EVALUASI AUDIT MUTU INTERNAL
Dalam kegiatan Audit Mutu Internal ke 32 ini, Bidang SPMI Lembaga Penjaminan Mutu
melibatkan sebanyak 11 Auditor. Dalam penyelenggaraan kegiatan Assessment maka perlu
adanya bentuk evaluasi yang dilakukan untuk menghasilkan kinerja dan proses audit yang lebih
berkualitas.
Proses evaluasi kinerja auditor memiliki beberapa tolak ukur yang harus diperhatikan
diantaranya adalah Konsisten jadwal dalam Pelaksanaan AMI, Ketepatan waktu dalam
menghadiri proses , penguasaan materi audit, ketepatan waktu dalam
menyelesaikan laporan audit sesuai jadwal yang telah ditetapkan, proses objektivitas penilaian
dalam proses mengaudit, mampu berinteraksi dengan baik kepada , dan dapat
memberikan dalam proses audit.
Dalam penyusunan laporan pelaksanaan AMI ( Daftar Periksa dan Resume Audit),
beberapa auditor hampir secara keseluruhan telah menjalankan proses audit dengan tepat
waktu akan tetapi masih kurang jelas dalam menyampakan jenis temuan dan uraian temuan.
Dalam proses audit di Direktorat Teknologi Informasi mengalami penjadwalan ulang dari Hari
Rabu, 15 Mei 2019 menjadi Hari Jum’at, 17 Mei 2019 dikarenakan auditee tidak bisa
menunjukan Dokumen Mutu. Direktorat Riset dan Pengabdian kepada masyarakat mengalami
penjadwalan ulang dari hari selasa, 21 Mei 2019 menjadi hari Jum’at, 24 Mei 2019 dikarenakan
Dokumen Mutu tidak ditemukan. Direktorat Kemahasiswaan dan Alumni mengalami
penjadwalan ulang semula hari Kamis, 23 Mei 2019 menjadi hari Selasa, 28 Mei 2019
dikarenakan ada rapat Sipenmaru. Direktorat Administrasi Akademik mengalami penjadwalan
ulang semula hari Jum’at, 24 Mei 2019 menjadi hari senin, 27 Mei 2019 dikarenakan ketiadaan
pimpinan Unit.
Dalam proses audit mutu internal ke 32 kendala yang lebih banyak dihadapi adalah
terkait perubahan jadwal (reschedule) jam atau tanggal yang dilakukan beberapa auditee.
Dalam kasus pelaksanaan audit pada Direktorat Administrasi Umum ditemukan ketiadaan
pimpinan di unit terkait sehingga pelaksanaan audit dilakukan oleh Kasubdit Teknisi dan
Keamanan sebagai .
Dalam rangka meningkatkan kinerja para auditor dan juga auditee maka dalam
penyelenggaraan selanjutnya akan dibuat form penilaian bagi dan yang terlibat
dalam penyelenggaraan audit mutu internal dengan beberapa indikator capaian penilaian yang
akan dilakukan oleh Bidang SPMI dan diketahui serta dikeluarkan oleh Lembaga Penjaminan
Mutu Universitas Budi Luhur.
