UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
EFISIENSI KERJA
PADA BAGIAN DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI USU
OLEH :
HENDY RIVANTO
082101044
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : HENDY RIVANTO
NIM : 082101044
PROGRAM STUDI : Diploma III Keuangan
JUDUL : Efisiensi Kerja Pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tanggal : ………...2012 Dosen Pembimbing
NIP. 19810628 200604 1 005
Fadli, SE, MSi
Tanggal : ………...2012 Ketua Program Studi D III Keuangan
NIP. 195912291 98903 1 002 Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Tanggal : ………...2012 Dekan,
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas
kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu
persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma
III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta salawat
beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah
membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh
dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFISIENSI KERJAPADA
BAGIAN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI
USU”.
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa
sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali
sebagai suatu karya ilmiah.Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu,
ilmu, dan pengetahuan penulis.Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari
berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.
Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua penulis, yaitu : ayahanda
saat ini, serta semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan
dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak
langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi selaku Ketua Program Studi
Diploma III Keuangan.
3. Ibu Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME selaku Kepala KetuaDepartemen Manajemen
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Fadli, SE, MSiselaku Dosen Pembimbing penulis yang telah berbaik
hati meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan,
arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan
tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Bapak Prof.Dr. Paham Ginting, MS dan Bapak Fadli, SE, MSi selaku Dosen
Penasehat Akademik.
6. Terima kasih pada Bang Mukti,Kak Windy,Bang Dendy ,yang telah
membantu memberikan semangat dalam bentuk moril, materil dan doa
kepadaku dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Terima kasih yang terspesial untuk sahabatkuDenny, Fahmi, Dimas, Robinson
yang telah memberikan semangat yang luar biasa, ujian dan pujian yang tak
8. Teman-teman keuangan grup A, grup magangku ( Fahmi, Andy, Silvy, dan
Indah) yang telah membantu penulis dan memberikan semangat pada penulis
dalam menyelesaikan Tugas akhir tersebut.
Akhir kata, kepada pihak yang telah memberi bantuan yang tak ternilai
harganya ini, penulis mengucapkan terima kasih.Dan besar harapan penulis
semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca
sekalian.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Medan, April 2012
Penulis
DAFTAR ISI
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian ... 5
D. Metode Penelitian ... 5
E. Sistematika Penulisan ………...………... 7
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI... 9
A. Sejarah Ringkas ... 9
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ... 12
C. Struktur Organisasi dan Personalia ... 13
D. Uraian Jabatan (Job Description)... 17
E. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 26
F. Kinerja Usaha Terkini ... 26
G. Rencana Kegiatan ... 27
BAB III PEMBAHASAN... 29
A. Efisiensi Kerja... 29
B. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Pekerjaan ... 31
C. Penilaian Terhadap Sistem Kearsipan ... 35
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 39
A. Kesimpulan ... 39
B. Saran ... 40
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ………... 14
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Manajemen
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ………... 22
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk
bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang,
diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisiensi
dalam melaksanakan pekerjaan kantor.Kalangan dunia usaha baik instansi
pemerintah maupun instansi swasta dalam melakukan usaha sangat mengandalkan
fasilitas atau peralatan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien
dan hasil kerja optimal.
Pengembangan sumber daya manusia dapat meningkatkan produktivitas
karyawan sehingga dapat membentuk tenaga kerja yang produktif, terampil, dan
profesional yang bekerja secara efektif dan efisien. Produktivitas sering pula
dikaitkan dengan cara sistem yang efisien,sehingga proses produksi berlangsung
tepat waktu dan dengan demikian tidak diperlukan kerja lembur dengan segala
implikasinya, terutama implikasi biaya. Dan merupakan hal yang logis dan tepat
apabila peningkatan produktivitas dijadikan salah satu sasaran jangka panjang.
