ERP merupakan suatu aplikasi sistem informasi yang mengintegrasikan fungsi-fungsi yang terkait dengan aplikasi akunting, penjualan, logistik serta fungsi-fungsi lainnya di suatu perusahaan. Integrasi ini dapat tercapai karena adanya sebuah database utama yang digunakan secara bersamaan oleh masing-masing fungsi tersebut di atas (shared database), sehingga informasi yang diinput oleh satu bagian akan dapat dilihat oleh bagian secara akurat dan real time oleh bagian yang lain.
Sistem aplikasi komputer ini dapat mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi yang lebih berguna, dan menyusunnya sedemikian rupa sehingga data-data tersebut dapat dianalisis. Dengan cara ini maka data-data transaksi bisnis yang terkumpul menjadi sumber informasi bagi manajemen dalam melakukan proses pengambilan keputusan dalam bisnis.
Pada umumnya sistem aplikasi ERP ini dibangun di atas platform 3-tier client/server configuration, yakni suatu konfigurasi di mana aplikasi dibagi menjadi 3 layer atau bagian. Layer pertama adalah Database layer yang terdiri dari komputer khusus yang dirancang untuk menangani database informasi dalam jumlah besar secara efisien. Sedangkan aplikasi yang tersebut di atas dijalankan di komputer terpisah yang berada dalam layer kedua yakni Application layer. Kemudian user yang akan menggunakan aplikasi tersebut berada dalam layer selanjutnya yang disebut sebagai Front-end layer. Dengan konfigurasi 3 layer inilah integrasi data dapat terealisasi. Sebagai contoh adalah jika seorang karyawan melakukan transaksi penerimaan barang sebagai salah satu fungsi Pengadaan (Procurement) dengan mengacu pada satu nomor Purchase Order (PO) tertentu di system, maka modul lain
yang terkait dengan proses ini akan mengalami dampaknya (ter-update) antara lain, data stock sebagai salah satu bagian fungsi dari Inventory management dan General Ledger pada sisi Accounting juga akan ter-update.
Gambar 2.5 Three-tier client/server configuration6
Salah satu contoh sistem ERP yang banyak digunakan oleh berbagai perusahaan di dunia adalah SAP R/3® yang diproduksi oleh perusahaan Jerman, SAP AG. SAP terdiri dari 5 modul utama yakni: Finance (FI), Controlling (CO), Material Management (MM), Production Planning (PP) dan Sales & Distribution (SD).
Walaupun masih banyak lagi pemain lainnya di bidang ERP ini antara lain American Software, BAAN, i2 Technologies, Manugistics, Oracle dan Peoplesoft. Selain ERP besar seperti tersebut di atas, masih ada juga produk ERP mini yang ditujukan untuk perusahaan kelas menengah ke bawah SMB (Small-Medium Busines) antara lain produk yang dikeluarkan oleh SAP AG: SAP Business One (SBO)® dan SAP All in One®.
6 Operations Management for Competitive Advantage, 10th Edition, Chase, Jacob and Aquilano – McGraw-Hill, 2004
Gambar 2.6 SAP Positioning7
Manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi ERP ini adalah:
• Mempercepat tersedianya informasi
• Meningkatkan akurasi informasi dengan detil data yang lebih lengkap, mudah dibaca & dianalisa
• Memperbaiki integrasi dan kerjasama antar peran dan fungsi yang berbeda dalam suatu organisasi
• Membantu memberikan respons yang lebih cepat atas permintaan pelanggan
• Membantu memberikan respons yang cepat dalam melakukan perubahan operasi di perusahaan dan menghadapi perubahan pasar
• Meningkatkan daya saing dengan melakukan perbaikan proses-proses dalam perusahaan
7 SAP R/3 and SAP Business One Sales Guide
• Membantu meningkatkan fungsi kontrol terhadap penyelesaian tagihan dan proses pembayaran
2.5.1 SAP R/3
SAP R/3 dibangun dengan seperangkat modul aplikasi yang dapat digunakan baik secara modular (tersendiri) maupun kombinasi (lebih dari satu modul) yang masing-masing saling terintegrasi. Illustrasi berikut ini menunjukkan modul aplikasi utama dari SAP R/3. Modul-modul aplikasi tersebut dapat digunakan untuk mendukung proses-proses dari area fungsional yang berbeda dalam suatu perusahaan.
