KERJA ORGANISASI A. HIRARKI PENGAMBILAN KEPUTUSAN
B. FORMASI STRUKTUR DAN RUANG LINGKUP TATA KERJA SRUKTUR
8. Evaluasi Kinerja dalam Pelaksanaan Program Organisasi
Sebagai upaya dalam menerpakan prinsip akuntabilitas, trasparansi dan responsibility demi tertib organisasi di HUMANIS FISIP-UNHAS maka Evaluasi terhadap pelaksanaan program kegiatan penting untuk dilakukan karena tanpa adanya evaluasi sulit untuk mengetahui suatu program kegiatan yang telah dilaksanakan mencapai sasaran yang diinginkan.
a. Prinsip Evaluasi
1. Perumusan sasaran secara jelas dan spesifik mengenai program kegiatan yang akan dievaluasi.
2. Dilaksanakan secara terencana, transparan, dan berkesinambungan, dalam penyusunan usulan program selalu harus ada kejelasan mengenai kapan evaluasi dilakukan serta berkesinambungan dalam arti dilakukan pada saat awal, pertengahan maupun setelah program dilaksanakan.
3. Perumusan kriteria keberhasilan program yang spesifik dan dapat diukur, dapat dicapai, serta memiliki batasan waktu yang jelas.
4. Adanya mekanisme yang jelas mengenai siapa yang terlibat dalam evaluasi, bagaimana evaluasi dilakukan, dan kepada siapa hasil evaluasi harus disampaikan.
b. Tujuan Evaluasi 1. Tujuan Umum
Mengetahui perkembangan program yang telah dilaksanakan serta pertanggung jawaban atas kegiatan tersebut, baik dari segi pencapaian
sasaran (efektif) maupun dari segi pembiayaan yang telah dikeluarkan (efisien).
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui dampak program kegiatan terhadap pengembangan diri anggota maupun perkembangan organisasi
b. Mengetahui sejauh mana program kegiatan yang sudah dilakukan memenuhi kriteria keberhasilan program yang sudah ditetapkan c. Mengetahui kelemahan atau kekurangan dari program kegiatan yang
sudah dilakukan (sebagai leeson learned) bagi program yang sejenis dimasa depan/mendatang
d. Mengeahui cost bennefit ratio melalui perbandingan antara besarnya dana yang dikeluarkan dengan manfaat yang dicapai melalui kegiatan tersebut.
c. Sasaran evaluasi
Evaluasi dilakukan terhadap organisasi dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1. Aspek manajerial organisasi yang mencakup: a. Kondisi kesekretariatan organisasi
b. Kinerja Kepengurusan
c. AD/ART atau pedoman penegelolaan organisasi lainnya. d. rencana kerja jangka pendek (tahunan) dan jangka panjang.
e. penyusunan laporan keuangan setiap bulannya, per empat bulannya dan tahunan.
f. pengembangan kompetensi anggota (kepemimpinan, manajemen) dan kaderisasi.
2. Program dan kegiatan yang mencakup:
a. kalender kegiatan percaturwulan dan atau tahunan. b. Usulan kegiatan program.
c. Kesinambungan program kegiatan organisasi
d. rumusan mengenai tujuan dan manfaat yang ingin dicapai dikembangkan melalui kegiatan organisasi yang dilaksanakan e. Adanya kriteria keberhasilan progaram yang dapat diukur secara
kuantitatif.
f. adanya laporan keuangan dari kegiatan yang dilakukan dan sesaui dengan pedoman yang ada.
d. Metode Evaluasi
1. Menilai laporan berkala dari organisasi mengenai kegiatan yang dolakukan percaturwulan/tahun yang dikategorikan dalam bidang dan deapartemen yang ada
2. Chek list mengenai aspek managerial serta aspek kegiatan untuk mengetahui keadaan/organizational health dari organisasi yang bersangkutan.
