USULAN PERENCANAAN ARCHITECTURE BARU
4.1 Updated Strategy Goals & Initiatives 4.1.1 Strategic Plan
Visi dan Misi Awal
Visi :
“ Tangguh dalam Imtak, Santun dalam Akhlak, Unggul dalam Prestasi”
Misi:
• Melaksanakan pelayanan bimbingan keagamaan dalam lingkungan sekolah yang religius
• Membangun budaya toleransi antar umat beragama
• Membangun dan mencintai lingkungan sekolah
• Membangun kreatifitas, sesuai dengan bakat dan minat siswa
• Mengembangkan pembelajaran berkualitas berbasis pendidikan karakter
Usulan Visi dan Misi
Visi:
Unggul dalam prestasi, berkualitas dalam bidang akademik dan non akademik dengan berasaskan pada iman dan taqwa
Misi:
1. Meningkatkan keimanan dan ketaqwaan
2. Meningkatkan pembelajaran secara teratur, efektif dan efisien 3. Membangun kreatifitas, sesuai dengan bakat dan minat siswa 4. Meningkatkan sumber daya yang berkualitas
5. Menumbuhkembangkan wawasan dan pengetahuan terhadap teknologi
6. Menumbuhkan kecintaan bangsa dan negara Indonesia
Goal Awal Goal :
Usulan Goal Goal :
“Menjadi sekolah unggulan di Jakarta Barat”
4.1.2 Usulan Strategi
Berdasarkan hasil dari analisis strategi dan sistem yang berjalan pada bab sebelumnya dimana sekolah memiliki kendala kegiatan operasional yang kurang efektif dan sebagian besar masih menggunakan sistem manual. Dengan analisis internal dan eksternal strategi bisnis sekolah, sekolah belum memiliki potensi untuk bersaing dengan sekolah lain. Maka strategi yang perlu diterapkan adalah dengan meningkatkan sistem dan teknologi informasi di setiap bagian agar dapat mengatasi kelemahan yang ada pada sekolah sehingga kegiatan sekolah dapat berjalan lebih baik sehingga tingkat kepercayaan masyarakat meningkat dan dapat bersaing dengan sekolah-sekolah unggulan lain.
Langkah awal yang dilakukan dalam menerapkan strategi sistem informasi dan teknologi informasi yang terintegrasi, maka perlu dilakukan :
•Pengadaan sistem operasional sekolah
Dengan sistem yang saling terintegrasi kegiatan operasional sekolah menjadi efektif. Mengurangi kehilangan data dan memudahkan untuk mengakses data.
• Mengembangkan web blog yang dimiliki sekolah
Melalui pengembangan web blog sekolah diharapkan mampu meningkatkan citra sekolah SMPN 32 Jakarta, karena masyarakat mampu mengakses web blog melalui internet.
• Sistem absensi dilakukan dengan fingerprint
Melalui sistem absen fingerprint diharapkan dapat meningkatkan tingkat kehadiran siswa dan guru pengajar, meningkatkan kedisiplinan dalam sekolah.
• Melakukan sentralisasi data
Melalui sentralisasi data diharapkan proses data dapat berjalan secara disiplin dan teratur, akses pencarian data menjadi lebih mudah, keamanan data terjamin.
•Pengadaan pelatihan penggunaan komputer untuk guru
Bertujuan untuk meningkatkan kemampuan guru dalam menggunakan komputer untuk memudahkan pekerjaan guru itu sendiri terutama dalam hal penilaian siswa.
• Pengadaan ruang multimedia di sekolah
Bertujuan untuk memudahkan guru dan siswa dalam mengasah pengetahuan tentang teknologi.
•Pengadaan pencetakan rapor
Bertujuan memudahkan untuk pencetakan nilai dalam rapor agar lebih efisien dari segi ekonomi dan waktu.
•Pengadaan database server
Database yang digunakan menggunakan MySql server yang bertujuan untuk menyimpan data absensi siswa dan nilai siswa agar tidak terjadi lagi kesalahan jumlah data.
4.1.3 CONOPS Scenario
Dibawah ini CONOPS Scenario yang kami usulkan pada SMPN 32 Jakarta:
Setiap calon siswa yang mendaftar akan diurutkan berdasarkan nilai yang didapat setiap calon siswa. Setelah dinyatakan diterima, status calon siswa berganti menjadi siswa Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN) 32 Jakarta dan dapat melakukan kegiatan pembelajaran. Data siswa yang telah didaftarkan akan diinput langsung ke dalam database oleh tata usaha bagian administrasi.
Wakil bagian kurikulum menyusun jadwal pelajaran siswa dan disimpan ke dalam database. Kemudian jadwal pelajaran siswa dicetak dan siswa akan mendapatkan jadwal pelajaran melalui pengumuman atau diberikan di kelas.
Penilaian penguasaan materi siswa dilakukan oleh guru mata pelajaran yang bersangkutan berdasarkan pada nilai ujian blok sebanyak tiga kali, ujian tengah semester satu kali, dan ujian akhir semester satu kali. Kemudian nilai siswa akan dimasukkan ke dalam buku ledger, lalu diserahkan kepada tata usaha bagian administrasi. Lalu tata usaha bagian administrasi akan memasukkan data nilai siswa dari buku ledger ke dalam database. Setelah itu, tata usaha akan langsung dapat mencetak laporan nilai siswa dari sistem. Laporan nilai siswa akan diberikan kepada siswa pada setiap akhir semester.