DAFTAR PERIKSA
Unit/Dept : FEBELEMEN/
DOKUMEN URAIAN (TANYA-AMATI-PERIKSA) TIDAK SESUAI SESUAI / BUKTI OBYEKTIF RKT Kerjasama dengan PMB:
Proses transfer Product Knowledge dari PIC Promosi Fakultas belum terdokumentasi. Saat ini proses tranfer Knowledge masih berupa diskusi/ tatap muka antara PIC Promosi Fakultas dengan Dekan
Tidak sesuai RKT Fakultas FEB tertanggal 02 november 2018
Monitoring Program Kerja
(Akademik)
Monitoring Program Kerja (Akademik) tahun 2017/2018 pada point
9-35 belum diisi dengan lengkap Tidak sesuai Dokumen Monitoring Program Kerja (Akademik) Tahun 2017/2018 FEB
Daftar Rekaman Mutu
Unit belum melakukan pembaruan atas dokumen Daftar Rekaman
Mutu. Terlampir Daftar Rekaman Mutu FEB tahun 2012 Tidak sesuai Daftar Rekaman mutu FEB tahun 2012
Daftar Risiko Unit belum memiliki Daftar Risiko Tidak sesuai -
RESUME AUDIT
Tanggal Unit/Dept : 14 Mei 2019 : FEBNO. URAIAN KETIDAKSESUAIAN DOKUMEN MUTU NC/D/PNC/OFI PERBAIKAN TINDAKAN PENANGGUNG JAWAB TANGGAL TARGET
PENYELESAIAN LOKASI
1 Proses Transfer Product knowledge belum
terdokumentasi RKT OFi Lengkapi dokumen administrasi
Dr. Amir Indra
Budiman 28 Mei 2019 FEB
2 Monitoring Program Kerja (Akademik) tahun 2017/2018 belum diisi lengkap (point 9-35)
Monitoring Program
Kerja
PNC Perbarui
dokumen Dr. Amir Indra Budiman 28 Mei 2019 FEB
3 Daftar Rekaman Mutu belum diperbarui Daftar Rekaman
Mutu
PNC Perbarui
dokumen Dr.Amir Indra Budiman 28 Mei 2019 FEB
4 Daftar Risiko belum terlampir Daftar Risiko PNC Lengkapi
DAFTAR PERIKSA
Tanggal Unit/Dept : 15 Mei 2019 : FTIELEMEN/
DOKUMEN URAIAN (TANYA-AMATI-PERIKSA) TIDAK SESUAI SESUAI / BUKTI OBYEKTIF
SM-101 1. Ketersediaan Dokumen Mutu (RKT dan Sarmut) 2. Presentase (%) Prodi A Tahun 2019: 33.3% 3. Membentuk Tim Adhoc Akreditasi, SI, MKOM & SK
Sesuai 1. RKT dan Sarmut (F2.DPM.27/1)
2. Monitoring Sarmut (SM. FTI.02)
3. Sertifikat Akreditasi No. 047/SK/BAN-PT/Akred/S/W/2019 4. SK Pembentukan Tim Akreditasi SK
K/UBL/FTI/000/065/10/18 tanggal 31/10/18 5. SK Pembentukan Tim Akreditasi SI
K/UBL/FTI/000/014/03/18 tanggal 08/03/18 6. SK Pembentukan Tim Akreditasi MKOM
K/UBL/PPS/000/038/04/18 tanggal 25/05/18
SM-201 Jumlah penerimaan mahasiswa baru FTI tahun 2019 minimal 520 sesuai 1. SK Dekan Penunjukan PIC Promosi FTI No.
K/UBL/FTI/000/062/10/18
2. Proposal HIMTI event Lomba SMA BLICT FEST 3 & Web Release FTI tanggal 16/12/18
3. Dokumen kualifikasi calon mahasiswa baru FTI, bulan Maret 2010
4. Flyer Promosi SI dan D3 FTI
5. SK Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru K/UBL/FTI/000/009-01/03/10
SM-206 Mengoptimalkan masa tunggu lulusan Sesuai 1. Laporan Tracy tudy 2018
2. MoU dengan UGM A/UBL/000/003/07/17 (0003/JOI/KL.04.01/2017)
3. MoU dengan UKM 26 Oktober 2016 4. MoU XSIS 006/XMU-REC/260/I/2018
(A/UBL/FTI/000/003/09/18
SM-302 Meningkatkan Jumlah Penelitian Sesuai 1. Penunjukan reviewer oleh Fakultas SK No.
K/UBL/FTI/000/054/10/18
2. Surat Tugas Keikutsertaan Pelatihan (Dosen) P/UBL/FTI/000/009/03/19 an. Rizky Pradana, M.Kom 3. Surat Tugas Workshop Pengelolaan dan Analisis Data
Kualitatif Nvivo 12 Plus D/UBL/FTI/000/015/04/19
SM-303 Peningkatan Jumlah Publikasi Sesuai 1. SK Dosen Berkinerja Baik K/UBL/FTI/000/042/08/18
DAFTAR PERIKSA
Unit/Dept : Fak. TeknikPASAL/
DOKUMEN URAIAN (TANYA-AMATI-PERIKSA) TIDAK SESUAI SESUAI / BUKTI OBYEKTIF Kelengkapan dokumen ISO Sesuai Di temukan dokumen ISO : Sasaran Mutu &
Monitoringnya, RKT & Monitoringnya, Instruksi Kerja, Rekaman Mutu, Uraian Tugas, Penanganan Keluhan Pelanggan dan Daftar Resiko & Peluang.
