Evaluasi (evaluation) - Proses Pengembangan Koleksi

BAB II KAJIAN TEORITIS

2.5 Pengembangan Koleksi Perpustakaan

2.5.1 Proses Pengembangan Koleksi

2.5.1.6 Evaluasi (evaluation)

Perpustakaan perlu melakukan evaluasi koleksi secara periodik dan sistematik untuk memastikan bahwa koleksi itu mengikuti perubahan yang terjadi, dan perkembangan kebutuhan dari komunitas yang dilayani. Dengan melakukan evaluasi koleksi, juga diketahui koleksi apa yang diminati atau yang sering dimanfaatkan penguna. Sehingga perpustakaan dapat menyediakan buku atau bahan perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Hasil dari kegiatan penyiangan koleksi dijadikan bahan untuk evaluasi dalam pemanfaatan koleksi perpustakaan. Kegiatan evaluasi ini dijadikan sebagai bahan untuk menganalisa kebutuhan masyarakat pengguna perpustakaan.

Menurut (IFLA 2001, 93) menyatakan bahwa,

Tujuan evaluasi adalah untuk meningkatkan akses layanan informasi ke perpustakaan dan untuk mempromosikan perkembangan mereka. Kegiatan Evaluasi akan memonitor pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi dan juga memonitor kualitas dan efektivitas biaya layanan.

Menurut (Jhonson 2009, 112) menyatakan bahwa, “evaluation and assessment assist the collections librarian in deciding if the title should be added.

Evaluation looks at qualities instrinsic to the item”.

Dalam pergertiannya dijelaskan bahwa, kegiatan evaluasi membantu pustakawan dalam memutuskan apakah judul koleksi harus ditambahkan atau tidak? Dan kegiatan evaluasi harus memperhatikan dengan jelas unsur nilai kualitas dari suatu koleksi.

Selanjutnya Jhonson juga menyebutkan beberapa pertimbangan dalam kegiatan evaluasi yaitu:

1. Konten atau subjek 2. Bahasa

3. Currency

4. Kebenarannya (curavity)

aestheric)

6. Kelengkapan dan ruang lingkup

7. Reputasi , kredensial , atau kewenangan pengarang , penerbit , editor, pengulas

8. Cakupan geografis 9. Kualitas

10. Frekuensi judul yang direferensikan dalam bibliografi atau sitasi 11. Reader atau tingkat pengguna yang disesuaikan dengan konten 12. Kelengkapan dan luasnya

13. Frekuensi atau up-date dan revisi

14. Jalur akses ( indeks , tingkat atau detail dalam daftar isi) 15. Kemudahan penggunaan

16. Sumber daya eksternal yaitu publikasi indeks

17. Kualitas fisik ( ilustrasi , format, tipografi, daya tahan, karakteristik visual dan audio)

18. Keunikan dari konten , kemampuan , atau fitur

19. Ketersediaan peralatan yang diperlukan untuk mendengar atau melihat materi audiovisual.

20. Biaya yang berhubungan dengan kualitas item. (Jhonson 2009, 112-13) Kegiatan evaluasi dimaksudkan untuk menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna.

Menurut (Evans 2000, 433) menyebutkan beberapa pendekatan dalam kegiatan evaluasi yaitu:

1. Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki 2. Pengecekan pada daftar standar seperti katalog dan bibliografi

3. Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang keperpustakaan 4. Pemeriksaan koleksi langsung

5. Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen, dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.

Dari pernyataan di atas dapat dipahami bahwa, evaluasi melengkapi siklus pembangunan koleksi dan membawa kembali pada kegiatan kajian kebutuhan informasi pengguna. Siklus pembangunan koleksi di perpustakaan secara lengkap dimulai dari seleksi (dengan memperhatikan dokumen kebijakan pengembangan koleksi), pengadaan (termasuk proses pembelian, penerimaan, inventarisasi), penyiangan koleksi. Dari kegiatan evaluasi dapat diketahui bahwa koleksi yang disediakan oleh perpustakaan sudah memenuhi kebutuhan pengguna atau tidak.

