ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.3 Identifikasi Control Objectives
4.4.2 Pengiriman dan Dukungan (Deliver and Support)
4.4.2.13. DS 13 Mengelola Operasi (Manage Operations)
Pemrosesan data yang akurat dan lengkap akan memerlukan efektifitas dari manajemen dalam memproses data dan memelihara hardware. Proses ini meliputi penentuan prosedur-prosedur dan kebijakan-kebijakan operasi untuk mengefektifkan manajmen dalam menjadwalkan pemrosesan, melindungi output yang sensitif, memonitor infrastruktur dan perawatan preventif untuk
hardware. Operasi manajemen yang efektif akan membantu perawatan
integritas data dan mengurangi penundaan bisnis serta biaya-biaya operasional TI. Di dalam area fokus pengelolaan TI, proses ini termasuk dalam resource
management.
0 Non-existent
Organisasi tidak menyediakan waktu dan sumberdaya untuk menetapkan dasar yang mendukung TI dan aktivitas-aktivitas operasional.
Diskominfo dalam bidang telematika postel menyediakan waktu dan sumberdaya untuk menetapkan dasar yang mendukung TI dan aktivitas-aktivitas operasional. Waktu yang dimaksud adalah waktu dari setiap bagian dalam organisasi untuk mengkomunikasikan operasional TI yang dibutuhkan serta
waktu dari bagian TI sendiri untuk mensosialisasikan operasional TI yang sesuai dengan aplikasi-aplikasi yang ada ditiap bagian organisasi, serta integritasnya dengan bagian lainnya dalam organisasi. Sumberdaya yang dimaksud adalah fasilitas fisik yang menunjang operasional, yang telah dibahas pada proses sebelumnya, serta sumber daya manusia yang sesuai dengan fasilitas fisik yang memenuhi keperluan bisnis yang ada dalam organisasi.
1 Initial/Ad hoc
Organisasi mengakui kebutuhan untuk melakukan strukturisasi fungsi-fungsi pendukung TI. Sudah ada sedikit prosedur-prosedur standar yang telah ditetapkan dan aktivitas-aktivitas operasi sudah dilakukan secara tidak resmi dan permintan untuk memproses telah diterima tanpa memperdulikan validasi. Komputerisasi, sistem dan aplikasi-aplikasi yang ada akan mendukung proses-proses operasional yang utama sudah dijadwalkan secara tidak resmi dan permintaan untuk memproses telah diterima tanpa memperdulikan validasi.
Komputerisasi, sistem dan aplikasi-aplikasi yang ada akan mendukung proses-proses bisnis, tetapi sering kali hal tersebut tidak terjadi karena adanya gangguan, penundaan dan tidak tersedia di tempatnya. Waktu akan terbuang ketika pegawai-pegawai menunggu sumberdaya. Media output kadang-kadang menunjukkan penempatan yang tidak diharapkan atau bahkan tidak menunjukkan apa-apa.
Diskominfo Bidang Telematika Postel mengakui kebutuhan untuk melakukan strukturisasi fungsi-fungsi pendukung IT, yang telah dibuktikan dengan adanya bagian TI di dalam struktur organissi , yaitu bagian sistem informasi, yang berada di bawah bagian standar prosedur dan aktivitas operasi
yang diperlukan telah ditetapkan dan diterapkan secara terencana, bukan karena reaksi terhadap suatu hal yang terjadi di dalam organisasi. Proses-proses utama di dalam organisasi. Proses-proses utama di dalam organisasi dijadwalkan secara resmi dengan berbagai pertimbangan yang dapat dipastikan kevalidannya.
2 Repeatable but Intuitive
Organisasi menyadari bahwa penyediaan fungsi-fungsi pendukung TI memegang peranan penting dalam aktivitas-aktivitas operasi TI. Anggaran untuk kebutuhan organisasi telah dialokasikan berdasarkan kasus-kasus yang telah terjadi. Operasi pendukung TI bersifat tidak resmi dan dilakukan berdasarkan intuisi. Terdapat ketergantungan yang tinggi pada keterampilan dan kemampuan yang dimiliki oleh individu. Instruksi apa yang harus dilakukan, kapan dan bagaimana order tersebut tidak didokumentasikan. Beberapa training operator sudah ada dan memiliki standar operasi resmi.