Absensi dilakukan oleh siswa sebelum masuk ke kelas. Data absensi siswa secara otomatis akan tersimpan ke dalam database. Setelah itu, tata usaha bagian administrasi dalam langsung mencetak laporan absensi siswa. Dari laporan absensi siswa, dapat dilakukan pengambilan keputusan pada saat rapat dewan sekolah sebelum ujian, yaitu siswa mana saja yang nantinya dapat mengikuti ujian sekolah dan yang tidak dapat mengikuti ujian berdasarkan jumlah absensi masing-masing siswa.
Pada akhir tahun, TU bagian administrasi memberikan laporan hasil belajar siswa dan laporan absensi guru kepada kepala sekolah.
4.1.4 CONOPS Diagram
CONOPS diagram dibawah ini menjelaskan alur proses kegiatan yang kami usulkan pada SMPN 32 Jakarta :
4.2 Improve Business Products & Services 4.2.1 Business Process
4.2.1.1 Business Process Overview
Untuk keseluruhan kegiatan pada future architecture akan diterapkan usulan yaitu:
1. Pengadaan hardware dan software
Sekolah memerlukan pengadaan hardware dan software baru untuk mendukung kegiatan yang baru.
2. Mengembangkan web blog sekolah
Sekolah akan melakukan peng-update-an mengenai informasi tentang sekolah di dalam web blog yang telah ada sekaligus mengenalkan SMPN 32 Jakarta pada masyarakat.
3. Pengadaan teknologi terbaru
Sekolah harus menambahkan alat fingerprint berupa handkey untuk absensi siswa dan server untuk penyimpanan database.
4.2.1.2 Business Cycle
Gambar 4.2 Business Cycle Pendaftaran
Setiap calon siswa yang mendaftar akan diurutkan berdasarkan nilai yang didapat setiap calon siswa. Setelah dinyatakan diterima, status calon siswa berganti menjadi siswa Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN) 32 Jakarta dan dapat melakukan kegiatan pembelajaran. Data siswa yang telah didaftarkan akan diinput langsung ke dalam database oleh tata usaha bagian administrasi.
Gambar 4.3 Business Cycle Penjadwalan
Wakil bagian kurikulum menyusun jadwal pelajaran siswa dan disimpan ke dalam database. Kemudian jadwal pelajaran siswa dicetak dan siswa akan mendapatkan jadwal pelajaran melalui pengumuman atau diberikan di kelas.
Gambar 4.4 Business Cycle Laporan Nilai Siswa
Penilaian penguasaan materi siswa dilakukan oleh guru mata pelajaran yang bersangkutan berdasarkan pada nilai ujian blok sebanyak tiga kali, ujian tengah semester satu kali, dan ujian akhir semester satu kali. Kemudian nilai siswa akan disimpan oleh guru ke dalam buku ledger. Setelah itu, buku ledger yang berisi nilai siswa diberikan kepada tata usaha bagian administrasi untuk diinput ke dalam database. Setelah itu, tata usaha bagian administrasi akan langsung dapat mencetak laporan nilai siswa dari sistem. Laporan nilai siswa akan diberikan kepada siswa pada setiap akhir semester.
Gambar 4.5 Business Cycle Laporan Absensi Siswa
Absensi dilakukan oleh siswa sebelum masuk ke kelas. Data absensi siswa secara otomatis akan tersimpan ke dalam database. Setelah itu, tata usaha bagian administrasi akan mencetak laporan absensi siswa. Dari laporan absensi siswa, dapat dilakukan pengambilan keputusan pada saat rapat dewan sekolah sebelum ujian, yaitu siswa mana saja yang nantinya dapat mengikuti ujian sekolah dan yang tidak dapat mengikuti ujian berdasarkan jumlah absensi masing-masing siswa.
4.2.2 Swimlane Diagram
Gambar dibawah menunjukan alur proses kegiatan yang melibatkan bagian-bagian SMPN 32 Jakarta.
Gambar 4.6 Usulan Swimlane Diagram Pendaftaran
TU Bagian Administrasi Siswa
Mulai
Melakukan absensi dengan fingerprint
Mencetak laporan hasil absensi siswa dari database
Menerima daftar laporan absensi siswa
Selesai
Gambar 4.9 Usulan Swimlane Diagram Laporan Absensi
4.2.3 Business Process Diagram
Gambar di bawah merupakan usulan business process diagram untuk SMPN 32 Jakarta, yang menunjukkan rincian secara jelas bagaimana setiap langkah dalam aktivitas yang berhubungan dengan orang lain.
4.2.4 Use Case Diagram & Narrative 4.2.4.1 Use Case Diagram
Sistem Informasi SMPN 32 Jakarta
Menginput data siswa baru
Melayani pendaftaran siswa baru
Menerima data siswa baru
Mencetak data siswa
Mencetak jadwal pelajaran siswa
Memeriksa hasil kerja siswa
Memasukkan ke dalam buku ledger
Mencetak laporan nilai siswa Mencetak laporan absensi siswa TU bagian administrasi Guru Mencetak rapor
Wakil bagian Kurikulum
Laporan hasil belajar siswa
Laporan absensi guru Menginput nilai siswa ke dalam database
Menyusun jadwal pelajaran siswa
4.2.4.2 Use Case Narrative
Tabel 4.1 Tabel Use Case Narrative
No Use Case Narative Future
1. Melayani pendaftaran siswa baru
Use Cases : Siswa yang telah diterima di SMPN 32 Jakarta melakukan daftar ulang ke TU bagian administrasi
Object : Siswa, TU bagian administrasi 2. Menerima data siswa baru
Use Cases : Siswa memberikan data diri kepada TU bagian administrasi Object : Siswa, TU_bagian_administrasi, data_siswa
3. Menginput data siswa baru
Use Cases : TU bagian administrasi menginput data siswa baru yang telah diberikan oleh siswa
Object : TU_bagian_administrasi, data_siswa 4. Mencetak data siswa
Use Cases : TU bagian administrasi mencetak data siswa Object : TU_bagian_administrasi, data_siswa
5. Menyusun jadwal pelajaran siswa
Use Cases : Wakil bagian kurikulum menyusun jadwal pelajaran untuk siswa ke dalam database
Object : Wakil_bagian_kurikulum, jadwal_pelajaran 6. Mencetak jadwal pelajaran siswa
Use Cases : Wakil bagian kurikulum mencetak jadwal pelajaran siswa yang telah disusun oleh database
Object : Wakil_bagian_kurikulum, jadwal_pelajaran 7. Memeriksa hasil kerja siswa
Use Cases : Guru memeriksa hasil kerja siswa dan memberikan nilai dari ujian blok, ujian tengah semester, dan ujian akhir semester
Object : Guru, hasil_kerja 8. Memasukkan ke dalam buku ledger
Use Cases : Guru memasukkan hasil kerja siswa ke dalam buku ledger kemudian diberikan kepada TU bagian administrasi setiap akhir semester Object : Guru, TU_bagian_administrasi, buku_ledger
9. Menginput nilai siswa ke dalam database
Use Cases : TU bagian administrasi menginput nilai siswa yang berasal dari buku ledger ke dalam database
Object : TU_bagian_administrasi, buku_ledger 10. Mencetak laporan nilai siswa
Use Cases : TU bagian administrasi mencetak laporan nilai siswa dari database
Object : TU_bagian_administrasi, laporan_nilai_siswa 11 Mencetak laporan absensi siswa
Use Cases : TU bagian administrasi mencetak laporan absensi siswa dari database
Object : TU_bagian_administrasi, laporan_absensi_siswa 12. Mencetak rapor
Use Cases : TU bagian administrasi mencetak rapor untuk siswa dari database dan diberikan kepada siswa setiap akhir semester
Object : TU_bagian_administrasi, siswa, rapor 13. Laporan hasil belajar siswa
Use Cases : TU bagian administrasi memberikan laporan hasil belajar siswa kepada kepala sekolah setiap akhir tahun pelajaran
Object : TU_bagian_administrasi, kepala_sekolah, laporan_hasil_belajar_siswa
14. Laporan absensi guru
Use Cases : TU bagian administrasi memberikan laporan absensi guru kepada kepala sekolah setiap akhir tahun pelajaran
4.3 Enhanced Data & Information
4.3.1 Object State Transition Diagram
/mendaftar
Pendaftaran
Siswa mendaftar dengan mengisi SMPN 32 Jakarta sebagai pilihan
sekolah
Pendataan
Tata usaha bagian administrasi menginput data siswa yang telah diterima di SMPN 32 Jakarta ke dalam
database
/mendata
Gambar 4.12 Usulan Object State Transition Diagram Pendaftaran
Setiap calon siswa yang mendaftar akan diurutkan berdasarkan nilai yang didapat setiap calon siswa. Setelah dinyatakan diterima, status calon siswa berganti menjadi siswa Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN) 32 Jakarta dan dapat melakukan kegiatan pembelajaran. Data siswa yang telah didaftarkan akan diinput langsung ke dalam database oleh tata usaha bagian administrasi.
Jadwal Pelajaran Tata usaha bagian administrasi mencetak jadwal pelajaran yang telah
disusun dari database /menyusun_jadwal
Gambar 4.13 Usulan Object State Transition Diagram Penjadwalan
Wakil bagian kurikulum menyususn jadwal pelajaran siswa dan disimpan ke dalam database. Kemudian jadwal pelajaran siswa dicetak dan siswa akan mendapatkan jadwal pelajaran melalui pengumuman atau diberikan di kelas.
/memeriksa
Pemeriksaan
Guru memeriksa hasil kerja siswa dan memberikan nilai
Nilai Siswa
Tata usaha bagian administrasi menginput nilai siswa yang berasal dari buku ledger ke dalam database
/menginput_nilai_siswa Buku Ledger
Guru memasukkan hasil kerja siswa ke dalam buku ledger, lalu diberikan kepada tata usaha bagian administrasi
setiap akhir semester
/memasukkan_hasil_kerja
Laporan Nilai Siswa Tata usaha bagian administrasi mencetak laporan nilai siswa dari
database
/menceteak_nilai_siswa
Gambar 4.14 Usulan Object State Transition Diagram Laporan Nilai Siswa
Penilaian penguasaan materi siswa dilakukan oleh guru mata pelajaran yang bersangkutan berdasarkan pada nilai ujian blok sebanyak tiga kali, ujian tengah semester satu kali, dan ujian akhir semester satu kali. Kemudian nilai siswa akan disimpan oleh guru ke dalam buku ledger. Setelah itu, buku ledger yang berisi nilai siswa diberikan kepada tata usaha bagian administrasi untuk diinput ke dalam database. Setelah itu, tata usaha bagian administrasi akan langsung dapat mencetak laporan nilai siswa dari sistem. Laporan nilai siswa akan diberikan kepada siswa pada setiap akhir semester.
