88
3.Tahap Pelaksanaan.
Pelaksanaan program adalah pelaksanaan tugas dan pekerjaan sesuai dengan pembagian kerja dan menggerakkan seluruh sumber daya yang ada agar pekerjaan yang telah dilakukan berjalan sesuai apa yang direncanakan. Pelaksanaan pekerjaan ini dilaksanakan sesuai dengan pembagian tugas untuk masing-masing standar dalam SNP. TPM sebagai pelaksana standar, merealisasikan semua program sekolah (RKS) yang dibuat berdasarkan EDS. Kegiatan pelaksanaan program adalah pemenuhan mutu dengan mengacu pada indikator mutu 8 SNP. Dengan demikian, semua aktifitas sekolah dalam tahun pelajaran yang sedang berjalan, harus konsisten dengan program-program sekolah.
Dalam merealisasikan program sekolah, semua kegiatan membutuhkan pembiayaan. Perencanaan pendanaan oleh standar pembiayaan menjadi peran penting. Dalam hal ini dibutuhkan koordinasi yang baik antara standar pembiayaan dengan 7 standar lain dalam SNP. Konsistensi terhadap alokasi dana yang telah direncanakan menjadi faktor utama untuk pencapaian tujuan yang efektif dan efisien. Pendanaan dalam jumlah yang besar biasanya terletak pada standar sarana prasarana, karena
89
berkaitan dengan pengadaan barang dan fasilitas. Meskipun demikian, standar pembiayaan harus dapat meng-cover seluruh aktifitas sekolah. Untuk itu dibutuhkan skala prioritas dalam realisasi program. Skala prioritas disusun berdasarkan tingkat urgensi pencapaian sasaran mutu.
Sebagai pertanggungjawaban atas pelaksanaan program, TPM wajib menyusun laporan kegiatan.
Laporan kegiatan ini dibutuhkan untuk
mengevaluasi jalannya program, dengan menilai kesesuaian dengan RKS. laporan kegiatan disertai dengan laporan pertanggungjawaban (LPJ) terhadap penggunaan dana. LPJ yang disusun diserta dengan bukti transaksi yang sah. Selain itu, TPM wajib mendokumenkan semua aktifitas kegiatan. Dokumentasi bisa dalam bentuk foto atau rekaman kegiatan. Hal ini dilakukan untuk kepentingan penilaian lapangan atas keterlaksanaan program sekolah.
Tahap pelaksanaan program dalam
penjaminan mutu internal dapat dilihat seperti gambar 4.6. dibawah ini :
90
Gambar 4.6. Model Penjaminan Mutu Internal pada aspek Pelaksanaan
4.Tahap Evaluasi.
Tahap evaluasi adalah tahap dimana TAM sebagai auditor melakukan kegiatan pengawasan dan penilaian secara obyektif atas efektifitas dan efisiensi pelaksanaan program dan penggunaan sumber daya. Dalam penjaminan mutu, tahap evaluasi dilakukan untuk mengukur dan menilai tingkat ketercapaian
Pelaksana Rencana Pemenuhan TPM
Pelaksana Kegiatan SOP dan IK Standar Pembiayaan Skala Prioritas Laporan Kegiatan Standar Isi SKL Proses Pengelolaan Sarpras Tendik Penilaian
91
standar mutu 8 SNP. Kegiatan evaluasi ini juga dilakukan untuk mengetahui kesenjangan dan permasalahan yang terjadi selama pelaksanaan program.
Dalam melaksanakan kegiatan evaluasi, TAM membutuhkan perangkat audit mutu. Perangkat audit mutu yang telah dijelaskan dalam tahap pengorganisasian diatas, akan digunakan sebagai alat untuk melakukan evaluasi. Terdapat beberapa langkah dalam audit internal penjaminan mutu. Langkah pertama, adalah memeriksa kelengkapan
dokumen (laporan kegiatan/LPJ) dengan
menggunakan KKA Form 1. Langkah kedua, menggunakan KKA Form 2 untuk pengujian dilapangan. Pengujian dilapangan menggunakan teknik wawancara dengan TPM. Langkah ketiga, menggunakan KKA Form 3 untuk meringkas hasil audit dan merangkum temuan. Langkah terakhir menggunakan KKA Form 4 untuk menganalisis hasil audit. Auditor perlu melakukan analisis hasil audit dengan mendeskripsikan kondisi, kriteria, akibat. Selain itu, auditor perlu melakukan analisis akar masalah untuk menentukan penyebab terjadinya permasalahan, kemudian mengajukan rekomendasi
92
atau saran untuk tindakan koreksi yang sebaiknya dilaksanakan oleh TPM.
Sebagai pertanggungjawaban atas pelaksanaan audit, TAM perlu menyusun laporan hasil audit. Laporan hasil audit memuat penilaian auditor terhadap pelaksanaan tugas pokok,ketaatan terhadap peraturan dan efisiensi, serta memuat temuan dan rekomendasi tindak lanjut. Laporan tersebut merupakan ukuran kinerja auditor dan hanya disampaikan pada pihak yang berkepentingan, yaitu TPM dan kepala sekolah.
Dari laporan hasil audit akan nampak ketercapaian sasaran mutu sekolah. Dalam laporan ini, dapat diketahui tingkat pencapaian sasaran mutu yang telah direncanakan lewat RKS berdasarkan EDS dan beberapa sasaran mutu yang belum tercapai, serta rekomendasi untuk perbaikan. Laporan hasil audit ini, akan digunakan untuk menyusun sasaran mutu yang baru pada tahun pelajaran berikutnya. Sehingga akan terjadi
perbaikan mutu secara berkesinambungan
(continously improvement).
Tahap evaluasi penjaminan mutu internal dapat dilihat dalam gambar 4.7. berikut ini :
93
Gambar 4.7. Model Penjaminan Mutu Internal pada aspek evaluasi Hasil akhir yang diharapkan dari setiap tahapan adalah sebagai berikut :
1.Tahap perencanaan menghasilkan pemetaan mutu yang akurat. Pengisian data EDS dilakukan dengan data yang update, sehingga menunjukkan kondisi riil sekolah. analisis data EDS akan mengidentifikasi pencapaian mutu sekolah berdasarkan standar mutu 8 SNP. Dengan menggunakan teknik analisis Medan Kekuatan
Evaluasi
KKA Form 1-4 Kegiatan Audit Laporan Hasil Audit Sasaran Mutu BaruTAM
94
dan koordinasi yang baik dalam penyusunan RKS akan menghasilkan perencanaan dan strategi yang efektif dan efisien.
2.Tahap Pengorganisasian menghasilkan Tim Pengembang Mutu (TMP) dan Tim Audit Mutu (TAM). TPM bertugas melaksanakan semua rencana yang tertuang dalam RKS, sedangkan TAM menilai kesesuaian pelaksanaan kegiatan terhadap program, dan menilai pencapaian sasaran mutu yang ditetapkan sekolah. Pemilihan anggota TPM dan TAM berdasarkan kompetensi personal, sehingga akan terpilih orang-orang yang mempunyai integritas yang tinggi dan credible dalam menjalankan pekerjaan.
3.Tahap pelaksanaan menghasilkan kegiatan pemenuhan mutu dengan mengacu pada indikator mutu 8 SNP. Realisasi program RKS dilakukan melalui skala prioritas yang mengacu pada sasaran mutu. Hasil akhir dari tahap ini adalah pelaporan kegiatan yang representatif dan akuntabel, untuk dapat menjadi bahan penilaian pelaksanaan program.
95
4.Tahap evaluasi menghasilkan kegiatan pengawasan dan penilaian secara obyektif atas efektifitas dan efisiensi pelaksanaan program dan penggunaan sumber daya serta analisis kesenjangan dan permasalahan yang terjadi
selama pelaksanaan program dengan
menggunakan perangkat audit yang terukur. Hasil akhir dari tahap ini adalah laporan audit. yang memuat penilaian auditor terhadap pelaksanaan tugas pokok,ketaatan terhadap peraturan dan efisiensi, serta memuat temuan dan rekomendasi tindak lanjut yang merupakan ukuran kinerja auditor. Laporan hasil audit digunakan sebagai acuan menyusun sasaran mutu tahun berikutnya.
