4.9 EA Management Plan
4.9.3 EA Future Architecture Summary .1 Future Architecture Summary
Pengadaan sistem informasi dan teknologi yang saling terintegrasi yang ada di SMPN 32 Jakarta akan membantu menjalankan kegiatan di sekolah efektif dan efisien. Dengan adanya pengadaan sistem aplikasi operasional sekolah yang saling terintegrasi diharapkan dapat menghasilkan data yang akurat dan cepat.
Alur kegiatan yang ada di SMPN 32 Jakarta, yaitu :
Setiap calon siswa yang mendaftar akan diurutkan berdasarkan nilai yang didapat setiap calon siswa. Setelah dinyatakan diterima, status calon siswa berganti menjadi siswa Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN) 32 Jakarta dan dapat melakukan kegiatan pembelajaran. Data siswa yang telah didaftarkan akan diinput langsung ke dalam database oleh tata usaha bagian administrasi.
Wakil bagian kurikulum menyusun jadwal pelajaran siswa dan disimpan ke dalam database. Kemudian jadwal pelajaran siswa dicetak dan siswa akan mendapatkan jadwal pelajaran melalui pengumuman atau diberikan di kelas.
Penilaian penguasaan materi siswa dilakukan oleh guru mata pelajaran yang bersangkutan berdasarkan pada nilai ujian blok sebanyak tiga kali, ujian tengah semester satu kali, dan ujian akhir semester satu kali. Kemudian nilai siswa akan dimasukkan ke dalam buku ledger, lalu diserahkan kepada tata usaha bagian administrasi. Lalu tata usaha bagian administrasi akan memasukkan data nilai siswa dari buku ledger ke dalam database. Setelah itu, tata usaha akan langsung dapat mencetak laporan nilai siswa dari sistem. Laporan nilai siswa akan diberikan kepada siswa pada setiap akhir semester.
Absensi dilakukan oleh siswa sebelum masuk ke kelas. Data absensi siswa secara otomatis akan tersimpan ke dalam database. Setelah itu, tata usaha bagian administrasi dalam langsung mencetak laporan absensi siswa. Dari laporan absensi siswa, dapat dilakukan pengambilan keputusan pada saat rapat dewan sekolah sebelum ujian, yaitu siswa mana saja yang nantinya dapat mengikuti ujian sekolah dan yang tidak dapat mengikuti ujian berdasarkan jumlah absensi masing-masing siswa.
Pada akhir tahun, TU bagian administrasi memberikan laporan hasil belajar siswa dan laporan absensi guru kepada kepala sekolah.
4.9.3.2 Planning Assumption
Dengan asumsi perencaaan sistem informasi yang saling terintegrasi di masa mendatang, maka akan terjadi dampak pada perubahan sedikit pada alur kegiatan yang ada di SMPN 32 Jakarta. Lalu dengan adanya pengadaan sistem informasi dan teknologi di SMPN 32 Jakarta, dengan harapan agar kegiatan operasional SMPN 32 Jakarta menjadi efektif karena data yang ada saling terintegrasi dan kegiatan belajar mengajar menjadi lebih terarah. Serta dapat menjadikan kegiatan lebih efisien dalam biaya dengan menghindari pemborosan kertas.
Meningkatkan pengetahuan guru dan karyawan dengan melakukan pelatihan karena adanya kegiatan baru yang diadakan yaitu dalam bidang Sistem Informasi/Teknologi Informasi. Pengadaan aplikasi operasional sekolah dengan adanya database, sistem absensi dengan fingerprint, dan ruang multimedia bertujuan untuk mempermudah jalannya kegiatan di sekolah sehingga kegiatan operasional di SMPN 32 Jakarta bisa menjadi efektif.
4.9.3.3 Updating Current & Future View
Pandangan untuk masa depan kegiatan yang akan berjalan mulai berubah dari adanya penyediaan database untuk menyimpan data siswa, nilai siswa, dan absensi siswa. Selain itu, akan disediakan alat handkey untuk absensi siswa dan ruang multimedia untuk menunjang kegiatan belajar mengajar di SMPN 32 Jakarta.
Penggunaan sistem informasi dan teknologi menjadi suatu perbedaaan pandangan di masa depan dan juga saat ini dalam kegiatan di sekolah. Oleh karena itu, sangat dibutuhkan waktu dalam perencanaannya untuk menyesuaikan dalam melakukan perubahan agar tercapai strategi maupun tujuan sekolah.
• Goal & Initiative
Dalam melakukan pencapaian strategi SMPN 32 Jakarta ke depannya akan membutuhkan suatu tujuan/insiatif baru yang dapat membantu sekolah dalam dunia pendidikan dan dapat setara serta bersaing dengan sekolah unggulan lain. Pencapaian strategi menggunakan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat). Oleh karena itu, SMPN 32 Jakarta harus melakukan strategi
di setiap tahun agar dapat memanfaatkan ancaman dan peluang yang muncul pada dunia pendidikan.
• Product & Service
Perubahan kegiatan yang dilakukan SMPN 32 Jakarta meningkat dengan penggunaan sistem informasi dan teknologi informasi, yaitu dengan adanya database, handkey, dan ruang multimedia agar kegiatan operasional di SMPN 32 Jakarta menjad efektif.
• Data & Information
Pada data dan informasi juga terdapat perubahan untuk perencanan di masa depan. Penyimpanan data dan informasi SMPN 32 Jakarta masih berupa kertas yang dapat memunculkan masalah besar seperti pemborosan kertas dan data bisa hilang. Oleh karena itu, diusulkan kedepannya akan berubah menjadi data yang langsung tersimpan ke dalam database sehingga tidak memerlukan banyak kertas dan informasi mengenai data lebih akurat.
• System & Application
Di SMPN 32 Jakarta terjadi perubahan dalam kegiatan operasional. Sistem yang digunakan saat ini masih manual sehingga akan dilakukan pengadaan sistem dan teknologi baru. Tujuan dari pengadaan sistem dan teknologi baru adalah untuk menjadikan kegiatan operasional di SMPN 32 Jakarta menjadi efektif.
• Network & Infrastructure
Pengadaan sistem informasi dan teknologi informasi untuk meningkatkan kegiatan operasional SMPN 32 Jakarta menjadi efektif. Dengan pengadaan database, handkey, dan ruang multimedia diharapkan dapat menunjang kegiatan operasioal di SMPN 32 Jakarta.
4.9.3.4 Sequencing Plan
Gambar 4.20 Sequencing Plan
Pada sequencing plan akan dibahas mengenai skema rencana berkelanjutan pada SMPN 32 Jakarta terdapat 5 fase yang digunakan yaitu pada Q1 sampai dengan Q5, pada Q1 sampai pada Q2 adalah sistem yang telah digunakan oleh SMPN 32 Jakarta, selanjutnya pada Q2 sampai dengan Q5 adalah sistem usulan yang dapat digunakan oleh SMPN 32 Jakarta kedepannya.
Pada Q2-Q3 (tahun 1), pertama pangadaan komputer PC di ruang Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Tata Usaha
Kedua, pengadaan sistem yang terintegrasi dimulai dengan pembuatan sistem aplikasi operasional sekolah khusunya pada bagian Tata Usaha yang akan diintegrasikan ke Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah.
Ketiga, dengan pengadaan sistem absensi elektrik dengan menggunakan absen fingerprint untuk siswa sehingga data absensi akurat.
Pada Q3 – Q4 (tahun 2) Usulan pada tahun kedua, pertama mengimplemntasi sistem aplikasi operasional sekolah yang telah dikembangkan dari tahun pertama, dengan sistem ini tata usaha tidak perlu lagi melakukan pencatatan secara manual, melainkan melalui aplikasi operasional dengan menginput data siswa ke dalam database.
Kedua, dengan pengadaan ruang multimedia untuk mengasah pengetahuan teknologi bagi guru dan siswa.
Dan Q4 – Q5 (tahun 3) Pada tahun ketiga akan dilakukan suatu pengembangan dengan melakukan maintenance secara periodik, memperbaiki berbagai permasalahan dan bugs.