BAB III PEMBAHASAN
5. Azas – Azas Efisiensi Kerja
Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya azas-azas tertentu agar dapat dicapai perbandingan terbaik antara setiap kerja dan hasilnya. Menurut Sukoco (2007:242), azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu : a. Azas Perencanaan
Merencanakan berarti terlebih dahulu menggambarkan tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
b. Azas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang rumit atau pekerjaan yang sulit menjadi lebih mudah atau ringan.
c. Azas Penghematan
Menghemat berarti mencegah pemakaian bahan atau benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan tersebut menjadi lebih murah.
d. Azas Penghapusan
Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
e. Azas Penggabungan
Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.
B. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Di setiap kantor umumnya terdapat sub-sub bagian kerja, begitu pula pada Fakultas Ekonomi di Universitas Sumatera Utara. Salah satu sub bagian kerja Fakultas Ekonomi adalah Sub Bagian Perlengkapan. Sub Bagian Perlengkapan merupakan salah satu unit kerja di bawah Biro Tata Usaha yang mempunyai tugas melaksanakan segala urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan fakultas.
Untuk melaksanakan tugas tersebut, Sub Bagian Perlengkapan mempunyai fungsi melaksanakan administrasi pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan serta melaksanakan inventarisasi dan mempersiapkan usul penghapusan barang perlengkapan. Untuk mendukung layanan administrasi perlengkapan, Sub Bagian
Perlengkapan mempunyai unit gudang yang berfungsi untuk menyimpan barang-barang persediaan berupa ATK (Alat Tulis Kantor), BHP (Barang Habis Pakai) dan lain-lain yang diperlukan oleh fakultas.
Analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari :
1. Tata Kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya penggunaan komputer dalam penyelesaian pekerjaan mengetik. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat, seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, pembukuan, dan laporan-laporan.
b. Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor diletakkan ditempat yang mudah dijangkau.
Selain itu, masih ada masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Pembagian kerja sudah jelas namun terkadang masih sering terjadi penumpukan pekerjaan pada satu orang pegawai saja.
2. Prosedur dan tata cara pelaksanaan pekerjaan yang terkadang tidak terlaksana dengan baik sehingga sering sekali ada pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan tepat waktu.
3. Terjadi pinjam meminjam komputer karena keterbatasan komputer yang tersedia sehingga membuat pegawai bagian perlengkapan harus menunggu untuk bergantian menggunakan komputer sehingga banyak waktu yang terbuang.
Berdasarkan uraian di atas maka diperlukan adanya pembagian dan tata cara pelaksanaan pekerjaan yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang besar maupun pekerjaan yang kecil dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, dan menggunakan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, menghemat pikiran serta tenaga.
2. Pemakaian Tenaga
Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Setiap pekerjaan kantor pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis, seperti komputer.
b. Setiap pekerjaan pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan berdasarkan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis dan dibuat dalam satu proses dengan tujuan agar langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang sehingga dapat menghemat tenaga.
3. Pemakaian Waktu
Pemakaian waktu pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seefisien mungkin, hal ini dapat dilihat dari :
a. Rencana Kerja
Pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun rencana kerja yang disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan yang diumumkan kepada seluruh pegawai.
b. Disiplin
Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU berdasarkan pengamatan penulis sudah baik, karena selama penulis mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Namun terkadang masih ada beberapa pekerjaan yang menumpuk. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :
2) Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib 3) Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib
Para pegawai yang bekerja di Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai akan menjalin hubungan kerja yang baik dan pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai seperti kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama, dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja,
dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur (Subekti, 2008).
4. Pemakaian Ruang
Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.
Pemakaian ruang kerja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU, hal tersebut dapat dilihat dari :
a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.
b. Berkas atau file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.
c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU secara umum setiap pegawai meletakkan alat-alat tulis di atas meja kerja mereka dengan rapi.
5. Prestasi Kerja Pegawai
Pada umumnya orang-orang yang berkecimpung dalam manajemen sumber daya manusia sependapat bahwa penilaian prestasi kerja merupakan bagian penting dari seluruh proses kekaryaan pegawai yang bersangkutan. Penting sekali penilaian prestasi kerja yang rasional dan diterapkan secara objektif. Dalam melakukan penilaian atas kerja, para pegawai harus memiliki interaksi positif dan berkesinambungan antara pejabat, pimpinan dan bagian kepegawaian. Interaksi positif tersebut dapat menumbuhkan loyalitas dan semangat kerja karena mereka merasa diperlakukan secara adil (Fathoni : 2006).
Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:
1. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan. 3. Untuk kepentingan mutasi pegawai.
4. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan. 5. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.
6. Fasilitas Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan pegawai dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi.
Adapun fasilitas kerja yang digunakan pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas pegawai di kantor. Pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU terdapat dua unit komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor.
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas serta data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin
fotocopy.
Pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, kurangnya mesin printer disebabkan karena ada mesin
printer yang berkualitas baik yang rusak sehingga terkadang pegawai harus mencetak pekerjaan di luar.
c. Telepon
Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena
dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda tempat dalam jarak yang jauh. Terdapat satu unit telepon di kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip
Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas ke bawah, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file atau surat-surat penting bagi kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU. Di kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat lima Filling Cabinet
dan lima lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/file-file
penting.
C. Penilaian Kinerja Pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Efisiensi kerja pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dinilai berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha yang maksimal, pembagian dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang efisien atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Definisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.
Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian prestasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :
1. Kesetiaan, berkaitan dengan ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.
2. Prestasi kerja, berkaitan dengan hasil kerja yang telah dicapai pegawai dan sejauh mana pegawai dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik serta dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.
3. Tanggung jawab, berkaitan dengan sejauh mana pegawai itu sanggup melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.
4. Kejujuran, berkaitan dengan ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.
5. Kerjasama, berkaitan dengan kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain.
6. Kehadiran dari pegawai. 7. Kerajinan.
Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh dari laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Efisiensi kerja dapat diterapkan terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian pekerjaan.
2. Kegiatan pengawasan dan evaluasi demi terciptanya efisiensi kerja pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU sudah terlaksana dengan baik.
3. Efisiensi kerja pada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.
4. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin, misalnya dilakukan melalui rapat atau pengarahan langsung.
5. Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU berdasarkan pengamatan penulis sudah baik karena para
pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
6. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan, misalnya pemakaian komputer, printer, dan lain-lain.
B. Saran
Dari kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja.
Adapun saran-saran tersebut adalah :
1. Di samping adanya perencanaan yang baik dalam mendukung terciptanya efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, serta tenaga. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja, baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.
2. Untuk mengatasi kendala-kendala yang ada dalam melaksanakan pekerjaan kantor Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU harus memiliki
pembagian dan tata cara pelaksanaan pekerjaan yang nyata agar tidak terjadi penumpukan pekerjaan.
3. Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan dan pelatihan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dapat dilakukan sesuai dengan cita-cita organisasi. 4. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, ada hal-hal yang perlu
dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai seperti kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama, dan lain-lain. Diharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal.
5. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media : Jakarta.
Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta : Jakarta.
Liang Gie, The. 1997. Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara. Penerbit Gajah Mada University Press : Yogyakarta.
Miranda, Widjaja, Tunggal, 2003. Istilah Penting Manajemen Mutu. Penerbit Harvarindo : Jakarta.
Sastradipoera, K., 2001. Azas-Azas Manajemen Perkantoran. Kappa-Sigma : Bandung.
Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran.Mandar Maju : Bandung.
Sekaran, Uma, 2006. Research Methods For Business. Salemba Empat : Yogyakarta.
USU Press, 2007. Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi. Medan. Subekti, Heru, 2008. Disiplin Kerja.http://subekti-heru.blogspot.com