BAB 4 USULAN ARCHITECTURE PERUSAHAAN BARU DAN EAMANAGEMENTPLAN

(1)

113

EAMANAGEMENTPLAN

4.1. Strategic Goals and Initiatives 4.1.1 Rencana Strategi Perusahaan

Rencana strategi perusahaan perencanaan dokumen mengenai perusahaan untuk dokumen arah dan strategi kompetitif, tujuan yang paling penting yang memungkinkan program dan proyek (inisiatif strategi). Rencana strategis mencakup periode masa depan, biasanya untuk tiga sampai lima tahun mendatang.

4.1.1.1 Visi & Misi

Visi PDAM Tirta Bhagasasi adalah ‘Mewujudkan PDAM Bekasi yang Profesional, Sehat, dan Siap Melayani’. Misi perusahaan untuk mencapai visi tersebut adalah dengan mewujudkan entitas bisnis yang profesional berdasarkan tata nilai unggulan, mewujudkan perusahaan yang memberikan nilai bagi pemilik, karyawan, dan masyarakat Bekasi, serta menjalankan bisnis air yang berorientasi pada kepuasan stakeholder. Untuk visi dan misi tersebut, tidak diperlukan adanya perubahan karena visi dan misi perusahaan sudah berfokus terhadap pelayanan distribusi air bersih yang berada di kota Bekasi.

4.1.1.2 Pernyataan Arah Strategi

Perusahaan mempunyai strategi yang sedang berjalan saat ini, namun untuk dapat meningkatkan kinerja perusahaan, maka usulan strategi yang dapat ditambahkan adalah dengan membuat Geographic Information System (GIS) dan menambah sub bagian baru, yaitu EDP (Electronic Data Processing) yang bertugas untuk mengurus semua hal yang berhubungan dengan GIS maupun proses data secara elektronik. Usulan lain yang dapat diberikan untuk meningkan kepuasan pelanggan adalah dengan menggunakan call logging untuk memercepat proses keluhan/pengaduan pelanggan, serta menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

Penggunaan e-learning yang akan berguna membantu perusahaan dalam meningkatkan kapasitas sumber daya manusianya secara mandiri, serta menerapkan sistem informasi forcasting yang akan membantu perusahaan dalam meramalkan gambaran arus keuangan di masa yang akan datang.

(2)

4.1.2 Usulan Strategi SWOT

Berdasarkan perhitungan dalam analisis SWOT yang dilakukan dalam melakukan perbandingan antara faktor kekuatan dan kelemahan, serta peluang dan ancaman yang ada pada perusahaan, usulan yang dapat diberikan adalah :

Tabel 4.1 Usulan Strategi SWOT

Strategi WO Strategi SI/TI

Membangun jaringan pipa baru dan menjaga kualitas produk

Meningkatkan kapasitas pipa dan mengadakan maintenance setiap satu bulan sekali

Mengusulkan penggunaan GIS

(Geographic Information System) Penggunaan aplikasi GIS

Meningkatkan kualitas SDM

Mengadakan pelatihan sesuai dengan peran masing-masing SDM dan menerapkan e-learning

Membangun sistem informasi forecasting

Penggunaan sistem informasi forecasting

4.1.3 Diagram Konsep dari Operasi

4.1.3.1 Usulan CONOPS (ConceptofOperationsScenario) Pemasangan Sambungan Baru

Calon pelanggan yang ingin berlangganan air bersih akan mendatangi Bagian Hubungan Pelanggan dan mengajukan pendaftaran untuk menjadi pelanggan PDAM.

Bagian Hubungan Pelanggan kemudian akan memberikan Persyaratan dan Formulir Pendaftaran kepada calon pelanggan dan menanyakan alamat rumahnya untuk mengetahui apakah daerah tersebut telah terpasang pipa jaringan pipa PDAM atau belum. Berdasarkan Formulir Pendaftaran tersebut, Bagian Hubungan Pelanggan akan membuka Geographic Information System (GIS) untuk melihat apakah wilayah tersebut dapat dipasang pipa jaringan atau tidak. Jika wilayah tersebut telah dipasang pipa jaringan, Bagian Hubungan Pelanggan akan memberitahukan persetujuan pemasangan. Namun jika wilayah tersebut belum dapat dipasang pipa jaringan, Bagian Hubungan Pelanggan akan memasukkan data calon pelanggan ke dalam

(3)

Daftar Tunggu. Bagian Hubungan Pelanggan akan memberikan informasi pemasangan beserta rincian pembayaran kepada pelanggan dan pelanggan tersebut akan melakukan pembayaran ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan akan membuat kwitansi untuk diberikan ke pelanggan dan ke Bagian Hubungan Pelanggan untuk kemudian memasukkan data calon pelanggan ke dalam sistem. Kepala Cabang kemudian akan membuat SPK (Surat Perintah Kerja) dan Berita Acara Pemasangan (BA) yang akan diberikan ke Bagian Teknik. Berdasarkan SPK dan BA tersebut, Bagian Teknik akan membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang (BPP) yang akan diserahkan ke Kepala Cabang untuk disetujui. Setelah BPP tersebut disetujui, Bagian Umum akan memeriksa kelengkapan dokumen BPP yang kemudian diberikan ke Bagian Aset dan Gudang untuk mengeluarkan barang sesuai yang tertera pada BPP dan membuat Laporan Pengeluaran Barang. Bagian Teknik akan langsung menerima barang dan melakukan persiapan pemasanga pipa jaringan.

Setelah instalasi selesai dipasang, Berita Acara Pemasangan yang telah ditandatangani oleh pelanggan, Bagian Teknik, dan Kepala Cabang akan diberikan ke Bagian Umum untuk memasukkan data sambungan baru pelanggan ke dalam sistem. Setelahnya Bagian Hubungan Pelanggan akan melakukan evaluasi dari pemasangan pipa jaringan tersebut. Apabila ada pengaduan atau keluhan yang disampaikan oleh pelanggan, Bagian Hubungan Pelanggan akan memasukkan data keluhan tersebut untuk nantinya ditangani lebih lanjut.

Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)

Bagian Keuangan akan melakukan forecast untuk meramalkan keuntungan yang di dapat setiap tahunnya. Hasil dari peramalan tersebut nantinya akan disebar ke seluruh direktorat dan digunakan untuk menyusun anggaran proyek. Masing- masing bagian dari Direktorat Teknik, Direktorat Umum, Direktorat Usaha, ULP (Unit Layanan Pengadaan), dan Kepala Cabang akan membuat membuat dan mengajukan Rencana Anggaran tahunan untuk diajukan ke Direktur Umum. Rencana Anggaran tersebut kemudian akan dikumpulkan oleh Bagian Keuangan dan Akuntansi untuk membuat Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek) secara keseluruhan, lalu diajukan ke Direktur Umum untuk dievaluasi dan dikoreksi.

Setelah Rencana Anggaran dievaluasi dan dikoreksi, Rencana Anggaran tersebut akan dikembalikan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi untuk dibuatkan Laporan Rencana Anggaran Final dan diajukan kembali ke Direktur Umum. Dari Direktur

(4)

Umum kemudian akan memberikan laporan tersebut ke Direktur Utama untuk ditandatangani, dan diteruskan ke Bupati dan Walikota untuk dimintai persetujuan.

Usulan dari Direktur Utama tadi akan menjadi bagian dari Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD) untuk diajukan ke DPRD Kota dan Kabupaten. Setelah RAPBD disetujui oleh DPRD, maka Bupati dan Walikota akan mencairkan dana tersebut.