4.2.4.Validasi Desain
Desain model penjaminan mutu internal divalidasi oleh 2 validator, yaitu (1) Dr. Yari Dwikurnaningsih, M.Pd, (2) Dr. Ade Iriani, M.M. (3) Kartomo, M.Pd hasil uji validasi dari ketiga validator terhadap model penjaminan mutu internal dapat dilihat pada tabel 4.1.
96 Tabel 4.1
Hasil Uji Validasi
Model Penjaminan Mutu Internal
No Pernyataan Kejelasan Validator Dr. Yari Dwikurnianingsih ,M.Pd Dra.Ade Iriani,M.M Kartomo,M.Pd
1 Latar belakang Jelas (4) Cukup Jelas
(3)
Sangat Jelas (5)
2 Tujuan Cukup Jelas (3) Cukup Jelas
(3)
Jelas (4)
3 Sasaran Jelas (4) Cukup Jelas
(3)
Sangat Jelas (5)
4 Landasan Hukum Sangat Jelas (5) Jelas (4) Sangat Jelas
(5)
5 Konsep Model Jelas (4) Cukup Jelas
(3)
Jelas (4)
6 Penjaminan Mutu
Sekolah
Jelas (4) Cukup Jelas
(3)
Jelas (4)
7 Penjaminan Mutu
Internal
Jelas (4) Cukup Jelas
(3)
Jelas (4)
8 Tahap
Perencanaan
Jelas (4) Jelas (4) Jelas (4)
9 Tahap
Pengorganisasian
Jelas (4) Jelas (4) Jelas (4)
10 Tahap pelaksanaan
Jelas (4) Jelas (4) Jelas (4)
11 Tahap Evaluasi Jelas (4) Jelas (4) Jelas (4)
12 Hasil Akhir yang Diharapkan
Jelas (4) Cukup Jelas
(3)
Jelas (4)
13 Penutup Jelas (4) Cukup Jelas
(3)
Jelas (4)
Total Nilai 52 44 55
97 Keterangan : Tidak Jelas : 1 Kurang Jelas : 2 Cukup Jelas : 3 Jelas : 4 Sangat Jelas : 5
Tabel 4.1. memperlihatkan bahwa rata-rata nilai yang diberikan validator 1, Dr. Yari Dwi Kurnaningsih, M.Pd adalah 4 dalam kategori jelas. Rata-rata nilai yang diberikan validator 2 yaitu Dr. Ade Iriani, M.M adalah 3,4 dalam kategori cukup jelas. Rata-rata nilai yang diberikan validator 3 yaitu Kartomo, M.Pd adalah 4,3 dalam kategori jelas. Rata-rata dari nilai ketiga validator menunjukkan angka 3,90. Berdasarkan kriteria kualitas model, angka 3,90 termasuk dalam kategori baik. Hal ini menunjukkan bahwa model yang dikembangkan memenuhi kriteria model yang baik.
Beberapa saran dari validator tersebut antara lain:
1.Validator 1 :
Memperjelas kedudukan lampiran dan melengkapi contoh format kertas kerja audit mutu.
2.Validator 2 :
Menambahkan kajian teori, memperbaiki tata bahasa, dan membenahi daftar pustaka.
98
Pada bagian penutup, untuk menambahkan peran yayasan dalam monitoring dan evaluasi implementasi model penjaminan mutu internal.
4.2.5.Perbaikan Desain
Berdasarkan hasil validasi dan saran dari validator, selanjutnya dilakukan revisi sehingga diperoleh model penjaminan mutu internal yang dapat dijadikan acuan untuk pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal. Revisi dilakukan berdasarkan saran dari validator.
Revisi untuk memperbaiki desain produk dari saran validator 1 yaitu mengenai kejelasan kedudukan lampiran. Lampiran dalam draft model terdiri atas : (1) Contoh SK Kepala Sekolah tentang Pelaksanaan Penjaminan Mutu Internal, (2) Contoh format 1 Kertas Kerja Audit (KKA) untuk menilai kelengkapan dokumen, (3) Contoh format 2 Kertas Kerja Audit (KKA) untuk pengujian di lapangan, (4) Contoh format 3 Kertas Kerja Audit (KKA) untuk meringkas hasil audit dan merangkum temuan, (5) Contoh format 4 Kertas Kerja Audit (KKA) untuk analisis hasil audit. Revisi dilakukan dengan memberi penomoran lampiran 1 sampai dengan 5 dalam bab 3 desain produk untuk memperjelas kedudukan lampiran. Selain itu, dalam tiap lampiran dipisah menggunakan lembar tersendiri sehingga memudahkan dalam menemukan lampiran.
