IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3. Evaluasi Sistem Aplikasi LPJ BP/BPP
Evaluasi atas sistem aplikasi LPJ BP/BPP dilakukan melalui analisis data kuantitatif dan data kualitatif. Pengumpulan data kuantitatif dan data kualitatif dilakukan untuk mengungkap atau menjaring berbagai fenomena, informasi atau kondisi aktual sesuai dengan lingkup evaluasi. Sinergi antara analisis data kuantitatif dan data kualitatif diharapkan mampu menghasilkan kesimpulan evaluasi yang komprehensif dan dapat dipertanggungjawabkan. Adapun populasi dari kegiatan evaluasi ini adalah seluruh pengguna aplikasi LPJ BP/BPP yaitu seluruh BPP yang berada di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas yang berjumlah 17 orang.
Tabel 3. Daftar BPP Kementerian PPN/Bappenas TA 2012
No. Pengguna (BPP) Username
1 Dukungan Manajemen I Setmen PPN/Settama Bappenas dm1 2 Dukungan Manajemen II Setmen PPN/Settama Bappenas dm2 3 Dukungan Manajemen III Setmen PPN/Settama Bappenas dm3 4 Dukungan Manajemen IV Setmen PPN/Settama Bappenas dm4
5 Program Peningkatan Sarana dan Prasarana p2spab
6 Program Peningkatan Pengawasan dan Akuntabilitas Aparatur p2a2
7 Kedeputian Bidang SDM dan Kebudayaan sdmk
8 Kedeputian Bidang Polhukhankam polhukhankam
9 Kedeputian Bidang Kemiskinan, Ketenagakerjaan dan UKM kukm
10 Kedeputian Bidang Ekonomi ekonomi
11 Kedeputian Bidang SDA LH sdalh
12 Kedeputian Bidang Sarana dan Prasarana sarpras
13 Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otda otda
14 Kedeputian Bidang Pendanaan Pembangunan pendanaan
15 Kedeputian Bidang Evaluasi Kinerja Pembangunan ekap
16 Pengelolaan Sumber Daya Air Terpadu psdat
4.3.1. Data Kuantitatif
Data kuantitatif yang digunakan dalam evaluasi ini diambil dari database sistem aplikasi LPJ BP/BPP dengan menggunakan admin administrator. Data tersebut adalah sebagai berikut:
1) Jumlah pengguna yang login ke dalam aplikasi LPJ BP/BPP sejak bulan April – September 2012
2) Jumlah penggunaan aplikasi LPJ BP/BPP sejak bulan April – September 2012
Berdasarkan database sistem aplikasi LPJ BP/BPP per 30 September 2012, seluruh BPP (17 BPP) pernah melakukan login ke dalam sistem aplikasi LPJ BP/BPP, namun frekuensi login per BPP bervariasi selama bulan April hingga September 2012.
Gambar 8. Grafik Frekuensi Login Per BPP April s.d September 2012 Berdasarkan grafik diatas, BPP Pendanaan adalah BPP yang frekuensi loginnya paling tinggi selama bulan April – September 2012 yaitu sebanyak 133 kali atau rata-rata 22 kali login sebulan, sedangkan BPP ekap adalah BPP yang paling rendah frekuensi loginnya yaitu
47 20 32 1018 65 6072 40 19 47 18 58 133 9 55 14 0 20 40 60 80 100 120 140 d m 1 d m 2 d m 3 d m 4 p 2 sp ab p 2 a2 sd m k p o lh u kh an ka m ku km ek o n o m i sd al h sa rp ra s o td a p e n d an aa n e ka p p sd at ir sd p Frekuensi Login
sebanyak 9 kali selama bulan April – September 2012 atau rata-rata 2 kali login dalam sebulan.
Tabel 4. Rata- Rata Frekuensi Login Per Bulan
Berdasarkan tabel diatas dapat terlihat bahwa sekitar 41% pengguna melakukan login ke dalam aplikasi LPJ BP/BPP rata-rata kurang dari 4 kali dalam sebulan. Hal ini menunjukkan masih terjadi penumpukan pekerjaan dengan tidak menginput transaksi kedalam aplikasi LPJ BP/BPP secara mingguan.
Selanjutnya, parameter analisis jumlah penggunaan aplikasi LPJ BP/BPP adalah dengan melihat jumlah BPP yang telah menyelesaikan LPJ bulan April hingga September 2012.