4.1.3.2 Usulan CONOD (Concept of OperationsDiagram) Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan

Gambar 4.1 : Usulan CONOD Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan

Uraian :

Pada skenario yang sekarang, bagian direksi dihilangkan dan tugas membuat SPK dan BA bisa langsung dilakukan oleh kepala cabang. Bagian teknik tidak perlu

(5)

melakukan survey lokasi lagi karena Bagian hubungan pelanggan bisa langsung mengetahui informasi pipa jaringan di wilayah calon pelanggan, dan bagian teknik nantinya akan langsung menerima barang dari bagian aset dan gudang karena persetujuan BPP dilakukan langsung oleh kepala cabang. Skenario ini akan membuat proses pemasangan pipa jaringan terhadap calon pelanggan menjadi lebih cepat diselesaikan.

Gambar 4.2 : Usulan CONOD Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)

Uraian :

Pada skenario yang sekarang, sebelum setiap bagian direktorat membuat rencana anggaran, bagian keuangan akan melakukan forecast anggaran proyek terlebih dahulu. Hasil dari forecast ini nantinya akan digunakan sebagai dasar untuk membuat rencana anggaran agar rencana anggaran yang dihasilkan bisa lebih tepat sasaran.

(6)

4.2. Business Products and Services 4.2.1 Business Plan

4.2.1.1 Hubungan Aktivitas Bisnis Kepada Tujuan Strategi

Aktivitas bisnis yang akan diusulkan memiliki tujuan agar dapat mengefisiensikan waktu yang digunakan dalam melakukan aktivitas bisnis pada currentview, dan mengurangi kekurangan yang ada. Dimulai dari penggabungan sub bagian hukum dan humas menjadi satu bagian, membuat satu sub bagian yang bernama EDP pada bagian TI yang bertugas dalam mengurus segala kegiatan yang berhubungan dengan proses data secara elektronik, maupun penetapan sistem call logging, e-learning, dan juga sistem informasi forecasting. Adapun masalah strategi yang dihadapi perusahaan yaitu :

1. Peningkatan pendapatan yang belum maksimal

2. Penetrasi pasar (belum tercakupnya seluruh cakupan wilayah pelayanan), juga belum maksimalnya kepuasan pelanggan yang di dapat

3. Kualitas SDM yang belum sepenuhnya merata

Dalam memermudah pencapaian target cakupan wilayah yang telah ditetapkan, dibutuhkan sebuah Geographic Information System (GIS) untuk melakukan pemetaan pipa jaringan secara digital. Hal ini dikarenakan PDAM masih melakukan pengelolaan dan penyajian data dari sistem distribusi air dengan menuangkan jaringan perpipaan di wilayah pelayanan ke dalam lembaran-lembaran gambar. Jumlah lembaran-lembaran gambar ini semakin lama semakin besar jumlahnya sehingga PDAM membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan suatu informasi dan menyebabkan kurang optimalnya pengelolaan distribusi air bersih karena keterlambatan proses informasi tersebut. Adanya pemetaan pipa jaringan secara digital akan membantu PDAM dalam memermudah dan memercepat dalam pencarian informasi tentang pemetaan pipa jaringan yang ada. Kendala lain yang sering dihadapi dalam pencapaian kepuasaan pelanggan dan peningkatan modal adalah kurangnya kualitas SDM yang masih belum optimal dan belum bisa mengimbangi tuntutan yang diberikan oleh perusahaan. Hal ini dapat diselesaikan dengan melakukan pelatihan yang sesuai dengan peran masing-masing SDM secara berkesinambungan, serta menerapkan teknologi e-learning. Usulan lain yang dapat diberikan adalah agar PDAM Tirta Bhagasasi memiliki sistem pembayaran yang terintegrasi, menerapkan teknologi call logging, dan sistem informasi forecasting.

(7)

4.2.1.2 Usulan Strutur Organisasi

Struktur Organisasi yang diusulkan terjadi sedikit perubahan seperti berikut:

Gambar 4.3 : Usulan Struktur Organisasi

Usulan tugas dan tanggung jawab dari organasi antara lain : Direktur Utama

• Memimpin pengelolaan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Bhagasasi Bekasi

• Penanggung jawab akhir semua keputusan, kebijakan dan pekerjaan yang dilakukan oleh PDAM Tirta Bhagasasi Bekasi

• Memimpin penyusunan danpelaksanaan rencana strategis bisnis lima tahunan (business plan/corporate plan), dan rencana bisnis dan anggaran tahunan

• Memimpin perencanaan, pengembangan, pelaksanaan dan pengendalian kerja masing-masing kesatuan organisasi yang berada dibawahnya dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.

Satuan Pengawas Intern (SPI)

• Melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap semua aspek operasional perusahaan dengan tujuan agar perusahaan secara maksimal mampu mencapai visi,misi dan tujuan yang telah ditetapkan

• Menyusun rencana pengawasan tahunan dan menyampaikannya kepada Direktur Utama

(8)

• Melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan di Bidang Teknik, Umum dan Usaha

Penelitian dan Pengembangan

• Mengadakan penelitian dan pengembangan terhadap sistem, standarisasi yang meliputi bidang administrasi dan keuangan, teknik, komersial, pelayanan, kepegawaian, organisasi perusahaan, hukum dan perundang-undangan, standar operating prosedur, kinerja dan evaluasi sistem

• Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan satuan litbang dan menyampaikannya ke bagian keuangan, serta menyusun draft rancangan rencana strategis bisnis lima tahunan untuk disampaikan kepada direksi

• Menyusunan draft rencana anggaran pendapatan dan belanja PDAM yang merupakan penjabaran tahunan dari rencana strategi bisnis

Staf Ahli

• Memberikan rekomendasi terhadap isu-isu strategis yang dan melakukan pendampingan terhadap direksi atau tim atau bagian mengenai program-program manajemen yang mampu meningkatkan kinerja perusahaan

• Melakukan review terhadap laporan manajemen, laporan tahunan dan laporan lain yang diperlukan oleh direksi

• Memberikan opini terhadap kinerja perusahaan secara berkala, serta memberikan saran perbaikan yang harus dilakukan

• Memberikan masukan lisan maupun tertulis kepada direksi mengenai langkah- langkah kerja yang sistematis dan sesuai best practices dalam pengelolaan perusahaan

Unit Layanan Pengadaan (ULP)

• Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa

• Menetapkan dokumen pengadaan

• Memimpin dan mengoordinasikan semua bentuk kegiatan pengadaan konstruksi, barang/jasa lainnya serta konsultansi yang dilaksanakan PDAM

• Menyusun rencana kegiatan dan anggaran ULP sesuai mekanisme yang berlaku Direktur Teknik

• Membantu direktur utama dalam mengelola perencanaan strategis dan operasional di bidang teknik, jaringan dan bangunan

(9)

• Mereview dan membahas rencana bisnis dan anggaran tahunan perusahaan di bidang teknik, jaringan dan bangunan pengolahan dan pendistribusian air dalam rapat direksi dan rapat pimpinan perusahaan

• Mengkordinasikan pelaksanaan dan pengendalian pengolahan dan pendistribusain air di semua Instalasi milik perusahaan secara efektif dan ekonomis

• Memimpin perencanaan, pengembangan, pelaksanaan dan pengendalian kerja masing-masing kesatuan organisasi yang berada dibawahnya dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.