Gambar 4.15 Usulan Object State Transition Diagram Laporan Absensi Siswa
Absensi dilakukan oleh siswa sebelum masuk ke kelas. Data absensi siswa secara otomatis akan tersimpan ke dalam database. Setelah itu, tata usaha bagian administrasi akan mencetak laporan absensi siswa. Dari laporan absensi siswa, dapat dilakukan pengambilan keputusan pada saat rapat dewan sekolah sebelum ujian, yaitu siswa mana saja yang nantinya dapat mengikuti ujian sekolah dan yang tidak dapat mengikuti ujian berdasarkan jumlah absensi masing-masing siswa.
4.3.2 Logical Data Model
4.4 System & Application
4.4.1 System Data Flow Diagram
4.5 Network & Infrastructure
4.5.1 Network Connectivity Diagram
Gambar 4.19 Usulan Network Connectivity Diagram
Pada gambar jaringan diatas berguna untuk mengoptimalkan kegiatan di sekolah karena jaringan diatas dapat meningkatkan kinerja guru dan karyawan. Dengan adanya konektifitas yang terhubung dan terintegrasi satu sama lain, sekolah dapat menjalankan kegiatan sekolah dan data sekolah secara efektif dan meminimalkan kesalahan pada data.
Kepala sekolah, wakil kepala sekolah, dan tata usaha memiliki komputer, printer, dan scanner yang terhubung ke database melalui hub.
4.6 Security
4.6.1 Security & Privacy Plan
Karena keamanan data dan informasi serta hardware sangat penting yang berada pada sekolah, maka kami mengusulkan untuk perencanaan pengadaan keamanan software dan hardware yang distandarisasi sesuai kebutuhan sekolah. Pada tabel 4.2 berikut adalah rincian software dan hardware yang dibutuhkan.
Tabel 4.2 Security & Privacy Plan
Kebutuhan Penjelasan PIC
Software & Hardware Aplikasi operasional sekolah Hand Key Komputer Tata Usaha
Data Security Kaspersky AntiVirus 2012 Essential PC Protection Adanya pembatasan hak askes terhadap data dan informasi sekolah Tata Usaha Security Guard Melakukan pemasangan CCTV di area parkir, gerbang, lorong, kantin
Penjaga Sekolah Guru Piket Identification and Authorization
Penggunaan id-card pada setiap karyawan sehingga dapat menjamim keamanan akses personal di sekolah.
4.7 Standard
4.7.1 Technology Forecast
Berikut ini teknologi yang akan dikembangkan untuk menunjang kegiatan SMPN 32 Jakarta.
Tabel 4.3 Technology Forecast Technology Forecast
Forecast area Short Term
(12 Months) Mid Term (12-24 Months) Long Term (2-3 years away) Operating Systems Microsoft Windows 7 Microsoft Windows 7 Microsoft Windows 7 Office Automaticion Suite Microsost Office (word,excel, power point, outlook, access) 2007 Microsost Office (word,excel, power point, outlook, access) 2010 Microsost Office (word,excel, power point, outlook, access) 2010 Desktop PCs Menggunakan Windows 7 Menggunakan Windows 7 Menggunakan Windows 7 Desktop Monitors LCD monitor LG 15”inch LCD monitor LG 15”inch LCD monitor LG 15”inch Persistent Storage 2 TB 2 TB 2 TB
Hand Key Digital Persona Digital Persona Digital Persona
Database Server IBM
System Server IBM System Server IBM System Database
Application MySql MySql MySql
4.8 Workforce
4.8.1 Workforce Plan
Workforce plan memberikan gambaran tentang bagaimana sumber daya manusia dikelola. Rencana tenaga kerja mencakup strategi perencanaan dan pengembangan, penambahan staff, dan manajemen tingkat staf eksekutif.
1. Kepala Sekolah
- Mengambil keputusan
- Menjalin hubungan baik yang memberi pengaruh baik dan menguntungkan bagi pengembangan sekolah
2. Wakil Kepala Sekolah bagian Kurikulum - Menyusun jadwal mata pelajaran siswa 3. Tata Usaha
- Mendata siswa
- Membuat laporan nilai siswa - Membuat laporan absensi siswa - Mencetak rapor
4. Guru
- Memeriksa hasil kerja siswa
- Membuat buku ledger
4.9 EA Management Plan
4.9.1 EA Program Management
EA adalah program manajemen yang menyediakan strategi dan pendekatan yang terintegrasi terhadap perencanaan sumber daya. Program EA merupakan bagian dari keseluruhan proses untuk meningkatkan dukungan terhadap pengambilan keputusan dan mengawasi aktifitas pengembangan sumber daya sekolah.