SM Prosentase kelulusan dengan IPK >= 3.00 dengan Realisasi 90 % Sesuai Wisuda Smt Gasal 2018/2019 berdasarkan SK
No :K/UBL/FTK/000/18/03/19. Jumlah mahasiswa lulus 32 orang (17 prodi Arsitek & 15 prodi Elektro). Jumlah mahasiswa tersebut yang lulus dengan IPK >= 3.00 sebanyak 29 orang (90,61%) dari jumlah kelulusan. RM Daftar Rekaman Mutu dan bukti pemusnahan dokumen yang telah
di lakukan Tidak Sesuai Tidak di temukan dokumen RM terbaru beserta bukti pemusnahan dokumen yang telah di lakukan. SM Bentuk kerjasama yang dilakukan dengan kampus lain (target 4
kali dalam setahun) Tidak Sesuai Belum sesuai karena baru di lakukan 2 kali di bulan November dan Desember dalam rangka pembinaan penelitian. masih ada waktu untuk pelaksanaan ke 3 dan ke 4.
Mendatangkan Guru Besar tidak tetap dari Univ. Brawijaya Malang Prof. Antariksa Sudikno pada tanggal 9 November 2019 --> Laporan kegiatan ada (12-11-2018)
Mendatangkan Guru Besar Tidak Tetap dari ITS Surabaya, Prof. Dr. Ir. Mauridhi Hery Purnomo pada bulan Desember 2018 -->Laporan Kegiatan ada RKT Keterlibatan penelitian dengan mahasiswa (target 2 dalam
setahun) Sesuai Laporan Penelitian : « Strategi Desain Sistem Pencahayaan untuk mencapai Kenyamanan Visual » dengan peneliti Sri Kurniasih, ST, M.Ars (040066) dan Oki Saputra (1551500265)
Laporan Penelitian : « Manajemen Inteferensi Pada Jaringan Seluler Makro-Femto Menggunakan Algoritma Particle Swarm Optimization (PSO) » dengan peneliti Rumi Sirait (020002) ; Nitty Fath, ST (170001) ; Arif Nurpobin (1452500216).
SM
publikasi ke 6. Di ambil 1 contoh publikasi jurnal “Pertamina Journal off Social Sciences & Humanities Vol. 26 (T) Maret 2018. Dengan penulis Indra Riyanto, Martini, Krisna Adiyarta dengan judul “An Effort to Lower Electricity Bill In University Building By Automatic Lighting Switches Application”
RKT Monitoring BAP & RPS Sesuai Dilakukan pada Semester Genap 2018/2019. Monitoring pertama di lakukan menjelang UTS. Diambil sampel Dosen Inggit Musdinar Sayekti Sihing, mata kuliah Desain Interior Fasilitas Umum & Komersial kelp AP. Auditor : Ratna Ketua Auditor :Bimo
RESUME AUDIT
Unit/Dept : Fak. TeknikNO. URAIAN KETIDAKSESUAIAN DOKUMEN MUTU NC/D/PNC/OFI PERBAIKAN TINDAKAN PENANGGUNG JAWAB TANGGAL TARGET
PENYELESAIAN LOKASI
1 Tidak di temukan dokumen RM terbaru beserta bukti pemusnahan dokumen yang telah di lakukan.
RM OFI Akan di buatkan Dr. Nazori AZ 24-05-2019 Fak. Teknik
2 Bentuk kerjasama yang dilakukan dengan kampus lain (target 4 kali dalam setahun) --> Belum sesuai karena baru di lakukan 2 kali di bulan November dan Desember dalam rangka pembinaan penelitian. Namun masih ada sisa waktu untuk pelaksanaan ke 3 dan ke 4.
SM OFI Akan di lakukan di sisa waktu samoai dengan Agustus 2019
Dr. Nazori AZ Agustus 2019 Fak. Teknik
3 Publikasi International (target 6 per tahun) --> Realiasi baru 5 publikasi. Masih ada sisa waktu untuk publikasi ke 6.
SM OFI Akan di lakukan di sisa waktu samoai dengan Agustus 2019
DAFTAR PERIKSA
Unit/Dept : FISIPELEMEN/
DOKUMEN URAIAN (TANYA-AMATI-PERIKSA) TIDAK SESUAI SESUAI / BUKTI OBYEKTIF SM-01 Ketersediaan VMT dan Mencantumkan VMT dalam kegiatan
perkuliahan
Sesuai SK. Nomor K/UBL/FIS/000/003/05/13 tentang Pemberlakuan VMT
SM-02 Optimalisasi Unit Penjaminan Mutu Fakultas Sesuai SK Nomor K/UBL/FIS/000/064/12/18 tentang Satuan Pengendalian Mutu
SM-03 Menyiapkan dan meningkatkan mutu mahasiswa FISIP Sesuai 1. Proposal Workshop Penulisan Skripsi tahun 2019 2. Proposal kuliah umum No.
P/UBL/FIS/000/094/05/19 SM-04 Meningkatkan Mutu SDM:
1. Memberikan kesempatan 3 dosen untuk melanjutkan sekolah S3
2. Mendorong dosen untuk mengikuti seminar
Sesuai 1. Perjanjian Ikatan Dinas Nomor :
A/YBLC/KET/000/332/07/18 tentang Ikatan Dinas 2. Surat Perintah Jalan No. J/UBL/DSM/000/003/05/19
SM-05 Meningkatkan Mutu Kurikulum, Pembelajaran: 1. Menyelenggarakan Studi Ekskursi
2. Kuliah Umum Internasional 3. Penyempurnaan Kurikulum
Sesuai 1. LPJ Kuliah Ekskursi Singapura-Malaysia tgl. 23 Juli 2018
2. Materi kuliah umum : Media Global & Generasi Milenial
3. RPS Mata kuliah : Kenakalan Anak (Kode : KR019), tanggal Penyusunan 31/01/18
SM-06 Memaksimalkan Jumlah Penelitian & PKM serta publikasi 1. PKM: Dengan pembentukan Tim dan Prodi membuka link
kerjasama
2. Penelitian: Mengacu kebijakan DRPM, mengikuti Workshop Meningkatkan jumlah publikasi ilmiah dosen baik nasional dan internasional
Sesuai PKM : Jurnal IKRA-ITH Abdimas bulan Maret 2019
(nasional)
Penelitian : Workshop Understanding The Rise of
Islamism in Indonesia : Islamic Community Forum (FUI), It’s Agenda and It’s Forum in Indonesia
DAFTAR PERIKSA
Tanggal Unit/Dept : 16 Mei 2019 : FikomPASAL/
DOKUMEN URAIAN (TANYA-AMATI-PERIKSA) TIDAK SESUAI SESUAI / BUKTI OBYEKTIF
RKT 2.2 Evaluasi Struktur Organisasi Sesuai SK Struktur KEsekretariatan No. /UBL/FIK/000/055/10/18, tanggal 18 Oktober 2018 9 Staff Khusus (Shinta Khristanty – Staff Khusus PKM)
RKT 4.1 Pelatihan Web oleh Web Specialist yang dipandu oleh Tim DTI (Penggunaan web blog) Sesuai Surat tugas pelatihan web blog, ada 7 orang dosen Ahmad Pramegia No. D/UBL/FIK/000/014A/04/19, tanggal 16 April 2019.
RKT 5.1 Bersama prodi mengadakan rapat untuk meninjau kembali kurikulum, serta melengkapi silabus (SAP) setiap mata kuliah Sesuai Notulen rapat kurikulum broadcast journalism, Selasa 15 Januari 2019. Diahdiri 5 orang.
Daftar resiko Membrikan penugasan khusus kepada dosen tetap untuk melakukan sekolah S3 Sesuai Surat pengjuan beasiswa S3 a.n. Arief Ruslan, S.Kom., M.Sn. (Dosen TEtap). No. P/UBL/FIK/000/005/05/19 tanggal 9 September 2019.
