BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Proses Bisnis
Proses Bisnis yang diterjemahkan dari kata inggris Business Process memiliki perbedaan arti yang cukup signifikan dibandingkan dengan kata pembentuknya.
Untuk dapat memiliki pengertian yang benar tentang proses bisnis, maka selanjutnya akan dibahas pengertian bisnis, proses dan proses bisnis.
2.1.1 Bisnis
Pengertian umum yang paling banyak ditangkap dari kata Bisnis, yaitu merupakan suatu kegiatan atau urusan yang umumnya melibatkan atau ada unsur uang di dalamnya. Jadi dalam pandangan orang pada umumnya yang namanya bisnis pasti berkaitan dengan uang, meskipun tidak sedikit yang menyatakan bahwa kegiatan bisnis tidak harus selalu melibatkan uang.
Dalam Collins Dictionary of Business yang diterbitkan oleh HarperCollins Publisher Ltd.,UK., bisnis yang dalam bahasa inggrisnya adalah “business” diidentikkan dengan perusahaan atau “firm” sehingga ke dalam bahasa Indonesia-nya diterjemahkan sebagai business atau perusahaan. Business atau Firm kemudian diartikan sebagai produsen atau distributor barang (goods) atau jasa (services).
Dengan pengertian diatas bisnis dapat dianggap sebagai sebuah bentuk. Bentuk ekonomi dari suatu bisnis dapat dikelompokkan menjadi :
a. Bisnis Horisontal (horizontal business): suatu bisnis yang mengkhususkan diri pada aktivitas tunggal. Misal : perusahaan roti yang mengkhususkan kegiatannya dengan hanya memproduksi roti.
b. Bisnis Vertikal (vertical business) : suatu bisnis yang menggabungkan dua atau lebih aktivitas yang berhubungan secara vertical. Misal : perusahaan roti yang aktivitasnya tidak hanya memproduksi roti, akan tetapi juga membuat gandum.
c. Bisnis Konglomerat (conglomerate atau diversified business) : merupakan suatu bisnis yang menggabungkan sejumlah aktivitas yang tidak saling berhubungan. Misal : perusahaan roti yang melakukan produksi pembuatan roti dan juga melakukan bisnis jasa keuangan.
2.1.2 Proses
Menurut Aaker, David A. (1995) Proses adalah seperangkat kegiatan-kegiatan atau aktivitas yang saling berkaitan yang membutuhkan masukan untuk kemudian di transformasikan, sehingga menghasilkan suatu keluaran. Idealnya transformasi yang terjadi dalam proses memberi nilai tambah bagi masukan dan menghasilkan keluaran yang lebih berguna dan effektif bagi penerimanya baik di sisi hulu maupun hilir.
Contoh misalnya ambil sebatang pohon untuk kemudian dipotong-potong dan dibersihkan menjadi komponen-komponen untuk kursi atau meja. Kemudian komponen-komponen tersebut disatukan untuk membentuk sebuah meja atau kursi untuk dijual. Pekerjaan pemotongan, merangkai dan aktivitas lainnya dalam pembuatan kursi atau meja dapat dilakukan dengan menggunakan tenaga manusia
atau mesin. Akan tetapi baik itu dilakukan oleh manusia atau mesin, keduanya memiliki kesamaan yang bisa dengan mudah diidentifikasikan yaitu :
a. Adanya aktivitas pemilihan atau pembentukan komponen-komponen kursi atau meja.
b. Adanya aktivitas menyatukan komponen-komponen menjadi kursi atau meja.
Setiap proses belum tentu menghasilkan nilai tambah, tetapi sudah pasti menghasilkan keluaran. Kesimpulannya yang sering dilakukan atau ingin dicapai suatu pekerjaan adalah meminimumkan atau mengurangi proses-proses yang tidak memberikan nilai tambah karena berarti mengurangi biaya yang dikeluarkan.
Batang Pohon
Pemotongan Mengamplas Merangkai Mengecat
Meja / Kursi
INPUT TRANSFORM OUTPUT
PROSES
Gambar 2.1 Contoh aliran PROSES secara sederhana1
Pada Gambar 2.1 dijelaskan bahwa ketika sebuah batang pohon telah diubah menjadi kursi atau meja, telah terjadi nilai tambah. Misalnya, bagi pengguna sebelumnya sebatang kayu tidak bisa digunakan untuk banyak hal, sedangkan meja
1 Dirgantoro Crown, 2002, Keunggulan Bersaing Melalui Proses Bisnis, Gramedia, Jakarta
dan kursi bisa dipergunakan untuk duduk, menulis, makan dan lain-lain. Bagi penjualnya pun seperangkat meja kursi akan lebih memberikan margin keuntungan dibandingkan dengan sebatang pohon.
Dalam kehidupan sehari-hari, banyak sekali contoh-contoh proses semacam yang telah dijelaskan diatas, baik itu contoh proses sederhana maupun yang lebih kompleks.
2.1.3 Proses Bisnis
Meninjau proses bisnis sebagai sebuah proses yang telah dijelaskan diatas, maka proses bisnis juga memiliki komponen masukan, keluaran serta aktivitas untuk mengubah masukan menjadi keluaran.