99
Revisi selanjutnya berdasarkan saran dari validator 1, yaitu mengenai kelengkapan lampiran KKA format 1. Dalam draft model, KKA format 1 hanya memuat standar pengelolaan, revisi yang dilakukan adalah dengan menambahkan 7 standar yang lainnya yaitu, Standar Isi, Standar Kompetensi Lulusan, Standar Proses, Standar Sarana Prasarana, Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan, Standar Pembiayaan, dan Standar Penilaian.
Revisi untuk memperbaiki desain produk dari validator 2 adalah menambahkan teori tentang penjaminan mutu internal. Dalam bab 2 draft model menggunakan teori mengenai siklus penjaminan mutu internal dari Kemdikbud (2016), revisi yang dilakukan adalah dengan menambahkan teori proses penjaminan mutu dari Sani (2015). Menurut Sani (2015) proses penjaminan mutu mengandung 6 ciri fungsional, yaitu (1) Penetapan Standar, (2) Evaluasi pengukuran pencapaian standar, (3) Pemenuhan standar, (4) Audit internal, (5) Rekomendasi peningkatan mutu, dan (6) Peningkatan mutu berkelanjutan. Teori dari Sani memberikan kontribusi bahwa standar yang telah ditetapkan perlu dievaluasi sebelum dilaksanakan.
Revisi selanjutnya dari saran validator 2 adalah memperbaiki tata bahasa dan daftar pustaka. Daftar pustaka ditulis lengkap sesuai dengan
sumber-100
sumber yang digunakan dalam menyusun model. Sedangkan untuk tata bahasa, diperbaiki menggunakan bahasa Indonesia yang baik sehingga jelas subyek, predikat, obyek dan keterangannya serta memperbaiki kesalahan pengetikan.
Revisi untuk memperbaiki desain produk dari saran validator 3, adalah melibatkan komite sekolah dalam mengevaluasi implementasi model penjaminan mutu internal. Dalam draft model bab 4 bagian penutup,evaluasi implementasi model dilakukan oleh pengawas. Berdasarkan saran dari validator 3, selain pengawas, komite sekolah sebagai pemangku kepentingan sekolah perlu dilibatkan dalam evaluasi implementasi model. Komite sekolah perlu mengetahui perkembangan kemajuan sekolah sebagai masukan dalam upaya pengembangan sekolah.
4.3.Pembahasan
Model ini disesuaikan dengan kondisi tempat penelitian dilakukan, agar dapat diimplementasikan dengan mudah. Keberhasilan model ini terletak pada
pelaksanaan secara menyeluruh dan
berkesinambungan dari tahap ke tahap. Selain itu, koordinator yang baik antara pelaksana standar sangat menentukan keberhasilan model.
Dalam pelaksanaan penjaminan mutu internal, kepala sekolah menjadi penggerak dalam hal
101
koordinasi. Pemantauan yang intensif atas pelaksanaan tiap tahap, diperlukan untuk menjaga agar kegiatan yang dilaksanakan tidak terlepas dari rencana yang telah disusun.
Pada tahap pegorganisasian khususnya
staffing baik pembentukan TPM maupun TAM,
dibutuhkan penyeleksian yang baik. Penempatan anggota tim berdasarkan kompetensi dan integritas personal yang memadai sehingga akan berkontribusi positif terhadap tujuan
Dalam tahap pelaksanaan, TPM harus tetap menjaga keharmonisan dan koordinasi atas pelaksanaan program kerja. Selain itu, dibutuhkan konsistensi terhadap pelaksanaan tiap tahap dalam model penjaminan mutu internal.
Pada tahap evaluasi, prinsip obyektif, transparan, dan independen dibutuhkan untuk menghasilkan hasil penilaian atas pelaksanaan program. TAM wajib melakukan tindakan koreksi dan memberikan rekomendasi untuk menyusun sasaran mutu pada periode mendatang.