3. Membandingkan antara proposal kegiatan dengan laporan pelaksanaan kegiatan.
4. Umpan balik mengenai kegiatan melalui daftar isian yang diisi oleh peserta kegiatan
5. melakukan Rapat evaluasi pengurus berdasarkan AD/ART dan JUKLAK JUKNIS HUMANIS FISIP-UH
e. Tolak Ukur Keberhasilan
a. Terselenggaranya kegiatan Organisasi berdasarkan departementalisasiny b. Meningkatnya kegiatan Organisasi yang berpengaruh signifikan
terhadap pengembangan diri mahasiswa (Kepemimpinan, kemampuan manajerial, sikap kritis, dan kepekaan terhadap madsalah sosial yang ada dilingkungannya)
c. Meningkatnya mahasiswa yang melibatkan diri dalam kegiatan Keorganisasian
d. Meningkatnya kegiatan kemahasiswaan yang berpengaruh signifikan terhadap perkembangan dan pengembangan organisasi (program yang terencana dan berkesinambungan).
e. Terdapatnya manajemen pengelolaan organisasi dan mekanisme serta administrasi pertanggung jawaban kegiatan yang sesuai dengan kaidah-kaidah organisasi.
f. Indikator Evaluasi Kinerja Organisasi.
Dalam rangka melakukan pengukuran terhadap kinerja organisasi secara keseluruhan, maka diperlukan indicator-indikator yang dapat diukur. Indikator-indikator tersebut merupakan rujukan dalam melakukan evaluasi kinerja organisasi, beberapa indikator yang dimaksud adalah sebagai berikut:
a. Tingkat pelaksanaan Latihan Kader
b. Keaktifan pengurus pada setiap level struktur secara keseluruhan.
c. Keaktifan panitia berkenaan dengan pelaksanaan program kerja organisasi
e. Ketepatan dalam menentukan sasaran program kerja
f. Ketepatan dalam membuat laporan pelaksanaan program kerja
g. Kemampuan dalam membuat laporan pertanggungjawaban diakhir masa jabatan atau periode kepengurusan.
g. Sistematika Penyusunan Laporan kegiatan
Untuk Kepengurusan laporan kinerja pengurus dibuat secara berkala dengan selang waktu Per empat bulan, sedangkan untuk kepanitiaan dua pekan setelah kegiatan dilaksanakan (berakhir/selaesai)
Dalam memberikan dan menyusun Laporan pertanggung jawaban Kegiatan organisasi baik oleh panitia dan pengurus dapat disusun dengan sistematika Sebagai berikut:
Untuk Pengurus:
1. Muqadimah/pandangan umum 2. Kondisi/Realitas Objektif Organisasi
Aras Wacana ( Kondisi internal dan ekternal baik dari aspek kepengurusan maupun kelembagaan/organisasi, termasuk dinamika kelembagaan/pengurus)
Aras Laksana (Pelaksanaan dan Acuan AD/ART dan JUKLAK JUKNIS organisasi, dan pelaksanaan Rekomendasi Organisasi) 3. Deskripsi laporan
4. Laporan kegiatan/Realisasi Program kerja (Faktor pendudkung dan penghambat, potensi, peluang, dan kelemahan, Kondisi umum departemen-departemen, Realisasi program kerja, Program kerja Hasil Rapat kerja Pengurus, program kerja Insidentil, program kerja yang tidak atau belum terlaksana, Rekomendasi yang terlaksana tidak atau
belum terlaksana, analisa kegiatan organisasi yang menyangkut proker yang terlaksana dan tidak atau belumterlaksana)
5. Kebijakan-kebijakan (Interen dan Ekstern) 6. Kondisi kepengurusan (intern dan ekstern) 7. Rekapitualsi Program kerja
8. Laporan Administrasi dan Kesekretariatan (aktivitas persuratan baik surat masuk dan surat keluar dan Inventarisasi)
9. Laporan Keuangan
10. Proyeksi dan peran Strategis Organisasi kedepannya 11. Penutup
12. Lampiran-lampiran
Untuk Kepanitian Laporan Pertanggung jawabannya dapat disusun dengan sistematika sebagai berikut:
1. Pendahuluan (Muqadimah)
2. Mekanisme Kerja Kepanitian (Kondisi internal dan eksternal kepanitian, mekanisme kepanitiaan)
3. Laporan Kegiatan (Pra Kegiatan, Hari H atau pelaksanaan Kegiatan, Pasca kegiatan)
4. Laporan Keuangan
5. Laporan administrasi dan kesekretariatan panitia 6. proyeksi atau harapan untuk kepanitian selanjutnya. 7. Penutup
8. Lampiran-lampiran
Catatan : Acuan Sistematika penyusunan LPJ ini dapat dirubah dan dimodifikasi selama tidak terjadi distorsi dan melenceng dari substansi yang ingin dicapai melalui prosesi LPJ kepanitiaan dan pengurus, dan tentunya senantiasa disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi.
BAB VI
PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN