pemakaian kas kecil
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
Tanggung jawab penulis pada PT Mahardhika Cipta Nusa adalah:
d) Memastikan setiap transaksi yang menggunakan kas kecil telah direkap e) Memastikan data yang sesuai dengan nota transaksi yang ada
f) Memastikan laporan kas kecil telah dibuat dengan benar dan tepat.
2.1.4. Target yang Diharapkan
Target yang diharapkan perusahaan bagi penulis di PT Mahardhika Cipta Nusa:
c) Dapat membuat rekap kas kecil secara benar dan tepat
d) Dapat memberi pertanggung jawaban pada setiap laporan yang disajikan kepada pemimpin.
2.1.5 Kendala yang Dihadapi Dalam Menyelesaikan Tugas
Kendala yang penulis hadapi dalam menyelesaikan tugas disaat magang adalah setiap kali meminta tanda tangan direktur sangat sulit dikarenakan direktur sering tidak ada di tempat, hal itu membuat banyak tugas penulis yang harus tertunda.
2.1.6 Flow Chart Pekerjaan
Kegiatan penulis pada PT Mahardhika Cipta Nusa terperinci sebagai berikut:
a) Bagian Keuangan menerima dana kas kecil melalui persetujuan manager menggunakan surat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK).
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
10/67
KPS DIR
Borang PBM:
Pelaksanaan Magang
16 Februari 2011
b) Kemudian kas kecil tersebut biasanya akan digunakan untuk operasional kantor perharinya.
c) Ketika akan menggunakan kas kecil pengguna dari department mana pun harus mengisi dan menandatangani bukti pengeluaran kas yang kemudian setelah uang digunakan harus mengembalikan nota sesuai dengan kemana uang digunakan.
d) Kemudian bagian keuangan akan mencatat transaksi tersebut ke dalam rekap pengeluaran kas kecil berupa data excel yang kemudian akan dikirimkan kepada direktur utama melalui email.
e) Selanjutnya rekapitulasi tadi akan dicetak yang kemudian akan disatukan dengan lampiran-lampiran nota sesuai pengeluaran hari itu.
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
11/67
KPS DIR
Borang PBM:
Pelaksanaan Magang
16 Februari 2011
Kegiatan di atas penulis gambarkan dalam bentuk flowchart di bawah ini:
PIMPINAN BAGIAN KEUANGAN
Mulai
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
12/67
KPS DIR
Borang PBM:
Pelaksanaan Magang
16 Februari 2011
2.2. Deskripsi Alat dan Produk
2.2.1. Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan
Perangkat Keras yang digunakan di PT Mahardhika Cipta Nusa yaitu:
f) Komputer
Komputer ini digunakan untuk merekap semua transaksi pada pengeluaran kas kecil di perusahaan.
g) Printer
Printer ini digunakan untuk mencetak setiap laporan untuk kemudian diarsipkan sesuai dengan bulan dan tahun transaksi pengeluaran kas kecil.
Perangkat Lunak yang digunakan di PT Mahardhika Cipta Nusa yaitu:
Microsoft Office Excel digunakan untuk memproses transaksi pengeluaran kas kecil.
2.2.2. Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan
Bagian ini berisi penjelasan tentang dokumen dan data apa saja yang diperoleh dan diperlukan dalam penulisan tugas akhir di tempat magang. Selain itu data tersebut merupakan data yang kemudian menjadi dasar pengolahan data dalam tugas akhir.
No.FO.8.4.3.1-V0 HAL.
13/67
KPS DIR
Borang PBM:
Pelaksanaan Magang
16 Februari 2011
3. Kesimpulan dan Saran 3.1. Kesimpulan
Manfaat dari pekerjaan yang penulis lakukan selama magang bagi penulis sendiri adalah menambah ilmu penulia mengenai kas kecil dan penulis mendapat ilmu
Manfaat dari pekerjaan yang penulis lakukan selama magang bagi penulis sendiri adalah menambah ilmu penulia mengenai kas kecil dan penulis mendapat ilmu