Penelitian terdahulu mengenai penjaminan mutu internal lebih menekankan pada tahapan-tahapan penjaminan mutu internal. Seperti penelitian yang dilakukan oleh Iwan Irawan (2013), ada 4 tahap yang harus dilalui dalam sistem penjaminan mutu internal. Tahap tersebut meliputi
102
(1) Tahap desain, pemetaan mutu menggunakan QFD SIM WEB, (2) Tahap kontrol, yaitu tindakan korektif terhadap desain, (3) Tahap Implementasi, dan (4) Tahap Evaluasi. Meskipun penelitian dilakukan di SMK, akan tetapi tidak menggunakan standar mutu 8 SNP yang menjadi acuan Kementrian Pendidikan Nasional untuk menilai mutu sekolah kejuruan. Pemetaan mutu yang dilakukan tidak melalui EDS yang disarankan oleh Kemdikbud sebagai dasar untuk mengevaluasi kondisi sekolah berdasarkan indikator mutu 8 SNP. Di sisi lain, tahap evaluasi tidak dilanjutkan dengan menyusun standar mutu baru.
Penelitian yang dilakukan oleh Ahmad Sulaiman (2013) agak berbeda dengan penelitian sebelumnya. Penelitian ini dilakukan di perguruan tinggi. Tahapan-tahapan yang dilalui dalam sistem penjaminan mutu internal menempatkan pemetaan mutu, justru setelah evaluasi dan sebelum audit mutu. Model ini, kurang baik jika digunakan untuk SMK karena pemetaan mutu harusnya digunakan sebagai dasar penyusunan RKS.
Penelitian yang dilakukan Damme (2002) memiliki kontribusi yang lebih luas. Damme lebih menekankan pada peningkatan standar mutu sekolah agar sejajar dengan sekolah-sekolah di negara maju. Kegiatan ini dilakukan melalui
103
kerjasama melakukan penyusunan sistem
penjaminan mutu sekolah dengan standar internasional. Untuk kebutuhan SMK, penelitian ini bisa diterapkan jika sekolah tersebut telah memenuhi standar mutu 8 SNP, kemudian menyusun standar mutu baru yang lebih tinggi dari SNP.
Model penjaminan mutu internal di SMK Pembangunan Ampel ini, dikembangkan dengan metode pengembangan dari Sugiono (2016). Melalui analisis potensi dan masalah, serta kajian teoritis disusun pengembangan model penjaminan mutu internal yang sesuai dengan kebutuhan sekolah dengan memuat tahap-tahap siklus penjaminan mutu.
Menurut Sani (2015) kegiatan penjaminan mutu yang umum digunakan mengacu pada siklus manajemen. Tahap siklus manajemen yang digunakan dalam penelitian ini mengacu tahapan prinsip-prinsip manajemen dari Terry (2013) yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan
evaluasi. Dalam model penjaminan mutu
sebelumnya, siklus manajemen yang digunakan adalah perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi. Tahap pengorganisasian merupakan kebaruan dari model penjaminan mutu internal. Pengorganisasian atau staffing adalah cara untuk menempatkan orang
104
– orang yang mempunyai integritas yang tinggi terhadap pekerjaan sehingga pelaksanaan rencana akan lebih efektif.
Model yang digunakan sebagai acuan untuk dikembangkan adalah siklus penjaminan mutu internal dari Kementrian Pendidikan Nasional (2016), yaitu : (1) Pemetaan mutu (EDS), (2) Penyusunan RKS, (3) Implementasi, dan (4) Evaluasi. Pengembangan model ini menempatkan EDS dan RKS dalam tahap perencanaan. Tahap kedua ,yaitu pengorganisasian menambahkan peran kepala sekolah dalam hal staffing. Selain staffing kebaruan model ini dibandingkan dengan model- model sebelumnya adalah, model ini dikembangkan berdasarkan kebutuhan obyek penelitian. Melalui kajian empiris dan teoritis model ini dilengkapi dengan komponen-komponen yang dijelaskan secara rinci meliputi apa, siapa yang melaksanakan, bagaimana melaksanakan, dan kapan dilaksanakan, serta hasil akhir yang diharapkan pada tiap tahap.
Diharapkan melalui model ini, sekolah akan dapat melaksanakan sistem penjaminan mutu internal dengan efektif dan dapat menjawab semua permasalahan dan mendapatkan solusi yang tepat,sehingga akan meningkatkan mutu dan daya saing lulusan.