4.9.1.1 Governance & Principle
Pengimplementasian enterprise architecture di sekolah dapat menunjang kegiatan di dalam sekolah menjadi maksimal. Dengan implementasi enterprise architecture di sekolah, maka akan terjadi perubahan pada struktur organisasi dan kegiatan di dalam sekolah. Adanya suatu perubahan merupakan hasil dari analisis yang ada di SMPN 32 Jakarta. Setelah dilakukan analisis maka akan diimplementasikan teori dari enterprise architecture pada kegiatan yang sedang berjalan di SMPN 32 Jakarta. Melakukan pengadaan database merupakan salah satu usulan agar kegiatan operasional sekolah menjadi efektif. Selain itu, juga terdapat perubahan pada kegiatan belajar mengajar, yaitu siswa melakukan absen dengan fingerprint.
4.9.1.2 Support For Strategic & Businness
Rancangan EA program dalam strategi dan rancangan bisnis pada SMPN 32 Jakarta adalah untuk membantu strategi sekolah yang
telah diperbarui agar lebih terarah dan menuju kepada pencapaian visi dan misi yang telah ditetapkan oleh sekolah, dengan menggunakan Sistem Informasi/Teknologi Informasi diharapakan dapat membantu proses kegiatan operasional sekolah pada SMPN 32 Jakarta.
4.9.1.3 EA Roles & Responsibilities
Dalam pelaksanaan EA program pada SMPN 32 Jakarta telah menunjuk Kepala Sekolah sebagai penanggung jawab dan juga pengambil keputusan pada metode EA program yang akan dibantu oleh Wakil Kepala Sekolah.
Untuk posisi sistem analisis data direct dan webmaster, SMPN 32 Jakarta memutuskan untuk menggunakan jasa konsultan yang nantinya akan bertugas untuk menyediakan analisis yang dibutuhkan perusahaan dalam pembuatan sistem informasi. Untuk programmer perusahaan menggunakan jasa konsultan IT beserta programmer dan melibatkan End User dari sistem tersebut yaitu para guru dan tata usaha, yang berguna untuk mengetahui apakah sistem tersebut sudah berjalan dengan baik.
Tabel 4.4 EA Roles & Responsibility
EA Team Position EA Team Role EA Responsibility
Kepala Sekolah Sebagai pemimpin eksekutif
dalam pengambilan keputusan
Memberikan dukungan dalam perencanaan program EA Wakil Kepala Sekolah Mengidentifikasi kebutuhan
sistem yang dibutuhkan EA Program
Untuk mengidentifikasi kebutuhan IS pada bagian bagian yang terkait
System Analyst Analysis dan design Melakukan analisis
perencanaan strategi yang dibutuhkan EA program
Data Architect Analysis dan design Melakukan analisis terhadap
penyatuan database pada EA program
Webmaster Website support Dapat melakukan modifikasi sistem manajemen perusahaan menjadi lebih fleksibel.
IT Staff Programmer Membuat aplikasi operasional
sekolah.
End user representative Mengidentifikasi kebutuhan
pengguna sistem
Melakukan identifikasi kebutuhan terhadap sistem yang akan dirancang pada EA program untuk membantu tata usaha dan guru.
4.9.1.4 EA Product Budget
Tabel dibawah merupakan perencanaan biaya untuk pengadaan fasilitas di SMPN 32 Jakarta untuk ke depannya.
Tabel 4.5 EA Product Budget
Nama Barang/Produk Jumlah Harga
Software
Microsoft Windows 7 41 Rp. 30.504.000;
Microsoft SQL Svr Standard 1 Rp. 28.747.000;
Kaspersky Anti-Virus 2012 6 Rp. 600.000;
Hardware
Server IBM System X3630M4-B2A 1 Rp. 33.026.000;
HUB 2 Rp 288.200;
Samsung LCD Monitor 15” 41 Rp. 28.085.000;
Printer HP D1000 S Inkjet 1 Rp. 382.000;
Printer Oki Microline ML-5791 Dot Matrix
1 Rp. 5.858.000;
Scanner HP Scanjet G2410 1 Rp. 670.000;
CPU Intel Core i3 35 Rp. 109.025.000;
CPU Intel Core i5 6 Rp. 98.184.000;
Handkey (Digital Persona) 2 Rp. 2.500.000;
Programmer Rp. 10.000.000;
Web Designer & Developer Rp. 5.000.000;
Analyst System Rp. 14.000.000;
Trainer Rp. 3.500.000;
Total Biaya Rp.370.369.200;
4.9.1.5 EA Program Performance Measure
Program pengukuran kinerja kerja dan performa enterprise
architecture dapat diukur setelah enterprise architecture
diimplementasikan pada sekolah. Pengukuran kinerja dan performa
enterprise architecture dapat dilakukan dengan cara
mengidentifikasikan apakah enterprise architecture program membuat hasil aktifitas kegiatan menjadi efektif dan efisien. Apabila enterprise architecture mendukung kegiatan operasional di SMPN 32 Jakarta, maka program enterprise architecture yang telah diterapkan sudah berjalan dengan baik. Tetapi, apabila program enterprise architecture yang telah diimplementasikan kurang membantu sekolah dalam menjalankan kegiatan operasional, maka akan dilakukan analisis ulang dan hal-hal apa saja yang dapat dilakukan untuk memaksimalkan program enterprise architecture yang akan digunakan oleh SMPN 32 Jakarta ke depannya.