Pada proses bisnis, komponen masukan atau input dapat bermacam-macam tergantung kepada jenis usahanya. Komponen masukan atau input tersebut di antaranya dapat berupa :
! Bahan mentah (raw material)
! Sumber daya manusia (tenaga kerja)
! Modal / Uang (Capital), dan lain-lain
Komponen transform (mengubah komponen masukan menjadi keluaran) pada proses bisnis dapat berupa :
! Aktifitas memproduksi barang, baik itu menggunakan mesin atau tidak
! Kegiatan pelayanan kepada pelanggan (services)
! Kegiatan belajar mengajar, dan lain-lain
Komponen keluaran atau output dari proses bisnis secara generic dapat dibagi menjadi dua, yaitu keluaran yang barang dan keluaran yang berupa jasa. Contohnya adalah :
! Sebuah pabrik mobil menghasilkan keluaran berupa mobil
! Sebuah perusahaan konsultan akan menghasilkan keluaran berupa jasa-jasa konsultasi.
Dari penjelasan ini dapat disimpulkan bahwa Proses Bisnis adalah cara lebih baik untuk mendeliver atau menyampaikan barang atau jasa kepada pelanggan. Proses bisnis ini kemudian yang harus diturunkan menjadi aktivitas-aktivitas operasional yang menunjukkan pekerjaan apa yang harus dilakukan serta teknologi apa yang harus digunakan untuk dapat men-deliver barang maupun jasa kepada pelanggan.
Teknologi yang digunakan misalnya adalah mesin-mesin yang digerakkan secara otomatis yang bisa memproduksi / membuat suatu barang. Apa yang dilakukan oleh mesin merupakan salah satu tahapan dari proses yang bisa di identifikasikan sebagai transform, yaitu proses pengubahan bahan mentah menjadi barang jadi yang siap untuk dilemparkan ke pasar.
Teknologi sangat berperan dalam proses bisnis dari tahap awal sampai akhir.
Teknologi yang digunakan juga bermacam-macam dan tergantung kepada banyak hal, diantaranya yang bisa disebutkan adalah :
! Teknologi Informasi dan Komunikasi
! Teknologi Pengolahan, dan lain-lain
Sebelum teknologi itu digunakan atau diterapkan, ada beberapa pertimbangan yang harus dilakukan dalam mengimplementasikan suatu teknologi dalam proses bisnis, misalnya :
! Benefit atau keuntungan dari penggunaan teknologi
! Cost atau biaya yang harus dikeluarkan untuk mengimplementasikannya
! Maintenance atau biaya perawatan yang harus dikeluarkan
! Training atau pelatihan yang harus dilakukan dan diberikan
! Kemampuan perusahaan untuk terus mengikuti perkembangan teknologi agar dapat terus mengikuti keinginan pelanggan dan tekanan kompetitor
! Aturan atau peraturan yang berlaku dalam suatu industri.
Suatu perusahaan harus melakukan perhitungan benefit-cost ratio untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam melakukan investasi. Penggunaan teknologi dalam proses bisnis merupakan investasi yang dilakukan oleh perusahaan yang benefit-nya pada umumnya baru bisa diterima beberapa waktu kemudian. Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang memutuskan penggunaan teknologi Informasi dalam proses bisnisnya, misalnya menggunakan suatu paket ERP (Enterprise Resource Planning) yang salah satu fungsinya dapat digunakan oleh pelanggan untuk mengadakan transaksi secara online dengan perusahaan, sehingga pelanggan tidak perlu lagi mendatangi counter-counter perusahaan. Selain itu pelanggan juga bisa melakukan monitoring terhadap status barang yang dipesannya. Jadi salah satu benefit yang diharapkan dari pengimplementasian ERP tersebut adalah agar pelanggan puas dengan pelayanan yang diberikan dan hasilnya bisa meningkatkan penjualan produk.
Menurut Davenport & Short (1990) proses bisnis merupakan serangkaian tugas- tugas yang saling berhubungan, dikerjakan untuk menghasilkan sesuatu yang telah ditentukan. Sebuah proses adalah sesuatu yang terstruktur dan dapat diukur dari kegiatan-kegiatan yang dirancang untuk menghasilkan output yang khusus untuk para pelanggan atau pasar tertentu. Menurut pandangan mereka, proses mempunyai dua karakteristik penting:
1. Perusahaan mempunyai pelanggan baik internal maupun eksternal 2. Perusahaan mempunyai organisasi sub unit yang saling berhubungan
Salah satu cara untuk mengidentifikasi bisnis proses di dalam perusahaan adalah dengan metode mata rantai “value chain” yang dibuat oleh Porter dan Millar (1985).
Proses-proses pada umumnya diidentifikasi dalam bagian awal dan akhir dari suatu proses, bagian yang saling berhubungan, dan unit-unit yang terlibat, khususnya unit pelanggan. Proses-proses yang mempunyai pengaruh besar harus mempunyai proses sendiri. Contoh dari proses sebagai berikut: pengembangan produk baru; pemesanan barang-barang dari pemasok; pembuatan perencanaan marketing; proses dan pembayaran klaim asuransi dan sebagainya.