Perguruan Tinggi Negeri dalam rangka pelaksanaan strategi meningkatkan
produktifitas kerja, disamping hal tersebut terdapat pula berbagai faktor yang
mempengaruhi produktifitas kerja, diantaranya adalah : sikap mental, pendidikan,
keterampilan, manajemen, hubungan industrial pancasila, tingkat penghasilan,
jaminan sosial, lingkungan dan iklim kerja, sarana produksi, teknologi dan
Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap
kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang
dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam
hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda,
dan uang. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang
dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih
mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.
Danfar (2009) menyatakan bahwa efisiensi kerja merupakan suatu proses
dan hasil – hasil efektif yang dicapai dari hasil – hasil usaha untuk mencari yang
lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Suatu
tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang maksimum dengan
usaha tertentu yang diberikan. Usaha yang dimaksud mengandung tiga unsur yaitu
waktu, metode kerja, dan biaya.
Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas
pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan.
Menurut Achmad (2007), efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang
telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya
merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh
(output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang
dipergunakan (input).
Efisiensi kerja tidak pernah terlepas dari kultur organisasi dan kultur di
dalam masyarakat tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para
seringkali “diidentifikasikan” dengan efesiensi kerja yang rendah.Gerakan dan
waktu guna menghindari berbagai tindakan seharusnya tidak perlu dalam
penyelenggaraan pekerjaan. Cara inilah yang seharusnya diterapkan untuk
mewujudkan efisiensi kerja dilingkungan kantor.
Berdasarkan uraian di atas maka perlulah adanya cara kerja yang efisien.
Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis
pekerjaan, baik itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang ringan dengan
menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat dapat
membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan
tenaga. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan “atas” saja, tetapi juga
meliputi tingkat pekerjaan sampai paling “bawah”.
Tujuan efisiensi kerja pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi USU adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari
cara – cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor
tersebut.
Masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:
1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data
sangat terbatas.
2. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan
3. Kurangnya mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas baik
ada yang rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan di
luar.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis
laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Bagian Departemen
Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Dengan judul ini penulis dapat melihat bagaimana Efisiensi Kerja pada
kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas
atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.
B. Perumusan Masalah
Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak
terlepas dari suatu masalah.Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor
penghambat dalam mencapai tujuan usaha.
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat
pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok
pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.Penulis tertarik dan
ingin mengetahui “Bagaimana Efisiensi Kerja pada Bagian Departemen
Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian
1. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Departemen
Manajemen untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada
penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Departemen
Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja
dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Departemen
Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap
kajian tersebut.
2. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana
efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Metode Penelitian
1. Lokasi dan Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M.
pengumpulan data yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.
Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO. KEGIATAN
JULI 2011, MINGGU KE
1 2 3 4
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
2. Sumber Data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dbagi dalam dua sumber,
yaitu :
a. Data Primer
Yaitu : data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek
penelitian, dimana data yang diperoleh dari lapangan, wawancara dan
tanya jawab.
b. Data Sekunder
Yaitu : data yang diperoleh dari sumber-sumber lain dalam bentuk
laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan maupun dari luar
perusahaan, seperti : buku-buku, surat kabar dan media lainnya yang
3. Teknik Pengumpulan Data
a. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Penelitian yang dilakukan dengan membaca buku, majalah dan bacaan
lainnya yang berhubungan dengan objek yang diteliti.Data yang
dikumpulkan peneliti merupakan data sekunder, yaitu data yang paling
mendekati pada permasalahan yang diteliti.
b. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian langsung terhadap objek yang diteliti untuk mendapatkan
data yang diragukan. Data ini merupakan data primer yang diperoleh
melalui :
1. Wawancara, yaitu : Penelitian yang dilakukan dengan tanya jawab
oleh peneliti untuk memberikan keterangan.
2. Dokumentasi, yaitu : Data yang diperoleh dari perusahaan secara
langsung berupa data tertulis.