4.9.2 EA Current Architecture Summary 4.9.2.1 Strategy Goals & Initiatives
Untuk mencapai tujuan sekolah, SMPN 32 Jakarta memiliki strategi, yaitu :
• Melaksanakan pelayanan bimbingan keagamaan dalam lingkungan sekolah yang religius
• Membangun budaya toleransi antar umat beragama
• Membangun dan mencintai lingkungan sekolah
• Membangun kreatifitas, sesuai dengan bakat dan minat siswa
• Mengembangkan pembelajaran berkualitas berbasis pendidikan karakter
4.9.2.2 Business Service & Information Flow
SMPN 32 Jakarta memiliki fungsi kegiatan untuk mendukung adanya perubahan di dalam sekolah. Dari mulai kegiatan pendaftaran siswa, penjadwalan mata pelajaran, proses absensi, hingga pada proses nilai perlu dilakukan perubahan agar efektif.
Dengan adanya program enterprise architecture, maka kegiatan operasional di SMPN 32 Jakarta dapat menjadi efektif. Selain itu, alur informasi yang ada juga dapat menjadi teratur. Line of Business SMPN 32 Jakarta :
Tabel 4.6 Usulan Line of Business Line of
Business
Key Process
Information Flows Supporting EA Component Pendaftaran Data siswa Laporan data pribadi siswa TU bagian administrasi Memasukkan data calon siswa baru ke dalam database. Setelah data calon siswa baru selesai diinput, lalu data calon siswa baru dapat langsung dicetak berupa laporan data pribadi siswa oleh TU bagian administrasi. Siswa TU bagian administrasi Penjadwalan Jadwal pelajaran siswa Wakil bagian kurikulum menyusun jadwal pelajaran siswa ke dalam database dan dapat langsung
Siswa Wakil bagian kurikulum
mencetak jadwal pelajaran siswa yang telah disusun di database. Setelah jadwal pelajaran siswa dicetak, lalu diberikan kepada siswa di dalam kelas. Penilaian Hasil kerja siswa Laporan nilai siswa Guru memeriksa hasil kerja siswa berupa ujian blok, ujian tengah semester, dan ujian akhir semester. Setelah itu, guru memasukkan hasil kerja siswa ke dalam buku ledger kemudian diberikan kepada TU bagian administrasi. TU bagian administrasi menginput nilai siswa yang berasal dari buku ledger ke dalam database, kemudian TU bagian administrasi dapat langsung mencetak laporan nilai siswa.
Guru TU bagian administrasi
absensi siswa absensi dengan fingerprint dan langsung masuk ke dalam database. Setelah itu, hasil absensi siswa dapat langsung dicetak oleh TU bagian administrasi dari database berupa laporan absensi siswa. TU bagian administrasi Rapor Complete rapor
Complete rapor yang dicetak dari
database terdiri dari laporan nilai siswa dan laporan absensi siswa selama satu semester dan diberikan kepada siswa oleh guru setiap akhir semester.
Guru Siswa
4.9.2.3 System & Application
SMPN 32 Jakarta belum memiliki sistem dan aplikasi yang terintegrasi karena kegiatan yang dilakukan masih menggunakan cara manual. Oleh karena itu, sistem yang diusulkan berupa sistem aplikasi operasional sekolah dan sistem fingerprint diharapkan dapat membantu kegiatan operasional SMPN 32 Jakarta menjadi efektif sehingga mencapai tujuan yang diinginkan.
4.9.2.4 Technology Infrastructure
Data dan informasi yang dimiliki SMPN 32 Jakarta akan lebih terintegrasi dengan adanya database untuk penyimpanan data siswa,
laporan nilai siswa, dan absensi siswa sehingga tidak ada lagi kehilangan data dan perbedaan jumlah siswa dan laporan nilai yang ada. Fingerprint juga membantu proses absensi siswa menjadi efektif sehingga tidak perlu membuang waktu untuk guru dalam mengabsen siswa.
Ruang multimedia dapat digunakan siswa maupun guru untuk lebih mengenal dan menambah wawasan mengenai teknologi sehingga dapat membuat siswa maupun guru tidak gagap teknologi dan diharapkan dapat memanfaatkan teknologi dengan baik.
4.9.2.5 IT Security
SMPN 32 Jakarta tidak memiliki pengamanan informasi dan teknologi. Data dan nilai siswa disimpan di dalam brankas oleh bagian tata usaha. Sekolah mempercayakan keamanan data yang ada kepada penjaga sekolah yang bertempat tinggal di SMPN 32 Jakarta selama bagian tata usaha tidak ada.
4.9.2.6 EA Standard
SMPN 32 Jakarta masih menggunakan sistem manual pada seluruh kegiatan yang ada. Oleh karena itu, untuk menunjang kegiatan di SMPN 32 Jakarta, khususnya kegiatan operasional agar menjadi efektif, dibutuhkan hardware dan software agar memaksimalkan kegiatan di SMPN 32 Jakarta untuk jangka panjang sehingga dapat mencapai strategi maupun tujuan sekolah.
4.9.2.7 Workforce Requirement
Dalam manajemen sumber daya manusia di SMPN 32 Jakarta terdapat aktivitas dalam memperoleh tenaga kerja yang memiliki kualifikasi sesuai dengan yang dibutuhkan oleh sekolah. Dengan adanya pengadaan tenaga kerja yang berkualitas merupakan hal yang sangat penting untuk SMPN 32 Jakarta. Adanya tenaga kerja yang berkualitas di SMPN 32 Jakarta hal tersebut akan menjadi kunci utama dalam mencapai strategi dan tujuan sekolah. Untuk setiap bagian yang ada pada SMPN 32 Jakarta juga harus memiliki kualifikasi khusus pada setiap bagiannya.