Proses memiliki pada tiga dimensi, Davenport & Short (1990):
1. Sebagai satu kesatuan, proses-proses yang berada dalam bagian perusahaan.
Perusahaan dapat berupa antar perusahaan (interorganizational), antar fungsi perusahaan (interfunctional) atau antar perorangan (interpersonal)
2. Obyek, proses-proses merupakan hasil dari manipulasi obyek. Obyek-obyek tersebut dapat berupa fisik maupun informasi.
3. Kegiatan, proses-proses dapat terlibat dua jenis kegiatan. Kegiatan manajerial dan kegiatan operasiaonal.
2.2 Perbaikan dan Rekayasa Ulang Proses Bisnis
Suatu organisasi atau perusahaan pasti ingin menjadi lebih baik dari yang kemarin atau sekarang. Membuat cara kerja yang lebih efisien, pelayanan terhadap pelanggan yang lebih memuaskan dan sebagainya. Hal ini yang mendasari suatu perusahaan untuk selalu melakukan perubahan. Perubahan yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan baik yang sifatnya bertahap maupun radikal harus selalu dilakukan untuk membuat perusahaan memiliki kinerja yang lebih baik dibandingkan dengan sebelumnya, atau bahkan memiliki performance yang lebih baik dibandingkan dengan pesaingnya dan mungkin yang terbaik dalam industrinya.
Perbaikan secara bertahap atau radikal tersebut dapat didorong oleh beberapa hal, seperti :
! Tuntutan dari para pelanggan
! Dorongan dari para pesaing
! Keinginan dari pemegang saham atau pemilik
! Tuntutan dari karyawan
! Dorongan dari peraturan atau pemerintah
! Kondisi ekonomi, politik dan sebagainya.
2.2.1 Perbaikan Proses Bisnis (Business Process Improvement)
Seperti yang telah dijelaskan bahwa perubahan yang terjadi secara umum dapat dibedakan menjadi dua: yang terjadi secara perlahan atau improvement dan perubahan yang terjadi secara radikal atau reengineering. Perubahan yang terjadi pada proses bisnis merupakan salah satu dasar untuk memiliki kinerja yang lebih baik, didalam proses bisnis juga menggunakan pendekatan yang sama yaitu perubahan secara perlahan atau business process improvement dan perubahan secara radikal atau business process reengineering yang akan dibahas dalam kerangka manajemen stratejik.
Dalam kerangka manajemen stratejik, sebuah perusahaan harus selalu memberikan respons terhadap seluruh perubahan yang terjadi di dalam lingkungan bisnisnya. Bagaimana perusahaan melakukan respons bisa diketahui dari strategic direction yang ditetapkan atau dicanangkan oleh perusahaan. Dari strategic direction ini dapat diketahui kemana perusahaan akan dibawa, apabila tidak ada maka orang- orang dalam organisasi atau perusahaan akan kehilangan arah dan pegangan yang harus dituju.
Pada saat strategic direction diberikan, kemudian diformulasikan strategi yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan, kemudian melakukan perincian aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai target tersebut kemudian melakukan implementasi dan juga pengontrolan pada saat dan setelah implementasi selesai. Setelah tahap pengontrolan dilakukan, dan apabila yang kemudian didapatkan adalah target yang ditetapkan tidak dapat dicapai, maka dilakukan perbaikan-perbaikan terhadap proses bisnis yang kita kenal sebagai
business process improvement. Apabila target dapat dicapai, akan tetapi sering dianggap bahwa business process improvement tetap harus dilakukan hal ini banyak disebabkan penilaian bahwa dengan perbaikan pada proses bisnis hasil yang akan dicapai masih akan lebih baik dari yang telah dicapai.
Pada saat hasil yang dicapai sangat jauh lebih kecil dari yang diharapkan dan mungkin telah melewati batas toleransi dalam ukuran waktu dan uang bagi perusahaan maka sangat mungkin bagi perusahaan untuk melakukan perombakan total atau meninjau lagi strategic response dan strategic direction-nya dan juga menyusun ulang strategi termasuk aktivitas dan proses bisnis yang terlibat di dalamnya yang dikenal sebagai business process reengineering.
Business process improvement yang terjadi atau dilakukan oleh perusahaan adalah aktivitas yang harus dilakukan terus menerus. Artinya selama perusahaan itu terus ada maka harus secara terus menerus atau berkelanjutan melakukan perbaikan dan peningkatan terhadap kinerja proses bisnisnya, baik itu perusahaan yang belum mapan atau yang sudah mapan sebagai pemimpin pasar.Untuk dapat melakukan perbaikan dan peningkatan proses bisnis secara berkelanjutan, maka perusahaan harus secara kontinu melakukan monitoring terhadap kinerja dari proses bisnisnya.