Direktur Umum

• Membantu direktur utama dalam mengelola perencanaan strategis dan operasional di bidang umum, administrasi dan keuangan, hukum dan humas, sumber daya manusia dan teknologi informasi

• Mereview dan membahas rencana bisnis dan anggaran tahunan perusahaan di bidang umum, administrasi dan keuangan, hukum dan humas, sumber daya manusia dan teknologi informasi dalam rapat direksi dan rapat pimpinan perusahaan

• Mengoordinasikan pelaksanaan dan pengendalian kegiatan perusahaan di bidang umum, administrasi dan keuangan, hukum dan humas, sumber daya manusia, dan teknologi informasi

Direktur Usaha

• Membantu direktur utama dalam mengelola perencanaan strategis dan operasional di bidang hubungan langganan, pengendalian kehilangan air, pengembangan usaha dan kerja sama, dan pemasaran

• Mereview dan membahas rencana bisnis dan anggaran tahunan perusahaan di bidang hubungan langganan, pengendalian kehilangan air, pengembangan usaha dan kerja sama, dan pemasaran dalam rapat direksi dan rapat pimpinan perusahaan

• Mengoordinasikan pelaksanaan dan pengendalian kegiatan perusahaan di bidang hubungan langganan, pengendalian kehilangan air, pengembangan usaha dan kerja sama, dan pemasaran secara efektif dan ekonomis

Hukum dan Humas

• Menjaga dan memastikan kepatuhan dari setiap tindakan dan kegiatan perusahaan perusahaan terhadap hukum yang berlaku

(10)

• Menyediakan dukungan hukum bagi direksi, manajemen, cabang dan cabang pembantu

• Memberikan informasi terkini kepada pihak manajemen mengenai semua aturan/

perundangan baru dari pemerintah dan lembaga terkait

• Memimpin dan mengendalikan semua kegiatan-kegiatan yang terkait dengan aspek hukum

EDP (Electronic Data Processing)

• Berperan sebagai database administrator, bertanggung jawab dalam memeriksa dan memertahankan sever pada database utama, serta memeriksa dan menjaga koneksi jaringan

• Menyampaikan informasi dan laporan yang baik serta tepat waktu untuk kebutuhan internal maupun kebutuhan eksternal unit kerja yang bersifat rutin

• Mengembangkan, memonitoring dan memastikan proyek-proyek IT strategis telah sejalan dengan organisasi bisnis

• Memelihara ketersediaan dan update informasi serta mengembangkan dan mengoptimalkan platform sistem informasi

• Melaksanakan fungsi administrasi berupa pencatatan, penyimpanan dan pemeliharaan dokumen fisik dan digital serta mengawasi data

4.2.1.3 Gambaran Pasar dan Strategi Bersaing

1. Membangun jaringan pipa distribusi dan retikulasi ke seluruh cakupan wilayah calon pelanggan.(W2-O1)

2. Membangun sistem informasi secara terpadu antara bagian pusat dan cabang atau unit secara bertahap dan berkesinambungan, serta mengikutsertakan pegawai untuk mengikuti pelatihan sesuai bidangnya masing-masing.(W3-W4- O3)

3. Menerapkan e-learning(W3-W4-O4)

4. Membangun Geographic Information System (GIS) dan sistem informasi forecasting (W4-04)

4.2.2 Usulan Swim Lane Process Diagram Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan

(11)

1. Bagian Hubungan Pelanggan memberikan Persyaratan dan Formulir Pendaftaran kepada Calon Pelanggan

2. Bagian Hubungan Pelanggan kemudian akan menanyakan alamat Calon Pelanggan dan melengkapi Persyaratan dan Formulir Pendaftaran

3. Berdasarkan formulir tersebut, Bagian Hubungan Pelanggan akan membuka aplikasi GIS untuk melihat apakah lokasi calon pelanggan telah terpasang pipa jaringan atau belum

4. Apabila daerah tersebut dapat dipasang pipa jaringan, Bagian Hubungan Pelanggan akan memberi konfirmasi ke Calon Pelanggan untuk kemudian melakukan pembayaran

5. Setelah pembayaran dari Calon Pelanggan diterima, Kepala Cabang akan membuat Surat Perintah Kerja (SPK) dan Berita Acara Pemasangan (BA) yang akan diberikan ke Bagian Teknik

6. Bagian Teknik akan membuat/mereview Bukti Permintaan Pengeluaran Barang (BPP)

7. BPP tersebut akan direview oleh Kepala Cabang hingga benar-benar sesuai 8. Bagian Umum akan memverifikasi kelengkapan BPP

9. Jika ditolak, BPP akan diberikan kembali ke Kepala Cabang untuk direview kembali

10. Apabila masih ditemukan kesalahan, BPP akan dikembalikan lagi ke Bagian Teknik (kembali ke poin 7)

11. Bagian Umum menyetujui pengeluaran barang setelah BPP lengkap

12. Bagian Aset dan Gudang mengeluarkan barang dan membuat Laporan Pengeluaran Barang

13. Barang diterima oleh Bagian Teknik dan melakukan persiapan pemasangan pipa jaringan

14. Calon pelanggan menandatangi BA setelah pemasangan pipa jaringan selesai dilakukan

15. Bagian Teknik menandatangani BA dan menyerahkan ke Kepala Cabang 16. Kepala Cabang menandatangani BA dan menyerahkan ke Bagian Umum 17. Bagian Umum menginput data Pelanggan Baru

18. Bagian Aset dan Gudang mengevaluasi pemasangan pipa jaringan 19. Bagian Hubungan Pelanggan mengevaluasi pemasangan pipa jaringan

20. Bagian Hubungan Pelanggan melayani keluhan atau pengaduan dari pelanggan

(12)

21. Untuk point 4, apabila wilayah tersebut tidak dapat dipasang pipa jaringan, maka Bagian Hubungan Pelanggan akan memasukkan data Calon Pelanggan ke dalam Daftar Tunggu

(13)

Gambar 4.4 : Usulan Swim Lane DiagramPemasangan Hubungan Pipa Jaringan Uraian :

(14)

Proses pemasangan pipa jaringan baru akan menjadi lebih cepat dilakukan karena bagian teknik tidak perlu lagi melakukan survey lokasi untuk melihat apakah wilayah calon pelanggan tersebut telah terpasang pipa jaringan atau belum. Selain itu, tugas membuat SPK dan BA tidak lagi dilakukan oleh bagian direksi, namun bisa dilakukan langsung oleh kepala cabang. Bagian teknik nantinya akan langsung menerima barang dari bagian aset dan gudang karena persetujuan BPP dilakukan langsung oleh kepala cabang. Ditambahkan juga proses membuat daftar tunggu agar calon pelanggan yang tadinya belum dapat berlangganan karena pipa jaringan belum terpasang di wilayahnya bisa langsung dihubungi oleh perusahaan jika sewaktu- waktu wilayah tersebut telah terpasang pipa jaringan. Selain itu, ditambahkan juga proses yang melayani dan menyimpan keluhan atau pengaduan agar masalah pelanggan bisa ditangani dengan lebih cepat.

1. Bagian Keuangan akan melakukan forecast untuk meramalkan keuntungan yang akan diperoleh setiap tahunnya

2. Masing-masing bagian dari Direktorat Teknik, Direktorat Umum, Direktorat Usaha, ULP (Unit Layanan Pengadaan), dan Kepala Cabang akan membuat membuat dan mengajukan Rencana Anggaran tahunan berdasarkan forecast yang telah diperoleh

3. Rencana Anggaran tersebut kemudian akan dikumpulkan oleh Bagian Keuangan dan Akuntansi untuk membuat Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek) secara keseluruhan, lalu diajukan ke Direktur Umum untuk dievaluasi dan dikoreksi

4. Bagian Keuangan dan Akuntansi akan membuat Laporan Rencana Anggaran Final dan diajukan kembali ke Direktur Umum

5. Direktur Umum akan memberikan laporan tersebut ke Direktur Utama untuk ditandatangani, dan diteruskan ke Bupati dan Walikota untuk dimintai persetujuan

6. Bupati dan Walikota akan mencairkan dana tersebut setelah RAPBD disetujui oleh DPRD

(15)

Gambar 4.5 : Usulan Swim Lane DiagramPengajuan Modal (Anggaran Proyek)

Uraian :

Pengajuan modal (anggaran proyek) dapat dilakukan dengan lebih baik lagi.

Hal ini dikarenakan sebelum masing-masing bagian direktorat membuat rencana anggaran, bagian keuangan dan akuntansi akan melakukan forecast terlebih dahulu.

Dengan hasil forecast ini, rencana anggaran yang akan dibuat bisa lebih tepat sasaran.