3 Defined Process
Kebutuhan untuk mengatur operasi-operasi secara komputerisasi telah dipahami dan diterima di dalam organisasi. Resoruces telah dialokasikan dan beberapa training pekerjaan telah ada. Fungsi-fungsi yang dapat berulang secara resmi telah ditentukan, distandarkan, didokumentasikan dan dikomunikasikan.
4 Managed and Measurable
Pendukung dan operasi-operasi komputerisasi telah ditentukan dan kepemilikannya telah ditentukan dengan jelas. Operasi-operasi telah didukung dengan budget resoruces untuk pengeluaran dan human resources. Training yang ada telah bersifat resmi dan terus dilakukan secara berkala. Jadwal dan
tugas telah didokumentasikan dan dikomunikasikan, yang bersifat internal dan hanya ditujukan untuk fungsi-fungsi IT dan pelayanan pada pemerintahan/masyarakat.
5 Optimised
Operasi-operasi pendukung IT yang efektif, efisien dan cukup fleksibel disesuaikan dengan kebutuhan service level dengan cara meminimalkan kerugian yang ada dalam produktivitas. Proses-proses pengaturan operasional IT telah didokumentasikan dan distandarkan di dalam knowledge base dan digunakan sebagai subyek untuk melakukan peningkatan.
Berdasarkan analisa di atas, Diskominfo bidang telematika postel berada di level 5, Optimised untuk proses Manage Operations.
Berdasarkan analisa secara keseluruhan di atas, diperoleh level kematangan dari setiap proses yang ada dalam domain deliver and Support (DS) yang dapat dilihat pada tabel di bawah ini :
Tabel 4.13 Tabel Maturity Level Domain Deliver and Support Proses TI
Deliver and Support
Maturity Level Penjelasan DS 1 Define and Manage Service Level
4 Managed and Measurable, Tingkat layanan
semakin banyak ditentukan di dalam sistem, yang diperlukan untuk menentukan fase dan proses penggabungan rancangan dari aplikasi dan lingkungan operasional yang ada.
Dalam Bidang Telematika Pos dan Telekomunikasi, tingkat layanan (service level)
telah ditentukan untuk seluruh proses yang ada di dalam organisasi dan dilakukan secara berkala. Layanan yang ada dalam bidang telematika pos dan telekomunikasi terdapat 3 yaitu website subang, media center online, dan LPSE yaitu pelayanan pelelangan oleh tiap SKPD.
DS 2 Manage
Thrid Party Service
4 4 Managed and Measurable, Kriteria standar
resmi telah ditetapkan untuk menentukan syarat perjanjian, termasuk lingkup kerja,
services/deliverables yang akan disediakan,
assumptions, jadwal, cost, rencana penagihan dan
pertanggungjawaban. Pertangguingjawaban untuk kontrak dan vendor managemnent telah ditetapkan. Kualifikasi, resiko dan kemampuan vendor akan diperiksa terus menerus.
Keperluan layanan ditentukan dan dihubungkan dengan tujuan bisnis. Terdapat proses untuk meninjau service performance terhadap keperluan menurut syarat kontrak, menyediakan input untuk menilai third party services sekarang dan masa yang akan datang.
Keterlibatan pihak ketiga sudah ditentukan oleh Dinas sendiri dan berdasarkan keputusan dari pemerintah daerah setempat menyediakan input untuk menilai third party services berdasar
perjanjian kontrak untuk sekarang dan masa yang akan datang.
DS 3 Manage
Performance and Capacity
4 Manage and Measurable, Proses-proses dan tools
telah tersedia untuk mengukur penggunaan sistem, kinerja dan kapasitas, dan hasilnya akan dibandingkan dengan tujuan yang telah ditentukan. Informasi yang up to date telah tersedia, memberikan kinerja yang statistik yang standar dan peringatan terhadap suatu kejadian yang disebabkan oleh kinerja dan kapasitas yang tidak cukup. Masalah kinerja dan kapasitas yang tidak cukup telah disetujui sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan dan telah distandarkan.