UNIVERSITAS BUDI LUHUR
No. Form/Rev Periode/No.Audit : F2.DPM.13/1 : 32DAFTAR PERIKSA
Tanggal Unit/Dept : 14-05-2019 : KeuanganPASAL/
DOKUMEN URAIAN (TANYA-AMATI-PERIKSA) TIDAK SESUAI SESUAI / BUKTI OBYEKTIF
SM Sasaran Mutu Sesuai Sasaran mutu Direktorat Keuangan, disyahkan Agustus 2019 Rev 0
SM Monitoring Sarrmut sesuai Dokumen Sarmut Keuangan, 7 Agustus 2018
SM Daftar Rekaman mutu Sesuai Dokumen Rekaman mutu, diterbitkan 27 Juli 2018 Rev 14, di mulai dari tahun 2012 ( Januari 2012 – Februari 2013 dengan masa simpan 7 tahun
Daftar Resiko dan peluang ( Risk Register) sesuai Direktorat Keuangan Mempunyai daftar resiko dan peluang tanggal 8 Oktober 2018
DAFTAR PERIKSA
Unit/Dept:
Dir. PromosiELEMEN/
DOKUMEN URAIAN (TANYA-AMATI-PERIKSA) TIDAK SESUAI SESUAI / BUKTI OBYEKTIF VMT VMT belum tersosialisasikan ke media apapun Tidak sesuai Dokumen VMT
IK IK ada 5, namun header dokumen kosong dan belum terstempel
dokumen terkendali atau belum disahkan oleh LPM Tidak sesuai IK IK Tujuan IK tidak sesuai dengan nama IK Tidak sesuai IK
IK IK sesuai prosedur dan dokumen lengkap Sesuai IK. Pendaftaran Mahasiswa Online dan Offline IK Belum dapat menunjukkan dokumen pendukung dari pengajuan
hingga laporan promosi Tidak sesuai IK. Laporan Promosi Urtug dan IK Terdapat 4 Urtug untuk Direktur dan 3 Koordinator, terdapat 1
urtug yang tidak memiliki IK yaitu Koordinator Media Sosial dan Website
Tidak sesuai Tidak dapat menunjukkan IK untuk pekerjaan berdasarkan urtug Koordinator Media Sosial dan Website
RM Belum memiliki RM Tidak sesuai Belum ada RM
SM-04 Belum memiliki 10 daerah tujuan promosi yang telah direncanakan Tidak sesuai Belum ada 10 tujuan daerah promosi diluar Jabodetabek SM SM belum ditandatangani atau disahkan Tidak sesuai SM belum disahkan
RKT RKT belum ditandatangani atau disahkan Tidak sesuai RKT belum disahkan RKT Sosialisasi dan branding “Sahabat Kampus” Sesuai Infopmb 3 Oktober 2018 RKT Belum memiliki bukti pendukung atau laporan kegiatan
Sponsorship ke Sekolah Tidak sesuai Belum memiliki bukti pendukung atau laporan kegiatan Daftar Resiko Daftar Resiko sudah ada namun belum ada nilai resikonya Tidak sesuai Belum ada bukti pendukung Daftar Nilai Resiko
RESUME AUDIT
Unit/Dept : Dir. PromosiNO. URAIAN KETIDAKSESUAIAN DOKUMEN MUTU NC/D/PNC/OFI PERBAIKAN TINDAKAN PENANGGUNG JAWAB TANGGAL TARGET
PENYELESAIAN LOKASI
1. VMT belum tersosialisasikan ke media
apapun VMT PNC Mensosialisasikan VMT ke website Promosi, dan terpajang di unit Dir Promosi
Direktur Promosi 29 Mei 2019 Extend 19 Juni 2019
Direktorat Promosi
2. IK ada 5, namun header dokumen kosong dan belum terstempel dokumen terkendali atau belum disahkan oleh LPM
IK PNC Merevisi IK serta
disahkan Direktur Promosi 29 Mei 2019 Extend 19 Juni 2019
Direktorat Promosi
3. Tujuan IK tidak sesuai dengan nama IK IK PNC Merevisi IK Direktur Promosi 29 Mei 2019 Extend 19 Juni 2019
Direktorat Promosi