Tabel 5. Penyelesaian LPJ Per Bulan
No. BPP Username rata-rata/bulan
1 Dukungan Manajemen I Setmen PPN/Settama Bappenas dm1 8
2 Dukungan Manajemen II Setmen PPN/Settama Bappenas dm2 3
3 Dukungan Manajemen III Setmen PPN/Settama Bappenas dm3 5
4 Dukungan Manajemen IV Setmen PPN/Settama Bappenas dm4 2
5 Program Peningkatan Sarana dan Prasarana p2spab 3
6 Program Peningkatan Pengawasan dan Akuntabilitas Aparatur p2a2 11
7 Kedeputian Bidang SDM dan Kebudayaan sdmk 10
8 Kedeputian Bidang Polhukhankam polhukhankam 12
9 Kedeputian Bidang Kemiskinan, Ketenagakerjaan dan UKM kukm 7
10 Kedeputian Bidang Ekonomi ekonomi 3
11 Kedeputian Bidang SDA LH sdalh 8
12 Kedeputian Bidang Sarana dan Prasarana sarpras 3
13 Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otda otda 10
14 Kedeputian Bidang Pendanaan Pembangunan pendanaan 22
15 Kedeputian Bidang Evaluasi Kinerja Pembangunan ekap 2
16 Pengelolaan Sumber Daya Air Terpadu psdat 9
4.3.2 Data Kualitatif
Metode pengambilan data kualitatif dalam evaluasi sistem apliaksi LPJ BP/BPP dilakukan melalui pelaksanaan Focus Group Discussion (FGD). Pemilihan pengambilan data kualitatif melalui FGD dilakukan dengan pertimbangan kelebihan-kelebihan pelaksanaan FGD antara lain sebagai berikut:
1) FGD memberikan kemudahan dan peluang untuk menjalin keterbukaan, kepercayaan, dan memahami persepsi, sikap, serta pengalaman yang dimiliki oleh informan (BPP)
2) FGD memungkinkan adanya diskusi intensif dan tidak kaku dalam membahas isu-isu yang sangat spesifik
3) FGD memungkinkan pengumpulan informasi secara cepat dan konstruktif dari peserta FGD yang memiliki latar belakang berbeda-beda
4) FGD memungkinkan adanya dinamika kelompok yang terjadi selama berlangsungnya proses diskusi dan seringkali memberikan informasi yang penting, menarik, bahkan kadang tidak terduga.
Namun demikian, arti penting FGD bukan terletak pada hasil representasi populasi, tetapi pada kedalaman informasinya. Melalui pelaksanaan FGD, dapat diketahui alasan, motivasi, argumentasi atau dasar dari pendapat seseorang atau kelompok.
4.3.3 Pelaksanaan FGD
Pelaksanaan FGD diadakan selama 2 hari di ruang rapat Bagian Keuangan Biro Umum pada tanggal 22 s.d 23 Oktober 2012. Populasi peserta FGD adalah seluruh BPP di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas yang berjumlah 17 orang. Dalam pelaksanaanya, peserta FGD dikelompokkan menjadi tiga kelompok. Pengelompokkan dilakukan secara terstruktur berdasarkan tingkat keseringan BPP melakukan login ke dalam aplikasi LPJ BP/BPP selama bulan
April hingga September 2012. Berikut adalah kriteria pengelompokkan peserta FGD:
Tabel 6. Kategori Pengelompokkan
Frekuensi Login April s.d September 2012 Kategori
> 55 kali Sering sekali 31 kali - 55 kali Sering
≤ 30 kali Jarang
Pengelompokkan terstruktur ini diharapkan dapat menciptakan diskusi intensif yang menarik dan konstruktif. Berdasarkan kategori pengelompokkan tersebut, maka kelompok FGD adalah sebagai berikut:
Tabel 7. Kelompok FGD
4.3.4 Analisis Hasil FGD
Berdasarkan FGD yang telah dilaksanakan pada bulan Oktober, berikut adalah analisis hasil FGD yang dapat dibagi dalam dua aspek, yaitu:
1) Aspek Pengguna a. Beban pekerjaan
Berdasarkan diskusi dalam forum FGD didapat informasi bahwa terdapat beberapa BPP yang bukan hanya melakukan pembukuan LPJ tetapi juga mengerjakan pekerjaan lain seperti penginputan data ke beberapa aplikasi lainya seperti aplikasi Sakpa, aplikasi persediaan,
BPP Kelompok Kategori
Kedeputian Bidang Pendanaan Pembangunan Kelompok 1 Sering sekali login Dukungan Manajemen III Setmen PPN/Settama Bappenas Kelompok 1 Sering login
Kedeputian Bidang SDA LH Kelompok 1 Sering login
Kedeputian Bidang Ekonomi Kelompok 1 Jarang login
Kegiatan Infrastructure Reform Sector Development project (IRSDP) Loan ADB Kelompok 1 Jarang login Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Kelompok 1 Sering sekali login Kedeputian Bidang Polhukhankam Kelompok 2 Sering sekali login Kedeputian Bidang Evaluasi Kinerja Pembangunan Kelompok 2 Jarang login Kedeputian Bidang Sarana dan Prasarana Kelompok 2 Jarang login Dukungan Manajemen I Setmen PPN/Settama Bappenas Kelompok 2 Sering login Pengelolaan Sumber Daya Air Terpadu Kelompok 2 Sering login Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otda Kelompok 2 Sering sekali login Kedeputian Bidang SDM dan Kebudayaan Kelompok 3 Sering sekali login Dukungan Manajemen II Setmen PPN/Settama Bappenas Kelompok 3 Jarang login Program Peningkatan Pengawasan dan Akuntabilitas Aparatur Kelompok 3 Sering sekali login Kedeputian Bidang Kemiskinan, Ketenagakerjaan dan UKM Kelompok 3 Sering login Dukungan Manajemen IV Setmen PPN/Settama Bappenas Kelompok 3 Jarang login
aplikasi Simak BMN. Hal ini menurut BPP dapat menghambat pekerjaan BPP dalam melakukan penginputan data ke aplikasi LPJ BP/BPP. Oleh karena itu, terdapat beberapa BPP yang jarang menggunakan aplikasi LPJ BP/BPP atau menumpuk penginputan transaksi ke dalam aplikasi LPJ BP/BPP. Manajemen waktu yang kurang baik tentu saja dapat menjadi salah satu faktor yang memicu terjadinya human eror dalam penginputan transaksi.