Proses-proses dan tools yang tersedia di Diskominfo dalam Bidang Telematika Postel dapat digunakan untuk mengukur penggunaan sistem, kinerja dan kapasitas. Hasil dari pengukuran tersebut akan dibandingkan dengan goals yang telah ditentukan. Informasi yang up to date telah tersedia di dalam organisasi. Informasi tersebut memberikan performance statistics yang standar dan peringatan terhadap suatu kejadian yang disebabkan oleh performance dan kapasitas yang tidak cukup. Masalah performance dan kapasitas
yang tidak cukup juga telah disetujui sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan dan telah distandarkan. Informasi yang up to date memberikan kesempatan untuk melakukan perubahan secepat mungkin.
DS 4 Ensure
Continuous Service
0 Non-existent, Tidak terdapat suatu pengertian
tentang resiko-resiko yang muncul, sistem keamanan yang mudah diserang dan ancaman pada
IT operations atau pengaruh yang timbul akibat
kerugian IT service bagi bisnis. Kelancaran service tidak dipertimbangkan oleh manajemen sebagai suatu kebutuhan.Di Diskominfo Kabupaten Subang dalam bidang telematika postel, belum adanya kesadaran menganai resiko-resiko TI yang berupa serangan terhadap sistem keamanan, ancaman terhadap operasional IT serta pengaruh yang timbul akibat kerugian IT service bagi bisnis.
DS 5 Ensure
System Security
1 Initial/Ad hoc, Organisasi sudah mengakui
kebutuhan keamanan TI. Kesadaran terhadap kebutuhan keamanan terutama tergantung pada individu masing-masing. Keamanan TI hanya ditujukan untuk basis yang reaktif. Keamanan TI tidak diukur. Deteksi terhadap pelanggaran keamanan TI akan mendatangkan respon tertentu,
karena tanggungjawab yang ada tidak jelas. Tanggapan untuk pelanggaran keamanan TI yang muncul tidak dapat diprediksi.
Diskominfo pada bidang telamtaika postel, mengakui kebutuhan kemanan IT, keamanan IT telah bersifat reaktif serta belum terukur.
DS 6 Identify and Allocate Cost
1 Initial/Ad Hoc, Adanya pemahaman yang umum
mengenai seluruh biaya untuk layanan informasi, tetapi breakdown tidak dilakukan terhadap biaya untuk setiap pengguna, konsumen, departemen, kelompok pengguna, fungsi layanan, proyek atau pengiriman. Sebenarnya tidak ada pengawasan yang dilakukan terhadap biaya, jadi hanya berdasarkan laporan biaya persetujuan untuk manajemen. Biaya-biaya IT dialokasikan sebagai pengeluaran tambahan operasional. Bisnis tidak disediakan informasi mengenai biaya atau keuntungan adanya perlengkapan layanan.
Dalam proses ini Bidang Telematika Pos dan Telekomunikasi mengenai pengalokasian biaya seluruhnya diputuskan oleh anggaran pemerintah daerah berdasaran kebutuhan dan sistem yang berjalan, tidak ada pengawasan yang dilakukan terhadap biaya, jadi hanya berdasarkan laporan biaya persetujuan untuk manajemen. Biaya-biaya
IT dialokasikan.
DS 7 Educate and
Train Users
2 Repeatable but Intuitive, Adanya kesadaran akan
kebutuhan untuk mengadakan program pendidikan dan training, serta untuk mengumpulkan proses-proses yang ada di seluruh organisasi. Training mulai ditentukan di dalam rencana kinerja individu pegawai. Proses-proses telah dikembangkan pada tahapan di mana kelas-kelas pendidikan dan training yang tidak resmi akan diberikan oleh instruktur yang berbeda-beda, pada saat membahas subjek persoalan yang sama dengan menggunakan pendekatan yang berbeda. Beberapa kelas telah menjawab permasalahan terhadap tingkah laku dan kesadaran, instruktur yang berbeda-beda, pada saat membahas subjek persoalan yang sama dengan menggunakan pendekatan yang berbeda. Beberapa kelas telah menjawab permaslahan terhadap tingkah laku dan kesadaran, serta praktek-praktek keamanan sistem.