4. Belum dapat menunjukkan dokumen pendukung dari pengajuan hingga laporan promosi IK OFI Membuat dokumen pendukung kegiatan hingga laporannya
Direktur Promosi 29 Mei 2019 Extend 19 Juni 2019
Direktorat Promosi
5. Terdapat 4 Urtug untuk Direktur dan 3 Koordinator, terdapat 1 urtug yang tidak memiliki IK yaitu Koordinator Media Sosial dan Website
Urtug dan IK PNC Membuat IK terkait Koordinator Media Sosial dan Website
Direktur Promosi 29 Mei 2019 Extend 19 Juni 2019
Direktorat Promosi
6. Belum memiliki RM RM PNC Membuat
dokumen RM Direktur Promosi 29 Mei 2019 Extend 19 Juni 2019
Direktorat Promosi
7. Belum memiliki 10 daerah tujuan promosi
yang telah direncanakan SM-04 OFI Memiliki daftar rencana 10 daerah tujuan promosi
Direktur Promosi 29 Mei 2019 Extend 19 Juni 2019
Direktorat Promosi
8. SM belum ditandatangani atau disahkan SM PNC Mensahkan SM Direktur Promosi 29 Mei 2019 Extend 19 Juni 2019
Direktorat Promosi
10. Belum memiliki bukti pendukung atau
laporan kegiatan Sponsorship ke Sekolah RKT OFI Membuat bukti pendukung atau laporan kegiatan Sponsorship ke Sekolah
Direktur Promosi 29 Mei 2019 Extend 19 Juni 2019
Direktorat Promosi
11. Daftar Resiko sudah ada namun belum ada
nilai resikonya Daftar Resiko OFI Mencantumkan nilai resiko pada Daftar Resiko
Direktur Promosi 29 Mei 2019 Extend 19 Juni 2019
Direktorat Promosi
12. Sulit untuk mencari arsip atau dokumen yang berkaitan dengan semua kegiatan PMB per masing - masing koordinator
RKT OFI Melengkapi arsip kegiatan PMB dan didigitalkan ke google drive seperti bukti proposal, daftar hadir, foto kegiatan, notulen jika ada dan laporan akhir
Direktur Promosi 29 Mei 2019 Extend 19 Juni 2019
Direktorat Promosi
13. Target pendaftar sulit untuk dihitung pencapaiannya, dikarenakan tidak ada breakdown pencapaian bulanan
Sarmut OFI Memiliki target bulanan
pendaftaran agar mudah untuk dihitung pencapaiannya
Direktur Promosi 29 Mei 2019 Extend 19 Juni 2019
Direktorat Promosi
DAFTAR PERIKSA
Unit/Dept : Dir. KerjasamaPASAL/
DOKUMEN URAIAN (TANYA-AMATI-PERIKSA) TIDAK SESUAI SESUAI / BUKTI OBYEKTIF
Kelengkapan Dokumen penunjang ISO Sesuai
Di temukan semua dokumen penunjang ISO antara lain : Sasaran Mutu & Monitoringnya, RKT & Monitoringnya, Instruksi Kerja, Daftar Rekaman Mutu, Penanganan Keluhan Pelanggan, Daftar Resiko & Peluang.
RKT Bentuk kerjasama dalam negeri dengan lembaga di luar kampus Sesuai
Dokumen kerjasama dengan TNI AL.
Sudah di laksanakan dalam bentuk kuliah umum yang di laksanakan pada tanggal 27 April 2019. Pelaksanaan di lakukan dengan Fak. FISIP dan FIKOM
RKT Kendala-kendala dalam pelaksanaan RKT Sesuai Pelaporan-pelaporan kegiatan dari fakultas yang masih kurang terselesaikan.
RKT Publikasi kegiatan ke media cetak (15 media cetak) Sesuai
Publikasi terakhir dengan mengundang jurnalis melalui surat undangan No : U/UBL/DKS/000/010/04/19. Materi publikasi adalah mempublikasikan mobil listrik Neo Blitz tanggal 28 April 2019.
