Periode 1 Tahun Kedua
4.7.3 EAFutureArchitectureSummary .1 Future Operating Scenarios
Operating scenario yang diusulkan di masa yang akan datang adalah dengan mengubah beberapa komponen dari proses bisnis sesuai dengan tujuan strategis perusahaan. Hal ini didasari pada peluang yang muncul dalam menjalankan kegiatan bisnis dalam kurun waktu satu sampai tiga tahun ke depan. Selain peluang tersebut, perusahaan juga dituntut untuk mengikuti perkembangan dan menggunakan sistem dan teknologi informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional bisnis.
Teknologi informasi yang digunakan nantinya akan membantu perusahaan dalam memercepat pekerjaan, mengurangi resiko kesalahan akan informasi, serta dapat menghemat waktu dan biaya.
Perubahan yang dilakukan pada perusahaan ini adalah dengan mengusulkan perubahan pada beberapa proses/alur bisnis agar divisi yang terlibat pada satu aktivitas bisnis bisa lebih sesuai, menerapkan Geographic Information ystem (GIS) agar informasi yang di dapat mengenai pipa jaringan mau pun pelanggan bisa berjalan lebih cepat dan lebih akurat, menerapkan sistem informasi forecasting agar perusahaan dapat memroyeksikan alur keuangannya, serta menerapkan call logging
dan e-learning untuk mendukung kualitas personal dan meningkatkan kepuasan terhadap pelanggan. Untuk menerapkan sistem ini khususnya penggunaan GIS, usulan lain yang dapat diberikan adalah dengan menambah divisi baru, yaitu EDP.
4.7.3.2 Planning Assumptions
Planning assumptions digunakan untuk mengusulkan pemecahan atas masalah strategis yang dihadapi oleh PDAM Tirta Bhagasasi. Untuk menghadapi tantangan yang ada di masa yang akan datang, PDAM Tirta Bhagasasi memerlukan adanya penggunaan Geographic Information System (GIS) berbasis web sehingga pemetaan pipa jaringan yang telah dilakukan dapat terintegrasi dengan baik.
Penerapan sistem ini diharapkan akan memercepat dalam pengolahan informasi yang ada. Penggunaan sistem informasi forecasting juga diperlukan perusahaan agar proyeksi keuangan yang dilakukan bisa lebih baik lagi. Untuk mendukung sistem ini agar berjalan maksimal, usulan lain yang dapat diberikan adalah dengan melakukan pelatihan secara rutin terhadap setiap karyawan agar kualitas teknis personal bisa seimbang dengan tekologi informasi yang diterapkan dan dapat memenuhi tuntutan kerja perusahaan dengan menerapkan teknologi e-learning.
4.7.3.3 Updating Current & Future Views
− Goals and Initiatives
Dari analisis SWOT yang dilakukan sebelumnya, dapat diketahui bahwa perusahaan berada dalam kuadran 3 yang mengatakan perusahaan tersebut memiliki peluang yang besar, tetapi di lain pihak juga menghadapi beberapa kendala/kelemahan internal. Fokus strategi ini adalah dengan meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik.
− Products and Services
Perubahan terhadap proses bisnis yang berjalan pada PDAM Tirta Bhagasasi dalam melayani kebutuhan air bersih masyarakat Bekasi dapat berjalan lebih baik. Hal ini dapat dipenuhi dengan menerapkan perkembangan teknologi informasi yang semakin maju dan menunjang perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Dengan penerapan ini, kualitas pelayanan yang diberikan akan meningkatkan kepuasan para pelanggannya.
− DataandInformation
Pada bagian data dan informasi juga terdapat beberapa perubahan yang dirancang untuk arsitektur pada tiga tahun mendatang. Usulan perubahan tersebut terdapat pada penambahan database yang menyimpan data daftar tunggu dan keluhan/pengaduan. Perubahan ini disusulkan agar pelayanan terhadap pelanggan dapat lebih ditingkatkan dan pegawai dapat merespon dengan lebih cepat karena dengan adanya daftar tunggu dan keluhan/pengaduan, pegawai bisa langsung membuat keputusan terkait masalah atau keluhan yang disampaikan oleh pelanggan.
− SystemsandApplications
Terjadi beberapa perubahan pada sistem dan aplikasi yang dilakukan untuk membantu fungsi-fungsi dari setiap direksi dan divisi yang ada dalam perusahaan. Terjadi penambahan sistem, yaitu Geographic Information System (GIS), sistem informasi forcasting, dan call logging yang akan diusulkan untuk PDAM Tirta Bhagasasi. Dengan menggunakan sistem yang diusulkan, maka perusahaan dapat melakukan pengurangan biaya dan waktu terhadap pencarian informasi pipa jaringan yang dibutuhkan, proyeksi keuangan perusahaan yang lebih baik, juga respon pelayanan yang lebih cepat terhadap pelanggan.
− Networks and Infrastructure
Usulan perubahan yang terjadi pada bagian network and infrastructure adalah dengan merubah struktur jaringan yang ada, yaitu dengan memanfaatkan jaringan wifi. Perubahan lain yang dapat diusulkan adalah dengan menambah satu komputer yang berfungsi sebagai komputer utama untuk mengolah data pada Geographic Information System (GIS).
− Security
Usulan yang dapat diberikan pada bagian security adalah dengan menggunakan atau menarik karyawan dari dalam perusahaan langsung untuk mengawasi lingkungan perusahaan. Usulan ini dapat mengurangi resiko akan hal-hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan data dan sebagainya.
4.7.3.4 Sequencing Plan
Tahapan rencana lanjutan pada PDAM Tirta Bhagasasi akan dibahas pada sequencing plan dengan tiga fase yang akan digunakan, dimulai dari Q1 sampai Q5.
Pada Q1 sampai Q2, melakukan analisa dan perancangan kebutuhan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sedangkan pada Q2 sampai Q5 adalah pembuatan usulan sistem yang dapat digunakan oleh PDAM Tirta Bhagasasi di masa yang akan datang. Selain usulan sistem, perusahaan juga perlu melakukan pelatihan dan menguji coba sistem apakah telah sesuai dengan kebutuhan atau belum.
1. Q2-Q3 Tahun Pertama
Usulan yang diberikan pada tahun pertama adalah melakukan analisa dan perancangan terhadap kebutuhan yang dibutuhkan oleh perusahaan agar dapat membantu kegiatan operasional dalam melayani pelanggan, melakukan proses data secara elektronik, dan pemrosesan data jaringan pipa secara terintegrasi.
2. Q3-Q4 Tahun Kedua
Pada tahapan tahun kedua adalah dengan mengusulkan pembuatan sistem yang telah dianalisa sesuai dengan kebutuhan perusahaan, melakukan pembelian hardware dan software, serta melakukan standarisasi. Tahapan ini disusul dengan melakukan uji coba terhadap sistem yang telah dibuat.
3. Q4-Q5 Tahun Ketiga
Usulan pada tahun ketiga adalah mulai menggunakan sistem yang telah dibuat dan melakukan pelatihan terhadap karyawan yang terlibat dalam menggunakan sistem tersebut. Dengan adanya sistem ini diharapkan perusahaan akan bisa terbantu dan dapat meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, serta memerluas wilayah cakupan pelayanan.
4.7.3.5 Configuration Management
Configuration management yang akan dilakukan pada PDAM Tirta Bhagasasi adalah sebagai berikut :
Gambar 4.30 : Configuration Management
4.7.4 EA Glossary and References