4.9.3 EA Future Architecture Summary 4.9.3.1 Future Architecture Summary
Pengadaan sistem informasi dan teknologi yang saling terintegrasi yang ada di SMPN 32 Jakarta akan membantu menjalankan kegiatan di sekolah efektif dan efisien. Dengan adanya pengadaan sistem aplikasi operasional sekolah yang saling terintegrasi diharapkan dapat menghasilkan data yang akurat dan cepat.
Alur kegiatan yang ada di SMPN 32 Jakarta, yaitu :
Setiap calon siswa yang mendaftar akan diurutkan berdasarkan nilai yang didapat setiap calon siswa. Setelah dinyatakan diterima, status calon siswa berganti menjadi siswa Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN) 32 Jakarta dan dapat melakukan kegiatan pembelajaran. Data siswa yang telah didaftarkan akan diinput langsung ke dalam database oleh tata usaha bagian administrasi.
Wakil bagian kurikulum menyusun jadwal pelajaran siswa dan disimpan ke dalam database. Kemudian jadwal pelajaran siswa dicetak dan siswa akan mendapatkan jadwal pelajaran melalui pengumuman atau diberikan di kelas.
Penilaian penguasaan materi siswa dilakukan oleh guru mata pelajaran yang bersangkutan berdasarkan pada nilai ujian blok sebanyak tiga kali, ujian tengah semester satu kali, dan ujian akhir semester satu kali. Kemudian nilai siswa akan dimasukkan ke dalam buku ledger, lalu diserahkan kepada tata usaha bagian administrasi. Lalu tata usaha bagian administrasi akan memasukkan data nilai siswa dari buku ledger ke dalam database. Setelah itu, tata usaha akan langsung dapat mencetak laporan nilai siswa dari sistem. Laporan nilai siswa akan diberikan kepada siswa pada setiap akhir semester.
Absensi dilakukan oleh siswa sebelum masuk ke kelas. Data absensi siswa secara otomatis akan tersimpan ke dalam database. Setelah itu, tata usaha bagian administrasi dalam langsung mencetak laporan absensi siswa. Dari laporan absensi siswa, dapat dilakukan pengambilan keputusan pada saat rapat dewan sekolah sebelum ujian, yaitu siswa mana saja yang nantinya dapat mengikuti ujian sekolah dan yang tidak dapat mengikuti ujian berdasarkan jumlah absensi masing-masing siswa.
Pada akhir tahun, TU bagian administrasi memberikan laporan hasil belajar siswa dan laporan absensi guru kepada kepala sekolah.
4.9.3.2 Planning Assumption
Dengan asumsi perencaaan sistem informasi yang saling terintegrasi di masa mendatang, maka akan terjadi dampak pada perubahan sedikit pada alur kegiatan yang ada di SMPN 32 Jakarta. Lalu dengan adanya pengadaan sistem informasi dan teknologi di SMPN 32 Jakarta, dengan harapan agar kegiatan operasional SMPN 32 Jakarta menjadi efektif karena data yang ada saling terintegrasi dan kegiatan belajar mengajar menjadi lebih terarah. Serta dapat menjadikan kegiatan lebih efisien dalam biaya dengan menghindari pemborosan kertas.
Meningkatkan pengetahuan guru dan karyawan dengan melakukan pelatihan karena adanya kegiatan baru yang diadakan yaitu dalam bidang Sistem Informasi/Teknologi Informasi. Pengadaan aplikasi operasional sekolah dengan adanya database, sistem absensi dengan fingerprint, dan ruang multimedia bertujuan untuk mempermudah jalannya kegiatan di sekolah sehingga kegiatan operasional di SMPN 32 Jakarta bisa menjadi efektif.
4.9.3.3 Updating Current & Future View
Pandangan untuk masa depan kegiatan yang akan berjalan mulai berubah dari adanya penyediaan database untuk menyimpan data siswa, nilai siswa, dan absensi siswa. Selain itu, akan disediakan alat handkey untuk absensi siswa dan ruang multimedia untuk menunjang kegiatan belajar mengajar di SMPN 32 Jakarta.
Penggunaan sistem informasi dan teknologi menjadi suatu perbedaaan pandangan di masa depan dan juga saat ini dalam kegiatan di sekolah. Oleh karena itu, sangat dibutuhkan waktu dalam perencanaannya untuk menyesuaikan dalam melakukan perubahan agar tercapai strategi maupun tujuan sekolah.
• Goal & Initiative
Dalam melakukan pencapaian strategi SMPN 32 Jakarta ke depannya akan membutuhkan suatu tujuan/insiatif baru yang dapat membantu sekolah dalam dunia pendidikan dan dapat setara serta bersaing dengan sekolah unggulan lain. Pencapaian strategi menggunakan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat). Oleh karena itu, SMPN 32 Jakarta harus melakukan strategi
di setiap tahun agar dapat memanfaatkan ancaman dan peluang yang muncul pada dunia pendidikan.
• Product & Service
Perubahan kegiatan yang dilakukan SMPN 32 Jakarta meningkat dengan penggunaan sistem informasi dan teknologi informasi, yaitu dengan adanya database, handkey, dan ruang multimedia agar kegiatan operasional di SMPN 32 Jakarta menjad efektif.