Pelatihan Karyawan

1. Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) akan menganalisa kebutuhan pelatihan karyawan (Training Needs Analysis/TNA)

2. Bagian SDM akan menyusun jadwal dan topik, serta silabus pelatihan 3. Bagian SDM akan menentukan pihak penyelenggara pelatihan

4. Bagian SDM menentukan jadwal dan topik pelatihan bagi masing-masing karyawan dan menyampaikan jadwal serta topik tersebut

5. Karyawan akan melakukan pelatihan sesuai jadwal dan topik yang telah diatur oleh bagian SDM

(16)

6. Setelah pelatihan selesai dilakukan, bagian SDM akan mengevaluasi hasil pelatihan tersebut

7. Bagian SDM akan menginput modul-modul pelatihan yang telah didapatkan 8. Setiap karyawan melakukan forum diskusi untuk meningkatkan kualitas teknis

personal mereka secara mandiri

Gambar 4.6 : Usulan Swim Lane DiagramPelatihan Karyawan

Uraian :

Peningkatan kualitas SDM bisa dilakukan lebih baik lagi karena modul- modul pelatihan akan disimpan sehingga para karyawan yang saat itu tidak dapat mengikuti pelatihan bisa mengunduh modul tersebut. Selain itu dibuat juga forum diskusi agar karyawan bisa meningkatkan kualitas personalnya secara mandiri.

(17)

4.2.3 Usulan Business Process Flow Diagram Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan

Gambar 4.7 : Usulan Business Process Flow DiagramPemasangan Hubungan Pipa Jaringan

(18)

Uraian :

Ditambahkan proses membuat daftar tunggu agar calon pelanggan yang tadinya belum dapat berlangganan karena pipa jaringan belum terpasang di wilayahnya bisa langsung dihubungi oleh perusahaan jika sewaktu-waktu wilayah tersebut telah terpasang pipa jaringan.

Gambar 4.8 : Usulan Business Process Flow DiagramPengajuan Modal (Anggaran Proyek)

Uraian :

Ditambahkan proses membuat forecast terlebih dahulu sebelum membuat rencana anggaran, agar rencana anggaran yang nantinya akan dibuat bisa lebih tepat sasaran.

(19)

Gambar 4.9 : Usulan Business Process Flow DiagramPelatihan Karyawan

Uraian :

Ditambahkan proses menginput modul pelatihan agar karyawan yang tidak dapat mengikuti pelatihan bisa tetap mengunduh modul pelatihan. Selain itu ditambahkan proses melakukan forum diskusi agar setiap karyawan dapat mengembangkan kapasitas teknis personalnya secara mandiri.

(20)

4.2.4 UsulanUse Case Diagram and Description Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan

Gambar 4.10 : Usulan Use Case DiagramPemasangan Hubungan Pipa Jaringan

(21)

Uraian :

Proses pemasangan pipa jaringan baru akan menjadi lebih cepat dilakukan karena bagian teknik tidak perlu melakukan survey lokasi, tetapi langsung dilakukan oleh bagian hubungan pelanggan dengan membuka aplikasi GIS untuk melihat apakah pipa jaringan telah terpasang di wilayah calon pelanggan atau belum. Selain itu, tugas membuat Surat Perintah Kerja dan Berita Acara Pemasangan tidak lagi dilakukan oleh bagian direksi, namun bisa dilakukan langsung oleh kepala cabang.

Bagian teknik nantinya akan langsung menerima barang dari bagian aset dan gudang karena persetujuan BPP dilakukan langsung oleh kepala cabang. Selain itu ditambahkan proses membuat daftar tunggu agar calon pelanggan yang tadinya belum dapat berlangganan karena pipa jaringan belum terpasang di wilayahnya bisa langsung dihubungi oleh perusahaan jika sewaktu-waktu wilayah tersebut telah terpasang pipa jaringan.

Use Case Description di atas sebagai berikut :

Tabel 4.2 : Use Case Description Membuat Formulir Pendaftaran Use Case Name Membuat Formulir Pendaftaran

Scenario Membuat Formulir Pendaftaran baru

Triggering Event Calon pelanggan yang ingin berlangganan air bersih

Brief Description Ketika ada calon pelanggan yang datang, Bagian Hubungan Pelanggan akan memberikan Persyaratan dan membuat Formulir Pendaftaran

Actors Bagian Hubungan Pelanggan Related Use

Cases

- Stakeholders Staff

Preconditions Wilayah calon pelanggan berada di dalam cakupan wilayah PDAM

Postconditions Formulir Pendaftaran disimpan

Flow of Events Actor System

1. Bagian Hubungan Pelanggan melayani pendaftaran calon pelanggan

2. Mencetak Formulir Pendaftaran

1.1. Menyimpan Formulir Pendaftaran

2.1. Mencetak Formulir Pendaftaran Exception

Conditions

-

(22)

Tabel 4.3 : Use Case Description Mengecek Status Pipa Jaringan Use Case Name Mengecek Status Pipa Jaringan

Scenario Melakukan pengecekan status pipa jaringan Triggering Event Data Formulir Pendaftaran

Brief Description Setelah Formulir Pendaftaran selesai dibuat, Bagian Hubungan Pelanggan akan mengecek status pipa jaringan pada wilayah calon pelanggan

Cases

-

Stakeholders Pelanggan

Preconditions Formulir Pendaftaran harus ada

Postconditions Mengajukan rekomendasi pemasangan pipa jaringan

1. Mengecek status pipa jaringan

2. Menyetujui pemasangan pipa jaringan

1.1. Membuka peta pipa jaringan

Exception Conditions

-

Tabel 4.4 : Use Case DescriptionMembuat Daftar Tunggu Use Case Name Membuat Daftar Tunggu

Scenario Membuat Daftar Tunggu Calon Pelanggan Triggering Event Wilayah

Brief Description Setelah diketahui bahwa wilayah calon pelanggan belum terpasang pipa jaringan, maka Bagian Hubungan Pelanggan akan membuat Daftar Tunggu

Cases

-

Stakeholders Calon Pelanggan

Preconditions Wilayah calon pelanggan belum terpasang Postconditions Daftar Tunggu terbuat

1. Mengecek Formulir Pendaftaran

2. Membuat Daftar Tunggu 3. Memasukkan data pada

Daftar Tunggu

1.1. Membuka Formulir Pendaftaran

3.1. Menyimpan Daftar Tunggu

-

(23)

Tabel 4.5 : Use Case Description Menerima Pembayaran Use Case Name Menerima Pembayaran

Scenario Menerima pelunasan pembayaran Triggering Event Rekomendasi pemasangan pipa

Brief Description Setelah diketahui wilayah calon pelanggan dapat dipasang pipa jaringan, Bagian Hubungan Pelanggan akan memberikan informasi pemasangan beserta rincian pembayaran

Actors Bagian Keuangan Related Use

Cases

-

Preconditions Rekomendasi pemasangan disetujui Postconditions Pelunasan pembayaran pemasangan

1. Menerima pelunasan pembayaran

1.1. Menyimpan data pembayaran Exception

Conditions

-

Tabel 4.6 : Use Case Description Menginput Data Calon Pelanggan Use Case Name Menginput Data Calon Pelanggan

Scenario Menyimpan data calon pelanggan Triggering Event Pembayaran

Brief Description Setelah pembayaran diterima, Bagian Hubungan Pelanggan akan menyimpan data calon pelanggan ke dalam sistem Actors Bagian Hubungan Pelanggan

Related Use Cases

-

Preconditions Pembayaran telah diterima Postconditions Data calon pelanggan tersimpan

1. Menerima data pembayaran

2. Memasukkan data calon pelanggan

2.1. Menyimpan data calon pelanggan

-

(24)

Tabel 4.7 : Use Case DescriptionMembuat Surat Perintah Kerja Use Case Name Membuat Surat Perintah Kerja

Scenario Membuat Surat Perintah Kerja baru Triggering Event Data Calon Pelanggan

Brief Description Setelah data calon pelanggan disimpan, Bagian Direksi akan segera membuat Surat Perintah Kerja

Actors Bagian Direksi Related Use Cases -

Stakeholders Staff

Preconditions Data calon pelanggan telah disimpan Postconditions Surat Perintah Kerja tersimpan

1. Membuat Surat Perintah Kerja

2. Mencetak Surat Perintah Kerja

1.1. Menyimpan Surat Perintah Kerja

2.1. Mencetak Surat Perintah Kerja

-

Tabel 4.8 : Use Case Description Membuat Berita Acara Pemasangan Use Case Name Membuat Berita Acara Pemasangan

Scenario Membuat Berita Acara Pemasangan baru Triggering Event Surat Perintah Kerja

Brief Description Setelah Surat Perintah Kerja dibuat, Bagian Direksi akan membuat Berita Acara Pemasangan

Actors Bagian Direksi Related Use Cases -

Preconditions Surat Perintah Kerja telah dibuat Postconditions Berita Acara Pemasangan tersimpan

1. Membuat Berita Acara Pemasangan

2. Mencetak Berita Acara Pemasangan

1.1. Menyimpan Berita Acara Pemasangan

2.1. Mencetak Berita Acara Pemasangan

-

(25)

Tabel 4.9 : Use Case Description Membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang

Use Case Name Membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang Scenario Membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang baru Triggering Event Surat Perintah Kerja dan Berita Acara Pemasangan

Brief Description Setelah Surat Perintah Kerja dan Berita Acara Pemasangan diterima, Bagian Teknik akan membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang

Actors Bagian Teknik Related Use Cases -

Preconditions Surat Perintah Kerja dan Berita Acara Pemasangan diterima Postconditions Bukti Permintaan Pengeluaran Barang terbuat

1. Membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang

2. Mencetak Bukti Permintaan Pengeluaran Barang

1.1. Menyimpan Bukti Permintaan Pengeluaran Barang

2.1. Mencetak Bukti

Permintaan Pengeluaran Barang

-

Tabel 4.10 : Use Case Description Membuat Laporan Pengeluaran Barang Use Case Name Membuat Laporan Pengeluaran Barang

Scenario Membuat Laporan Pengeluaran Barang baru Triggering Event Bukti Permintaan Pengeluaran Barang

Brief Description Setelah Bukti Permintaan Pengeluaran Barang diterima, Bagian Aset dan Gudang mengeluarkan barang dan membuat Laporan Pengeluaran Barang

Actors Bagian Aset dan Gudang Related Use Cases -

Preconditions Bukti Permintaan Pengeluaran Barang diterima Postconditions Laporan Pengeluaran Barang terbuat

1. Mengecek barang 2. Mengeluarkan barang 3. Membuat Laporan

Pengeluaran Barang 4. Mencetak Laporan

Pengeluaran Barang

2.1. Memerbaharui stok barang

4.1. Mencetak Laporan Pengeluaran Barang Exception

Conditions

-

(26)

Tabel 4.11 : Use Case Description Menginput Data Pelanggan Baru Use Case Name Menginput Data Pelanggan Baru

Scenario Menginput Data Pelanggan Baru Triggering Event Berita Acara Pemasangan

Brief Description Setelah instalasi pemasangan pipa jaringan selesai dipasang, Berita Acara Pemasangan akan ditandatangani oleh Pelanggan, Bagian Teknik, dan Kepala Cabang

Actors Bagian Umum

Related Use Cases -

Preconditions Berita Acara Pemasangan yang telah ditandatangani Postconditions Data Pelanggan Baru tersimpan

1. Menginput Data Pelanggan Baru

1.1. Menyimpan Data Pelanggan Baru Exception

Conditions

-

Tabel 4.12 : Use Case Description Melayani Keluhan/Pengaduan Pelanggan Use Case Name Melayani Keluhan/Pengaduan Planggan

Scenario Melayani Keluhan/Pengaduan dari Pelanggan Triggering Event Keluhan atau pegaduan pelanggan

Brief Description Jika terdapat keluhan atau pengaduan yang diajukan dari pelanggan, maka Bagian Hubungan Pelanggan akan melayani dan mencatat keluhan atau pengaduan tersebut

Actors Bagian Hubungan Pelanggan Related Use Cases -

Preconditions Adanya keluhan/pengaduan dari pelanggan Postconditions Keluhan/pengaduan teratasi

1. Melayani keluhan/

pengaduan

2. Mencatat keluhan/

pengaduan

2.1. Menyimpan keluhan/

pengaduan Exception

Conditions

-

(27)

Sistem Informasi PDAM Tirta Bhagasasi

Direktorat

Direktur Umum

Bagian Keuangan dan Akuntansi

Direktur Utama

Membuat Rencana Anggaran

Mengevaluasi dan Mengoreksi Rencana Anggaran

Proyek Membuat/Merevisi Rencana

Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek)

Membuat Laporan Rencana Anggaran Final

Menyetujui Rencana Anggaran Final Membuat Forecast

Gambar 4.11 : Usulan Use Case DiagramPengajuan Modal (Anggaran Proyek)

Uraian :

Ditambahkan proses membuat forecast yang akan dilakukan oleh bagian keuangan & akuntansi terlebih dahulu sebelum membuat rencana anggaran, agar rencana anggaran yang nantinya akan dibuat bisa lebih tepat sasaran.

(28)

Tabel 4.13 : Use Case Description Membuat Forecast Use Case Name Membuat Forecast

Scenario Membuat Forecast Tahunan

Triggering Event Pengajuan Rencana Anggaran Tahunan

Brief Description Bagian Keuangan & Akuntansi akan melakukan forecast tahunan sebagai dasar untuk membuat rencana anggaran

Actors Bagian Keuangan & Akuntansi Related Use Cases -

Stakeholders Karyawan

Preconditions Pengajuan Rencana Anggaran tahunan Postconditions Dokumen Forecast

1. Membuat Forecast 2. Mencetak hasil forecast

1.1. Menampilkan data keuangan

2.1. Mencetak dokumen forecast

-

Tabel 4.14 : Use Case Description Membuat Rencana Anggaran Use Case Name Membuat Rencana Anggaran

Scenario Membuat Rencana Anggaran Tahunan Triggering Event Rencana Anggaran

Brief Description Masing-masing bagian dari Direktorat Teknik, Direktorat Umum, Direktorat Usaha, ULP (Unit Layanan Pengadaan), dan Kepala Cabang akan membuat membuat dan mengajukan rencana anggaran tahunan

Actors Direktorat (Teknik, Umum, Usaha), ULP, Kepala Cabang Related Use Cases -

Preconditions Dokumen forecast

Postconditions Rencana Anggaran tahunan terbuat

1. Membuat Rencana Anggaran

2. Mencetak Rencana Anggaran

2.1. Mencetak Rencana Anggaran

-

(29)

Tabel 4.15 : Use Case Description Membuat/Merevisi Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek)

Use Case Name Membuat/Merevisi Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek)

Scenario Membuat/Merevisi Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek) Tahunan

Triggering Event Rencana Anggaran

Brief Description Rencana anggaran yang telah dibuat akan dikumpulkan oleh Bagian Keuangan dan Akuntansi untuk membuat Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek) secara keseluruhan Actors Bagian Keuangan dan Akuntansi

Preconditions Rencana Anggaran terkumpul

Postconditions Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek) terbuat

1. Membuat Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek) 2. Mencetak Rencana

Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek)

2.1. Mencetak Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek) Exception

Conditions

-

(30)

Tabel 4.16 : Use Case Description Mengevaluasi dan Mengoreksi Rencana Anggaran Proyek

Tabel 4.17 : Use Case Description Membuat Laporan Rencana Anggaran Final

Use Case Name Membuat Laporan Rencana Anggaran Final

Scenario Membuat Laporan Rencana Anggaran Final Tahunan Triggering Event Rencana Anggaran Proyek

Brief Description Setelah Rencana Anggaran Proyek dievaluasi dan dikoreksi, Bagian Keuangan dan Akuntansi akan membuat Laporan Rencana Anggaran Final

Actors Bagian Keuangan dan Akuntansi Related Use Cases -

Preconditions Rencana Anggaran Proyek tersetujui Postconditions Laporan Rencana Anggaran Final terbuat

1. Membuat Laporan Rencana Anggaran Final

2. Mencetak Laporan Rencana Anggaran Final

2.1. Mencetak Laporan Rencana Anggaran Final Exception

Conditions

-

Use Case Name Mengevaluasi dan Mengoreksi Rencana Anggaran Proyek Scenario Mengevaluasi dan Mengoreksi Rencana Anggaran Proyek

Tahunan Triggering Event

Brief Description Setelah Rencana Anggaran Proyek dibuat secara keseluruhan, Direktur Umum akan mengevaluasi dan mengoreksi rencana tersebut

Actors Direktur Umum Related Use Cases -

Preconditions Rencana Anggaran Proyek telah dibuat keseluruhan Postconditions Rencana Anggaran Proyek mendapat persetujuan

1. Mengevaluasi dan Mengoreksi Rencana Anggaran Proyek Exception

Conditions

-

(31)

Tabel 4.18 : Use Case Description Menyetujui Rencana Anggaran Final

Use Case Name Menyetujui Rencana Anggaran Final

Scenario Menyetujui Rencana Anggaran Final Tahunan Triggering Event Laporan Rencana Anggaran Final

Brief Description Setelah Laporan Rencana Anggaran Final dibuat, Direktur Utama akan menandatangani laporan tersebut dan

meneruskannya ke Bupati dan Walikota untuk dimintai persetujuan

Actors Direktur Utama Related Use Cases -

Stakeholders Bupati dan Walikota

Preconditions Laporan Rencana Anggaran Final terbuat

Postconditions Laporan Rencana Anggaran Final tertandatangani

1. Menyetujui Rencana Anggaran Final Exception

Conditions

-

(32)

Sistem Informasi PDAM Tirta Bhagasasi

Bagian Sumber Daya Manusia

Menyusun Jadwal dan Topik Pelatihan

Menentukan Pihak Penyelenggara Pelatihan

Menyusun Silabus Pelatihan

Menentukan Jadwal dan Topik Pelatihan

Menginput Modul Pelatihan Menganalisa Kebutuhan Pelatihan

Gambar 4.12 : Usulan Use Case DiagramPelatihan Karyawan

Uraian :

Ditambahkan proses menginput modul pelatihan agar karyawan yang tidak dapat mengikuti pelatihan bisa tetap mengunduh modul pelatihan. Selain itu ditambahkan proses melakukan forum diskusi agar setiap karyawan dapat mengembangkan kapasitas teknis personalnya secara mandiri.

(33)

Tabel 4.19 : Use Case Description Menganalisa Kebutuhan Pelatihan Use Case Name Menganalisa Kebutuhan Pelatihan

Scenario Menganalisa Kebutuhan Pelatihan baru Triggering Event Pelatihan Karyawan

Brief Description Bagian Sumber Daya Manusia akan menganalisa kebutuhan pelatihan karyawan

Actors Bagian Sumber Daya Manusia Related Use Cases -

Preconditions Pelatihan karyawan telah memasuki periode waktu yang ditentukan

Postconditions Kebutuhan pelatihan karyawan

1. Menganalisa kebutuhan pelatihan

2. Menentukan kebutuhan pelatihan

2.1. Menyimpan data kebutuhan pelatihan Exception

Conditions

-

Tabel 4.20 : Use Case Description Menyusun Jadwal dan Topik Pelatihan Use Case Name Menyusun Jadwal dan Topik Pelatihan

Scenario Menyusun Jadwal dan Topik Pelatihan baru Triggering Event Data Kebutuhan Pelatihan

Brief Description Setelah data kebutuhan pelatihan ditentukan, bagian sumber daya manusia akan menyusun jadwal dan topik pelatihan Actors Bagian Sumber Daya Manusia

Preconditions Data kebutuhan pelatihan harus ada Postconditions Jadwal dan topik pelatihan

1. Menyusun jadwal dan topik pelatihan

1.1. Menyimpan jadwal dan topik pelatihan

-

(34)

Tabel 4.21 : Use Case Description Menyusun Silabus Pelatihan Use Case Name Menyusun Silabus Pelatihan

Scenario Menyusun Silabus Pelatihan baru Triggering Event Data Kebutuhan Pelatihan

Brief Description Setelah jadwal dan topik pelatihan disusun, bagian sumber daya manusia akan menyusun silabus pelatihan

Preconditions Jadwal dan topik pelatihan telah tersusun Postconditions Silabus pelatihan terbuat

1. Mengecek jadwal dan topik pelatihan

2. Membuat silabus pelatihan

1.1. Membuka daftar jadwal dan topik pelatihan 2.1. Menyimpan silabus

pelatihan Exception

Conditions

-

Tabel 4.22 : Use Case Description Menentukan Pihak Penyelenggara Pelatihan Use Case Name Menentukan Pihak Penyelenggara Pelatihan

Scenario Menentukan Pihak Penyelenggara Pelatihan Karyawan Triggering Event Jadwal, topik, dan silabus pelatihan telah tersusun

Brief Description Setelah jadwal, topik, dan silabus pelatihan tersusun, bagian sumber daya manusia akan mencari dan menentukan pihak penyelenggara pelatihan yang sesuai

Preconditions Jadwal, topik, dan silabus pelatihan telah tersusun Postconditions Pihak penyelenggara ditentukan

1. Mencari pihak

penyelenggara pelatihan 2. Menentukan pihak

penyelenggara pelatihan

1.1. Menampilkan daftar pihak penyelenggara pelatihan 2.1. Menyimpan data pihak

penyelenggara pelatihan Exception

Conditions

-

(35)

Tabel 4.23 : Use Case Description Menentukan Jadwal dan Topik Pelatihan Use Case Name Menentukan Jadwal dan Topik Pelatihan

Scenario Menentukan Jadwal dan Topik Pelatihan Final Triggering Event Pihak penyelenggara pelatihan

Brief Description Setelah pihak penyelenggara pelatihan ditentukan, bagian sumber daya manusia akan menentukan jadwal dan topik pelatihan untuk karyawan

Preconditions Pihak penyelenggara pelatihan telah ditentukan Postconditions Jadwal dan topik pelatihan

1. Menentukan jadwal dan topik pelatihan

1.1. Mencetak jadwal dan topik pelatihan Exception

Conditions

-

Tabel 4.24 : Use Case Description Menginput Modul Pelatihan Use Case Name Menginput Modul Pelatihan

Scenario Menginput Modul Pelatihan baru Triggering Event Pelatihan karyawan

Brief Description Bagian sumber daya manusia akan menginput modul-modul pelatihan yang telah didapatkan setelah pelatihan selesai Actors Bagian Sumber Daya Manusia

Preconditions Pelatihan karyawan telah selesai dilakukan Postconditions Modul pelatihan baru tersimpan

1. Memasukkan modul pelatihan

1.1. Menyimpan modul pelatihan

-

(36)

4.3. Data and Information

4.3.1 Usulan Object State Transition Diagram Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan

Gambar 4.13 : Usulan Object State Transition Diagram Calon Pelanggan

Uraian :

Ditambahkan proses membuat daftar tunggu agar calon pelanggan yang tadinya belum dapat berlangganan karena pipa jaringan belum terpasang di wilayahnya bisa langsung dihubungi oleh perusahaan jika sewaktu-waktu wilayah tersebut telah terpasang pipa jaringan. Bagian teknik tidak lagi melakukan survey lokasi karena bagian hubungan pelanggan bisa langsung mengecek status pipa jaringan pada wilayah calon pelanggan dengan membuka aplikasi GIS.