Monitoring ini diperlukan supaya perusahaan dapat mengetahui pada proses-proses mana saja telah berkinerja dengan baik dan pada proses bisnis mana saja berkinerja buruk, sehingga mencapai standar yang telah ditentukan atau ingin dicapai. Beberapa hal harus diperhatikan oleh setiap perusahaan yang bisa menjadi penyebab kegagalan dalam melakukan perbaikan proses bisnis, antara lain:
! Tidak adanya sistem manajemen yang baik dalam perusahaan dalam memonitor kinerja dari proses bisnis. Atau banyak perusahaan yang belum bisa mengidentifikasikan proses bisnisnya sehingga sangat sulit untuk melakukan perbaikan karena tidak bisa dibandingkan dengan kinerja yang diharapkan.
! Perbaikan yang dilakukan terhadap proses bisnis tidak memberikan kontribusi terhadap output bisnis. Hal ini dapat terjadi karena tidak bisa menentukan proses bisnis kritikal di perusahaan sehingga hasil yang dicapai tidak signifikan.
! Tidak adanya konsistensi tindakan atau komitmen dalam perbaikan proses bisnis yang harus berkesinambungan.
2.2.2 Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering)
Seperti dikemukakan sebelumnya, dalam melakukan atau memberikan respons terhadap perubahan maupun persaingan, sering dilakukan perombakan total pada proses bisnis. Perombakan total terhadap proses bisnis itu di definisikan sebagai business process reengineering atau rekayasa ulang proses bisnis.
Sementara definisi rekayasa ulang proses bisnis menurut David Carr & Henry Johansson (1995):
1. Memusatkan (focus) pada proses untuk keefektifan.
Hal ini harus pada bisnis proses intinya yang secara langsung mempengaruhi konsumen daripada proses yang mempengaruhi internal perusahaan saja.
Gambar di bawah ini memperlihatkan sebuah proses dan bagaimana prose itu berjalan dari pemasok sampai ke konsumen.
Pemasok Input Transformasi Output Konsumen
Gambar 2.2 Proses berjalan dari pemasok menuju ke konsumen2
2. Perubahan yang mendalam (radical).
Perubahan ini adalah karakteristik dari daya saing dimana hasil dari suatu proses dan berangkat dari cara lama dalam melakukan bisnis melalui fungsi- fungsi dalam perusahaan. Gambar di bawah ini memperlihatkan perubahan proses dari fungsi yang horizontal menjadi fungsi proses vertikal yang memotong langsung ke fungsi-fungsi dan kegiatan fungsional yang membutuhkan proses.
Purchasing Accounting Manufacturing
Distribution
Product Development &
Introduction Customer Order Acceptance & Fulfillment
Operation & Logistic Fields Service & Customer
support Administrative support
Gambar 2.3 Perbandingan Proses dengan Fungsi 3 Dari Fungsional Menuju Proses Bisnis
2 Carr, David & Johansson, Henry (1995)
3. Perbaikan dramatis.
Rekayasa proses bisnis mengharapkan perbaikan rekayasa yang beraksi (dramatis) untuk mencapai perubahan besar dalam perbaikan bisnis proses utama (inti) yang kritis untuk keuntungan daya saing. Sasaran utama pertama kali harus disiapkan kemudian proses rekayasa untuk mencapai sasaran- sasaran tersebut. Tujuan dari Rekayasa proses bisnis adalah untuk mendapatkan hasil yang efesien dan efektif dari beberapa faktor-faktor kesuksesan (Tan, Victor SL 1994) sebagai berikut:
a) Maksimasi nilai tambah suatu proses
b) Mengurangi waktu operasi dari suatu aliran proses c) Maksimalisasi fleksibilitas
d) Dapat memenuhi kebutuhan konsumen
Pada umumnya kita bisa lihat motivasi yang mendorong Rekayasa proses bisnis dalam suatu perusahaan dapat dilihat sebagai berikut pada tabel ini:
Tabel 2.1 Faktor-faktor Pendorong Rekayasa4
Pendorong Ranking
84 79
! Meningkatkan kecepatan (throughput) 62
! Ancaman persaingan 50
! Perubahan struktur organisasi 35
! Lain-lain 9
! Mengurangi biaya-biaya
! Meningkatkan kualitas
3
4 Grant Thornton Motivation to Reengineering, NCMS Focus, Sept 1994 Carr, David & Johansson, Henry (1995)
Manganelli & Klein (1994) berpendapat, inti dalam bisnis proses adalah dukungan langsung untuk tujuan strategis dari sebuah perusahaan dan keperluan konsumen. Pengembangan produk adalah contoh dari proses bisnis. Mereka juga melihat dampak untuk perusahaan, waktu, resiko, dan biaya sebagai hambatan untuk mencapai sukses. Mereka juga mengklaim bahwa rekayasa ulang proses bisnis lebih berhasil daripada ide peningkatan perubahan (non-revolutionary) sedikit demi sedikit yang seringkali mengalami kegagalan.
Sedangkan Davenport & Short (1993) mengatakan rekayasa bisnis proses ulang adalah analisis dan rancangan dari aliran kerja dan proses-proses di dalam dan antar perusahaan-perusahaan. Teng et al. (1994) juga menjelaskan rekayasa bisnis ulang adalah analisis kritis dan merancang ulang secara mendalam dari bisnis proses yang ada untuk mencapai terobosan perbaikan dalam kinerja yang terukur.
Davenport mengatakan teknologi informasi sebagai jantung dari rekayasa ulang dari bisnis proses. Bagi Davenport teknologi informasi memiliki peranan yang penting dalam inovasi bisnis proses. Disamping itu, Davenport juga menyatakan suatu perusahaan dan karyawan adalah faktor yang penting dari pada faktor teknologi dan faktor perilaku yang harus ada dalam rekayasa proses bisnis ulang. Davenport juga melihat kultur (budaya) sebagai hambatan ketika terjadi inovasi proses yang buruk dalam menyesuaikan ke dalam kultur perusahaan.
Davenport and Short (1990) merekomendasikan lima langkah dalam rekayasa proses bisnis ulang :
1. Mengembangkan visi dan tujuan bisnis dan proses.
Rekayasa proses bisnis ulang ditentukan oleh visi perusahaan yang terlibat tujuan- tujuan bisnis yang lebih spesifik seperti penurunan biaya, penurunan waktu, peningkatan kualitas produk dan lain sebagainya.
2. Identifikasi proses untuk direkayasa ulang.
Hampir semua perusahaan menggunakan pendekatan “High-Impact” yang berpusat pada proses-proses yang paling penting atau konflik yang paling besar terjadi dalam bisnis. Di satu sisi sedikit sekali perusahaan yang mencoba untuk mengidentifikasi semua proses-proses di dalam perusahaan dan memprioritaskan dahulu semuanya daripada merekayasa ulang.
3. Memahami dan mengukur proses yang ada.
Untuk menghindari pengulangan dari kesalahan lama dan untuk mendukung perbaikan di masa yang akan dating.
4. Mengidentifikasi teknologi informasi sebagai pengungkit.
Kesadaran akan kemampuan teknologi informasi harus dapat mempengaruhi proses rancangan.
5. Model dan membangun bentuk dasar (prototype) dari proses yang baru.
Model yang sekarang tidak harus dipandang sebagai hasil akhir dari proses Rekayasa proses bisnis (BPR) tapi harus dilihat sebagai pergantian model yang sukses. Pergantian model tersebut menggunakan pendekatan Rekayasa proses bisnis yang cepat memberikan hasil dan keterlibatan serta kepuasan konsumen.
Menurut Tan, Victor S.L. (1994) di dalam melakukan proses rekayasa ulang diperlukan inovasi, kecepatan, pelayanan, dan kualitas. Untuk itu ada lima
pendekatan dasar untuk melakukan proses rekayasa ulang di dalam suatu perusahaan yaitu sebagai berikut:
1. Memahami aliran proses saat ini 2. Tantangan proses sekarang
3. Merancang alternative model proses
4. Menguji informasi yang dibutuhkan guna mendukung model proses usulan 5. Uji kelayakan dan simulasi
Salah satu tujuan dilakukannya rekayasa ulang terhadap proses bisnis adalah untuk memperoleh hasil yang luar biasa atau hasil yang merupakan lompatan besar (quantum leaps). Pada saat perusahaan memutuskan untuk melakukan rekayasa ulang harus disadari bahwa rekayasa ulang membutuhkan atau mengakibatkan perubahan yang radikal atau dramatis.
Impact dari rekayasa ulang proses bisnis yaitu mendapatkan hasil yang effektif dan effisien dengan memperhatikan 4 point :
1. Maksimalisasi aktivitas-aktivitas yang mempunyai nilai tambah setinggi- tingginya dengan mengganti aktivitas-aktivitas yang tidak menjadi nilai tambah seperti redudansi pekerjaan bisa diidentifikasi dan dibuang.
2. Minimalisasi waktu proses yaitu dengan sinkronisasi aliran kerja dengan baik, tepat waktu dan perubahan pada material dan informasi terus menerus bisa membantu meminimalisasi waktu. Hal ini bisa didaptkan melalui integrasi dan koordinasi dari aktivitas-aktivitas lintas fungsional. Produktifitas pekerja punya impact yang besar dalam proses waktu kerja. Perubahan secara radikal seringkali
didapat bukan dari kerja keras tetapi dari kerja smart, dengan melakukan lewat skill yang relevan dan spesialisasi kerja yang sesuai.
3. Maksimalisasi keputusan yang fleksibel yaitu dengan membuat keputusan- keputusan yang tepat di waktu yang tepat pula. Perusahaan bisa juga meningkatkan keputusan yang baik lewat teknologi informasi untuk menyediakan kemampuan dalam membantu membuat keputusan. Sistem informasi yang terintegrasi dan Local Area Network (LAN) bisa digunakan untuk mengirimkan kembali informasi-informasi yang telah dilakukan untuk pengambilan keputusan di beberapa tempat. Oleh karena itu peningkatan daya saing bukan hanya menambah jumlah pilihan keputusan yang dapat dikerjakan sesuai permintaan pelanggan tetapi juga lewat kecepatan dan peningkatan dari kualitas keputusan tersebut.
4. Mengetahui permintaan pelanggan yaitu dengan mendapatkan feedback dari pelanggan secara akurat sangat diperlukan untuk meyakinkan hasil atau ouput produk yang berkualitas sudah sesuai apa belum.