Dapat dilihat dari beberapa Pakar yang menjelaskan bagaimana Proses Pengembangan koleksi, Peneliti menyimpulkan untuk melakukan Proses Pengembangan Koleksi dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a. Analisis Pengguna Perpustakaan adalah Perpustakaan harus mengetahuai apa saja yang menjadi kebutuhan pengguna;

b. Kebijakan Seleksi adalah suatu rencana yang dapat dilakukan sebagai acuan dalam proses pengembangan koleksi;

c. Seleksi Bahan Pustaka adalah Perpustakaan harus mengetahui Kriteria bahan pustaka yang akan disedikan kepada pengguna.

d. Pengadaan Bahan Pustaka adalah Proses dalam mengadakan Bahan Pustaka seperti : Pembelian, pertukaran dan hadiah.

e. Penyiangan Bahan Pustaka (weeding) adalah Perpustakaan harus mengetahui bahan pustaka apa saja yang perlu di weeding.

f. Evaluasi adalah untuk meningkatkan akses layanan informasi Perpustakaan dan untuk mempromosikan perkembangan Perpustakaan.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Sinulingga (2011 : 23)

“penelitian deskriptif ialah suatu jenis penelitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan secara sistematik, faktual, dan akurat tentang fakta˗fakta dan sifat-sifat suatu objek atau populasi tertentu”.

Sedangkan Sugiyono (2013 : 225) menyatakan bahwa:”Penelitian kualitatif adalah penelitian yang pengumpulan data dilakukan pada natural setting (kondisi yang alamiah), sumber data primer, dan teknik pengumpulan data lebih banyak berperan pada observasi serta (participant observation), wawancara mendalam (in deph interview) dan dokumentasi”.

Maka dari pengertian di atas, peneliti mendeskripsikan Analisis Pengembangan Koleksi Perpustakaan Pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo melalui wawancara untuk kemudian diintepretasikan.

3.2 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo yang beralamat di Jalan Pahlawan no.1 Komplek Gedung Serba Guna Kabanjahe. Alasan penulis memilih lokasi ini adalah karena penulis menemukan beberapa masalah dalam proses pengembangan koleksi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo.

3.3 Karakteristik Informan

Dalam menentukan informan, peneliti menggunakan teknik purposive sample, yaitu penarikan sampel yang dilakukan dengan memilih subjek berdasarkan kriteria spesifik dan tujuan yang ditetapkan.Informan memiliki posisi terpenting sebagai nara sumber dalam penelitian. Identifikasi informan dilakukan sesuai dengan karakteristik tertentu yang dimiliki sesuai dengan fokus penelitian sehingga kriteria sampel yang diperoleh sesuai dengan penelitian yang akan dilakukan.

Informan dalam penelitian ini adalah kepala perpustakaan dan staff perpustakaan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo.

Tabel 3.1 Data Pegawai ( Informan ) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini peneliti menggunakan beberapa teknik pengumpulan data. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Wawancara

Wawancara merupakan proses tanya jawab diantara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mendapatkan informasi secara detail. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan wawancara dengan menggunakan pedoman yang disusun menurut setting pertanyaan tertentu. Peneliti mewawancarai I1 yaitu Kepala Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

No INFORMAN PENELITIAN BAGIAN KERJA

1. Informan I Kepala Dinas Kearsipan

dan Perpustakaan

2. Informan II Staff Bagian

Pengembangan Koleksi

3. Informan III Staff Bagian Pengadaan

dan selanjutanya Peneliti mewawancarai I2 dan I3 yaitu staf bagian Pengembangan dan Pengadaan koleksi.

2. Observasi

Observasi adalah suatu proses mengamati dan kemudian memahami pengetahuan dari sebuah fenomena berdasarkan pengetahuan dan gagasan yang sudah diketahui sebelumnya, untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk melanjutkan suatu penelitian. Dalam penelitian ini observasi yang akan dilakukan yaitu mengamati objek Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo yang akan dievaluasi yang meliputi : proses pengembangan koleksi, jumlah koleksi, jumlah pengguna Perpustakaan, dan bagaimana proses pengadaan Bahan pustaka.