Gambar 4.14 : Usulan Object State Transition Diagram Surat Perintah Kerja dan Berita Acara Pemasangan

(37)

Uraian :

Surat Perintah Kerja dan Berita Acara Pemasangan tidak lagi dibuat oleh bagian direksi, namun dilakukan langsung oleh kepala cabang sehingga proses pemasangan pipa jaringan bisa lebih cepat diselesaikan.

Gambar 4.15 : Usulan Object State Transition Diagram Bukti Permintaan Pengeluaran Barang

Uraian :

Bagian teknik akan langsung menerima barang dari bagian aset dan gudang karena persetujuan BPP dilakukan langsung oleh kepala cabang.

Gambar 4.16 : Usulan Object State Transition Diagram Barang

Uraian :

Setelah barang yang dikeluarkan oleh bagian aset dan gudang berdasarkan BPP yang ada, stok barang akan diperbaharui dan akan dibuat laporan pengeluaran barang.

(38)

Gambar 4.17 : Usulan Object State Transition Diagram Pelanggan

Uraian :

Saat instalasi selesai dipasang, pelanggan akan menandatangani BA dan data pelanggan baru akan segera diinput.

Gambar 4.18 : Usulan Object State Transition Diagram Pengaduan

Uraian :

Segala macam keluhan/pengaduan akan langsung disimpan agar respon pelayanan terhadap pelanggan akan lebih cepat diatasi. Hal ini akan menjaga hubungan dengan pelanggan menjadi lebih baik lagi.

Gambar 4.19 : Usulan Object State Transition Diagram Rencana Anggaran

Uraian :

Bagian keuangan dan akuntansi akan membuat forecast sebagai dasar untuk menyusun rencana anggaran tahunan. Setelah hasil forecast diperoleh, masing-

(39)

masing direktorat akan membuat dan mengajukan rencana anggaran untuk nantinya dikumpulkan oleh bagian keuangan dan akuntansi.

Gambar 4.20 : Usulan Object State Transition Diagram Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek)

Uraian :

Rencana anggaran investasi dan operasi (proyek) akan dibuat dan diajukan ke direktur umum untuk dievaluasi dan dikoreksi sebelum akhirnya disetujui.

Gambar 4.21 : Usulan Object State Transition Diagram Rencana Anggaran Proyek Final

Uraian :

Bagian keuangan dan akuntansi membuat laporan rencana anggaran final berdasarkan rencana anggaran investasi dan operasi (proyek) yang telah disetujui.

Laporan akan diajukan ke DPRD kota dan kabupaten untuk mendapatkan dana investasi.

(40)

Gambar 4.22 : Usulan Object State Transition Diagram Pelatihan Karyawan

Uraian :

Bagian sumber daya manusia akan mengelola pelatihan karyawan dari mulai menganalisa kebutuhan pelatihan hingga selesai. Ditambahkan proses menginput modul pelatihan agar karyawan yang tidak dapat mengikuti pelatihan bisa tetap mengunduh modul pelatihan. Selain itu ditambahkan proses melakukan forum diskusi agar setiap karyawan dapat mengembangkan kapasitas teknis personalnya secara mandiri.

(41)

4.3.2 Usulan Logical Data Model : Class Diagram

Gambar 4.23 : Usulan Logical Data Model : Class Diagram

Uraian :

Ditambahkan class Daftar Tunggu agar calon pelanggan yang tadinya belum dapat berlangganan karena pipa jaringan belum terpasang di wilayahnya bisa langsung dihubungi oleh perusahaan jika sewaktu-waktu wilayah tersebut telah

(42)

terpasang pipa jaringan. Selain itu juga ditambahkan class Pengaduan agar respon pelayanan terhadap pelanggan akan lebih cepat diatasi. Hal ini akan menjaga hubungan dengan pelanggan menjadi lebih baik lagi. Selain itu ditambahkan class Modul agar karyawan yang tidak dapat mengikuti pelatihan bisa tetap mengunduh modul pelatihan.

4.3.3 Activity / EntityMatrix

Tabel 4.25 : Usulan Activity / Entitiy Matrix ENTITY

ACTIVITY

Pelanggan Formulir Pendaftaran Wilayah Daftar Tunggu Pembayaran Jaringan Pipa Surat Perintah Kerja Berita Acara Pemasangan Bukti Permintaan Pengluaran Barang Barang Pemasangan Karyawan Pengaduan Modul

Membuat Formulir

Pendaftaran C C C

Membuat Daftar

Tunggu R CRU

Menginput Data Calon

Pelanggan CRU R R

Melayani

Keluhan/Pengaduan R R R CRU

Mengecek Status Pipa

Jaringan R R

R Membuat Bukti

Permintaan Pengeluaran Barang

R R C R

Menerima Pembayaran R C R

Membuat Surat Perintah

Kerja R C R

Membuat Berita Acara

Pemasangan R C C R

Membuat Laporan

Pengeluaran Barang R CRU

Menginput Data Pelanggan Baru

CRU R R

Menginput Modul

Pelatihan RU

Keterangan C = Create R = Read U = Update D = Delete

BAGIAN HUBUNGAN PELANGGAN

BAGIAN KEUANGAN

KEPALA CABANG

BAGIAN ASET & GUDANG

BAGIAN UMUM BAGIAN TEKNIK

BAGIAN SDM

(43)

Uraian :

Proses bisnis diharapkan menjadi lebih efektif dan efisien karena bagian teknik tidak perlu melakukan survey lokasi lagi, karena bagian hubungan pelanggan bisa langsung mengecek status pipa jaringan pada wilayah calon pelanggan. Selain itu, tugas membuat Surat Perintah Kerja dan Berita Acara Pemasangan telah dilakukan langsung oleh kepala cabang sehingga bagian teknik nantinya akan langsung menerima barang dari bagian aset dan gudang karena persetujuan BPP dilakukan langsung oleh kepala cabang. Entitas daftar tunggu dan pengaduan juga telah dibuat agar respon pelayanan terhadap pelanggan akan lebih cepat diatasi. Hal ini akan menjaga hubungan dengan pelanggan menjadi lebih baik lagi. Selain itu, entitas modul juga dibuat agar karyawan yang tidak dapat mengikuti pelatihan bisa tetap mengunduh modul pelatihan.

4.3.4 Data Dictionary

Tabel 4.26 : Usulan Data Dictionary

Field Name Data Type Field

Length KEY

Ket 1. Pelanggan

ID_Pelanggan Char 15 PK

Nama_Pelanggan String 30

Alamat_Pelanggan String 100

No_Telepon_Pelanggan Varchar 13

Status_Pelanggan Varchar 11

Aktif/

tidak aktif 2. Wilayah

ID_Wilayah Char 15 PK

Nama_Wilayah String 50

Nama_Kecamatan String 50

Nama_Kabupaten String 50

3. Jaringan Pipa

ID_Jaringan_Pipa Char 15 PK

ID_Wilayah Char 15 FK

Ukuran_Meter Varchar 10

Merek_Meter Varchar 10

No_Seri_Meter Varchar 10

Stand_Awal_Meter Varchar 5

Segel_Meter_Air Varchar 5

Jarum_Meter Integer

Water Meter Induk

Jumlah_Keran Integer

(44)

Tabel 4.26 : UsulanData Dictionary (lanjutan)