Hal-hal yang harus dihindari yang dapat menyebabkan kegagalan dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis contohnya sebagai berikut :
! Suatu perusahaan tidak melakukan rekayasa ulang tetapi hanya melakukan perubahan-perubahan pada proses bisnis. Misal suatu perusahaan melakukan otomatisasi terhadap proses-proses yang ada dengan menggunakan teknologi komputer untuk mempercepat aliran informasi dan memperbaiki kinerja proses bisnisnya, hal ini bukan merupakan rekayasa ulang karena hasil yang dicapai
bukan merupakan peningkatan yang inkremental dan bukan merupakan suatu pencapaian hasil yang sangat dramatis.
! Usaha perbaikan yang dilakukan tidak menitikberatkan pada proses bisnis, tetapi kepada hal-hal lain yang tidak ada hubungannya sama sekali dengan proses bisnis yang ada di perusahaan.
2.2.3 Mencapai Keunggulan Proses Bisnis
Proses bisnis yang ada di perusahaan atau yang sering dikenal sebagai internal business process merupakan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan dalam rangka menyerahkan produk dan jasa kepada pelanggan. Pada akhirnya, penyerahan produk dan jasa tersebut perusahaan menginginkan untuk dapat memperoleh keuntungan financial, sehingga penyerahan produk kepada pelanggan harus dilakukan dengan efisien. Demikian pula dengan keunggulan yang ingin dicapai melalui proses bisnis ujung-ujungnya adalah mendapatkan benefit secara financial kepada perusahaan.
Pencapaian keunggulan yang dicapai perusahaan melalui proses bisnis tidak bisa berdiri sendiri. Keunggulan tersebut akan bisa dicapai melalui integrasi antara strategi, proses bisnis, dan orang-orang yang ada dalam organisasi serta pemanfaatan teknologi Informasi.
2.3 Peranan Teknologi Informasi
Di dalam rekayasa proses bisnis, Teknologi informasi memainkan peranan penting untuk mewujudkan rekayasa proses bisnis yang mengubah secara mendalam (Hammer & Champy, 1993). Teknologi informasi seharusnya tidak dipandang
sebagai proses automasi saja atau tindakan mekanisasi saja untuk membuat model ulang cara suatu bisnis dijalankan. Bagaimanapun, teknologi informasi menyediakan banyak akses-akses secara lebar untuk infomasi dan membolehkan lebih banyak pekerjaaan diselesaikan secara bersamaan daripada berurut-urutan, ini dapat mengurangi sejumlah pengulangan-pengulangan dan birokrasi.
Michael Hammer (1990) menyatakan, “rekayasa membutuhkan perusahaan untuk memperhatikan hasil akhir dari usaha-usaha dan termasuk teknologi informasi sebagai persyaratan dari keberhasilan suatu upaya. Lebih dari itu kegiatan bisnis harus dilihat untuk memaksimalkan efektifitas kemampuan Teknologi informasi yang dapat mendukung bisnis proses dan cakupan bisnis proses juga harus berada dalam kemampuan teknologi informasi yang dimiliki perusahaan. Dengan cepatnya perubahan pasar yang akan mempengaruhi banyak perusahaan untuk mengembangkan koordinasi seperti struktur yang intensif untuk dapat mengkoordinasikan kegiatan mereka secara efektif dan efesien.
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sebelum kita lebih jauh membahas mengenai sistem informasi, terlebih dahulu kita mengetahui pengertian dari sistem. System merupakan serangkaian komponen atau elemen yang saling terkait satu sama lain dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Walaupun masing-masing elemen dari suatu sistem tersebut telah dirancang sedemikian rupa sehingga efisien dan sederhana, sistem tersebut dapat saja menjadi tidak berfungsi apabila masing-masing elemen tersebut tidak dapat
bekerja sama. Lebih lanjut lagi, suatu perubahan di suatu elemen dapat saja mempengaruhi elemen lainnya. Sebagai contoh adalah, bagian marketing (yang merupakan salah satu elemen dari sistem organisasi) yang berhasil menjual produk dalam jumlah yang melebihi dari yang ditargetkan, sehingga bagian produksi (elemen lain) akan mengalami dampaknya. Dalam hal ini bagian produksi harus melakukan order atau pemesanan bahan baku dalam jumlah yang lebih banyak dari biasanya.
Selain itu bagian produksi juga harus membayar overtime kepada tenaga kerjanya yang bekerja keras untuk mencapai target yang harus dipenuhi akibat order yang berlimpah dari bagian marketing. Dari sini dapat terlihat bahwa adanya gejala perubahan kondisi di suatu elemen dapat mempengaruhi elemen yang lainnya di dalam suatu sistem.
Sistem informasi (Information Sistem / IS) dapat didefinisikan secara luas sebagai kumpulan dari teknologi informasi, prosedur dan orang yang bertanggung jawab terhadap pergerakan dan pengelolaan data serta informasi. Sebagaimana halnya sistem lainnya, elemen dari IS saling terkait dan saling bekerja sama.