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan
sebagai berikut:
BAB I. PENDAHULUAN
Dalam Bab ini dijelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang
Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan
Metode Penelitian yang terdiri dari Jadwal dan Lokasi Survei, Sumber dan Teknik
BAB II. PROFIL INSTANSI
Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Tujuan Umum
Pendidikan Tinggi, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jaringan Usaha atau
Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III. PEMBAHASAN
Dalam Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada
Kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh.Pada tahun
1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di
Medan.Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri
Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN )
dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi
Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan
Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan
tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987,
No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19
Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur
PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program
Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini.
Program Pendidikan Strata - 1 dan Program Pendidikan Diploma III.Program
Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan
tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11
Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan
Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada
di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan
Lembaga Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret
Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu
disempurnakan.
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu
Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta
Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas
jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi:
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan
mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
B.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk
menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan
masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka
terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan
ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang
berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masayarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
sesuai dengan bidangnya.
C. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Rektor dan
Pembantu Rektor
Dekan dan
Pembantu Dekan
Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Departemen
Dewan Pertimbangan
Fakultas
Kepala Bagian Tata
Usaha Fakultas
Unit Penunjang
Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen
Kepala Sub Bagian
Tata Usaha Fakultas Kepala Lab/Studio/
Bengkel Ketua Program Studi
Intra Departemen Ketua Program Studi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak
Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak
Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA,Ak
Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si
Prof.Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, MS
Prof.Dr.Ramli,MS
Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc
Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE
Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec
Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis,SE,M.SocSc
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekertaris : Dra. Marhayanie, MSi
Akuntansi
Ketua Departemen : Drs. Syafruddin Ginting, S. SE, MAFIS, Ak
Sekertaris : Drs. Hotmal Jafar
DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si
Kesekretariatan
Ketua : Beby Karina Fauzeea, SE, M.Si
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE
Bagian Perpustakaan / Ruang Baca
Kepala Perpustakaan : O.K. Raffii, SE
D. Uraian Jabatan (Job Description)
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan
mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan
akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan
perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,
keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di
lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan
Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di
lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan
borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat,
surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/ tidak tetap/emiritus, izin dan
cuti.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan ( RKAT ) bagian.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
7. Sub Bagian Perpustakaan / Ruang Baca
Tugas sub bagian Perpustakaan :
1. Controller
a. Inventaris Ruang Baca / Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU.
b. Kinerja Pegawai / Staf Administrasi Ruang Baca.
c. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.
d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan
fasilitas perpustakaan/ruang baca.
2. Laporan
a. Sesuai usul mahasiswa / staf pengajar mengajukan permohonan pembelian
buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses
pendukung proses belajar.
b. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.
c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf
administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan / ruang baca tidak sesuai
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Departemen Manajemen FE USU
Sumber : Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU (2012)
Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
Ketua Departemen Manajemen : Dr.Isfenti Sadalia, SE, ME
Seketaris Manajemen S1 Manajemen : Dra. Marhayanie, Msi
Ketua Program Studi Dept.Manajemen : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Staff Administrasi : Charunnunisa
: Jumadi
: Melvina Sari
Adapun job description pegawai yang terdapat pada Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi meliputi :
1. Menyimpan Arsip Nilai
Pegawai bertanggung jawab menyimpan arsip nilai setiap mahasiswa Departemen
Manajemen didalam lemari arsip yang telah tersedia sesuai dengan stambuknya.
Ketua Departemen Manajemen
Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris Manajemen S1 Manajemen
Dra. Marhayanie, MSi
Ketua Program Studi S1 Departemen Manajemen
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.
Pegawai setiap akhir semester bertanggung jawab untuk memindahkan nilai-nilai
mahasiswa kedalam kartu evaluasi dan mahasiswa diwajibkan menyerahkan fotocopy
KHS kepada pegawai sebagai bukti arsip.
3. Menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa persemester ke dalam kertu evaluasi.
Pegawai diharapkan untuk menghitung setiap indeks prestasi mahasiswa setiap
stambuk persemester kedalam kartu evaluasi untuk dapat mempermudah mengetahui
data mahasiswa yang lebih akurat.
4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.
Setiap mahasiswa yang telah menyelesaikan semester wajib, meja hijau dan skripsi
dapat menyerahkan bukti kepada pegawai untuk dikoreksi dan hasil koreksi tersebut
mahasiswa dapat menyerahkan ke bagian Akademik untuk diproses.
5. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan
Akademik Departemen Manajemen.
Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. Pegawai bertanggung
jawab menjaga kerahasian dan keamanan surat-surat penting baik itu surat masuk
ataupun yang dikeluarkan kantor departemen Manajemen agar disimpan dan disusun
ditempat yang aman.
6. Membuat surat undangan seminar proposal.
Mahasiswa yang akan mengikuti seminar dapat melapor kepada pegawai untuk
diperiksa kelengkapan data-data apakah mahasiswa tersebut dapat memperoleh surat
7. Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus.
Pegawai diharuskan menata dengan baik ruangan yang akan dipakai untuk seminar
mahasiswa dan perlengkapan yang diperlukan seperti infokus sudah diperiksa dalam
kondisi baik.
8. Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen.
Mahasiswa yang telah mendapat persetujuan dari dosen pembimbing atas judul skripsi
yang dibuat bertanggung jawab melaporkan bukti pengesahan yang sah kepada
pegawai bagian Manajemen.
9. Menerima / memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti dan meja hijau
(comprehenship) Departemen Manajemen.
Mahasiswa yang akan mengikuti meja hijau dapat menyerahkan data-data nya yang
jelas dan lengkap sesuai syarat yang diajukan oleh pihak departemen Manajemen agar
dapat diperiksa oleh pegawai apakah dapat diberi izin untuk mengikuti meja hijau.
10.Menyiapkan berkas ujian Meja Hijau (comprehenship).
Setelah data-data yang diserahkan telah jelas dan lengkap sesuai dengan syarat yang
diajukan untuk mendapat izin mengikuti Meja Hijau, pegawai akan menyiapkan
berkas ujian Meja Hijau kepada mahasiswa yang telah menyerahkan data tersebut.
11.Mengawas ujian semester (6 bulan sekali).
Para pegawai bagian Manajemen mempunyai tugas yang diberikan oleh pihak
Fakultas Ekonomi USU untuk bersedia mengawas mahasiswa yang akan
melaksanakan Ujian, baik itu Ujian Tengah Semester maupun Ujian Akhir Semester.
12.Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester.
Pegawai diharapkan dapat membuat laporan evaluasi diri setiap mahasiswa bagian
13.Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester.
Tugas pegawai membuat surat keluar yang dikeluarkan departemen manajemen setiap
semester dan melaporkanya ke bagian Sekretaris Dekan.
14.Membuat form pengesahan seminar proposal.
Mahasiswa dapat meminta kepada pegawai yang bertanggung jawab membuat form
pengesahan seminar proposal untuk sebagai bukti telah mengikuti seminar.
15.Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.
Mahasiswa / mahasiswa yang telah mendapat persetujuan atas judul yang telah dibuat,
pegawai dapat memindahkan data tersebut kedalam buku daftar judul dan untuk
memastikan judul tersebut tidak ada kesamaan dengan judul-judul mahasiswa lain,
pegawai mencek ulang judul tersebut.
16.Menempel nomor urut skripsi.
Skripsi mahasiswa yang telah diserahkan kepada pihak departemen Manajemen,
pegawai akan menempelkan nomor urut skripsi sesuai dengan urutanya.
17.Menstempel skripsi yang telah selesai ditanda tangani oleh ketua jurusan.
Mahasiswa harus melaporkan skripsi yang mana telah ditantanda tangani kepada
pegawai untuk kemudian skripsi tersebut akan distempel.
18.Membersihkan dan merapikan lemari ketua jurusan.
Pegawai bertanggung jawab membersihkan dan merapikan ruangan arsiparis ketua
jurusan departemen Manajemen.
19.Menyusun buku-buku dan tugas-tugas mahasiswa kedalam lemari.