• Data & Information
Pada data dan informasi juga terdapat perubahan untuk perencanan di masa depan. Penyimpanan data dan informasi SMPN 32 Jakarta masih berupa kertas yang dapat memunculkan masalah besar seperti pemborosan kertas dan data bisa hilang. Oleh karena itu, diusulkan kedepannya akan berubah menjadi data yang langsung tersimpan ke dalam database sehingga tidak memerlukan banyak kertas dan informasi mengenai data lebih akurat.
• System & Application
Di SMPN 32 Jakarta terjadi perubahan dalam kegiatan operasional. Sistem yang digunakan saat ini masih manual sehingga akan dilakukan pengadaan sistem dan teknologi baru. Tujuan dari pengadaan sistem dan teknologi baru adalah untuk menjadikan kegiatan operasional di SMPN 32 Jakarta menjadi efektif.
• Network & Infrastructure
Pengadaan sistem informasi dan teknologi informasi untuk meningkatkan kegiatan operasional SMPN 32 Jakarta menjadi efektif. Dengan pengadaan database, handkey, dan ruang multimedia diharapkan dapat menunjang kegiatan operasioal di SMPN 32 Jakarta.
4.9.3.4 Sequencing Plan
Gambar 4.20 Sequencing Plan
Pada sequencing plan akan dibahas mengenai skema rencana berkelanjutan pada SMPN 32 Jakarta terdapat 5 fase yang digunakan yaitu pada Q1 sampai dengan Q5, pada Q1 sampai pada Q2 adalah sistem yang telah digunakan oleh SMPN 32 Jakarta, selanjutnya pada Q2 sampai dengan Q5 adalah sistem usulan yang dapat digunakan oleh SMPN 32 Jakarta kedepannya.
Pada Q2-Q3 (tahun 1), pertama pangadaan komputer PC di ruang Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Tata Usaha
Kedua, pengadaan sistem yang terintegrasi dimulai dengan pembuatan sistem aplikasi operasional sekolah khusunya pada bagian Tata Usaha yang akan diintegrasikan ke Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah.
Ketiga, dengan pengadaan sistem absensi elektrik dengan menggunakan absen fingerprint untuk siswa sehingga data absensi akurat.
Pada Q3 – Q4 (tahun 2) Usulan pada tahun kedua, pertama mengimplemntasi sistem aplikasi operasional sekolah yang telah dikembangkan dari tahun pertama, dengan sistem ini tata usaha tidak perlu lagi melakukan pencatatan secara manual, melainkan melalui aplikasi operasional dengan menginput data siswa ke dalam database.
Kedua, dengan pengadaan ruang multimedia untuk mengasah pengetahuan teknologi bagi guru dan siswa.
Dan Q4 – Q5 (tahun 3) Pada tahun ketiga akan dilakukan suatu pengembangan dengan melakukan maintenance secara periodik, memperbaiki berbagai permasalahan dan bugs.
4.9.4 EA Glosary & Reference
• Enterprise
Suatu area dari aktifitas-aktifitas dan tujuan-tujuan di dalam suatu organisasi atau di antara beberapa organisasi, dimana informasi dan sumber daya lainnya ditukar. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture
• Enterprise Architecture
Suatu metode dan praktek manajemen yang memperlihatkan bagaimana cara membuat sebuah organisasi atau perusahaan memiliki penglihatan abstrak untuk membuat perencanaan dan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan cara mengintergrasikan strategi perusahaan, praktek-praktek bisnis, alur-alur informasinya dan sumber daya teknologinya.
Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture
• Current View
Terdiri atas strategi apa yang digunakan oleh perusahaan saat ini, proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan saat ini, dan sumber daya apa saja yang digunakan oleh perusahaan saat ini.
Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture
• Future View
Terdiri atas strategi apa yang digunakan oleh perusahaan pada masa depan, proses bisnis perusahaan yang akan berjalan pada masa depan, dan sumber daya apa saja yang digunakan oleh perusahaan pada masa depan.
• Management Plan
EA Management Plan mengartikulasikan pendekatan EA program dan dokumentasi. EA Management Plan juga menyediakan deskripsi dari current dan future view dari arsitektur, dan mengurutkan rencana untuk mengatur transisi ke lingkungan operasi bisnis teknologi masa depan. EA Management Plan adalah dokumen yang dapat memberikan informasi mengenai keuntungan dari EA sebagai program manajemen.
Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture
• Sistem Informasi
Merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Sumber : Intrduction to Information System
• Teknologi Informasi
Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan teknologi berbasis internet.
Sumber : Introduction to Information System
4.9.5 EA Repository
Tujuan Enterprise Repository adalah untuk mengumpulkan data artifak pada tiap komponen baik arsitektur yang sedang berjalan maupun arsitektur yang akan dirancang untuk masa depan, maka SMPN 32 Jakarta akan memanfaatkan kekuatan internal sesuai dengan budget yang telah disetujui. Setelah itu dilakukan analisis pada arsitektur dan keamanan internal yang nantinya akan didokumentasikan. Review proses kegiatan operasional yang ada di SMPN 32 Jakarta bertujuan untuk disesuaikan dengan perencanaan dan penerapan EA saat ini yang menghasilkan standar operasi untuk perencanaan arsitektur masa depan SMPN 32 Jakarta.