Tabel 8. Kelompok FGD yang mengerjakan beberapa aplikasi
b. Peraturan
Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharanaan Nomor: PER-47/PB/2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penatausahaan dan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara Kementerian Negara/Lembaga/Kantor/Satuan Kerja menyatakan bahwa bendahara wajib melakukan rekonsiliasi LPJ BP paling lambat 10 hari kerja bulan berikutnya. Berdasarkan peraturan tersebut, dapat dikatakan bahwa tidak ada peraturan yang mengikat BPP untuk menyelesaikan LPJ BPP secara tepat waktu, karena LPJ yang direkonsiliasi dengan pihak KPPN adalah LPJ BP bukan LPJ BPP. Tidak adanya peraturan dan sanksi yang mengikat kepada BPP atas keterlambatan penyampaian
LPJ BPP kepada BP menjadi salah satu faktor penyebab adanya beberapa LPJ BPP yang belum selesai.
c. Pendidikan
Berdasarkan informasi yang didapat dalam forum FGD diketahui bahwa tidak semua BPP memiliki latar belakang akuntansi. Hal ini menjadi kendala tersendiri bagi BPP dalam memahami alur akuntansi serta penjurnalan yang terjadi dalam sistem aplikasi LPJ BP/BPP. Kurang pemahaman BPP atas alur akuntansi menyebabkan BPP tidak dapat melakukan koreksi sendiri apabila terjadi system error yang menyebabkan kesalahan jurnal transaksi. Seperti halnya kurang pemahamannya dalam transaksi pengembalian dan pertanggung jawaban uang muka, kebingungan mengenai pemotongan dan pembayaran pajak.
2) Aspek Perangkat/Aplikasi a. Keraguan Teknologi
Berdasarkan diskusi dalam forum FGD diketahui bahwa adanya keraguan dan kekhawatiran BPP akan kehilangan data yang telah diinput dalam sistem aplikasi LPJ BP/BPP. Kekhawatiran tersebut memicu beberapa BPP untuk tetap mennyusun LPJ BPP secara manual dalam format excel. Penginputan transaksi secara ganda tersebut (manual dan menggunakan aplikasi) tentu saja mengurangi esensi dibuatnya aplikasi LPJ BPP yang diharapkan dapat memberikan efisiensi pekerjaan kepada BPP. Namun sebenarnya pada aplikasi LPJ BPP sudah di buatkan fitur export data dalam format excel, hanya saja masih sederhana dan tidak otomatis export data secara keseluruhan. b. Fitur Aplikasi
Berdasarkan hasil FGD diketahui beberapa kebutuhan
pengembangan fitur-fitur yang ada dalam aplikasi LPJ BP/BPP sebagai berikut:
a) Fitur export data keseluruhan. Fitur ini dibutuhkan BPP sebagai bukti dukung dalam pemeriksaan oleh auditor eksternal. Dari mulai
pembukan sampai dengan format LPJ dan Berita acara pemeriksaan kas.
b) Fitur input transaksi. Untuk menu inputasi transaksi dibuat lebh mudah, seperti menyortir nomor cek yang sudah di input sebelumnya pada saat input data baru
c) Fitur edit profile. Pada menu ini perlu dipisah menjadi dua: 1) tanggal pembukuan, uang tunai ,uang bank, penjelasan selisih pada ljp dan berita acara serta tanggal pengesahan yang harus di input setiap bulannya; 2) tanggal dan no sk bpp dan ppk, pejabat pembuat komitmen, bendahara pengeluaran pembantu, nip, fungsi, sub fungsi, program, kegitan, dan sub kegiatan dibuat hanya 1 kali inputan dan bisa di edit jika data akan di rubah.
d) Fitur SPTB. Bahwa fitur sptb itu dinilai tidak efisien karena mereka jadi dua kali bekerja, dan saran nya di tambah menu untuk SPP agar lebih mempermudah dan fitur SPTB pun akan lebih berguna.
e) Fitur “cari SP2D”. Fitur ini dibutuhkan untuk mencara data dari nomor sp2d yang telah di input sebelumnya.
4.3.5 Rencana Aksi
Berdasarkan hasil analisis FGD, disusun suatu rencana aksi untuk mengakomodir kendala dan saran yang konstruktif untuk pengembangan aplikasi LPJ BP/BPP sebagai berikut: