TOPIK PENELITIAN A. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
2. Elemen sistem pembelian a. Dokumen yang digunakan
Dalam kegiatan pembelian di perlukan dokumen-dokumen sebagai bukti dan pedoman dalam melakukan pencatatan transaksi. Dokumen yang diperlukan dalam transaksi adalah :
1) Surat Permintaan Pembelian
(a) Permintaan Pengadaan Barang dan Jasa (PPB/J)
PPB/J merupakan formulir yang diisi oleh pembeli untuk permintaan barang yang dibutuhkan dengan jenis, mutu, spesifikasi dan jumlah berdasarkan Stock Minimum. PPB/J ini dibuat rangkap 2 untuk setiap permintaan, distribusinya adalah :
- Lembar pertama untuk bagian pembelian - Lembar kedua untuk pembeli
(b) Surat Permintaan Barang (SPB)
SPB merupakan formulir yang diisi dan dibuat untuk meminta barang-barang yang dibutuhkan oleh setiap bagian yang bersangkutan dan harus disetujui oleh Kepala Bagian Tata Usaha. SPB ini dibuat rangkap tiga yang distribusinya :
- Lembar pertama untuk bagian pembelian - Lembar kedua untuk rekanan
- Lembar ketiga untuk bagian yang bersangkutan (c) Memo
Memo merupakan formulir untuk keperluan yang mendesak, barang-barang khusus, barang-barang-barang-barang mendesak yang harus segera diadakan dan proyeksi dari setiap bagian yang memerlukannya.
2) Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
Surat penawaran harga ini digunakan untuk meminta penawaran harga barang yang dibutuhkan atau diminta dalam Estate Order kepada beberapa supplier local yang terdaftar. Dalam melaksanakan penawaran ada beberapa cara yang dilakukan yaitu dengan cara :
(a) Penawaran tertulis
Yaitu penawaran yang dibuat secara tertulis kepada supplier atas barang-barang yang di minta oleh pembeli melalui surat dengan penawaran barang-barang yang berjumlah diatas lima juta rupiah.
(b) Penawaran langsung
Yaitu penawaran yang dilakukan melalui telepon untuk barang-barang yang jumlah penawarannya dibawah lima juta rupiah yang penyalurannya melalui agen tertentu dengan harga berdasarkan Daftar Harga dari agen tersebut, dan harga inilah yang dipakai untuk pesanan dari setiap pembelian.
(c) Penawarn terdahulu
Yaitu bila keperluan barang-barang yang diminta dalam Estate Order mendesak dipakai harga terendah dari penawaran terdahulu yang harus disetujui Kepala Bagian Tata Usaha dan dalam penawaran tersebut ditanyakan langsung kepada rekanan apakah harga tersebut masih dipakai untuk pesanan yang akan dibuat.
3) Surat pesanan atau order pembelian
yang digunakan untuk memesan barang kepada rekanan yang telah dipilih berdasarkan perbandingan harga, mutu, dan spesifikasi. Dokumen ini terdiri dari sepuluh rangkap dengan fungsi sebagai berikut :
- Lembar yang asli merupakan surat order pembelian yang dikirim kepada rekanan sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan
- Dua lembar untuk bagian keuangan, satu lembar sebagai lembaran untuk pembuatan giro pembayaran dan satu lembar untuk lampiran pencatatan pemakaian.
- Dua lembar untuk bagian pembelian, satu lembar untuk arsip bahwa barang yang telah dipesan telah diterima dan satu lembar untuk lampiran pencatatan ke komputer.
- Satu lembar untuk arsip yang dilampiri dengan surat pengantar barang dari rekanan.
- Tiga lembar untuk pembeli, satu lembar dikirim ke bagian pembelian untuk pencatatan sementara taksiran harga oleh pembukuan di pembeli, satu lembar untuk lampiran induk rekening untuk harga resmi.
4) Surat Perintah Kerja (SPK)
Surat ini dibuat bagian pembelian untuk membeli pembelian bersamaan dengan Surat order pembelian dan harus disetujui oleh Kasubag Keuangan yang terdiri dari 2 rangkap, yaitu :
- Lembar asli untuk arsip bagian pembelian - Lembar kedua lampiran berkas penawaran 5) Surat pengantar barang
Dokumen ini digunakan untuk lampiran barang-barang yang dikirim ke perusahaan yang terdiri dari 6 rangkap, yaitu:
- Lembar pertama atau asli untuk ke perusahaan yang meminta - Lembar kedua untuk pertinggal dalam gudang
- Lembar ketiga transportasi yang merupakan lampiran biaya angkut
- Lembar keempat untuk transport barang ke perusahaan dan dikembalikan ke gudang sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik
- Lembar kelima dan keenam ekstra copy. 6) Bon penerimaan barang dan pengeluaran barang
Bon penerimaan barang ini dibuat oleh penerimaan barang di gudang untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari rekanan telah sesuai dengan mutu dan jumlah yang tercantum dalam order pembelian yang disaksikan dan diperiksa oleh bagian yang bersangkutan. Dokumen ini digunakan untuk pembelian barang-barang stock, terdiri dari 2 rangkap, yaitu ; - Lembar asli ke bagian pembelian untuk pembuatan slip penerimaan
received data ke computer
- Lembar kedua untuk arsip gudang
7) Slip-slip yang digunakan untuk pencatatan ke komputer (a) Slip stock received
Slip ini digunakan untuk mencatat seluruh pembelian yang diterima gudang untuk barang-barang stock berdasarkan Surat Pengantar Barang (SPB) dari rekanan, Bon Penerima Barang (BPB), dan order pembelian. Hal-hal yang dicatat adalah harga dan jumlah barang stock
(b) Slip stock issued
Slip ini digunakan untuk mencatat seluruh jumlah pengeluaran yang dikirimkan ke pembeli untuk barang-barang stock berdasarkan daftar permintaan barang. Hal-hal yang dicatat adalah jumlah daftar harga yang dikeluarkan.
(c) Slip supplier invoice
Slip ini digunakan untuk mencatat seluruh harga pembelian berdasarkan order pembelian dan faktur dari rekanan yang mencatatnya adalah bagian pembelian.
(d) Slip journal header details
Slip ini untuk pembebanan ke pembeli yang berdasarkan order pembelian dan supplier invoice dari bagian pembelian dan mencatat harga stock di gudang berdasarkan faktur pembebanan ke pembeli dari bagian gudang. 8) Nota pembayaran dan pemindahbukuan
Nota pembayaran digunakan untuk membayar hutang kepada rekanan dengan membuka giro nota pembayaran yang terdiri dari tiga rangkap, yaitu: - Lembar asli untuk rekanan
- Lembar kedua untuk arsip bagian pembelian - Lembar ketiga ekstra.
b. Catatan akuntansi dalam sistem pembelian
Catatan akuntansi dalam sistem pembelian menggunakan komputer dengan sistem integred dan pencatatan ke computer di entry berdasarkan slip-slip dokumen, seperti :
1) Slip stock diisi dan dimasukkan oleh bagian pembelian
2) Slip stock issued oleh bagian pembelian dan dimasukkan oleh bagian keuangan
3) Slip supplier invoice diisi dan dimasukkan oleh bagian pembelian 4) Slip journal header details diisi dan dimasukkan oleh bagian keuangan. c. Unit organisasi yang terkait
1) Unit bagian di perusahaan
Unit bagian ini berfungsi sebagai pemakai barang untuk aktifitas operasioanal. Dalam sistem pembelian, bagian ini berfungsi mengajukan permintaan barang ke bagian pembelian yang sebelumnya harus diketahui oleh kasubag dan disetujui Kepala Bagian Tata Usaha, sesuai dengan posisis persediaan yang ada di gudang.
2) Bagian pembelian
Bagian ini berfungsi untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, dan menentukan rekanan yang dipilih dalam pengadaan barang berdasarkan daftar perbandingan baik mutu, jenis, harga, spesifikasi dan sebagainya. Juga berfungsi mengorder pembelian kepada rekanan yang dipilih dan mengadakan pencatatan harga pembelian ke buku besar.
3) Bagian keuangan
Bagian ini berfungsi mencatat pembelian yang dipakai / dibebankan pada setiap bagian dan pembayaran pada rekanan. Dalam melaksanakan pembayaran atau pemindahbukuan dan membuat giro atas pembelian tersebut serta mencatatnya ke buku Bank.