Length KEY

Ket 4. Formulir Pendaftaran

ID_Formulir_Pendaftaran Char 15 PK

ID_Pelanggan Char 15 FK

ID_Jaringan_Pipa Char 15 FK

Tanggal_Pendaftaran Date

5. Daftar Tunggu

ID_Daftar_Tunggu Char 15 PK

Tanggal_Pembuatan Char

6. Pembayaran

ID_Pembayaran Char 15 PK

ID_Karyawan Char 15 FK

ID_Formulir_Pendaftaran Char 15 FK

Tanggal_Pembayaran Date

Total_Pembayaran Integer

7. Surat Perintah Kerja

ID_Surat_Perintah_Kerja Char 15 PK

ID_Pembayaran Char 15 FK

Tanggal_Pembuatan Date

8. Berita Acara Pemasangan

ID_Berita_Acara_Pemasangan Char 15 PK

ID_Surat_Perintah_Kerja Char 15 FK

Tanggal_Pembuatan Date

Tanggal_Pemasangan Date

Tanggal_Selesai_Pemasangan Date 9. Bukti Permintaan Pengeluaran Barang

ID_Bukti_Permintaan_Pengeluaran_Barang Char 15 PK

ID_Berita_Acara_Pemasangan Char 15 FK

Tanggal_Permintaan Date

10. Barang

ID_Barang Char 15 PK

Nama_Barang Varchar 20

Harga_Barang Integer

Tipe_Barang Varchar 20

Jumlah Integer

11. Pemasangan

ID_Pemasangan Char 15 PK

ID_Barang Char 15 FK

Tanggal_Pemasangan Date

(45)

Tabel 4.26 : UsulanData Dictionary (lanjutan)

Length KEY 12. Karyawan

ID_Karyawan Char 15 PK

Nama_Karyawan Varchar 30

Alamat_Karyawan Varchar 50

Email_Karyawan Varchar 20

No_Telepon_Karyawan Varchar 12

Jabatan Varchar 15

13. Modul

ID_Modul Char 15 PK

Nama_Modul Varchar 100

Jenis_Modul Varchar 50

Isi_Modul Varchar 1000

14. Pengaduan

ID_Pengaduan Char 15 PK

Tanggal_Pengaduan Date

Jenis_Pengaduan String 200

Uraian :

Pada data dictionary, telah dibuat daftar tunggu dan juga pengaduan. Hal ini akan memudahkan karyawan dalam menghubungi pelanggan yang sebelumnya pernah mengajukan pendaftaran namun wilayah tempatnya tinggal belum tercakup pemasangan pipa jaringan. Data dictionary ini juga diusulkan agar respon pelayanan terhadap pelanggan akan lebih cepat diatasi dan akan menjaga hubungan dengan pelanggan menjadi lebih baik lagi. Selain itu, ditambahkan juga data dictionary modul agar karyawan yang tidak dapat mengikuti pelatihan bisa tetap mengunduh modul pelatihan.

(46)

4.4. Systems and Applications

4.4.1 Usulan System Communication Diagram

Gambar 4.24 : Usulan System Communicatin Description

(47)

4.4.2 Usulan System Data Flow Diagram Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan

(48)

Gambar 4.25 : Usulan System Data Flow DiagramPemasangan Hubungan Pipa Jaringan

Uraian :

Pada system data flow diagram, telah ditambahkan alur yang akan membuat daftar tunggu dan melayani keluhan/pengaduan. Dalam diagram ini juga telah ditunjukkan tidak ada lagi data flow yang malakukan survey lokasi, namun langsung melakukan pengecekan pipa jaringan. Dalam diagram ini juga telah terdapat data store daftar tunggu dan pengaduan. Hal ini akan memudahkan karyawan dalam menghubungi pelanggan yang sebelumnya pernah mengajukan pendaftaran namun wilayah tempatnya tinggal belum tercakup pemasangan pipa jaringan. Hal ini juga diusulkan agar respon pelayanan terhadap pelanggan akan lebih cepat diatasi dan akan menjaga hubungan dengan pelanggan menjadi lebih baik lagi.

(49)

Gambar 4.26 : Usulan System Data Flow Diagram Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)

(50)

Uraian :

Ditambahkan data flow membuat forecast yang akan dilakukan oleh bagian keuangan & akuntansi terlebih dahulu sebelum membuat rencana anggaran, agar rencana anggaran yang nantinya akan dibuat bisa lebih tepat sasaran.

Gambar 4.27 : Usulan System Data Flow Diagram Pelatihan Karyawan

(51)

Uraian :

Ditambahkan data flow menginput modul pelatihan agar karyawan yang tidak dapat mengikuti pelatihan bisa tetap mengunduh modul pelatihan. Selain itu ditambahkan data flow melakukan forum diskusi agar setiap karyawan dapat mengembangkan kapasitas teknis personalnya secara mandiri.

4.5. Networks and Infrastructure

4.5.1 Usulan Network Connectivity Diagram

Gambar 4.28 : Usulan Network Connectivity Diagram

Kesimpulan:

Jaringan yang diusulkan untuk perusahaan ke depannya adalah dengan mengunakan jaringan wireless yang bisa terkoneksi dengan segala perangkat.

Terdapat penambahan satu komputer utama sebagai pusat atau sumber dari pembuatan Geographic Information System (GIS) ke depannya. Selain itu, perusahaan juga dapat menggunakan printer yang dapat tersambung dengan jaringan wifi juga.

(52)

4.6. Security / Standard / Workforce 4.6.1 Usulan Security and PrivacyPlan

Tabel 4.27 : Usulan Security and Privacy Plan

Component Policy PIC

Technical Antivirus Antivirus NORTON IT

Intension Detection System

Firewall ISP Firewall IT

Access Control

Identification Authentication Authorization

Sistem absensi menggunakan

kartu tapping IT

Physical

Control Keamanan Merekrut petugas keamanan

dari dalam perusahaan SDM

Formal Control Peraturan

perusahaan Penggunaan ISO 18001 Direktur Utama Industry Standar

Standar manajemen mutu

Penggunaan OHSAS 18000 Sekretariat Perusahaan

Kesimpulan:

- Menggunakan kartu tapping pada access control untuk melakukan absensi dan pembatasan akses ke dalam beberapa ruangan tertentu

- Menerapkan ISO 18001 dengan standar keselamatan pekerja pada formal control - Menerapkan OHSAS 18000 untuk standar manajemen mutu perusahaan

- Memekerjakan pegawai langsung dari dalam perusahaan sendiri dibandingkan dengan menggunakan jasa outsource untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan

(53)

4.6.2 Usulan Technology Forecast

Tabel 4.28 : Usulan Technology Forecast Technology Forecast Forecast Area Short Term

(12 Bulan)

Mid Term (12-24 Bulan)

Long Term (2-3 Tahun) Software

Operating System

Microsoft Windows 7 Professional x64

Tetap dan tergantung dengan kebutuhan pada perusahaan Office Microsoft Office 2013 Microsoft Office 2013

Tetap dan tergantung dengan kebutuhan pada perusahaan

Antivirus NORTON NORTON

Tetap dan tergantung dengan kebutuhan pada perusahaan Hardware

Processor Intel Core i3-3240T, Intel Core i3-3240T,

Tetap dan tergantung dengan kebutuhan pada perusahaan Mainboard DELL Inspiron One

2020

DELL Inspiron One 2020

Tetap dan tergantung dengan kebutuhan pada perusahaan Dekstop

Memory/RAM 4GB DDR3 4GB DDR3

Tetap dan tergantung dengan kebutuhan pada perusahaan Drive Storage 500GB Serial ATA 500GB Serial ATA

Tetap dan tergantung dengan kebutuhan pada perusahaan

DVD-ROM DELL DVD±RW DELL DVD±RW

Tetap dan tergantung dengan kebutuhan pada perusahaan Monitor DELL 20" HD DELL 20" HD

PC Case DELL DELL

Tetap dan tergantung dengan kebutuhan pada perusahaan Printer

HP Deskjet Ink Advantage 4625 e-All-

in-One

HP Deskjet Ink Advantage 4625 e-All-

in-One

Tetap dan tergantung dengan kebutuhan pada perusahaan Keyboard

Mouse

DELL wireless keyboard DELL wireless mouse

DELL wireless keyboard DELL wireless mouse

Kesimpulan:

Harga dariPC desktop (DELL) adalah sebesar Rp 7.737.400,00 dan dinilai dapat bertahan hingga kurun waktu tiga tahun ke depan atau lebih karena telah