IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2. E-Lpj sebagai Bentuk Pengimplementasian SIA
E–LPJ BP/BPP dirancang sebagai suatu sistem yang terintegrasi antara aplikasi LPJ BP dengan aplikasi LPJ BPP dengan menggunakan basis internet/web dengan sistem keamanan data yang terkontrol oleh server dengan menggunakan user dan password untuk masing-masing bendahara atau user pada saat ingin menginput data. Tujuan utama dari pengembangan aplikasi ini adalah selain untuk meminimalisir kekurangan sistem manual juga untuk mempermudah BP dan BPP dalam menyusun laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan yang lebih akurat dan cepat. Dengan E–LPJ BP/BPP ini, BPP hanya akan menginput transaksi dengan mengakses sistem dan database melalui internet, kemudian sistem akan secara otomatis melakukan penjurnalan ke buku-buku terkait. Kemudian, sistem juga akan secara otomatis membuat LPJ BPP dan laporan yang berisi informasi keuangan lainnya. Bendahara pengeluaran memiliki wewenang
untuk bisa mengakses ke semua pembukuan BPP (17 BPP) namun tidak sebaliknya, karena BPP hanya diperbolehkan untuk memiliki satu username dan password. Pengaksesan ke dalam sistem pun dapat dilakukan kapan saja secara real time. Gambar penyusunan LPJ BPP dengan menggunakan e-LPJ BP/BPP secara garis besar adalah sebagai berikut:
Gambar 4. Penyusunan LPJ BPP dengan aplikasi e – LPJ BP/BPP (2012) Hingga saat ini, aplikasi LPJ BP dan BPP masih dalam tahap percobaaan dan dikembangkan secara bertahap dan paralel. BPP masih menggunakan sistem manual, sedangkan Bagian Keuangan masih dalam proses finalisasi. Dalam mengembangkan aplikasi tersebut, Bagian Keuangan lebih berfokus kepada pengembangan aplikasi LPJ BPP terlebih dahulu baru kemudian aplikasi LPJ BP, karena BPP berada di unit akuntansi terkecil yang mengelola transaksi ekonomi sehari-hari.
1. Penginputan data. Pada tahap ini transaksi ekonomi telah digolongkan per jenis transaksi sesuai dengan sifat dan karakteristik transaksi. Setiap jenis transaksi telah dilakukan otomatisasi jurnal dengan alur pembukuan sesuai dengan Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharanaan Nomor: PER-47/PB/2009. Ketika BPP memilih jenis transaksi, maka akan terjadi jurnal di buku-buku pembantu terkait secara otomatis. Adapun jenis transaksi dan alur pembukuan adalah seperti Gambar 5.
Gambar 5.Jenis transaksi dan alur pembukuan dari aplikasi (Bagian Keuangan Biro Umum, 2012 ).
2. Pengubahan data. Menu ini digunakan untuk mengubah data yang sebelumnya telah diinput kedalam sistem. Menu ini juga digunakan
untuk melengkapi data seperti menambah informasi bahwa transaksi tersebut sudah diterbitkan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) pada transaksi pertanggungjawaban UP atau mengedit profile.
3. Penghapusan data. Menu ini digunakan untuk menghapus data yang salah yang telah tersimpan dalam database, misalnya menghapus data yang terdeteksi terjadi penginputan berulang. 4. Penyusunan pembukuan. Menu ini digunakan untuk membuat LPJ
BPP, yang data dasarnya berasal dari hasil penginputan transaksi secara otomatis dan saldo kas bank dan tunai yang diinput secara manual berdasarkan kondisi nyata.
Penggunaan e-LPJ BP/BPP ini sangat memudahkan BPP dalam melakukan pembukuan. Namun sistem ini tetap memerlukan pengetahuan, ketelitian dan kehati-hatian dari BPP, karena kunci dari keakuratan penyusunan LPJ BPP dengan sistem ini adalah pada saat BPP memilih jenis transaksi. Ketika BPP salah memilih jenis transaksi maka akan berakibat kesalahan pada buku-buku pembantu lainnya dan menyebabkan informasi yang salah pada LPJ BPP. Oleh karena itu BPP harus tetap diberikan pengetahuan tentang konsep dasar akuntansi terkait penyusunan LPJ BPP ini.
Aplikasi e – LPJ BP/BPP memiliki fitur- fitur lain selain pembukuan inti yang membuatnya lebih unggul dari sistem manual, yaitu:
1. Fitur kas dan profile. Fitur ini memberikan gambaran lebih rinci mengenai profil BPP seperti no SK dan tanggal pengangkatan, informasi DIPA Kementerian dan penjelasan selisih LPJ. Informasi dalam dalam fitur ini akan digunakan sebagai informasi dalam LPJ BPP
2. Fitur lihat transaksi. Fitur ini digunakan untuk melihat seluruh transaksi yang telah diinput.
3. Fitur SPTB. Fitur ini hanya digunakan untuk jenis transaksi pertanggungjawaban UP dan pertanggungjawaban TUP. Fitur ini mempermudah BPP jika ingin mencetak SPTB UP/TUP
4. Fitur Buku Besar. Fitur ini digunakan untuk menampilkan seluruh transaksi pada BKU dan buku pembantu secara perbulan.
5. Fitur Buku Cek. Fitur ini digunakan untuk melihat daftar transaksi berdasarkan nomor cek. Melalui fitur ini kita dapat melakukan rekonsiliasi dengan rekening Koran untuk melihat cek – cek yang masih beredar.