3. Dokumentasi

Dokumentasi adalah menyediakan bukti yang akurat dengan menampilkan dokumen sebagai metode pelengkap dari metode observasi dan wawancara.

3.5 Instrumen Penelitian

Dalam penelitian kualitatif, yang menjadi instrumen utama adalah peneliti. Menurut Sugiyono (2013 : 306) “penelitian kualitatif sebagai human instrument memiliki fungsi menetapkan fokus penelitian, memilih informan sebagai sumber data, melakukan pengumpulan data, analisis data, menafsirkan data, dan membuat kesimpulan dari temuannya”. Selain itu, peneliti juga menggunakan pedoman wawancara dalam mengumpulkan data.

Instrumen penelitian yang digunakan oleh peneliti yaitu dengan menggunakan : 1. Pedoman wawancara

Pedoman wawancara adalah panduan dalammelakukan kegiatan wawancara yang terstruktur dan telah ditetapkan oleh pewawancara dalam mengumpulkan data-data penelitian. Pedoman wawancara berisi hal-hal pokok yang akan dinyatakan kepada informan. Pedoman bersifat fleksibel dan tidak mengikat.

2. Perekam suara

Perekam suara digunakan untuk merekam hasil wawancara dengan peneliti, karena catatan atau ingatan masih terbatas sehingga perlu adanya perekam suara.

3.6 Teknik Analisis Data

Penelitian ini dikumpulkan dan dianalisis secara deskriptif kualitatif.

Peneliti menggunakan analisis data model kualitatif dari Miles dan Hubberman yang membagi langkah-langkah dalam kegiatan analisis data ke dalam beberapa bagian antara lain:

1. Pengumpulan Data (Data Collection)

Pada analisis model pertama dilakukan pengumpulan data hasil wawancara, hasil observasi, dan berbagai dokumen berdasarkan kategorisasi yang sesuai dengan masalah penelitian yang kemudian dikembangkan penajaman data melalui pencarian data selanjutnya.

2. Reduksi Data (Data Reduction)

Reduksi data adalah suatu bentuk analisis yang menajamkan,

menggolongkan, mengarahkan, membuang data yang tidak perlu, dan mengorganisasikan data dengan cara sedemikian rupa sehingga simpulan final dapat ditarik dan diverifikasi (Miles dan Huberman, 2007 : 16).

3. Penyajian Data(Data Display)

Sajian data adalah suatu rangkaian organisasi informasi yang memungkinkan kesimpulan riset dapat dilakukan. Penyajian data dimaksudkan untuk menemukan pola-pola yang bermakna serta memberikan kemungkinan adanya penarikan simpulan serta memberikan tindakan (Miles dan Huberman, 2007 : 84).

4. Penarikan Kesimpulan/Verifikasi (Conclusions)

Penarikan kesimpulan merupakan bagian dari suatu kegiatan konfigurasi yang utuh (Miles dan Huberman, 2007 : 18). Kesimpulan-kesimpulan juga diverifikasi selama penelitian berlangsung.

Dalam penelitian ini, panduan proses analisis data yang digunakan antara lain:

1. Dari hasil wawancara, observasi, dan pencatatan dokumen, dibuat catatan lapangan secara lengkap.

2. Berdasarkan catatan lapangan, selanjutnya dibuat reduksi data. Reduksi data berupa pokok-pokok temuan yang penting.

3. Dari reduksi data kemudian diikuti penyusunan sajian data yang berupa cerita sistematis dengan suntingan peneliti supaya maknanya lebih jelas dipahami. Sajian data ini dilengkapi dengan faktor pendukung antara lain metode, skema, bagan, tabel, dan sebagainya

4. Berdasarkan sajian data tersebut, kemudian dirumuskan kesimpulan sementara. Kesimpulan sementara senantiasa akan terus berkembang sejalan dengan penemuan data baru dan pemahaman baru, sehingga akan di dapat suatu kesimpulan yang sesuai dengan keadaan sebenarnya.