Tujuh Elemen Sistem Utama
Sistem terbagi menjadi tujuh elemen secara umum yakni:
1. Batasan
Gambaran dari elemen yang berada dalam lingkup sistem. Dalam hal ini, segala elemen yang berada di dalam lingkup sistem lebih mudah diubah dan dikendalikan daripada yang berada di luar sistem.
2. Lingkungan
Segala sesuatu yang berada di luar sistem; lingkungan menyediakan berbagai asumsi, batasan dan input ke dalam sistem.
3. Input
Resources dari lingkungan dalam bentuk data, material, supply energi yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh sistem.
4. Output
Resources atau produk yang telah disediakan oleh lingkungan dan diproses oleh sistem. Misalkan, informasi, report atau laporan, dokumen, screen display dan material lainnya.
5. Komponen
Aktivitas atau proses dalam system yang mentransformasikan input menjadi bentuk output tertentu.
6. Interface
Tempat di mana suatu elemen saling berinteraksi.
7. Storage
Storage merupakan media penyimpan informasi baik sementara maupun permanent.
Illustrasi berikut dapat menggambarkan secara grafis bagaimana ketujuh elemen dari sistem tersebut saling terkait
Komponen 1 Komponen 2
Storage 1 Sistem
Komponen 3 Interface
Batasan Environment
Input 1 Input 2
Interface
Interface
Gambar 2.4 Struktur Umum dari Sebuah Sistem5
5 ME, Wainbright, Carol V. Brown, Daniel W DeHayes, Jeffrey A Hoffer, Managing Information Technology, Prentice Hall, New Jersey, 2001
2.5 Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP merupakan suatu aplikasi sistem informasi yang mengintegrasikan fungsi- fungsi yang terkait dengan aplikasi akunting, penjualan, logistik serta fungsi lainnya di suatu perusahaan. Integrasi ini dapat tercapai karena adanya sebuah database utama yang digunakan secara bersamaan oleh masing-masing fungsi tersebut di atas (shared database), sehingga informasi yang diinput oleh satu bagian akan dapat dilihat oleh bagian secara akurat dan real time oleh bagian yang lain.
Sistem aplikasi komputer ini dapat mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi yang lebih berguna, dan menyusunnya sedemikian rupa sehingga data-data tersebut dapat dianalisis. Dengan cara ini maka data-data transaksi bisnis yang terkumpul menjadi sumber informasi bagi manajemen dalam melakukan proses pengambilan keputusan dalam bisnis.
Pada umumnya sistem aplikasi ERP ini dibangun di atas platform 3-tier client/server configuration, yakni suatu konfigurasi di mana aplikasi dibagi menjadi 3 layer atau bagian. Layer pertama adalah Database layer yang terdiri dari komputer khusus yang dirancang untuk menangani database informasi dalam jumlah besar secara efisien. Sedangkan aplikasi yang tersebut di atas dijalankan di komputer terpisah yang berada dalam layer kedua yakni Application layer. Kemudian user yang akan menggunakan aplikasi tersebut berada dalam layer selanjutnya yang disebut sebagai Front-end layer. Dengan konfigurasi 3 layer inilah integrasi data dapat terealisasi. Sebagai contoh adalah jika seorang karyawan melakukan transaksi penerimaan barang sebagai salah satu fungsi Pengadaan (Procurement) dengan mengacu pada satu nomor Purchase Order (PO) tertentu di system, maka modul lain
yang terkait dengan proses ini akan mengalami dampaknya (ter-update) antara lain, data stock sebagai salah satu bagian fungsi dari Inventory management dan General Ledger pada sisi Accounting juga akan ter-update.
Gambar 2.5 Three-tier client/server configuration6
Salah satu contoh sistem ERP yang banyak digunakan oleh berbagai perusahaan di dunia adalah SAP R/3® yang diproduksi oleh perusahaan Jerman, SAP AG. SAP terdiri dari 5 modul utama yakni: Finance (FI), Controlling (CO), Material Management (MM), Production Planning (PP) dan Sales & Distribution (SD).
Walaupun masih banyak lagi pemain lainnya di bidang ERP ini antara lain American Software, BAAN, i2 Technologies, Manugistics, Oracle dan Peoplesoft. Selain ERP besar seperti tersebut di atas, masih ada juga produk ERP mini yang ditujukan untuk perusahaan kelas menengah ke bawah SMB (Small-Medium Busines) antara lain produk yang dikeluarkan oleh SAP AG: SAP Business One (SBO)® dan SAP All in One®.
6 Operations Management for Competitive Advantage, 10th Edition, Chase, Jacob and Aquilano – McGraw-Hill, 2004
Gambar 2.6 SAP Positioning7
Manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi ERP ini adalah:
• Mempercepat tersedianya informasi
• Meningkatkan akurasi informasi dengan detil data yang lebih lengkap, mudah dibaca & dianalisa
• Memperbaiki integrasi dan kerjasama antar peran dan fungsi yang berbeda dalam suatu organisasi
• Membantu memberikan respons yang lebih cepat atas permintaan pelanggan
• Membantu memberikan respons yang cepat dalam melakukan perubahan operasi di perusahaan dan menghadapi perubahan pasar
• Meningkatkan daya saing dengan melakukan perbaikan proses-proses dalam perusahaan
7 SAP R/3 and SAP Business One Sales Guide
• Membantu meningkatkan fungsi kontrol terhadap penyelesaian tagihan dan proses pembayaran
2.5.1 SAP R/3
SAP R/3 dibangun dengan seperangkat modul aplikasi yang dapat digunakan baik secara modular (tersendiri) maupun kombinasi (lebih dari satu modul) yang masing- masing saling terintegrasi. Illustrasi berikut ini menunjukkan modul aplikasi utama dari SAP R/3. Modul-modul aplikasi tersebut dapat digunakan untuk mendukung proses-proses dari area fungsional yang berbeda dalam suatu perusahaan.