6. Fitur cari SPP. Fitur ini digunakan untuk melihat transaksi berdasarkan nomor SPP
7. Fitur saldo Pembukuan. Fitur ini digunakan untuk melihat saldo per bulan dari BKU dan buku pembantu lainnya secara umum
8. Fitur print. Fitur ini digunakan untuk mencetak berbagai laporan seperti LPJ BPP, BKU dan buku-buku pembantu
9. Fitur export. Fitur ini digunakan untuk mengubah data kedalam bentuk file excel.
10. Fitur logout. Fitur ini digunakan untuk keamanan data ketika keluar dari aplikasi
Adapun Fitur –fitur yang terdapat pada aplikasi LPJ BPP seperti terlihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 6. Menu aplikasi LPJ BPP (bagian keuangan Biro Umum, 2012) E – LPJ BP/BPP sebagai bentuk implementasi SIA di Kementerian PPN/Bappenas diharapkan akan memberikan nilai lebih bukan hanya
kepada BP ataupun BPP tetapi juga kepada Kementerian PPN/Bappenas mengingat informasi keuangan yang diberikan lebih banyak dan beragam dan keakuratan pembukuan LPJ BPP yang dapat meningkatkan kualitas laporan keuangan yang secara langsung menggambarkan pengelolaan keuangan negara di Kementerian PPN/Bappenas.
Gambar 7.Hubungan LPJ BPP, LPJ BP dan laporan keuangan (data diolah, 2012).
Selain hal tersebut diatas, berikut adalah kelebihan-kelebihan e - LPJ BP/BPP antara lain:
1. One time data entry. Hal ini menimbulkan efisiensi dalam penyusunan LPJ BPP, karena BPP tidak perlu untuk melakukan penginputan berulang atas transaksi yang sama dalam buku-buku pembantu
2. Penjurnalan secara otomatis oleh sistem dapat meminimalisir kesalahan penjurnalan pada buku-buku pembantu terkait
3. Adanya validasi data dapat meminimalisir kesalahan penulisan huruf dan angka
4. Standardisasi format membuat format pembukuan di seluruh BPP sama (format angka, tulisan, laporan)
5. Menghasilkan informasi keuangan yang lebih beragam, cepat akurat dan dapat diakses secara real time
6. Keamanan data lebih terkontrol. Password dan username seluruh BPP hanya dibuat oleh BP dan penggantian Password dan username harus melalui persetujuan BP. Selain itu juga ada enkripsi data untuk menjaga kerahasiaan data
7. BP memiliki data akses atas siapa saja yang mengakses sistem 8. Setiap perubahan dalam sistem terdokumentasi dengan baik. Setiap
terjadi eror maka sistem secara otomatis akan mengeluarkan notifikasi
9. Menghasilkan laporan LPJ BPP yang lebih akurat dan laporan lainnya yang lebih terstruktur
10. Meningkatkan pengendalian internal BP atas pembukuan yang dilakukan BPP. BP dapat kapan saja melihat progress pembukuan BPP
11. Sebagai recovery plan, database di back up setiap seminggu sekali dalam komputer Bagian Keuangan
12. Mempercepat penyusunan LPJ BPP karena otomatisasi sistem 13. Biaya yang lebih murah karena meminimalisir penggunaan kertas Selain kelebihan-kelebihan diatas, sistem ini masih terdapat beberapa kelemahan dan resiko yang harus dihadapi, yaitu:
1. E- LPJ BP/BPP merupakan sistem informasi akuntansi yang sarat teknologi. Kemajuan teknologi yang berkembang pesat menuntut komitmen yang tinggi untuk mampu beradaptasi dengan cepat dari pengelola dan pengguna sistem.
2. Terdapat transaksi yang merujuk pada data yang sama sehingga kemungkinan terjadi data berulang, misalnya transaksi A merujuk pada SP2D x dan cek x, begitu juga transaksi B merujuk pada SP2D x dan cek x.
3. Otomatisasi sistem dikhawatirkan akan membuat operator sedikit memiliki keinginan untuk mempelajari konsep dasar akuntansi yang menjadi dasar pembuatan jurnal-jurnal pada sistem ini. 4. Rentan terhadap kehilangan data secara keseluruhan
Secara umum, dengan membandingkan biaya dan manfaat dari pengembangan e- LPJ BP/BPP, aplikasi ini diharapkan dapat memberikan manfaat yang lebih bagi BP dan BPP pada khususnya dan Kementerian PPN/Bappenas pada umumnya. E – LPJ BP/BPP diharapkan mampu meningkatkan kualitas pengelolaan keuangan negara yang transparan dan akuntabel pada Kementerian PPN/Bappenas. E – LPJ BP/BPP juga diharapkan mampu meningkatkan kepuasan internal terhadap pelayanan umum yang sejalan dengan salah satu prioritas nasional yang ditetapkan dalam RPJMN 2010 – 2014 yaitu reformasi birokrasi dan tata kelola