Gambar 2.7 SAP R/3 Functional Module8
Karena modul-modul aplikasi dari SAP R/3 saling terintegrasi dan menggunakan basis data yang sama (common database), maka transaksi yang terjadi di dalam suatu area dapat secara langsung mengupdate informasi yang terkait di area yang lain.
Sebagai contoh adalah apabila user di bagian gudang (warehouse) melakukan
8 SAP R/3 Sales Guide
transaksi penerimaan barang (Goods Receipt) dari vendor dengan mengacu pada suatu dokumen pembelian atau PO (Purchase Order) tertentu, maka bagian pembelian yang telah membuat dan menerbitkan PO tersebut dari SAP R/3 dapat langsung melihat status PO tersebut yang telah dilakukan proses penerimaan barang melalui system secara real time. Selanjutnya, bagian pembelian / keuangan akan dapat melakukan proses pembayaran atas PO tersebut yang sudah dilakukan penerimaan barang apabila telah menerima tagihan (Invoice) dari vendor dan sampai pada akhirnya PO tersebut statusnya menjadi selesai (closed).
Modul yang ada di dalam aplikasi SAP
Secara umum, SAP terdiri dari 4 modul utama yaitu Financial Accounting, Manufacturing and Logistics, Human Resources (HR), and Sales and Distribution (SD).
a. Financial Accounting
Modul financial accounting ini mencakup 3 fungsi utama akuntansi keuangan yang perlu dijalankan oleh sebuah perusahaan antara lain: financial (FI), controlling (CO) dan asset management (AM). FI mencakup fungsi accounts payable (AP), accounts receivable (AR), general ledger (GL) dan capital investments. Di dalam FI juga tercakup prosedur untuk melakukan posting account; tutup buku (closing) akhir bulan dan akhir tahun; persiapan pembuatan laporan keuangan (financial statement) seperti laporan rugi laba (profit & loss / income statement report) dan neraca (balance sheet).
Semua Informasi yang berkaitan dengan posisi keuangan perusahaan dapat dilakukan setiap saat dengan real time dan accurate.
Fungsi controlling (CO) mencakup costing; cost center, profit center dan enterprise accounting and planning; internal orders; open item management; posting &
allocation; profitability analysis serta fungsi-fungsi report lainnya.
Fungsi asset management (AM) mencakup fasilitas untuk mengelola segala jenis asset perusahaan yang mencakup fixed assets, leased assets and real estate.
b. Manufacturing and Logistics
Modul ini merupakan bagian dari R/3 yang terbesar dan paling kompleks. Bagian ini terdiri dari 5 komponen utama yakni; materials management (MM), plant maintenance (PM), quality management (QM), production planning (PP) dan a project management system (PS). Masing-masing komponen terbagi lagi menjadi beberapa sub-bagian. Material management mencakup semua fungsi yang terkait dengan supply chain, termasuk consumption-based planning, purchasing, vendor evaluation dan invoice verification. Selain itu, material management juga mencakup inventory dan warehouse management untuk mengelola stock persediaan.
Plant maintenance mendukung aktivitas yang terkait dengan perencanaan dan pelaksanaan repair dan preventive maintenance. Dengan modul ini aktivitas maintenance dapat senantiasa dikelola dan diukur.
Quality management mencakup perencanaan dan implementasi prosedur untuk inspeksi dan quality assurance. QM diciptakan dengan berlandaskan standard ISO 9001 untuk quality management. QM ini juga terintegrasi dengan procurement dan
production processes sehingga user dapat melakukan proses identifikasi pada titik barang / material datang dan produk yang berada dalam proses manufaktur.
Production planning mendukung proses perencanaan dan penjadwalan produksi khususnya yang terkait dengan material yang akan digunakan langsung untuk produksi (direct material) melalui proses material requirement planning (MRP).
c. Sales and Distribution (SD)
Bagian ini mencakup fungsi sales order management, distribution, expert controls, shipping dan transportation management serta billing dan invoicing process.
Dalam implementasi SD, produk atau jasa dijual ke customer dan nantinya akan menjadi revenue bagi perusahaan. Untuk itu modul ini juga akan terkait dengan modul lainnya seperti material management, production planning dan financial accounting.
d. Human Resources (HR)
Modul ini mencakup fungsi yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manausia seperti dalam hal penjadwalan staff, penggajian (payroll) serta berbagai macam reporting yang terkait dengan pendukung proses pengambilan keputusan dalam human resources.