BAB IV PEMBAHASAN

Penelitian ini dilakukan dengan metode wawancara, metode tersebut dilakukan dengan wawancara terstruktur dimana pertanyaan diajukan secara tertulis untuk dijawab oleh responden. Maka pada bab berikut akan dijabarkan hasil dari penelitian yang dilakukan dan pembahasannya.

4.1 Karakteristik informan

Informan dalam penelitian ini adalah tiga orang informan yang dianggap mengetahui baik terhadap masalah penelitian ini. Wawancara dilakukan dengan pendekatan terlebih dahulu dengan informan. Kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancarai. Adapun karakteristik dari para informan yang akan diwawancarai adalah sebagai berikut:

Tabel 4.1 Daftar Karakteristik Informan

Kode Informan Unit Kerja Pendidikan

Saroha Ginting,S.Pd, MM.

Kepala Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kabupaten Karo S2 Manajemen

Hotmian Sinaga, SS

Staf Bagian Pengembangan koleksi Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kabupaten Karo S1 Sastra

Risnawati Br Tarigan, SE, M.M

Staf Bagian Pengadaan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kabupaten Karo S2 Manajemen

4.2 Kategori

Berdasar^.kan hasil wawancara yang dilakukan dari penelitian tentang Analisis pengembangan koleksi perpustakaan pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo, penulis menghasilk^.an beberapa kategori. Ka^.tegori ini dipilih berdasarkan data yang relevan dengan pokok pembahasan dan menunjukan hubungan antar bagian-bagian yang diteliti. Adapun ka^.tegori yang akan digunakan dalam pembaha^.san penelitian ini adalah:

1. Koleksi Perpustakaan Umum 2. Pengembangan Koleksi

Gambar 4.1 Kategori Pembahasan Penelitian

KATEGORI

Koleksi Perpustakaan Umum

Pengembangan Koleksi

Jenis Koleksi

Perpustakaan Umum

1. Analisis Pengguna Perpustakaan 2. Kebijakan Seleksi

3. Seleksi Bahan Pustaka 4. Pengadaan Bahan Pustaka 5. Penyiangan Bahan Pustaka 6. Evalusi

4.3 Koleksi Perpustakaan

Jenis koleksi yang dikembangkan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo masih dalam bentuk tercetak seperti beberapa koleksi umum, koleksi rujukan, koleksi terbitan berkala, dan koleksi terbitan pemerintah.

Jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan setiap tahunnya bertambah untuk memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. Berikut adalah daftar perkembangan koleksi yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo :

Tabel 4.2 Perkembangan jumlah koleksi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo

No Tahun

Jumlah Judul Eksemplar

1 2015 1.019 4.113

2 2016 1.360 11.825

3 2017 1.760 15.930

4 2018 2.624 19.071

5 2019 3.436 18.558

Jumlah 10.199 69.497

Dari tabel perkembangan koleksi di atas jumlah pengadaan Koleksi terbanyak adalah tahun 2019 sebanyak 3.436 judul buku dengan masing masing-masing judul terdapat 6 eksemplar per judul, pada tahun 2018 sebanyak 2.624 judul buku dengan masing-masing satu judul terdapat 8 eksemplar tahun 2017 sebanyak 1.760 judul buku dengan masing-masing satu judul terdapat 10 eksemplar.

Koleksi Perpustakaan umum Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo merupakan koleksi buku fiksi dan non-fiksi yang dapat dipinjamkan dan dibawa oleh setiap anggota perpustakaan. Masa peminjaman buku tersebut adalah sebanyak 14 hari dan dapat diperpanjang sebanyak dua kali.

Koleksi referensi adalah koleksi yang boleh digunakan oleh pengguna tetapi tidak dapat dipinjam dan hanya dibaca di perpustakaan saja. Koleksi referensi itu berupa ensiklopedia, kamus, atlas, surat kabar, majalah, dan koleksi terbitan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo. Tingkat pemakaian koleksi pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo, oleh pengguna pada perpustakaan sebanyak 21 judul/hari dan buku yang dipinjam pengunjung sebanyak 13 judul/ hari.

4.4 Pengembangan Koleksi Perpustakaan

Pengembangan koleksi merupakan proses yang terus menerus dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo untuk memenuhi kebutuhan masyarakat pengguna.

Tujuan perpustakaan melakukan pengembangan koleksi yaitu membangun koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pegguna, sehingga koleksi perpustakaan berdayaguna secara optimal. Pengembangan koleksi merupakan kegiatan yang sangat penting dalam perpustakaan untuk memperluas dan memperkaya informasi yang disediakan perpustakaan.Pengembangan koleksi adalah kegiatan perpustakaan mencakup semua upaya untuk mengetahui sejauh mana tujuan dari seluruh rangkaian kegiatan analisis pengguna, seleksi, pengadaan sampai pada evaluasi koleksi.

4.4.1 Analisis Pengguna Perpustakaan

Kebutuhan informasi dari masyarakat yang menjadi pengguna perpustakaan adalah fokus utama dalam analisis komunitas atau pengguna.

Dengan memperhatikan fokus utama tersebut, hal ini dapat membantu pustakawan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang kebutuhan informasi yang menunjang proses pengembangan koleksi untuk memberikan pelayanan perpustakaan yang lebih baik dan menghasilkan koleksi yang berdaya guna tinggi atau tepat sasaran sehingga anggaran yang dikeluarkan menjadi lebih efektif.

Berdasarkan data yang didapatkan penulis dari informan mengenai analisis pengguna koleksi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo adalah sebagai berikut:

I1: “Kalau disini perpustakaan melakukan kerjasama dengan instansi terkait, misalnya BPS jadi kita tahu kependudukan di Kabupaten Karo”.

I2: “Untuk mengetahui kependudukan disekitar dilakukan dengan cara bekerjasama dengan instansi terkait Biro Pusat Statistik untuk mengetahui segala indikator pengunjung perpustakaan.

I3: “Perpustakaan menganalisis penggunanya dari kartu pengguna dan dengan memperhatikan siapa yang banyak disini. Kalau selama ini saya perhatikan pengguna kebanyakan dari kalangan pelajar.”

Dari hasil wawancara pada informan dapat diketahui bahwa Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo menganalisis penggunanya dengan memperhatikan siapa pengunjung perpustakaan, baik dari kalangan pelajar, pegawai atau masyarakat umum. Selain itu perpustakaan juga mengkaji kependudukan dengan melakukan kerjasama dengan BPS (Badan Pusat Statistik) untuk mengetahui keadaan penduduk Kabupaten Karo baik dari segi mata pencarian atau pendidikan sehingga dengan kerjasama tersebut perpustakaan dapat mengetahui kebutuhan penggunanya.

4.4.2 Kebijakan Seleksi

Proses pembuatan kebijakan seleksi bahan pustaka (koleksi) harus dibuat dengan cermat dan menjelaskan bahwa orang yang menyeleksi koleksi harus mengetahui secara jelas tentang kriteria-kriteria yang harus diperhatikan dalam seleksi bahan pustaka. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo mempertimbangkan kriteria-kriteria mengenai koleksi yang akan dilayankan kepada pengguna. Kriteria tersebut mengacu pada kebutuhan iformasi yang dicari ataupun dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. Hal ini sesuai dengan wawancara kepada informan yang sudah ditentukan, yaitu sebagai berikut:

I1: ”Koleksi perpustakaan di sini disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.”

I2: ”Untuk memenuhi kebutuhan bahan pustaka perpustakaan kita memperhatikan kebutuhan dan keperluan bahan bacaan apa yang dibutuhkan oleh masyarakat sesuai dengan mata pencaharian.”

I3: ” Posisi kantor perpustakaan ini ada dekat dengan sekolah, jadi buku yang pertama dicari pengunjung adalah buku-buku sekolah, mereka memberikan pengajuan kebutuhan dengan memberikan saran pada bagian pelayanan buku yang diperlukan mereka tulis contoh, atlas, novel, buku-buku kompuer. Kriteria bahan bacaan perpustakaan disesuaikan dengan permintaan pengguna.”\

Dari data hasil kutipan dari informan tersebut dapat diketahui bahwa bagi pengguna perpustakaan yang mencari buku tetapi ternyata buku yang dicari tidak dimiliki oleh pepustakaan, maka pengguna tersebut menuliskan saran mengenai koleksi buku yang mereka butuhkan. Usulan-usulan buku yang ada tersebut nanti akan dipertimbangkan oleh perpustakaan dan diberikan kepada staf bidang pengembangan koleksi.

4.4.3 Seleksi Bahan Pustaka

Proses Seleksi merupakan kegiatan yang dilakukan perpustakaan sebelum melakukan kegiatan pengadaan bahan pustaka. Pengembangan material dalam sebuah perpustakaan wajib diseleksi sebelum akhirnya disusun sebagai koleksi perpustakaan. Dalam kegiatan pengembangan koleksi ada ketentuan-ketentuan mengenai cara melakukan seleksi, kriteria seleksi alat bantu apa yang dipakai untuk seleksi dan siapa yang melakukan proses seleksi untuk koleksi perpustakaan. Hasil wawancara dengan informan adalah:

a. Kriteria Seleksi

I1: ”Buku-buku itu diperhatikan dari segi isinya, kemudian judulnya, penerbitnya juga, kalau bahasa diperhatikan bahasanya tetapi tidak difokuskan kesitu”.

I2: ”Untuk memenuhi kebutuhan bahan pustaka perpustakaan kita memperhatikan kebutuhan dan keperluan bahan bacaan apa yang dibutuhkan oleh masyarakat sesuai dengan mata pencaharian, kriteria yang diperhatikan judulnya, tulisan dan bahasanya, harga tidak terlalu.”

I3: ”Bahasanya, isinya, judulnya dan kriteria disesuaikan dengan permintaan pengguna apalagi pengguna yang ada disenikan kebayakan dari anak sekolah.”

Dari hasil kutipan informan tersebut dapat diketahui bahwa Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo dalam proses kegiatan seleksi bahan pustaka memperhatikan berbagai kriteria bahan pustaka yang akan digunakan sebagai bahan bacaan perpustakaan untuk pengguna. Bahan pustaka yang diseleksi diperhatikan dari segi judul, penerbit, isi, bahasa dan harganya.

Seleksi bahan pustaka disesuaikan kebutuhan penggunanya dan memperhatikan pengguna yang aktif sebagai pengguna perpustakaan.

b. Selektor (Orang yang melakukan seleksi bahan pustaka)

I1: ”Kalau disini yang menyeleksi ada Kepala Dinas, Kasi Pelayanan, Kasi bagian pengembagan kemudian Kasubbag Tata Usaha

I2: ”Penyeleksian disini dilakukan melalui kerjasama dengan Kepala Dinas seluruh Kasi dan Kasubbag dengan memperhatikan kebutuhan yang diperlukan masyarakat.

I3: ”Yang melakukan seleksi bisa dari bendahara barang terus nanti ada saran yang ditulis pengunjung tadi, kemudian bagian pelayanan ditanyakan buku-buku apa kemarin yang dicari atau diperlukan pengguna.”

Dari hasil wawancara dengan informan dapat diketahui bahwa yang melakukan seleksi bahan pustaka pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo adalah Kepala Dinas seluruh Kasi dan Kasubbag dengan memperhatikan kebutuhan yang diperlukan masyarakat.

c. Alat Bantu Seleksi Bahan Pustaka

Agar Selektor dengan mudah mengidentifikasi kebutuhan koleksi, diperlukan sarana berupa alat bantu seleksi. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo dalam melakukan seleksi bahan pustaka, menggunakan katalog penerbit. Berikut hasil wawancara dengan informan:

I1: ”Di sini menggunakan katalog penerbit yang ditawarkan kepada perpustakaan.

I2: ”Untuk alat seleksi bahan pustaka perpustakaan menseleksi buku dengan katalog yang diterbitkan penerbit, contohnya dari penerbit erlangga.”

I3: ”Alat bantu seleksinya itu nanti ada katalog dari penerbit, kita nanti memilih buku-buku yang ada dikatalog itu.”

Penawaran bahan pustaka dari berbagai penulis dan penerbit untuk perpustakaan sangat banyak dan beragam, sehingga untuk memilih bahan pustaka harus cermat dan sabar, artinya perpustakaan harus mempunyai kecakapan dalam melakukan proses seleksi bahan pustaka. Dari hasil penelitian, dapat diketahui bahwa fokus utama koleksi yang akan diadakan adalah koleksi tentang buku-buku pelajaran. Karena pengguna perpustakaan yang aktif adalah rata-rata pelajar. Hal ini sesuai dengan kutipan dari Informan 2 :

”Dinas Kearsipan dan Perpustakaan ini kan posisinya dekat dengan dengan sekolah, jadi perpustakaan banyak menfokuskan koleksinya untuk anak-anak sekolah itu, ada yang dari SD, SMP, SMA, kalo pengguna dari masyarakat umum sangat sedikit disini”.

Pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo ada beberapa kriteria yang diperhatikan dalam seleksi bahan pustaka yaitu judul buku, isi dan bahasa, tetapi untuk bahasa bukan menjadi fokus utama dalam kriteria penyeleksian bahan pustaka.

Dari hasil kajian pengguna Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo diketahui bahwa pengunjung yang sering memanfaatkan perpustakaan adalah para pelajar, hal ini karena letak dari Perpustakaan dekat dengan lingkungan sekolah SD, SMP, dan SMA. Sehingga buku-buku yang sering diperlukan dan dicari di perpustakaan adalah buku-buku tentang pelajaran.

Pengguna Perpustakaan dalam mencari koleksi langsung menelusuri ke rak buku, hal ini membuat mereka membutuhkan waktu lama untuk mendapatkan buku yang pengguna cari. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo masih menggunakan sistem manual pada proses operasi koleksi perpustakaan atau belum menggunakan katalog online.

4.4.4 Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan koleksi merupakan proses mencari dan mengadakan semua jenis materi perpustakaan setelah materi-materi tersebut diseleksi dan disetujui untuk dijadikan sebagai bahan koleksi perpustakaan. Pengadaan koleksi dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti pembelian, tukar-menukar, hadiah dan sumbangan.

Pembelian merupakan cara utama yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo dalam pengadaan koleksi di perpustakaan.

Anggaran yang digunakan dalam proses pembelian diperoleh dari APBD (Anggaran Pendapatan Belanja Daerah) Kabupaten, dan pengadaannya dilakukan satu kali setahun.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo merupakan salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang ada di lingkungan pemerintah Kabupaten Karo, maka pembelian bahan pustaka akan terikat dengan ketentuan yang terdapat di dalam Keputusan Pemerintah tentang Pengadaan Barang dan jasa yang berlaku. Pengadaan bahan pustaka diadakan setahun sekali. Hal ini karena Anggaran pengadaan bahan pustaka bersumber dari APBD Kabupaten Karo yang hanya dicairkan setahun sekali. Untuk tahun 2016 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo mengalokasikan dana sebesar Rp.155.350.500,00 Untuk belanja modal pengadaan buku. Jumlah anggaran yang tersedia anggaran yang diterima oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Dalam dokumen ANALISIS PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN KARO SKRIPSI. Oleh: Nama : Samuel T Ginting Nim : (Halaman 50-0)