Data-data penting mahasiswa seperti buku-buku dan tugas-tugas, pegawai dapat
menyusunnya kedalam lemari dan jika sewaktu-waktu mahasiswa tersebut
membutuhkan data tersebut pegawai dapat dengan mudah menyerahkanya kembali
E. Jaringan Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan
pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas
akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi
yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba),
seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi
perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang
bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian
kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan
pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu
bersaing dilapangan kerja nantinya.
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan
yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu
semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi
universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat
berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih
layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas
juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan
hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain )
sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan
dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
G. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain
adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil
b. Perkuliahan semester genap / ganjil
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
d. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat
ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi,
Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah
terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan
kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop,
Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus
ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh
Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik
dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan
Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang/praktek
kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai
BAB III
PEMBAHASAN
A. Efisiensi Kerja
1. Pengertian Efisiensi Kerja
Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti menghasilkan,
mengadakan, menjadikan. Efisiensi dapat memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih
yang nyata dengan pengorbanan yang diberikan. Efisiensi menurut kamus besar bahasa
Indonesia (2001:112) adalah tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu
dengan tidak membuang-buang waktu, mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat.
Tujuan efisiensi kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah
melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik
untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut. Berkenaan dengan prinsip
efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang
pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan
produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta
maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis tingkat efisinsinya
dengan menggunakan suatu indikator kinerja.
Pengertian efisiensi dikemukakan oleh Robert N Anthony di Perguruan Tinggi Negeri
Efisiensi kerja merupakan salah satu faktor penting dalam penggunaan sumber daya secara
minimum guna pencapaian hasil yang optimum suatu pekerjaan.Efisiensi hanya dapat
Menurut Kurniawan Tjakrawala (2002:114) bahwa “efisiensi adalah perbandingan
output per unit input,” sama halnya dengan pengertian efisiensi yang dikemukakan oleh
Horngren (2003:503) bahwa “efisiensi merupakan perbandingan yang optimum antara
masukan dan pengeluaran”. Sedangkan “efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang
dinilai dari segi waktu, metode kerja dan besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari
kegiatan yang dijalankan.
Berdasarkan uraian-uraian tentang pengertian efisiensi diatas, maka dapat ditarik
kesimpulan, yaitu bahwa yang dimaksud efisiensi yang mana dapat diukur dengan
membandingkan antara waktu, metode kerja, dan biaya guna pencapaian hasil yang optimum
suatu pekerjaan. Efisiensi merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari
hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan
suatu pekerjaan.
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu
berusaha meningkatkan mutu kerja pegawai melalui peningkatan efisiensi. Para pegawai dan
staf diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja serta ketepatan waktu pekerjaan
tugas-tugas dan menghasilkan keefisienan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan yang semua itu
sangat berperan dengan pencapaian tujuan Perguruan Tinggi Negeri.
Efisiensi kerja suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber/biaya
untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.Efisiensi merupakan perbandingan yang
terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber
yang dipergunakan), seperti juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang
terbatas. Dengan kata lain hubungan apa yang telah diselesaikan oleh para pegawai bagian
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU agar dapat berjalan sesuai dengan prosedur
fungsi-fungsi pekerjaan tertentu /kegiatan selama waktu tertentu dimana hasil kerja yang dicapai
oleh kecakapan, pengalaman, keterampilan dan kesungguhan pegawai yang bersangkutan.
Efisiensi atau daya guna perlu dijadikan satu-satunya dasar penentuan tujuan pokok
bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor. Sesuatu pekerjaan itu dilakukan secara efisien
kalau untuk mencapai suatu hasil yang ditetapkan itu dilakukan dengan cara yang paling
mudah (tidak terlalu banyak menggunakan pikiran), cara yang paling ringan (tidak terlalu
banyak menggunakan tenaga),cara yang paling cepat (tidak terlalu banyak memerlukan
waktu), cara yang paling murah (tidak terlalu banyak mengunakan ruang, hemat dan tidak
boros dalam penggunaan material termasuk uang).
Jadi efisiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang maksimal dengan
cara yang paling mudah, paling ringan, paling cepat, paling dekat dan paling murah, atau
dengan perkataan lain dengan pemberian pengorbanan yang minimal.
B. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Pekerjaan
Pekerjaan dapat dikatakan efisien jika suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang
minimal.Adapun dasar-dasar penilaian yang saya nilai selama magang di Departemen
Ekonomi USU pada penilaian saat ini adalah sebagai berikut :
1. Ada beberapa karyawan kinerja pekerjaan tidak efektif, seperti pembagian
pekerjaan hanya menitik beratkan hanya pada satu pegawai.
2. Pembagian pekerjaan tidak efisien sehingga mengakibatkan hasil kerja yang
dicapai pegawai tidak dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baikdan
kurangnya pengalaman dari pegawai tersebut.
3. Kemampuan pegawai untuk bekerjasamadengan pegawai lainya kurang terjalin
4. Pada saat jam kerja, pegawai belum menggunakan waktu kerja dengan baikyang
adahanya menunda waktu dalam menyelesaikan pekerjaannya.
5. Kehadiran pegawai telah terpenuhi dengan baik hal ini dapat dilihat dari daftar
absensi pada Departemen Manajemen.
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dalam meningkatkan pelaksanaan
pekerjaan yang efisien pada umumnya harus perwujudan dari cara-cara bekerja yang efisien
meliputi unsur-unsur yang terkait didalamnya yaitu waktu dan metode kerja (tenaga dan
pikiran) :
1. Penggunaan Waktu yang efisien
Penggunaan waktu pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU selalu
diusahakan seproduktif mungkin tanpa membuang-buang waktu untuk hal-hal yang tidak
berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Pada pekerjaan di Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Rencana Kerja
Pada kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU selalu disusun
Rencana kerja dan rencana kerja tersebut disesuaikan dengan tepat waktu.
Misalnya membuat surat undangan seminar proposal bagi para
mahasiswa/mahasiswi yang akan mengikuti meja hijau.
b. Disiplin
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja
merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung
jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila
kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan
tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Tujuan kedisiplinan
pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas
ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).
Beberapa aktivitas yang dapat dilihat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
hal ini dapat dilihat dari:
1. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pegawaiDepartemen Manajemen
Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan menggunakan sarana yang dapat
memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya
Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus,
memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen, menyiapkan
berkas ujian meja hijau (comprehenship).
2. Urutan pekerjaan pegawai di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa
menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang
dilakukan dalam pekerjaan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
3. Setiap tempat penyimpanan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi
USU diberi tanda pengenal mengenai isinya. Misalnya membuat surat keluar
Departemen Manajemen setiap semester dan menyimpanya di dalam lemari
arsip yang tersedia.
Pelaksanaan disiplin kerja pegawai DepartemenManajemen Fakultas Ekonomi USU
secara umum terlihat sudah baik, karena selama penulis mengikuti kegiatan magang para
pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai
untuk meningkatkan disiplin kerja dan membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang
optimal.
Adapun jadwal displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah masuk kerja pukul
08.15 wib dan pulang kerja pukul 14.00 wib. Dan terdapat juga absen jadwal keluar dan
masuk untuk meningkatkan disiplin kerja di Fakultas Ekonomi USU.
Para pegawai yang bekerja di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
terlihat sudah taat dengan peraturan yang ada, terkadang masih ada beberapa pegawai yang
masih tidak melaksanakan kedisiplinan kerja dengan baik sehingga tidak kedisiplinan pada
pekerjaanya.Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang
bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja.Pimpinan bertanggung
jawab untuk melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik.
Absensi kehadiran para pegawai Departemen Manajemen juga sangat mempengaruhi
kelancaran pekerjaan pegawai.Departemen Manajemen mengharapkan langkah-langkah
peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai
sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi
pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap
pegawai yang ada di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU paham apa yang
diharapkan dimasa yang akan datang.
2. Metode kerja
Metode kerja dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang efisien. Kondisi yang
terlihat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU antara lain :
a. Para pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU berperan aktif
dalam membantu mahasiwa menyiapkan berkas ujian meja hijau dan
menerima/memeriksa berkas yang berhak mengikuti meja hijau di Departemen
b. Setiap pegawai pekerja bertanggung jawab dalam menyiapkan fasilitas ruangan
seminar dan menyediakan perlengkapan infocus, membuat form pengesahan
seminar proposal, membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen
setiap semester, dan memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi
Manajemen.
c. Setiap pekerjaan yang dikerjakan diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis
dibuat dalam satu proses dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak
dilakukan secara berulang-ulang, seperti menyimpan dan menyusun dokumen,
surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.
C. Penilaian Terhadap Sistem Kearsipan
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip
juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi
mahasiswa.
Berikut Kegunaan Arsip pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara :
1. Untuk Keperluan Administrasi.
2. Untuk Keperluan Riset dan Penelitian.
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
4. Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu :input kepada
5. Sistem, proses dari input, dan output sistem.
6. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Departemen
kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam
melaksanakan kegiatan pengarsipan.
4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak.
5. Adanya daftar indeks arsip.
6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.
7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.
Walaupun sistem kearsipan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yaitu :
1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.
2. Masih banyak ditemukanya folder-folder dengan nama masalah yang sama.
3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang
tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit
menemukannya.
4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak
mencakup dari file tersebut.
5. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis terkadang pegawai masih
harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.
Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan,
keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh
arsiparis di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Berikut ini adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
1. Kebersihan
Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan,
pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta
merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali.
Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.
2. Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:
a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahsiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam
maupun diluar kantor.
b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak
berwewenang.
c. Tidak diperbolehkn meletakkan arsip disembarangan tempat.
d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor izin.
e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.
h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan
arsip.
j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang
arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.
3. Guna Arsip
Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip
juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi
mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, maupun para
Pegawai.Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu :input kepada sistem, proses dari
input, dan output sistem.
Dari perumusan masalah yang ada maka penulis telah menemukuan jawaban atas
permasalahan yang ada, dimana Efisiensi Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera utarasudah baik walaupun terdapat kekurangan dalam
penerapan efisiensi pekerjaan.
Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.
Gambar 3.1 Unsur Sitem Kearsipan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan yang mungkin
dapat bermanfaat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis sebagai berikut :
1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada Departemen Manajemen USU guna
terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.
2. Efisiensi kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dilakukan
berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk
memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.
3. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada
akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.
Misalnya dilakukan melalui rapat atau pengarahan langsung.
4. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat
memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya,
pemakaian komputer, printer, dan lain-lain.
5. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti keterangan di bawah ini :
a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
c. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam
melaksanakan kegiatan pengarsipan.
d. Seluruh file disimpan di dalam folder yang dalam kondisi layak.
e. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.
f. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip
lama.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat
berguna bagi kantor Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dalam rangka
penerapan efisiensi kerja dan pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.
Adapun saran-saran tersebut adalah :
1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan
pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan
arsip secara khusus agar arsip tidak rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip
sesuai dengan surat keterangan yang ada.
2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi keja perlu
diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan
evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah
kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan
yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan
dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi
DAFTAR PUSTAKA
Anoraga, Pandji, 2000. Manajemen Bisnis, Rineka Cipta, Jakarta.
Laksana, Fajar. 2008. Manajemen Pemasaran. Yogyakarta: Graha Ilmu
Moekijat, 1989. Tata Laksana Kantor, Mandar Maju, Bandung.
Munir Sukoco, Badri., 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta.
S. P. Malayu, 2001. Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta.