Gambar 2.7 SAP R/3 Functional Module8
Karena modul-modul aplikasi dari SAP R/3 saling terintegrasi dan menggunakan basis data yang sama (common database), maka transaksi yang terjadi di dalam suatu area dapat secara langsung mengupdate informasi yang terkait di area yang lain.
Sebagai contoh adalah apabila user di bagian gudang (warehouse) melakukan
8 SAP R/3 Sales Guide
transaksi penerimaan barang (Goods Receipt) dari vendor dengan mengacu pada suatu dokumen pembelian atau PO (Purchase Order) tertentu, maka bagian pembelian yang telah membuat dan menerbitkan PO tersebut dari SAP R/3 dapat langsung melihat status PO tersebut yang telah dilakukan proses penerimaan barang melalui system secara real time. Selanjutnya, bagian pembelian / keuangan akan dapat melakukan proses pembayaran atas PO tersebut yang sudah dilakukan penerimaan barang apabila telah menerima tagihan (Invoice) dari vendor dan sampai pada akhirnya PO tersebut statusnya menjadi selesai (closed).
Modul yang ada di dalam aplikasi SAP
Secara umum, SAP terdiri dari 4 modul utama yaitu Financial Accounting, Manufacturing and Logistics, Human Resources (HR), and Sales and Distribution (SD).
a. Financial Accounting
Modul financial accounting ini mencakup 3 fungsi utama akuntansi keuangan yang perlu dijalankan oleh sebuah perusahaan antara lain: financial (FI), controlling (CO) dan asset management (AM). FI mencakup fungsi accounts payable (AP), accounts receivable (AR), general ledger (GL) dan capital investments. Di dalam FI juga tercakup prosedur untuk melakukan posting account; tutup buku (closing) akhir bulan dan akhir tahun; persiapan pembuatan laporan keuangan (financial statement) seperti laporan rugi laba (profit & loss / income statement report) dan neraca (balance sheet).
Semua Informasi yang berkaitan dengan posisi keuangan perusahaan dapat dilakukan setiap saat dengan real time dan accurate.
Fungsi controlling (CO) mencakup costing; cost center, profit center dan enterprise accounting and planning; internal orders; open item management; posting &
allocation; profitability analysis serta fungsi-fungsi report lainnya.
Fungsi asset management (AM) mencakup fasilitas untuk mengelola segala jenis asset perusahaan yang mencakup fixed assets, leased assets and real estate.
b. Manufacturing and Logistics
Modul ini merupakan bagian dari R/3 yang terbesar dan paling kompleks. Bagian ini terdiri dari 5 komponen utama yakni; materials management (MM), plant maintenance (PM), quality management (QM), production planning (PP) dan a project management system (PS). Masing-masing komponen terbagi lagi menjadi beberapa sub-bagian. Material management mencakup semua fungsi yang terkait dengan supply chain, termasuk consumption-based planning, purchasing, vendor evaluation dan invoice verification. Selain itu, material management juga mencakup inventory dan warehouse management untuk mengelola stock persediaan.
Plant maintenance mendukung aktivitas yang terkait dengan perencanaan dan pelaksanaan repair dan preventive maintenance. Dengan modul ini aktivitas maintenance dapat senantiasa dikelola dan diukur.
Quality management mencakup perencanaan dan implementasi prosedur untuk inspeksi dan quality assurance. QM diciptakan dengan berlandaskan standard ISO 9001 untuk quality management. QM ini juga terintegrasi dengan procurement dan
production processes sehingga user dapat melakukan proses identifikasi pada titik barang / material datang dan produk yang berada dalam proses manufaktur.
Production planning mendukung proses perencanaan dan penjadwalan produksi khususnya yang terkait dengan material yang akan digunakan langsung untuk produksi (direct material) melalui proses material requirement planning (MRP).
c. Sales and Distribution (SD)
Bagian ini mencakup fungsi sales order management, distribution, expert controls, shipping dan transportation management serta billing dan invoicing process.
Dalam implementasi SD, produk atau jasa dijual ke customer dan nantinya akan menjadi revenue bagi perusahaan. Untuk itu modul ini juga akan terkait dengan modul lainnya seperti material management, production planning dan financial accounting.
d. Human Resources (HR)
Modul ini mencakup fungsi yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manausia seperti dalam hal penjadwalan staff, penggajian (payroll) serta berbagai macam reporting yang terkait dengan pendukung proses pengambilan keputusan dalam human resources.
