BAB III PEMBAHASAN
A. Efisiensi Kerja
lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan. Usaha yang dimaksud mengandung tiga unsur yaitu waktu, metode kerja, dan biaya.
Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (input).
Efisiensi kerja tidak pernah terlepas dari kultur organisasi dan kultur di dalam masyarakat tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para pekerja Indonesia, baik yang bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta
seringkali “diidentifikasikan” dengan efesiensi kerja yang rendah.Gerakan dan waktu guna menghindari berbagai tindakan seharusnya tidak perlu dalam penyelenggaraan pekerjaan. Cara inilah yang seharusnya diterapkan untuk mewujudkan efisiensi kerja dilingkungan kantor.
Berdasarkan uraian di atas maka perlulah adanya cara kerja yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang ringan dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan “atas” saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan sampai paling “bawah”.
Tujuan efisiensi kerja pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara – cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.
Masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:
1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.
2. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.
3. Kurangnya mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas baik ada yang rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan di luar.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Dengan judul ini penulis dapat melihat bagaimana Efisiensi Kerja pada kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.
B. Perumusan Masalah
Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah.Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Efisiensi Kerja pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian 1. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Departemen Manajemen untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.
2. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Metode Penelitian
1. Lokasi dan Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Dalam kegiatan survey ini dilakukan
pengumpulan data yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO. KEGIATAN JULI 2011, MINGGU KE 1 2 3 4 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan 2. Sumber Data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dbagi dalam dua sumber, yaitu :
a. Data Primer
Yaitu : data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian, dimana data yang diperoleh dari lapangan, wawancara dan tanya jawab.
b. Data Sekunder
Yaitu : data yang diperoleh dari sumber-sumber lain dalam bentuk laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti : buku-buku, surat kabar dan media lainnya yang relevan dengan masalah yang diteliti.
3. Teknik Pengumpulan Data
a. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Penelitian yang dilakukan dengan membaca buku, majalah dan bacaan lainnya yang berhubungan dengan objek yang diteliti.Data yang dikumpulkan peneliti merupakan data sekunder, yaitu data yang paling mendekati pada permasalahan yang diteliti.
b. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian langsung terhadap objek yang diteliti untuk mendapatkan data yang diragukan. Data ini merupakan data primer yang diperoleh melalui :
1. Wawancara, yaitu : Penelitian yang dilakukan dengan tanya jawab oleh peneliti untuk memberikan keterangan.
2. Dokumentasi, yaitu : Data yang diperoleh dari perusahaan secara langsung berupa data tertulis.
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:
BAB I. PENDAHULUAN
Dalam Bab ini dijelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan Metode Penelitian yang terdiri dari Jadwal dan Lokasi Survei, Sumber dan Teknik Pengumpulan data , Metode Analisis Data, dan Sistematika Penulisan.
BAB II. PROFIL INSTANSI
Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Tujuan Umum Pendidikan Tinggi, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jaringan Usaha atau Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III. PEMBAHASAN
Dalam Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh.Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan.Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN ) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata - 1 dan Program Pendidikan Diploma III.Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan ( customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.
C. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Rektor dan Pembantu Rektor
Dekan dan Pembantu Dekan
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Dewan Pertimbangan Fakultas
Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas
Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Lab/Studio/
Bengkel Ketua Program Studi
Intra Departemen Ketua Program Studi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA,Ak Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si Prof.Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, MS Prof.Dr.Ramli,MS
Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi Dr. Murni Daulay, SE, Msi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis,SE,M.SocSc Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekertaris : Dra. Marhayanie, MSi Akuntansi
Ketua Departemen : Drs. Syafruddin Ginting, S. SE, MAFIS, Ak Sekertaris : Drs. Hotmal Jafar
DIPLOMA Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si Kesekretariatan
Ketua : Beby Karina Fauzeea, SE, M.Si
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE
Bagian Perpustakaan / Ruang Baca
Kepala Perpustakaan : O.K. Raffii, SE
D. Uraian Jabatan (Job Description)
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya. h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/ tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
7. Sub Bagian Perpustakaan / Ruang Baca Tugas sub bagian Perpustakaan :
1. Controller
a. Inventaris Ruang Baca / Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. b. Kinerja Pegawai / Staf Administrasi Ruang Baca.
c. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan. d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan
fasilitas perpustakaan/ruang baca. 2. Laporan
a. Sesuai usul mahasiswa / staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.
b. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.
c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan / ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Departemen Manajemen FE USU
Sumber : Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU (2012)
Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
Ketua Departemen Manajemen : Dr.Isfenti Sadalia, SE, ME Seketaris Manajemen S1 Manajemen : Dra. Marhayanie, Msi
Ketua Program Studi Dept.Manajemen : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Staff Administrasi : Charunnunisa
: Jumadi : Melvina Sari
Adapun job description pegawai yang terdapat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi meliputi :
1. Menyimpan Arsip Nilai
Pegawai bertanggung jawab menyimpan arsip nilai setiap mahasiswa Departemen Manajemen didalam lemari arsip yang telah tersedia sesuai dengan stambuknya.
Ketua Departemen Manajemen
Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris Manajemen S1 Manajemen
Dra. Marhayanie, MSi
Ketua Program Studi S1 Departemen Manajemen
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Staff Administrasi Jumadi Staff Administrasi Melvina Sari Staff Administrasi Charunnunisa
2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.
Pegawai setiap akhir semester bertanggung jawab untuk memindahkan nilai-nilai mahasiswa kedalam kartu evaluasi dan mahasiswa diwajibkan menyerahkan fotocopy KHS kepada pegawai sebagai bukti arsip.
3. Menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa persemester ke dalam kertu evaluasi.
Pegawai diharapkan untuk menghitung setiap indeks prestasi mahasiswa setiap stambuk persemester kedalam kartu evaluasi untuk dapat mempermudah mengetahui data mahasiswa yang lebih akurat.
4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.
Setiap mahasiswa yang telah menyelesaikan semester wajib, meja hijau dan skripsi dapat menyerahkan bukti kepada pegawai untuk dikoreksi dan hasil koreksi tersebut mahasiswa dapat menyerahkan ke bagian Akademik untuk diproses.
5. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan Akademik Departemen Manajemen.
Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. Pegawai bertanggung jawab menjaga kerahasian dan keamanan surat-surat penting baik itu surat masuk ataupun yang dikeluarkan kantor departemen Manajemen agar disimpan dan disusun ditempat yang aman.
6. Membuat surat undangan seminar proposal.
Mahasiswa yang akan mengikuti seminar dapat melapor kepada pegawai untuk diperiksa kelengkapan data-data apakah mahasiswa tersebut dapat memperoleh surat undangan seminar.
7. Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus.
Pegawai diharuskan menata dengan baik ruangan yang akan dipakai untuk seminar mahasiswa dan perlengkapan yang diperlukan seperti infokus sudah diperiksa dalam kondisi baik.
8. Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen.
Mahasiswa yang telah mendapat persetujuan dari dosen pembimbing atas judul skripsi yang dibuat bertanggung jawab melaporkan bukti pengesahan yang sah kepada pegawai bagian Manajemen.
9. Menerima / memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti dan meja hijau
(comprehenship) Departemen Manajemen.
Mahasiswa yang akan mengikuti meja hijau dapat menyerahkan data-data nya yang jelas dan lengkap sesuai syarat yang diajukan oleh pihak departemen Manajemen agar dapat diperiksa oleh pegawai apakah dapat diberi izin untuk mengikuti meja hijau. 10.Menyiapkan berkas ujian Meja Hijau (comprehenship).