Lokasi di JIE Kemayoran dengan mengundang 23 media dan yang datang 57 media. Di muat antara lain di mobil123.com, CNN Indonesia, NET TV.
DAFTAR PERIKSA
Unit/Dept : DTIPASAL/
DOKUMEN URAIAN (TANYA-AMATI-PERIKSA) TIDAK SESUAI SESUAI / BUKTI OBYEKTIF Renstra Tersedianya sistem SI terpadu bebasis mobile sesuai Aplikasi dosen mobile atas nama Dr. Mardi
Hardjianto,S.Kom,M.Kom, aplikasi dasboard melalui google playstore
SM-1 untuk calon mahasiswa, mahasiswa, dosen , karyawan, yayasn dan rektorat(dasborad), orsng tua, alumni
SM-3 Tersedia laporan ESPED dalam 4 minggu Sesuai Laporan ESPED melalui importerfeederforlap Localhost: 5555/admin/index.php/mahasiswa dalam contoh semester ganjil 2018/2019
SM-4 Menaikkan Ranking webmatrics Sesuai Data pantauan tackling majestik 2019 per maret minggu ke 4 tahun 2019 dapat dilihat dalam tools
http;//majestic.com
Resntra Tersediaanya sistem komplain bagi stake holder Tidak sesuai Hambatan terkait tenaga programing resign sehingga berlum tersentuh
Resntra SM-8 Eksistensi budi luhur seacrh engine untuk memasang iklan di
google adword Tidak sesuai Belum ada permintaan dari unit lain SM-9 Tersedia jaringan GPRS di lingkungan kampus budi luhur melalui
coverage area wifi Sesuai Dokumen lokasi akses point coverage area
RESUME AUDIT
Unit/Dept : DTINO. URAIAN KETIDAKSESUAIAN DOKUMEN
MUTU NC/D/PNC/OFI PERBAIKAN TINDAKAN PENANGGUNG JAWAB
TARGET TANGGAL
PENYELESAIAN LOKASI
1. Tersediaanya sistem komplain bagi stake
holder Renstra PNC Pengajuan Tenaga Programing ke SDM
Dr.Mardi Hardjianto 24 Juni 2019 DTI
2. Eksistensi budi luhur seacrh engine untuk
DAFTAR PERIKSA
Unit/Dept : Digitalisasi Pembelajaran ELEMEN/DOKUMEN URAIAN (TANYA-AMATI-PERIKSA) TIDAK SESUAI SESUAI / BUKTI OBYEKTIF SM-1 Sosialisasi Digitalisasi Pembelajaran.
Berdasarkan target yang ada realisasi 100%, dimana dalam 1 tahun dilakukan 2 kali kegiatan sosilisasi. Kegiatan sosialisasi ditumpangkan dengan acara Coffe Morning bulan 12/18 dan 07/19 (rencana). Undangan stackholder bersamaan dengan kegiatan Coffe morning melalui WA Grup
Sesuai Sample:
Notulen Rapat No. U/UBL/REK/000/032/05/19 Perihal Rapat Koordinasi dengan Unit Terkait
SM-2 Pelatihan Digitalisasi Pembelajaran.
Berdasarkan target yang ada realisasi 100% dimana dalam 1 tahun dilakukan 2 kali kegiatan pelatihan. Kegiatan pelatihan dilakukan bulan 12/18 dan 02/19. Bentuk proposal pelatihan berupa undangan pelatihan yang dikirimkan ke PIC unit.