DS 8 Manage
Service Desk and Incidents
0 Non-existent, Pada level ini tidak ada dukungan
dari organisasi dalam menjawab pertanyaan pengguna yang ada. Terdapat kekurangan yang komplit dari kejadian yang ada di dalam manajemen proses. Organisasi tidak mengakui adanya isu yang perlu diselesaikan.Sejauh ini
belum ada pelayanan yang menampung pengguna dalam hal ini program pelayanan baru sekedar berupa website kabupaten subang dan media center. Dalam bidang lain dioperasikan mengenai pelayanan telekomunikasi seperti halnya dalam penyiaran radio yang memberikan informasi seputar pemerintahan subang.
DS 9 Manage the
Configuration
1 Initial/Ad Hoc, Pada level ini kebutuhan akan
configuration management telah diakui.
Configuration management yang dasar sifatnya,
seperti pemeliharaan inventori hardware dan
software, telah dikerjakan oleh individu tertentu di
dalam organisasi. Namun, tidak terdpat standar yang mendefinisikan hal tersebut.
DS 10 Manage Problem
1 Initial/Ad hoc, Individu telah mengakui
kebutuhan untuk mengatur masalah dan menyelesaikan masalah tersebut berdasarkan penyebabnya. Pengetahuan kunci individu memberikan beberapa bantuan dengan menghubungkan masalah ke dalam area keahlian mereka, tetapi tanggung jawab untuk mengatur masalah tersebut tidak ditentukan. Informasi yang ada tidak dibagi, hasilnya justru semakin menambah masalah dan kerugian ketika sedang mencari sebuah jawaban dari maslaah tersebut.Di
Diskominfo bidang telematika postel dalam hal pengelolaan masalah tidak sepenuhnya menjadi bagian dari manajemen, hal ini terbukti dari adanya penanganan yang sekedarnya, permaslaahan yang ada sifatnya tidak terlalu beresiko.
DS 11 Manage Data 2 Repeatable but Intuitive, Kebutuhan untuk
mengatur data yang akurat sudah disadari oleh Bidang Telematika Pos dan Komunikasi Kabupaten Subang. Kepemilikan data dimulai dari level yang paling tinggi sudah dilakukan. Keperluan keamanan untuk mengatur data telah didokumentasikan oleh individu-individu kunci. Beberapa pengawasan di dalam TI telah dilakukan untuk mengatur data-data aktivitas yang penting seperti backup, pemulihan dan pemusnahan. Tanggungjawab untuk mengatur data telah ditentukan untuk staf TI kunci yaitu Bidang Telematika Pos dan Telekomunikasi secara resmi. DS 12 Manage the
Physical Environment
0 Non-existent, Kebutuhan untuk melindungi
fasilitas atau investasi dalam sumberdaya yang telah terkomputerisasi tidak disadari. Faktor-faktor lingkungan, meliputi perlindungan kebakaran, debu, tenaga dan kelembaban tidak dikontrol maupun dimonitor. Kebutuhan untuk melindungi
fasilitas atau investasi dalam sumberdaya yang telah terkomputerisasinya di Bidang telematika postel belum terdapat prosedur yang jelas, masih dilakukan oleh kesadaran individu terhadap perlindungan aset TI yang ada.
DS 13 Manage Operations
2 Repeatable but Intuitive, Organisasi menyadari
bahwa penyediaan fungsi-fungsi pendukung TI memegang peranan penting dalam aktivitas-aktivitas operasi TI. Anggaran untuk kebutuhan organisasi telah dialokasikan berdasarkan kasus-kasus yang telah terjadi. Operasi pendukung TI bersifat tidak resmi dan dilakukan berdasarkan intuisi. Terdapat ketergantungan yang tinggi pada keterampilan dan kemampuan yang dimiliki oleh individu. Instruksi apa yang harus dilakukan, kapan dan bagaimana order tersebut tidak didokumentasikan. Beberapa training operator sudah ada dan memiliki standar operasi resmi. Rata-rata 2 Repeatable but intuitive. artinya adalah
proses-proses telah didokumentasikan dan dikomunikasikan.
Maturity level untuk proses Deliver and Support adalah pada level 1,7 (dibulatkan menjadi 2) yaitu Repeatable but intuitive artinya adalah proses-proses telah didokumentasikan dan dikomunikasikan.
BAB V