Laporan kegiatan berupa konfirmasi email ke Deputi Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan dan seluruh Dekan
Sesuai Sample :
Undangan Pelatihan No. D/UBL/DDP/000/006/01/19 Perihal Undangan Rapat Pelatihan
email, Perihal Laporan Pelaksanaan Pelatihan LMS Dosen Batch 1-4 tanggal 11 maret 2019
Penanganan Keluhan Pelanggan
Unit memiliki 2 (dua) jalur akses penanganan keluhan pelanggan yaitu berupa jalur email dan web chat
Sesuai Rekap Penanganan Keluhan Pelanggan Bulan Agustus 2018
Daftar Risiko (Risk Register)
Unit telah memiliki daftar register. Berdasarkan informasi auditee masih terdapat kesulitan dalam mengisi data-data yang ada di Daftar resiko. Auditee mengharapkan ada sosialisasi terkait pengisian Daftar risiko
Sesuai Form Daftar Risiko Periode 2018-2019
UNIVERSITAS BUDI LUHUR
Periode/No.Audit : 32DAFTAR PERIKSA
Tanggal Unit/Dept : 22-05-2019 : DDPAPASAL/
DOKUMEN URAIAN (TANYA-AMATI-PERIKSA) TIDAK SESUAI SESUAI / BUKTI OBYEKTIF SM-I-1/RKT Adanya Inovasi yang di peruntukan bagi setiap unit kerja di
lingkungan UBL di mana target yang di tetapkan 1 kali (Realiasasi 100%)
Sesuai Diadakannya kegiatan “Budi Luhur Innovation Challenge 2019” yang selesai dilakukan pada bulan Maret 2019. Dokumen penyelenggaraan : Form Penilaian, Presenasi Peserta, Laporan penyelenggaraan.
Kelengkapan Dokumen penunjang ISO Tidak Sesuai Dokumen Monitoring SM, Uraian Tugas, Daftar Rekaman Mutu, Daftar Peluang Resiko & Monitoring RKT belum di update.
Proses penanganan keluhan pelanggan Sesuai Adanya buku Log keluhan pelanggan. Pelaporan terakhir nomor : 1905008 tanggal 16-06-2019 sudah
terselesaikan. SM-L-1/RKT Kegiatan pelatihan & workshop yang di lakukan 2 kali dalam
setahun. Tidak Sesuai Baru dilakukan sekali pada Semester Gasal 2018/2019 pada hari Sabtu 03 November 2018 dalam bentuk workshop « Enter The Digital World » yang bertempat di Lab ICT Terpadu UBL. Masih ada waktu untuk
pelaksanaan ke dua. Dokumen pendukung proposal dan LPJ ada.
SM-L-2/RKT Tercapainya kegiatan seminar 2 kali dalam setahun Tidak Sesuai Baru di lakukan sekali pada Semester Gasal 2018/2019 pada hari Jum’at tanggal 12-03-2019 di gedung theater UBL. Masih ada waktu untuk pelaksanaan ke dua. Dokumen pendukung proposal dan LPJ ada.
SM-L-3/RKT Kegiatan maintenance 1 bulan sekali. Sesuai Laporan rekapan maintenance selama satu semester yang di lakukan pada semester Gasal 2018/2019. Di mana isinya adalah detail kegiatan maintenance yang dilakukan pada setiap bulan.
SM-L-4/RKT Perekrutan asisten Lab 1 kali dalam setahun sesuai Terakhir di lakukan pada bulan September 2018, jumlah pendaftar 22 orang, yang di terima 15 orang. Berdasar SK No. K/YBL/KET/000/209/04/19 tertanggal 22 April 2019.
UNIVERSITAS BUDI LUHUR
No. Form/Rev Periode/No.Audit : F2.DPM.15/1 : 32RESUME AUDIT
Tanggal Unit/Dept : 22-05-2019 : DDPANO. URAIAN KETIDAKSESUAIAN DOKUMEN MUTU NC/D/PNC/OFI PERBAIKAN TINDAKAN PENANGGUNG JAWAB TANGGAL TARGET
PENYELESAIAN LOKASI
1 Dokumen Monitoring SM, Uraian Tugas, Daftar Rekaman Mutu, Daftar Peluang Resiko & Monitoring RKT belum di update.
Monitoring SM, UT, RM,
Monitoring RKT, Daftar
Resiko
OFI Akan di perbaiki Gandung Triyono 29-05-2019 DDPA
2 Kegiatan pelatihan & workshop yang di lakukan 2 kali dalam setahun -->
Baru dilakukan sekali pada Semester Gasal 2018/2019 pada hari Sabtu 03 November 2018 dalam bentuk workshop « Enter The Digital World » yang bertempat di Lab ICT